Profesjonalna korespondencja biznesowa: podstawy i zasady. Korespondencja biznesowa dla opornych, czyli jakich zwrotów można używać w listach biznesowych

W warunkach nowoczesny świat kontakt biznesowy często zaczyna się od korespondencji biznesowej - pisemna forma interakcji biznesowej, która obejmuje wszelkiego rodzaju korespondencję (list, wiadomość itp.) wysyłaną przez dowolnego urzędnika w jego imieniu i na mocy jego stanowiska.

Ważnym aspektem jest przestrzeganie określonych standardów etykiety. W przeciwnym razie nawiązane połączenia mogą zostać zerwane, a klient lub partner biznesowy może zostać utracony. Dobrze zaprojektowana korespondencja biznesowa przyczynia się do wywarcia jak najkorzystniejszego wrażenia na Tobie lub firmie.

Opanowanie magii liter jest ważne dla każdego człowieka. Powiedzmy podczas wyszukiwania Nowa praca: skompilowanie i przesłanie CV, zadania testowe, listy motywacyjne, dodatkowe informacje o sobie, ustalenie terminu spotkania.

Co ciekawe, istniejące dziś zasady korespondencji biznesowej zostały opracowane około 150 lat temu w Anglii.

Rodzaje listów biznesowych

Aby zdecydować, jak skomponować list, musisz znać różnice między jego typami. Pomoże Ci to w podjęciu decyzji o temacie wiadomości i jej właściwej konstrukcji. Dzięki temu nie będziesz wyglądać głupio w oczach ważnego przeciwnika.

Zgodnie ze strukturą projektu istnieją:

• Listy komunikacyjne

Dotyczy to listów z odmową, roszczeń, wymówek i zeznań. Wszystko, z czego pracownik korzysta w trakcie swojej działalności zawodowej.

• Listy uzgadniające

Ważny rodzaj pisma. Dzięki niej podsumowywane są wyniki spotkania, dochodzi do porozumienia, ustalany jest czas na realizację zadań, a obie strony utwierdzają się w przekonaniu o prawidłowym zrozumieniu umowy.

Zasady dotyczące listów biznesowych

Sposób, w jaki blogerzy pozwalają sobie na wyrażanie siebie, nie jest twoim wyborem. Nie ma usprawiedliwienia dla błędów i literówek. Trudności w nauce języka od dzieciństwa nie mogą się pocieszyć. Musisz być wobec siebie tak wymagający, jak to tylko możliwe. W przeciwnym razie tworzy to niekorzystny obraz Twojej osobowości i wykształcenia.

Osobliwością korespondencji biznesowej jest to, że błędy w pisowni słów zawodowych są uważane za wskaźnik niekompetencji danej osoby w wybranej dziedzinie.

Podstawowe zasady:

1. Unikaj używania słów, których dokładnej definicji nie znasz. W ostateczności sprawdź ich znaczenie w słownikach.
2. Unikaj używania określonej terminologii. Niektóre słowa mogą być nieznane rozmówcy i mogą zostać przez niego błędnie zinterpretowane. Etykieta korespondencji biznesowej polega w takich przypadkach na objaśnieniu pojęć i skrótów.
3. Pisz krótkimi zdaniami. Długość i kwiecistość konstrukcji jest właściwa przy pisaniu powieści, a nie podczas negocjacji biznesowych.
4. Najpierw wpisz wiadomość nie w treści listu, ale w dokumencie na komputerze lub w edytorze internetowym. Pozytywnym aspektem jest automatyczne sprawdzanie pisowni i interpunkcji tekstu. Zapobiega to również przypadkowemu przedwczesnemu wysłaniu listu do adresata lub jego utracie w wyniku zamknięcia przeglądarki lub utraty połączenia z Internetem. Pracować w Microsoft Word, używaj automatycznego zapisywania materiału w określonych odstępach czasu.
5. Należy unikać pisania wiadomości na telefonie lub tablecie. Istnieje ryzyko nieprawidłowej autokorekty.
6. Przed wysłaniem sprawdź pod kątem błędów i spójności tekstu. Zaleca się ponowne sprawdzenie wpisanego tekstu po godzinie, chwilowo przełączając się na inne rzeczy i zapominając o jego pisaniu. Dzięki temu spojrzysz na tekst z innej perspektywy, dostrzeżesz wszystkie nieścisłości.

Formatowanie listu biznesowego

Podczas przygotowywania i prowadzenia korespondencji wymagana jest szczególna dbałość o szczegóły. Okazuje także szacunek do przeciwnika i pozwala zaoszczędzić czas, który można by przeznaczyć na powtarzanie materiału.

Nie należy zaniedbywać następujących aspektów:

• Prawidłowe wypełnienie tematu listu

Jeśli jest to pierwsza wiadomość, tytuł może być jasny. Jeżeli jednak komunikacja z przeciwnikiem już istnieje, temat pisma należy podać krótko i zwięźle. To są podstawy komunikacji. Pomagają one po chwili odnaleźć wiadomość, dzięki czemu ponowne jej odczytanie będzie łatwe zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy.

• Cytat

Wysłana przez Ciebie wiadomość może zawierać pytania, na które musisz odpowiedzieć. Warto na nie odpowiedzieć, cytując każdy z osobna. Wysyłając list z kilkoma przekierowaniami, warto zastosować numerację i podzielić tekst na akapity. Dzięki temu rozmówca będzie wiedział, na jakie pytanie odpowiadasz.

Nadmierne łańcuchy cytatów powodują poczucie chaosu w komunikacji. Jeżeli jednak zachodzi potrzeba powrotu do wcześniej wysłanych wiadomości lub o czymś przypomnieniu rozmówcy, warto to zrobić. W szczególności jeśli chodzi o budżet, pakiet usług i czas.

• Weź pod uwagę wszystkie otrzymane informacje

Pisząc list, musisz krótko skomentować wszystkie dokumenty załączone przez Ciebie lub Twojego rozmówcę. Dzięki temu odbiorca od razu będzie wiedział, jaka zawartość plików go czeka.

• Własny podpis jest analogią do wizytówki

Korespondencja biznesowa pozwala na złożenie podpisu. Można to zrobić automatycznie, wtedy będzie obecne w każdym wysłanym liście. Jak stworzyć podpis informacyjny? Użyj swojego imienia i nazwiska, aktualnego stanowiska, kontaktów służbowych i logo firmy.

Na przykład: „Z wyrazami szacunku Iwan Iwanow, kierownik projektu, numer telefonu lub jakikolwiek inny komunikator”. Lub „Z pozdrowieniami, Iwan Iwanow…”.

Podpis może być również chwytliwy i kreatywny, wskazując na szczególne powiązanie z firmą lub sprawą. Na przykład pracownicy sieci branży wydawniczej mogą użyć wyrażenia „obecnie czytam…” podczas wpisywania nazwy aktualnych nowości. Ale lepiej takie rzeczy skoordynować z przełożonymi.

• Adres pocztowy

Regulamin korespondencji handlowej wymaga podawania adresu pocztowego. Byłoby lepiej, gdyby był wyłącznie pracownikiem. Może być tam wyświetlana nazwa firmy, stanowisko, imię lub nazwisko, ale nie rok urodzenia ani zabawne pseudonimy/słowa. Lepiej jest myśleć o prawidłowej nazwie adresu przez wiele lat, jeśli planujesz go opuścić, nawet jeśli zmienisz zajęcia lub stanowisko.

• Czcionka i odstępy

Czcionka jest najczęściej używana w dokumentacji Times Nowy Rozmiar rzymski 12 dla tabel lub 14 dla tekstu. 1,5-2 przerwy. To są niewypowiedziane podstawy.

Styl komunikacji biznesowej

Korespondencja biznesowa wymaga delikatnej równowagi. Przyjazna komunikacja jest tu niewłaściwa, ale zdecydowanie ostra komunikacja też nie jest właściwa.

Cechy komunikacji:

• Surowość projektów

Drobne słowa i wyrażenia slangowe będą nieodpowiednie.

• Używanie emotikonów

Używaj emotikonów ostrożnie lub unikaj ich. Pierwszy kontakt w zasadzie nie pozwala na ich obecność. W przyszłości mogą być obecne nawiasy, ale tylko pozytywne, w umiarkowanych ilościach. W tym stylu komunikacji uprzejmość i humor są niedopuszczalne. Ta forma jest niedopuszczalna, jeśli jesteś podporządkowany swojemu rozmówcy.

• Pozdrowienia imienne i patronimiczne

Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej implikują szacunek wobec rozmówcy, uwagę i zainteresowanie jego osobą. Zwiększa to zainteresowanie przeciwnika Twoją osobą i zwiększa szansę na jego złagodzenie kary. Wskazane jest, aby znać wcześniej imię i nazwisko osoby, do której się zwracasz, a także jej preferencje dotyczące adresu.

• Odpowiedź w ciągu dwóch dni

Prawidłowe jest przesłanie odpowiedzi na wiadomość w ciągu kilku dni roboczych. W przeciwnym razie zostanie to uznane za brak szacunku. Jeśli list został wysłany przed weekendem lub wakacjami, nie musisz na niego odpowiadać, jeśli nie jest to pilne. W przeciwnym razie musisz uprzedzić rozmówcę o chwilowym braku Twojej odpowiedzi lub na krótko zrezygnować z subskrypcji treści listu.

• Brak ingerencji

Ciągłe pytanie o coś, proszenie o potwierdzenie wskaże ci, że się mylisz lepsze światło. Jeśli wymagane jest potwierdzenie od rozmówcy, możesz przypomnieć mu o konieczności udzielenia odpowiedzi w ciągu trzech dni. Jeśli sprawa jest pilna, lepiej wspomnieć o tym już w pierwszej wiadomości.

• Zasada lustra

Etykieta korespondencji biznesowej często pozwala zwracać się do przeciwnika w taki sam sposób, w jaki on to robi. Zwiększa to możliwość wzajemnego zrozumienia i komunikacji na tym samym poziomie. Śledź, jakich terminów, stylu komunikacji i adresu używa Twój rozmówca.

• Wesołych świąt

Jeśli komunikacja odbywa się w okolicach świąt państwowych lub w ich trakcie, warto pogratulować rozmówcy. Takie są zasady korespondencji biznesowej. Przydatna jest także informacja, kiedy wypadają urodziny przeciwnika.

• Wdzięczność

Elementarną uprzejmością są słowa wdzięczności w odpowiedzi na gratulacje, zaproszenie lub wyjaśnienia.

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe cechy, nawiązanie kontaktu z rozmówcą i wyrobienie sobie pozytywnej opinii o sobie nie będzie trudne.

Znaczenie zasad pisania biznesu

Tak naprawdę każdy wysłany list jest wizytówką, odzwierciedleniem obranego przez nas stanowiska biznesowego. Aby wyglądała przyzwoicie, budziła szacunek i zaufanie, a negocjacjom towarzyszył komfort i skuteczność w rozwiązywaniu problemów, a znajomość zasad dobrych manier i ich ciągłe przestrzeganie jest niewzruszoną gwarancją sukcesu.

W odniesieniu do wszelkiej korespondencji, zarówno w Internecie, jak i listownie, obowiązują te same rygorystyczne standardy, co w przypadku komunikacji telefonicznej lub negocjacji osobistych. Zasady, na których budowana jest interakcja:

• wzajemny szacunek pomiędzy przeciwnikami dla osobowości i pozycji biznesowej drugiej osoby;
• dbałość o interesy biznesowe przeciwnika;
• zachowanie poufności;
• punktualność w rozwiązywaniu ważnych zadań.

Korespondencja biznesowa jest konieczna, ponieważ:

• wysyłając list, nie ma odpowiedzi, nawet jeśli była ona dorozumiana;
• litery gubią się w strumieniu niepotrzebne informacje a pracownicy nieustannie do siebie dzwonią i proszą o sprawdzenie poczty elektronicznej;
• po przeczytaniu e-maila nie jest już całkowicie jasne, czego od Ciebie oczekujemy;
• Ze względu na obfitość szczegółów i chaos informacji w przekazach myśli są pomieszane, a złożony problem nigdy nie zostaje rozwiązany.

Możesz zaoszczędzić dużo wolnego czasu, jeśli wdrożysz ogólne zasady prowadzenia korespondencji biznesowej. Pomoże to uniknąć powyższych problemów.

Pisanie biznesowe jest jednym z głównych narzędzi komunikacji w każdej firmie. Dobrze napisany list biznesowy pomoże wywrzeć pozytywne wrażenie na firmie. A jeden niepiśmiennie napisany list może zniszczyć całą twoją reputację. O zasadach korespondencji biznesowej pisaliśmy już, teraz przyjrzyjmy się konkretne przykłady listy biznesowe.

Próbki listów biznesowych

Istnieje wiele rodzajów listów biznesowych - propozycje biznesowe, listy reklamacyjne, listy wdzięczności, listy odmowne, listy motywacyjne, listy gwarancyjne, informacyjne i tak dalej. Zasady ich kompilacji praktycznie nie różnią się od siebie. Spójrz jeszcze raz, aby uniknąć błędów.

Przykłady listów z podziękowaniami

Przykład listu gwarancyjnego

Przykładowy list z odpowiedzią

Oto wyraźny przykład tego, czym może być uprzejmy list zawierający odmowę:

Przykład newslettera

Przykład pisma reklamacyjnego

Przykłady listów w języku angielskim w korespondencji biznesowej

Niestety, nie każdy może pochwalić się wysokim poziomem znajomości języka angielskiego. Często menedżerowie są nieco zagubieni, gdy muszą napisać list biznesowy po angielsku. Jeśli nawet w języku rosyjskim ludzie nie zawsze rozumieją się w korespondencji, to co możemy powiedzieć o języku obcym? Najlepszym wyjściem w tej sytuacji jest wyszukanie podobnych listów i użycie w swoim liście odpowiednich zwrotów z nich. Oto trzy przykłady listów biznesowych w języku angielskim: list z podziękowaniami dla klienta, list wyjaśniający warunki transakcji oraz list z odpowiedzią na ofertę zakupu. Każdy plik zawiera wersję listu w języku angielskim i jego tłumaczenie na język rosyjski.
Pobierz list z podziękowaniami dla klienta w języku angielskim.
Pobierz list z warunkami umowy w języku angielskim.
Pobierz odpowiedź na ofertę zakupu w języku angielskim.

Struktura listu biznesowego

Przejrzysta struktura jest istotną cechą listu biznesowego. Pomoże odbiorcy szybko zrozumieć sens tego, co jest napisane i skróci czas potrzebny na jego przeczytanie. List biznesowy składa się z następujących głównych części:

1. Nagłówek (temat listu). Tytuł listu powinien zawierać jego krótki cel lub treść. Nie można tu używać żadnych abstrakcyjnych sformułowań. Już na podstawie samego tytułu powinno być jasne dla odbiorcy, czego dotyczy list. Na przykład „O zmianach cen dostaw produktów” lub „ Oferta biznesowa o współpracy handlowej z firmą XXX.”

2. Powitanie. Tradycyjny w listy biznesowe Uwzględniane jest powitanie „Szanowny + Imię i patronim!”. Jednakże nie jest konieczne używanie nazwy. Można też zwrócić się do adresata poprzez jego stanowisko: „Szanowny Panie Dyrektorze!” Należy jednak pamiętać, że wołanie po imieniu nieco zmniejsza dystans psychologiczny i podkreśla ugruntowaną relację biznesową. Jeżeli list jest adresowany do grupy osób, dopuszczalne jest napisanie „ Drogie panie i panowie!”, „Drodzy partnerzy!” i tak dalej. Używanie skrótów Pan, Pani lub inicjałów jest odbierane jako brak szacunku, dlatego staraj się tego unikać.

3. Określenie celu napisania listu, jego istoty i głównej myśli. To jest główna część listu. Tutaj piszesz bezpośrednio o samym powodzie napisania listu.

4. Twoje propozycje rozwiązania tego problemu, zalecenia, prośby, skargi. Listy biznesowe prawie zawsze wymagają określonej reakcji adresata (z wyjątkiem listów o charakterze czysto informacyjnym). Dlatego ważne jest, aby opisać nie tylko sam problem, ale także zaproponować własne możliwości jego rozwiązania. Jeśli piszesz skargę, poproś o podjęcie odpowiednich działań, jeśli składasz ofertę współpracy, opisz ją możliwe opcje. Krótko mówiąc, odbiorca Twojego listu musi nie tylko zrozumieć „czego” od niego chcesz, ale także zrozumieć „w jaki sposób” proponujesz to zrealizować. Wtedy będzie to prawdziwy list biznesowy.

5. Krótkie podsumowanie i wnioski. Na sam koniec możemy podsumować wszystkie powyższe. Jednak nie zawsze można to zrobić w bardzo krótkim czasie. W takim przypadku nie warto pisać w kilku zdaniach tego, co opisałeś już w dwóch pierwszych akapitach. Zapamietaj to najlepszy przyjaciel list biznesowy jest zwięzły. Dlatego w większości przypadków wystarczy ograniczyć się do wyrażeń „mam nadzieję na udaną współpracę”, „czekam na Twoją odpowiedź na ten przypadek" i tak dalej.

6. Podpis. List biznesowy podpisuje się stanowiskiem, imieniem i nazwiskiem nadawcy oraz tradycyjnym zwrotem „Z wyrazami szacunku”. Możliwe są również inne opcje: „Z Wszystkiego najlepszego„, „Z poważaniem” i tak dalej, w zależności od bliskości Twojego kontaktu z odbiorcą. Wyrażenie „Z szacunkiem” jest najbardziej uniwersalne, więc jeśli masz wątpliwości, jak lepiej zapisać się, użyj tego wyrażenia, a na pewno nie przegapisz.

Dobrym pomysłem byłoby również dodanie w podpisie opcji kontaktu z Tobą: inne adresy e-mail, numery telefonów do pracy, Skype. Zaletą tego jest nie tylko to, że odbiorca w razie potrzeby będzie mógł szybko skontaktować się z Tobą w dogodny dla niego sposób, ale także to, że w ten sposób zademonstrujesz swoją otwartość i gotowość do komunikacji z odbiorcą.

I nie zapominaj, że oficjalne pismo to przede wszystkim dokument. Dlatego zaniedbując zasady jego sporządzania, bezpowrotnie rujnujesz reputację swojej firmy i siebie jako specjalisty.

Struktura listu biznesowego

Odwołanie

Znajduje się w nagłówku listu i zawiera stanowisko oraz imię i nazwisko adresata. W przypadku oficjalnej korespondencji biznesowej standardowym adresem jest „Szanowni Państwo”, pisany wielką literą i umieszczony na środku strony. A potem jest mnóstwo opcji w zależności od tego co piszą i do kogo. Dlatego w Rosji zwyczajowo zwraca się do ludzi po imieniu i nazwisku, w firmach z Zachodu Kultura korporacyjna- tylko z imienia. Jeśli znasz swojego partnera osobiście, możesz zwrócić się do niego w ten sposób: „Drogi Andrieju Pietrowiczu”, jeśli nie wiesz, „Szanowny Panie Smirnowie”. Nawiasem mówiąc, zwracając się do osoby, słowa „Pan” nie można skrócić do „Pan”. I pod żadnym pozorem nie należy pisać „Szanowny Panie A.P. Smirnov”. Albo „Andriej Pietrowicz”, albo „Pan Smirnow”.

Jeśli nie piszesz do członków rodziny królewskiej, przedstawicieli wyznań religijnych, prezydentów i członków parlamentów różne kraje, uważaj się za szczęściarza. Istnieją dla nich oficjalne formuły konwersji i specjalne dla każdej rangi. Przed wysłaniem takiego listu sprawdź dokładnie, czy wybrana wiadomość odpowiada statusowi adresata. O wiele łatwiej jest zapamiętać, jak pisać do personelu wojskowego: „Drogi towarzyszu pułkowniku”, nawet jeśli tym pułkownikiem jest kobieta. Ale adres „Panie i Panowie” jest świecki i lepiej go użyć, powiedzmy, na zaproszenie na otwarcie salonu modne ubrania. Jeśli zapraszasz kogoś na prezentację biznesową – na przykład nowych wiertnic – to zgodnie z przyjętą praktyką do wszystkich stosuje się wspólny adres „Szanowni Państwo”. W tym przypadku nie ma znaczenia, że ​​w tej organizacji pracują także kobiety.

Przykład:

do dyrektora generalnego
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Concord”
Dobrovolsky P.I.

Drogi Pawle Iljiczu!
Lub
Szanowny Panie Dobrovolsky!

Preambuła

Stanowi pierwszy akapit listu, który określa jego cel, powód, który skłonił Cię do jego napisania. Po przeczytaniu preambuły adresat musi zrozumieć istotę listu.Przykład: Piszę do Państwa, aby wyrazić swoje niezadowolenie z jakości surowców do produkcji mebli, które dostarcza nam Wasza firma i liczę na Wasze działania mające na celu szybką zmianę sytuacji na lepszą i zrekompensowanie nam wyrządzonych strat.

Przykład: W ciągu ostatniego miesiąca, począwszy od drugiego czerwca tego roku, 10-15% każdej partii Państwa surowców było wadliwych. Fakty te zostały należycie udokumentowane przez specjalistów naszej firmy. W załączeniu kopie dokumentów ten list. Straty naszej firmy z tytułu otrzymania wadliwych surowców wynoszą około 1 miliona rubli. Z firmą Concord LLC współpracujemy już od pięciu lat i jak dotąd nie mieliśmy powodów do narzekań. W tej sytuacji nalegamy na pełne zrekompensowanie poniesionych strat. W razie potrzeby jesteśmy gotowi przeprowadzić wspólne badanie odrzuconych surowców.

Wniosek

Niezbędne do krótkiego podsumowania wszystkiego, co napisano i logicznego zakończenia listu.

Przykład: Jestem pewien, że zrozumiecie tę sytuację, a w najbliższej przyszłości nasza współpraca wróci do normy.

Podpis

List kończy się podpisem (stanowisko + imię i nazwisko) adresata, który poprzedzony jest standardową formą grzecznościową „Z wyrazami szacunku”. Możliwe są również opcje: „Z poważaniem”, „Z nadzieją na produktywną współpracę”, „Z wdzięcznością za współpracę” itp. Podpisując list, należy wziąć pod uwagę rangę adresata i adresata. Pismo kierowane do Dyrektora Generalnego musi być także podpisane przez Dyrektor generalny lub przynajmniej jego zastępca. W takim przypadku podpis musi odpowiadać jego rozszyfrowaniu: sytuacja, gdy zastępca dyrektora stawia ukośnik obok nazwiska dyrektora i podpisuje się własnym nazwiskiem, jest niedopuszczalna.

Przykład: Z poważaniem, dyrektor generalny fabryki mebli Zarya A.D. Kiselev

P.S

Postscriptum (P.S.) – postscriptum umieszczane na końcu listu po podpisaniu – jest dość rzadko stosowane w korespondencji biznesowej. Służy do poinformowania odbiorcy o ważne wydarzenie, które nastąpiły po napisaniu pisma, lub przekazania mu informacji pośrednio związanych z tematyką pisma.

Przykład 1: P.S. Informuję, że odsetek wad w partii surowców otrzymanej 3 godziny temu wzrósł do 17%!

Przykład 2: P.S. Jutro o godzinie 14:00 kierownik naszego działu odbioru surowców spotka się z Twoimi specjalistami w Twoim przedsiębiorstwie.

Aplikacje

Załączniki stanowią opcjonalny dodatek do głównego tekstu pisma i dlatego sporządzane są na oddzielnych arkuszach – każdy załącznik na osobnej kartce. Nie ma żadnych zasad ich pisania.

Standardowe zwroty w korespondencji biznesowej

Uwagi

· Informujemy, że opóźnienie w wysyłce... nastąpiło z powodu...

· Informujemy, że kierownictwo zakładu podjęło decyzję...

· Informujemy, że Twoja oferta została przyjęta.

· Informujemy, że...

· Informujemy, że...

· Informujemy, że niestety nie możemy...

Wzory wyrażeń wyjaśniających motywy (Najczęstsze zwroty na początku standardowego listu biznesowego)

Zgodnie z protokołem...

· W celu wzmocnienia ochrony mienia...

· W odpowiedzi na Twoją prośbę...

· W potwierdzeniu naszego rozmowa telefoniczna…

· W potwierdzeniu naszej umowy...

· W celu zapewnienia pomocy technicznej...

W związku z trudną sytuacją...

· W połączeniu z wspólna praca…

· Zgodnie z pismem klienta...

1. Trzecia osoba liczby pojedynczej, na przykład:

o Zakład Zarya nie sprzeciwia się...

o Rosyjsko-angielska spółka joint venture Soyuz K oferuje…

o Spółdzielnia Naiv gwarantuje...

W dobie prywatnego kapitału i inwestycji – opracowanie język obcy Jest to nie tylko zainteresowanie społeczności międzynarodowej, ale także praktyczna konieczność. Wiele firm współpracuje z partnerami zagranicznymi i dlatego musi utrzymywać ugruntowane kontakty i wzajemne zrozumienie. Głównym środkiem komunikacji osób związanych ze sferą biznesową jest korespondencja urzędowa. Dzisiaj dowiemy się, jak poprawnie komponować List angielski, przestrzegając zasad i ram komunikacji biznesowej. W materiale podane zostaną także przykłady tego, jak wygląda korespondencja biznesowa w języku angielskim, przykłady liter i zwrotów niezbędnych w komunikacji formalnej.

Najpierw zdecydujmy, jaki tekst blokuje list biznesowy w języku angielskim. Przyjrzyjmy się każdemu punktowi w kolejności.

Adres nadawcy

Standardowy formularz zaczyna się od danych nadawcy, znajdujących się w prawym górnym rogu. Struktura listu biznesowego obejmuje ścisły porządek zapisywanie danych, dlatego zapis zawsze odbywa się w ustalonej kolejności. Na końcach wierszy nie ma znaków interpunkcyjnych.

data

Data jest wcięta trzy wiersze po danych nadawcy. Istnieje kilka akceptowalnych formatów wpisywania daty:

• 29 października 2017;
• 29 października 2017;
• 29 października 2017;
• 29 października 2017;
• 29 października 2017;

• 12.10.2017 – 12 października 2017 (Europa i Anglia)
  
• 12.10.2017 – 10 grudnia 2017 (Ameryka)

Dane odbiorcy

*Odwołanie jest elementem wymaganym. W przypadku mężczyzn jest to najczęściej Pan, w przypadku kobiet Pani. Również do kobiety zamężnej używa się słowa Pani, a do kobiety niezamężnej – Pani.

Pozdrowienia

Pierwszą rzeczą, którą musisz umieścić w liście, jest zdanie powitalne. Jej styl zależy od bliskości znajomości z rozmówcą. List urzędowy charakteryzuje się standardowymi sformułowaniami: Szanowna Pani/Pani + nazwisko odbiorcy. Jeśli informacje o rozmówcy nie są znane, należy użyć kombinacji Szanowny Panie lub Pani. Gdy wiadomość jest przeznaczona dla kilku osób, stosuje się ją mnogi: Szanowni Państwo, Szanowni Koledzy, itp. W komunikacji nieformalnej można posługiwać się imieniem: Droga Maryjo. Należy zwrócić uwagę na znak interpunkcyjny: w języku angielskim adres oddziela się przecinkiem, a w języku amerykańskim dwukropkiem.

Głównym elementem

Przejdźmy do projektu głównego elementu informacyjnego listu biznesowego w języku angielskim.

Najczęściej tekst główny zaczyna się od małego zdania wprowadzającego, zwłaszcza jeśli nie jest to pierwsza litera, ale korespondencja w odpowiedzi. Oto przykłady zwrotów wprowadzających w języku angielskim z tłumaczeniem na język rosyjski.

Jeśli prowadzisz ściśle oficjalną korespondencję biznesową, nigdy nie pisz skróconych form predykatów „Jestem”, „Jesteś” itp.

Następnie w logicznej kolejności wskazane są cele i powody prowadzenia korespondencji biznesowej w języku angielskim oraz dodawane są prośby lub oczekiwania dotyczące ewentualnej odpowiedzi. Z reguły dla wygody czytania tekst jest podzielony na kilka małych akapitów (bez użycia czerwonej linii/tabulatora). Przyjrzymy się temu blokowi bardziej szczegółowo nieco później, korzystając z praktycznych przykładów.

Wniosek

Zachowując uprzejmy ton, warto zakończyć list standardowymi wyrażeniami wdzięczności, zapewnieniami o oczekiwaniu na odpowiedź, ofertą współpracy i zaproszeniem do dalszej komunikacji. Ostatnie zdanie jest ważnym elementem komunikacji biznesowej.

Podpis

Przed wprowadzeniem swoich danych musisz użyć jeszcze jednego uprzejma forma– życzenia wszystkiego najlepszego lub wyrazy szacunku. Z reguły w języku angielskim biznesowym występują trzy rodzaje podobnych zwrotów:

• Twój z poważaniem – Z poważaniem(do znajomego rozmówcy);
• Twój wiernie – Z poważaniem(do nieznanego adresata);
• To, co najlepsze życzenia – Wszystkiego najlepszego(neutralne stwierdzenie);

Końcowe oświadczenie oddziela się przecinkiem, a następnie w nowym wierszu składa się podpis osobisty wskazujący imię, nazwisko i stanowisko.

Dodatkowo do tekstu można dodać dodatkowe załączniki. Ich obecność zaznaczona jest na końcu listu, bezpośrednio po podpisaniu. Wyrażenie zaczyna się od skrótu Enc. (załącznik – wniosek), a następnie wykaz załączonych dokumentów.

Rozważaliśmy teoretycznie poprawny projekt wiadomości do korespondencji biznesowej. Przejdźmy teraz do części praktycznej i przyjrzyjmy się przykładowi listu biznesowego do różnych celów i zwrotów typowych dla korespondencji formalnej w języku angielskim.

Korespondencja biznesowa w języku angielskim: przykłady liter i zwrotów

Koncepcja oficjalnego listu ma wiele odcieni. To może być prośba Oferta handlowa, skarga, wyrażenie przeprosin, podanie o pracę, list motywacyjny itp. W tej części zastanowimy się w praktyce, jak pisze się listy biznesowe po angielsku i jakie standardowe klisze można w nich rozpoznać. Dla wygody próbki rozmieścimy według gatunku.

Oświadczenie

Pracować w zagraniczna firma- marzenie wielu młodych ludzi. Aby ugruntować swoją pozycję po pozytywnej stronie, musisz poprawnie komponować list motywacyjny– podanie o wolne miejsce pracy. Oprócz informacji już przedstawionych w materiale, w takich żądaniach często używa się wyrażeń przedstawionych w tabeli.

Pełne oświadczenie brzmi następująco.

Zapytania i prośby

Taka korespondencja jest często wykorzystywana w przypadku wniosków o ekstradycję potrzebne dokumenty. Poza tym w sfera biznesowa często piszą listy z prośbą o wysłanie Dodatkowe informacje np. katalog produktów, w celu złożenia zamówienia na materiały eksploatacyjne. Zapytanie lub prośbę w języku angielskim można wyrazić wykorzystując poniższe formalne klisze korespondencyjne.

Spójrzmy na praktyczny przykład listu biznesowego tego typu. Daty i adresy są takie same dla wszystkich listów, dlatego przedstawimy jedynie treść części głównej i podpis.

Skarga

Nierzadko zdarza się, że list biznesowy ma formę skargi, na przykład dotyczącej działań pracowników lub złej jakości świadczonych usług. Aby umożliwić Państwu wyrażenie swojego oburzenia w sposób formalny, język angielski oferuje następujące gotowe szablony.

W treści pisma należy szczegółowo wskazać wszystkie dane dotyczące zaistniałej sytuacji i wyjaśnić przyczyny oburzenia.

Odpowiedzi i przeprosiny

Ostatnie przykłady listów będą powiązane z wiadomościami z odpowiedzią. Odpowiedź musi zaczynać się od wdzięczności za otrzymane przesłanie. A następnie taktownie wyjaśnij zaistniałą sytuację, przeproś i wskaż sposoby rozwiązania problemu. Przyjrzyjmy się, jakie zwroty na ten temat odpowiadają biznesowemu angielskiemu.

Spójrzmy na przykład.

Oto rodzaj rozmówek biznesowych, które opracowaliśmy na podstawie wyników przestudiowania materiału: korespondencja biznesowa w języku angielskim, przykłady liter i zwrotów do komunikacji formalnej. Mamy nadzieję, że dzięki naszym wskazówkom udoskonalisz swoje umiejętności komunikacji biznesowej i osiągniesz wzajemne zrozumienie z partnerami zagranicznymi! Do zobaczenia na nowych zajęciach!

Nie piszesz listu biznesowego dla przyjemności, potrzebujesz czegoś od adresata. Dlatego słuszne jest rozpoczęcie go od aktu grzecznościowego – powitania. Obejście się bez tego jest jak otwarcie nogą drzwi do cudzego biura.

Jak tego nie robić

Elena, potrzebuję skany umowy na zakup śniegu w zimie.

Lepiej tą drogą

dzień dobry, Eleno! Potrzebuję skany umowy na zakup śniegu w zimie.

2. Zwrot „Dzień dobry”

Jeśli piszesz list biznesowy, który nie jest prosto z pierwszej dekady XXI wieku, wybierz bardziej nowoczesne sformułowanie. Nie ma znaczenia, że ​​nie możesz dokładnie przewidzieć, kiedy druga osoba przeczyta wiadomość. Opcja „dzień dobry” jest najbardziej neutralna, ale możesz też wykorzystać okres, w którym wysyłasz list. A " dobry czas dzień” i wracamy do półmartwych forów z przeszłości.

Jak tego nie robić

Dzień dobry, Aniu!

Lepiej tą drogą

Dzień dobry, Piotrze!

3. Obsługa błędów

Jak tego nie robić

Przykro mi, bracie, ale pieniądze zostały wydane na imprezę firmową, więc zakup od ciebie monitorów jest dla nas drogi. Dowiedz się o rabacie, to bardzo ważne.

Lepiej tą drogą

Obecnie nie jesteśmy gotowi na zakup monitorów w proponowanej cenie. Prosimy o dokonanie rabatu na to zamówienie.

12. Brak historii korespondencji

Jeśli aktywnie z kimś rozmawiasz, odbiorca wie, o czym jest rozmowa i może łatwo wrócić do początku dialogu, kręcąc kółkiem myszy. Ale kiedy od czasu do czasu wymieniacie listy e-mail, rozmówca może zapomnieć, kim jesteś i czego od niego potrzebujesz.

Ułatw sobie zadanie: w jednym akapicie przypomnij mu, o czym mówisz.

Jak tego nie robić

Jeśli chodzi o kwestię, którą omawialiśmy w kwietniu: kierownik wyraził zgodę.

Lepiej tą drogą

W kwietniu rozmawialiśmy o współpracy przy wystrzeleniu rakiety w kosmos. Zaproponowaliście Państwo dostarczenie części paliwa w zamian za 20% udziałów naszej spółki. Menadżer wyraził zgodę na współpracę, możemy rozpocząć negocjacje.

13. Nieumiejętne prowadzenie wątków e-mailowych

Usługi pocztowe i agenci umożliwiają pracę z wątkami wiadomości. To naprawdę użyteczne narzędzie, jeśli będzie traktowany prawidłowo. Ale nie każdemu się to udaje.

Być może padłeś już ofiarą masowej wysyłki, której uczestnicy odpowiadają nie bezpośrednio autorowi, ale wszystkim. W rezultacie nieciekawa dla Ciebie rozmowa przytłacza Cię i wymyślasz kary dla tych, którzy nie mogą znaleźć odpowiedniego przycisku. Jednocześnie informacje, które nie są przeznaczone dla wścibskich oczu, często trafiają do pola informacji ogólnych.

Moneta ma też wadę: gdy w ważnej rozmowie jeden z uczestników odpowiada nie wszystkim, ale tylko jednemu. A odbiorca jest zmuszony spędzać dużo czasu na przesyłaniu listów, zamiast wykonywać swoją pracę.

Co Cię denerwuje w korespondencji biznesowej? Podziel się w komentarzach.