Raport zaliczkowy, formularz raportu zaliczkowego, wypełnienie formularza. Raport zaliczkowy: co można wziąć pod uwagę, wypełnienie próbki, główne transakcje

Za pomocą raportu zaliczkowego osoby odpowiedzialne potwierdzają z góry wydane kwoty, które zostały im wcześniej przekazane.

Wydawanie kwot zaliczek może odbywać się wyłącznie na podstawie zarządzenia kierownika dotyczącego osób odpowiedzialnych, wskazującego listę osób odpowiedzialnych, warunki i cele wydawania środków, a także ich kwotę. W przypadku pracowników delegowanych pieniądze mogą być wydawane na konto na podstawie dyspozycji wysłania w podróż służbową lub zatwierdzonego przez kierownika zaświadczenia o podróży.

Formularz raportu zaliczkowego jest dwustronnym ujednoliconym formularzem nr AO-1 i musi być wypełniony w jednym egzemplarzu zarówno przez osobę odpowiedzialną, jak i pracownika księgowego.

1) Osoba odpowiedzialna.
Osoba odpowiedzialna rozpoczyna wypełnianie raportu zaliczkowego, podając na przedniej stronie formularza nr AO-1: nazwę organizacji, datę sporządzenia dokumentu, jego nazwisko i inicjały, zawód (stanowisko), jego personel numer oraz cel zaliczki (wydatki służbowe lub rozrywkowe).

Dokumenty potwierdzające poniesione przez pracownika wydatki należy wymienić na odwrocie formularza w kolumnach 1-6, wskazując wysokość ich wydatków. Dokumenty te muszą być ponumerowane zgodnie z kolejnością, w jakiej są wymienione w raporcie.

W kolumnie 1 osoba zgłaszająca wskazuje numer porządkowy przypisany dokumentowi źródłowemu.

Kolumny 2 i 3 wskazują odpowiednio datę sporządzenia otrzymanego dokumentu oraz jego numer.

Kolumna 4 wskazuje rodzaj poniesionego wydatku (na przykład wydatki biurowe).

Kwotę poniesionego wydatku podaje się w kolumnie 5, jeśli wydatek został poniesiony w rublach, lub w kolumnie 6, jeśli wydatek został poniesiony w walucie obcej.

Całkowita kwota wydatków osoby raportującej jest wskazana w wierszu „Razem” w kolumnie 5 lub 6.

2) Księgowy.

Wypełniony przez pracownika raport zaliczkowy wraz z dokumentami uzupełniającymi przekazywany jest do działu księgowości.

Zapisy na raporcie zaliczkowym

Przyjmując formularz nr AO-1 od osoby odpowiedzialnej, księgowy podpisuje przyjęcie dokumentu do weryfikacji, podając jego numer i datę, całkowitą kwotę wydatków oraz liczbę załączonych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Na końcu paragonu wskazana jest data złożenia raportu, po czym pokwitowanie księgowego przekazywane jest osobie odpowiedzialnej.

Księgowy po sprawdzeniu poprawności dokumentów i wydatkowania środków wypełnia kolumny 7-8 na odwrocie formularza, wskazując kwotę wydatków przyjętych do rozliczenia oraz kolumnę 9, wskazując liczbę kont księgowych, które są potrącono kwotę wydatków.

Następnie księgowy wypełnia przednią stronę formularza AO-1, ​​wskazując: saldo (nadwyżkę) poprzedniej zaliczki, kwotę zaliczki otrzymanej z kasy organizacji, kwotę wydanych środków, saldo lub nadmierne wydatki kwot zaliczek, ewidencji księgowej transakcji uwzględniającej poniesione wydatki.

Informacje do wypełnienia tabeli zapisów księgowych generowane są z danych w kolumnie 9 na odwrotnej stronie raportu wydatków.

Po sprawdzeniu poprawności obliczeń arytmetycznych, formalności i wydatkowania środków zgodnie z ich przeznaczeniem, dokument przesyłany jest do zatwierdzenia kierownikowi organizacji.

Po zatwierdzeniu dokumentu dział księgowości odpisuje środki rozliczeniowe i dokonuje ostatecznego rozliczenia z osobą odpowiedzialną.

Jeżeli zaliczka nie zostanie wykorzystana w całości, saldo przekazywane jest przez osobę odpowiedzialną do kasy organizacji za pomocą polecenia odbioru gotówki. Z kolei nadwyżkę należy zwrócić osobie odpowiedzialnej w określony sposób, zgodnie z poleceniem wypłaty środków.

Formularz raportu zaliczkowego (formularz ujednolicony nr AO-1)

Próbne wypełnienie
przednia strona
raport wstępny

Próbka wypełnienia tyłu
strony raportu z wydatków

Każda firma prowadząca działalność gospodarczą staje przed koniecznością dokonywania płatności na rzecz osób odpowiedzialnych, niezależnie od tego, czy są to podróże służbowe, imprezy rozrywkowe, czy banalny zakup materiałów biurowych. Wymaga to przestrzegania określonych zasad, które ustawodawcy dostosowują z godną pozazdroszczenia regularnością. W artykule omówiono główne etapy raportowania z uwzględnieniem obowiązujących standardów, a także typowych naruszeń popełnianych w tym obszarze pracy.

1. Wydanie pieniędzy na konto

Pieniądze na pokrycie wydatków służbowych, w tym kosztów podróży, można wydać na dwa sposoby:

• gotówka;
• przenieść na kartę.

W pierwszym przypadku obowiązuje Rozporządzenie w sprawie transakcji gotówkowych nr 373-P z dnia 12 października 2011 r. (pkt 4.4) (zwane dalej Rozporządzeniem), zgodnie z którym pracownik przed otrzymaniem gotówki musi spisać oświadczenie adresowane do menadżera, gdzie musi wskazać cel wydania i kwotę (forma – dowolna). Zarządzający ma obowiązek zatwierdzić wniosek, własnoręcznie wpisać kwotę przyznanych środków, okres wystawienia, datę i podpis. Ze względu na zatrudnienie może powierzyć tę akceptację głównemu księgowemu lub upoważnić inną osobę, wypisując do tego pełnomocnictwo. Następnie w celu wydania pieniędzy sporządzane jest polecenie wypłaty środków (RKO).

Należy zaznaczyć, że Regulamin nie przewiduje wyjątków w przypadku, gdy dyrektor spółki pobiera pieniądze za sprawozdanie. Oznacza to, że wymagane będą wszystkie powyższe dokumenty.

W drugim przypadku procedura jest znacznie uproszczona: nie jest potrzebny wniosek i rozliczenie gotówkowe, należność przekazywana jest na rachunek bankowy pracownika. Ten sposób emisji pieniądza został zatwierdzony przez Ministerstwo Finansów, wydając wspólnie ze Skarbem Federalnym pismo z dnia 10 września 2013 r. nr 42-7.4-05/5.2-554. Jedynym warunkiem jest otrzymanie karty w ramach projektu „płacowego”.

Ponadto na czas podróży służbowej lub na zakup towarów i materiałów można wydać firmową kartę plastikową, którą księgowy następnie zwraca.

2. Raport wstępny

Po upływie terminu określonego we wniosku pracownik ma obowiązek złożyć raport zaliczkowy lub zwrócić kasjerowi wcześniej otrzymaną kwotę. Ma na to trzy dni robocze. W niektórych przypadkach (choroba, urlop, podróż służbowa) Regulamin pozwala na rozpoczęcie liczenia terminu 3-dniowego od dnia powrotu do pracy.

Formularz raportu z wydatków może być starym, ujednoliconym formularzem lub innym dogodnym dla firmy formularzem.

Jakie są zasady sporządzania zestawień wydatków w 2018 roku?

Ankiety pokazują, że większość księgowych nadal korzysta z ujednoliconego formularza, po usunięciu z niego kolumn księgowania i potwierdzeń. Najczęściej dodają informacje o kursach walut i przelewach do „plastiku”. W każdym przypadku formularz roboczy musi zawierać dane wymagane dla każdego rachunku podstawowego i być zapisany w polityce rachunkowości.

W rachunkowości raport zaliczkowy złożony przez pracownika sprawdza się w następujący sposób:

• dokumenty załączone do raportu porównuje się z oświadczeniem rozliczeniowym, aby upewnić się, że pieniądze zostały wydane zgodnie z ich przeznaczeniem;
• Przeprowadzana jest kontrola liczenia dokumentów, a także sprawdzanie poprawności ich wypełnienia.

3. Dokumenty uzupełniające

Skład dokumentów składanych wraz ze zgłoszeniem zależy od tego, gdzie i w jakim celu pracownik został wysłany:

1. jeśli udasz się do sklepu detalicznego, aby kupić towary i materiały, dokumentami potwierdzającymi będą rachunki gotówkowe i rachunki sprzedaży (jeśli sprzedawca ma patent lub UTII, może nie być pokwitowania gotówkowego (pismo Ministra Finansów z dnia 19 stycznia , 2010 nr 03-03-06/4/2)) ;
2. dokumentacyjnym skutkiem wyjazdu do hurtowni powinien być paragon fiskalny, paragon za zlecenie odbioru gotówkowego (PKO), faktura, faktura (aby dokumenty mogły zostać wydane organizacji należy dostarczyć pracownik posiadający wcześniej pełnomocnictwo);
3. jeśli mówimy o robotach i usługach, za dokumenty potwierdzające uważa się paragon fiskalny lub BSO (ścisły formularz sprawozdawczy wytwarzany przez wydruk), paragon na PKO, świadectwo odbioru lub zlecenie pracy, fakturę;
4. oddelegowany pracownik ma obowiązek potwierdzić podróż biletami lotniczymi lub kolejowymi (przy zakupie przez Internet odpowiednie są wydruki biletów lotniczych lub kupony kontrolne z zautomatyzowanych systemów zarządzania transportem (Pismo Federalnej Służby Podatkowej z dnia 12 października 2012 r. nr AS- 4-2/17308)). Zakwaterowanie uważa się za prawidłowo wystawione, jeśli dołączono BSO lub paragon fiskalny z dołączonym dodatkowym dokumentem, który zawiera wszystkie wymagane dane (imię i nazwisko, treść itp.)

Jeżeli nie ma dokumentów potwierdzających lub istnieją wątpliwości co do ich autentyczności, kierownik ma prawo nie zatwierdzić protokołu i zażądać wyjaśnień od osoby odpowiedzialnej. Istnieją trzy możliwości dalszego rozwoju:

• pracownik składa dokumenty, kierownik zatwierdza raport wydatków, następuje płatność końcowa na rzecz pracownika;
• raport zostaje zatwierdzony w niezmienionej formie;
• raport nie został zatwierdzony lub został zatwierdzony częściowo.

W tej ostatniej sytuacji brakująca kwota podlega potrąceniu z wynagrodzenia pracownika, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z art. 138 Kodeksu pracy (nie więcej niż 20% miesięcznie). Zgodnie z art. 137 Kodeksu pracy nakaz potrącenia należy wystawić nie później niż w terminie 1 miesiąca, który liczy się od dnia upływu okresu rozliczeniowego.

4. Typowe naruszenia i odpowiedzialność

Najbardziej powszechnym naruszeniem, które inspektorzy odnotowali w ciągu ostatnich dwóch lat, jest brak wniosków o wydanie rozliczeniowych pieniędzy. Księgowi uważają, że nie jest to karalne, urzędnicy skarbowi uważają to za naruszenie procedur obsługi gotówki, za co grozi kara w wysokości 40–50 tysięcy rubli. (Część 1 art. 15 ust. 1 kodeksu administracyjnego). Urzędnicy skarbowi rozumują tak: brak wniosku - brak meldunku, a to oznacza, że ​​pieniądze powinny znajdować się w kasie. Następnie następuje sprawdzenie limitu kasy, biorąc pod uwagę nielegalnie wydaną kwotę. W przypadku nadwyżki jest to kolejna grzywna na podstawie tego samego artykułu Kodeksu administracyjnego.

Podobnie inspektorzy rozumują, jeśli we wniosku nie wskazano okresu, na jaki wydano pieniądze, lub jeżeli posiadana jest wiza osoby nieumocowanej specjalnym pełnomocnictwem.

Kolejnym najczęstszym naruszeniem jest wydanie pieniędzy pracownikowi, który nie wpłacił poprzedniej zaliczki. Regulamin nr 373-P zawiera bezpośredni zakaz takich działań. Dobra - 40-50 tysięcy rubli. (Część 1 art. 15 ust. 1 kodeksu administracyjnego). Ponadto Federalna Służba Podatkowa Rosji rozesłała niedawno pismo do inspektoratów w sprawie włączenia kwot podlegających rozliczeniu do podstawy opodatkowania podatku dochodowego od osób fizycznych w przypadku braku dowodów ich wydatków (pismo Federalnej Służby Podatkowej z dnia 24 grudnia 2013 r. nr SA-4-7/23263 (Część 8)).

Nierzetelny raport podstawowy to częsty „ból głowy” głównego księgowego. Łatwiej nie uwzględniać tego w rachunkach podatkowych, niż bronić wydatków z tytułu podatku dochodowego. Inspektorzy, korzystając z potęgi Internetu, włamują się do dostawców (strona „Sprawdź siebie i swojego kontrahenta” nalog.ru), identyfikują fałszywe rachunki gotówkowe (strona kpkcheck.ru). Dobra rada: skorzystaj najpierw z usług elektronicznych, aby trzeźwo ocenić sytuację.

Nierzadko dobrze zorganizowana obrona pomaga w obronie przed wydatkami w sądzie. Jednakże perspektywa wszczęcia postępowania sądowego sama w sobie nie może zadowolić żadnego przywódcy. Dlatego lepiej zrobić wszystko, co możliwe, aby uniknąć błędów i zaniedbań.

Ogólnie rzecz biorąc, wskazane jest, aby organizacja opracowała regulaminy pracy z osobami odpowiedzialnymi (regulaminy, zamówienia dla przedsiębiorstwa), w których należy określić terminy, procedury, skład dokumentów i inne ważne punkty oraz zapoznać się z nimi zainteresowanymi stronami. Spowoduje to zdyscyplinowanie pracowników, w tym umożliwi im przyjęcie bardziej odpowiedzialnego podejścia do gromadzenia podstawowych dowodów.

Strona główna » Zwolnienie » Przykłady przypisania zaliczki w raporcie zaliczkowym

Raport zaliczkowy - uzupełnienie próbki, rozliczenie nadmiernych wydatków

Wypełnienie raportu zaliczkowego ibuh Accounting - pierwszy portal

O tym, czym jest raport zaliczkowy i zasady jego wypełniania za pomocą 1s8. Formularz wypełnia osoba odpowiedzialna, dołączając do raportu dokumenty potwierdzające wydatki. Na przedniej stronie protokołu pracownik podaje swoje nazwisko i inicjały, zawód (stanowisko), cel zaliczki, a także datę sporządzenia.

Osoba odpowiedzialna wpisuje na przedniej stronie formularza przeznaczenie kwot zaliczek (na potrzeby gospodarstwa domowego lub wydatki na rozrywkę). Ten ostatni musi zawierać nazwisko, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej, numer i datę raportu zaliczkowego, słownie kwotę udokumentowanych wydatków, liczbę załączonych dokumentów i arkuszy w tych dokumentach. Dokument ten może służyć do potwierdzenia wydatków wraz z paragonem fiskalnym i ścisłym formularzem raportowania. Raport zaliczkowy można sporządzić ręcznie na papierze, wydrukować na papierze za pomocą oprogramowania lub w formie elektronicznej.

W kolumnie 9 wpisz numery rachunków działu księgowego, które zostaną obciążone kwotą kosztów.

Raport z wyprzedzeniem

Informacje o tym, jak sporządzić raport zaliczkowy z wydatków podróży w programie 1c Jak poprawnie pracować z raportem zaliczkowym w programie księgowym 1c 3. Dokument ten jest zwykle przechowywany w dziale księgowości i przez co najmniej 5 lat.

W przypadku transakcji w raportach z góry wskazane są kwoty kosztów dla wszystkich operacji, rachunków debetowych i subkont.

Raport zaliczkowy wypełniamy w Federacji Rosyjskiej na wzór roku 2017

Nazwisko i inicjały, zawód (stanowisko), cel zaliczki oraz data sporządzenia Kwota podatku VAT (przykładowy projekt raportu zaliczkowego tą metodą zob.

Protokół zaliczkowy sporządza się w jednym egzemplarzu i... Jeżeli na podstawie wcześniej zakupionej lub dzisiejszej zaliczki i transakcji księgowych zostaną zidentyfikowane nadmierne wydatki lub salda, księgowy zaznacza pierwszą stronę formularza raportu.

Zasady raportowania z wyprzedzeniem i wypełnianie próbek, w tym w 1C

Ao, po przyjęciu dokumentu księgowy musi z pewnością wypełnić odrywany paragon i przekazać go osobie odpowiedzialnej. Raport zaliczkowy służy do ewidencji rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi. w związku z tym można je naliczać wyłącznie od płatności na rzecz osób fizycznych i ich wynagrodzeń.

1zarządzanie handlem 8 w pytaniach i odpowiedziach. Tak, musi podpisać dwukrotnie, zarówno dla kasjera przedsiębiorstwa, jak i dla głównego księgowego. W 2017 roku takie informacje będzie można wpisać na indywidualnym komputerze. cel zaliczki musi pokrywać się z celem podanym w zamówieniu, a przy okazji, wydając należną kwotę na potrzeby biznesowe, warto wypełnić osobne ao-1. Oznacza to, że spółka ma prawo według własnego uznania zachować odrębną numerację w centrali i odrębnych oddziałach.

Raport zaliczkowy (formularz AO-1) to ujednolicony dokument służący do rozliczania wydatków pracowników podczas podróży służbowej. Wracając z podróży służbowej, pracownik ma obowiązek zgłosić się, za co składa wypełnione zaświadczenie o podróży, które można pobrać, oraz raport zaliczkowy, którego forma ma ujednolicony formularz AO-1.

Raport zaliczkowy JSC -1 jest podstawowym dokumentem niezbędnym do rozliczenia kwoty środków pieniężnych wydanych pracownikowi na określone cele, takie jak:

• diety podróżne wydatki ;
• Administracyjny Lub produkcja wydatki .

Wydanie kwoty rozliczeniowej jest formalizowane w kasie przedsiębiorstwa za pomocą polecenia zapłaty (RKO). Otrzymane pieniądze należy wydać wyłącznie na cele określone w RKO. Kasjer ma obowiązek wręczać kwoty pieniężne wyłącznie osobiście pracownikowi, który zawarł z organizacją umowę o pracę, a jego nazwisko widnieje w wykazie osób, które mogą brać pieniądze pod uwagę. Podstawą wystawienia kwoty będzie także polecenie wysłania w podróż służbową lub podróż służbowa certyfikat.

Po wydaniu przez księgowego wydanych środków należy sporządzić raport zaliczkowy i przekazać służbie księgowej w ciągu trzech dni roboczych.

Jak poprawnie wypełnić AO-1? Zapraszamy do pobrania przykładowego raportu wydatków, który znajdziesz na końcu artykułu. Możesz także pobrać pusty formularz raportu zaliczkowego poniżej.

Jeżeli zaświadczenie podróży potwierdza sam fakt wyjazdu pracownika w podróż służbową, to raport zaliczkowy jest potwierdzeniem pracy pracownika. Do raportu zaliczkowego dołączane są dokumenty potwierdzające wydatkowanie wydanych kwot.

Raport zaliczkowy wypełnia się także przy wydawaniu środków na podstawie raportu pracownikom na różne potrzeby. Jednocześnie należy pamiętać, że pieniądze można przekazać pracownikowi na konto tylko wtedy, gdy jest on uwzględniony w zamówieniu dotyczącym osób odpowiedzialnych.

Procedura sporządzania raportu zaliczkowego (formularz AO –1)

Dokument sporządza zarówno pracownik, jak i pracownik działu księgowości.
Osoba zgłaszająca musi podać następujące informacje:
1. Nazwa organizacji;
2. Data przygotowania ;
3. Ustalenie wpłaty zaliczki ( produkcja, przedstawiciel, diety podróżne wydatki itp.);
4. Dane osobowe, a mianowicie: nazwisko i inicjały, jednostka strukturalna, w której pracuje księgowy, numer personelu, stanowisko;
5. Informacja o wysokości ostatniej zaliczki;
6. Kwota podraportu wystawionego przez kasjera;
7. Kolumny „Wydane”, „Saldo/Nadmierne zużycie”, a także informacje o liczbie dokumentów dołączonych do JSC -1, są wypełniane po zapisaniu i obliczeniu niezbędnych danych po drugiej stronie raportu;
8. Część tabelaryczna dot zużyty oznacza, a mianowicie:

• numer seryjny . Wszystkie dokumenty załączone do raportu z wydatków muszą być ponumerowane zgodnie ze sporządzonym wykazem;
• numer, data każdego dokumentu, potwierdzając ukierunkowane wydatkowanie środków;
• nazwa dokumentów dołączonych do SA –1 (paragon sprzedaży (gotówka), paragony dla PKO, podróż służbowa dowód osobisty, faktura itp.), na co zostały wydane pieniądze;
• kwota wydatku jest kopiowana z każdego dokumentu. Osoba zgłaszająca wypełnia jedynie kolumnę 5 lub 6 (zależy to od waluty rozliczenia);
• obliczenie ostatecznej kwoty. Następnie sumę przepisuje się w kolumnie „Wydane” (pkt 7).

Po zaliczeniu przez księgowego AO-1 pracownik obsługi księgowej musi sprawdzić obecność każdego dokumentu potwierdzającego kwotę wydanych środków, ich prawidłowe wydatki na zamierzone cele, a także musi wypełnić pozostałe sekcje. Aby potwierdzić, że raport na formularzu AO -1 został przesłany do działu księgowości, pracownik otrzymuje pokwitowanie. Po przejrzeniu wszystkich dokumentów w oryginale potwierdzających wydatek, sprawdzeniu poprawności wypełnienia, raport zaliczkowy JSC -1 jest podpisywany przez głównego księgowego, księgowego i dyrektora, a następnie akceptowany do rozliczenia.

Raport wstępny AO-1. Próbne wypełnienie

Formularz raportu zaliczkowego jest formularzem dwustronnym, wypełnia go zarówno dział księgowości, jak i sam pracownik.

Co osoba odpowiedzialna powinna wypełnić w formularzu AO-1?

Na przedniej stronie formularza zapisano następujące wiersze:

• Nazwa firmy;
• data raportu;
• jednostka strukturalna, w której pracuje;
• Twoje imię i nazwisko, stanowisko, numer personalny;
• cel zaliczki, czyli na co planuje się wydać wyemitowane pieniądze (potrzeby gospodarstwa domowego, artykuły papiernicze, wydatki na podróże itp.);

Na odwrocie formularza osoba odpowiedzialna wypełnia tabelę wskazującą, w jaki sposób wydano pieniądze. Dla każdego dostępnego dokumentu uzupełniającego wypełniany jest wiersz tabeli, w którym w kolumnach wpisuje się kolejno numer, datę, nazwę tego dokumentu i kwotę wydaną odzwierciedloną w tym dokumencie. Po wypełnieniu całej tabeli formularza raportu zaliczkowego wyniki są na końcu sumowane, obliczana jest całkowita wydana kwota, która jest wpisana w wierszu „suma”. Następnie osoba odpowiedzialna przesyła formularz raportu zaliczkowego do działu księgowości, załączając wszystkie dokumenty uzupełniające.

Co księgowy wypełnia w raporcie wydatków?

Po otrzymaniu raportu księgowy ma obowiązek sprawdzić poprawność wypełnienia i porównać dane podane w tabeli z danymi zawartymi w załączonych dokumentach. Dokumentowi nadawany jest indywidualny numer.

W dolnej części przedniej strony księgowy wypełnia wiersze „pokwitowania”: od kogo otrzymano formularz raportu, jego numer i datę, wydaną kwotę, liczbę załączonych dokumentów, datę przyjęcia raportu oraz numer konta księgowego. podpis. Tak wypełniony paragon odrywa się od głównej części formularza AO-1 i przekazuje osobie rozliczeniowej na znak przyjęcia i weryfikacji protokołu.

Na odwrotnej stronie formularza księgowy wypełnia wiersze 7 i 8, które odzwierciedlają kwotę przyjętą do rozliczenia, oraz wiersz 9, w którym zapisuje się obciążenie rachunku, w którym odpisuje się poniesione wydatki.

Następnie musisz wrócić do przodu i wypełnić dwie małe tabele:

• pierwsza odzwierciedla kwotę salda lub ewentualnych nadmiernych wydatków na poprzednie zaliczki, w polu „otrzymane ogółem” wpisana jest kwota wydanej zaliczki, w wierszu „wydane” – kwota faktycznie wydana. Jeśli pracownik wydał mniej niż wydane pieniądze, wówczas „saldo” zostaje wypełnione, jeśli więcej, to „nadwyżka”. Jeśli jest saldo, są one przekazywane do kasy zgodnie z

Raport zaliczkowy to podstawowy dokument sporządzany w celu poinformowania pracownika o wydatkach pieniężnych na zakup towarów, usług i pracy. Wypełnijmy wspólnie raport z wydatków: rozważymy cały łańcuch operacji, którego efektem będzie prawidłowe sporządzenie raportu z wydatków. Formularz raportu wstępnego możesz pobrać na końcu tego artykułu.

Organizacja musi opracować i zatwierdzić lokalne przepisy regulujące obrót gotówką, w tym jej wydawanie osobom odpowiedzialnym. Takimi dokumentami są:

• przepisy dotyczące rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi, opracowane z uwzględnieniem wymogów Dyrektywy Banku Rosji nr 3210-U z dnia 11 marca 2014 r. (zwanej dalej Procedurą nr 3210-U);
• lista pracowników uprawnionych do otrzymywania środków rozliczalnych, zatwierdzona przez kierownika organizacji;
• zamówienia w podróżach służbowych;
• wniosek pracownika o wydanie kwot rozliczeniowych (ze wskazaniem konta do przelewania pieniędzy przelewem bankowym).

Zatem kwoty księgowe wystawiane są wyłącznie w określonej kolejności na podstawie zarządzenia dyrektora firmy i/lub wniosku pracownika.

Wydawanie kwot rozliczeniowych

Ogólną procedurę wydawania środków na raportowanie określa paragraf 6.3 Procedury nr 3210-U. Dlatego organizacja może emitować rozliczalne fundusze w następujący sposób:

• gotówka z kasy;
• przelewem bezgotówkowym na kartę bankową (patrz Pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2014 r. nr 03-11-11/42288).

Gotówkę można wydać pracownikom, z którymi zawarto umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną (patrz Pismo Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 2 października 2014 r. Nr 29-R-R-6/7859).

Bezpośrednio przed wydaniem środków pracownikowi działu księgowości przedsiębiorstwa należy sprawdzić, czy pracownik nie posiada zadłużenia z tytułu wcześniej wydanych zaliczek. Jeżeli nie ma takich informacji (pracownik nie zgłosił wcześniej wydanych środków), nie ma prawa do otrzymania innych należnych kwot (paragraf 3, klauzula 6.3 zamówienia nr 3210-U).

Raport z wyprzedzeniem

Formularz raportu zaliczkowego za 2019 rok pozostaje bez zmian. Nie zapominaj, że do raportu zaliczkowego należy dołączyć dokumenty uzupełniające.

Prawo nie zawiera wymogów dotyczących obowiązkowego stosowania ujednoliconych form podstawowych dokumentów księgowych. Jednocześnie każdy fakt życia gospodarczego podlega rejestracji w podstawowym dokumencie księgowym, o którym mowa w ust. 1 art. 9 ustawy nr 402-FZ. Organizacje mają prawo wyboru:

• samodzielnie opracowuje formularze raportów;
• użyj ujednoliconego formularza nr AO-1 (zatwierdzonego uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.08.2001 nr 55).

Formularz raportu zaliczkowego w formularzu nr AO-1 w formacie arkusza Excel można pobrać bezpłatnie na końcu artykułu, a przykład jego wypełnienia przedstawiono na poniższym rysunku.

Wszystkie użyte dokumenty podstawowe muszą zostać zatwierdzone w polityce rachunkowości (ustawa nr 402-FZ, klauzula 4 PBU 1/2008 „Polityka rachunkowości organizacji”).

Po otrzymaniu środków płatnik obowiązany jest w terminie nieprzekraczającym trzech dni roboczych od upływu terminu, na jaki środki zostały wydane na sprawozdanie, lub od dnia powrotu do pracy, złożyć sprawozdanie zaliczkowe wraz z załączonymi dokumentami dokumenty (punkt 6.3 Instrukcji nr 3210-U) do działu księgowości. Jeżeli raport zaliczkowy nie zostanie sporządzony w terminie, stanowi to naruszenie dyscypliny pieniężnej (art. 15 ust. 1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

Procedura napełniania

Przyjrzyjmy się, jak wypełnić raport zaliczkowy (patrz przykład za 2019 rok poniżej). Na przykład odpowiedni jest ujednolicony formularz AO-1 „Raport wstępny”.

Osoba zgłaszająca wprowadza dane w poniższe pola.

Wypełnianie przedniej strony formularza nr AO-1:

• nazwa organizacji, która wydała środki na konto;
• Data przygotowania;
• podział strukturalny;
• dane osoby odpowiedzialnej: imię i nazwisko, stanowisko, tab. numer;
• cel zaliczki, np.: koszty podróży, wydatki gospodarstwa domowego. potrzeby itp.;
• na dole należy wskazać liczbę załączonych dokumentów uzupełniających.

Wypełnienie drugiej strony formularza nr AO-1:

• wszystkie szczegóły dokumentów uzupełniających potwierdzających poniesione wydatki;
• wysokość poniesionych wydatków znajduje odzwierciedlenie w kolumnie „Kwota wydatków według raportu”.

Pracownik obsługi finansowej lub księgowej sprawdza pola wypełniane przez osobę rozliczającą i dodatkowo wypełnia następujące pola:

• numer;
• informacje o wydanych środkach w podziale na kwoty: dotychczasowe zaliczki (saldo lub nadwyżka); wydawane z kasy na bieżące wydatki (w celach informacyjnych ze wskazaniem walut);
• „wydane” – należy wskazać zatwierdzoną kwotę;
• „pozostałe/nadwyżki” – obliczana jest wysokość pozostałych środków;
• „zapis księgowy” – musi zawierać wpisy, które zostaną zaksięgowane po zatwierdzeniu raportu.

Po sprawdzeniu poprawności wypełnienia dokumentu, dokładności, a także przeznaczenia wydanych środków, formularz przesyłany jest do zatwierdzenia kierownikowi organizacji.

Po zatwierdzeniu raportu z wydatków, na jego odwrotnej stronie kwoty są wskazane w kolumnie „Kwota wydatku przyjęta do rozliczenia”, wskazując konta księgowe, do których zostaną przypisane wydatki osoby odpowiedzialnej. Protokół zaliczkowy i wpisy na nim muszą odpowiadać zapisom dokonanym w księgach rachunkowych. Następnie dokonywane są ostateczne rozliczenia z osobą odpowiedzialną.

Oderwana część protokołu zaliczkowego jest zwracana pracownikowi. Ten grzbiet jest dowodem raportowania środków podlegających rozliczeniu.

Próbne wypełnienie AO-1

Dokumentów potwierdzających

Dokumenty uzupełniające można podzielić na dwie grupy:

• finansowe - potwierdzają fakt wypłaty środków i wydatkowania kwot rozliczeniowych zgodnie z ich przeznaczeniem;
• dokumenty wysyłkowe - potwierdzają fakt otrzymania aktywów materialnych.

Wszystkie dokumenty uzupełniające muszą zawierać wymagane dane: nazwę kontrahenta, datę, treść faktu życia gospodarczego, ilość, koszt, a także imię i nazwisko, stanowisko i podpis osoby, która sporządziła raport.

Rozważmy funkcje wypełniania różnego rodzaju dokumentów potwierdzających.

Potwierdzenie odbioru gotówki i rygorystyczny formularz raportowania

Pokwitowanie gotówkowe lub ścisły formularz raportowy (zwany dalej SSR) potwierdza rzeczywistą płatność (to znaczy fakt, że osoba odpowiedzialna wydała otrzymane pieniądze). Formularze muszą zawierać obowiązkowe dane, o których mowa w art. 4,7 54-FZ.

Biorąc pod uwagę specyfikę swojej działalności lub charakterystykę lokalizacji, kontrahenci dokonują obliczeń bez korzystania z kas fiskalnych (klauzule 2, 3, 5-7 art. 2 ustawy nr 54-FZ).

Wymagane dane BSO to:

• Nazwa;
• seria;
• numeracja BSO;
• data wpłaty i data rejestracji BSO;
• nazwa usługodawcy ze wskazaniem numeru identyfikacji podatkowej i adresu;
• nazwa i koszt usług;
• stanowisko, podpis własnoręczny i imię i nazwisko. pracownik dostawcy;
• pieczęć (jeśli jest dostępna);
• odcisk drukarni, która wyprodukowała formularz.

BSO musi zawierać informacje o drukarni (nazwa, adres, NIP); Serię i numer formularza należy wydrukować w specjalnej linii.

Dowód sprzedaży i faktury

Dowód sprzedaży nie ma jednolitej formy. W związku z tym każda organizacja ma prawo do samodzielnego opracowywania formularzy. Dotyczy to również faktur. Wystarczy sprawdzić formularz pod kątem obecności wymaganych danych.

Należy zauważyć, że dokumenty te są dokumentami przewozowymi i nie zawierają potwierdzenia płatności, w związku z tym nie zmniejszają kwoty rozliczeń, z wyjątkiem przypadków, gdy nabycie towarów i materiałów odbywa się od płatników UTII, którzy nie korzystają kasy fiskalne. W takim przypadku potwierdzeniem kosztów będzie dowód sprzedaży (patrz Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 19 stycznia 2010 r. nr 03-03-06/4/2 z dnia 11 listopada 2009 r. nr 03-01- 15/10-499 z dnia 6 listopada 2009 r. nr 03-01-15/10-492 z dnia 01.09.2009 r. nr 03-01-15/9-436).

Faktury i UPD

Faktura jest dokumentem podatkowym, który w tym przypadku daje możliwość przyjęcia podatku VAT jako odliczenia od budżetu. Należy pamiętać, że faktury dla osób fizycznych dokonujących zakupu towarów (pracy, usług) za gotówkę wystawiane są tylko wtedy, gdy posiadają pełnomocnictwo do otrzymania tego formularza (klauzula 7 art. 168 kodeksu podatkowego).

Uniwersalny dokument przelewu jest jednocześnie dokumentem podatkowym i przewozowym. Zgodnie z UPD można jednocześnie przyjmować pozycje magazynowe i uwzględniać podatek VAT do odliczenia z budżetu.

Faktura i UPD nie są dokumentami potwierdzającymi zapłatę majątku materialnego, w związku z czym nie pomniejszają kwoty kwot rozliczeniowych.

W 2019 roku zostały wprowadzone nowe formy fakturowania i UPD!

Dokumenty potwierdzające poszczególne transakcje

Szczególnego rozważenia wymaga procedura dokumentowania wydatków na podróże i gościnność. Poniżej przedstawiamy kluczowe punkty dla tych grup kosztów.

Koszty podróży

Po wejściu w życie zmian przyjętych Dekretem Rządowym nr 749 „W sprawie specyfiki wysyłania pracowników w podróż służbową” (zwanym dalej „Dekretem nr 749”) wzory zaświadczenia o podróży, przydziału służbowego oraz sprawozdania z pracy wykonywanej podróż służbowa nie jest wymagane. Organizacje mają prawo określić w przepisach lokalnych konieczność wypełniania tych formularzy.

Jeśli organizacja zdecyduje się nie korzystać ze świadectw podróży, wówczas w celu potwierdzenia diety konieczne jest dołączenie zaświadczenia księgowego w dowolnej formie do raportu zaliczkowego z podróży służbowej. Forma zaświadczenia powinna zostać zatwierdzona w ramach polityki rachunkowości.

Przepisy nie ograniczają wysokości wypłat w formie diet dziennych dla pracowników organizacji. Wysokość diety dziennej powinna być zatwierdzona zarządzeniem lub wskazana w regulaminie kosztów podróży. Diety dzienne są zwolnione z opłacania składek ubezpieczeniowych w wysokości nieprzekraczającej 700 rubli za każdy dzień przebywania w podróży służbowej na terytorium Federacji Rosyjskiej i nie więcej niż 2500 rubli za każdy dzień przebywania w podróży służbowej za granicą (ust. 2 ust. art. 422 Ordynacji podatkowej). W tej samej kwocie diety dzienne nie są wliczane do dochodu pracownika przy obliczaniu podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 217 ust. 3 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Nie zapominajmy, że w przypadku wyjazdu na teren, z którego pracownik ma możliwość codziennego powrotu do domu lub wysłania pracownika na jednodniową wycieczkę, diety dzienne nie są wypłacane (klauzula 11 uchwały nr 749).

Bilet elektroniczny

Protokół zaliczkowy podróży służbowej za rok 2019 należy wypełnić z uwzględnieniem opinii Ministra Finansów zawartej w piśmie nr 03-03-06/1/35214 z dnia 06.06.2017 r. W piśmie tym wyjaśniono, że w przypadku zakupu biletu lotniczego w formie elektronicznej elektroniczny paragon biletowy i karta pokładowa stanowią dokument potwierdzający dla celów podatku dochodowego.

W takim przypadku karta pokładowa musi potwierdzać fakt świadczenia usług transportu lotniczego osobie odpowiedzialnej. Z reguły warunkiem tym jest pieczęć kontrolna.

Jeżeli na wydrukowanej elektronicznej karcie pokładowej nie ma stempla kontrolnego, podatnik jest obowiązany potwierdzić fakt, że osoba odpowiedzialna świadczył usługi transportu lotniczego w inny sposób.

Rozliczanie usług świadczonych przez przewoźników

Bardzo często bilet na podróż luksusową obejmuje koszt usług (posiłki, artykuły pierwszej potrzeby i artykuły higieniczne, w tym pościel, materiały drukowane itp.).

Ministerstwo Finansów w piśmie nr 03-03-РЗ/37488 z dnia 16 czerwca 2017 r. wyjaśniło, w jaki sposób uwzględniany jest koszt usług dodatkowych.

Koszt usług dodatkowych podczas podróży luksusowymi samochodami nie podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych (art. 217 ust. 3 kodeksu podatkowego).

Do celów opodatkowania zysków organizacji koszt usług dodatkowych jest uwzględniany w całości w ramach innych wydatków (klauzula 12 ust. 1 art. 264 kodeksu podatkowego).

Jednak w odniesieniu do podatku VAT opinia jest odwrotna: jeżeli wysokość dodatkowych opłat i usług zostanie ustalona z uwzględnieniem kosztów usług gastronomicznych, kwota podatku VAT nie podlega odliczeniu (art. 171 ust. 7 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej ).

Wydatki na rozrywkę

Żaden z obowiązujących przepisów nie zawiera wskazówek dotyczących wysokości i trybu rozliczania wydatków na reprezentacje. Na tej podstawie organizacja musi samodzielnie opracować i zatwierdzić w swoich zasadach rachunkowości lub specjalnym akcie regulacyjnym listę dokumentów uzupełniających potwierdzających ważność i cele biznesowe wydatków na rozrywkę dokonywanych przez osoby odpowiedzialne.

Aby prawidłowo uwzględnić koszty przyjmowania i obsługi delegacji rosyjskich i zagranicznych, zalecamy sporządzenie następujących dokumentów (patrz Pisma Ministra Finansów nr 03-03-06/4/26 z dnia 22.03.2010 r. oraz nr 03-03 -06.1.807 z dnia 13.11.2007):

• postanowienie o powołaniu komisji do sprawdzenia legalności odpisania wydatków na reprezentacje;
• ogólny kosztorys przyjęcia delegacji podpisany przez kierownika organizacji ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za przyjęcie delegacji oraz wykaz wydatków (szczegółowy);
• dokument wskazujący: cel przybycia delegacji (np. zaproszenie), program spotkania, skład delegacji ze wskazaniem stanowisk zarówno zapraszanej strony, jak i organizacji;
• certyfikat wydanych pamiątek lub próbek gotowych produktów wskazujący, co, komu i ile zostało przyznane;
• kalkulacja wykonanej usługi bufetowej: ze wskazaniem rodzaju produktów, ceny, ilości i kwoty całkowitej, podpisana przez osobę odpowiedzialną i osobę obsługującą stół.

Do raportów należy dołączyć dokumenty potwierdzające zakup produktów, pamiątek i innych pozycji magazynowych.

Do wydatków reprezentacyjnych zalicza się wydatki w wysokości nieprzekraczającej 4% wydatków podatnika na wynagrodzenia za okres sprawozdawczy (podatkowy). Do wydatków na reprezentację nie zalicza się następujących wydatków:

• wydatki na organizację rozrywki;
• wydatki związane z urlopem.

Datą uznania wydatków na reprezentację wydanych przez osobę odpowiedzialną jest data zatwierdzenia raportu zaliczkowego przez kierownika organizacji.

Przechowywanie raportów wydatków

Do celów rozliczeń podatkowych dokumenty należy przechowywać przez 4 lata (klauzula 8 ust. 1 art. 23 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Należy zaznaczyć, że w przypadku poniesienia straty dokumenty potwierdzające wydatki należy przechowywać przez 10 lat (ust. 4

Raport zaliczkowy - formularz AO-1 - podstawowy dokument potwierdzający wydane środki, wcześniej zapłacone przez osoby odpowiedzialne. Kwota raportowa wydawana jest w następujących celach:

• koszty podróży;
• koszty na potrzeby biznesowe i operacyjne;
• zwrot kosztów podróży służbowych poniesionych przez pracownika.

Zaliczka

Zaliczka wydawana jest na podstawie zarządzenia dyrektora organizacji wskazującego listę pracowników, którym przydzielono środki, termin, cele i wysokość kwoty. Oddelegowani pracownicy otrzymują pieniądze na podstawie zamówienia na wyjazd.

Jeżeli pracownik nie zwrócił salda kwoty wynikającej z poprzedniego dokumentu, nie można mu wydać nowej zaliczki.

Termin złożenia raportu

Po powrocie z podróży służbowej pracownik składa raport zaliczkowy. Termin na złożenie dokumentu upływa w ciągu trzech dni. 10 dni - jeśli był wyjazd za granicę. W przypadku niezłożenia formularza rejestrowane jest naruszenie dyscypliny kasowej.

Jeżeli służba podatkowa stwierdzi, że procedura nie jest przestrzegana, inspektorzy mogą spróbować ukarać organizację grzywną zgodnie z art. 15 ust. 1 Kodeksu naruszeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w sprawie naruszeń administracyjnych. Chociaż prawo nie przewiduje odpowiedzialności.

Kontrola nad przyznanymi środkami jest zadaniem przedsiębiorstwa.

Dokumenty w języku obcym

Jeżeli pracownik po przyjeździe z zagranicznej podróży służbowej złoży dokumenty potwierdzające wydatkowanie środków w języku obcym, należy wykonać tłumaczenie międzywierszowe.

Paragraf 9 Regulaminu Rachunkowości stanowi, że dokumenty sporządzone w języku obcym muszą zostać przetłumaczone. Tłumaczenie dokumentów podstawowych może wykonać każdy pracownik znający język obcy. Tylko liczby są podane dokładnie. Pozostałych informacji nie trzeba zapisywać dosłownie.

Raport zaliczkowy z tłumaczeniem jest poświadczony przez głównego księgowego organizacji lub inną upoważnioną osobę.

Formularz raportu należy wypełnić w jednym egzemplarzu. W sporządzenie formularza zaangażowane są co najmniej trzy osoby: osoba odpowiedzialna, księgowy i dyrektor.

Każdy podmiot gospodarczy ma okresową potrzebę ponoszenia wydatków służbowych w celu zapewnienia funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zasadniczo dokonywane są w gotówce za pośrednictwem księgowych, których ustala się na specjalne zamówienie menedżera. W takim przypadku wydatki muszą być poniesione na cele, na które pieniądze zostały wydane.

Raport zaliczkowy to dokument sporządzony przez osobę odpowiedzialną finansowo w przypadku poniesienia przez nią wydatków produkcyjnych lub biznesowych, na które wcześniej wydano pieniądze firmy z kasy fiskalnej lub przelewem.

Wypełnienie tego formularza jest wymagane w przypadku, gdy środki zostały wydane w celach sprawozdawczych. Rosstat zaleca stosowanie formularza dokumentu AO-1.

Listę osób w przedsiębiorstwie uprawnionych do emitowania pieniędzy określa specjalne rozporządzenie. Wskazane jest uwzględnienie imiennej listy osób odpowiedzialnych, kwoty kwot, które można im wydać, a także określenie celów wydatkowania tych środków.

Odpowiedzialność mogą ponosić zarówno osoby pracujące w przedsiębiorstwie, jak i osoby zaangażowane na podstawie umów kontraktowych.

Prawo wymaga, aby pracownicy, którym przyznano środki na wydatki, realizowali je na ustalone cele, a kierownik po sprawdzeniu wszystkich dokumentów złożonych do sprawozdania z wydatków zatwierdza te wydatki.

Dopiero po pozytywnym przejściu protokołu wydatków i zatwierdzeniu, wydatki te można zaliczyć do wydatków przedsiębiorstwa. Formularz ten jest zatem podstawowym dokumentem potwierdzającym wydatki gotówkowe firmy.

Uwaga! Sporządzając i przyjmując raport z wyprzedzeniem, należy pamiętać, że podczas kontroli zostanie on z pewnością zbadany przez organy regulacyjne, a jeśli zostanie sporządzony z nieścisłościami lub załączone dokumenty nie spełniają ustalonych wymagań, wówczas koszty tego dokumentu będą wyłączone z opodatkowania.

W jakich przypadkach stosuje się raport zaliczkowy?

Wydane pracownikowi środki muszą zostać wykorzystane wyłącznie na ustalone cele lub zwrócone do kasy firmy. Głównym dokumentem do wpłaty kwot na konto jest dokument, na którym należy umieścić wizę menedżera.

Lokalne akty przedsiębiorstwa określają terminy, w których pracownik odpowiedzialny musi zgłosić lub zwrócić wcześniej wydane pieniądze. W przypadku poniesienia wydatków należy sporządzić raport zaliczkowy. Dokument ten pozwala na odpisanie kwot wydanych przez księgowego jako wydatki.

Każdy pracownik powracający z podróży służbowej ma obowiązek przygotować wcześniejsze sprawozdanie z podróży służbowej. Pod tym względem jego rola rośnie, ponieważ wiele wcześniej skompilowanych dokumentów stało się opcjonalnych. W rzeczywistości raport wstępny pozostał jedynym raportem przedkładanym przez podróżnych swojemu kierownictwu.

Sporządzenie raportu zaliczkowego jest obowiązkowe, zasada ta jest zapisana w Procedurze przeprowadzania transakcji gotówkowych. Z obowiązku sporządzenia tego dokumentu zwolnieni są jedynie przedsiębiorcy prowadzący ewidencję w trybie uproszczonym.

bukhproffi

Ważny! Nie powinniśmy jednak zapominać, że istnieje limit płatności gotówkowych między organizacjami lub indywidualnymi przedsiębiorcami w wysokości 100 000 rubli. Powyżej tej kwoty należy stosować wyłącznie płatności bezgotówkowe, co wyklucza raportowanie.

Co można wziąć pod uwagę

Każdy specjalista ds. księgowości, a także sam pracownik powinien znać wykaz dokumentów, które można dołączyć jako dowód poniesienia wydatków do rachunku wydatków.

Obejmują one:

• Dowody sprzedaży wraz z dołączonymi paragonami fiskalnymi. Dopuszczalne jest posługiwanie się tymi dokumentami bez kasy fiskalnej, jeżeli firma, która je wystawiła, działa na zasadzie imputacji. Jednocześnie dowód sprzedaży musi zawierać wszystkie wymagane prawem dane umożliwiające identyfikację dostawcy.
• Paragony wraz z czekami. W tym przypadku wymagana jest również faktura lub akt o dzieło lub usługę. Jednocześnie najnowsze dokumenty muszą zostać wydane organizacji lub indywidualnemu przedsiębiorcy, który wycisnął pieniądze, aby zgłosić się swojemu pracownikowi, a nie jemu.
• Paragony, zlecenia pracy i inne BSO, które potwierdzają wydatkowanie środków przedsiębiorstwa.
• Bilety i inne dokumenty przewozowe wydawane na przewóz osób lub rzeczy. Dotyczy to również polis ubezpieczeniowych wystawianych przez firmy pasażerskie i przewoźników.

Uwaga! W takim przypadku na dokumenty mogą zostać nałożone dodatkowe wymagania. Przykładowo dokumenty sporządzone w języku obcym należy przetłumaczyć na język rosyjski w części dotyczącej rozszyfrowania wydatków poniesionych przez pracownika. Dokumenty wystawiane w weekendy w przedsiębiorstwie podlegają szczegółowej kontroli.

Formularz raportu zaliczkowego, wzór 2018 do pobrania

Przykład wypełnienia raportu zaliczkowego w 2018 roku

Przyjrzyjmy się bliżej przykładowi wypełnienia raportu zaliczkowego.

Przód

Formularz raportu zaliczkowego wypełnia się od górnej linii, gdzie wpisuje się nazwę firmy lub imię i nazwisko. przedsiębiorca. Po prawej stronie musisz wskazać, czy jest przypisany.

Poniżej w polach znajdujących się obok tytułu dokumentu należy wpisać numer seryjny oraz datę jego wystawienia.

Blok po prawej stronie zaczyna się od frazy „Akceptuję”. Musi go wypełnić dyrektor firmy. Kwota jest tam wpisana słownie, imię i nazwisko. oraz imię i nazwisko kierownika, data zatwierdzenia. Poniżej dyrektor musi złożyć swój podpis, zatwierdzając tym samym wydatki i umożliwiając ich uwzględnienie.

W kolejnych polach należy wpisać nazwę jednostki strukturalnej, w której pracuje księgowy, jego imię i nazwisko, nazwę stanowiska oraz numer zgodnie z kartą raportu.

bukhproffi

Ważny! Dotychczas cel wskazany w protokole zaliczkowym musiał być zbieżny z celem z wniosku o wystawienie w protokole. Obecnie nie można wypełniać wniosków, dlatego cel ustalany jest w oparciu o kierunek ponoszonych wydatków (na łączność komórkową, zakup materiałów itp.).

Następnie dokument jest podzielony na dwie tabele. Informacje wprowadza do nich księgowy. Lewy odzwierciedla przepływ środków rozliczeniowych dla pracownika - saldo z poprzedniej emisji lub nadmierne wydatki, wydana kwota, wydana kwota, bieżące saldo.

Uwaga! Od 19 sierpnia 2017 roku pracownik może otrzymywać kwoty na konto bez zgłaszania wcześniejszej zaliczki.

Prawa tabela zawiera zapisy księgowe.

Poniżej księgowy powinien zapisać liczbę dokumentów dostarczonych przez pracownika i na ilu arkuszach się one znajdują.

Po zakończeniu kontroli księgowy musi podpisać i wskazać słownie zatwierdzoną kwotę. Formularz jest następnie przekazywany do przeglądu głównemu księgowemu.

Jeżeli po złożeniu raportu pracownik zidentyfikował kwoty pieniędzy, które należy mu zwrócić, lub odwrotnie, należy mu się rekompensata za nadmierne wydatki, wówczas dane dokumentu kasowego wpisuje się poniżej.

Uwaga! Podczas sprawdzania protokołu zaliczkowego pracownik otrzymuje pokwitowanie potwierdzające jego przyjęcie. Krótko powiela informacje z zaakceptowanego dokumentu.

Odwrotna strona

Po tej stronie znajduje się tabela, w której księgowy wprowadza wszystkie załączone dokumenty. Dla każdego formularza przydzielona jest jedna linia.

Kolumna 1 zawiera numer seryjny linii. Kolumny 2 i 3 odzwierciedlają numer i datę dokumentu sprawozdawczego. Jeżeli nie ma numeru, dodaje się myślnik lub „B/N”.

Kolumna 4 zawiera tytuł dokumentu.

Kolumny 5 i 6 są zarezerwowane dla wskazania kwoty dokumentu. W kolumnie 5 jest ona wpisana w rublach, a w kolumnie 6 - w walucie obcej (jeśli jest w niej wyemitowana).

Wszystkie puste linie należy przekreślić symbolem „Z”. Następnie w ostatniej linii „Razem” sumowana jest łączna kwota wszystkich dokumentów, a poniżej księgowy umieszcza swój podpis.

Podczas sprawdzania księgowy sprawdza dokumenty i ważność wydatków, a w kolumnach 7 i 8 wprowadza kwotę przyjętą do rozliczenia zgodnie z dokumentem. W kolumnie 9 znajduje się konto księgowe, na które przypisane są koszty.

Informacje ogólne z tych trzech kolumn, po pełnej weryfikacji, przenoszone są na pierwszą część dokumentu.

A co jeśli nie ma dokumentów potwierdzających?

Jeżeli pracownik dołączył do protokołu zaliczkowego dokumenty zawierające istotne braki (np. zniszczone) lub w ogóle ich nie dołączył (paragon zaginął, nie ma możliwości uzyskania duplikatu), nie oznacza to, że zaliczka raport nie może zostać przyjęty.

Należy pamiętać, że towar lub dzieło, za które przekazano pieniądze, faktycznie można otrzymać. W takiej sytuacji księgowy nadal musi sprawdzić przesłany dokument, a kierownik sam decyduje, czy go zatwierdzić, czy nie.

Jeżeli menadżer podejmie pozytywną decyzję i zleci osobie rozliczeniowej zwrot wydanych środków bez dokumentów potwierdzających tę decyzję, należy pamiętać, że wszystkich tych kosztów nie można uwzględnić przy obliczaniu podatku za ten okres. Jeśli organizacja współpracuje z podatkiem VAT, nie można odliczyć podatku naliczonego.

Zapisy księgowe

Transakcje dokonywane po wypełnieniu raportu zaliczkowego zależą od celu otrzymania zaliczki:

D08, 10, 41 - K71 - materiały zakupione przez osobę rozliczającą są kapitalizowane

Jeżeli pracownik pozostawił zaliczkę bez faktycznego otrzymania towaru, dokonuje się następującego księgowania:

D60, 76 - K71 - przedpłata u dostawcy

Zapisy księgowe na podstawie wyników podróży służbowej:

D20 - K71 - odpisano wydatki na podróż służbową, której celem było wykonanie pracy na podstawie umowy z klientem;

D44 - K71 - wydatki na podróż służbową związaną z reklamą lub sprzedażą towarów firmy;

D08 - K71 - wydatki na podróże służbowe związane z zakupem nowego sprzętu, maszyn itp.

D28 - K71 - podróż służbowa związana była ze zwrotem wadliwego towaru do dostawcy.

Jeżeli firma stosuje zasady ogólne, to od kosztów podróży należy odliczyć podatek VAT:

D19 - K71 - uwzględniana jest kwota podatku VAT od wydatków na podróże służbowe;

D68 - K19 - Zaliczony podatek VAT.

Jeżeli pracownik posiada niewykorzystaną zaliczkę na poczet podróży służbowej, ma obowiązek ją zwrócić:

D50 – K71 – niewykorzystana zaliczka na poczet podróży służbowej została zwrócona gotówką do kasy za pomocą dyspozycji pokwitowania;

D51 - K71 - niewykorzystana zaliczka przekazywana na rachunek bieżący

D70 - K71 - niewykorzystana zaliczka jest potrącana z naliczonych wynagrodzeń