Czy przy wypełnianiu zeszytu ćwiczeń konieczne jest umieszczenie pieczątki? Jaką pieczęcią można poświadczyć książeczkę pracy? Czy potrzebna jest pieczątka w zeszycie ćwiczeń?

Zeszyt ćwiczeń to bardzo ważny dokument, którego każdy potrzebuje, aby zapisać swoje doświadczenie zawodowe. Dlatego należy go wypełnić zgodnie z wymogami prawnymi. Funkcjonariusze kadr, którzy nie mają dużego doświadczenia zawodowego, są zainteresowani tym, czy przy ubieganiu się o pracę konieczne jest umieszczenie pieczątki w książeczce pracy.

Kiedy stempel jest umieszczany?

Zapewne każdy pracodawca spotkał się kiedyś z tym pytaniem przy zatrudnianiu, zwalnianiu czy przenoszeniu pracownika z jednej jednostki strukturalnej do drugiej. Pieczęć ma swoje wyraźne miejsce, którego nie można zmienić – umieszcza się ją albo na stronie tytułowej, zawsze w prawym górnym rogu, albo wewnątrz księgi.

Zapis danych

Wprowadzając dane pracownika, pracodawca ma obowiązek umieścić pieczątkę na stronie tytułowej, jednak przed wydrukiem należy podać dane osobowe pracownika:

• data urodzenia)
• wskazanie wykształcenia)
• nazwa zawodu lub specjalizacji pracownika.

Po wprowadzeniu danych pracownik składa podpis na stronie tytułowej, potwierdzając prawdziwość wprowadzonych informacji. Dopiero po tym zostaje umieszczona pieczęć. Warto zauważyć, że wszystkie te dane są wypełniane wyłącznie na podstawie określonych dokumentów - paszportu, dyplomu itp. Bez dokumentu potwierdzającego informacje o pracowniku urzędnik personalny nie ma prawa wpisać go do księgi pracy. Dlatego dla tych, którzy nie wiedzą, czy przy ubieganiu się o pracę w książeczce pracy umieszcza się stempel, trzeba powiedzieć, że stempluje się go w przypadku pierwszego wystawienia karty pracy. Jego lokalizacja to strona tytułowa.

Zmiana danych

Gdzie umieszcza się stempel przy zmianie danych pracownika? Konieczność zmiany danych pojawia się zazwyczaj wtedy, gdy pracownik zmienia swoje nazwisko, imię, kraj lub inne dane. W takim przypadku poprzedni wpis jest starannie przekreślany jedną ciągłą linią, po czym wprowadzane są nowe dane na podstawie dokumentów dostarczonych przez pracownika. Jednocześnie upoważniony pracownik składa swoją pieczątkę i podpis na odwrocie okładki.

Podczas wydawania wkładek

Zdarzają się sytuacje, gdy niezbędne strony zeszytu ćwiczeń zostały już wypełnione. W takim przypadku pracownik otrzymuje wkładkę. W takim przypadku na stronie tytułowej umieszcza się stempel wskazujący wydanie wkładki. Bez zeszytu ćwiczeń ta wkładka jest nieważna.

Zwolnienie

W przypadku zwolnienia z własnej woli lub z innych powodów kierownik (lub osoba pełniąca jego obowiązki) podpisuje i opieczętowuje książeczkę pracy.

Kolejność wprowadzania danych do skoroszytu podczas ubiegania się o pracę:

• tytuł (nazwa organizacji wpisana w środku trzeciej kolumny),
• numer,
• data,
• informacje o pracy,
• kolejność, według której dokonano wpisów.

Zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej osoby prawne muszą posiadać własne pieczęcie urzędowe, które umieszczane są na prawie wszystkich dokumentach.

Do takich dokumentów zaliczają się:

• zeszyty ćwiczeń,
• rozkazy, instrukcje,
• rozkazy od lidera.

Jeśli przy ubieganiu się o pracę musisz zdecydować, czy stempel zostanie umieszczony w zeszycie pracy, powinieneś zapoznać się z przepisami. Do głównych punktów umieszczania stempla zalicza się jedynie wstępne wypełnienie aktu zatrudnienia i zwolnienie. Dlatego po przyjęciu nie umieszcza się żadnej pieczątki.

Jeżeli pieczęć nie została umieszczona w poprzednim miejscu pracy

Jeśli pracownik z jakiegoś powodu zdecyduje się na zmianę pracy, musi odebrać kartę pracy z działu HR (lub bezpośrednio od szefa). Następnie właściciel dzieła przekazuje je w ręce nowego kierownictwa. Jeżeli okaże się, że brakuje pieczątki, zeszyt ćwiczeń może zostać uznany za nieważny w nowym miejscu pracy. W takim przypadku pracownik ma dwie możliwości:

• zdobądź nową książkę (jeśli nie ma obaw o utratę doświadczenia))
• przywrócić pieczęć do poprzedniego miejsca pracy.

Pierwsza opcja jest często nie do przyjęcia dla pracownika, ponieważ w tym przypadku utracone zostaną dane dotyczące ubezpieczenia i doświadczenia zawodowego, co w przyszłości negatywnie wpłynie na wysokość emerytury. Najbardziej preferowana jest druga opcja - jeśli możesz łatwo skontaktować się z poprzednim miejscem pracy. Pracownik składa wówczas wniosek o przywrócenie wymaganej pieczęci na stronie tytułowej. Jeżeli były szef odmówi spełnienia żądania, pracownikowi przysługuje prawo do wniesienia pozwu. Najważniejsze, aby nie zwlekać, ponieważ organizacja może przejść pewne zmiany, a wtedy przywrócenie historii pracy będzie niemożliwe.

Jeśli wszystko jest jasne, czy przy ubieganiu się o pracę należy umieścić pieczątkę w zeszycie ćwiczeń, należy zwrócić uwagę na tak powszechny problem, jak błędy we wpisach.

Błędy w zeszycie ćwiczeń: pieczęć organizacji

Organizacja nie ma jednej pieczęci, ale kilka. Zdarza się, że urzędnik personalny lub inna odpowiedzialna osoba omyłkowo stawia pieczątkę zamiast pieczęci organizacji. Naturalnie nie ma możliwości skorygowania pieczęci. Dlatego uciekają się do tej metody: umieszczają właściwy znaczek w poniższym wierszu, bez żadnych uzupełnień.

Korekta danych osobowych

Pracownicy działu HR często popełniają błędy podczas wypełniania zeszytu ćwiczeń. I choć te błędy mogą być bardzo drobne (Natalia – Natalia), odgrywają one znaczącą rolę i mogą powodować wiele problemów. Jeśli w zeszycie ćwiczeń wystąpi błąd, należy go poprawić, w przeciwnym razie dokument może zostać uznany za nieważny.

Aby poprawić błąd w nazwisku, należy na stronie tytułowej skreślić błędną informację cienką, pojedynczą, ale wyraźną linią i wpisać właściwą informację u góry (lub po prawej stronie). Należy także wskazać dokument, który był potwierdzeniem zmiany danych.

Po sprawdzeniu poprawionych danych przez właściciela tego dokumentu, funkcjonariusz personalny musi podać swoje stanowisko, imię i nazwisko, datę korekty oraz pieczęć organizacji, w której pracuje. Obecnie wpisy dokonane w zeszycie ćwiczeń są autentyczne i mają moc prawną. Pieczęć, która znajduje się już wewnątrz zeszytu ćwiczeń, jest zwykle umieszczana w taki sposób, aby nie zakrywać części tego, co jest zapisane (na przykład, aby ukryć część nazwiska lub dokładny rok urodzenia).

Ten niuans jest w rzeczywistości bardzo ważny, ponieważ taki zapis pracy można uznać za sfałszowany. Dlatego bardzo ważne jest, aby każdy funkcjonariusz personelu dowiedział się, czy przy zatrudnieniu umieszczana jest pieczątka w książeczce pracy.

W tym artykule mówimy o zasadach umieszczania pieczęci na dokumencie pracy - gdzie, która i kiedy dokładnie. A także o tym, co zrobić, jeśli omyłkowo przymocowałeś znaczek i inne typowe sytuacje problematyczne

Przeczytaj nasz artykuł:

Gdzie i jaki stempel umieścić w zeszycie pracy po zwolnieniu

Ponieważ książeczka pracy jest najważniejszym dokumentem do rejestracji emerytury, a fundusz emerytalny zwykle dokładnie sprawdza wszystkie zawarte w niej informacje, wymagania dotyczące wypełnienia dokumentu są dość rygorystyczne. Jeśli je zignorujesz, możesz po prostu zniszczyć dokument i będziesz musiał go przywrócić.

W szczególności obowiązują pewne zasady umieszczania pieczęci. Pieczęć umieszczana jest wyłącznie na:

• na stronie tytułowej przy pierwszym wypełnianiu książki lub duplikatu;
• na wewnętrznej stronie okładki w przypadku poświadczenia zmienionych informacji podstawowych;
• w zawiadomieniu o zwolnieniu.

W ostatnich latach coraz częściej pojawia się pytanie – jaki stempel włożyć do zeszytu ćwiczeń przy wyjeździe w 2019 roku. Trudność ta wynika ze zmian w paragrafie 35 „Zasad prowadzenia ksiąg pracy” z dnia 01.03.2008 r. Jeśli wcześniej zaproponowano umieszczenie „pieczęci organizacji (służby HR)”, to po tym była już „pieczęcią pracodawcy”. I tu pojawia się trudność – czy pieczęć działu HR nawiązuje do pojęcia „pieczęci pracodawcy” i czy można ją zastosować w dokumencie pracy.

Ponieważ ten niuans nie jest wyjaśniony przez prawo, doświadczeni funkcjonariusze personelu zalecają używanie oficjalnej pieczęci firmy - w każdym przypadku będzie to poprawne i nie będzie żadnych problemów.

Jeśli nie można umieścić pieczęci, dozwolona jest certyfikacja pieczęcią działu HR (jeśli zawiera wszystkie dane organizacji), ale trzeba być na to przygotowanym. Najprawdopodobniej problemy te zostaną rozwiązane na korzyść legalności korzystania z wydruku ramowego, ale będą się wiązać ze stratą czasu.

Kolejnym argumentem przemawiającym za poświadczaniem historii zwolnień w karcie pracy w 2019 roku pieczęcią pracodawcy jest możliwość opatrzenia go dowolnym podpisem – zarówno kierownika, jak i urzędnika ds. kadr. Natomiast odcisku służby personalnej nie można umieszczać po autografie dyrektora, a jedynie po podpisie pracownika kadr.

Pieczęci „na dokumenty” nie można umieścić w zeszycie pracy; służy ona w przedsiębiorstwie do zupełnie innych celów.

Zwykle osoby wypełniające formularz nie mają pytań, gdzie umieścić na nim pieczątkę po zwolnieniu. Jest to jednak dość ważna kwestia, ponieważ w przypadku nieprawidłowego poświadczenia mogą pojawić się wątpliwości co do autentyczności, aż do momentu wyznaczenia kontroli pieczęci. Ogólne zasady są następujące:

• pieczęć jest umieszczona prosto, a nie do góry nogami lub na boki;
• pieczęć umieszczana jest jako ostatnia, gdy wszystkie elementy są odręczne
• dokonano już wpisów, obejmujących oba autografy;
• przechwytuje część informacji o pracowniku, który dokonał wpisu;
• nie pokrywa się z podpisem zwalnianego pracownika;
• wyraźny i pozbawiony smug nadruk.

Jeśli chodzi o poświadczenie historii zwolnień w urzędzie pracy pieczęcią w 2019 r., jest to obowiązkowe dla wszystkich pracodawców posiadających pieczątkę. Wyjątek stanowią niektóre spółki LLC i spółki JSC działające bez pieczęci na podstawie ustawy federalnej nr 82 z 2015 r. Dotyczą one „Wyjaśnienia niektórych kwestii stosowania zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy…” Ministra Pracy z 2016 r., zgodnie z którym „umieszczenie stempla na pierwszej stronie zeszytu ćwiczeń, wkładce, a także w niektórych innych, następuje z pieczęcią”. Ponadto zastrzega się, że dopuszczalne jest poświadczenie protokołu zwolnienia tylko podpisem kierownika, jeżeli organizacja nie posiada pieczęci.

Czy przy ubieganiu się o pracę umieszcza się pieczątkę w zeszycie pracy?

Nie ma potrzeby stemplowania wpisów w książeczce pracy o zatrudnieniu, gdyż ostateczne poświadczenie całego bloku informacji dotyczących pracy w danym przedsiębiorstwie następuje w chwili zwolnienia. Jeżeli jednak dokumentacja o zatrudnieniu lub przeniesieniu na inne stanowisko została poświadczona pieczęcią, nie stanie się to błędem krytycznym, ponieważ przepisy nie przewidują bezpośredniego zakazu tego.

Zeszyt ćwiczeń nie jest jednak dokumentem na tyle dużym, żeby trzeba było wstawiać stemple niemal w każdym wierszu; będzie to wyglądać niechlujnie; stemple mogą stykać się ze sobą i z zapisami, przez co będą nieczytelne.

Sytuacje problemowe

Każdy pracownik, któremu powierzono wypełnianie zeszytów ćwiczeń, musi zostać wcześniej poinstruowany, jak prawidłowo je przygotować. Często pojawiają się problemy związane z nieprawidłowym użyciem druku. Wcześniej, jednocześnie z poprawianiem takich błędów, pracownik na wszelki wypadek otrzymywał zaświadczenie potwierdzające staż pracy. W 2019 r. Nie jest to wymagane, ponieważ po zwolnieniu.

Uwaga

Co zrobić, jeśli oficer personalny wystawi niewłaściwą pieczęć

Po pomieszaniu pieczęci oficer personalny popełnił błąd, który powoduje nieważność wpisu, co oznacza, że ​​​​należy postępować zgodnie z ogólnymi „Zasadami zachowania Kodeksu pracy”:

• W wierszu poniżej w pierwszej kolumnie podajemy kolejną liczbę, w drugiej - datę korekty.
• W trzeciej kolumnie wpisujemy „Nr wpisu (poprzedni numer) jest nieważny.”
• Schodzimy w dół o kolejną linię poniżej, już jej nie numerując, i ponownie wpisujemy wpis.
• Protokół poświadczamy podpisami funkcjonariusza personalnego i osoby wyjeżdżającej oraz przyklejamy niezbędną pieczątkę.

Niedopuszczalne jest przekreślanie błędnego druku lub nałożenie na niego prawidłowego.

Jeśli znaczek zostanie umieszczony w niewłaściwym miejscu

Bardzo rzadko zdarza się, że znaczek jest umieszczony na niewłaściwej stronie. Jeśli tak się stanie, lepiej to zostawić i umieścić uszczelkę w miejscu, w którym powinna się znajdować.

Uwaga

Wszystkie błędy w zeszytach ćwiczeń należy poprawić. Niektórzy z nich grożą Ci postępowaniem sądowym. Dlaczego w Twoim interesie leży poprawianie wszystkich błędów w zeszytach pracy i które mogą prowadzić do postępowań sądowych z pracownikami?

Jeśli zeszyt ćwiczeń jest źle ostemplowany

Oczywiście warto najpierw sprawdzić czy w pieczęci jest wystarczająca ilość atramentu przed umieszczeniem jej na formularzu ścisłego raportowania. Jeśli wydruk okaże się blady, mało czytelny lub zamazany, należy ponownie wypełnić pieczątkę i po sprawdzeniu na szkicu przyłożyć ją obok pierwszej.

Jeśli po zwolnieniu nie ma pieczęci w książce pracy

Stanowi to poważne naruszenie zasad prowadzenia dokumentacji kadrowej, stwarzając wiele problemów zarówno dla pracownika, jak i dla jego poprzedniego i przyszłego pracodawcy. W takim przypadku należy skontaktować się z firmą, która zwolniła pracownika i poprosić o pieczątkę.

Ustawodawca poprzez swoje artykuły stara się uregulować kwestię stemplowania, ale niestety artykuły te nie są zgrupowane w jednym dziale, ale rozproszone po regulacyjnych aktach prawnych w sferze pracy.

Zatem najważniejszy dokument konsolidujący wszystkie stosunki pracy i aspekty z nimi związane, a mianowicie - kodeks pracy, nie zawiera osobnego artykułu poświęconego stemplowaniu.

Kodeks pracy wielokrotnie wspomina o tym, że każdy wpis do ewidencji pracy musi być dokonany prawidłowo, a to, co stanowi właściwy wizerunek, jest przedmiotem innych aktów prawnych.

Nie ma w tym żądaniu nic niezwykłego, gdyż to pracownik jest odpowiedzialny za utworzenie dla pracownika książeczki pracy. W zeszycie pracy znajdują się informacje o pracowniku, a mianowicie:

• nazwisko;
• nazwisko;
• data urodzenia;
• specjalność;
• miejsce studiów;
• poziom edukacji.

To właśnie te informacje są poświadczone pieczęcią organizacji, to znaczy uznawana jest autentyczność określonych tutaj informacji. Czy przy ubieganiu się o pracę umieszcza się pieczątkę w zeszycie pracy?

Stempel umieszczany jest w świadectwie pracy w formie bezpośredniego zatrudnienia. Uznaje się zatem, że akt zatrudnienia wszedł w życie prawne.

Również protokół zwolnienia pracownika ze stanowiska jest poświadczony pieczęcią. Inny przypadek wykorzystania druku - zapis przelewu wewnętrznego lub zewnętrznego.

Pieczęć ma miejsce w protokole o nagradzaniu pracownika lub zachęcaniu go. Jeśli pracownik podniósł swoje kwalifikacje pieczęć służy także do dokonywania wpisów w zeszycie pracy na zasadach ogólnych.

Przykładowa pieczątka w zeszycie ćwiczeń:

Jaki powinien być?

Organizacja może posiadać od jednego do pięciu znaczków, których używa się w zależności od ich przeznaczenia.

Ale brane są pod uwagę najpopularniejsze typy uszczelek ogólna pieczęć organizacji i pieczęć dokumentów. Ten ostatni z reguły jest zlokalizowany przez pracowników działu personalnego. To oni umieszczają tę pieczęć na całej dokumentacji przychodzącej i wychodzącej.

Ogólna pieczęć organizacji jest zwykle przechowywana przez pracodawcę. Tylko on umieszcza go na wszelkiego rodzaju dokumentach i formularzach, które mają znaczenie urzędowe lub są lokalnymi przepisami.

Wiele osób zastanawia się jaką pieczątkę powinien posiadać pracownik działu HR, czy można opatrzyć dokumenty w zeszycie pracy?

Odpowiedź na to pytanie jest prosta – zeszyt ćwiczeń jest dokumentem urzędowym, czyli pieczęcią umieszczaną na formularzu musi być ogólną pieczęcią organizacji. Drukowanie dokumentów w tym przypadku nie nadaje się do drukowania.

Jeżeli przez pomyłkę w zeszycie pracy umieszczono stempel dokumentowy, jest to poważny błąd i wpis należy powtórzyć.

Gdzie to umieścić?

Pieczęć musi mieć wyraźnie określone miejsce na stronach zeszytu ćwiczeń. W zależności od informacji zawartych w dokumencie pracy określa się lokalizację odpowiedniej pieczęci.

Jeśli chcesz umieścić pieczątkę na stronie tytułowej zeszytu ćwiczeń, musisz najpierw podpisać pracodawcę. Z reguły podpis umieszcza się w prawym dolnym rogu, po prawej stronie rozkładówki dwustronicowej. Podpis umieszcza się na górze podpisu tak, aby podpis znajdował się jak najbardziej pośrodku.

Jeśli mówimy o formularzu, to należy umieścić pieczątkę pod wpisem, najlepiej po prawej stronie. Pieczęć musi być wyraźna i nie zachodzić na wpis w zeszycie ćwiczeń, utrudniając tym samym odczytanie informacji.

Podpis pracodawcy należy umieścić obok pieczęci. Zatem umieszczenie pieczęci ma decydujące znaczenie, gdyż jeśli zostanie umieszczona w niewłaściwym miejscu, albo utrudni odczytanie informacji z dokumentu pracy i na pieczęci, albo też odległość pieczęci od protokołu będzie zmniejszona. tak duża, że ​​trudno będzie zrozumieć, czy pieczęć odnosi się do tego, co jest zapisane w dokumencie roboczym, czy też nr.

Dlatego też dział personalny przywiązuje tak dużą wagę do miejsca umieszczenia stempla.

Możliwe są problemy

Często przy zakładaniu pieczęci pojawiają się różnego rodzaju problemy. Informacje na znaczku zostały źle wydrukowane, nadruk przez pomyłkę znalazł się w niewłaściwym miejscu i kilka innych.

Również często pracownicy działu HR, którzy używają dużej liczby pieczątek, mylą pieczątki, a ja mogę umieścić taką, która jest zupełnie niezwiązana z wypełnieniem protokołu pracy.

Porozmawiamy również o tym, co zrobić w takich sytuacjach dalej.

Zeszyt ćwiczeń ma błędną pieczątkę

Zdarza się, że pracownik działu HR popełnia błąd i podpisuje pod wpisem w ewidencji pracy zupełnie niepotrzebną pieczątkę. Pierwszą rzeczą, którą należy w takiej sytuacji zrobić, to nie panikować, a raczej uspokoić się i poprosić o radę starszych kolegów lub zapoznać się z informacjami zawartymi w instrukcjach dla pracowników działu HR.

Nie należy przekreślać błędnej pieczęci. Wystarczy wpisać kolejny numer seryjny i wpisać następującą frazę: „Zapis nr 1 jest nieprawidłowy”. To zdanie można również zapisać nieco inaczej, istnieje wiele odmian. Najważniejsze jest poczucie, że to, co zostało napisane wcześniej, nie jest informacją poprawną i wiarygodną.

To wszystko, korekta błędu została zakończona, a pracę można łatwo wysłać do osobistej firmy. Najważniejsze, aby nie zapomnieć najpierw dokonać wpisu w księdze przemieszczania i przechowywania akt pracy, że popełniono błąd, ale został on natychmiast poprawiony.

Poniżej przykładowa korekta wydruku:

A co jeśli pieczęć jest słabo widoczna i nieczytelna?

Jeśli pieczęć, którą nałożysz, nie będzie czytelna, nie martw się. Zawsze jest wyjście. Jeżeli w miejscu przyklejenia pieczątki praktycznie nie pozostał żaden odcisk, wystarczy nałożyć tusz na pieczątkę i wydrukować ją ponownie. Nikt nie zauważy, że produkcja była drugorzędna.

Jeśli mimo wszystko informacja z pierwszej pieczęci jest widoczna, a drugiej pieczątki nie da się bez zabrudzeń umieścić w dokumencie pracy, nie martw się.

Zwilż pieczątkę farbą i umieść obok pieczątki nieczytelnej.. Wykonanie odcisku z nieczytelną pieczęcią nie jest uważane za błąd, zatem przepisanie protokołu nie jest konieczne.

Wniosek

Znasz już wszystkie zasady stemplowania książeczki pracy i Ty, będąc pracownikiem, pracodawcą i pracownikiem działu kadr, możesz łatwo sprawdzić, czy książeczka pracy jest prawidłowo wypełniona.

Staraj się nie popełniać błędów przy wypełnianiu swojej historii pracy; nie zawsze będziesz miał możliwość poprawienia tego czy innego wpisu wiele lat po popełnieniu błędu w pracy.

Zgodnie z klauzulą ​​35 Regulaminu, w przypadku zwolnienia pracownika (rozwiązania umowy o pracę) wszystkie wpisy dokonane w jego książce pracy w czasie pracy u tego pracodawcy, posiadają certyfikaty:

. podpis pracodawcy lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji pracy,

pieczątka pracodawcy I

podpis samego pracownika (z wyjątkiem przypadków określonych w pkt. 36 Regulaminu).

Przypomnijmy, że w paragrafie 36 Regulaminu mowa o przypadkach, gdy nie można wydać książeczki pracy w dniu zwolnienia pracownika (rozwiązania umowy o pracę) z powodu nieobecności pracownika lub jego odmowy przyjęcia pracy książka w ręku.

O podpisach

Przy zwolnieniu wpisy w zeszycie pracy potwierdzane są podpisami pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg pracy oraz pracownika. Jak wypełniane są te podpisy? Czy pracownik powinien napisać jakieś słowo inne niż własny podpis, np. „Poświadczam” lub „Znam”?

To pytanie jest niejednoznaczne. Wśród ekspertów są spory.

Tradycyjnie podpis pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji pracy sporządza się według schematu: „Stanowisko. Podpis. Odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko).”

Jesteśmy również zobowiązani do przedstawienia innego punktu widzenia na temat rejestracji podpisów w książce pracy, która ostatnio stała się powszechna wśród funkcjonariuszy personalnych.

W punkcie 1.1 Instrukcji zapisano, że w zeszycie ćwiczeń „Zapisy sporządza się... bez żadnych skrótów. Na przykład nie wolno pisać „pr”. zamiast „zamówić”, „wysłać”. zamiast „zamówić”, „przetłumaczyć”. zamiast „przetłumaczone” itp.”. Niektórzy eksperci uważają, że wymóg braku skrótów dotyczy nie tylko samych akt pracy i nagród, ale także podpisów i uważają, że w transkrypcie podpisu nie można umieszczać inicjałów nazwiska, imienia i patronimiki; osoby składające podpisy muszą być napisane w całości.

Sytuacja jest jeszcze bardziej skomplikowana w przypadku podpisów pracowników.

Stanowisko szeregu specjalistów jest następujące: klauzula 35 Regulaminu wymaga jedynie podpisu pracownika. Te. Proponuje się, aby pracownik złożył własny podpis bez dekodowania itp.

Istnieje inna opinia, zgodnie z którą pracownik musi podpisać się w taki sam sposób, jak osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji pracy: „Stanowisko pracownika. Podpis. Pełne imię i nazwisko".

Opcja 1 (4.7.5) (pracownik pracował jako spedytor)

Gdy tytuł stanowiska jest zbyt długi, często proponuje się zastąpienie go słowem „pracownik”.

Opcja 2 (4.7.6)

Stanowisko to uzasadnia się następująco. Zgodnie z klauzulą ​​3.22 GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów” Wymagany „podpis” obejmuje:

Stanowisko osoby, która podpisała dokument;

Podpis osobisty;

Odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko).

Oczywiście Regulamin i Instrukcje nie wskazują bezpośrednio na potrzebę kierowania się GOST podczas pracy z zeszytem ćwiczeń, a sam zeszyt ćwiczeń, ściśle rzecz biorąc, nie dotyczy dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Całkiem dopuszczalne jest jednak skupienie się na określonym standardzie, ponieważ nie jest to sprzeczne z ogólną procedurą prowadzenia i wypełniania zeszytów ćwiczeń i jest zgodne z ustaloną praktyką.

Podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji pracy, który jest składany pod protokołem zwolnień, tradycyjnie jest zgodny z wymogami GOST i jest wykonywany według schematu: „Stanowisko. Podpis. Pełne imię i nazwisko". Logiczne jest, że podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji pracy i podpis pracownika powinny być złożone według tych samych zasad, ponieważ klauzula 35 Regulaminu nie rozróżnia ich.

Jednocześnie jest jedno zastrzeżenie.

Czasami podnoszony jest argument przeciwko wskazywaniu stanowiska w podpisie pracownika w zeszycie pracy, a mianowicie niektórzy eksperci twierdzą, że odchodzący pracownik nie jest już pracownikiem i nie zajmuje już żadnego stanowiska. Pamiętajmy, że dzień zwolnienia to zazwyczaj ostatni dzień pracy, a pracownik nadal pełni swoje stanowisko. Inna sprawa, gdy pracownik otrzyma swoją książkę nie na czas, a po zwolnieniu. Wtedy nie można już wskazać pozycji. A słowo „pracownik” nie byłoby odpowiednie.

Jeśli chodzi o dodatkowe słowa w podpisie pracownika, zauważamy, co następuje: prawie wszyscy eksperci uważają, że nie ma potrzeby wpisywania słów „zgadzam się” lub „zaznajomiłem się”. Ani Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, ani Regulamin, ani Instrukcje tego nie wymagają. Czasami jednak pojawia się opinia, że ​​przed podpisami można wpisać słowo „poświadczam”, gdyż paragraf 35 Regulaminu mówi o poświadczaniu podpisami wpisów dokonanych w zeszycie ćwiczeń. Uważamy, że wszystkie te dodatkowe słowa są niepotrzebne. Wystarczający jest podpis pracownika.

Zatem w praktyce istnieją różne możliwości rejestracji podpisów pod zawiadomieniem o zwolnieniu. Wynika to z niejednoznaczności obowiązujących przepisów.

O pieczęci pracodawcy

Jak wspomniano powyżej, zgodnie z klauzulą ​​35 Regulaminu, w przypadku zwolnienia pracownika wpisy w jego książce pracy są potwierdzane pieczęcią pracodawcy.

W Rozdziale 3 rozmawialiśmy już o tym, że nie wszystkie organizacje muszą posiadać pieczęć; niektóre mają prawo nie posiadać pieczęci. Pracodawcy – indywidualni przedsiębiorcy mogą pracować także bez pieczątki.

Poniżej omówimy przypadki, gdy pracodawca posiada pieczęć.

Porównajmy klauzulę 35 Regulaminu.

Jak widać, z Regulaminu wyłączona została możliwość poświadczania wpisów w zeszycie pracy pieczęcią służby personalnej.

Wyjaśnienia od Rostrud

Redaktorzy biblioteki elektronicznej „Pakiet Personelu” zwrócili się do Federalnej Służby Pracy i Zatrudnienia (Rostrud) z prośbą o oficjalne wyjaśnienia dotyczące pytań jej użytkowników:

„W przypadku zwolnienia pracownika wszystkie wpisy dokonane w jego książce pracy w czasie pracy u tego pracodawcy mogą zostać poświadczone pieczęć działu HR pracodawca? Czy muszę umieścić na tym pieczęć organizacji?

Zgodnie z poprzednim wydaniem Regulaminu prowadzenia ksiąg pracy: „35. W przypadku zwolnienia pracownika (rozwiązania umowy o pracę) wszystkie wpisy dokonane w jego książce pracy podczas jego pracy w tej organizacji są poświadczone podpisem pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg pracy, pieczęcią organizacji (personelu służba) i podpis samego pracownika (z wyjątkiem przypadków określonych w paragrafie 36 niniejszego regulaminu).…” W treści uchwały Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 1 marca 2008 r. nie ma już odniesienia do pieczęci służby personalnej, lecz odnosi się do pieczęci pracodawcy. Czy pieczęć działu HR jest jedną z pieczęci pracodawcy?”

Otrzymaliśmy w tej sprawie następujące wyjaśnienia od Rostrud (pismo z dnia 24 listopada 2008 r. nr 2607-6-1).

„Zgodnie z paragrafem 35 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, tworzenia formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225 (zwanym dalej „ Zasady prowadzenia ksiąg pracy), po zwolnieniu pracownika (rozwiązaniu umowy o pracę) wszelkie wpisy dokonane w jego książce pracy w trakcie pracy u tego pracodawcy są poświadczane podpisem pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg pracy, pieczęcią pracodawcy i podpis samego pracownika (z wyjątkiem przypadków określonych w paragrafie 36 Regulaminu).

W odróżnieniu od poprzedniego wydania wskazanego paragrafu Regulaminu prowadzenia zeszytów ćwiczeń, które obowiązywało przed wejściem w życie Dekretu Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 01.03.2008 nr 132, nowe wydanie nie ustala tożsamości pomiędzy pojęcia „pieczęć pracodawcy” i „pieczęć służby personalnej pracodawcy”, stosując tylko jedno z nich. Ze względu na charakter zmian i uzupełnień wprowadzonych do Regulaminu prowadzenia ksiąg pracy wspomnianym dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej, mają one na celu dostosowanie norm Regulaminu prowadzenia ksiąg pracy do przepisów Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej dotyczący stosowania jednolitego pojęcia „pracodawcy” zamiast pojęcia „organizacja”.

Dokonując zmian w paragrafie 35 Regulaminu prowadzenia ksiąg pracy, w oczywisty sposób oparto się na fakcie, że pracodawcy – osoby fizyczne wymienione w ust. 2 godziny 5 łyżek. 20 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (pracodawcy są indywidualnymi przedsiębiorcami), co do zasady nie ma obsługi kadrowej, a pracodawca prowadzi księgi pracy samodzielnie lub przez osobę specjalnie przez niego upoważnioną.

Innymi słowy, można przyjąć, że wyłączenie z tego paragrafu przepisu, który pozwalał pracodawcom – osobom fizycznym, przy zwalnianiu pracowników na opatrywanie ich ksiąg pracy zarówno pieczęcią służbową organizacji, jak i pieczęcią służby personalnej, miało charakter przemyślany charakter.

W związku z tym, naszym zdaniem, aktualna wersja określonego paragrafu Zasad prowadzenia ksiąg pracy nie zapewnia pracodawcom - osobom prawnym, zwalniając pracowników, możliwości umieszczenia pieczęci służby personalnej w swoich książeczkach pracy. ”

Teraz zacznijmy przyglądać się przykładom samych zapisów zwolnień.

Od jakiego dnia pieczątki w zeszytach pracy są kasowane? Czy każdy ma prawo odmówić wpisania pieczątek do zeszytów pracy? Czy konieczne jest wydanie postanowienia o odmowie używania plomb? Rozwiążmy to.

Informacje wstępne

Od 7 kwietnia 2015 r. organizacje mogą zaprzestać używania okrągłych pieczątek. Nabyli to zaraz po wejściu w życie ustawy federalnej z 6 kwietnia. 2015 nr 82-FZ. Od tej daty spółki LLC i JSC mają prawo niezależnie decydować, czy mieć pieczęć.

Ale czy konieczne jest umieszczanie pieczątek w zeszytach ćwiczeń? To pytanie niepokoi wielu urzędników i księgowych. Co więcej, kwestia ta jest istotna także dla pracowników. W końcu wielu będzie bardzo niezadowolonych, jeśli w ich zeszytach pracy nie będzie znaczków.

Kwestia kontrowersyjna

Obowiązek używania pieczęci przez spółki LLC i JSC może zostać ustanowiony wyłącznie w prawie federalnym (ust. 1, ust. 7, art. 2 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ, ust. 1, ust. 5, art. 2 ustawa federalna z dnia 08.02.1998 nr 14 -FZ). Jednakże prawo federalne nie wymaga używania pieczęci do poświadczania wpisów w zeszycie ćwiczeń. Okazuje się, że organizacje mają prawo nie umieszczać pieczątek w zeszytach pracy, jeśli nie posiadają pieczęci.

Istnieją jednak przepisy, które zobowiązują organizacje do umieszczania pieczęci na stronie tytułowej i w przypadku zwolnienia. Wymagania te obejmują:

• w ust. 1 klauzuli 35 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225;
• ust. 2 ust. 2.2, ust. 2 ust. 2.3 Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzonej uchwałą Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. nr 69

Co ciekawe, Rostrud w piśmie z dnia 15 maja 2015 r. nr 1168-6-1 stwierdziła, że ​​w dalszym ciągu organizacje mają obowiązek poświadczania wpisów w zeszytach pracy pieczęciami.

W efekcie doszło do kontrowersyjnej sytuacji: od 7 kwietnia 2016 r. przepisy dopuszczają brak pieczęci, a Rostrud nalega na obowiązkowe umieszczanie pieczątek w książeczkach pracy.

Przeczytaj także Zwracamy koszty podróży pracownika

Projekty Ministerstwa Pracy dotyczące zniesienia znaczków

Ministerstwo Pracy postanowiło naprawić obecną sytuację i przygotowało projekt zarządzenia „W sprawie zmiany Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń”. W dokumencie tym przewidziano zmiany w paragrafach 2.2 i 2.3 Instrukcji, zgodnie z którymi pieczęć w zeszytach ćwiczeń na pierwszej karcie umieszczana jest tylko „jeśli jest dostępna”. Oznacza to, że jeśli organizacja nie ma pieczęci, nie ma potrzeby umieszczania odcisku pieczęci.

Ministerstwo Pracy przygotowało także projekt objaśnień w sprawie zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy, sporządzania formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom.

Urzędnicy wyjaśniają, co następuje:

• przepis ust. 1 35<Правил ведения и хранения трудовых книжек>poświadczeniu pieczęcią przy zwolnieniu pracownika (rozwiązaniu umowy o pracę) wszystkich wpisów dokonanych w jego książce pracy w okresie pracy u danego pracodawcy przez podmioty gospodarcze, stwierdza się to także w obecności pieczęci, a także podobnie jak na pierwszej stronie zeszytu ćwiczeń, wkładka do zeszytu ćwiczeń odbywa się w obecności pieczęci;
• Wpisy dokonywane w książce pracy pracownika w czasie pracy potwierdzane są podpisem pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg pracy oraz podpisem samego pracownika.
  Przygotowane projekty dokumentów przewidują zatem, że pieczęć w zeszytach pracy należy opatrzyć jedynie wówczas, gdy jest ona dostępna.

Projekty te zostały później oficjalnie zatwierdzone, a mianowicie:

Zarządzenie Ministerstwa Pracy Rosji zarządzeniem z dnia 31 października 2016 r. Nr 589 „Po zatwierdzeniu wyjaśnień w niektórych kwestiach dotyczących stosowania zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, tworzenia formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzony dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225 „O księgach pracy”;

Zarządzenie Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 31 października 2016 r. Nr 588n „W sprawie zmian w Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzonych dekretem Ministerstwa Pracy i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. Nr. 69.”