ბიზნეს ელ.ფოსტის დაწერის ეთიკა. საქმიანი პროფესიული მიმოწერა: საფუძვლები და წესები

საქმიანი კომუნიკაცია არ შეიძლება წარმოიდგინო მიმოწერის გარეშე, რადგან პირადი შეხვედრა თანამშრომლობის საკითხების გადასაჭრელად ყოველთვის არ არის შესაძლებელი. ყველაზე აქტუალური პრობლემები ბიზნეს მიმოწერა

საქმიანი კომუნიკაცია არ შეიძლება წარმოიდგინო მიმოწერის გარეშე, რადგან პირადი შეხვედრა თანამშრომლობის საკითხების გადასაჭრელად ყოველთვის არ არის შესაძლებელი. საქმიანი მიმოწერა ეხმარება გადაჭრას ყველაზე აქტუალური პრობლემები მოკლე დროში, მაგრამ ეტიკეტის წესების შეუსრულებლობამ ან წერილის ალოგიკურად აგებამ შეიძლება ზიანი მიაყენოს პარტნიორობას ან გაასხვისოს პოტენციური კლიენტი. როგორც ოფიციალურ მოლაპარაკებებში, არსებობს გარკვეული წესები: წერილის ფორმატი და კომუნიკაციის სტილი.

ქცევის ზოგადი წესები საქმიანი მიმოწერა

რა არის ელექტრონული ფოსტა? თანამედროვე ბიზნეს სამყაროში ეს არის:

• Შენი სახე. ელ.ფოსტის დახმარებით შეგიძლიათ შექმნათ დადებითი იმიჯიკონტრაგენტის თვალში ან გააფუჭოს პირველი შთაბეჭდილება.
• თქვენი სამუშაო ინსტრუმენტი. გარე სამყაროსთან ბევრი კომუნიკაცია ხდება ელექტრონული ფოსტით. ამიტომ, თუ თქვენ ფლობთ ამ ინსტრუმენტს, შეგიძლიათ გაამარტივოთ თქვენი ცხოვრება.
• ძლიერი ყურადღების გაფანტვა. გარე სამყაროცდილობს შეგაწუხოთ, შეგაწუხოთ და შეცდომაში შეგიყვანოთ ელექტრონული ფოსტით.

ამ თვალსაზრისით, მოდით შევხედოთ ელ.ფოსტის მუშაობას. დავიწყოთ რაღაც მარტივით.

ასოს ფორმატირება

მე ვიყენებ Mozilla Thunderbird-ის ელ.ფოსტის კლიენტს, ამიტომ გამოვიყენებ მას, როგორც მაგალითად. მოდით შევქმნათ ახალი ასო და გადავიდეთ ზემოდან ქვემოდან ველების სიის მეშვეობით.

Ვის. კოპირება. დამალული ასლი

შეიძლება ზოგიერთმა არ იცის, მაგრამ Mozilla-ში "To" შეიძლება შეიცვალოს "Cc" ან "Bcc".

• Ვის: ვწერთ მთავარ მიმღებს ან რამდენიმე მიმღებს, რომლებიც გამოყოფილია მძიმით.
• კოპირება: ვწერთ მას, ვინც უნდა წაიკითხოს წერილი, მაგრამ ვისგანაც რეაქციას არ ველით.
• დამალული ასლი: ჩვენ ვწერთ ვინმეს, ვინც უნდა წაიკითხოს წერილი, მაგრამ უცნობი უნდა დარჩეს წერილის სხვა მიმღებებისთვის. განსაკუთრებით მიზანშეწონილია გამოიყენოთ საქმიანი წერილების მასობრივი გაგზავნისთვის, როგორიცაა შეტყობინებები.

არასწორი მასობრივ გზავნილებში მიუთითეთ მიმღებები ველების "ასლი" ან "მიმდევრობით". წელიწადში რამდენჯერმე ვიღებ წერილებს, რომლებშიც ჩამოთვლილია 50-90 მიმღები ველში "Cc". არსებობს კონფიდენციალურობის დარღვევა. თქვენმა ყველა მიმღებმა არ უნდა იცოდეს ვისთან მუშაობთ მსგავს თემაზე. კარგია, თუ ესენი არიან ადამიანები, რომლებიც ერთმანეთს იცნობენ. რა მოხდება, თუ სიაში არის კონკურენტი კომპანიები, რომლებმაც არ იციან ერთმანეთის შესახებ? მინიმუმ, თქვენ უნდა მოემზადოთ არასაჭირო ახსნა-განმარტებისთვის და მაქსიმუმ, შეწყვიტოთ თანამშრომლობა ერთ-ერთ მათგანთან. არ გააკეთოთ ეს ასე.

წერილის საგანი

პროფესიონალური საფოსტო სერვისები ხშირად წერენ (ზოგჯერ გონივრულად) თავიანთ კორპორატიულ ბლოგებზე ელ.ფოსტის სათაურის ხაზის მნიშვნელობაზე. მაგრამ ყველაზე ხშირად ჩვენ ვსაუბრობთ გაყიდვების წერილებზე, სადაც წერილის თემა წყვეტს პრობლემას "ელ.წერილი უნდა გაიხსნას".

ჩვენ განვიხილავთ ყოველდღიურ საქმიან მიმოწერას. აქ თემა აგვარებს პრობლემას „წერილი და მისი ავტორი ადვილად უნდა ამოიცნონ და შემდეგ მოიძებნონ“. უფრო მეტიც, თქვენი მონდომება დაგიბრუნდებათ მრავალი კარმის სახით საპასუხო წერილები, მხოლოდ დანართებით Re:ან FWD, რომელთა შორის თქვენ მოგიწევთ მოძებნოთ სასურველი წერილი თემაზე.

ოცი ასო არის ერთდღიანი მიმოწერის მოცულობა საშუალო მენეჯერისთვის. მე საერთოდ არ ვსაუბრობ მეწარმეებზე და ბიზნესის მფლობელებზე, მათი ასოების რაოდენობა ზოგჯერ სცილდება 200-ს ან მეტს დღეში. ამიტომ კიდევ ერთხელ: არ გაგზავნოთ ელ.წერილი ცარიელი თემით.

მაშ, როგორ სწორად ჩამოვაყალიბოთ ელ. ფოსტის სათაური?

შეცდომა #1 : სათაურში მხოლოდ კომპანიის სახელი. მაგალითად, "ცა" და ეს არის ის. ჯერ ერთი, თქვენ ალბათ ერთადერთი არ ხართ თქვენი კომპანიისგან, ვინც დაუკავშირდა ამ კონტრაგენტს. მეორეც, ასეთ თემას არანაირი მნიშვნელობა არ აქვს, რადგან თქვენი კომპანიის სახელი უკვე ჩანს მისამართიდან. მესამე, გამოიცანით როგორი იქნება თქვენი საფოსტო ყუთი მიმოწერის ამ მიდგომით? Რაღაც მსგავსი.

მოსახერხებელია ასეთ თემებზე ძიება?

შეცდომა #2 : მოციმციმე, გასაყიდი სათაური. ძალიან კარგია, თუ იცი, როგორ დაწერო ასეთი სათაურები. მაგრამ არის თუ არა მიზანშეწონილი ამ უნარების გამოყენება ბიზნეს მიმოწერაში? დაიმახსოვრე ბიზნეს ელ. ფოსტის სათაურის ხაზი: არა გაყიდვა, არამედ იდენტიფიკაციისა და ძიების უზრუნველყოფა.

წერილის ტექსტი

არსებობს მრავალი გზამკვლევი ტექსტების წერისთვის სხვადასხვა შემთხვევებიცხოვრება. მაგალითად, მაქსიმ ილიახოვს, ალექსანდრე ამზინს და სიტყვის სხვა ოსტატებს ბევრი სასარგებლო ინფორმაცია აქვთ. გირჩევთ, წაიკითხოთ მათი სტატიები, სულ მცირე, ზოგადი წიგნიერების გასაუმჯობესებლად და წერითი მეტყველების საერთო სტილის გასაუმჯობესებლად.

წერილის დაწერის პროცესში რამდენიმე გადაწყვეტილება თანმიმდევრულად უნდა მივიღოთ.

ზრდილობის საკითხია . წერილის დასაწყისში თქვენ შეგიძლიათ გადაიტანოთ სასიამოვნო ან თუნდაც სინაზე სულისკვეთებით: „ჩემო ძვირფასო როდია, უკვე ორ თვეზე მეტია, რაც მე შენთან წერილობით ვესაუბრები, რის გამოც მე თვითონ განვიცდიდი და არც კი მეძინა. ღამეები, ფიქრი." ძალიან თავაზიანი და ძალიან ძვირი, როგორც ასეთი შესავლის დასაწერად, ასევე თანამოსაუბრის წაკითხვის დროს. მიმოწერა ბიზნესია, გახსოვს? არა ესე ეპისტოლარული ჟანრიკონკურსისთვის და არა რასკოლნიკოვის დედის წერილი, არამედ საქმიანი მიმოწერა.

ჩვენ პატივს ვცემთ ჩვენს და მიმღების დროს!

აზრი აქვს მხოლოდ საკუთარი თავის გაცნობას და თქვენი გაცნობის გარემოებების გახსენებას გამოფენაზე დროებითი შეხვედრის შემდეგ გაგზავნილ პირველ წერილში. თუ ეს არის თანამშრომლობის გაგრძელება ან მიმდინარე მიმოწერა, დღის პირველ წერილში ვწერთ: "გამარჯობა, ივანე", მეორეში და შემდეგში: "ივანე, ...".

გასაჩივრება . მე ყოველთვის მაწუხებდა კითხვა, თუ ვის მივმართო წერილში, თუ რამდენიმე მიმღებია. ამას წინათ წერილი მივწერე სამ გოგონას სახელად ანას. ყოველგვარი ეჭვის გარეშე დავწერე "გამარჯობა, ანა" და არ ვნერვიულობ. მაგრამ ასეთი იღბალი ყოველთვის არ არის საქმე.

რა მოხდება, თუ არის სამი ან თუნდაც შვიდი მიმღები და მათ არ აქვთ იგივე სახელი? თქვენ შეგიძლიათ ჩამოთვალოთ ისინი სახელით: "დილა მშვიდობისა, როდიონ, პულჩერია, ავდოტია და პიოტრ პეტროვიჩ". მაგრამ ეს გრძელია და დრო სჭირდება. შეგიძლიათ დაწეროთ: "გამარჯობა, კოლეგებო!"

მე თვითონ ვიყენებ პირის სახელით მიმართვის წესს ველში „To“. და საერთოდ ნუ დაუკავშირდებით მათ ასლში. ეს წესი ასევე გაძლევთ საშუალებას უფრო ზუსტად განსაზღვროთ (ერთი!) წერილის ადრესატი და ამ წერილის მიზანი.

ციტატა . ხშირად მიმოწერა არის ასოების ჯაჭვი კითხვა-პასუხით - ერთი სიტყვით, დიალოგი. კარგ პრაქტიკად ითვლება, რომ არ წაშალოთ მიმოწერის ისტორია და არ დაწეროთ თქვენი პასუხი ციტირებული ტექსტის ზედა ნაწილში, რათა ამ მიმოწერას ერთი კვირის შემდეგ დაუბრუნდეთ, ადვილად წაიკითხოთ დიალოგი ზემოდან ქვემოდან, თარიღის მიხედვით.

რატომღაც, Mozilla-ში ნაგულისხმევი პარამეტრია „კურსორის განთავსება ციტირებული ტექსტის შემდეგ“. გირჩევთ შეცვალოთ ის "ინსტრუმენტები" → "ოფციები" მენიუში ანგარიში» → „შემუშავება და მიმართვა“. ასეც უნდა იყოს.

წერილის მიზანი . საქმიანი წერილების ორი ტიპი არსებობს:

• როდესაც უბრალოდ ვაცნობებთ თანამოსაუბრეს (მაგალითად, ანგარიში თვის გაწეული სამუშაოს შესახებ);
• ხოლო როცა თანამოსაუბრისგან რამე გვინდა. მაგალითად, რათა მან დაამტკიცოს თანდართული ინვოისი გადახდისთვის.

როგორც წესი, ბევრჯერ მეტი წამახალისებელი წერილებია, ვიდრე საანგარიშო წერილები. თუ თანამოსაუბრისგან რაღაცის მიღწევა გვინდა, ძალიან მნიშვნელოვანია ამის თქმა წერილში უბრალო ტექსტით. მოქმედებისკენ მოწოდებას უნდა ახლდეს სახელი და იყოს ბოლო წინადადება წერილში.

არასწორი : ”პორფირი პეტროვიჩ, მე ვიცი, ვინ მოკლა მოხუცი ქალი.”

უფლება : ”პორფირი პეტროვიჩ, მე ვიყავი ის, ვინც მოხუცი ქალი მოვკალი, გთხოვთ, მიიღოთ ზომები ჩემს დასაჭერად, დავიღალე ტანჯვით!”

რატომ უნდა იფიქროს კორესპონდენტმა თქვენთვის რა უნდა გააკეთოს ამ წერილთან? ყოველივე ამის შემდეგ, მან შეიძლება არასწორი გადაწყვეტილება მიიღოს.

ხელმოწერა ტექსტში . ის უნდა იყოს. უფრო მეტიც, ელ.ფოსტის ყველა კლიენტი საშუალებას გაძლევთ დააკონფიგურიროთ ხელმოწერის ავტომატური ჩანაცვლება, მაგალითად კლასიკური "პატიოსნად, ...". Mozilla-ში ეს კეთდება მენიუში "Tools" → "Account Options".

ხელმოწერაში კონტაქტების ჩაწერა თუ არა, ეს ყველას პირადი საქმეა. მაგრამ თუ რაიმე ფორმით ხართ დაკავშირებული გაყიდვებთან, აუცილებლად დაწერეთ. მაშინაც კი, თუ გარიგება არ შედგა კომუნიკაციის შედეგად, მომავალში თქვენ ადვილად აღმოჩნდებით ხელმოწერის კონტაქტების გამოყენებით.

და ბოლოს, წერილის ტექსტის კიდევ ერთი ფუნქცია იმ თანამოსაუბრეებისთვის, რომლებსაც არ მოსწონთ (არ შეუძლიათ, არ სურთ, არ აქვთ დრო) თქვენს წერილებზე პასუხის გაცემა. გთხოვთ მიუთითოთ ნაგულისხმევი წერილის ტექსტში. მაგალითად, „პორფირი პეტროვიჩ, თუ პარასკევს 12:00 საათამდე არ მოხვალ ჩემს დასაჭერად, მაშინ თავს ამნისტირებულად ვთვლი“. რა თქმა უნდა, ვადა რეალური უნდა იყოს (არ უნდა გამოაგზავნოთ ტექსტი მაგალითიდან პარასკევს 11:50 საათზე). მიმღებს ფიზიკურად უნდა შეეძლოს თქვენი წერილის წაკითხვა და მოქმედება. ასეთი "დუმილი" ათავისუფლებს პასუხისმგებლობას თანამოსაუბრის უპასუხოდ. როგორც ყოველთვის, ამ ფუნქციის გამოყენებას გონივრულად უნდა მიუდგეთ. თუ ადამიანი თქვენს წერილებს დროულად და რეგულარულად უპასუხებს, ასეთმა ულტიმატუმმა შეიძლება, თუ არა შეურაცხყოფა მიაყენოს მას, ცოტა სტრესის ქვეშ მოახდინოს ან გადაწყვიტოს, ახლავე არ უპასუხოს წერილს, არამედ დაგელოდოთ პარასკევს.

დანართები

წერილებს ხშირად თან ახლავს დანართები: რეზიუმეები, კომერციული წინადადებები, შეფასებები, განრიგი, დოკუმენტების სკანირება - ძალიან მოსახერხებელი ინსტრუმენტი და ამავე დროს პოპულარული შეცდომების წყარო.

შეცდომა : უზარმაზარი ინვესტიციის ზომა. მე ხშირად ვიღებ წერილებს დანართებით 20 მბ-მდე ზომის. როგორც წესი, ეს არის ზოგიერთი დოკუმენტის სკანირება TIFF ფორმატში, 600dpi გარჩევადობით. კორესპონდენტის ელ.ფოსტის პროგრამა თითქმის გაყინული იქნება რამდენიმე წუთის განმავლობაში უშედეგო მცდელობებიჩამოტვირთეთ ამ დანართის გადახედვა. და ღმერთმა ქნას, მიმღებმა სცადოს წაიკითხოს ეს წერილი სმარტფონზე...

პირადად მე მაშინვე ვშლი ასეთ წერილებს. არ გინდათ, რომ თქვენი ელფოსტა წაკითხვამდე ნაგავში მოხვდეს? შეამოწმეთ ინვესტიციის ზომა. რეკომენდებულია, რომ ის იყოს არაუმეტეს 3 მბ.

რა უნდა გააკეთოს, თუ ის აღემატება?

• სცადეთ თქვენი სკანერის ხელახლა კონფიგურაცია სხვა ფორმატზე და გარჩევადობაზე. მაგალითად, PDF და 300dpi წარმოქმნის საკმაოდ წასაკითხ სკანირებას.
• იფიქრეთ პროგრამებზე, როგორიცაა WinRar ან 7zip archiver. ზოგიერთი ფაილი შესანიშნავად იკუმშება.
• რა უნდა გააკეთოს, თუ დანართი უზარმაზარია და ვერ შეკუმშავთ მას? მაგალითად, თითქმის ცარიელი საბუღალტრო მონაცემთა ბაზა იწონის 900 მბ. Cloud ინფორმაციის შენახვა მოვა სამაშველოში: Dropbox, Google Drive და მსგავსი. ზოგიერთი სერვისი, როგორიცაა Mail.ru, ავტომატურად გარდაქმნის უზარმაზარ დანართებს ღრუბლოვან საცავის ბმულებად. მაგრამ მე მირჩევნია ღრუბელში შენახული ინფორმაციის მე თვითონ ვმართო, ამიტომ არ მივესალმები Mail.ru-დან ავტომატიზაციას.

და კიდევ ერთი არც თუ ისე აშკარა რეკომენდაცია ინვესტიციების შესახებ - მათი სახელი . ის გასაგები და მისაღები უნდა იყოს მიმღებისთვის. ოდესღაც კომპანიაში ვამზადებდით Კომერციული შეთავაზებასახელით... იყოს ფიოდორ მიხაილოვიჩ დოსტოევსკი. მე მივიღე წერილი მენეჯერისგან დასამტკიცებლად CP-ის პროექტით და დანართში იყო ფაილი სახელწოდებით „ForFedi.docx“. მენეჯერს, რომელმაც ეს გამომიგზავნა, ჰქონდა დიალოგი, რომელიც ასე წავიდა:

ძვირფასო მენეჯერო, თქვენ პირადად მზად ხართ მიხვიდეთ ამ პატივცემულ კაცთან და პირისპირ დაურეკოთ მას ფედია?

რატომღაც არა, პატივსაცემი კაცია, ყველა სახელითა და პატრონიმით ეძახის.

რატომ დაარქვით დანართს „ფედისთვის“? ახლავე რომ გავუგზავნო, როგორ ფიქრობთ, ცულებს იყიდის ჩვენგან ამ CP-ით?

მოგვიანებით ვაპირებდი სახელის გადარქმევას...

რატომ მოამზადოთ დროის ბომბი - პოტენციური კლიენტის უარი - ან შექმნათ დამატებითი სამუშაო თქვენთვის ფაილის სახელის გადარქმევით? რატომ არ დაუყოვნებლივ დაასახელოთ დანართი სწორად: "Fyodor Mikhailovich.docx-ისთვის" ან კიდევ უკეთესი - "KP_Sky_Axes.docx".

ასე რომ, ჩვენ მეტ-ნაკლებად დალაგებული გვაქვს ელ.წერილი, როგორც „ადამიანი“. მოდით გადავიდეთ ელ.ფოსტაზე, როგორც ეფექტური მუშაობის ინსტრუმენტზე და ვისაუბროთ მის გაფანტულ კომპონენტზე.

ასოებთან მუშაობა

ფოსტა არის ძლიერი ყურადღების გაფანტვა. როგორც ნებისმიერი ყურადღების გაფანტვის შემთხვევაში, ელფოსტას უნდა გავუმკლავდეთ წესების გამკაცრებას და სამუშაო გრაფიკის დანერგვას.

მინიმუმ, თქვენ უნდა გამორთოთ ყველა შეტყობინება ფოსტის ჩამოსვლის შესახებ. თუ ელ.ფოსტის კლიენტი კონფიგურირებულია ნაგულისხმევად, თქვენ მიიღებთ შეტყობინებას ხმოვანი სიგნალით, საათის გვერდით მდებარე ხატულა ციმციმდება და გამოჩნდება ასოს წინასწარი გადახედვა. ერთი სიტყვით, ყველაფერს გააკეთებენ იმისთვის, რომ ჯერ მოგაშორონ შრომატევადი სამუშაო, და შემდეგ ჩაეფლო წაუკითხავი წერილების უფსკრულში და დაუთვალიერებელი ფოსტით - ცხოვრებიდან ერთი-ორი საათის გამოკლებით.

ზოგიერთ ადამიანს აქვს ძლიერი ნებისყოფა, რაც მათ საშუალებას აძლევს, შეტყობინებებმა არ გადაიტანონ ყურადღება, მაგრამ ჩვეულებრივი ხალხიჯობია ბედი არ ცდუნო და გამორთო. Mozilla Thunderbird-ში ეს კეთდება მენიუს მეშვეობით "ინსტრუმენტები" → "პარამეტრები" → "ზოგადი" → "ახალი შეტყობინებების გამოჩენა".

თუ შეტყობინებები არ არის, როგორ უნდა გაიგოთ, რომ წერილი მოვიდა?

Ძალიან მარტივი. თქვენ თვითონ, შეგნებულად, გამოყავით დრო თქვენი ფოსტის დასალაგებლად, ელფოსტის კლიენტის გახსნისთვის და ყველა წაუკითხავი შეტყობინების სანახავად. ეს შეიძლება გაკეთდეს დღეში ორჯერ, მაგალითად, ლანჩზე და საღამოს, ან იძულებითი გაჩერების დროს, მაგალითად, საცობებში.

ადამიანები ხშირად კითხულობენ, რაც შეეხება პასუხების დროს და გადაუდებელ წერილებს? მე ვპასუხობ: თქვენ არ გაქვთ სასწრაფო წერილები ფოსტაში. თუ თქვენ არ მუშაობთ მომხმარებელთა დახმარების განყოფილებაში (ამ განყოფილებას აქვს ფოსტით მუშაობის საკუთარი წესები).

თუ არის გადაუდებელი წერილები, გამგზავნი შეგატყობინებთ ამის შესახებ სხვა არხებით - ტელეფონით, SMS-ით, სკაიპით. შემდეგ თქვენ შეგნებულად შეხვალთ თქვენს ელ.ფოსტის კლიენტში და დაამუშავებთ სასწრაფო ფოსტას. დროის მენეჯმენტის ყველა გურუ (მაგალითად, გლებ არხანგელსკი თავისი „Time Drive“) აცხადებს სტანდარტულ პასუხს ელფოსტაზე 24 საათის განმავლობაში. ეს კარგი მანერების ნორმალური წესია - არ ელოდოთ მყისიერ პასუხებს ელექტრონული ფოსტით თქვენი თანამოსაუბრისგან. თუ არის გადაუდებელი წერილი, შეატყობინეთ ამის შესახებ უფრო სწრაფი საკომუნიკაციო არხებით.

ასე რომ, ჩვენ გამორთეთ შეტყობინებები და ახლა ჩავრთეთ ელ.ფოსტის კლიენტი ჩვენი გრაფიკის მიხედვით.

რა უნდა გავაკეთოთ, როდესაც მივდივართ ფოსტაზე და ვმონაწილეობთ აქტივობაში სახელწოდებით „ელფოსტის დახარისხება“? სად არის ამ ნაწარმოების დასაწყისი და დასასრული?

ბევრი მსმენია ნულოვანი ინბოქსის სისტემის შესახებ, მაგრამ, სამწუხაროდ, არც ერთი ადამიანი არ შემხვედრია, ვინც მას იყენებს. ჩემი ბორბლის ხელახლა გამოგონება მომიწია. ამ თემაზე არის სტატიები Lifehacker-ზე. Მაგალითად, " ". ქვემოთ მე ვისაუბრებ ნულოვანი შემოსულების სისტემაზე ჩემს ინტერპრეტაციაში. მადლობელი ვიქნები, თუ GTD გურუები კომენტარს გააკეთებენ და დაამატებენ ან გააუმჯობესებენ აღწერილ სისტემას.

მნიშვნელოვანია გვესმოდეს და აღიაროთ, რომ ელფოსტა არ არის დავალების განრიგი ან არქივი თქვენი საქმიანობისთვის. ამიტომ, Inbox საქაღალდე ყოველთვის ცარიელი უნდა იყოს. მას შემდეგ რაც დაიწყებთ თქვენი შემოსულების დახარისხებას, არ გაჩერდეთ და არ შეგაწუხოთ არაფერი, სანამ ამ საქაღალდეს არ დაცარიელებთ.

რა უნდა გააკეთოთ თქვენს შემოსულებში წერილებთან? თქვენ უნდა გაიაროთ თითოეული ასო თანმიმდევრულად და წაშალოთ იგი. დიახ, უბრალოდ მონიშნეთ და დააჭირეთ Delete თქვენს კლავიატურაზე. თუ თქვენ ვერ ახერხებთ წერილის წაშლას, თქვენ უნდა გადაწყვიტოთ რა უნდა გააკეთოთ მასთან.

1. შეგიძლია სამ წუთში უპასუხო? მჭირდება ამაზე პასუხის გაცემა? დიახ, აუცილებელია და პასუხი დასჭირდება არაუმეტეს სამი წუთისა, მაშინვე უპასუხეთ.
2. თქვენ უნდა უპასუხოთ, მაგრამ პასუხის მომზადებას სამ წუთზე მეტი დრო დასჭირდება. თუ იყენებთ დავალების განრიგს, რომელიც საშუალებას გაძლევთ გადაიყვანოთ ელფოსტა დავალებად, გადააქციეთ ელ.წერილი ამოცანად და დაივიწყეთ ცოტა ხნით. მაგალითად, მე ვიყენებ აბსოლუტურად შესანიშნავ სერვისს Doit.im. ის საშუალებას გაძლევთ შექმნათ პირადი ელ.ფოსტის მისამართი: თქვენ გადაუგზავნით მას წერილს და ის იქცევა ამოცანად. მაგრამ თუ არ გაქვთ დავალების გრაფიკი, გადაიტანეთ ასო „0_Run“ ქვესაქაღალდეში.
3. წერილზე სწრაფი პასუხის, დავალებად გადაქცევის ან უბრალოდ წაკითხვის შემდეგ, თქვენ უნდა გადაწყვიტოთ, რა უნდა გააკეთოთ ამ შეტყობინებასთან შემდეგ: წაშალეთ იგი ან გაგზავნეთ ერთ-ერთ საქაღალდეში გრძელვადიანი შენახვისთვის.

აქ არის გრძელვადიანი შენახვის საქაღალდეები, რაც მე მაქვს.

• 0_შეასრულეთ.მე არ მაქვს ასეთი საქაღალდე, მაგრამ თუ არ გაქვთ დამგეგმავი, ვიმეორებ, შეგიძლიათ აქ დადოთ ასოები, რომლებიც საჭიროებს დეტალურ მუშაობას. ეს საქაღალდე ასევე რეგულარულად უნდა გაიწმინდოს, მაგრამ გააზრებული მიდგომით სპეციალურად ამისთვის გამოყოფილ დროს.
• 1_რეფ.სწორედ აქედან ვდებ წერილებს ფონური ინფორმაცია: მისასალმებელი წერილები შესვლებით სხვადასხვა ვებ სერვისებიდან, მომავალი ფრენების ბილეთები და ა.შ.
• 2_პროექტები.აქ ინახება კორესპონდენციის არქივი პარტნიორებთან და პროექტებთან დაკავშირებით, რომლებთანაც არის მიმდინარე ურთიერთობები. ბუნებრივია, თითოეული პროექტისა თუ პარტნიორისთვის ცალკე საქაღალდე შეიქმნა. პარტნიორის საქაღალდეში ვდებ არამარტო მისი თანამშრომლების, არამედ ამ პარტნიორთან დაკავშირებული ნების თანამშრომლების წერილებს. ძალიან მოსახერხებელია: საჭიროების შემთხვევაში, პროექტზე მთელი კორესპონდენცია ხელმისაწვდომია რამდენიმე დაწკაპუნებით.
• 3_მუზეუმი.სწორედ აქ დავდე ის ასოები, რომელთა წაშლაც სამწუხარო იქნებოდა და მათი სარგებელი აშკარა არ არის. ასევე, საქაღალდეები დახურული პროექტებით „2_Projects“-დან აქ გადაინაცვლებს. მოკლედ, „მუზეუმი“ ინახავს მოხსნის პირველ კანდიდატებს.
• 4_დოკუმენტები.აქ არის წერილები ელექტრონული ნიმუშებიდოკუმენტები, რომლებიც მომავალში შეიძლება გამოადგეს ბუღალტრულ აღრიცხვას, მაგალითად, კლიენტების შერიგების ანგარიშები, ბილეთები მოგზაურობისთვის. საქაღალდეს ბევრი მსგავსება აქვს საქაღალდეებთან "2_Projects" და "1_Reference", მხოლოდ ის ინახავს საბუღალტრო ინფორმაცია, ხოლო საქაღალდეში „2_Projects“ - მართვა. "4_დოკუმენტებში" არის მკვდარი ინფორმაცია, ხოლო "2_პროექტებში" არის ცოცხალი ინფორმაცია.
• 5_ცოდნა.აქ ვდებ მხოლოდ მართლაც სასარგებლო საინფორმაციო ბიულეტენებს, რომლებზეც მსურს ცოტა ხნის შემდეგ დავბრუნდე შთაგონებისთვის ან გადაწყვეტილებების მოსაძებნად.

არსებობს ელ.ფოსტის კლიენტის სხვა პარამეტრები, რომლებიც მნიშვნელოვანია ამ სისტემის მუშაობისთვის. პირველ რიგში, Thunderbird-ში ნაგულისხმევად არის ჩამრთველი „შეტყობინებების წაკითხულად მონიშვნა“. მირჩევნია ამის გაკეთება შეგნებულად, ასე რომ ძირს დროშა! ამისათვის გადადით მენიუში "ინსტრუმენტები" → "პარამეტრები" → "გაფართოებული" → "კითხვა და ჩვენება".

მეორეც, ჩვენ ვიყენებთ ფილტრები . ადრე აქტიურად ვიყენებდი ფილტრებს, რომლებიც ავტომატურად აგზავნიდნენ წერილებს შესაბამის საქაღალდეებში გამგზავნის მისამართიდან გამომდინარე. მაგალითად, ადვოკატის წერილები გადატანილია „ადვოკატის“ საქაღალდეში. მე მივატოვე ეს მიდგომა რამდენიმე მიზეზის გამო. პირველი: ადვოკატის წერილები 99% შემთხვევაში ეხება რომელიმე პროექტს ან პარტნიორს, რაც ნიშნავს, რომ ისინი უნდა გადავიდეს ამ პარტნიორის ან პროექტის საქაღალდეში. მეორე: მე გადავწყვიტე ცნობიერების დამატება. თქვენ თავად უნდა გადაწყვიტოთ სად უნდა იყოს შენახული კონკრეტული წერილი და უფრო მოსახერხებელია დაუმუშავებელი შეტყობინებების მოძიება მხოლოდ ერთ ადგილას - შემოსულებში. ახლა მე ვიყენებ ფილტრებს მხოლოდ ავტომატური რეგულარული ასოების ორგანიზებისთვის სხვადასხვა სისტემებიდან საქაღალდეებში, ანუ ასოები, რომლებიც არ მჭირდება გადაწყვეტილების მიღებას. Mozilla Thunderbird-ში ფილტრები კონფიგურირებულია მენიუში "ინსტრუმენტები" → "შეტყობინებების ფილტრები".

ასე რომ, სწორი მიდგომით, ელ.წერილს დღეში 10-დან 60 წუთამდე უნდა დასჭირდეს, კორესპონდენციის მოცულობიდან გამომდინარე.

დიახ, და კიდევ ერთი რამ. უკვე გამორთეთ შეტყობინებები ახალი წერილების ჩამოსვლის შესახებ? ;)

ცხოვრება თანამედროვე ადამიანიარ შეუძლია სხვა ადამიანებთან მუდმივი ურთიერთობის გარეშე. ჩვენს ეპოქაში, რომელიც სწრაფად ვითარდება საინფორმაციო ტექნოლოგიებიხალხი სულ უფრო ხშირად მიმართავს ელ.წერილს, ზოგჯერ ანაცვლებს პირადი შეხვედრების საჭიროებას. ეთიკა ბიზნეს მიმოწერაში გულისხმობს გარკვეულის დაცვას მნიშვნელოვანი წესებირაც გავლენას ახდენს კორესპონდენციური ინტერვიუს შედეგებზე.

ფაქტობრივად, საქმიანი მიმოწერა მნიშვნელოვანი ელემენტია ბიზნეს კომუნიკაცია. ზოგიერთ შემთხვევაში თქვენ არ შეგიძლიათ ამის გარეშე. თუ ადამიანი აპირებს საქმიანი მიმოწერის წარმოებას, მან უნდა იცოდეს რამდენიმე კომპონენტი. მაშ, რას უნდა მიაქციოთ ყურადღება?

მეტყველების წიგნიერება

თუ ზეპირი საუბრის დროს ჯერ კიდევ შესაძლებელია მეტყველების შეცდომის დაშვება და თანამოსაუბრე ამას დათმობით მოეპყრობა, მაშინ საქმიან წერილში ასეთი ხარვეზების არსებობა სრულიად მიუღებელია. ამ შემთხვევაში, თქვენი მიმღები დიდი ალბათობით განზე დადებს წერილს და არ გააგრძელებს კითხვას. ვისაც წერთ, ეცადეთ, სწორად გააკეთოთ, ორთოგრაფიული და პუნქტუაციური შეცდომების გარეშე.

მეტყველების წიგნიერება ყველგან ფასდება. ასეთი თანამშრომლის ცოდნა ყველგან მისასალმებელი იქნება. ზოგჯერ შრომისმოყვარეობამ შეიძლება შეცვალოს ცოდნის ნაკლებობა, რომელიც, სურვილის შემთხვევაში, შეიძლება აინაზღაუროს და მიიღოთ სხვადასხვა გზით.

პრეზენტაციის სიზუსტე და სიცხადე

საქმიანი წერილი უნდა შეიცავდეს მხოლოდ იმ ინფორმაციის არსს, რომელიც წარმოადგენს პრაქტიკული ღირებულება. ყოვლად მიუღებელია გრძელ, ხანგრძლივ კამათში ჩაბმა ან თქვენი ადრესატისთვის ზედმეტი დეტალებით შეწუხება. ყველა ეს დეტალი არანაირ სარგებელს არ მოუტანს, არამედ მხოლოდ იმედებს გაუცრუებს და მიიყვანს იფიქროს, რომ შეთავაზებული ინფორმაცია არასაჭირო და უსარგებლოა.

საქმიან წერილში ინფორმაცია უნდა იყოს წარმოდგენილი ძალიან სტრუქტურირებული და ლაკონურად. თქვენი ამოცანაა, თანამოსაუბრეს მიაწოდოთ კონკრეტული აზრი ან სიახლე და არ მიიყვანოთ ღრმა ფიქრებამდე ცხოვრების შესახებ.

ვადები

საქმიანი მიმოწერის წერისას ძალზე მნიშვნელოვანია წერილების გაგზავნის ვადების დაცვა და რაც შეიძლება სწრაფად რეაგირება. მაგალითად, თუ წარმატებული კლიენტი მოელის თქვენგან მყისიერ პასუხს ზოგიერთზე მნიშვნელოვანი საკითხი, შემდეგ გადადებამ და ნებისმიერმა დაგვიანებამ შეიძლება გამოიწვიოს არასასურველი შედეგები, როგორიცაა: ხელშეკრულების გაუქმება, მნიშვნელოვანი გარიგების წარუმატებლობა და ა.შ. ასევე მნიშვნელოვანია ელფოსტის დროულად გაგზავნა, რადგან ამით თქვენ აჩვენებთ თქვენს მოწინააღმდეგეს რამდენად მნიშვნელოვანია ის თქვენთვის.

ელფოსტის ფორმატირება

ელ.ფოსტის შედგენისას ძალზე მნიშვნელოვანია რამდენიმეს გათვალისწინება მნიშვნელოვანი პუნქტები. მისი დიზაინის მეთოდი განსაზღვრავს რა შთაბეჭდილებას დატოვებს თქვენზე ადრესატს.

შეავსეთ ველი "Subject".

გასაკვირია, მაგრამ პრაქტიკაში ხშირად არის სიტუაცია, როდესაც საჭირო და საჭირო ინფორმაციის შემცველი მნიშვნელოვანი წერილები რჩება შესაბამისი საგნის მითითების გარეშე! ასეთი უყურადღებობა ან არასაჭირო ქმედებებით საკუთარი თავის დატვირთვის მიზანმიმართული უკმარისობა რეალურად იწვევს ვადების გაცდენას და გაზრდის ალბათობას, რომ წერილი საერთოდ არ გაიხსნება ადრესატის მიერ.

ამ მიზეზით, აუცილებელია შეავსოთ ველი "Subject". ეს უნდა გაკეთდეს მაშინაც კი, თუ არ აპირებთ თანამოსაუბრეს რაიმე მნიშვნელოვანის თქმას. ინტერნეტში არის სპამერების საკმაოდ მაღალი პროცენტი, რომლებიც მიზანმიმართულად ბლოკავენ ელ.წერილს და ავრცელებენ მავნე პროგრამას.

პირადი მიმართვის ხელმისაწვდომობა

დამეთანხმებით, გაცილებით სასიამოვნოა წერილების წაკითხვა, რომლებიც შეიცავს ადრესატს, ვიდრე უსახური წერილების, რომლებიც მიმართულია უცნობის მიმართ. წერილში ინდივიდუალური მიმართვის არსებობა ხაზს უსვამს მის მნიშვნელობას. გარდა ამისა, ამით თქვენ ფარულად საუბრობთ თქვენი დაუსწრებელი თანამოსაუბრის პატივისცემაზე. არ არის საჭირო ყოველთვის იცნობდეთ მიმღებს სახელით და პატრონიმიკით.

სწორი მისამართი

რამდენი შეცდომის თავიდან აცილება შეიძლებოდა, თუ ინტერნეტის ყველა მომხმარებელი უკიდურესად ფრთხილად იქნებოდა ელექტრონული ფოსტის მისამართების შევსებისას. მიუხედავად იმისა, რომ პოტენციური კლიენტები ან სხვები, რომლებთანაც ყოველდღიურად ურთიერთობთ, ხშირად ტოვებენ თავიანთ ელ.ფოსტის მისამართებს ქაღალდზე ჩაწერილი, მოგვიანებით აღმოჩნდება, რომ ისინი უკიდურესად განურჩევლად აკეთებენ ამას. სწორედ ამ მიზეზით ჩნდება მრავალი ვარიანტი, როდესაც შედგენილია და მზა წერილითურმე არ არის გაგზავნილი ან თუნდაც არასწორ მისამართზე მიდის. ყოველთვის შეამოწმეთ მნიშვნელოვანი ოპონენტის მისამართი, შეეცადეთ თავად ჩაწეროთ ის თქვენს დღიურში ან სთხოვეთ გამოგიგზავნონ სატესტო წერილი.

ინფორმაციასთან მუშაობა

ადრესატთან ან ადრესატთა ჯგუფთან დასრულებული წერილის გაგზავნამდე, ღირს ინფორმაციის ფორმატირებაზე მუშაობა. ზოგჯერ თქვენ უნდა გაგზავნოთ საკმაოდ დიდი რაოდენობით ინფორმაცია ელექტრონული ფოსტით. ამ შემთხვევაში, გაცილებით მეტი აზრი აქვს მონაცემთა არქივის შექმნას. წერილს ცალკე ფაილის სახით უნდა დაერთოს ფოტოები და სხვა დოკუმენტები. არასოდეს გადატვირთოთ წერილი ზედმეტად არასაჭირო ინფორმაციით.

ამრიგად, საქმიანი მიმოწერის ეთიკა გულისხმობს გონივრული ნორმებისა და წესების მკაცრ დაცვას, რომელიც ყველამ უნდა იცოდეს. თავდაჯერებული მომხმარებელიპერსონალური კომპიუტერი.

ოჯახისთვის და მეგობრებისთვის წერილების წერა მნიშვნელოვნად განსხვავდება ბიზნეს სამყაროში არსებული წერილებისგან. კარგად შემუშავებული წერილი საშუალებას აძლევს თანამოსაუბრეს ჩამოაყალიბოს სწორი წარმოდგენა კომპანიის რეპუტაციისა და იმიჯის შესახებ, რომელიც აგზავნის მას და ასევე დიდ გავლენას ახდენს შემდგომი თანამშრომლობის სურვილზე.

ელექტრონული ფოსტის გამოყენება

ინტერნეტ ტექნოლოგიების განვითარებამ მნიშვნელოვნად გაამარტივა მუშაობა კლიენტებთან და კომპანიების კონტრაგენტებთან - ბიზნეს პარტნიორებთან, მომწოდებლებთან, საბითუმო მომხმარებლებთან.

ახლა ყველა კომპანიას აქვს ელექტრონული საფოსტო ყუთი და საშუალებას გაძლევთ თითქმის მყისიერად გაგზავნოთ კომერციული წინადადებები, ანგარიშები პარტნიორებთან და უმაღლესი ორგანოებისთვის, განაცხადები და კონტრაქტები.

ელ.ფოსტის უპირატესობები მოიცავს შემდეგს:

• შეტყობინებების სწრაფი მიწოდება, რაც მნიშვნელოვნად აჩქარებს ტრანზაქციების და ტრანზაქციების პროცესს;
• დაბალი ფასი. ჩვეულებრივ ფოსტასთან ან კურიერის მიწოდებასთან შედარებით, ელფოსტა გაცილებით ნაკლები ღირს. გაგზავნისას შეგიძლიათ გამოიყენოთ სერვისები, რომლებიც შეიძლება იყოს აბსოლუტურად უფასო და საშუალებას მოგცემთ გააგზავნოთ ათასობით წერილი ყოველდღიურად;
• კომპანიაში მენეჯმენტის დონის შემცირება - კომპანიის ნებისმიერ თანამშრომელს შეუძლია უშუალოდ დაუკავშირდეს მენეჯერს ნებისმიერი იდეის წინადადებით. ელ.ფოსტა ამგვარად ასტიმულირებს ინოვაციას და საშუალებას აძლევს ორგანიზაციებს უფრო სწრაფად გაიზარდონ. მაგრამ შიგნით ამ შემთხვევაშიაუცილებელია იმის უზრუნველყოფა, რომ ელექტრონული ფოსტა არ გადაიქცეს ერთგვარ „საჩივრების წიგნად“, როდესაც თანამშრომლები რაიმე მიზეზით მისწერენ წერილებს კომპანიის ხელმძღვანელს, აშორებენ მას მართლაც მნიშვნელოვანი საკითხებით;
• დიდი რაოდენობით მონაცემების გადაცემის უნარი. ელ.ფოსტის ყველა სერვისს აქვს ღრუბლოვანი სერვისები, რომლებიც მხარს უჭერენ დიდი რაოდენობით მონაცემთა შენახვას და გამოყენებას, რომლებიც ადვილად და შეუფერხებლად გადადის ერთი ელფოსტის მისამართიდან მეორეზე;
• მონაცემთა უსაფრთხო გადაცემა და ინფორმაციის სარეზერვო ასლის შესაძლებლობა. ფაქსები ან ჩვეულებრივი ფოსტა უფრო დაუცველია;
• მომხმარებელთა საჭიროებებზე უფრო სწრაფი რეაგირების შესაძლებლობა - ელექტრონული ფოსტა საშუალებას გაძლევთ სწრაფად უპასუხოთ მომხმარებელთა საჩივრებს ან წინადადებებს.

თუმცა, ამ ტიპის კომუნიკაციას ასევე აქვს თავისი ნაკლოვანებები. უპირველეს ყოვლისა, ეს შეიძლება გამოწვეული იყოს წერილების გაგზავნის სპეციალისტების არაკომპეტენტურობით და, შედეგად, კომპანიასა და მის კლიენტებს შორის კოორდინაციის დარღვევით. ბიზნეს კომუნიკაციის ეთიკის საფუძვლების ცოდნა არის ძირითადი მოთხოვნა იმ პირებისთვის, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან ორგანიზაციაში გაგზავნაზე.

ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის წესები და ეტიკეტი

მეგობრებთან და ნაცნობებთან ელექტრონული ფოსტით კომუნიკაცია ძალიან განსხვავდება საქმიანი წერილებისგან, სადაც ჟარგონის, სახელის გამოყენება და აბრევიატურების გამოყენება მიუღებელია (თუ ეს არ არის ზოგადად მიღებული და ფართოდ გამოყენებული აბრევიატურები). კომპანიის რეპუტაცია, მომხმარებელთა ლოიალობა და მისი ზოგადი იმიჯი ბაზარზე, რომელშიც ის მუშაობს, დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად კომპეტენტურად და პროფესიონალურად არის დაწერილი წერილი.

მოდით განვიხილოთ ძირითადი წესები, რომლებიც საშუალებას მოგცემთ შექმნათ ხარისხიანი და შესაბამისი ბიზნეს ეთიკაწერილები:

• თქვენ ყოველთვის უნდა მიუთითოთ წერილის თემა, რომელიც შეესაბამებოდა მის ძირითად შინაარსს. მაგალითად, თუ ეს არის მოწვევა ბანკეტზე პარტნიორებისთვის, მაშინ წერილის სათაურში უნდა წაიკითხოთ „მოწვევა მენეჯერისთვის“ (ან მიუთითოთ მისი სახელი და პატრონიმი). მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, რომ ორგანიზაციები იღებენ წერილებს დიდი რაოდენობით და თუ წერილის სათაურში მიუთითებთ ვისთვის არის განკუთვნილი, ორგანიზაციის მდივანს გაუადვილდება მისი გადაცემა;
• წერილზე პასუხის გაცემისას აუცილებელია წინა მიმოწერის ისტორიის შენახვა - ამ გზით მიმღებს შეეძლება, საჭიროების შემთხვევაში, ხელახლა წაიკითხოს ის შეტყობინებები, რომლებიც ადრე იყო გაგზავნილი. ვინაიდან საკმაოდ ბევრი წერილი მოდის და მიდის საქმიან გარემოში, ძნელია გაითვალისწინოთ ყველა ინფორმაცია პარტნიორებისგან, ამიტომ წერილზე ასეთი პასუხი საშუალებას მოგცემთ განაახლოთ თქვენი მეხსიერება განხილულის შესახებ;
• „თქვენ“ მიმართვა არის საქმიანი მიმოწერის მთავარი წესი, ისევე როგორც ის, რომ ნებისმიერი წერილი უნდა დაიწყოს მისალმებით და დასრულდეს ფრაზით „პატივისცემით, სრული სახელი, თანამდებობა“;
• პასუხი უნდა იყოს რაც შეიძლება სწრაფი, რადგან ეს პირდაპირ აისახება კომპანიის რეპუტაციაზე. ბიზნეს სამყაროში მიღებულია წერილებზე პასუხის გაცემა რამდენიმე საათში და არ გადადოთ პასუხი ერთ დღეზე მეტხანს.

როგორ ვაწარმოოთ ბიზნეს ელექტრონული მიმოწერა კლიენტებთან

საქმიანი მიმოწერა არის მთელი ხელოვნება, რომელიც წლების განმავლობაში ისწავლება და მხოლოდ პარტნიორებთან ურთიერთობის გამოცდილებით ვითარდება შეტყობინებების წერის გარკვეული სტილი.

ცალკე უნდა აღინიშნოს წერილების შინაარსი: ის არ უნდა სცდეს შეტყობინების ფარგლებს და უნდა იყოს ლაკონური. არ არის საჭირო დიდი ხნის განმავლობაში მთავარ კითხვამდე მიყვანა, უმჯობესია დაუყოვნებლივ გამოავლინოთ პრობლემა, რომელიც იწვევს წერილის დაწერის აუცილებლობას.

კლიენტებმა უნდა იცოდნენ რა ხდება კომპანიაში, მაგრამ არ უნდა ბოროტად გამოიყენონ დრო და გაუგზავნოთ ხშირი გზავნილები - ეს შეიძლება ადვილად მოხვდეს სპამის კატეგორიაში და გამოიწვიოს კლიენტების უნდობლობა. რეგულარული გაგზავნა შეიძლება განხორციელდეს ისეთი მიზეზების გამო, როგორიცაა: შეხსენებები კომპანიის შესახებ, მისი აქციები და სპეციალური შეთავაზებები, ახალი პროდუქტების გაშვება, ორგანიზაციის კოორდინატების შეცვლა (ადგილმდებარეობა, ტელეფონი, ფოსტა).

ეთიკა ელ.ფოსტის პარტნიორებში

• ძახილის ან კითხვის ნიშნების გადაჭარბებული გამოყენება;
• გადაჭარბებული გამოყენება სხვადასხვა ფერებიდა შრიფტები, ასევე დიდი ასოები;
• ჩადეთ სმაილიკები ან სხვა სასაცილო სურათები ასოებში.

წერილი უნდა იყოს წიგნიერი, როგორც ორთოგრაფიული, ასევე პუნქტუაციის თვალსაზრისით.

საქმიანი მიმოწერის მაგალითები ელექტრონული ფოსტით

ქვემოთ მოცემულია ელექტრონული ფოსტით გაგზავნილი კარგად დაწერილი წერილების მაგალითები:

• გამარჯობა, ივან ივანოვიჩ. თქვენი მოთხოვნის საპასუხოდ, ჩვენ გამოგიგზავნით ჩვენს კომერციულ შეთავაზებას დანართის სახით. ნებისმიერი კითხვისთვის შეგიძლიათ დაუკავშირდეთ პროდუქტის მენეჯერს: 500-50-50 (პეტრე);
• შუადღე მშვიდობისა, პიოტრ პეტროვიჩ. Ivanov and Partners კომპანია მოხარულია გაცნობოთ, რომ ჩვენ ახლა განლაგებული ვართ ქალაქის ცენტრში - ახალ თანამედროვე ოფისში, რომელიც მდებარეობს სიდოროვას ქუჩაზე, კორპუსი 5, ოფისი 100. პატივისცემით, ივანოვი ი.ი., კომპანიის ხელმძღვანელი.

შეაგროვეთ საქმიანი ადამიანების კონტაქტები და მისამართები Expocentre-ის გამოფენებზე

Ერთ - ერთი ეფექტური მეთოდებიმომავალი ბიზნეს პარტნიორების კონტაქტებისა და მისამართების შეგროვება ექსპოცენტრის ბაზრობების გამოფენებს სტუმრობს. ამ სამუშაოს შესრულებამდე უნდა მოაწყოთ მარაგი დიდი თანხასაკუთარი ბიზნეს ბარათებირათა ბიზნესმენებთან შეხვედრისას მათი გაცვლა მოხდეს. მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ სავიზიტო ბარათების სანაცვლოდ გაცემა და მიღება, არამედ საკუთარი კითხვარის შემუშავება, რომლის მიხედვითაც უკეთესი იქნება შედგენა ზოგადი იდეაგამოფენის მონაწილის მიერ წარმოდგენილი საწარმოს ან კომპანიის შესახებ. კითხვარი უნდა შეიცავდეს საკონტაქტო ინფორმაციას, ინფორმაციას კომპანიის პროფილის შესახებ, ძირითადი პუნქტებიმიწოდებისა და შესყიდვისთვის და ასახავს კომპანიის წარმომადგენლის როლს ორგანიზაციაში.

მონაწილეთა სია და ექსპოზიციის განლაგება შეგიძლიათ იხილოთ გამოფენის ვებგვერდზე. უმჯობესია შეაგროვოთ კონტაქტები არა მხოლოდ მონაწილეებისგან, არამედ გამოფენის ვიზიტორებისგანაც, რადგან თითქმის ყველა ვიზიტორი ამა თუ იმ გზით არის დაკავშირებული ღონისძიების თემასთან.

ნებისმიერი ორგანიზაციის, კომერციული ფირმის ან საწარმოს საქმიანობაში წარმატება განუყოფლად არის დაკავშირებული ქცევის კულტურასთან და ეტიკეტთან. მენეჯერისა და თანამშრომლების ყველა ქმედება აუცილებლად უნდა ითვალისწინებდეს კარგი მანერების წესებს და შეესაბამებოდეს სიტუაციას.

ეტიკეტის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ნაწილია საქმიანი მიმოწერა.

დადგენილია, რომ სამსახურში დროის თითქმის 50% იხარჯება საბუთებთან და ფოსტასთან. მაგრამ ეს აუცილებელია, რადგან კომპეტენტურ ბიზნეს მიმოწერას შეუძლია მნიშვნელოვნად გაზარდოს კომპანიის ბრუნვა და დააჩქაროს ურთიერთქმედება სხვადასხვა სერვისებიდა დეპარტამენტები.

რა თქმა უნდა, აქ არის გარკვეული ნიმუშები და მათზე აუცილებლად ვისაუბრებთ ამ სტატიაში. საქმიანი მიმოწერის წესები დიდი ხანია სტანდარტიზებულია. არსებული GOST R.6.30-2003 დაგეხმარებათ სწორად მოათავსოთ ტექსტი ფურცელზე, გეტყვით რა შეწევა, მინდვრები და შრიფტები უნდა გააკეთოთ. საქმიანი მიმოწერა ხასიათდება მეტყველების ნიმუშების ერთგვაროვნებითა და განმეორებით.

თუმცა, ნებისმიერი წერილი ინდივიდუალურია. მასზე დიდ კვალს ტოვებს გამგზავნის ვინაობა, მისი პოზიცია, მდგომარეობა და ადრესატი. გარკვეულწილად, საქმიანი მიმოწერა არის კრეატიულობისა და შრომისმოყვარეობის ერთობლიობა.

საქმიანი მიმოწერის სახეები

საბუთების მიმოქცევა ხდება ქაღალდზე და ელექტრონული ფოსტით.

საწარმოში მთელი კორესპონდენცია შეიძლება დაიყოს შემდეგ ჯგუფებად:

ოფიციალური/არაფორმალური მიმოწერა;

შიდა და გარე.

ოფიციალური მიმოწერა მოიცავს კომერციულ წინადადებებს, მადლობის წერილებს და გარანტიებს, სავაჭრო ხელშეკრულებებიშეკვეთები საწარმოსთვის, სამსახურეობრივი მოვალეობები, ითხოვს, ითხოვს, პრეტენზიას.

არაფორმალური მიმოწერა მოიცავს სხვადასხვა მილოცვებს ბიზნეს პარტნიორებისგან, მომხმარებლებისგან და თანამშრომლებისგან; სამძიმარი, ბოდიში, მოწვევა და მადლობა.

შიდა დოკუმენტები ვრცელდება მხოლოდ ერთი საწარმოს განყოფილებებს შორის, ხოლო გარე დოკუმენტები სცილდება მის საზღვრებს.

საქმიანი მიმოწერის წესები: შიდა შინაარსი

მთავარი მოთხოვნა არის წერილის სიზუსტე და სიცხადე. ტექსტი არ გაწელოთ რამდენიმე გვერდზე. საუკეთესო ვარიანტია ერთში მორგება.

საქმიანი მიმოწერის წესები გულისხმობს ტექსტიდან რთული, ბუნდოვანი, უცხო და უაღრესად სპეციალიზებული სიტყვებისა და გამოთქმების გამორიცხვას. ყველა წინადადება უნდა იყოს მოკლე, ავტორის მთავარი აზრებით და „წყლის“ გარეშე.

მოერიდეთ ორმაგ ინტერპრეტაციებს თქვენს წერილში, წინააღმდეგ შემთხვევაში, თუ დავები წარმოიშობა, უფრო რთული იქნება თქვენი თვალსაზრისის დაცვა და იმის მტკიცება, თუ რას გულისხმობდით გარკვეულ ფრაზაში.

საქმიანი მიმოწერის დაწერის წესები ავალდებულებს მწერალს დაურეკოს მიმღებს სახელით და პატრონიმით, რასაც წინ უძღვის სათაური „ძვირფასო...“. და დარწმუნდით, რომ გამოიყენეთ "თქვენ", მაშინაც კი, თუ თქვენ გაქვთ კარგი მეგობრული ურთიერთობა წერილის მიმღებთან.

შესავალში გვარისა და სახელის მითითების გარდა მითითებულია შეტყობინების მთავარი მიზანი. საქმიანი მიმოწერის მაგალითებმა საკმარისი შაბლონები და კლიშეები იცის ასეთი შემთხვევებისთვის: „წინა წერილთან დაკავშირებით...“, „შეგახსენებთ...“, „შეგვატყობინეთ...“ და სხვა.

შეარბილეთ მიმღებისთვის არახელსაყრელი პასუხი (უარი შეთავაზებაზე, თანამშრომლობაზე უარი) ფრაზებით: „სამწუხაროდ, ჩვენ ვერ ვისარგებლებთ შემოთავაზებული პირობებით...“ ან მსგავსი.

გარე ქაღალდის დოკუმენტაცია

ნებისმიერი საქმიანი წერილი უნდა იყოს დაწერილი ბლანკიკომპანიის დეტალებით და ყველა საკონტაქტო დეტალით.

აუცილებლად მიუთითეთ ზუსტი თარიღიდოკუმენტი.

ფურცლის ზედა მარჯვენა კუთხე უკავია ადრესატის ინიციალებს და მიმღები კომპანიის მისამართს.

დაყავით ტექსტი შინაარსიან აბზაცებად, რათა მკითხველს გაუადვილდეს მისი გაგება და აღქმა. არაუმეტეს 4-5 ხაზი.

ყველა სიტყვის დიდი ასოებით დაწერა ცუდი ფორმაა.

წერილს შეიძლება დაერთოს დოკუმენტები. ამ შემთხვევაში, ისინი ჩამოთვლილია ცალკე ხაზში ფურცლის ქვედა მარცხენა ნაწილში. მიერ საქმიანი ეტიკეტიწერილზე პასუხი უნდა მიიღოთ 10 დღის ვადაში. თუ პრობლემის გადაჭრას მეტი დრო სჭირდება, ადრესატმა უნდა აცნობოს ამის შესახებ.

დაწერის შემდეგ აუცილებლად უნდა შეამოწმოთ ტექსტი ხელახლა შეცდომებზე, როგორც ორთოგრაფიულ, ისე გრამატიკულ შეცდომებზე. თუ დრო გექნებათ, წერილი გვერდზე უნდა გადადოთ და მოგვიანებით ისევ დაუბრუნდეთ. როგორც წესი, აღმოაჩენენ უზუსტობებს, რომლებიც თავიდან არ შეიმჩნევა. ეს რჩევა ყველაზე მნიშვნელოვანია მომხმარებლის საჩივარზე რეაგირებისას. უწიგნური წერილით კიდევ უფრო არ უნდა გააღიზიანო ადამიანი.

როდესაც დოკუმენტი დაიწერება და რამდენჯერმე შემოწმდება, დაბეჭდეთ იგი A4 ქაღალდზე. ეს ზომა არის სტანდარტული ზომა, რომელიც გამოიყენება ნებისმიერი მიმოწერისთვის, მაშინაც კი, თუ ტექსტი მხოლოდ ნახევარ ფურცელს იკავებს.

დაბეჭდვის წინ შეამოწმეთ მელანი პრინტერში, რათა თავიდან აიცილოთ ბუნდოვანი ან დაუდევარი გამომავალი.

ზოგიერთ შემთხვევაში, შეგიძლიათ დაურთოთ თქვენი სავიზიტო ბარათი დოკუმენტს და ჩართოთ ნაბეჭდი ფურცელი გამჭვირვალე ფაილში.

ასევე კარგ ფორმად ითვლება ბრენდირებული კონვერტი კომპანიის ლოგოთი.

არაფორმალურ გარემოში საქმიანი მიმოწერის წარმართვის წესები ხშირად უფრო ემოციურია, ვიდრე მასში ბიზნეს საბუთები, და ნაკლებად ბეჭედი. აბრევიატურები და ფერადი ზედსართავების გამოყენება აქ შესაბამისია, მაგალითად, მილოცვისას: საოცარი, საპასუხო, კეთილი.

ბიზნეს ელფოსტა

ის ფაქტი, რომ თქვენ არ აგზავნით მიმოწერას კონვერტში საფოსტო ქსელის საშუალებით, არ უნდა იყოს დამამშვიდებელი. ამ შემთხვევებში ასევე მოქმედებს საქმიანი მიმოწერის წესები.

კომპეტენტური და სწორი ელექტრონული ბიზნეს გზავნილები ქმნის დადებით იმიჯს როგორც საწარმოს, ასევე კონკრეტული პირი. ბიზნესში რეპუტაცია ბევრი ღირს!

ელექტრონული ფოსტით მიმოწერის ძირითადი წესები

გამოიყენეთ თქვენი სამუშაო ელფოსტის მისამართი მხოლოდ მისი დანიშნულებისამებრ.

ყურადღება მიაქციეთ საფოსტო ყუთის სახელს. არ გამოიყენოთ არასწორი სახელები მუშაობისას, როგორიცაა „ბავშვი“, „სუპერმენი“, მაშინაც კი, თუ ისინი მითითებულია ინგლისურ ტრანსკრიფციაში.

ყოველთვის შეავსეთ "subject" სვეტი, წინააღმდეგ შემთხვევაში თქვენი წერილი შეიძლება დასრულდეს სპამში. აღწერილობები, როგორიცაა „გეგმა“, „სია“, „კომერციული წინადადება“, „ანგარიში“ არ არის შესაფერისი. შესაძლოა, საკმაოდ ბევრი მსგავსი ასო იყოს თქვენი მიმღების ყუთში. იყავით რაც შეიძლება კონკრეტული იმის შესახებ, თუ რას ეხება თქვენი გზავნილი. არ გამოიყენოთ ხუთ სიტყვაზე მეტი. დაწერეთ თქვენი საგანი კაპიტალით. არ არის საჭირო ბოლო პერიოდის დადება.

თუ თქვენ პასუხობთ ადრე მიღებულ ელ.წერილს, აუცილებლად წაშალეთ „Re“ სათაურის ველში.

კომუნიკაციის სტილი

შეინახეთ წერილი საქმიან ფორმატში. ამოიღეთ მუქარის, ვედრების, მბრძანებლური ტონი.

ელექტრონული ბიზნეს მიმოწერის წესები არ იძლევა სმაილიკების გამოყენებას, დიდი რაოდენობითკითხვის ან ძახილის ნიშნები ტექსტში.

იყავი თავაზიანი. დასაწყისში სავალდებულო მისალმება და ბოლოს თანამოსაუბრესთან დამშვიდობება კარგი ფორმაა. მაგალითად, „პატივისცემით...“ ან ასე: „პატივისცემით...“.

ბიზნესი ელექტრონული მიმოწერადა ის " ოქროს წესი": არ აურიოთ რამდენიმე ერთ შეტყობინებაში სხვადასხვა თემები. ჯობია წერილების სერია გაგზავნო.

ელ.წერილი უნდა იყოს ნახევრად გრძელი, ვიდრე ქაღალდის წერილი.

დანართებთან მუშაობა

თუ მეტისმეტად ბევრი ინფორმაციაა გადასაცემი, არ ჩადოთ ეს ყველაფერი წერილის ტექსტში, არამედ დაურთეთ როგორც ცალკე დოკუმენტები, როგორც დანართები.

მიმღების მოხერხებულობისთვის გადაარქვით თქვენ მიერ მომზადებულ დოკუმენტებს მისთვის გასაგებ სახელებად. ეს გამოავლენს თქვენს ინტერესს და გაიმარჯვებს. დაფიქრდით, რამდენი სამუშაო საქაღალდე აქვს მიმღებს კომპიუტერში და როგორ მოძებნის თქვენს წერილს მათ შორის.

აუცილებლად აცნობეთ მიმღებს თქვენს მიერ გაგზავნილი ფაილების შესახებ, რათა მან არ ჩათვალოს ისინი შემთხვევით ვირუსად. დაარქივეთ დიდი დოკუმენტები.

უმჯობესია გაგზავნოთ ძალიან დიდი დანართები (200 კბაიტზე მეტი) სხვა გზით, მაგალითად, ftp სერვერის საშუალებით.

ზოგიერთი ფოსტის სერვერი არ უშვებს ისეთ ფორმატებს, როგორიცაა COM, EXE, CMD, PIF და სხვა მრავალი ფორმატი, რომ გაიარონ და დაბლოკონ ისინი.

თუ თქვენი წერილის რამდენიმე მიმღები იყო, დაუთმეთ დრო, რომ ყოველ ჯერზე წაშალოთ მასობრივი გადაგზავნის ყველა მტკიცებულება. ადრესატს ასეთი დამატებითი ინფორმაცია საერთოდ არ სჭირდება. "bcc" ბრძანება დაგეხმარებათ.

საქმიანი მიმოწერის წარმართვის წესები ელექტრონული ფოსტით მოითხოვს მეორე მხარის ინფორმირებას კორესპონდენციის მიღების შესახებ. თუ ჩართულია ამ მომენტშიპასუხის გაცემის შესაძლებლობა არ არის, ამის შესახებ აცნობეთ თქვენს თანამოსაუბრეს. შეინახეთ თქვენი მიმოწერის ისტორია, რათა თავიდან აიცილოთ შემდგომი კითხვები და პროცედურები.

თუ პასუხი მნიშვნელოვანი და გადაუდებელია, ნებადართულია ადრესატის დამატებით შეტყობინება ტელეფონით, სკაიპით ან ICQ-ით. თუ ამის შემდეგ ვერ მიაღწიეთ პოზიტიურ შედეგს, კვლავ შეახსენეთ საკუთარ თავს.

არც ისე იშვიათია, როდესაც დოკუმენტს ითხოვთ, პასუხად იღებთ ცარიელ წერილს თანდართული ფაილით. მიუღებელია. საქმიანი მიმოწერის მაგალითები მოითხოვს, რომ შესაბამისი ინფორმაცია განთავსდეს დოკუმენტის ტექსტში. მაგალითად, ეს: "მე ვაგზავნი საჭირო მონაცემებს თქვენი მოთხოვნისთვის."

არ დაგავიწყდეთ კოორდინატების მითითება წერილის ბოლოს: ყველა ხელმისაწვდომი მეთოდებიკავშირები, პოზიცია, კომპანიის ვებგვერდი, ბმულები სოციალურ ქსელებში.

ორგანიზაციის კონტაქტების დაწერისას მიაწოდეთ რაც შეიძლება მეტი ინფორმაცია - ტელეფონის ნომერი რეგიონის კოდით, მისამართი საფოსტო კოდით. ყოველივე ამის შემდეგ, თქვენი კომუნიკაცია ხდება არა მხოლოდ თქვენი რეგიონის მაცხოვრებლებთან. თუ თქვენ გაქვთ ყველა ინფორმაცია, გაგიადვილდებათ თქვენთან დაკავშირება.

და ბოლო წესი: ვინც დაიწყო მიმოწერა, უნდა დაასრულოს ელექტრონული დიალოგი.

დასკვნა

საქმიანი მიმოწერა დელიკატური საკითხია. ზოგჯერ ერთი შეხედვაც საკმარისია ჩამოყალიბებისთვის გარკვეული აზრიადამიანისა და ორგანიზაციის შესახებ, რომელსაც ის წარმოადგენს. ბიზნეს წერის წესების ცოდნა დიდად დაეხმარება თქვენს კარიერას.