Авансовый отчет - форма АО-1 - первичный документ для подтверждения затраченных средств, выплаченных ранее, подотчетными лицами. Сумма под отчет выдается для следующих целей:

• командировочные расходы;
• затраты на хозяйственно-операционные нужды;
• возмещение расходов на командировку, произведенных работником.

Выдача аванса

Выдача аванса происходит на основании предписания директора организации с указанием перечня сотрудников, которым назначаются средства, сроков, целей и размера суммы. Командированным работникам деньги выдаются на основании распоряжения о направлении в поездку.

Если сотрудник не возвратил остаток суммы по предыдущему документу, новый аванс выписывать ему нельзя.

Срок сдачи отчета

По возвращении из командировки сотрудник сдает авансовый отчет. Сроки предоставления документа - в течение трех дней. 10 дней - если была зарубежная поездка. В случае непредставления бланка фиксируется нарушение по кассовой дисциплине.

Если налоговая служба обнаружит, что порядок не соблюдается, инспекторы могут попытаться оштрафовать организацию по статье 15.1 КоАП РФ об административных нарушениях. Хотя в законе ответственность не предусмотрена.

Контроль над выделенными средствами - задача предприятия.

Документы на иностранном языке

Если по прибытии из заграничной командировки сотрудник представляет документы, доказывающие расходование средств, на иностранном языке, то необходимо выполнить подстрочный перевод.

Пункт 9 Положения по соблюдению бухгалтерского учета регламентирует, что бумаги на иностранном языке должны быть переведены. Перевод первичных документов может выполнить любой сотрудник, знающий иностранный язык. Точно указываются только цифры. Остальные сведения можно не прописывать дословно.

Авансовый отчет с переводом заверяется у главного бухгалтера организации или другого уполномоченного лица.

Бланк отчета заполняется в одном экземпляре. В составлении формы участвуют минимум три человека: подотчетное лицо, бухгалтер, директор.

Согласно п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В качестве таковых используются первичные учетные документы. Требования, которым они должны отвечать, чтобы быть принятыми к учету, приведены в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Так, по общему правилу "первичка" должна быть составлена по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Исключением являются случаи, когда специальной формы подобные альбомы не предусматривают. Тогда достаточно, чтобы документ содержал обязательные реквизиты, приведенные в том же п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Согласно ст. 313 Налогового кодекса первичные учетные документы - один из способов подтверждения данных налогового учета. К примеру, в силу ст. 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли принимаются лишь документально засвидетельствованные расходы, а именно подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации либо с обычаями делового оборота. Иными словами, чтобы "первичка" служила "оправданием" в целях налогового учета, она также должна отвечать требованиям п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Одной из форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55, является (форма N АО-1) . Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденным тем же Постановлением Госкомстата России N 55 (далее - Указания), служит она для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Так, согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, далее - Порядок) организации вправе выдавать наличные деньги сотрудникам из кассы на хозяйственно-операционные нужды, а также на расходы, связанные со . При этом лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Составляется он как раз по форме N АО-1 в одном экземпляре и при этом может быть заполнен как вручную, так и на компьютере. Однако в любом случае хранить его лишь в электронном виде нельзя. Его обязательно нужно распечатать и подписать не только у бухгалтера и подотчетного работника, но также у главбуха и руководителя организации.

Порядок заполнения

Итак, авансовый отчет представляет собой двусторонний документ, который заполняется не только подотчетным лицом, но и бухгалтером.
Сотрудник, получивший деньги под отчет, на оборотной стороне формы в графах 2 - 4 указывает реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы (дату, номер и наименование), а в графе 5 - суммы затрат по ним. Если деньги выдавались в валюте, в графе 6 также должна быть отражена и сумма в валюте.
Все указанные документы, к которым относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, бланки строгой отчетности, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т.д., прикладываются к отчету. При этом они должны быть пронумерованы подотчетным лицом в том порядке, в котором они записаны в отчете.
Проверив правильность отраженной информации, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм, к заполнению авансового отчета приступает бухгалтер. Он присваивает документу порядковый номер, проставляет дату и указывает на лицевой стороне формы наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, его фамилию и инициалы, табельный номер, должность, а также назначение выданного ему аванса.
При этом сотруднику выдается расписка о том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке, которую представляет собой отрывная часть формы N АО-1, расположенная на лицевой стороне внизу. Здесь бухгалтер должен указать Ф.И.О. подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов и их листов, а также поставить свою подпись.
На оборотной стороне авансового отчета в графу 7 бухгалтеру необходимо записать суммы расходов, принятых к учету по каждому из подтверждающих документов. В графе 9 при этом проставляются счета (субсчета) бухгалтерского учета, которые дебетуются на эти суммы. Все данные переносятся в таблицу на лицевой стороне отчета, расположенную справа. Графа 8 на обороте заполняется, если подотчетным лицом отражены данные в графе 6, то есть при условии, что деньги выдавались в валюте. В ней указываются суммы расходов, принятые к учету в "валютном" исчислении.
В таблице на лицевой стороне слева вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также данные о текущем авансе ("Итого получено", "Израсходовано", "Остаток", "Перерасход"). При этом строка 1а заполняется, только если подотчетное лицо получило деньги в валюте.
Под таблицами указывается итоговая сумма по авансовому отчету после проверки ("К утверждению в сумме") и количество приложенных к нему оправдательных документов и их листов. Далее проставляются подписи бухгалтера и главного бухгалтера, а сам отчет представляется руководителю организации, который проставляет свою подпись и утвержденную им сумму прописью и цифрами на лицевом обороте формы в правом верхнем углу.
На основании утвержденного отчета производятся окончательные расчеты с сотрудником по авансовому отчету.
Согласно п. 13 Порядка прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. По приходному кассовому ордеру должен сдаваться в кассу и не израсходованный подотчетным лицом остаток аванса.
Выдача наличных из кассы в силу п. 14 Порядка должна оформляться расходным кассовым ордером. Соответственно, если имел место перерасход, то таковой возмещается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Реквизиты приходного или расходного ордера, а также сумма, на которую таковой составлен, также указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью кассира с указанием даты.

Пример . П.А. Скворцовой, работающей в ООО "Полюс" секретарем, поручено приобретение канцелярских товаров для предстоящего собрания участников общества с ограниченной ответственностью. На эти цели бухгалтером-кассиром, по распоряжению руководителя компании, выдано Скворцовой 10 000 руб. На исполнение поручения отведено пять рабочих дней, 26 июля секретарь приобрела канцтовары на сумму 7380 руб., а 27 июля вместе с бухгалтером составила авансовый отчет. В тот же день отчет был утвержден руководителем фирмы, а неизрасходованный остаток был внесен Скворцовой в кассу по приходному кассовому ордеру N 54 от 27 июля 2011 г.

Унифицированная форма N АО-1

Оборотная сторона формы N АО-1

Пределы оптимизации

При желании организация вполне может доработать любую унифицированную форму первичной документации. Такое право ей дает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20. Не является исключением и авансовый отчет. В частности, абсолютно свободно можно обращаться с его форматом: сужать или расширять графы и строки, включать в форму дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Согласился с этим и Минфин России в Письме от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414.
Более того, при необходимости организация может дополнить форму N АО-1 требующимися реквизитами, против чего финансисты также не выступают. Однако те из реквизитов, которые уже содержатся в авансовом отчете, удалять из него, подчеркивают чиновники, компания не вправе (включая код, номер формы, наименование документа). Таким образом, даже если в ООО существует только безналичный вид расчетов с "подотчетниками" с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт, исключить из бланка поля, предусмотренные для отражения операций по выдаче из кассы и внесению в нее денег, фирма не может.
В частности, в упомянутом Письме специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что, к примеру, в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо представлять авансовый отчет либо строго по унифицированной форме N АО-1, либо ее доработанный вариант, но в строгом соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов. При этом любые изменения, вносимые в форму, должны сопровождаться соответствующим организационно-распорядительным документом организации; проще говоря, доработанный бланк авансового отчета должен быть закреплен в учетной политике организации.

В бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.

Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 - единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».

Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).

Авансовый отчет командированного сотрудника

Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?

Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.

К командировочным тратам можно относить:

• Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
• Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
• Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
• Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.

Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.

Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами - 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа - не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Правильно оформить работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.

Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.

Общие правила

Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:

1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:

• истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
• сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
• работник вернулся из командировки.

2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.

3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.

4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.

5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.

Порядок заполнения

Как правильно оформлять авансовый отчет?

Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.

Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.

Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника - отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.

На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.

Обоснованный перерасход

Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:

• траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
• сотрудник располагает подтверждающими бумагами.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет - как правильно оформить. № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете - строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?

Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы - наличные деньги.

Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?

Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).

Оформление авансового отчета в 1С

Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».

В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.

Аванс бывает трех видов:

• При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
• Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
• Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.

Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.

В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.

Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.

Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.

Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:

• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
• возвращения работника из командировки.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

«Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)» .

1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
2. Утверждается руководителем.
3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

• Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
• Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
• Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .

Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было - этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.