Prodotto del lavoro di un direttore d'ufficio. Descrizione del lavoro per il responsabile dell'ufficio. Caratteristiche del lavoro del responsabile dell'ufficio

10 minuti per leggere. Visualizzazioni 122 Pubblicato l'11/11/2018

Ogni grande azienda ha bisogno di specialisti che assumano funzioni di gestione interna. Tali dipendenti si occupano della preparazione dei documenti primari e risolvono importanti questioni organizzative. Di norma questo compito è affidato al responsabile dell'ufficio, che adempie non solo ai suoi obblighi professionali, ma anche ai compiti di segretario. È importante notare che questo dipendente può essere supervisionato solo dall'amministratore delegato dell'azienda. La persona che ricopre questa posizione recluta candidati per questa posizione. In questo articolo proponiamo di considerare la questione di come viene redatta la descrizione del lavoro di un dirigente d'ufficio con funzioni di segretario.

Il direttore d'ufficio è un “tuttofare”, senza il quale è difficile immaginare il lavoro di un'azienda moderna

Dirigente d'ufficio: l'essenza della professione

La posizione del responsabile dell’ufficio comprende le funzioni del “braccio destro” della direzione dell’azienda e dell’amministratore capo. La persona che ricopre questa posizione appartiene al livello dirigenziale ed è obbligata a garantire il buon funzionamento dell'impresa. Le persone che desiderano ottenere questa posizione devono assumere un approccio responsabile nei confronti delle proprie responsabilità lavorative, concentrandosi sulle principali funzioni aziendali. Come accennato in precedenza, il responsabile dell'ufficio è una sorta di vicedirettore generale responsabile della risoluzione di tutte le questioni organizzative. Ciò significa che per iscrivere un richiedente per un posto vacante nel personale dell’azienda, la direzione dell’azienda deve preparare un atto appropriato. Solo il direttore generale ha il diritto di assumere un nuovo dipendente per questa posizione.

Solo uno specialista con un'istruzione secondaria professionale può ottenere questo posto. Tuttavia, molte aziende vogliono vedere in questa posizione specialisti che abbiano non solo un'istruzione superiore, ma anche esperienza professionale in questo campo. Il responsabile dell'ufficio è l'anello di congiunzione tra i dipendenti ordinari e il management dell'azienda. Le sue responsabilità includono il pieno controllo delle attività interne dell'azienda e l'organizzazione di vari eventi.

Qual è la differenza tra un direttore d'ufficio e una segretaria?

Da tutto quanto sopra possiamo concludere che la posizione di un responsabile dell'ufficio è del tutto simile alla posizione di un segretario. Tuttavia, questa opinione è errata, poiché il primo post include molte più funzioni diverse. Secondo gli esperti, i dipendenti che ricoprono questa posizione devono risolvere un numero di problemi organizzativi significativamente maggiore rispetto a un normale segretario.

È importante notare che il contenuto delle descrizioni delle mansioni del responsabile dell’ufficio dipende dalla direzione delle attività dell’azienda. Ciò significa che in alcuni ambiti questa posizione lavorativa è completamente diversa da quella di segretaria.

Molti esperti notano che i dirigenti d'ufficio occupano un livello più alto nella scala della carriera. Questa visione è supportata da una gamma più ampia di impegni professionali. Inoltre, questi dipendenti hanno guadagni più alti rispetto alla segretaria. Una retribuzione dignitosa è accompagnata da requisiti rigorosi per i candidati a questo posto. Nelle grandi aziende, che comprendono più dipartimenti diversi, la responsabilità del responsabile dell'ufficio è quella di coordinare il lavoro delle segretarie. Nelle piccole aziende in cui non esiste un dipartimento del personale, il responsabile dell'ufficio seleziona i candidati per i posti vacanti o effettua una selezione competitiva dei candidati. Spesso a questo dipendente viene affidata la responsabilità di formare i nuovi arrivati.

Caratteristiche della professione

Da tutto quanto sopra, possiamo concludere che la professione in questione ha specificità uniche. Di seguito proponiamo di discutere le caratteristiche principali di questa specialità.

La descrizione del lavoro di un direttore d'ufficio richiede un'elaborazione seria, perché le responsabilità lavorative di un direttore d'ufficio comprendono le funzioni di segretario, responsabile delle forniture, amministratore ed è spesso coinvolto nella gestione dei registri del personale e nella contabilità primaria

Luogo di lavoro del direttore dell'ufficio I dipendenti delle grandi organizzazioni devono affrontare compiti organizzativi significativamente maggiori rispetto ai dipendenti delle piccole imprese. Ciò significa che ogni grande impresa dovrebbe avere una posizione di responsabile di ufficio.. Il titolare di questa posizione ha la responsabilità di coordinare le attività dell'intero ufficio.

Sulla base di questa affermazione, possiamo concludere che gli specialisti che rappresentano questa professione sono molto richiesti sul mercato del lavoro.

Stipendio medio

Come abbiamo notato sopra, gli specialisti che rappresentano quest'area di attività professionale sono molto richiesti. Secondo gli esperti la concorrenza in questo settore è molto alta. Secondo le statistiche, il livello di concorrenza è pari a sei candidati per un posto vacante. Una concorrenza così elevata è spiegata da salari elevati.

Lo stipendio dei nuovi arrivati ​​in questo campo è di oltre ventimila rubli. Su questo importo possono contare solo i residenti della capitale. In altre regioni gli stipendi variano da otto a quindicimila rubli. Gli specialisti con esperienza professionale ed esperienza lavorativa possono contare su guadagni più elevati. A Mosca, i manager esperti guadagnano almeno trentamila rubli. In altre città della Russia, i guadagni dei lavoratori che ricoprono questa posizione vanno dai quindici ai venticinquemila rubli.
Il lavoro dei lavoratori con un'istruzione superiore è valutato significativamente più alto. Molte aziende offrono ai candidati per una posizione vacante uno stipendio di oltre sessantamila rubli.

Qualità personali richieste

Considerate le funzioni chiave di un dirigente d'ufficio e la questione relativa alla remunerazione, è necessario passare a un discorso sulle qualità personali necessarie per ottenere questa posizione. Va notato in anticipo che ogni uomo d'affari ha le proprie esigenze di personale. Tuttavia, esiste un elenco generale di qualità personali che ti aiuteranno a ottenere la posizione desiderata.

Queste qualità includono capacità di comunicazione, organizzazione e perseveranza. Lavorare con i documenti richiede la capacità di concentrarsi sui dettagli e un alto livello di responsabilità. Per controllare il lavoro degli impiegati non basta essere resistenti allo stress. Oltre a questa qualità, saranno richieste erudizione sviluppata, compostezza e autodisciplina. Il responsabile dell'ufficio deve avere un pensiero creativo ed eseguire tempestivamente tutti gli ordini della direzione. Puoi prendere il posto di un leader in una squadra solo comunicando con competenza con i subordinati e mostrando buona volontà.

Avere tutte le qualità di cui sopra aumenta significativamente le tue possibilità di ottenere un lavoro ben retribuito.

Una descrizione del lavoro si riferisce al tipo di documenti che non sono obbligatori per l'uso, ma sono ampiamente utilizzati

Competenze professionali importanti

È importante notare che tutte le qualità personali di cui sopra non sono sufficienti per garantire un lavoro. Molti datori di lavoro prestano maggiore attenzione alle competenze professionali dei candidati. Chi intende occupare il posto in questione deve conoscere i principi fondamentali della contabilità e del lavoro d'ufficio. Questo dipendente dovrà concludere contratti con potenziali appaltatori e conservare la documentazione primaria. La conoscenza dei programmi per ufficio è uno degli indubbi vantaggi per un candidato al lavoro. Inoltre, devi avere competenze nel lavorare con le apparecchiature per ufficio.

Uno specialista che desidera ottenere la posizione di responsabile dell'ufficio deve conoscere non solo le regole del galateo aziendale, ma anche tutte le norme sanitarie attuali, le norme sulla sicurezza sul lavoro e sulla sicurezza antincendio. Per gestire la “vita” di un ufficio avrai bisogno delle seguenti competenze professionali:

1. Conoscenza delle regole per lo svolgimento di eventi competitivi al fine di selezionare il miglior candidato tra tutte le candidature di persone che desiderano occupare un posto di lavoro vuoto.
2. Conoscenza delle regole fondamentali della psicologia finalizzate ad un'efficace interazione con la forza lavoro.
3. Capacità di utilizzare varie tecniche motivanti per aumentare la produttività dei dipendenti.
4. Capacità di sviluppare e implementare piani per ottimizzare le operazioni dell'ufficio.

Oltre a tutto quanto sopra, questo dipendente deve essere in grado di risolvere autonomamente importanti questioni organizzative ed essere responsabile delle proprie azioni.

Direttore d'ufficio: responsabilità lavorative

Le responsabilità lavorative di un responsabile di ufficio possono variare a seconda dell'area in cui opera l'azienda.

Oltre a monitorare il lavoro dell'ufficio, il manager deve gestire il flusso dei documenti. Di norma, tutti i documenti in entrata vengono elaborati da uno specialista e inoltrati ai dipartimenti strutturali. Molti esperti in questo campo consigliano ai principianti di controllare la posta elettronica aziendale più volte durante la giornata. Quando si lavora con la corrispondenza, è necessario selezionare lettere e documenti in entrata che potrebbero interessare la direzione dell'azienda. Oltre a lavorare con la corrispondenza, il manager deve rispondere alle chiamate in arrivo e ricevere i visitatori dell'azienda. Quando si svolgono tali funzioni, è molto importante osservare l'etica aziendale e aderire alle regole della comunicazione aziendale.

Abbiamo già notato sopra che il responsabile dell'ufficio è uno dei vicedirigenti dell'azienda. Le responsabilità di questo dipendente includono il lavoro preparatorio per vari eventi. In termini semplici, il manager deve preparare non solo tutte le forniture per ufficio e le dispense necessarie, ma anche emettere avvisi scritti che lo invitano a una riunione o riunione. Sono i dipendenti che ricoprono l'incarico in questione ad avere il compito di redigere protocolli e altri documenti relativi alle attività sopra descritte.

La descrizione del lavoro consente di familiarizzare il dipendente con l'elenco delle funzioni di sua competenza, nonché con i suoi diritti e responsabilità.

Oltre a preparare i documenti primari e a coordinare completamente il flusso dei documenti, il manager deve garantire che gli altri dipendenti dell'azienda seguano gli ordini dell'amministrazione. Di norma, molti manager hanno il diritto di cercare autonomamente modi per risolvere tutti i problemi e i compiti dell'ufficio. Una delle funzioni importanti di uno specialista è monitorare il lavoro di tutti i dipendenti che lavorano in ufficio. Se viene rilevata una violazione della disciplina del lavoro, lo specialista deve redigere un rapporto che sarà consegnato alla direzione. Al fine di controllare il lavoro degli impiegati, vengono preparati vari documenti contabili, stime e rendiconti. Nelle piccole aziende, i manager tengono traccia del tempo lavorato dagli impiegati. Sulla base di queste informazioni, vengono preparati i calcoli degli stipendi dei dipendenti.

Condurre la corrispondenza commerciale è una delle responsabilità importanti di un manager. Durante questo processo, è necessario seguire tutte le regole dell'etichetta aziendale. Un dipendente che ricopre una posizione di leadership è tenuto a risolvere conflitti e situazioni controverse che sorgono all'interno del team. La direzione aziendale deve essere consapevole della situazione all'interno dell'ufficio. Ecco perché è molto importante che un dipendente fornisca correttamente tutte le informazioni sul lavoro dell'ufficio amministrativo dell'azienda.

Sulla base di quanto sopra, possiamo concludere che il responsabile dell’ufficio è obbligato a controllare tutti i processi interni, la disciplina e il rispetto delle regole dello statuto interno della società.

Nello svolgimento delle proprie mansioni, il dipendente deve attenersi alle leggi e ai regolamenti applicabili. Se un dipendente è assente dal posto di lavoro, tutte le funzioni di cui sopra sono attribuite al suo sostituto. La candidatura di una persona alla carica di supplente deve essere concordata con la direzione e approvata con apposita ordinanza.

Responsabilità imposta

1. Considerando tutto quanto sopra, possiamo concludere logicamente che una persona che ricopre la carica di responsabile dell'ufficio è obbligata a seguire le regole stabilite nel Codice del lavoro. In questo caso, è molto importante tenere conto degli atti giuridici locali in vigore all'interno dell'impresa. La violazione di queste regole può comportare sanzioni sotto forma di rimprovero o rimprovero. La violazione delle procedure previste dalla Costituzione e da altri atti giuridici può comportare sanzioni amministrative, civili o penali. Una responsabilità simile è prevista per i dipendenti che divulgano informazioni riservate o causano danni materiali all'azienda in altri modi. Il datore di lavoro ha il diritto di scegliere autonomamente la sanzione per i dipendenti che hanno violato:
2. Regole interne di disciplina e norme del lavoro.
3. Norme sulla tutela del lavoro, sulla sicurezza e sulla sicurezza antincendio.
4. Standard di etichetta aziendale.

Utilizza informazioni false per guadagno personale.

L’elenco dei compiti dovrebbe corrispondere all’orario di lavoro del dipendente; non dovrebbe essere sovraccaricato o lasciato troppo libero

In questo articolo abbiamo esaminato le responsabilità di un responsabile di ufficio per un curriculum. I dipendenti che soddisfano tutti i criteri per i candidati a questa posizione possono contare su un lavoro prestigioso e ben retribuito. Durante l'esecuzione dei suoi obblighi lavorativi, il manager deve attenersi rigorosamente alle regole stabilite nella descrizione del lavoro. Uno studio attento di questo documento ridurrà al minimo il rischio di commettere errori che potrebbero portare a conseguenze negative per l'intero ufficio.

La differenza tra un direttore d'ufficio e un segretario e le funzioni manageriali che svolge si riflettono nella descrizione del lavoro. Ciò che spesso viene dimenticato durante la compilazione, te lo diremo nell'articolo.

Dall'articolo imparerai:

È necessario sviluppare una descrizione del lavoro per un responsabile di ufficio?

Poiché le descrizioni delle mansioni non rientrano tra i documenti richiesti dalla legge, non tutti i datori di lavoro ritengono necessario elaborarle. Lo spiegano con il fatto che la funzione lavorativa del dipendente può essere specificata in dettaglio e .

Da non perdere: il materiale principale del mese dai principali specialisti del Ministero del Lavoro e di Rostrud

Un elenco completo di descrizioni di lavoro per tutti i settori di attività.

Ma, come dimostra la pratica, è la descrizione del lavoro, redatta e approvata in conformità con i requisiti di legge, che è un documento normativo con il quale è possibile:

• stabilire un elenco specifico di responsabilità per i dipendenti che ricoprono una particolare posizione;
• determinare i diritti per ciascuna posizione e la responsabilità per il mancato adempimento delle mansioni lavorative stabilite;
• distribuire uniformemente il carico di lavoro tra i dipendenti ed eliminare la duplicazione delle funzioni;
• stabilire criteri e requisiti in base ai quali valutare l'attività lavorativa di ciascun dipendente;
• determinare l'idoneità del dipendente alla posizione ricoperta e, se non è in grado di far fronte ai suoi doveri, trasferirlo ad un'altra posizione oppure .

Se la funzionalità del dipendente è descritta nel contratto di lavoro, eventuali modifiche richiederanno l’approvazione del dipendente e la conclusione di un accordo aggiuntivo. Sarà inoltre necessario sottoscrivere un accordo aggiuntivo con il dipendente nel caso in cui la descrizione del lavoro sia redatta come allegato al contratto di lavoro.

Fai attenzione! È nell'interesse del datore di lavoro responsabile dell'ufficio è stato formalizzato come regolamento autonomo, nel quale possono essere apportate modifiche attuali che non richiedono l'accordo con il dipendente.

Grazie alla descrizione del lavoro, che deve essere redatta tenendo conto delle specificità non solo della posizione, ma anche del luogo di lavoro specifico, il dipendente capirà chiaramente:

• quali conoscenze e competenze deve possedere per qualificarsi per la posizione;
• cosa è incluso esattamente nelle sue responsabilità lavorative;
• da quali leggi e altri regolamenti dovrebbe essere guidato nelle sue attività;
• quali diritti ha nella sua posizione e come può usarli;
• quale responsabilità ha per il mancato rispetto dei requisiti della descrizione del lavoro.

Quali sezioni contiene la descrizione del lavoro di un responsabile di ufficio?

Per una migliore percezione, il testo di qualsiasi descrizione del lavoro deve essere strutturato. In genere, questo documento è costituito dalle seguenti sezioni:

1. Disposizioni generali;
2. Requisiti di qualificazione;
3. Responsabilità della posizione;
4. Diritti dei lavoratori;
5. Responsabilità.

Allo stesso tempo, l'elenco dei requisiti di qualificazione per la posizione può essere uno degli elementi nella sezione "Disposizioni generali", oppure può essere separato in una sezione separata, questo non è importante.

Nella sezione “Disposizioni generali” è opportuno elencare le norme che devono orientare il dipendente che ricopre la carica di responsabile di ufficio e determinare la procedura per la sua nomina.

Quando si stabiliscono i requisiti di qualificazione, è possibile utilizzare come base un unico libro di riferimento sulle qualifiche « Specialista nel supporto organizzativo e documentale per la gestione dell’organizzazione.” Il responsabile dell'ufficio, oltre ai requisiti generali di esperienza e qualificazione, avrà bisogno, in particolare:

• conoscenza delle basi del lavoro d'ufficio, della giurisprudenza, della psicologia;
• capacità di lavorare con informazioni riservate e di archiviarle;
• qualità di leadership;
• capacità di negoziazione;
• capacità di lavorare in condizioni di multitasking;
• resistenza allo stress e capacità di risolvere situazioni di conflitto;
• capacità organizzative, capacità di delegare autorità.

Ma, ovviamente, la parte principale responsabile dell'ufficio è una descrizione delle sue responsabilità lavorative.

Responsabilità di un responsabile d'ufficio

Le responsabilità lavorative di un responsabile di ufficio possono variare a seconda delle esigenze di una particolare organizzazione. Un responsabile dell'ufficio in una piccola azienda molto probabilmente svolgerà sia i propri compiti nella gestione del lavoro quotidiano dell'ufficio, sia i compiti di segretario e. In una grande azienda, un responsabile d'ufficio può occuparsi solo del supporto amministrativo dell'ufficio, mentre il lavoro di segreteria sarà svolto dai singoli dipendenti.

Pertanto, quando si sviluppa una descrizione del lavoro Prima di tutto, dovresti decidere quali compiti sono rilevanti da assegnare al responsabile dell'ufficio nella tua azienda.

Tradizionalmente, un responsabile dell'ufficio svolge le seguenti funzioni:

• garantisce che l'ufficio apra e chiuda negli orari prestabiliti,
• distribuisce telefonate,
• organizza l'accoglienza dei visitatori in ufficio,
• fornisce la preparazione per eventi in ufficio (riunioni, sessioni, conferenze),
• coordina il lavoro dell’ufficio e dei suoi dipendenti,
• effettua la gestione operativa del personale amministrativo,
• controlla l'attuale lavoro d'ufficio,
• per conto del dirigente, prepara lettere, ordini, verbalizza le riunioni,
• monitora il supporto materiale dell'ufficio: controlla la disponibilità di forniture per ufficio e materiali di consumo, le condizioni di lavoro delle attrezzature, gli ordini di acqua, ecc.

Nonostante l'assenza della posizione di responsabile dell'ufficio, se lo si desidera, è possibile prendere in prestito funzioni e azioni lavorative specifiche.

Ricordiamo che per la posizione in questione non è obbligatorio l'utilizzo dello standard professionale e il portare i titoli di lavoro in conformità allo stesso. Pertanto, le responsabilità di un responsabile di ufficio, se necessario, possono comprendere diverse responsabilità fino a quelle legate alle funzioni .

Scarica documenti sull'argomento

Descrizione del lavoro per responsabile di ufficio

La descrizione del lavoro di un responsabile di ufficio è composta da sezioni solitamente incluse in tale documento:

• disposizioni generali che riflettono:
• procedura per la nomina a una posizione,
• subordinazione al responsabile dell'ufficio;
• requisiti di qualificazione (livello di istruzione, esperienza lavoro),
• un elenco dei documenti la cui conoscenza è necessaria per ricoprire una posizione;
• responsabilità lavorative che includono:
• l’elenco delle responsabilità lavorative del dipendente,
• conoscenze, competenze e abilità necessarie per la loro attuazione;
• diritti del direttore d'ufficio;
• responsabilità dei dipendenti.

Se questo è accettato nell'organizzazione, altre sezioni possono essere incluse nella descrizione del lavoro: comunicazioni per posizione, interazione con le divisioni strutturali, la procedura di revisione della descrizione del lavoro, e altre.

assegnare lavoro aggiuntivo a un dipendente o assegnargli le funzioni di segretario secondo le modalità (Articolo 60.2 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Si tenga presente che scegliendo la seconda opzione il dipendente dovrà stabilire un pagamento aggiuntivo. Le sue dimensioni sono determinate di comune accordo con il dipendente (articolo 151 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Tuttavia, il vantaggio di questa opzione è la possibilità di rifiutare l'ordine in qualsiasi momento, per il quale è sufficiente avvisare il dipendente con 3 giorni lavorativi di anticipo. Questo può essere più conveniente per un'azienda in via di sviluppo, poiché in seguito si potrà decidere di assumere un singolo dipendente per la posizione di segretario.

E' possibile anche organizzare un lavoro part-time interno. A questo scopo esiste una sezione separata .

Qualsiasi grande azienda necessita di uno specialista in grado di supportare le attività d'ufficio. Tale dipendente è un direttore d'ufficio. Chi è, quali responsabilità gli vengono affidate e quali diritti ha sono discussi di seguito.

Chi è un direttore d'ufficio

Il responsabile dell'ufficio (amministratore capo dell'ufficio, vicedirettore, vicedirettore) è un dipendente dell'azienda che garantisce il buon funzionamento e il funzionamento dell'ufficio.

Questa professione richiede estrema organizzazione, concentrazione e responsabilità.

Il responsabile dell'ufficio riporta direttamente al direttore generale dell'impresa/ditta/società. Sulla base di ciò, l'assunzione e il licenziamento vengono effettuati solo in conformità con l'ordine del direttore generale.

A questa posizione viene nominato uno specialista che ha conseguito almeno l'istruzione secondaria completa. Tuttavia, l’istruzione superiore e l’esperienza lavorativa sarebbero più auspicabili.

Il responsabile dell'ufficio è l'elemento di collegamento nell'interazione tra la direzione e il personale che lavora in ufficio. Su richiesta della direzione, prepara una relazione sullo stato delle cose in ufficio e sul funzionamento interno dell'organizzazione/società/corporazione, e altro ancora.

Distinzione tra le specialità “Direttore di ufficio” e “Segretaria”

Alcuni percepiscono le professioni “Direttore d'ufficio” e “” come intercambiabili. Tuttavia, questo non è vero. La posizione di un responsabile d'ufficio è più completa e multifunzionale rispetto alla posizione di un segretario, poiché coinvolge una gamma più ampia di compiti svolti per garantire il funzionamento dell'organizzazione, a seconda del campo di attività del datore di lavoro, delle responsabilità lavorative di un responsabile d'ufficio può variare notevolmente, a differenza di quelli di una segretaria.

In sostanza, un direttore d'ufficio è un gradino più alto nella scala della carriera. Ciò porta ad una gamma più ampia di responsabilità, salari più alti e maggiori requisiti per la candidatura del dipendente da assumere.

In alcune organizzazioni che non prevedono la posizione di specialista del personale, il responsabile dell'ufficio è anche coinvolto nel reclutamento del personale, nella pubblicazione di informazioni sull'inizio di un concorso per una particolare posizione, nella revisione e nello studio del curriculum di un futuro dipendente e persino formare nuovo personale.

Luogo di lavoro e stipendio medio di un dirigente d'ufficio

Quanto più grande è l’azienda, tanto più ampia e variegata è la gamma di compiti d’ufficio che i dipendenti devono affrontare ogni giorno. Pertanto nessuna società, ente, ditta, impresa, ente, holding può fare a meno di un responsabile d'ufficio, che è il coordinatore di tutte le attività dell'ufficio. A questo proposito, il direttore d'ufficio è una professione molto popolare e importante per il buon funzionamento e l'ottimizzazione di tutti i processi d'ufficio nell'ufficio di qualsiasi struttura aziendale.

Le aziende molto grandi possono avere nel proprio staff non uno, ma diversi responsabili di ufficio, ciascuno dei quali sarà assegnato al dipartimento o alla divisione corrispondente.

Nonostante la domanda piuttosto elevata, anche la concorrenza per la posizione di responsabile dell’ufficio è piuttosto elevata. In Russia sono circa 6 persone per luogo.

Lo stipendio di un dirigente d'ufficio principiante è:

• a Mosca – 15-22 mila rubli;
• a San Pietroburgo – 11-16 mila rubli;
• a Ekaterinburg – 8-13 mila rubli;
• a Novosibirsk – 7-12 mila rubli.

Gli specialisti di medio livello che hanno già acquisito esperienza lavorativa e dimostrato le proprie capacità organizzative possono beneficiare di uno stipendio fino a 30mila rubli a Mosca, fino a 23mila rubli nella città sulla Neva, fino a 20mila rubli a Ekaterinburg , a Novosibirsk - fino a 18 mila rubli.

I salari dei professionisti altamente qualificati sono ancora più alti. Quindi, a Mosca può raggiungere i 60mila rubli, a San Pietroburgo - 45mila rubli, a Ekaterinburg - 35mila rubli, a Novosibirsk - 30mila rubli.

Qualità personali richieste da un dirigente d'ufficio per l'impiego

Ogni manager ha le proprie esigenze per il futuro dipendente della sua azienda. Tuttavia, esiste un elenco generalizzato di qualità ai cui proprietari verrà data la prima preferenza indiscussa quando si assume la posizione di responsabile dell'ufficio. Eccone solo un piccolo elenco:

Conoscenze professionali necessarie per lavorare come responsabile di ufficio

Per svolgere professionalmente il proprio lavoro, un responsabile di ufficio deve possedere le seguenti conoscenze necessarie:

• Conoscere la procedura per la conclusione e la risoluzione dei contratti;
• Conoscere le basi della preparazione della documentazione d'ufficio;
• Conoscere le basi della contabilità, tutti i programmi informatici di base necessari per il lavoro d'ufficio (software MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, database), nonché i principi per lavorare con la posta elettronica e il fax;
• Essere un utente sicuro di un personal computer e di Internet;
• Possedere capacità di battitura veloce;
• È opportuno utilizzare le norme del protocollo e dell'etichetta aziendale;
• Seguire gli standard di protezione del lavoro, le norme sulla sicurezza antincendio, gli standard sanitari;
• Avere conoscenza della selezione e gestione del personale;
• Utilizzare le basi della psicologia e dell'etica professionale quando si lavora con il personale;
• Conoscere le regole per l'utilizzo e il funzionamento delle apparecchiature d'ufficio;
• Applicare tecniche motivanti quando si interagisce con i dipendenti d'ufficio;
• Avere una conoscenza dei metodi di pianificazione nello sviluppo delle attività d'ufficio;
• Essere in grado di prendere decisioni rapide in situazioni critiche ed essere in grado di assumersi la piena responsabilità dei risultati delle decisioni prese

Responsabilità lavorative di un responsabile di ufficio

Le responsabilità immediate del responsabile dell'ufficio includono:

• Acquistare tutta la cancelleria, le attrezzature e tutti i materiali di consumo necessari per il normale funzionamento dell'ufficio;
• Monitorare la funzionalità e le prestazioni di tutte le apparecchiature per ufficio, inclusi computer, stampanti, fax e altre apparecchiature per ufficio. In caso di guasti chiamare un tecnico per risolvere i problemi;
• Registrare sistematicamente la corrispondenza ricevuta dall'ufficio, trasferirla alle unità strutturali per l'ulteriore elaborazione e preparazione delle risposte;
• Controlla la posta elettronica dell'ufficio almeno due volte al giorno;
• Preparare il posto di lavoro del manager prima dell'inizio della giornata lavorativa. Fornirgli tutte le forniture per ufficio necessarie e le attrezzature per ufficio funzionanti;
• Ordinare e distribuire la documentazione ai dipartimenti appropriati;
• Traccia e registra le chiamate in arrivo;
• Organizzare l'accoglienza di visitatori, clienti e partner. Rispettare la politica di comunicazione stabilita dall’azienda con visitatori, clienti e partner;
• Preparare riunioni, riunioni e riunioni di lavoro. Fornire tutte le dispense e la cancelleria necessarie per trattative, riunioni, riunioni, presentazioni e altri eventi aziendali. Tenere verbali degli eventi, monitorare la documentazione dell'andamento delle trattative, analizzare i risultati di incontri e convegni;
• Eseguire gli ordini del senior management in modo accurato e tempestivo;
• Rispettare quanto previsto dalla descrizione del lavoro;
• Monitorare la documentazione segnaletica aziendale, predisporre il trasferimento della documentazione in archivio, monitorare il flusso documentale dell'ufficio;
• Sviluppare i materiali necessari per risolvere problemi e risolvere i problemi attuali dell'azienda;
• Preparare l'ufficio prima dell'inizio della giornata lavorativa;
• Monitorare i principali indicatori degli standard sanitari (illuminazione, ventilazione degli ambienti, temperatura mantenuta in ufficio);
• Controllare l'operato dei segretari, degli autisti, degli addetti alle pulizie, dei corrieri e di tutto il personale alle sue dirette dipendenze;
• Annotare preventivi e tenere traccia di tutti i costi necessari per il funzionamento ininterrotto degli impiegati, fornire loro forniture per ufficio e materiali di consumo;
• Conservare i registri delle ore lavorate dagli impiegati al fine di trasferire questi dati al reparto contabilità per il calcolo delle loro retribuzioni;
• , mantenere un database delle violazioni dei dipendenti della disciplina del lavoro e del codice di abbigliamento stabilito;
• Condurre la corrispondenza commerciale con clienti e partner dell'azienda, tenendo conto di tutte le norme del protocollo aziendale e dell'etichetta;
• Aiutare ad eliminare qualsiasi tipo di conflitto, ostilità, problema e contraddizione che sorga tra gli impiegati;
• Coordinare la fine della giornata lavorativa in ufficio, assicurandosi che tutte le apparecchiature d'ufficio, i sistemi di illuminazione e i condizionatori siano spenti;
• Accettare documenti, domande e ricorsi per il loro successivo esame e firma da parte del responsabile della società/impresa/corporazione/holding/organizzazione;
• Portare all'attenzione del manager tutte le informazioni importanti ricevute;
• Emettere ordini dal senior management e distribuirli immediatamente al personale per la revisione.

Il responsabile dell'ufficio è tenuto, tra l'altro, a rispettare le norme interne sul lavoro della sua azienda, la sua Carta e i suoi regolamenti. Nell'esercizio dei suoi poteri, il responsabile dell'ufficio deve rispettare la legislazione della Federazione Russa, nonché il diritto civile e del lavoro nazionale.

Durante l'assenza del responsabile dell'ufficio, tutte le sue responsabilità lavorative sono affidate ad altra persona autorizzata, preventivamente concordata e approvata con provvedimento del direttore generale.

Diritti del responsabile dell'ufficio

Oltre ai compiti, il responsabile dell'ufficio ha anche dei diritti, tra cui:

Responsabilità del responsabile dell'ufficio

Il responsabile dell'ufficio è responsabile nelle seguenti circostanze:

• Inadeguato adempimento dei propri obblighi stabiliti dalla legislazione del lavoro della Federazione Russa e dai regolamenti interni della società;
• Ignorando le disposizioni della Costituzione della Federazione Russa, nonché le norme della legislazione amministrativa, civile e penale della Federazione Russa;
• Causare danni materiali all'azienda in conformità con l'attuale legislazione sul lavoro, civile e amministrativa della Federazione Russa;
• Utilizzo non autorizzato delle risorse materiali e di proprietà della società, contrario agli interessi dell'entità aziendale e della sua gestione;
• Uso improprio di informazioni personali e informazioni riservate sui dipendenti e sull'alta dirigenza della società, divulgazione di interessi e segreti commerciali della società;
• Violazione grave delle regole del protocollo aziendale e dell'etichetta;
• Violazione delle norme interne sul lavoro e dei regolamenti aziendali;
• Violazione delle norme di sicurezza antincendio;
• Mancato rispetto delle norme di sicurezza;
• Fornire informazioni false per guadagno personale.

Qualsiasi spazio ufficio che abbia un manager e almeno alcuni dipendenti implica la presenza di una sorta di forza organizzativa che garantisca il buon funzionamento dell'ufficio e il suo normale funzionamento. Avere un responsabile dell'ufficio nello staff è un vero punto di forza.

Cosa comporta questa posizione?

Questa posizione prevede l'organizzazione del lavoro di tutti gli altri dipendenti, compreso il manager, nonché l'interazione con il mondo esterno per conto dell'azienda attraverso la corrispondenza commerciale, le conversazioni telefoniche e la ricezione di visitatori.

Nelle piccole organizzazioni, spesso il responsabile dell'ufficio combina le funzioni commercialista e addetto alle risorse umane. Nelle grandi aziende gli possono essere subordinati la segreteria, gli autisti e il personale amministrativo.

Tale abbondanza responsabilità forma un certo insieme di qualità personali necessarie di un potenziale candidato per questa posizione. I principali sono capacità di comunicazione, responsabilità, diligenza, efficienza, capacità organizzative e puntualità.

Requisiti per questo specialista

Ne richiedono anche alcuni competenze specifiche, che derivano dall'elenco delle responsabilità: uso sicuro di un personal computer e lavoro con apparecchiature per ufficio, competenze competenti nel linguaggio orale e nella corrispondenza commerciale, conoscenza del lavoro d'ufficio. Se necessario, all'elenco dei requisiti può essere aggiunta la conoscenza delle lingue straniere, della contabilità, della legislazione del lavoro, ecc.

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Responsabilità lavorative

L'elenco delle responsabilità assegnate può essere molto, molto ampio e dipende sempre dai requisiti di una particolare organizzazione.

Dal generale elenco delle responsabilità Possiamo evidenziare quelli che sono quasi sempre inclusi nella descrizione del lavoro:

• Elaborazione della corrispondenza in entrata e in uscita, conduzione della corrispondenza commerciale, ridistribuzione dei documenti in entrata all'interno dell'organizzazione in base allo scopo previsto;
• Lavoro d'ufficio, controllo dei documenti, tracciamento dei termini di contratti e accordi;
• Condurre conversazioni telefoniche, ricevere chiamate in arrivo;
• Accoglienza dei visitatori - clienti, appaltatori, partner, autorità di regolamentazione;
• Fornire all'ufficio le forniture necessarie: cancelleria, mobili, attrezzature per ufficio. Ciò include anche il monitoraggio dei problemi emergenti e dei guasti, chiamando tempestivamente i tecnici competenti;
• Elaborazione di un programma di lavoro d'ufficio, elaborazione e mantenimento del programma di lavoro del manager;
• Organizzazione dei viaggi di lavoro dei dipendenti, logistica delle merci trasportate;
• Organizzazione di eventi - meeting, convegni, eventi aziendali;
• Mantenere una base di clienti;
• Tenuta dei verbali di riunioni e convegni.

Al responsabile dell'ufficio possono essere affidate, tra le altre cose, anche responsabilità per la manutenzione del sito web, l'organizzazione della pubblicità, l'ordinazione di souvenir e prodotti stampati, la distribuzione di materiale informativo sull'azienda, ecc.

Questa professione è descritta nel seguente video:

Cosa includere nel curriculum

Così, quando si scrive un curriculum Per il posto vacante di dirigente d'ufficio, è necessario indicare la presenza delle qualità personali e delle competenze speciali di cui sopra, nonché fare affidamento sui requisiti specifici del datore di lavoro specificati nella descrizione del posto vacante, poiché possono variare in modo significativo rispetto ai requisiti standard .

La maggior parte dei posti vacanti sono disponibili solo con un diploma di istruzione superiore, anche se una specialità specifica di solito non è importante; l'istruzione può essere economica, giuridica, linguistica, filologica, psicologica o qualsiasi altra pertinente al campo di lavoro; Inoltre, il datore di lavoro spesso indica la presenza di una fotografia del richiedente come prerequisito per accettare un curriculum a titolo oneroso. Questo perché il direttore dell'ufficio diventerà il volto dell'azienda e la maggior parte dei datori di lavoro si preoccupa del suo aspetto.

Caratteristiche del lavoro del responsabile dell'ufficio

Agenzie immobiliari

Poiché lavorare in un'agenzia immobiliare è in gran parte correlato a aumentare la base clienti, oltre allo studio accurato delle basi giuridiche delle transazioni, il lavoro di un responsabile d'ufficio è direttamente correlato a queste caratteristiche.

Potrebbe essere necessario inserire informazioni pubblicitarie, ordinare souvenir, chiamare clienti attuali o potenziali, spiegare la sequenza delle azioni per la registrazione degli immobili, anche presso agenzie governative, banche e notai.

Imprese edili

Lavori legati all'edilizia implica un grande volume approvvigionamento di materiali da costruzione, logistica del loro trasporto, attrezzature pesanti, assunzione di personale aggiuntivo per lavoro temporaneo o stagionale, compresi cittadini stranieri. Una parte di queste responsabilità, a seconda delle dimensioni dell'azienda, può essere assegnata al responsabile dell'ufficio.

Compagnie di assicurazione

Ulteriori specifiche compagnie assicurative spesso si aggiunge alle responsabilità del responsabile dell'ufficio tenere conto della produttività dei dipendenti, della base clienti, dell'invio di proposte commerciali e documenti di liquidazione, della preparazione di contratti assicurativi, dell'ordinazione di prodotti di stampa e pubblicitari.

In un modo o nell'altro, ma in quasi tutte le aree del lavoro dell'organizzazione dal responsabile dell'ufficio tenuti a lavorare con i propri clienti. Potrebbe trattarsi semplicemente di ricevere visitatori, indirizzarli allo specialista giusto, lavorare in modo indipendente con un cliente nell'ambito delle proprie competenze, attirare nuovi clienti e, se necessario, effettuare vendite attive. In tutti questi casi, per lavorare in questa posizione, l'esperienza nell'interazione con le persone, la capacità di conquistare se stessi e le capacità di persuasione sono semplicemente necessarie.

Inoltre, va notato che è necessario comprendere chiaramente le differenze nelle posizioni di capoufficio, poiché, come da tutto quanto sopra, le responsabilità lavorative di un capoufficio possono spesso comprendere anche il lavoro di segreteria, ma in generale è molto più ampio, e la combinazione di queste posizioni avviene solo nei casi dove l’organizzazione è piuttosto piccola e l’ambito delle responsabilità non garantisce il carico di lavoro di due unità di personale con funzioni simili.

Per informazioni sui percorsi formativi e sulle competenze acquisite in questa professione si veda il seguente video:

Responsabile dell'ufficio– un “tuttofare”, senza il quale è difficile immaginare il lavoro di un’azienda moderna. La descrizione del lavoro di un direttore d'ufficio richiede un'elaborazione seria, perché le responsabilità lavorative di un direttore d'ufficio comprendono le funzioni di segretario, responsabile delle forniture, amministratore ed è spesso coinvolto nella gestione dei registri del personale e nella contabilità primaria. Come non perdere i punti chiave e le sfumature importanti del lavoro di un capoufficio? Ti offriamo una descrizione del lavoro di esempio per un responsabile di ufficio con le responsabilità e le autorità più tipiche.

Descrizione del lavoro per responsabile di ufficio

HO APPROVATO
direttore generale
Cognome I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Disposizioni generali

1.1. Un responsabile dell'ufficio appartiene alla categoria degli specialisti.
1.2. Un direttore d'ufficio è nominato e licenziato con ordine del direttore generale della società.
1.3. Il responsabile dell'ufficio riporta direttamente al direttore generale.
1.4. L'autista, il corriere e l'addetto alle pulizie riferiscono al responsabile dell'ufficio.
1.5. Durante l'assenza del responsabile dell'ufficio, i suoi diritti e le sue responsabilità vengono trasferiti ad un altro funzionario, come annunciato nell'ordine dell'organizzazione.
1.6. Alla carica di responsabile dell'ufficio viene nominata una persona che soddisfa i seguenti requisiti: istruzione - istruzione superiore, istruzione superiore o secondaria specializzata incompleta, almeno un anno di esperienza in lavori simili, conoscenza delle apparecchiature per ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante) , Programmi Microsoft Office (Word, Excel), lavoro d'ufficio.
1.7. Il responsabile dell'ufficio è guidato nelle sue attività da:
- atti legislativi della Federazione Russa;
- Lo statuto della società, i regolamenti interni sul lavoro e altri regolamenti della società;
- ordini e istruzioni della direzione;
- questa descrizione del lavoro.

2. Responsabilità lavorative di un responsabile di ufficio

Il responsabile dell'ufficio svolge le seguenti mansioni lavorative:
2.1. Risponde alle telefonate, registra e trasmette le informazioni ufficiali al direttore generale e ai dipendenti dell'azienda.
2.2. Assicura il flusso documentale aziendale: corrispondenza in entrata e in uscita, registrazione, contabilità, conservazione, archiviazione dei documenti.
2.3. Esegue lavori di copiatura e duplicazione per conto del Direttore Generale.
2.4. Per conto del Direttore Generale, prepara bozze di lettere, richieste e altri documenti relativi alle attività della società.
2.5. Per conto del Direttore Generale, stampa materiali ufficiali e mantiene un database.
2.6. Prepara le riunioni e le riunioni tenute dal Direttore Generale (supporto materiale e tecnico, comunicazione ai partecipanti dell'ora e del luogo della riunione, ordine del giorno).
2.7. Organizza viaggi di lavoro per i dipendenti: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenota alberghi.
2.8. Organizza la fornitura di forniture per ufficio, materiali di consumo e altri articoli di inventario necessari per il funzionamento dell'ufficio. Organizza la loro accettazione, contabilità, conservazione ed emissione.
2.9. Monitora il corretto stato delle apparecchiature per ufficio e delle comunicazioni; Quando si identificano malfunzionamenti delle apparecchiature per ufficio e di altre apparecchiature, si chiamano specialisti per eseguire lavori di riparazione e altri tipi di manutenzione.
2.9. Coordina e controlla il lavoro dell'autista: (accettazione delle richieste per un'auto e sviluppo di un programma per l'utilizzo dei veicoli aziendali); corriere (accettazione delle domande e sviluppo di un programma); donne delle pulizie.

3. Diritti del responsabile dell'ufficio

Il responsabile dell'ufficio ha il diritto:
3.1. Ricevere informazioni, comprese informazioni riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.
3.2. Approvare i documenti delle attività di gestione nell'ambito delle loro competenze.
3.3. Presenta proposte al management per migliorare il tuo lavoro e quello dell’azienda.
3.4. Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per lo svolgimento dei compiti ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti generati come risultato delle attività dell'azienda.
3.5. Prendi decisioni di tua competenza.
3.6. Applicare incentivi e imporre sanzioni ai dipendenti subordinati al responsabile dell'ufficio, previo accordo con il direttore generale.

4. Responsabilità del responsabile dell'ufficio

Il responsabile dell'ufficio ha il compito di:
4.1. Per inadempimento e/o adempimento intempestivo e negligente dei propri doveri d’ufficio.
4.2. Per mancato rispetto delle istruzioni, degli ordini e dei regolamenti vigenti sul mantenimento dei segreti commerciali e delle informazioni riservate.
4.3. Per violazione delle norme interne sul lavoro, della disciplina del lavoro, delle norme di sicurezza e di sicurezza antincendio.