Rejestracja zeszytu ćwiczeń: próbka. Rejestracja książeczki pracy przy zatrudnieniu. Prawidłowe wypełnienie zeszytu ćwiczeń: procedura wypełniania, podstawowe zasady, próbka

Pracodawca ma obowiązek dostarczyć prawidłowo wypełnioną kartę pracy każdemu pracownikowi, który przepracował u niego dłużej niż 5 dni, w tym pracownikom sezonowym, tymczasowym lub freelancerom. Wyjątkiem są ci, z którymi organizacja ma umowę cywilną. W przypadku takich pracowników nic nie jest wpisywane do akt pracy, ponieważ przepisy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nie mają zastosowania do umów o wspomnianej formie.

Jeśli pracownik dopiero rozpoczyna karierę i nie posiada jeszcze zezwolenia na pracę, należy wziąć pusty formularz i wypełnić go w obecności pracownika w ciągu tygodnia od dnia zatrudnienia.

Zdarza się, że pracownik w czasie zatrudnienia przynosi ze sobą kilka książek. W tym przypadku nie ma co się gubić. Dane o aktualnym miejscu pracy należy wpisywać do dowolnie wybranej przez pracownika dokumentacji pracy, a pozostałe księgi należy umieścić w sejfie razem z główną, gdyż mogą one przydać się do obliczenia stażu pracy.

Zasady wypełniania zeszytów ćwiczeń

Nie ma znaczenia, jaki rodzaj informacji zostanie wprowadzony do zeszytów ćwiczeń, należy przestrzegać podstawowych zasad ich przechowywania:

• wszystkie dane muszą być sporządzone w języku rosyjskim, a jeżeli pracodawca działa na terytorium republiki w ramach Federacji Rosyjskiej, która ma swój własny język urzędowy, wówczas dane w języku rosyjskim mogą być powielane poprzez ewidencję w tym języku;
• informacje należy wpisać do księgi za pomocą czarnego, niebieskiego lub fioletowego pióra żelowego, długopisu lub wiecznego;
• wpisywane informacje muszą być bez skrótów (nawet ogólnie przyjętych, jak „st.” zamiast „artykuł”), cyfry muszą być arabskie, a daty muszą być w formacie DD.MM.RRRR, bez skrótu „g”. po podaniu roku;
• W tej chwili przygotowywane są zmiany w zasadach wypełniania zeszytów pracy, z których jedna umożliwi pracodawcy nie umieszczanie pieczątki w zeszycie pracy, jeżeli nie posiada on pieczątki co do zasady (od 2015 r. organizacje mogą aby nie mieć okrągłej uszczelki).

Ważny! Pomimo tej zasady daty często podaje się w mieszanej formie alfanumerycznej. Wynika to ze specyfiki typograficznego druku formularzy, w którym miejsce liczby jest zaznaczone w cudzysłowie, a rok wskazany w skrócie. Ponieważ sprzeczność ta nie jest uregulowana prawnie, pracodawca nie ponosi żadnego ryzyka wypełniając w ten sposób formularz zatrudnienia.

• Wpisy w księdze należy numerować kolejno, z wyjątkiem tych, których numeracja nie jest przewidziana przepisami (np. informacja o pracodawcy).

Ważny! Przy projektowaniu wkładki do książki obowiązuje ten sam sposób postępowania, co przy wypełnianiu samego protokołu pracy.

Informacje o pracowniku w książce pracy

W większości przypadków osoba wypełniająca formularze zatrudnienia nie ma obowiązku podawania informacji o pracowniku. Znajduje się na stronie tytułowej i musi całkowicie pokrywać się z treścią dokumentów, które pracownik dostarcza przy ubieganiu się o pracę. Informacje to lista następujących informacji:

• nazwisko, imię, patronimika (jak w paszporcie, z uwzględnieniem dokładności litery „Y”);
• data urodzenia (w formacie DD.MM.RRRR w cyfrach arabskich);
• wykształcenie (jak na dyplomie lub świadectwie);
• specjalność (z dokumentu edukacyjnego, w przypadku mianownika).

Zawierając umowę o pracę z pracownikiem, należy sprawdzić poprawność jego danych osobowych, a także obowiązkową obecność:

• podpis pracownika, który poświadcza jego osobistą weryfikację autentyczności informacji o nim;
• podpisy osoby odpowiedzialnej za transkrypcję;
• data zakończenia odpowiadająca okresowi pięciu dni od daty zatrudnienia;
• pieczęć organizacji.

Ważny! Rostrud w swoich pismach informuje, że instrukcje dotyczące wypełniania zeszytów ćwiczeń (dotyczących konieczności posiadania pieczątki urzędowej organizacji) można interpretować mniej dosłownie i wyraża opinię, że wystarczająca jest wewnętrzna pieczęć służby personalnej lub oddziału kampanii jeżeli zawierają pełne informacje o pracodawcy.

Wypełnienie strony tytułowej może być wymagane jedynie w przypadku utworzenia w księdze wkładki lub nowego aktu pracy – po raz pierwszy dla konkretnego pracownika, po utracie poprzedniego lub w formie duplikatu.

Jeżeli ulegną zmianie dane osobowe pracownika (np. nazwisko po ślubie), wówczas zmiany rejestruje się poprzez wprowadzenie nowych danych nad danymi starymi, przekreślonymi cienką linią. Dane dokumentu uzupełniającego są zapisane na wewnętrznej stronie okładki księgi i są potwierdzone podpisem i pieczęcią pracodawcy.

Informacje o pracodawcy

Zgodnie z przepisami, informacja o pracodawcy jest wpisana w formie nagłówka przed główną ewidencją pracy pracownika, bez przypisania numeru seryjnego i zawiera pełną i skróconą nazwę organizacji.

Jeżeli pracodawca zmieni nazwę lub przejdzie reorganizację, należy ten fakt wpisać do ksiąg pracy pracowników, tak aby zapisy o zatrudnieniu i zwolnieniu odpowiadały sobie. Informacje wpisuje się w osobnej linii wskazując dokument, na podstawie którego nastąpiły zmiany oraz datę zdarzenia.

Ważny! Datę zmiany nazwy pracodawcy podaje się nie w kolumnie 2, ale bezpośrednio w treści wpisu w kolumnie 3 działu „Informacje o pracy”. Zapis o zmianie nazwy pracodawcy, a także wpisaniu podstawowych informacji o nim nie wymaga numeracji.

Dokonanie wpisu w zeszycie ćwiczeń

Zeszyt ćwiczeń musi odzwierciedlać wszystkie ważne wydarzenia, które mają miejsce z pracownikiem podczas jego działalności zawodowej, określone w Zasadach prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń oraz Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń. Do najczęstszych przypadków należą:

• rekrutacja;
• przebieg służby wojskowej;
• zmiany w aktywności zawodowej;
• nagrody i kary;
• zwolnienie;
• przywrócenie i uchylenie postanowienia sądu o przywróceniu do pracy;
• wystąpienie okresu nie wliczanego do ciągłego stażu pracy.

Wiersz wpisu w zeszycie pracy to zestawienie danych wpisywanych bezpośrednio po wierszu z informacją o pracodawcy lub pieczęcią ze wszystkimi jego danymi (w przypadku przebiegu zatrudnienia) lub w kolejnym wierszu pod ostatnim dokonanym wpisem (w przypadku wszystkich pozostałych zdarzeń) według następujących ujednoliconych formularzy kolumn:

• Kolumna 1 „Numer rekordu”– numer przypisany do bieżącego rekordu, od końca do końca, w kolejności od pierwszego rekordu bloku do ostatniego. Należy wypełnić w przypadku każdego rodzaju wpisu innego niż wiersz informacyjny pracodawcy wprowadzony w formularzu podpozycji bez numeru seryjnego.

• Kolumna 2 „Data”– składa się z trzech kolumn: dzień, miesiąc, rok. Wypełnia się go cyframi arabskimi, dwie pierwsze kolumny mają dwie cyfry, trzecia kolumna ma cztery cyfry. Wpisuje się tu datę zdarzenia, które miało miejsce, a nie datę wypełnienia księgi. W większości przypadków pokrywa się ona z datą dokumentu potwierdzającego wpis. Wypełniając informację o zwolnieniu, podaje się datę ostatniego dnia pracy pracownika.

• Kolumna 3 „Informacja o zatrudnieniu, o przeniesieniu na inną pracę i o zwolnieniu” – główna część protokołu, w której znajduje się opis zdarzenia wraz z jego przyczynami (przyjęcie na stanowisko, przeniesienie, zwolnienie). Wpisywany jest bez skrótów, zawiera sformułowania odpowiadające treści polecenia kierownika (lub innego dokumentu potwierdzającego zdarzenie) oraz zawiera odniesienie do ustawodawstwa (najczęściej artykuł Kodeksu pracy). Przy rejestracji zwolnienia pracownika w tej samej kolumnie po tekście znajduje się podpis osoby odpowiedzialnej i odcisk pieczęci.

• Kolumna 4 „Nazwa, data i numer dokumentu, na podstawie którego dokonano wpisu” – dokładne dane w określonej kolejności dokumentu potwierdzającego zajście zdarzenia (zarządzenie, uchwała wspólników, ustawa, protokół itp.)

Zapis zatrudnienia w pracy

Informację o zatrudnieniu wprowadza się w momencie rejestracji pracownika w głównym miejscu pracy na podstawie pisemnego oświadczenia pracodawcy. Wpis musi zawierać nazwę jednostki konstrukcyjnej, stanowisko oraz szczegóły zamówienia.

WAŻNE: Przy wpisywaniu informacji o zatrudnieniu menadżera podstawą wpisu może być zlecenie lub inny dokument, na podstawie którego menadżer został wybrany na to stanowisko.

Nie podano warunków dotyczących okresu próbnego i charakteru pracy. Natomiast w przypadku zatrudnienia na zasadzie rotacji wymagane jest odrębne wskazanie grafiku pracy rotacyjnej.

WAŻNE: Przed wprowadzeniem informacji o zatrudnieniu pracownika należy upewnić się, czy w zeszycie pracy znajduje się zapis o zwolnieniu z poprzedniego miejsca pracy. W przeciwnym razie nie można mieć pewności co do faktu zakończenia dotychczasowej pracy przez pracownika i do wpisania odpowiednich informacji do księgi wymagany jest uwierzytelniony odpis postanowienia o zwolnieniu od poprzedniego pracodawcy.

Informacja o pracy w niepełnym wymiarze godzin nie podlegają ewidencji i są wpisywane do ewidencji pracy na wniosek i wniosek pracownika oraz wyłącznie w miejscu wykonywania pracy głównej. Podstawą może być odpowiednio poświadczony odpis zlecenia lub zaświadczenie z innego miejsca pracy. W tekście wpisu zamiast „przyjęty” jest napisane „mianowany na pół etatu”.

Rejestrując pracownika na Praca zdalna wpisu dokonuje się w sposób zwyczajowy, choć taki charakter współpracy pozwala na nie umieszczanie informacji o takiej pracy w zeszycie ćwiczeń. Wówczas w umowie o pracę znajduje się tekst porozumienia o niewpisie do ewidencji zatrudnienia. W takim przypadku pracodawca zostaje oficjalnie zwolniony z obowiązku dokonania wpisu, a pracownik w przyszłości będzie mógł potwierdzić okres swojego stażu pracy w tym miejscu pracy kopiami umowy i zlecenia o pracę.

Akta służby wojskowej

Wprowadzanie informacji o odbytej służbie wojskowej ma na celu prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy, gdyż okres ten wliczany jest do ciągłego stażu pracy pracownika. Wpis dokonywany jest na podstawie legitymacji wojskowej i zawiera w tekście wskazanie dokładnego okresu pobytu w szeregach Armii Rosyjskiej.

Zmiany w aktywności zawodowej

To szerokie sformułowanie implikuje wiele możliwych sytuacji, które są spisane w sposób standardowy, wskazując numer porządkowy i datę nagrania, treść zdarzenia, odnośnik do Kodeksu pracy oraz szczegóły dokumentu uzasadniającego:

• pracownik może zostać przeniesiony na inne stanowisko lub do innego działu;
• tabela personelu może zmienić nazwę stanowiska pracownika;
• W trakcie szkolenia pracownikowi może zostać przydzielony nowy stopień lub inna kwalifikacja.

Ważny! Szkolenie na kursach i szkołach doskonalenia zawodowego odnotowuje się w karcie pracy w zwykły sposób, wskazując miejsce i okres szkolenia. Od grudnia 2013 roku w księgach nie prowadzi się już jednak zapisów o czasie uzyskania wyższego wykształcenia.

Jeżeli nastąpią zmiany w warunkach umowy o pracę z pracownikiem i nie dotyczą one bezpośrednio jego funkcji pracowniczej (na przykład harmonogram pracy lub zmiany wynagrodzenia), wówczas takie dane nie są wprowadzane do raportu pracy. Nie rejestruje się także łączenia stanowisk, poszerzania obszaru obsługi czy zwiększania wolumenu pracy na dotychczasowym stanowisku, tymczasowych przeniesień czy tymczasowego wykonywania obowiązków innego pracownika, za wyjątkiem przypadków, dla których zostaje zawarta umowa o pracę na czas określony w górę.

Ewidencja nagród i kar w pracy

Informacje o nagradzaniu lub zachęcaniu pracownika są wprowadzane do księgi pracy w ciągu tygodnia od momentu wydania odpowiedniego zamówienia, sporządzenia lub w formie przewidzianej w polityce rachunkowości organizacji. Wpis odnosi się do daty i numeru zamówienia i, w pełni zgodny z treścią dokumentu, zawiera informacje:

• o przyznaniu nagrody państwowej;
• w sprawie nadawania różnych tytułów;
• o otrzymaniu dyplomów i odznak;
• o innych nagrodach przewidzianych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, statut pracodawcy lub układ zbiorowy.

Ważny! Otrzymania premii, które są przewidziane w systemie wynagradzania lub wypłacane na bieżąco, nie odnotowuje się w książce pracy.

Sankcje dyscyplinarne nie są odzwierciedlone w książeczkach pracy pracownika, z wyjątkiem środków w postaci rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem.

Zapis zwolnienia w książce pracy

Informacje o zwolnieniu wpisuje się do księgi pracy po wykonaniu polecenia kierownika, wydanego w formularzu nr T-8 lub w innym formularzu wymaganym przez politykę rachunkowości organizacji.

Tekst wpisu musi być w pełni zgodny z danymi zlecenia oraz informacjami zawartymi w karcie osobistej pracownika, a także możliwie najdokładniej cytować klauzulę Kodeksu pracy, zgodnie z którą rozwiązuje się umowę o pracę z pracownikiem. Jednocześnie zwolnienie kierownika przewiduje możliwość wskazania w kolumnie 4 zarówno postanowienia o zwolnieniu, jak i innego dokumentu zawierającego informację o zakończeniu zatrudnienia pracownika na stanowisku kierownika.

Ważny! W przypadku, gdy pracownikowi udzielono urlopu przed zwolnieniem, za ostatni dzień urlopu uważa się dzień zakończenia jego pracy, przy czym książeczkę pracy, podobnie jak wypłatę, należy mu wydać w ostatnim dniu stawienia się w pracy przed rozpoczęciem urlopu.

Utrwalona praktyka sugeruje stosowanie kilku sformułowań: „zwolnienie”, „rozwiązanie umowy o pracę”, „rozwiązanie umowy o pracę”. Żaden z nich nie jest sprzeczny z przepisami i można go stosować bez ryzyka dla pracodawcy.

Po zwolnieniu wszystkie wpisy dokonane w książce pracy pracownika przez cały okres jego pracy muszą zostać potwierdzone jego osobistym podpisem, podpisem upoważnionej osoby lub kierownika i poświadczone pieczęcią organizacji.

Przywrócenie

Zdarza się, że zwolniony pracownik idzie do sądu i udowadnia, że ​​pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę niezgodnie z prawem. Wydane postanowienie sądu lub postanowienie sądu należy niezwłocznie wprowadzić w życie, a pracownikowi przywrócić na poprzednie stanowisko.

W momencie przywrócenia do pracy w zeszycie pracy znajduje się już wpis o zwolnieniu u tego pracodawcy, co oznacza, że ​​domyślnie przyjmuje się, że kolejnego wpisu dokona nowy pracodawca. Aby wskazać, kto wprowadza dane, ponownie wpisuje się do księgi pracownika informację o pracodawcy – w formie nagłówka, bez sygnatury wpisu. Natomiast kolejny wpis, ponumerowany w zwykły sposób, anuluje wpis o zwolnieniu („Wpis pod nr __ jest nieważny, przywrócony na poprzednią pozycję”)

Często jednak po przywróceniu pracownika do pracy zdarza się, że pracodawca może odwołać się od decyzji sądu i ponownie zwolnić pracownika. W takim wypadku wpisu zwolnienia dokonuje się w trybie zwykłym, z zastrzeżeniem ust. 11 ust. 1, art. 83 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Wystąpienie okresu nie wliczanego do ciągłego doświadczenia zawodowego

W wielu przypadkach - na przykład, gdy pracownikowi przydzielono pracę naprawczą w drodze postępowania sądowego - informacja o okresie musi zostać wpisana do książeczki pracy, która nie będzie brana pod uwagę przy obliczaniu stażu pracy. Informacje wpisane do księgi potwierdzone są zarządzeniem wydanym przez kierownika na podstawie orzeczenia sądu i zawierają wskazanie dokładnego okresu nie wliczanego do stażu pracy.

Jak poprawić wpis w zeszycie ćwiczeń?

Bez względu na to, jak starannie i starannie wypełniane są dokumenty, nikt nie jest odporny na błędy i pomyłki w procesie pracy. Sposób poprawiania danych zależy od rodzaju błędu i miejsca jego występowania:

W bloku danych osobowych pracownika na stronie tytułowej mogą zostać błędnie wskazane:

• Pełne imię i nazwisko- błędne informacje przekreśla się cienką linią, obok wpisuje się informację prawidłową, a na wewnętrznej stronie okładki wpisuje się dane dokumentu potwierdzającego nowe informacje - np. paszport obywatela Federacji Rosyjskiej dane poświadczone pieczęcią organizacji i podpisem kierownika. W takim przypadku wszelkie odstępstwa od informacji zawartych w dokumentach osobowych pracownika (np. „b” zamiast „I” w imieniu „Natalia” lub litera „E” w nazwisku „Artem”) uważa się za błąd .

WAŻNE: Jeżeli przy pierwszym wpisaniu danych na stronie tytułowej, w tym informacji o wykształceniu, zostanie popełniony błąd, zamiast poprawiać formularz, należy go zniszczyć i spisać odpowiedni akt.

• Data urodzenia– jeżeli błąd jest merytoryczny (w samej dacie), to poprawia się go w taki sam sposób, jak błąd w pełnym imieniu i nazwisku. Jeśli pojawia się pytanie, że data zawiera literową nazwę miesiąca zamiast cyfr, nie jest to uważane za błąd i nie można go poprawić. Podobna sprzeczność, występująca w księgach wydanych wcześniej niż 2003 r., wynika z faktu, że w typograficznej formie zeszytu ćwiczeń w starym stylu miejsce oznaczające miesiąc zostało wyróżnione w cudzysłowie i przyjęto zapis alfabetyczny. Rozbieżność ta nie jest uregulowana prawnie, a tego typu nagranie nie będzie wiązać się z ryzykiem dla obu stron umowy o pracę.

• Informacje o poziomie wykształcenia– jeśli na pierwszej stronie księgi nie ma informacji o wykształceniu lub specjalności pracownika, to informację tę można po prostu dokładnie wpisać w wymagane wiersze. Jeżeli występują dane o nowym poziomie wykształcenia lub zdobytych kwalifikacjach, to są one wpisywane do ewidencji pracy jako uzupełnienie istniejących informacji i nie anulują informacji wcześniejszych, tj. Nie ma potrzeby przekreślania starych danych.

• Szczegóły certyfikacji autentyczność informacji - jeśli nie ma podpisów osób odpowiedzialnych, pracownika lub odcisku pieczęci, wówczas taka zeszyt ćwiczeń jest nieważny. Najprościej jest zwrócić się pracownikowi do pracodawcy, który otworzył kartę pracy, z prośbą o ponowne uzupełnienie brakujących danych z mocą wsteczną.

W blokach „Informacja o pracy” lub „Informacja o nagrodach” może zawierać następujące błędy:

• błędna numeracja rekordów;
• wskazanie zdarzenia w brzmieniu niezgodnym z treścią dokumentu uzupełniającego;
• nieprawidłowa kolejność podawania szczegółów dokumentu bazowego;
• nieobecność po informacji o zwolnieniu podpis pracownika potwierdzający zapoznanie się z protokołem;
• wprowadzenie danych w złym dziale księgi (np. o nagrodzie - w bloku informacji o pracy).

Nieprawidłowe informacje we wszystkich blokach z wyjątkiem strony tytułowej nie mogą zostać przekreślone. Korekty i zmiany dokonywane są poprzez unieważnianie błędnych informacji.

Skreślenia może dokonać albo pracodawca, który dokonał nieprawidłowości, albo inny, późniejszy pracodawca, który odkrył nieprawidłowości. W tym drugim przypadku organizacja, która popełniła błąd, ma obowiązek przedstawić dokument zawierający prawidłowe informacje, który będzie podstawą wpisu do zeszytu ćwiczeń i wskazanego w kolumnie 4.

W ten sposób można skorygować nie tylko nieścisłości merytoryczne, ale także błędy w numeracji zapisów. Cały wpis dokonany pod błędnym numerem jest uważany za nieważny, a następnie informacja ta jest powielana pod prawidłowym numerem.

Wydanie wkładki i duplikatu zeszytu ćwiczeń

Wkładka do zeszytu ćwiczeń wydawana jest w sytuacji, gdy w samej zeszycie nie ma już miejsca na wpisanie informacji. Bez księgi głównej wkładka jest uważana za nieważną, dlatego jest wszyta w ostatnią rozkładówkę dokumentu pracy, musi być poświadczona na stronie tytułowej pieczęcią organizacji i opatrzona pieczątką „Wkładka nr __ wydana”.

Przepisy prawa przewidują przypadki, w których pracodawca może wydać pracownikowi duplikat. Niezależnie od powodów wydania duplikatu, informacje w nim zawarte muszą dokładnie odpowiadać dokumentom, na podstawie których jest on wypełniany. W przypadkach, w których zachowano stary zeszyt ćwiczeń, będzie to dokument potwierdzający przeniesienie informacji do duplikatu. W przypadku zaginięcia starego dokumentu, na podstawie zaświadczeń lub aktów wskazujących na utratę, wydawany jest duplikat.

Ważny! Do duplikatu można przenieść wyłącznie informacje zawarte w dokumentach uzupełniających. Osoba odpowiedzialna za wypełnienie zeszytu ćwiczeń nie ma prawa wprowadzać żadnych innych, nawet zweryfikowanych, informacji.

Oznaczenie, że książka jest duplikatem, znajduje się w prawym górnym rogu pierwszej strony aktu pracy. Zapisywane są tam również dane osobowe pracownika.

1. Jeśli pracownik straci pracę, wówczas musi wystąpić o wydanie duplikatu w ostatnim miejscu pracy. W ciągu 15 dni od przyjęcia wniosku organizacja musi wydać duplikat zeszytu ćwiczeń dla byłego pracownika. W części „Informacje o pracy”, bez podawania informacji o pracodawcach, wpisuje się informację o całkowitym stażu pracy pracownika przed podjęciem pracy u tego pracodawcy, a następnie całą ewidencję, która została dokonana w ostatnim miejscu pracy, do zwolnienia, zostają przywrócone.

1. Istnieje możliwość wydania duplikatu zezwolenia na pracę zamiast anulować wpisy, gdy informacja o zwolnieniu lub przeniesieniu na inną pracę jest nieaktualna. Odbywa się to również na wniosek pracownika. Pracodawca wypełniający księgę ma obowiązek przenieść na duplikat wszystkie wpisy dotyczące pracy pracownika na jego rzecz, za wyjątkiem ostatniego nieważnego.

1. Jeśli zeszyt ćwiczeń jest nieodpowiedni do dalszego wykorzystania, np. jest nadpalona lub podarta, wówczas pracodawca może wydać duplikat w zamian za uszkodzoną książkę. W takim przypadku po wypełnieniu strony tytułowej i zaznaczeniu „Duplikat” wystarczy dokładnie przepisać wszystkie informacje z książki, które stały się bezużyteczne.

1. Jeśli zeszyty ćwiczeń zniknęły masowo pracodawcy ze względu na sytuację nadzwyczajną, wówczas wszystkim pracownikom wydawane są duplikaty. Odbywa się to na podstawie aktu komisji władz wykonawczych, sporządzonego przy udziale wszystkich zainteresowanych stron.

Organizacja wydająca duplikat lub wkładkę do akt pracy musi koniecznie odnotować fakt wydania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich w Księdze rachunkowej.

Przygotowanie zeszytów ćwiczeń opiera się na szeregu dokumentów legislacyjnych, które zawierają szczegółowe instrukcje dotyczące ich konserwacji i przechowywania. Przestrzeganie wszystkich przepisów prawa pracy musi być ściśle monitorowane zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.

W przypadku naruszeń organizacji grozi kara zgodnie z Kodeksem wykroczeń administracyjnych, w postaci grzywien lub zawieszenia działalności.

Natomiast pracownik, który nie zauważy braku jakichkolwiek szczegółów w tekstach akt, może nie potwierdzić stażu pracy i nie otrzymać należnej kwoty tymczasowego renty inwalidzkiej, a w konsekwencji emerytury.

Zeszyt ćwiczeń (wypełnianie) -Zagadnienia związane z tą częścią pracy biurowej interesują każdego pracodawcę. W tym artykule przyjrzymy się pytaniom ogólnymwypełnianie zeszytu ćwiczeń, w tym głównezasady prowadzenia zeszytów ćwiczeń, ich podstawę prawną, a takżezasady wypełniania zeszytów ćwiczeńprzy zatrudnianiu i zwalnianiu.

Zeszyt ćwiczeń: jak to zdobyć

Książka pracy jest ważnym dokumentem potwierdzającym staż pracy i aktywność zawodową pracownika. Informacje te są niezbędne nie tylko wnioskodawcy przy ubieganiu się o pracę, ale także obywatelowi do otrzymania określonych gwarancji socjalnych, świadczeń, emerytur itp. Wypełnienie książeczki pracy, a także procedura jej zakładania, przechowywania i rejestrowania regulują, oprócz Kodeksu pracy, odpowiednie rozporządzenia rządowe i Ministerstwo Pracy.

Rodzaj zeszytu ćwiczeń i jego wkładki, a także zasady prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, sporządzania formularzy zeszytów ćwiczeń i udostępniania ich pracodawcom zostały zatwierdzone dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej „W sprawie zeszytów ćwiczeń” nr 10 z dnia 20 grudnia 2010 r. 225 z 16.04.2003 (weszło w życie 01.01.2004). Z tego dokumentu dowiesz się, jak wygląda aktualny formularz zeszytu ćwiczeń, nie znajdziesz tam jednak wzoru wypełnienia zeszytu ćwiczeń na rok 2017, a jedynie pewne zasady dotyczące jego wypełniania.

Nawiasem mówiąc, zeszyty ćwiczeń poprzedniej próbki obowiązują do dziś i nie można ich wymienić na nową próbkę.

Procedura wypełniania zeszytu ćwiczeń, przykład prawidłowego wypełnienia (próbka 2017)

Ubiegając się o pracę, przyszły pracownik przedstawia książeczkę pracy w celu sformalizowania stosunków pracy z pracodawcą. Jeżeli pracownik otrzymuje pracę po raz pierwszy, wówczas na wniosek organizacja zatrudniająca (lub indywidualny przedsiębiorca) wydaje pracownikowi nową książeczkę. Pracodawca dokonuje wpisu w książce pracy każdego, kto przepracował u niego dłużej niż 5 dni (nie w niepełnym wymiarze godzin, ale w głównym miejscu).

Pracodawca, zgodnie z procedurą wypełniania zeszytu pracy, musi dokonać w nim następujących wpisów:

• o pracowniku;
• sama praca;
• tłumaczenia wewnętrzne i zewnętrzne;
• o zwolnieniu;
• nagrody i zasługi pracownika.

Ważne: informacji o karach nie wpisuje się do zeszytu pracy, wyjątkiem może być kara w postaci zwolnienia pracownika.

Jeżeli pracownik ma nie tylko pracę główną, ale także pracę w niepełnym wymiarze godzin, główny pracodawca może z inicjatywy samego pracownika i zaświadczenia potwierdzającego taką pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy, dokonać wpisu w książce pracy o także praca na pół etatu.

Odpowiedzialność za organizację pracy polegającej na przechowywaniu, prowadzeniu i ewidencjonowaniu zeszytów pracy obciąża pracodawcę, natomiast odpowiedzialność za bezpośrednie przechowywanie, ewidencjonowanie i prowadzenie zeszytu pracy pracodawca przekazuje pracownikowi wyznaczonemu lub na zlecenie. Wyznaczony pracownik (w różnych organizacjach mogą to być specjaliści HR, urzędnicy HR, księgowi, menedżerowie itp.) ma prawo do wypełniania zeszytów ćwiczeń i poświadczania wpisów w nich swoim podpisem i pieczęcią organizacji. Nakazy dotyczące powołania osób upoważnionych są z reguły sprawdzane przez inspekcję pracy.

Ważne: za wypełnianie książeczki pracy można wyznaczyć wyłącznie pracownika, który ma takie obowiązki przewidziane w umowie o pracę lub w opisie stanowiska pracy. Jeżeli kierownik organizacji lub indywidualny przedsiębiorca samodzielnie prowadzi dokumentację kadrową, musi wydać zarządzenie przypisując sobie funkcje prowadzenia dokumentacji personalnej. Przykład wypełnienia zeszytu ćwiczeń można bez problemu znaleźć w Internecie.

Ogólne zasady wypełniania zeszytu ćwiczeń zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej

Jak poprawnie wypełnić książeczkę pracy podczas zatrudniania lub odchodzenia? Oto podstawowe zasady wypełniania zeszytów ćwiczeń na rok 2017:

1. Zeszyty ćwiczeń wypełnia się piórami wiecznymi, piórami żelowymi lub kulkowymi i tuszem w kolorze czarnym, niebieskim lub fioletowym.
2. Podczas wypełniania zeszytu ćwiczeń używane są cyfry arabskie, przy czym data i miesiąc składają się z 2 znaków, a rok składa się z 4 znaków. Na przykład: 20.01.2017.
3. Podczas rejestracji używany jest język państwowy Rosji, czyli rosyjski. Jeżeli w regionach naszego kraju wprowadzono dodatkowy język państwowy, można go używać przy wypełnianiu zeszytu ćwiczeń.
4. W zeszycie ćwiczeń nie można stosować skrótów, w tym także w nazwach stanowisk, rozkazach, instrukcjach itp. Wszystkie wyrazy należy wpisać pełną czcionką.
5. Wszelkie dane wprowadzane są do skoroszytu na podstawie odpowiedniego zamówienia (zamówienia) i muszą się z nim dokładnie zgadzać.
6. Wpisów dokonuje się nie później niż w terminie 7 dni od daty zdarzenia, z wyjątkiem wpisów dotyczących zatrudnienia (nie później niż w terminie 5 dni) i zwolnienia (w dniu zwolnienia).
7. Każdy wpis w zeszycie ćwiczeń musi mieć swój własny numer seryjny. Istnieją następujące wyjątki od tej reguły:

• przy zmianie nazwy pracodawcy nie podaje się numeru porządkowego;
• przy wypełnianiu duplikatu zeszytu ćwiczeń numer porządkowy nie jest wpisywany w przypadku zapisu doświadczenia zawodowego;
• Nagłówki w sekcji „Szczegóły pracy” nie są numerowane.

Czy można mieć dwa zeszyty ćwiczeń jednocześnie?

Zgodnie z przepisami prawa pracy pracownik musi posiadać jedną książeczkę pracy, w której pracodawca dokonuje wszystkich niezbędnych wpisów. Czasami jednak, z różnych okoliczności życiowych, może się zdarzyć, że pracownik będzie miał drugi zeszyt ćwiczeń.

Może się to zdarzyć na przykład, jeśli pracownik odejdzie, zgubił książeczkę pracy, a kiedy został zatrudniony do nowej pracy, wydano mu nową książeczkę pracy (część 5 art. 65 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, litera Federalnej Służby Pracy i Zatrudnienia z dnia 30 kwietnia 2008 r. nr 1026-6). Następnie pracownik odnalazł zagubioną książkę. Okazało się więc, że ma jednocześnie 2 dokumenty.

W takim przypadku przepisy nie przewidują żadnych sankcji dla pracownika posiadającego 2 zeszyty ćwiczeń. Pracodawca nie ma również prawa w żaden sposób ukarać pracownika grzywną ani odmówić jego zatrudnienia na tej podstawie (część 1 art. 64 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

W takim przypadku pracodawca ma obowiązek wprowadzić informacje o pracy i inne niezbędne wpisy tylko do jednej z ksiąg pracy, gdyż prawo nie przewiduje prowadzenia kilku ksiąg dla jednego pracownika.

Wykorzystanie próbek do wypełnienia zeszytu ćwiczeń po zwolnieniu i zatrudnieniu

Jak już wspomniano powyżej, pracodawca ubiegając się o pracę, zgodnie z zasadami sporządzania zeszytu pracy, nie później niż 5 dni później dokonuje w nim wpisu o zatrudnieniu na podstawie zlecenia. Jeżeli obywatel zostaje zatrudniony po raz pierwszy, podpisuje się na stronie tytułowej książeczki pracy prowadzonej przez pracodawcę, potwierdzając w ten sposób poprawność wprowadzonych w niej informacji (ale nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowe wypełnienie książeczki pracy ).

Ważne: jeżeli pracodawcą jest osoba fizyczna nie będąca przedsiębiorcą, wówczas nie może tworzyć nowych zeszytów ćwiczeń i dokonywać notatek (wpisów) w przekazanych mu zeszytach pracy. Potwierdzeniem czasu pracy i doświadczenia w tej sytuacji dla pracownika będzie umowa o pracę, która zawierana jest w formie pisemnej.

W dniu zakończenia stosunku pracy (ostatni dzień pracy) pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi książeczkę pracy i inne dokumenty związane z działalnością zawodową oraz wypłacić pracownikowi wynagrodzenie.

Jeżeli zwrot zeszytu ćwiczeń z różnych przyczyn nie jest możliwy, pracodawca zawiadamia pracownika pisemnie o konieczności odbioru zeszytu lub wysyła mu zgodę na przesłanie zeszytu pocztą. Od chwili wysłania takiej wiadomości pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie w wydaniu książeczki pracy. Oprócz powyższego odpowiedzialność wygasa, jeżeli ostatni dzień pracy pracownika nie pokrywa się z datą zakończenia umowy o pracę.

Aby uniknąć błędów, warto, aby osoba odpowiedzialna za zarządzanie sprawami personalnymi zapoznała się z wzorami wypełniania zeszytów ćwiczeń, które wskazują różne przyczyny zatrudniania i zwalniania. Ułatwi to zrozumienie, jakiego języka można użyć w zależności od sytuacji.

Sporządzając protokół zwolnienia, należy pamiętać, że podstawa zwolnienia, a także jego przyczyna muszą być dokładnie zgodne z brzmieniem prawa. Ponadto pracodawca i sam pracownik podpisują oświadczenie o zwolnieniu. Zapis jest poświadczony pieczęcią organizacji.

W tym artykule przedstawiono uogólnione koncepcje dotyczące prowadzenia zeszytów ćwiczeń i ogólne zasady ich wypełniania. Informacje o przypadkach szczególnych, np. o dokonaniu wpisu w związku ze zmianą nazwiska lub o sprostowaniu wpisu, a także o trybie poświadczania kopii zeszytu ćwiczeń, znajdziesz w odrębnych artykułach w odpowiednim dziale naszej strony internetowej.

Stosunki pracy rozwijają się pomiędzy pracownikami a pracodawcami. Współpraca obu stron jest regulowana przepisami prawa. Dokumentowane są relacje partnerskie, prawa i obowiązki w sferze pracy oraz charakter czynności zawodowych.

Zeszyt ćwiczeń – co to jest i do czego służy?

Książka pracy to dokument osobisty, który odzwierciedla staż pracy, jakość, czas pracy w każdym miejscu zatrudnienia oraz informacje o charakterze działalności danej osoby.

Obowiązujące próbki pochodzą z lat 1938, 1973, 2003, 2004, w pełni uczestniczą w obiegu roboczym i nie wymagają wymiany.

Dokument jest wymagany do:

• rzeczywiste wyświetlanie aktywności zawodowej;
• informowanie pracodawcy o przyczynach zwolnienia pracownika, stażu pracy, nagrodach, naganach itp.;
• realizacji uprawnień do świadczeń emerytalnych w przyszłości.

Przegląd ustawodawstwa

Akty legislacyjne regulują normy i zasady, zgodnie z którymi sporządzana jest zeszyt ćwiczeń, są to m.in.:

• Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Przepisy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wyjaśniają pojęcie „książki pracy”, określają obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentów osobistych oraz regulują tryb i zasady ich sporządzania. Kodeks pracy jest podręcznikiem dobrego oficera personalnego.
• Kodeks Federacji Rosyjskiej ( Kodeks wykroczeń administracyjnych) w sprawie wykroczeń administracyjnych. Dokument zawiera zasady, które pozwalają określić stopień odpowiedzialności za nieprzestrzeganie zasad postępowania z zeszytami ćwiczeń. Inspektor działu kadr lub służby personalnej kieruje się najnowszą wersją ustawy z dnia 30 grudnia. 2001 nr 195-FZ z późniejszymi zmianami. z dnia 23 czerwca 2014 r.
• Dekret rządowy” O zeszytach pracy» z dnia 16.04.2003 nr 225 z późn. zm. z dnia 25 marca 2013 r. Zatwierdza wzór i wzór osobistego dokumentu pracy, wkład, reguluje konserwację i odpowiednie przechowywanie.
• Ministerstwo Pracy zainicjowało opracowanie poniższego dokumentu. Rezolucja " Po zatwierdzeniu instrukcji wypełnienia TC» z dnia 10.10.2003 nr 69 określa ścisły tryb wypełniania działów zeszytów ćwiczeń oraz algorytm poprawiania błędów.

Zasady przechowywania i prowadzenia zeszytów ćwiczeń

Utrzymywanie

Daktyle

• Wpisy absolutnie wszystkich dat dokonywane są wyłącznie cyframi arabskimi. Format XX – miesiąc, dzień; w formacie XXXX - rok. Jeżeli dana osoba została zatrudniona na stanowisko 10 lipca 1990 r., wpis będzie odpowiedni - „07.10.1990”;

Kolory atramentu

• Zapisy sporządzane są starannie przez inspektora HR przy użyciu pióra wiecznego, długopisu, pióra kulkowego, z tuszem odpornym na światło i wilgoć w kolorze fioletowym, niebieskim lub czarnym. Atrament musi być prezentowany wyłącznie w postaci pasty. Opinia o dopuszczalności używania długopisów żelowych jest błędna;

Skróty są niedozwolone

• Skróty w zeszycie ćwiczeń są niedopuszczalne. Ewidencja jest prowadzona rzetelnie, poprawnie i w całości;

Skład informacji

Standardy reguluje Kodeks Pracy:

• informacje o pracowniku;
• charakter wykonywanej pracy;
• przeniesienie do innego miejsca stałej działalności;
• zwolnienie;
• podstawy rozwiązania umowy o pracę;
• informacje o wynagrodzeniach i premiach.

Zgodnie z art. IV Kodeksu pracy w dokumencie nie są ujęte kary, z wyjątkiem precedensów, gdy główną sankcją dyscyplinarną jest zwolnienie.

Język

• państwo język Federacji Rosyjskiej;
• państwo język republiki w Federacji Rosyjskiej, jeżeli język ten został oficjalnie ustanowiony.

Zgodność z zamówieniem

Na podstawie zlecenia pracodawcy do dokumentu wpisywane są następujące informacje:

• o wykonywanych czynnościach;
• o przeniesieniu do innego rodzaju działalności/pracy;
• o kwalifikacjach pracownika;
• o zwolnieniu;
• o nagrodzie.

Terminy wpłat

• dokument należy wypełnić i przechowywać dla każdego pracownika zatrudnionego w organizacji przez okres dłuższy niż pięć dni (z wyjątkiem pracodawców będących osobami fizycznymi), jeżeli to miejsce zatrudnienia jest głównym;
• wszystkie dane wprowadza się nie później niż siedem dni, w przypadku zwolnienia – tego samego dnia;

Osoba odpowiedzialna – inspektor działu HR – ma obowiązek dotrzymywać terminów określonych przepisami prawa.

Numer seryjny

• wszystkie wpisy są bez skrótów, w obrębie jednej sekcji posiadają własny numer seryjny;

Wyjątki

• przy zmianie nazwy organizacji należy wypełnić kolumny ä i IV dokumentu. W rubryce pod nagłówkiem „Informacje o pracy” w kolumnie III dokonuje się wpisu w brzmieniu: „Od dnia XX zmieniono nazwę organizacji X na X.” W czwartej kolumnie znajduje się uzasadnienie zmiany nazwy – nakaz, ze wskazaniem daty i numeru;
• zapis pracy ciągłej nie jest numerowany przy wypełnianiu duplikatu. Zgodnie z prawem przy pracy z duplikatem dokumentu informację o ciągłym doświadczeniu pracownika przed wejściem do aktualnego miejsca pracy wpisuje się w rubryce pod nagłówkiem „Informacje o pracy” w kolumnie III. Dzieje się tak, jeśli dana osoba pracowała już przed dołączeniem do tego pracodawcy. Ten akt zatrudnienia nie jest numerowany;
• Nazwy pracodawców nie podlegają numeracji (w kolumnach „Informacja o zeszytach pracy”, „Informacja o pracy”).

Zapoznanie pracowników z dokumentacją

• pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika pracującego w organizacji z każdą dokumentacją związaną z charakterem wykonywanej działalności, przeniesieniem na inne stanowisko pracy na stałe lub zwolnieniem. Właściciel dokumentu musi podpisać swoją kartę imienną, w przypadku której powtarza się wpis w Kodeksie pracy;
• po wygaśnięciu umowy o pracę wszystkie wpisy dokonane w dokumencie podczas pracy w tej organizacji są poświadczone. Świadkiem może być sam pracodawca lub osoba odpowiedzialna za prace biurowe i kadrowe. Dokument jest ostemplowany, podpisany przez przełożonego i podpisany przez pracownika;
• Po wypełnieniu tytułu pracownik podpisuje się na nim w odpowiedniej linijce, poświadczając tym samym poprawność wprowadzonych informacji. Podobnie podpis umieszcza się w tytule duplikatu, wstawić.

Osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentu

• Pracodawca ponosi pełen zakres odpowiedzialności. Zlecenie lub instrukcja pracodawcy stanowi podstawę do wyznaczenia osoby upoważnionej, na którą delegowane są wszelkie uprawnienia i obowiązki związane z przechowywaniem, konserwacją, rozliczaniem i wydawaniem dokumentacji technicznej. Uprawnienia do składania podpisów tej osoby pozwalają na poświadczenie wszystkich zapisów;
• osoby te ponoszą odpowiedzialność ustawową;
• Podczas przeprowadzania kontroli polecenia i instrukcje dotyczące wyznaczenia osoby odpowiedzialnej są zawsze sprawdzane przez Państwową Inspekcję Pracy.

Składowanie

Przechowywanie dokumentacji pracy musi być zorganizowane w specjalnie wyznaczonym miejscu, niedostępnym dla osób trzecich. W niemal każdej organizacji jest to sejf lub żelazna szafka z zamkiem. Na same książki należy przygotować specjalną tacę lub pudełko.

Jeśli dokumenty zostaną uszkodzone podczas przechowywania, organizacja może zostać ukarana karami. Okres przechowywania i rozliczanie zeszytów ćwiczeń regulują następujące standardowe dokumenty:

• nieodebrany TC – 75 lat;
• Księga rekordów ruchu TC – 75 lat. Księgę wypełnia dział personalny, przez dział personalny, w zależności od procedury ustalonej w firmie. Zawiera dane o TC przyjętych do przechowywania i wydanych;
• księga wpływów i wydatków do księgowania formularzy TC – 5 lat. Dokument uwzględnia liczbę TC i wkładek do nich. Księga wydawana jest przez dział księgowości i przedstawia zużycie tych formularzy dokumentów wraz z numerem i serią każdego z nich. Dziś standardowy dokument traci na znaczeniu, ponieważ pracownicy otrzymali prawo do samodzielnego zakupu zeszytów ćwiczeń.

Książki muszą być prezentowane w jednej, zatwierdzonej przez państwo formie. Po otrzymaniu dokumentacji technicznej pracownik składa podpis na karcie osobistej i dzienniku pokładowym. Książki są ścisłymi formularzami sprawozdawczymi, są numerowane i opatrzone podpisem i pieczęcią pracodawcy.

Wideo - jak poświadczyć książeczkę pracy:

Jak poprawnie wypełnić zeszyt ćwiczeń

Strona tytułowa

• Według danych paszportowych pełne imię i nazwisko pracownika wpisuje się bez skrótów. Jeżeli zmiana nazwiska nastąpi w trakcie pracy, sprostowania dokonuje osoba upoważniona na podstawie paszportu i zaświadczenia o zmianie nazwiska. Poprzednie dane są przekreślane jedną linią, nowe dane są dodawane. Oficer personalny zapisuje na okładce link do dokumentu, który był podstawą zmiany, potwierdza wpis podpisem i pieczęcią. W niektórych przypadkach zamiast paszportu funkcjonariusz personalny może kierować się innym dokumentem identyfikacyjnym.
• Data urodzenia – wartość zapisuje się według wzoru dzień.miesiąc.rok.
• Edukacja. Dane wprowadzane są na podstawie dokumentu dostarczonego przez pracownika, bez skrótów. Jeżeli pracownik podniósł poziom wykształcenia lub otrzymał dodatkowe wykształcenie, dane są uzupełniane bez przekreślania.
• Specjalność jest rejestrowana wyłącznie w mianowniku, na podstawie dokumentu edukacyjnego - na przykład „sprzedawca”. Jeżeli pracownik podejmuje pracę w miejscu pracy wymagającym specjalistycznej wiedzy lub specjalnego przeszkolenia, musi przedstawić dodatkowe dokumenty potwierdzające tę wiedzę.
• Data wypełnienia. Po zatrudnieniu całość musi zostać ukończona w ciągu pięciu dni.
• Podpis i odpis osoby odpowiedzialnej i pracownika.
• Pieczęć organizacji.

Film opisujący sposób wypełniania strony tytułowej zeszytu ćwiczeń:

Informacje o zatrudnieniu

• Pieczęć organizacji, szczegóły słownie. Jeżeli istnieje, wskazana jest jego skrócona nazwa.
• kolumna. Numer seryjny wpisu. Jeżeli jest to pierwszy wpis, należy wpisać cyfrę „1” itd.
• II kolumna. Data zatrudnienia pracownika.
• Zrekrutowano/przyjęto do „nazwy działu” na stanowisko „X”. Informacje wprowadzane są zgodnie z harmonogramem zatrudnienia. Mieści się na tym samym poziomie, co data przyjęcia w kolumnie III.
• W kolumnie IV podany jest numer i data dokumentu, który stał się podstawą zatrudnienia, najczęściej jest to zamówienie.

Wideo - jak robić notatki o pracy w zeszycie ćwiczeń:

W tej sekcji prezentowane są informacje o utworzeniu dodatkowego zawodu, nadaniu nowej kategorii, rangi, zmianie nazwy przez organizację zatrudniającą w trakcie reorganizacji oraz o pracy w niepełnym wymiarze godzin.

Zapisy transferowe

• W przypadku przeniesienia osoby z organizacji zewnętrznej, ewidencję zwolnień dokonuje się w kolumnie III „Informacje o pracy”, wskazując informację o inicjatywie pracownika (jeśli występuje). Dalej znajduje się zapis przyjęcia do nowego miejsca pracy, z adnotacją o przeprowadzeniu procedury przeniesienia.
• W przypadku przeniesienia wewnętrznego wystarczy wskazać nowe miejsce pracy i podstawę przeniesienia.

Algorytm dokonywania zapisów przelewów

• Kolumna I – numer wpisu – wpisuje się numer seryjny;
• II kolumna. Data kalendarzowa jest oznaczona cyframi arabskimi;
• Kolumna III – zapis przelewu;
• Kolumna IV – numer i data dokumentu będącego podstawą przelewu.

Zwolnienie

Algorytm sporządzania ewidencji zwolnień:

• W kolumnie I podaje się numer porządkowy wpisu;
• Kolumna II – cyframi arabskimi podano kalendarzową datę zwolnienia;
• Kolumna III – zapis o zwolnieniu w związku z art. Kodeks pracy (w pełnej zgodności z brzmieniem prawa);
• Kolumna IV - Nr i data dokumentu stanowiącego podstawę zwolnienia.
• pieczęć i podpis kierownika lub osoby upoważnionej. Podpis pracownika.

Wyjątki: jeżeli pracownik nie stawił się do odbioru dokumentu, pracodawca wysyła mu zawiadomienie o konieczności stawienia się i odbioru dokumentacji technicznej lub wyrażenia zgody na jej przesłanie pocztą. Od dnia złożenia zawiadomienia pracodawca jest zwolniony z obowiązku przechowywania dokumentu.

Praca na pół etatu

Jeżeli pracownik wykaże inicjatywę, zapis o pracy w niepełnym wymiarze godzin zostaje wpisany do dokumentu w dziale kadr głównego miejsca pracy. Pracownik musi przynieść do działu HR następujące dokumenty:

• kopia umowy o pracę poświadczona przez dyrektora spółki zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy;
• żądanie dokonania wpisu w formie pisemnej.

Jak prawidłowo poświadczyć kopię

• osoba upoważniona sporządza kopie wszystkich stron dokumentu zawierających wpisy;
• kopie są opatrzone pieczątką, aktualną datą, uchwałą „kopia jest prawidłowa” oraz podpisem inspektora działu kadr lub innej upoważnionej osoby. W dokumencie musi znajdować się wzmianka wskazująca, że ​​pracownik aktualnie pracuje na tym stanowisku.

Na miejscu złożenia wniosku przyjmuje się kopię książeczki pracy, jako dokument potwierdzający zatrudnienie danej osoby.

Duplikować

W przypadku utraty dokumentu z winy pracownika, ma on obowiązek powiadomić o tym pracodawcę, składając oświadczenie „o zagubieniu zeszytu pracy”. W terminie 15 dni roboczych od dnia złożenia wniosku pracodawca wydaje duplikat.

Informacje zawarte w duplikacie

• całkowity staż pracy pracownika przed wejściem do tego miejsca pracy. Staż pracy należy podać w skrócie, bez specyfikacji;
• szczegółowe informacje na temat działalności w tej organizacji.

Podstawa wydania duplikatu

• TC nie nadaje się do użytku;
• utrata najlepszego współtwórcy;
• orzeczenie sądu stwierdzające nieważność wpisu w Kodeksie pracy. Pracodawca wydaje pracownikowi duplikat zawierający wszystkie zapisy oprócz tego, który nie nadaje się do użytku.

Liniowiec

Wkładka jest wymagana, gdy nie ma możliwości dokonania nowych wpisów w dokumencie. Jest to prawna kontynuacja Kodeksu pracy, który jest wydawany i podlega rejestracji w trybie ogólnym. Wkładka bez robocizny jest nieważna. Sama księga musi zawierać adnotację wskazującą na załączenie dodatkowego dokumentu.

Błędy

• Na stronie tytułowej błędne informacje przekreśla się jedną linijką i wpisuje prawidłowe. Na odwrocie okładki musi znajdować się link do odpowiedniego dokumentu potwierdzającego poprawność nowych danych.
• Korekty sekcji nie pozwalają na przekreślenia. Nowy wpis uważa się za nieważny i należy go zarejestrować. Następnie specjalista wprowadza prawidłowe informacje.
• Błędy koryguje wyłącznie faktyczny pracodawca. Jeżeli dokonuje się korekty w nowym miejscu pracy, podstawą musi być dokument od poprzedniego pracodawcy, który dopuścił się nieścisłości.

Algorytm rejestrowania błędów

• Kolumna I – numer porządkowy wpisu;
• Kolumna II – data uznania wpisu za nieważny, czyli faktyczna data dokonania sprostowań;
• Kolumna III dosłownie: „Wpis pod nr X jest nieważny”;
• Kolumna II – wskazana jest data nowego, prawidłowego wpisu;
• Kolumna III – dokonuje się nowego wpisu;
• Kolumna IV – numer i data dokumentu, który stał się podstawą do wprowadzenia prawidłowych danych.

Wypełnienie zeszytu ćwiczeń przez indywidualnego przedsiębiorcę

Prowadzi dokumentację kadrową według tego samego schematu co wszyscy pracodawcy, może jednak stosować schemat uproszczony.

Algorytm ewidencji zatrudnienia przedsiębiorców indywidualnych

• Kolumna III – należy podać nazwę pracodawcy – „Przedsiębiorca indywidualny XXX”;
• Kolumna I – numer porządkowy wpisu;
• Kolumna II – data przyjęcia do kadry;
• Kolumna III – na tym samym poziomie co data – informacja o zatrudnieniu ze wskazaniem stanowiska;
• Kolumna IV – numer i data zlecenia, będące podstawą przyjęcia pracownika do sztabu.

Przykład wypełnienia zeszytu ćwiczeń przez indywidualnego przedsiębiorcę:

Jeżeli pracodawcą jest osoba fizyczna

W takim przypadku pracodawca nie ma prawa dokonywać wpisów w kodeksie pracy pracowników. Osoba fizyczna będąca pracodawcą nie ma prawa wystawiać dokumentu pracownikom rozpoczynającym pracę po raz pierwszy.

Dodatkowe instrukcje

• Protokół powołania/wyboru dyrektora generalnego spółki: w sformułowaniu dotyczącym zatrudnienia dyrektora spółki można użyć słowa „wybrany” zamiast „powołany”, jeżeli dyrektor jest wybierany przez walne zgromadzenie. W kolumnie IV należy podać protokół z walnego zgromadzenia, porządek, z podaniem odpowiednich numerów i dat.
• Rekrutacja do oddziału. Jeżeli pracownik jest zatrudniany przez oddział, w praktyce dopuszczalne jest stosowanie dwóch możliwości wskazania oddziału: we wpisie dotyczącym samego stanowiska oraz w nagłówku, po wskazaniu nazwy organizacji – oba wpisy umieszcza się w kolumnie III .

Jeżeli pracodawca traktuje swoich pracowników z szacunkiem, księgowanie i prowadzenie ksiąg pracy będzie prowadzone prawidłowo i zgodnie z prawem. Jest to jeden z fundamentów udanego i prosperującego biznesu.

Kolumna nr 3 – nazwa firmy, oddział, stanowisko. Podaje również tutaj, dlaczego pracownik. Wszystkie te dane pochodzą z dokumenty, wniesione przez pracownika.

Przykłady:

03.02.2000. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Zvonok Plus”.

Zatrudniony na stanowisko starszego administratora wydziału sieci miejskich.

16.04.2002. Przeniesiony na stanowisko głównego specjalisty działu łączności dalekobieżnej.

Książka do rejestrowania ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek zawiera wpisy o tych wszystkich dokumentach.

W tej książce znajduje się kolumna nr 13, która jest potrzebna do podpisów pracownicy.

Podpis składa osoba, gdy on podnosi go twój zeszyt ćwiczeń, .

Nie wszyscy są zajęci swoich ksiąg po opuszczeniu organizacji.

Dzieje się tak z różnych powodów.

Ale książka należy przechowywać w sejfie lub w specjalnym pomieszczeniu tak długo, jak jest to konieczne, czyli do czasu, aż były pracownik zgłosi się po to.

Liniowiec

Wkładka otwiera się po umieszczeniu zeszytu ćwiczeń całkowicie wypełniony w tym czy innym dziale i nie ma już gdzie dokonać dalszych wpisów. Wkładkę należy ostrożnie wszyć w książce.

On jest nie mniej ważny dokument niż zeszyt ćwiczeń i dlatego jest sporządzany według tych samych zasad.

Po przekazaniu pracownikowi, w księdze umieścić pieczątkę„Wkładka została wydana” – też musi się znaleźć numer. Wpisz tę frazę ręcznie to jest zabronione. Znaczek można umieścić w jednym z dwóch miejsc w zeszycie ćwiczeń – na stronie tytułowej lub na rozkładówce.

Jeśli zeszyt ćwiczeń nie jest dostępny, wówczas znaczek traci swą moc jak dokument. Wszyj to na końcu książki, pomiędzy ostatnią stroną a okładką. Jest to jednak jedynie zalecenie, ponieważ nie określa tego żaden akt prawny specyficzne miejsce do wszycia wkładu.

Strony w nim nie wolno zaczynać od pierwszego- idą w kolejności od początku zeszytu ćwiczeń. Karta tytułowa wkładki musi być opatrzona pieczątką foka firmy.

Procedura wypełniania zeszytu pracy to sekwencja czynności związanych z dokonywaniem wpisów w głównym dokumencie pracownika, która odzwierciedla fakt zatrudnienia i potwierdza jego doświadczenie zawodowe. Wynagrodzenia emerytalne naliczane są na podstawie zapisów w tym dokumencie, dlatego istotne jest prawidłowe wprowadzenie wszystkich wpisów do tego dokumentu. Za błędy powstałe przy wprowadzaniu danych odpowiada pracodawca. Powiemy Ci, jak wypełnić zeszyt ćwiczeń i podamy próbkę, jak wypełnić zeszyt ćwiczeń na rok 2019.

Jakich przepisów należy przestrzegać?

Na wstępie należy wspomnieć, że wypełnianie zeszytów ćwiczeń jest regulowane Artykuł 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Ponadto należy wspomnieć o dwóch innych fundamentalnych dokumentach.

Wzór i zasady wypełniania zeszytu ćwiczeń zostały zatwierdzone Uchwała Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. nr 69. Szczegółowo opisuje niuanse wprowadzania informacji do dokumentu i poprawiania błędnych wpisów.

Oprócz instrukcji, która odpowiada na pytanie: jak poprawnie dokonywać wpisów w zeszycie ćwiczeń (2019) - istnieją również zatwierdzone Zasady prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeńDekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 nr 225.

Kto jest odpowiedzialny za prawidłowy projekt

Instrukcja wypełniania zawiera następujące zasady dokonywania wpisów:

• daty wpisuje się cyframi arabskimi w formacie „17.05.2019”;
• użyj pióra wiecznego, pióra helowego lub długopisu w kolorze czarnym, niebieskim lub fioletowym;
• nie używaj skrótów;
• przy ich poprawianiu nie skreśla się wpisów (nie dotyczy strony tytułowej), pod błędnym wpisem wpisuje się „numer wpisu __ jest nieprawidłowy”, a poniżej wpisuje się właściwy;
• PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. wpisać w całości, bez zastępowania inicjałów, datę urodzenia - na podstawie paszportu;
• informacje o zawodzie i wykształceniu również na podstawie odpowiednich dokumentów;
• Podpis pracownika musi potwierdzać informację.

Próbka wypełnienia zeszytu ćwiczeń 2019

Formularz zeszytu ćwiczeń został zatwierdzony dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225.

Przykłady pokażą, jak wypełnić zeszyt ćwiczeń (2019) sekcja po sekcji i jak powinna wyglądać strona tytułowa.

Dokument składa się z trzech części:

• część tytułowa - podstawowe informacje o pracowniku;
• informacje o pracy - informacje o zatrudnieniu, przeniesieniu i zwolnieniu;
• informacje o nagrodach.

Przyjrzyjmy się, jak poprawnie wypełnić każdą część książki.

Wypełnienie strony tytułowej

Stronę tytułową należy przygotować ze szczególną starannością. Wszelkie plamy lub niedokładności powodują, że forma książki nie nadaje się do użytku.

Ta strona pracy powinna zawierać następujące informacje:

• PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. właściciel;
• data jego urodzenia;
• wykształcenie (średnie, średnie specjalistyczne, wyższe);
• nazwa zawodu, jak w dyplomie;
• data otwarcia księgi;
• podpis osoby wypełniającej formularz;
• pieczęć organizacji (jeśli istnieje).

Strona ta jest wypełniana wyłącznie na podstawie dokumentów dostarczonych przez pracownika. Musi to być paszport, SNILS, dokument edukacyjny (zwykle dyplom), akt małżeństwa (rozwodu).

Strona tytułowa zeszytu ćwiczeń (2019) wygląda następująco:

Sekcja „Informacje o stanowisku”

Każda strona tej sekcji składa się z 4 kolumn:

1. Numer seryjny bieżącego rekordu.
2. Data zatrudnienia, zwolnienia, nagród i innych wydarzeń.
3. Informacje o organizacji, stanowisku i dziale. W tym miejscu odnotowuje się także fakty dotyczące zatrudniania, zwalniania i przenoszenia na inne stanowisko.
4. Potwierdzenie dokonanego wpisu – nazwa, data i numer zamówienia, według którego dokonano wpisu.

Informacje w tej sekcji należy zawrzeć w terminie 7 dni od dnia wydania polecenia dotyczącego zatrudnienia, przeniesienia na inne stanowisko, nagród, zachęt itp.

Reorganizacja przedsiębiorstwa znajduje również odzwierciedlenie w tej części zeszytu ćwiczeń. Zapisy te pomogą wyjaśnić różne rodzaje pieczęci przy zatrudnianiu i zwalnianiu.

Nie trzeba mówić o tym, jak ważne jest prawidłowe wypełnienie książeczki pracy (2019) - w końcu od tego może zależeć wysokość przyszłej emerytury pracownika i innych świadczeń socjalnych

Podczas przenoszenia

Przejście z jednej pozycji na drugą jest również odzwierciedlone w tej części zeszytu ćwiczeń.

Istnieją dwa rodzaje tłumaczeń:

• wewnętrzne – pracownik zmienia stanowisko w tej samej organizacji;
• zewnętrzne – zmienia się pracodawca. W takim przypadku rozwiązuje się dotychczasową umowę o pracę i zawiera się nową.

Dokonując przeniesienia wewnętrznego, w trzeciej kolumnie księgi wpisz „przeniesiony na stanowisko...” i podaj nowe stanowisko oraz nazwę działu, jeśli uległa zmianie.

W przypadku przeniesienia na zewnątrz podaje się numer i datę nakazu zwolnienia z jednej organizacji oraz numer i datę nakazu zatrudnienia w innej organizacji. W obu przypadkach należy wskazać stanowisko pracownika.

Podczas pracy na pół etatu

Można tu także wpisać informacje o pracy w niepełnym wymiarze godzin. Wpisu do księgi dokonuje się także na podstawie dokumentów dostarczonych przez inną organizację. Oznacza to, że pracownik przynosi do głównego miejsca pracy zaświadczenie, które musi zawierać:

• pełna i skrócona nazwa organizacji;
• nazwa stanowiska pracownika;
• Data wynajmu;
• szczegóły organizacji.

Wraz z zaświadczeniem pracownik składa wniosek napisany w dowolnej formie oraz poświadczoną kopię zamówienia innej organizacji, w której został zatrudniony. Jeżeli dokumenty te zostaną wypełnione prawidłowo, kierownik przedsiębiorstwa, które jest uważane za główne stanowisko, wydaje polecenie dokonania dodatkowego wpisu w zeszycie pracy. Sformułowanie można zobaczyć, otwierając naszą próbkę dotyczącą prawidłowego wypełnienia zeszytu ćwiczeń podczas łączenia.

Po zwolnieniu

Ta część książki jest wypełniana w ten sam sposób po zwolnieniu.

W trzeciej kolumnie wskazano podstawy zwolnienia, a w czwartej kolumnie podano szczegóły postanowienia, na podstawie którego rozwiązano umowę o pracę.

Wpisy te w zeszycie pracy muszą być poświadczone pieczęcią (jeśli występuje) i podpisem pracownika działu HR. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie ma działu personalnego ani działu odpowiedzialnego za przygotowywanie i prowadzenie ksiąg pracy, wszystko to musi wykonać kierownik organizacji.

Sekcja „Informacje o nagrodach”

Kolejną częścią zeszytu ćwiczeń, którą należy wypełnić, jest sekcja dotycząca nagród. Obejmuje to informacje o następujących zdarzeniach:

• wręczanie nagród państwowych (i tytułów honorowych);
• wręczanie dyplomów, świadectw, medali, odznaczeń, odznaczeń;
• zachęty do pracy określone w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej lub w wewnętrznych przepisach organizacji.

Sekcja książki jest wypełniona podobnie jak poprzednia:

• Kolumna 1 – numer porządkowy wpisu;
• 2 kolumny - data przyznania;
• 3 kolumny - nazwa firmy, stanowisko i rodzaj nagrody;
• 4 kolumny - szczegóły zamówienia, na podstawie którego nastąpiło przyznanie nagrody.

Dokonywanie poprawek

Z biegiem czasu dane określone w skoroszycie mogą ulec zmianie. Na przykład kobieta wyjdzie za mąż i zmieni nazwisko lub pracownik otrzyma dodatkowe wykształcenie. Jak dokonać zmian w książce?

W przypadku zmiany nazwiska, imienia, patronimiki istniejący wpis przekreśla się jedną linią, a nowe informacje wprowadza się po lewej stronie. O jego prawdziwości świadczy nazwa i numer dokumentu, który był podstawą zmian (np. akt małżeństwa). Nowe dane są potwierdzane podpisem odpowiedzialnego pracownika, który dokonał korekty, transkrypcją podpisu i pieczęcią organizacji (jeśli istnieje).

Przypisując nową klasyfikację w edukacji, dotychczasowy wpis przekreśla się jedną linią, a powyżej wpisuje nową.

Przy zmianie nazwy organizacji poprawki wprowadza się w następujący sposób:

1. Kolumny 1 i 2 pozostają puste.
2. Kolumna 3 rejestruje zmianę nazwy organizacji. W takim przypadku poprzednie i nowe nazwy są wskazane w pełnej i krótkiej formie.
3. W kolumnie 4 znajdują się dane dokumentu, na podstawie którego zmieniono nazwę.

Jeżeli podczas wypełniania zeszytu ćwiczeń popełniono błąd lub dokonano błędnego wpisu, nie można tego przekreślić.

Po błędnym wpisie umieszczany jest numer kolejnego w kolejności. W kolumnie 2 wpisuje się datę wprowadzenia zmian. W kolumnie 3 wskazano: „Rekord nr…. uważa się za nieważny”. Po tym należy dokonać prawidłowego wpisu.

Istnieją dwie możliwości wypełnienia kolumny 4:

• ponownego wskazania daty i numeru zamówienia, które stało się podstawą nieważnego wpisu;
• wskazać numer i datę wydanego nakazu dokonania sprostowań.

Liniowiec

Po wypełnieniu wszystkich pustych stron protokołu pracy dane zostaną wpisane na formularzu wkładu, który pracownik dodatkowo wykupuje. Wkładkę wypełnia pracodawca w taki sam sposób jak dokument pracy:

• uzupełnione są dane osobowe pracownika;
• wpisana jest data;
• uzupełnione są aktualne informacje dotyczące pracownika;
• zapisy są potwierdzane podpisem i pieczęcią organizacji.

Formularz jest wszyty na końcu wypełnionego zeszytu ćwiczeń. Na stronie tytułowej dokumentu głównego umieszcza się stempel wskazujący wydanie wkładki wskazującej jej serię i numer.

Liczba wkładek, jakie może posiadać pracownik, nie jest określona przepisami prawa.

Podobnie jak dokument pracy, projekt wkładki ma również swoje własne wymagania:

• pokrywa musi być nienaruszona;
• korekta błędów jest niedopuszczalna;
• wkładka nie ma mocy prawnej bez samej pracy;
• w przypadku wprowadzenia zmian w samym dziele należy je uwzględnić w każdym wstawionym formularzu.

Duplikat zeszytu ćwiczeń

Duplikat wydawany jest w przypadku zagubienia lub uszkodzenia dokumentu roboczego. Jeśli w tym momencie pracownik posiadał dokument, aby go przywrócić, musi skontaktować się z ostatnim pracodawcą. Aby wydać duplikat, należy złożyć odpowiedni wniosek, który należy rozpatrzyć w terminie nie dłuższym niż 15 dni. Dodatkowo pracownik może zostać poproszony o przedstawienie dokumentów wskazujących jego poprzednie miejsca pracy.

W nowym protokole pracy na stronie tytułowej u góry należy wpisać „Duplikat”. Dalsze napełnianie odbywa się w standardzie. Wszelkie informacje o dotychczasowych miejscach pracy wypełniane są na podstawie dokumentów dostarczonych przez pracownika.

Jeżeli strata lub szkoda powstała z winy pracodawcy, wówczas cała praca nad przywróceniem informacji spada na niego.

Jak poświadczyć kopię

Często zdarza się, że pracownik potrzebuje kopii dokumentu o zatrudnieniu. Aby go otrzymać należy napisać wniosek skierowany do pracodawcy. Formularz wniosku nie jest ustalony, ale zaleca się przestrzeganie ustalonych zasad wykonania:

• w prawym górnym rogu arkusza - dane menadżera i pracownika;
• pośrodku - słowo „Oświadczenie”;
• następnie tekst samej petycji (w naszym przypadku tekst może wyglądać następująco: „Na podstawie art. 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej proszę o przekazanie mi kopii zeszytu ćwiczeń, poświadczonej w w przewidziany sposób”);
• data i podpis.

Po przyjęciu wniosku należy sporządzić poświadczoną kopię protokołu pracy i wydać ją w ciągu trzech dni.

Należy pamiętać, że 1 lipca 2018 r. Weszła w życie nowa norma GOST R 7.0.97-2016 „Krajowy standard Federacji Rosyjskiej”. System standardów w zakresie informacji, bibliotekarstwa i działalności wydawniczej. Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”, która wprowadziła drobne zmiany w procedurze poświadczania kopii zeszytu ćwiczeń.

Aby zrobić wszystko dobrze, musisz przestrzegać określonego algorytmu:

1. Zrób kopie wszystkich wypełnionych arkuszy. W takim przypadku kopie muszą być jednostronne.
2. Ponumeruj i zszyj arkusze. Z tyłu ostatniego arkusza musisz zakleić końce nici papierową naklejką, na której napiszesz, ile jest arkuszy.
3. Każda skopiowana strona musi być poświadczona (jeśli nie jest zszyta w jeden plik). Musi to zrobić osoba, której przyznano takie uprawnienia na mocy lokalnych przepisów. Jeżeli takiej osoby nie ma, dyrektor generalny musi poświadczyć kopie.
4. Następnie osoba poświadczająca dokument wpisuje „Prawda”, zapisuje swoje stanowisko, podpis z transkrypcją i datę. Możesz umieścić pieczęć organizacji (jeśli taka istnieje), ale prawo nie obliguje Cię do tego.
5. Należy także dodać jeszcze jeden wpis dotyczący pierwotnego sprawozdania z pracy: „Oryginalny dokument znajduje się w (nazwa organizacji) w aktach nr ___ przez ___ rok” (jest zapisywany, gdy pracownik potrzebuje kopii, aby dostarczyć ją do organizacja trzecia).
6. Czasami pracownik prosi o dodanie „Aktualnie pracuję”. Nie jest to zabronione przez prawo (zwykle pytają banki).