Raamatupidamise esmase dokumentatsiooni liigid. Raamatupidamise esmaste dokumentide loetelu ja nende täitmise reeglid

esmane raamatupidamisdokument

Esmased dokumendid on kogu raamatupidamise aluseks. Organisatsiooni finants- ja majandustegevusega kaasnevad arvukad toimingud. Sel eesmärgil kasutatakse arvestusmeetodi elementi - dokumentatsiooni. Dokumentatsioon on organisatsiooni majandustegevuse raamatupidamisliku jälgimise peamine meetod, selle esmane kontroll. dokument – See on kirjalik tõend sooritatud äritehingu kohta, mis annab raamatupidamisandmetele juriidilise jõu. Dokumentatsioon on aluseks hilisematele raamatupidamiskannetele ning tagab raamatupidamisnäitajate täpsuse, usaldusväärsuse ja vaieldamatuse ning nende kontrollimise võimaluse.

Dokumendid peavad olema juriidilise jõuga, st sisaldama mitmeid kohustuslikke üksikasju (näitajaid):

• - Dokumendi pealkiri;
• - kuupäev;
• - organisatsiooni nimi, kelle nimel dokument koostati;
• - Toimingu sisu;
• - kvantitatiivsed ja kulumeetmed;
• - selle elluviimise ja täitmise õigsuse eest vastutavate isikute nimed ja ametikohad;
• - nende isikute isiklikud allkirjad ja ärakirjad;
• - organisatsiooni pitsatid, templid.

Dokumendid tuleb koostada nii, et need säiliksid kaua (tint, pastapliiats, kirjutusmasin, printer). Esmased dokumendid tuleb vormistada kas tehingu tegemise ajal (sularaha, pank) või kohe pärast selle sooritamist. Dokumendi koostajad ja allkirjastajad vastutavad selle õigeaegse ja kvaliteetse koostamise, andmete õigsuse ja raamatupidamisregistrites kajastamiseks ettenähtud aja jooksul edastamise eest.

Dokumentide hulka kuuluvad:

• - esmane (arved, arved, sissetulevad ja väljaminevad kassaorderid, aialehed jne);
• - raamatupidamisregistrid (kassaaruanded, tellimuste päevikud, pearaamat, kaubaaruanded jne);
• - aruandlus (bilanss ja selle lisad).

Kõik raamatupidamisarvestused peetakse esmaste dokumentide alusel, seejärel edastatakse teave nendest raamatupidamisregistritesse, kus need süstematiseeritakse, st kajastatakse raamatupidamisarvestuses. Aruandeperioodi lõpus täidetakse ettevõtte aruanne vastavalt raamatupidamisregistritele.

Esmane dokumentatsioon annab tõuke raamatupidamisinfo liikumisele, annab raamatupidamisele ettevõtte majandustegevuse pidevaks ja pidevaks kajastamiseks vajaliku teabe.

Eesmärgi järgi jagunevad kõik esmased dokumendid: korraldus- ja haldusdokumendid, tõendavad dokumendid, raamatupidamisdokumendid ja kombineeritud dokumendid.

• - organisatsioonilised ja halduslikud (korraldused, juhised, juhised, volikirjad) võimaldavad toiminguid ning neis sisalduv teave ei kajastu raamatupidamisregistrites;
• - põhjendavad dokumendid (arved, pretensioonid, laekumiskorraldused jms) kajastavad tehingu fakti, neis sisalduv teave kajastatakse raamatupidamisregistrites. On mitmeid dokumente, mis ühendavad lubava ja õigustava iseloomu (kulukassa orderid, töötasu makselehed), neis sisalduvad andmed kantakse raamatupidamisregistritesse;
• - raamatupidamisdokumendid vormistatakse raamatupidamise osakonnas haldus- või alusdokumentide alusel raamatupidamisarvestuse summeerimiseks, sellisteks dokumentideks on raamatupidamise tõendid, üldkulude arvestused, arengutabelid.
• - kombineeritud dokumendid täidavad samaaegselt haldus- ning põhjendamis- ja raamatupidamisdokumentide ülesandeid. Näiteks materiaalsete varade väljastamise arve sisaldab materjalide laost töökotta väljastamise korraldust, samuti nende tegeliku väljastamise registreerimist jne.

Tehingute kajastamise meetodi alusel jagatakse dokumendid ühekordseteks ja kumulatiivseteks.

Ühekordseid dokumente kasutatakse ühe tehingu või mitme samaaegselt sooritatud tehingu kajastamiseks ainult üks kord. Pärast registreerimist läheb ühekordne dokument raamatupidamisosakonda ja on raamatupidamises kajastamise aluseks. Näiteks sissetulevad ja väljaminevad kassaorderid, palgaarvestuse väljavõtted jne.

Kumulatiivsed dokumendid koostatakse teatud perioodi (nädal, kümnend, kuu) jooksul, et kajastada homogeenseid korduvaid tehinguid, mis kirjendatakse neis nende toimumise ajal. Perioodi lõpus arvutatakse raamatupidamises kasutatud näitajate kogusummad. Kogumisdokumentide hulka kuuluvad limiidikaardid, kahe nädala või kuu tellimused jne.

Sõltuvalt vormistamise kohast võivad dokumendid olla sisemised või välised.

Kodune ettevõttes koostatakse sisetoiminguid kajastavad dokumendid. Näiteks kassa laekumised ja kuluorderid, arved, aktid, palgaarvestuse väljavõtted jne.

Väline dokumendid täidetakse väljaspool antud ettevõtte piire ja saabuvad vormistatud kujul. Näiteks arved, pangaväljavõtted, saatelehed jne.

Vastavalt dokumentide vormistamise järjekorrale on esmased ja koonddokumendid.

Esmane dokumendid koostatakse iga üksiku tehingu kohta selle sooritamise ajal. Näiteks kassa laekumise order, maksekorraldused, põhivara mahakandmise aktid jne.

Kokkuvõte dokumendid vormistatakse eelnevalt koostatud algdokumentide alusel. Nende kasutamine hõlbustab homogeensete toimingute kontrolli. Need võivad olla juhtivad, raamatupidamislikud või kombineeritud. Näiteks avansi- ja kassaaruanded, rühmitamise ja koondaruanded. Eelkõige täidab avansiaruanne, olles kombineeritud, tõendava ja arvestusdokumendi ülesandeid. See annab täieliku kirjelduse arveldustest vastutavate isikutega: eelmise ettemakse jääk või ülekulu, selle ettemakse suurus, kulutatud summa, jääk ja selle kassasse kandmise kuupäev või ülekulu ja selle tegemise kuupäev. hüvitamine ettevõtte poolt. Lisaks esitatakse avansiaruandes pärast aruande kontrollimist ja kinnitamist raamatupidamises olevate tootmiskulude kirjeldus. Aruande tagaküljel on üksikute kulude loetelu ja neid tõendavad dokumendid.

Vastavalt nende täitmise järjekorrale saab dokumendid liigitada käsitsi ja arvutitehnoloogiat kasutavateks.

Koostatud dokumendid käsitsi, täidetakse käsitsi või kirjutusmasinal.

Kasutades vormistatud dokumendid arvutitehnoloogia, salvestab automaatselt teavet tootmistoimingute kohta nende lõpetamise ajal.

Dokumentide vastuvõtmine, kontrollimine ja arvestuslik menetlemine. Raamatupidamisosakonda saabunud dokumente töödeldakse nende ettevalmistamiseks raamatupidamisregistritesse kanneteks. Organisatsioonis dokumentide raamatupidamisliku töötlemise põhietapp on saadud dokumentide sisuline, vormiline ja aritmeetiline kontrollimine.

Dokumentide sisulisel kontrollimisel on vaja kindlaks teha tehtud äritehingu seaduslikkus, õigsus ja otstarbekus. Kehtiva raamatupidamise korra kohaselt ei tohiks täitmisele vastu võtta majandustehingute esmaseid dokumente, mis on vastuolus seadusega ning rahaliste vahendite, inventari ja muude väärtasjade vastuvõtmise, hoidmise ja kulutamise kehtestatud korras. Kui sellised esmased dokumendid laekub raamatupidamisosakonda, peab pearaamatupidaja teavitama organisatsiooni juhti konkreetse äritehingu ebaseaduslikkusest.

Eelkontrolli viib läbi raamatupidamine dokumentide koostamisel. See on oluline ka seetõttu, et enamiku dokumentidest koostavad rahaliselt vastutavad isikud, mitte raamatupidamistöötajad.

Vormi kontrollimine võimaldab veenduda, et konkreetse äritehingu sooritamiseks kasutati vastava vormi vormi, kõik numbrid on selgelt sisestatud, kajastatud on tehingu sisu ja kõik andmed.

Pärast seda viib raamatupidaja läbi aritmeetilise kontrolli, mis taandub aritmeetiliste arvutuste ja arvutuste õigsuse kontrollimisele ning dokumentide maksustamisele. Maksustamine toimub koguse korrutamisel hinnaga. Aritmeetiline kontroll võimaldab kontrollida kogusummade aritmeetilisi arvutusi, kvantitatiivsete ja kulunäitajate kajastamise õigsust.

Pärast kontrollimist töötleb raamatupidaja dokumendid. Dokumentide konto määramine seisneb kontode määramises, kuhu dokumentides kajastatud majandustehingud deebetina ja kreeditidena kajastada.

Dokumentatsiooni täiustamise peamised suunad on ühtlustamine ja standardimine .

Raamatupidamise algdokumendid võetakse raamatupidamisse, kui need on koostatud vastavalt raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsete vormide albumis sisalduvale vormile.

Raamatupidamise esmase dokumentatsiooni vormide ühtlustamine on raamatupidamise parandamisel väga oluline, kuna see kehtestab ja koondab ühtsed nõuded organisatsioonide majandustegevuse dokumenteerimisele, süstematiseerib raamatupidamist, jätab käibest välja aegunud ja meelevaldsed vormid ning soodustab raamatupidamise ratsionaalset korraldamist.

Ühtsed dokumendid- need on ettenähtud korras kinnitatud tüüpdokumendid, mis on mõeldud homogeensete tehingute registreerimiseks erinevate omandivormide ja erinevate tegevusalade tunnustega organisatsioonides.

Standardimine – standarddokumentidele identsete standardsuuruste kehtestamine, mis vähendab dokumentide valmistamisel paberikulu, lihtsustab nende töötlemist ja säilitamist.

See materjal annab teile ülevaate:
raamatupidamisinfo kasutajad;
ettevõtte ülesanded raamatupidamise korraldamisel;
raamatupidamise esmased dokumendid, nende liigid ja kohustuslikud andmed;
dokumendivoog;
raamatupidamisregistrid ja nende liigid;
raamatupidamiskontod ja nende struktuur;
väikeettevõtte lihtsustatud töökontoplaan;
raamatupidamise korraldamise erinevad vormid.

1. Dokumendid raamatupidamises

Vastavalt raamatupidamise seaduse artiklile 9 peavad kõik organisatsiooni tehtud äritehingud olema dokumenteeritud tõendavate dokumentidega. Need dokumendid on esmased raamatupidamisdokumendid, mille alusel raamatupidamist peetakse.

Raamatupidamise esmased dokumendid võetakse arvestusse, kui need on koostatud vastavalt esmase raamatupidamise dokumentatsiooni ühtsete vormide albumites sisalduvale vormile ja dokumendid, mille vormi nendes albumites ei ole ette nähtud, peavad sisaldama järgmisi kohustuslikke üksikasju:

• Dokumendi pealkiri;
• dokumendi koostamise kuupäev;
• organisatsiooni nimi, mille nimel dokument koostati;
• äritehingu sisu;
• äritehingute mõõtmine füüsilises ja rahalises mõttes;
• äritehingu teostamise eest vastutavate isikute ametikohtade nimetused ja selle täitmise õigsus;
• nende isikute isiklikud allkirjad.

Esmane dokument on kirjalik tõend majandustehingu (kauba eest tasumine, sularaha väljastamine arvele vms) kohta.

Ettevõte saab oma tegevuses kasutada algdokumentide iseseisvalt väljatöötatud vorme, arvestades algdokumentidele kehtestatud nõudeid. Selliste dokumentide vormid kinnitatakse ettevõtte raamatupidamispoliitika korraldusega.

Kõik põhidokumendid võib jagada järgmistesse rühmadesse:

1. organisatsiooniline ja haldus;
2. vabandav;
3. raamatupidamisdokumendid.

Organisatsioonilised ja haldusdokumendid– need on korraldused, juhised, juhised, volikirjad jne. Need dokumendid võimaldavad teatud äritehinguid teha.

Toetavad dokumendid- see hõlmab arveid, nõudeid, laekumise korraldusi, vastuvõtutõendeid jne. Need dokumendid kajastavad majandustehingu fakti ja neis sisalduvad andmed kantakse raamatupidamisregistritesse.

Mõned dokumendid on nii lubavad kui ka õigustavad. Nende hulka kuuluvad näiteks kassaorder, palgaleht jne.

Raamatupidamisdokumendid täitis raamatupidaja. Nende hulgas on erinevaid aruandeid ja tõendeid. Neis sisalduv info kantakse ka raamatupidamisregistritesse.

Raamatupidamisregistrid- Need on spetsiaalselt kohandatud lehed raamatupidamisandmete salvestamiseks ja rühmitamiseks. Välimuselt on raamatupidamisregistrid järgmised:

• raamatud (kassa, põhi);
• kaardid (põhivaraarvestus, materjaliarvestus);
• ajakirjad (lahtised või vooderdatud lehed).

Vastavalt tehtud kirjete liikidele jagunevad registrid järgmisteks osadeks:

• kronoloogiline (registreerimispäevik);
• süstemaatiline (kontode pearaamat);
• kombineeritud (ajakirjade tellimused).

Vastavalt raamatupidamisregistrites sisalduva teabe üksikasjalikkuse tasemele on need:

• sünteetiline (kontode pearaamat);
• analüütiline (kaardid);
• kombineeritud (tellimispäevikud).

Kontrollida tuleb raamatupidamisosakonda (raamatupidaja) saabunud esmaseid dokumente:

• vormi järgi (dokumendi täielikkus ja korrektsus, andmete täitmine);
• aritmeetiliselt (summade loendamine);
• sisu järgi (üksiknäitajate seos, sisemiste vastuolude puudumine).

Esmaarvestuse nõuetekohaseks pidamiseks on see välja töötatud ja kinnitatud dokumendivoo ajakava, mis määrab ettevõttesisese esmaste dokumentide liikumise järjekorra ja aja ning nende laekumise raamatupidamises. Raamatupidamise esmaste dokumentide liikumisgraafik võib olla järgmisel kujul:

Kanded algdokumentidesse tuleb teha vahenditega, mis tagavad nende kannete ohutuse nende arhiivis säilitamiseks kehtestatud aja jooksul.

Pärast vastuvõtmist kantakse esmase dokumendi teave üle raamatupidamisregistritesse ja dokumendile endale tehakse märge, et välistada selle kahekordse kasutamise võimalus (näiteks märgitakse raamatupidamisregistrisse kandmise kuupäev).

Raamatupidamise alg- ja koonddokumente saab koostada nii paberkandjal kui ka arvutikandjal. Viimasel juhul on organisatsioon kohustatud omal kulul esitama selliste dokumentide koopiad paberkandjal teistele äritehingutes osalejatele, samuti Vene Föderatsiooni õigusaktide kohaselt kontrolli teostavate ametiasutuste nõudmisel. , kohus ja prokuratuur.

Organisatsioonid on kohustatud säilitama raamatupidamise esmaseid dokumente, raamatupidamisregistreid ja raamatupidamisaruandeid riigiarhiiviasjade korraldamise eeskirjade kohaselt kehtestatud perioodide jooksul, kuid mitte vähem kui viis aastat.

Arhiivi esitamiseks valitakse dokumendid välja kronoloogilises järjekorras, täidetakse, köidetakse ja kantakse kaustadesse. Dokumentide arhiivi esitamisega kaasneb tõend.

Konto on viis rühmitada ja kajastada muutusi vahendites (varas), nende allikates ja ettevõtte kohustustes.

Kontotehingud kajastatakse rahalises mõõdus, see tähendab, et hinnatakse kogu ettevõtte vara, selle allikaid ja kohustusi (võlad) ning selle väärtus kajastatakse raamatupidamises.

Ettevõtte rahalised vahendid võivad kas suureneda või väheneda. Rahaliste vahendite suurenemise ja vähenemise eraldi arvestamiseks on konto jagatud kaheks osaks. Konto vasakut poolt nimetatakse deebet, ja konto parempoolset serva kutsutakse laenu.

Graafiliselt esitatakse konto tavaliselt kahest veerust koosneva tabeli kujul:

Sõltuvalt sellest, mis kontodel kajastub, võivad need olla:

1. aktiivne;
2. passiivne;
3. aktiivne passiivne.

Peal aktiivsed kontod kajastatakse ettevõtte rahaliste vahendite ja nende liikumise arvestust (näiteks põhivara, varud, valmistoodang, sularaha, arveldused jne).

Aktiivne konto suureneb deebetiga, st seda suurendavad tehingud kajastuvad konto vasakus servas (deebetis).

Deebetina kajastatakse ka aktiivse konto jääk - perioodi lõpu ja alguse saldo.

Aktiivne konto struktuur:

Peal passiivsed kontod kajastatakse ettevõtte rahaliste vahendite allikaid (näiteks põhikapital või põhikapital, kasum) ja ettevõtte kohustusi (näiteks pangalaen, maksmata töötasu jne).

Passiivne konto suureneb koos krediidiga ehk seda suurendavad tehingud kajastuvad konto paremal poolel (krediit).

Krediidina kajastatakse ka passiivse konto jääk - perioodi lõpu ja alguse jääk.

Passiivse konto struktuur:

Peal aktiivsed-passiivsed kontod saldo võib olla kas krediit või deebet.

Kontoplaani kinnitab Rahandusministeerium.

3. Raamatupidamise vormid

Arvestusvormid erinevad kasutatavate registrite arvu, otstarbe, välimuse ja sisu poolest.

Arvestusel on kolm peamist vormi:

• mälestusmärk;
• ajakiri-tellimus.

Lihtsaim vorm on “”, kuna kõik toimingud põhidokumendiga (või sarnaste toimingute rühmaga) salvestatakse raamatusse “Põhiraamat”, mis ühendab äritehingute registreerimispäeviku (kronoloogiline kirje) ja sünteetilised kontod (süstemaatiline). rekord). Peaajakirja raamat näeb välja selline:

Selles raamatus kajastatakse esmalt aruandeperioodi alguse kontojäägid, seejärel kõik dokumentidega tehtud tehingud, misjärel määratakse aruandeperioodi käive (kontrollitakse kande õigsust: käibe suurus aruandeperioodi kohta). aruandeperiood peab olema võrdne kõikide kontode deebetkäibe ja kõigi kontode kreeditkäibe summaga) ning kontode saldod aruandeperioodi lõpus tuvastatakse. Kontojääkide põhjal koostatakse lõppsaldo.

Seda vormi kasutatakse väikese töötajate arvuga ja väikese tegevuste arvuga ettevõtetes. Raamatut saab pidada üks raamatupidaja.

"Põhiajakirja" raamatupidamisskeem näeb välja selline:

Mälestusmärgi registreerimise vorm põhineb kronoloogilise ja süstemaatilise kirje eraldi pidamisel. Raamatupidamiskannete registreerimine toimub eridokumentidega - mälestuskorraldustega, mis vormistatakse esmaste dokumentide alusel. Mälestuskorraldused registreeritakse spetsiaalses ajakirjas (kronoloogiline kirje) ja nende alusel pearaamatu konto kanded(süstemaatiline salvestamine).

Pearaamatukontode vorm on koostatud iga vastava konto deebetide ja krediitide jaotusega ning näeb välja järgmine:

Pearaamatut sellisel kujul nimetatakse ka kontrollnimekirjaks.

Pearaamatukontod võtavad arvesse ainult aruandeperioodi jooksvat käivet. Seetõttu koostatakse pearaamatukontode andmete järgi sünteetiliste raamatupidamiskontode käibeleht (samal ajal kontrollitakse ka majandustehingute kajastamise täielikkust ja õigsust, käibe kogusummat deebetis ja kreeditis kontod kontrollitakse registreerimispäevikus oleva kogusummaga). Samuti määrab see aruandeperioodi lõpu kontojäägid, mille kohta koostatakse uus saldo.

Võrreldes põhiajakirjaga ei piira memoriaali tellimisvorm arvesse võetavate tehingute arvu, täpsustab kontode rahaliste vahendite muudatusi ning laiendab raamatupidamistöötajate vahelise tööjaotuse ja raamatupidamise automatiseerimise võimalusi.

Selle raamatupidamisvormi skeem on järgmine:

Sellise raamatupidamise vormi puhul aga korduvad erinevates raamatupidamisregistrites samad kanded mitu korda, mis suurendab töömahtu. Väikeettevõtete jaoks on selle vormi lihtsustatud versioon - kasutades raamatupidamisaruanded: põhivara, kogunenud kulum (kulumine); varud ja valmistooted; tootmiskulud; sularaha ja rahalised vahendid; arveldused ja muud tehingud; arveldused tarnijatega; palgad.

Väljavõte on raamatupidamiskonto, millel on kajastatud algsaldo, aruandeperioodi käive deebet- ja kreeditkontode lõikes vastavalt dokumentidele vastavate kontode lõikes ning jääk aruandeperioodi lõpus. Näiteks kassaväljavõtte vorm näeb välja selline:

Väljavõtete andmed koondatakse malelehte, mille alusel koostatakse käibeleht. Käibelehe andmete alusel koostatakse bilanss.

Raamatupidamise lihtsustatud vorm on järgmine:

Kell päeviku tellimise vorm raamatupidamises Esmaste dokumentide alusel koostatakse kumulatiivsed väljavõtted ja arengutabelid. Sel juhul kajastatakse konkreetse kontoga seotud homogeensed tehingud ajakirjades kronoloogilises järjekorras vastavalt vastavatele kontodele. Igas ajakirjas arvutatakse kuu lõpus välja vastavate kontode kogukäive. Need kogusummad esindavad pearaamatukontodele salvestatavaid päevikukirjeid (memotellimusi).

Kumulatiivseid päevikuid nimetatakse tellimustöölehtedeks. Tellimuste päevikud on üles ehitatud krediidipõhiselt, s.o. tehingute arvestus tehakse konkreetse konto kreeditile vastavalt erinevate kontode deebetile.

Ajakirja järjekord näeb välja selline:

Tellimuste päevikute kuu käibe kogusummad kantakse pearaamatu kontodele, millel on järgmine vorm:

Kreeditkäive kantakse pearaamatu kontole ühes kogusummas kuus, kuna see sisaldub laiendatud kujul tellimuste päevikus. Pearaamatukonto deebetkäivet arvestatakse kirjavahetuses teiste kontodega. Pearaamatu kontol kogutakse deebetkäivet, kuna andmed konteeritakse erinevatest tellimuste ajakirjadest. Tellimuste päevikutest pearaamatukontodele käibe konteerimise lõppedes arvutatakse iga konto deebetsummad, määratakse kuu lõpu jääk ja koostatakse bilanss.

Raamatupidamise päeviku tellimusvormi saab esitada järgmisel kujul:

Esmane dokumentatsioon on raamatupidamisregistrites raamatupidamiskannete tegemise aluseks. Need vormid on mõeldud ettevõtte majandusliku olukorra muutumist põhjustanud äritehingu fakti õigsuse paberil fikseerimiseks. Esmaregistreeringu registreerimine on reguleeritud seadusega. Iga mall peab vastama 6. detsembri 2011. aasta seaduse nr 402-FZ nõuetele.

Esmase dokumentatsiooni vormid ja liigid

Majandusüksuste kasutatavaid esmaste dokumentide vorme saavad tehingu osapooled ühtlustada ja iseseisvalt välja töötada. Konkreetsetes olukordades kasutamiseks vajalike tüüpvormide loetelu on kinnitatud seadusega. Selliste näidiste puhul ei ole organisatsioonidel õigust iseseisvalt struktuuri ega sisu muuta. Mitteühtseid dokumente saab ettevõte koostada oma tegevuse eripära arvestades. Need peavad olema kinnitatud ettevõtte kohalike aktidega.

Esmase dokumentatsiooni klassifitseerimine hõlmab jagamist sise- ja väliskasutuse vormideks. Sisedokumendid kirjeldavad ühe asutuse – selle tõendi koostanud ettevõtte – tegevust mõjutavad tehingud. Välised on mõeldud kahe või enama osaleja vaheliste tehingute ja nende tulemuste salvestamiseks.

Sisemised vormid jagunevad tavaliselt järgmistesse rühmadesse:

1. Haldusliik - kasutatakse juhiste ja juhiste väljastamiseks struktuuriüksustele ja personalile.
2. Täitevtüübi malli kasutatakse jooksval perioodil lõpetatud tehingute kuvamiseks.
3. Raamatupidamise dokumendid – nende eesmärk on kogu sündmuste kompleksi süstematiseerimine ja saadud dokumentaalse info kokkuvõte (markantne näide on raamatupidamisregistrid).

Raamatupidamisregistritesse kuuluvad raamatud ja ajakirjad, raamatupidamiskaardid. Seda tüüpi dokumentatsiooni saab jagada alamtüüpideks, mis erinevad nende täitmise ja hooldamise poolest:

• kronoloogiline - kõik toimingud on näidatud ranges kooskõlas sündmuste tegeliku kronoloogiaga;
• süstemaatiline (näide - kassaraamat);
• kombineeritud;
• analüütiline;
• sünteetiline, mis hõlmab summade jaotamist üldisteks raamatupidamiskontodeks.

Esmane dokumentatsioon võib olla osapoolte vaheline leping, maksearve, saateleht, täidetud ülesannete vastuvõtmise ja üleandmise aktid. Esmased dokumendid sisaldavad vormide komplekti personaliga arveldamiseks. Sellesse kategooriasse kuuluvad ajatabelid ja palgalehed.

MÄRGE! Ettevõtte varade kapitaliseerimine ja võõrandamine vormistatakse esmase dokumendiga. Seda dokumentide kategooriat iseloomustab tüüpvormide olemasolu. Varem olid need kohustuslikud kõikidele majandusüksustele. Nüüd otsustab iga organisatsioon ise, kas kasutada soovitatud vorme või töötada välja oma mallid.

Raamatupidamise praktikas pööratakse erilist tähelepanu esmasele kassaaparaadile. See on ühtne. Detailide komplekti või malli struktuuri muutmine võib kaasa tuua isegi allkirjastatud juriidilise jõu äravõtmise. Sellesse rühma kuuluvad igat tüüpi dokumendid, mis näitavad raha laekumist kassasse ja selle käsutamist. Nende hulka kuulub kassaraamat, mis võtab kokku kogu sularahatehingute kompleksi.

Esmaste ettevõtete klassifikatsioon ettevõtluse etappide järgi

Olenevalt sellest, millises staadiumis ettevõte parasjagu on, kasutatakse üht või teist raamatupidamise esmase dokumentatsiooni vormi. Tavaliselt saab tehingud dokumentide esitamise seisukohalt jagada kolme etappi.

1. Tehingu tingimuste määramine. Partnerid peavad läbirääkimisi, saavutades mõlemale poolele sobiva konsensuse. Raha ja kaubad pole veel omanikku vahetanud, teenuseid pole veel osutatud, tööd pole lõpetatud, kuid kõik on suhtlemise alguseks valmis. Selle etapi tulemuseks on järgmist tüüpi esmased:
   • kokkulepe (võimalikud erinevad vormid);
   • arve tasumiseks.
2. Tasu tehingu eest. Maksta saab erinevates vormides. See oluline punkt fikseeritakse raha ülekandmist kinnitavas esmases dokumendis:
   • kui ei tasutud sularahas, siis kinnitab seda pangakonto väljavõte, makseterminali kviitung vms;
   • kui raha kanti üle "sularahas", on kinnituseks kassatšekk, range aruandlusvorm või kassa laekumise orderi kviitung.
3. Kauba üleandmine, teenuste osutamine, tööde teostamine. Ta on makse teinud, nüüd on teisel poolel aeg oma kohustused täita. Järgmised esmased dokumendid näitavad, et ta tegi seda heas usus ja esimesel poolel pole pretensioone:
   • arve (kui kaup võõrandati);
   • müügitšekk (võib väljastada koos kassakviitungiga või olla üks dokument);
   • osutatud teenuste (või tehtud töö) toiming.

Need dokumendid tuleb maksuhaldurile esitada, kuna need kinnitavad esimese poole tehtud kulutusi, mis mõjutavad otseselt maksubaasi.

Algdokumentide arvestuse kontroll, säilitamine ja korraldamine

Esmase dokumentatsiooni arvestus peab olema korraldatud nii, et iga vorm läbiks ettevõttesisese registreerimissüsteemi. See on vajalik sertifikaatide ja muude vormide kaotamise ohu minimeerimiseks. Dokumentatsioonipäevikut peab ametnik või muu vastutav isik. Kõik sissetulevad vormid töödeldakse sissetulevatena. Väljaminevad vormid on ettevõttesiseselt loodud vormid (olenemata sellest, kas need väljastatakse kolmandatele isikutele või jäävad ettevõttesse).

Sissetulevad dokumendid peavad läbima mitu raamatupidamise ja registreerimise etappi:

1. Vastuvõtmine.
2. Esialgne töötlemine.
3. Jaotus vormitüüpide ja nende otstarbe järgi.
4. Arvestuspäevikutes registreerimine dokumendile löödud templiga ja sissetuleva numbri määramine vastuvõtukuupäevale.
5. Ettevõtte juhtkonna allkiri (kui direktor saabuva kirjavahetuse üle vaatab, paneb ta sellele otsused).
6. Dokumendi vormistamine.

Tõhusa dokumendivoo süsteemi korraldamiseks ja kontrolli tagamiseks blankettide ohutuse üle on vaja välja töötada ja kinnitada dokumendivoo ajakava koos juhtumite loeteluga. Ajakavas peab olema avalikustatud täitmise etapid, dokumentide registreerimine, säilitamiseks üleandmise kord, näidates ära ajakava ning iga sammu eest vastutavad töötajad.

Täidetud ja fikseeritud esmast dokumentatsiooni tuleb säilitada vähemalt 5 aastat. Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010 korralduses nr 558 on toodud vormide klassifikatsioon viitega selle arhiivi esitamise ajakavale:

• haldusdokumentatsioon peab olema kättesaadav 75 aastat (kui korraldused ja juhised mõjutavad ettevõtte põhitegevust) või 5 aastat tingimusel, et vormil on kajastatud haldusküsimuste lahendamine;
• äritehingutega kaasnevaid blankette tuleb säilitada 3-5 aastat.

VIIDEKS! Seadus nr 402-FZ artiklis. 29 kõlblikkusaeg on piiratud 5 aastaga. Maksualased õigusaktid nõuavad, et raamatupidamisdokumente tuleb hoida turvaliselt ja kättesaadavana vähemalt 4 aastat.

Järgmiste vormide jaoks on ette nähtud eritingimused ja säilitusajad:

1. Amortiseeritavate varade kajastamiseks kasutatud dokumente ei saa arhiveerida 4 aasta jooksul alates selle vara mahakandmise kuupäevast.
2. Kui esmane dokumentatsioon on koostatud kahju tekkimise perioodil, mida kasutatakse tulumaksusumma vähendamiseks, siis tuleb seda säilitada seni, kuni kaob selle kahju mõju maksubaasile.
3. Nõuete tekkimise tehinguid iseloomustavat esmast dokumenti tuleb säilitada 4 aastat alates tasumata võla halvaks tunnistamisest (sellise asjaolu ilmnemisel).

Elektrooniliste vormide puhul on säilitustähtajad identsed paberdokumentidega. Põhivara mahakandmise protseduur tuleb läbi viia spetsiaalselt loodud komisjoni osalusel.

Esmaste dokumentide vormide kinnitamine

Mitteühtset esmast dokumentatsiooni saavad majandusüksused iseseisvalt välja töötada. Selliste vormide puhul on õigusnormidele vastavuse peamiseks kriteeriumiks seaduse nr 402-FZ standardite järgimine kohustuslike üksikasjade osas:

• Dokumendi pealkiri;
• registreerimise kuupäev;
• ankeeti koostava ettevõtte andmed, mille järgi on ettevõtet võimalik tuvastada;
• kuvatava majandustehingu sisu, mis näitab tehingu eseme hindamist;
• looduslike mõõtude ja kvantitatiivsete väärtuste toomine;
• vastutavate ametnike allkirjade olemasolu (koos kohustusliku ametikoha ja täisnimega).

JÄTA MEELDE! Iseseisvalt väljatöötatud mallide kasutamiseks esmase dokumentatsioonina peavad need olema kinnitatud ettevõtte kohaliku aktiga.

Sularaha ja maksedokumendid kuuluvad rangelt reguleeritud vormide rühma. Ettevõtetel ei ole oma või muu korraldusega õigust ridu, lahtreid sealt eemaldada ega struktuuri muuta. Ettevõtted saavad mitteühendatud mallides ise kohandada, lisada ja eemaldada teabeplokke. Uute vormide iseseisval väljatöötamisel võite võtta aluseks standardnäidised.

Esmase väljavõtte kinnitamiseks võite lisada selle näited eraldi raamatupidamispoliitika lisasse. Teine võimalus on see, et iga vormi kohta annab juht ettevõttele tellimuse. Korralduse tekstis on täpsustatud teave uute dokumentatsioonivormide kasutuselevõtu kohta raamatupidamises, mis tuleb vormistada ühtse malli järgi. Ankeedid ise on tellimuses eraldi lisadena.

Kui organisatsioon kavatseb üksikute tehingute kajastamiseks kasutada asjaomaste osakondade soovitatud tüüpvorme, ei pea neid vorme sisemiste eeskirjadega kinnitama. Sellise otsuse fikseerimiseks piisab, kui teha arvestuspoliitikasse kanne standardiseeritud mallide kasutamise kohta.

Dokumendivoo süsteemi uute dokumentide vormide sisseviimisel on soovitav need kinnitada korraldusega.

Mida peaks raamatupidaja alati meeles pidama

Ideaalne esmase dokumentatsiooni seisukord on vajalik tingimus, et maksurevisjoni ja -auditi ajal ei tekiks probleeme, tõendaks oma õigsust vaidluses vastaspoolega jne. Siin on mitmeid olulisi nüansse, mida raamatupidaja peaks alati meeles pidama, kui ta peaks sellega töötades esmased dokumendid.

1. Esmane tõend on ainus tõend. Ilma esmase dokumentatsioonita on võimatu tõendada tehingu tingimuste üleandmise fakte, kulusid, täitmist või mittetäitmist. Ei aita ka kohus - on pretsedente, kus hagejate esitamisest keelduti või kostjad hoidusid nõuetest kõrvale, kuna tehingu teatud etappide kohta ei olnud tõendeid mitme esmase dokumentatsiooni puudumise tõttu.

   TÄHTIS! Ilma “esmase tõendita” on harvadel juhtudel võimalik teenuse osutamise fakti tõendada: kohus võib arvesse võtta täiendavaid eksperdiarvamusi ja kõrvaldokumente. Kui töö on lõpetatud, ei vabasta tellija poolt allkirjastatud dokumendi puudumine teda tasumisest.

2. Parem on ilma vigadeta, kuid väiksemad vead ei ole täis. Iga raamatupidaja halvim õudusunenägu on käibemaksu tagastamisest keeldumine esmaste dokumentide ebaõigete andmete tõttu. Kuid kui vead on väikesed, ei tohiks mahaarvamisest keelduda. Vigade olulisust reguleerib art. 2. osa. 6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduse nr 402-FZ "Raamatupidamise kohta" artikkel 9. Maksuametnikud kinnitasid seda 12. veebruari 2015. aasta kirjas nr GD-4-3/2104@). Peaasi, et esitatud andmed kajastaksid täpselt kauba tasumise ja tarnimise (teenuste osutamise) fakti. Nii et näiteks kui saatelehel ei ole viidet lepingule või veose massi pole märgitud, on see puudus, kuid mitte põhjus käibemaksust keeldumiseks. Aga kui puuduvad dokumendi pealkiri ja kuupäev, kauba kogumaksumus ja hulk muid kohustuslikke andmeid, võib kohus pidada sellise tehingu ebareaalseks.
3. Ettevaatust, võltsallkiri! Kui vastutavate isikute allkirjad dokumentidel on võltsitud või dokumendile on alla kirjutanud isik, kellel pole selleks volitusi, siis sellist esmast allikat ametiasutused ei tunnusta. Lisaks on väga oluline, et allkiri oleks teie enda kätte pandud – faksimiilid on kehtetud.
4. Veaga esmast ei asendata. Kui näiteks arveid, millel on leitud viga, saab ümber kirjutada, väljastades samade rekvisiitidega uue, parandatud dokumendi, siis esmase dokumentatsiooniga see number ei tööta. Hoolimata asjaolust, et mõnikord tunnistavad kohtud parandusdokumente, on siiski parem viga parandada artikli reeglite kohaselt. "Raamatupidamise seaduse" § 7 - sisestage dokumenti parandamise kuupäev ja kinnitage see volitatud isikute allkirjadega.
5. Tõlkimist pole alati vaja. Esmane aruanne koostatakse loomulikult riigikeeles. Kuid mõnikord osutub üksikute sõnade tõlkimine võõrkeelest sobimatuks, näiteks kui see on kaubamärgi või toote nimi.
6. Elektrooniline esmane - ainult digitaalallkirjaga. Tänapäeval ei pea piirduma esmase dokumentatsiooni pabervormiga, seadus lubab ka elektroonilist meediat. Kuid see on samaväärne paberiga ainult siis, kui see on kinnitatud kvalifitseeritud digitaalallkirjaga. Kvalifitseerimata digitaalallkiri on lubatud ainult teatud, konkreetselt määratletud juhtudel ja esmane dokument ei sisaldu nendes.

Raamatupidamise esmased dokumendid on olulised mitte ainult raamatupidamises, vaid ka maksuseadusandluses, eelkõige kohustuste ulatuse määramisel. Seetõttu on esmase dokumentatsiooni koostamise eest vastutavatel isikutel äärmiselt oluline teada kõiki raamatupidamise nüansse ja lisaks mõista nende klassifikatsiooni töö lihtsustamiseks.

Mis on raamatupidamise esmased dokumendid

Esmasteks dokumentideks loetakse neid, mis registreerivad teatud juba tehtud äritoimingud. Raamatupidamisse saate jätta kande ja sisestada selle registrisse ainult esmase raamatupidamise dokumentatsiooni olemasolul. Seda peetakse ettevõtte juhtimissüsteemi lahutamatuks osaks. Sellest lähtuvalt võib julgelt väita, et raamatupidamise esmased dokumendid on dokumentaalsed tõendid üksuse majandustegevusega seotud sooritatud tehingute kohta, mis tõid kaasa teatud majandusliku efekti.

Klassifikatsioon

Kõik punktid, mis mõjutavad esmase teemaga seotud küsimust, kehtivad 402-FZ sätete ja normide alusel. Määruses on kirjas, et neid tõendeid on vaja maksuhalduriga suheldes kinnituseks arvutuste õigsuse kohta. See tähendab, et maksuametnikel ei ole maksubaasi määramise protsessi osas pretensioone.

Vastavalt kehtivatele eeskirjadele kuulub esmane dokumentatsioon kohustuslikule säilitamisele 4 aastat. Selle aja jooksul saavad maksuhaldurid igal ajal nõuda dokumente uurimiseks ja kontrollimiseks. Lisaks toimivad esmased dokumendid sageli kohtuvaidlustes tõenditena.

Väärib märkimist, et esmase dokumentatsiooni konkreetsed vormid ei ole seadusandlikul tasandil fikseeritud. Selles küsimuses on äriüksusel võimalus valida variant, mis rahuldab tema vajadusi ja on heaks abiks edasises töös.

Raamatupidamise esmased dokumendid: nimekiri

Põhifunktsioone täitvate sertifikaatide täielik loetelu jääb reeglina muutumatuks ja kinnitatakse kõrgeimal tasemel. Praegu sisaldab see kategooria:

1. Kokkulepe. Need sätestavad tehingu täpsemad tingimused, poolte kohustused ja finantsküsimused. Üldjuhul on siin ära märgitud kõik tingimused, mis on ühel või teisel viisil tehinguga seotud. Pange tähele, et mõne tehingu puhul pole kirjalikku lepingut vaja. Seega alates hetkest, kui ostja saab müügitšeki kätte, loetakse tehing sõlmituks.
2. Kontod. Seda tüüpi dokumentide abil kinnitab ostja oma valmisolekut müüja kaupade (teenuste) eest tasuda. Lisaks võivad arved sisaldada tehingu lisatingimusi ja kajastada konkreetseid hindu, mille müüja oma toodetele ja teenustele määrab. Kui ostja ei ole mingil põhjusel talle esitatud toote (teenusega) rahul, on tal õigus nõuda arve alusel oma raha tagasi.
3. Pakkimisnimekiri. See kuvab kõigi üleantavate kaupade või materjalide täieliku loendi. Arve tuleb koostada mitmes versioonis sõltuvalt tehingus osalejate arvust.
4. Vastuvõtmise ja üleandmise akt. See koostatakse teenuse osutamise tulemuste põhjal kinnitusena, et töö tulemus vastab eelnevalt märgitud kriteeriumidele ja on vastuvõtva poole poolt täielikult heaks kiidetud.
5. Palgalehed. Need kuvavad kõik palgaarvestusega seotud probleemid palgatud töötajatega. Lisaks tuleks siin kuvada kogu teave boonuste, lisatasude ja muude töötajate rahaliste stiimulite mehhanismide kohta.
6. Vastuvõtu- ja üleandmistunnistused nr OS-1. Seda tüüpi dokumentatsiooni kasutatakse põhivara sisendi või väljundiga seotud tegevuste registreerimiseks.
7. Sularaha dokumendid, mis sisaldavad sissetulevaid ja väljaminevaid kassaordereid ning lisaks kassaraamatut. Need sisaldavad teavet müügi osana tehtud finantstehingute kohta.

Klassifikatsioon

Raamatupidamise algdokumentide liigid on üsna mitmekesised ja sõltuvad eelkõige dokumendi konkreetsest kasutamise eesmärgist lähitulevikus. Kõige populaarsem klassifitseerimisfunktsioon on aga esmase dokumentatsiooni jagamine sise- ja väliseks.

Sisedokument on ettevõtte omand ja selle väljastab teatud küsimuste lahendamiseks. Selle koostavad ettevõtte spetsialistid ja see kehtib eranditult selle ettevõtte jurisdiktsioonis. Seega koosneb see kategooria nendest dokumentidest, mis on vajalikud ühe ettevõttesisese äritegevuse efektiivseks läbiviimiseks. Samas, kui dokument saabub ettevõttesse väljastpoolt või selle koostavad ettevõtte spetsialistid ja edastatakse seejärel teistele juriidilistele isikutele (maksuhaldur, kliendid jne), siis tunnistatakse see väliseks.

Sisedokumentidel on omakorda ka oma klassifitseerimistunnused, mis võimaldavad need rühmitada kolme kategooriasse:

1. Administratiivne (organisatsiooniline). Need näitavad teavet, mida tuleb edastada ettevõtte, struktuuriüksuste ja filiaalide töötajatele ning nende juhtidele. Nende abiga annab ettevõte teatud korraldusi, mida tuleb hoolikalt järgida. See rühm sisaldab mitmesuguseid tellimusi, juhiseid ja palju muud.
2. Täitja (vabandav), mis kuvavad esialgu teatud äritoimingute läbiviimist ja nende lõpetamist kinnitavaid fakte.
3. Raamatupidamisdokumendid. See kategooria on üldine ja on vajalik teistes paberites sisalduva teabe süstematiseerimiseks ja nende edasiseks kogumiseks ühte dokumenti.

Teatud asjaoludel võib dokumente ka kombineerida. Sellesse rühma kuuluvad need dokumendid, mis võivad samaaegselt sisaldada organisatsioonilise ja toetava dokumentatsiooni põhijooni. Ilmekamad näited on siin erinevad kassaorderid, nõuded, eelaruandlus ja palju muud.

Raamatupidamisregistrid ja nende klassifikatsioon

Iga tehingu tegemisel koostatakse esmane dokumentatsioon. Niipea kui see on täielikult täidetud, tuleb kogu selles märgitud teave dubleerida vastavasse raamatupidamisregistrisse. Ja see on omamoodi kandja, mis kogub tehingu kohta põhiteavet. Registri olemusest lähtuvalt saab välja tuua mitu klassifitseerimiskriteeriumi. Näiteks välimuselt paistavad registrid kasutajatele raamatute, lihtsate lehtede ja registrikaartidena.

Registri pidamise mehhanismide põhjal võib eristada veel kolme rühma:

1. Kronoloogiline, kus kõik toimunud sündmused on näidatud rangelt ajakava järgides. See tähendab, et kõigepealt peate märkima need toimingud, mis toimusid varem ja nii edasi. Sellised registrid on kõige keerulisemad, kuna need sisaldavad tohutul hulgal teavet ja üsna sageli võib mõni toiming ära jätta.
2. süstemaatiline, millesse algselt kantakse kõik tehingud majandusnäitajate kujul. Seega kajastavad seda tüüpi registrid teostatud äritehingute majanduslikku mõju ning analüüsivad kulude ja tulude näitajaid. Kõige markantsem näide süstemaatilisest registrist on kassaraamat.
3. Kombineeritud, millel on nii süstemaatiliste kui ka kronoloogiliste registrite põhijooned.

Esmase dokumentatsiooni sisu

Paljudel kasutajatel on küsimusi selle kohta, mis on esmased raamatupidamisdokumendid ja millised nõuded neile kehtivad. Seadusandlikul tasandil on sätestatud mitu sätet, mis näevad ette, et põhipaari dokumentides peab olema teatud teave. Eelkõige peavad esmased dokumendid vastavalt föderaalseaduse-402 artikli 9 lõikele 2 sisaldama järgmist teavet:

• Dokumendi pealkiri;
• Valmistamise kuupäev;
• andmed nimetatud dokumendi koostaja kohta (ettevõtte täisnimi);
• käesoleva dokumendiga seotud majandustegevuse olemus;
• tehingu finantsarvutused;
• tehingu eest vastutavate ametnike allkirjad ja nende initsiaalid.

Raamatupidamise esmase dokumendi näidis

Dokumentide koostamise reeglid

Seadusandja kehtestab raamatupidamise esmaste dokumentide koostamiseks teatud reeglid. Seega on üheks põhinõudeks täpsus ning grammatiliste ja kirjavahemärkide ja kirjavigade puudumine. Kui maksuteenistus avastab teatud puudused, peab rikkuja dokumendi uuesti vormistama ning korduva rikkumise korral võidakse teid karistada. Üldiselt peaksite selles küsimuses pöörama suurt tähelepanu järgmistele soovitustele:

1. Lubatud on pasta- ja tindipliiatsite, spetsiaalsete arvutusseadmete ja arvutite kasutamine.
2. Koostamist saab alustada siis, kui on plaanis teostada teatud äritehinguid, mis vajavad kuvamist. Samas on erandolukordades täiesti võimalik ka pärast tehingu sooritamist dokument vormistada.
3. Kõik arvutusandmed tuleb näidata nii numbrilises kui ka kirjalikus vormis. Seega peaks iga numbri kõrval olema pealdis.
4. Äärmiselt oluline on täita kõik vormil märgitud andmed. Kui mingil põhjusel teavet pole, ei saa te tühja rida jätta. Sellesse peaks ilmuma kriips.

Kui te neid soovitusi ei järgi, võib teil tekkida suuri raskusi. Seega, kui maksuteenistus tuvastab auditi käigus dokumendi ebaõigeks, tekib kahtlus tehtud arvutuste õigsuses ja maksubaasi määramises.

Kui mingil põhjusel on vaja teatud kohandusi teha, ärge mingil juhul kasutage korrektoreid ja varjundeid, kuna need on vastuvõetamatud. Parandusi saab teha järgmistel viisidel:

1. Kontuuri korrigeerimine. Ebaõigete andmete esitamisel tuleb see õhukese joonega läbi kriipsutada ja selle kõrvale märkida õiged andmed. Sel juhul peab iga sellise paranduse asemel olema joonealune märkus. "Õige usk" märkides ära paranduse tegemise kuupäeva ja paranduse teinud ametniku allkirja. Siiski märgime, et raha laekumist ja kulutamist kajastavate dokumentide puhul on see meetod sobimatu.
2. Täiendav sissekanne. Seda meetodit kasutatakse olukordades, kus tehingute koguväärtused sooritatakse oluliselt vähendatud näitajatega. Et dokumenti mitte uutmoodi vormistada, saab jooksval või järgmisel perioodil puuduolevate summade kohta teha täiendavaid kandeid.
3. Pööramine. Vale kirje parandatakse negatiivsete väärtuste abil. Kogu ebaõiget teavet korratakse punase tindiga ja selle kõrval on näidatud õiged kirjed.

Esmase aruande saab koostada nii kirjalikul kui ka elektroonilisel kujul. Viimasel ajal on paljud ettevõtted teavet dubleerinud ja koostanud nii paber- kui ka elektroonilist versiooni. Esimesi kasutatakse hiljem sisehuvides, kuid nõudmisel esitatakse föderaalsele maksuteenistusele kontrollimiseks elektroonilised koopiad.

Järeldusi võib teha mitu. Riik ei kinnita esmase dokumentatsiooni kohustuslikke vorme, mis annab ettevõtjale õiguse iseseisvalt määrata edaspidi praktikas kasutatava dokumendi vorm. Kohe pärast dokumendi registreerimist tuleb kõik sellelt andmed kanda raamatupidamisregistrisse.

Sihtmärk: Arendada õpilase teadmisi peamistest raamatupidamisdokumentide liikidest.

Dokumenteerimismeetodi eelduseks on majandustegevuse faktide kajastamine algdokumentides nende tegemise ajal. Raamatupidamise dokumenteerimine annab raamatupidamisinfole juriidilise kehtivuse.

Arvestusobjektide pidevaks kajastamiseks on vajalik iga äritehing fikseerida. Sel eesmärgil kasutatakse arvestusmeetodi elementi - dokumentatsiooni.

Dokumentatsioon on raamatupidamise aluseks ja seisneb kõigi organisatsiooni poolt teostatud äritehingute pidevas pidevas kajastamises raamatupidamist tõendavates dokumentides.

raamatupidamisdokument esindab kirjalikku tõendit äritehingu tegeliku sooritamise või selle sooritamise õiguse kohta.

Dokumentidel on õiguslik ja kontrolliline tähtsus. Esimesel juhul kasutatakse neid tõenditena organisatsioonide ja üksikisikute vaheliste vaidluste korral. Õigesti ja õigeaegselt vormistatud dokumendid omavad vahekohtus ja kohtus tõenduslikku väärtust, on kohtuekspertiisi raamatupidamisarvestuse aluseks jne. Teisel juhul välistavad dokumendid vargusjuhtumid ning on aluseks auditite, dokumentaalauditite ja analüüside läbiviimisel. organisatsiooni töö.

Esmaste dokumentide koostamise põhinõuded on sõnastatud artiklis. Raamatupidamise seaduse artikkel 9, raamatupidamise ja finantsaruandluse määrused Vene Föderatsioonis.

Esmane raamatupidamisdokument peab sisaldama teatud majandustehingu iseloomustamiseks ja fakti kinnitamiseks vajalikke näitajaid, mida nimetatakse üksikasjad.

Üksikasjad jagunevad: kohustuslikud ja täiendavad.

Kohustuslikud andmed annavad raamatupidamisdokumentidele juriidilise jõu. Need sisaldavad:

Dokumendi (blanketi) nimetus, vormi kood;

Dokumendi koostamise kuupäev;

ettevõtte nimi;

Äritehingute mõõtmine füüsilises ja rahalises mõttes;

Äritehingu läbiviimise ja selle täitmise õigsuse eest vastutavate isikute ametikohtade nimetused;

Ametnike allkirjad.

Täiendavad üksikasjad määrab kajastatud majandustehingute tunnused ja dokumentide eesmärk.

Sõltuvalt toimingute olemusest ja infotöötlustehnoloogiatest võib esmastesse dokumentidesse lisada:

Dokumendi number;

Äritehingu tegemise põhjused;

organisatsiooni aadress ja telefoninumber;

Organisatsiooni arvelduskontod jne.

Raamatupidamise algdokumendid võetakse raamatupidamisse, kui need on koostatud vastavalt raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsete (standardsete) vormide albumites sisalduvale vormile.

Äritehingute vormistamiseks, mille jaoks raamatupidamise esmaste dokumentide tüüpvorme ei esitata, saavad organisatsioonid iseseisvalt välja töötada ja kinnitada asjakohased esmaste dokumentide vormid, mis vastavad kehtestatud nõuetele.

Dokumendid tuleb vormistada õigeaegselt, reeglina tehingu tegemise ajal, kui see ei ole võimalik, kohe pärast tehingu sooritamist.

Dokumendid peavad sisaldama kõiki usaldusväärseid andmeid kajastavaid üksikasju.

Kirjed dokumentides tehakse tindiga, pastapliiatsiga, kasutades kirjutusmasinaid ja muid vahendeid, mis tagavad nende dokumentide ohutuse nende arhiivis säilitamiseks kehtestatud aja jooksul. Pliiatsiga märkmeid teha ei ole lubatud. Dokument tuleb täita selgelt, ilma plekkideta. Vabad read tuleb läbi kriipsutada. Allkirjaõiguslike isikute nimekirja kinnitab organisatsiooni juht kokkuleppel pearaamatupidajaga.

Nõuetekohaseks kasutamiseks raamatupidamisprotsessis liigitatakse dokumendid järgmiste ühtsete tunnuste järgi: otstarve; koostamise koht; peegeldusmeetod; toimingute sisu maht.

Eesmärgi järgi dokumendid jagunevad haldus-, vabandus- (täitev-), raamatupidamis- ja kombineeritud dokumentideks.

Haldusdokumendid sisaldama korraldust (juhist) äritehingu tegemiseks. Näiteks korraldus inventuuri läbiviimiseks, maksekorraldus panka raha ülekandmiseks jms haldusdokumentide alusel ei tee raamatupidamisarvestust, kuna toiming pole veel lõpetatud.

Toetavad (täitev)dokumendid kinnitada äritehingu fakti. Need võivad olla: tehtud kulutusi kinnitavad arved, väärisesemete kättesaamise arved. Need jms dokumendid koostatakse tehingu tegemise ajal ja on aluseks selle kajastamisel raamatupidamisarvestuses.

Raamatupidamisdokumendid raamatupidamistöötajate poolt koostatud ja raamatupidamisarvestuse kannete aluseks. Nende hulka kuuluvad: raamatupidamisaruanded, mitmesugused arvutused (põhivara, immateriaalse põhivara amortisatsioonitasud jne).

Kombineeritud dokumendid- täitma samaaegselt kahte või enamat ülalkirjeldatud tüüpi dokumendile iseloomulikke funktsioone. Näiteks võib üks dokument ühendada haldus- ja alusdokumendi funktsioonid või tugi- ja raamatupidamisdokumentatsiooni funktsioonid. Kombineeritud on sissetulevad ja väljaminevad kassaorderid, palgaarvestuse väljavõtted jne. Nende kasutamine vähendab kirjete arvu ja hõlbustab dokumentide raamatupidamislikku töötlemist.

Koostamise koha järgi eristada sise- ja välisdokumente.

Kodune loetakse dokumente, mis on koostatud ja mida kasutatakse antud organisatsioonis tehtavate tehingute vormistamiseks. Siia kuuluvad varude siseliikumise arved, vastutavate isikute avansiaruanded jne.

Tehingute salvestamise teel dokumendid jagunevad esmaseks ja kokkuvõtlikuks.

IN esmased dokumendid registreerima ühe või mitu äritehingut vahetult nende sooritamise ajal või vahetult pärast nende sooritamist. Esmaste dokumentide näideteks võivad olla: pangast raha laekumise tšekid, materiaalsete varade vabastamise arved jne.

Kokkuvõtvad dokumendid koostatakse mitme varem koostatud homogeense algdokumendi alusel nende näitajaid rühmitades ja kokku võttes. Koonddokumendid on näiteks kassaaruanne (koostatakse raha laekumist ja kulutamist kinnitavate dokumentide alusel), kaubaaruanne (koostatakse kaubadokumentide alusel). Koonddokumendid võimaldavad oluliselt vähendada raamatupidamiskannete arvu: iga üksiku dokumendi kannete asemel koostatakse koondväljavõtte tulemuste põhjal üldkanne, mis ühendab suure hulga esmaste dokumentide andmeid.

Toimingute sisu mahu järgi Esmased dokumendid jagunevad kahte rühma: kumulatiivsed ja ühekordsed.

Ühekordne dokument vormistama ühe tehingu selle sooritamise hetkel või vahetult pärast selle sooritamist, näiteks kauba väljastamise arve.

Kumulatiivsed dokumendid kajastavad homogeenseid või perioodiliselt korduvaid toiminguid teatud perioodi jooksul. Selliste dokumentide näiteks on limiitkaardid jne. Erinevalt ühekordsetest kajastuvad kumulatiivsed dokumendid raamatupidamises alles pärast seda, kui nendesse on tehtud viimane tehing ja kõik kanded summeeritud. Kumulatiivsete dokumentide kasutamine võimaldab vähendada dokumentatsiooni mahtu ja selle koostamise aega.

Tehingute arvestusprotsessis esineb mõnikord vigu. Vigade iseloom on varieeruv: dokumentides ja raamatupidamisregistrites on fikseeritud vale tekst või vale summa; tulemused on valesti arvutatud; raamatupidamiskannetes valesti märkima vastavaid kontosid jne.

Kõigi organisatsioonis toimunud tehingute korrektseks ja täpseks kajastamiseks on vaja kiiresti tuvastada ja parandada kõik raamatupidamisdokumentides tehtud vead.

Vead tuleb enne aruandluse lõpetamist parandada.

Konto vigade parandamine läbi järgmistel viisidel: korrektuur, lisapostitused, “punane tagasipööramine”.

Parandusmeetodit kasutatakse järgmistel juhtudel:

Viga ei mõjuta korrespondentkontosid;

Vead tuvastati kiiresti ja need ei mõjutanud konto tulemusi.

Selle meetodi kasutamine eeldab, et vigane tekst või summa on läbi kriipsutatud ja õige tekst või summa kirjutatakse läbikriipsu kohale. Parandatud vead täpsustatakse ja kinnitatakse: dokumentides - dokumendile alla kirjutanud isikute allkirjadega; raamatupidamisregistrites - paranduse teinud isiku allkiri.

Täiendavate postituste meetod kasutatakse juhtudel, kui raamatupidamisregistrid või raamatupidamiskanded näitavad raamatupidamise õiget vastavust, kuid majandustehingu summa on alahinnatud. Selliste vigade parandamiseks tehakse täiendav raamatupidamiskanne õigete ja alahinnatud summade vahe kohta. Organisatsiooni raamatupidaja väljastab tehtud vea summa kohta tõendi, millel on viitega esmasele dokumendile märgitud, millal ja mis viga tehti. Raamatupidamistõend on raamatupidamisdokumendiks ja raamatupidamisvea parandamise aluseks.

Punane ümberpööramise meetod (negatiivsed arvud) rakendub, kui raamatupidamisdokumendid näitavad ebaõiget kontovastavust. Selle meetodi olemus seisneb selles, et esialgu korratakse vale konteeringut sama konto kirjavahetuses, kuid kanne tehakse punase tindiga. Raamatupidamisregistrites kogusummade arvutamisel lahutatakse kogusummast punase tindiga kirjutatud summad. Seega vale sisestus tühistatakse. Pärast seda koostatakse uus kanne, mis kajastab raamatupidamise õiget vastavust ja kantakse raamatupidamisregistritesse tavalise tindiga.

Dokumentatsioon ja esmane raamatupidamine ei suuda anda täielikku kajastamist vara tegeliku liikumise ja selle tekkimise allikate arvestuses (raamatupidamisarvestuses võib esineda lahknevusi rahaliste vahendite ja allikate tegelike jääkide vahel). Veelgi enam, Venemaa rahandusministeeriumi poolt raamatupidamise reformiprogrammi kohaselt läbiviidud muudatused raamatupidamises põhjustavad mitmesuguseid ebatavalisi olukordi, mis võimaldavad organisatsioonidel lubada olulisi kõrvalekaldeid raamatupidamisandmetes ja vara tegelikus seisundis, mis toob kaasa moonutusi. raamatupidamisinfos objektide saadavuse ja nende maksustamise kohta . Nende probleemide lahendamisele aitab kaasa inventuur, mis on majandusaasta aruande koostamise ettevalmistamise üks olulisemaid etappe, mis kinnitab käesoleva dokumendi andmete õigsust.

Inventuur on rahaliste vahendite ja nende allikate tegeliku olemasolu kindlakstegemine mitterahaliste saldode ümberarvutamise või kontode kontrollimise teel. Sõna “inventar” tuleneb ladinakeelsest sõnast “inventar” ja tähendab mitterahaliste väärisesemete olemasolu ja seisukorra kontrollimist loendamise, kaalumise, mõõtmise jms teel.

Inventuuri peamised eesmärgid on: organisatsioonile reaalselt kättesaadav vara, tegeliku saadavuse võrdlemine raamatupidamisandmetega ja kõrvalekallete tuvastamine, samuti kohustuste arvestuse usaldusväärsuse kinnitamine igat liiki nõuete, võlgnevuste ja muude maksete puhul.

Vara ja rahaliste kohustuste inventuuri juhend (kinnitatud Vene Föderatsiooni Rahandusministeeriumi 13. juuni 1995. a korraldusega) kehtestab organisatsioonide varaliste ja rahaliste kohustuste inventuuri läbiviimise ja selle tulemuste kajastamise korra. Inventuuri läbiviimisel loendatakse ja mõõdetakse kogu organisatsioonile kuuluv vara vastavalt selle asukohale ja rahaliselt vastutavatele isikutele. Lisaks kuulub metoodiliste juhendite kohaselt inventuurile inventuur, mis ei kuulu organisatsioonile, kuid on hoiul raamatupidamisarvestuses, saadud töötlemiseks ja mis tahes põhjusel ka kajastatud.

Esmaste dokumentide loend:

1. TEGUTSED:

Alusdokumentide vastuvõtmine (üleandmine);

Alusdokumentide mahakandmine;

Renoveeritud objektide vastuvõtt ja üleandmine;

Materjalide vastuvõtt;

Tuvastatud defektide kohta;

Inventar;

Asendada.

2. NÕUDED:

Materjalide asendamise akt-nõue;

Arve;

Materjalide vabastamise taotlus;

Maksetaotlus;

Nõudlus-tellimus.

3. ARVED:

Sisemise liikumise arve (nõue);

Arve puhkuse eest kõrval.

4. RIIETUS:

Tehtud töö eest;

Tükitöö jaoks.

5. TELLIMUSED:

Tellimus vastuvõtmise, üleandmise, lepingu lõpetamise kohta;

Puhkuse andmisest;

Tellimus saatmiseks.

6. TELLIMUSED:

Kviitung sularaha order;

Kulu- ja kassaorder;

Kviitungi tellimus.

7. KAARDID:

Joonekaardid;

Palk.

8. AVALDUSED:

Konto avamiseks;

Aktsendist loobumisest.

9. TELLIMUSED:

Maksekorraldus;

Tasuta maksekorraldus;

Maksenõue-korraldus.

10. KONTOD:

Arve;

Konto (müüja);

Maksenõude arve;

Isiklik konto.

11. VOLDUSVOLI.

12. ARUANDED:

Eelaruanne;

Materjali aruanne.

13. REGISTREERID(nimekirjad, inventar):

Tšekkide register;

Väljamaksmata töötasude register;

maksetaotluste register;

Sissetulevate ja väljaminevate tellimuste register;

Varude nimekiri;

Varude nimekiri.

ESMADOKUMENTATSIOONI KLASSIFIKATSIOON

Vastavalt teabe üldistusastmele

Raamatupidamiskohtade arvu järgi

Töötlemisaja järgi

Üks kord

Kumulatiivne

Ühekihilised

Mitmerealine

Esmane

Teisene

Dokumendivoo ajakava

Dokumendiga töötamise liigid

Esinejad

Pood

Turundusteenus

Varud

V.Ts.

Raamatupidamine

----

Arhiiv

1. Väljavõte 2. Loa väljastamine 3. Materjali väljastamine 4. Maksustamine 5. Dokumentide kontrollimine 6. Dokumentide säilitamine