Polecenie gotówkowe wydatków RKO. Próbka wypełnienia polecenia odbioru gotówki

Zgodnie z poleceniem wydania gotówki, gotówka jest wydawana z kasy fiskalnej. Posiada formularz informacyjny - formularz nr KO 2. Wydanie zasoby materialne poprzez materiały eksploatacyjne zamówienie gotówkowe Odbywa się to dopiero po okazaniu wszystkich niezbędnych dokumentów identyfikacyjnych. Przy odbiorze pieniędzy odbiorca musi napisać pokwitowanie czarnym lub niebieskim atramentem i wskazać dokładną kwotę (słownie). W przypadku w nakaz zapłaty na konto paragon nie jest wpisany, a następnie wydany suma pieniędzy uznane za niedobór.

Ze względu na wagę dokumentu podajemy przykładowe wypełnienie zlecenia gotówkowego.

Przykład wypełnienia zamówienia gotówkowego:

W wierszu „Organizacja” należy podać nazwę organizacji (w pełnej formie), która zajmuje się wydawaniem zasobów materialnych z kasy i w ramach OKPO. Jeżeli środki są wydawane w jednostce strukturalnej, należy wypełnić odpowiednie pole. W przeciwnym razie dodawana jest myślnik.

Zawiera wiersze „Numer dokumentu”, „Data przygotowania”, w których należy podać numer zlecenia odbioru gotówki i datę wydania gotówki.

W kolumnie Zamówienie gotówkowe formularza „Kod jednostki strukturalnej” wpisz oddzielne jednostki organizacje zgodnie z przypisanymi im kodami.

W wierszu polecenia wypłaty gotówki „Rachunek korespondencyjny” zostaje wpisany rachunek w obciążenie, na który składają się środki z kasy fiskalnej.

W wierszu „Kod rachunkowości analitycznej” wpisywany jest kod systemu rachunkowości analitycznej.

W wierszu „kredyt” zamówienia gotówkowego formularza należy wskazać konto pięćdziesiąt (ponieważ kwota pieniędzy jest wydawana z kasy fiskalnej).

W kolumnie „kwota” zlecenia odbioru gotówki wpisz pełną kwotę wydanych pieniędzy (w liczbach).

Kolumna „Kod docelowego miejsca docelowego” formularza zamówienia gotówkowego jest wypełniana tylko wtedy, gdy kwota pieniędzy jest wydawana w formie finansowania celowego.

W kolumnie „Wydanie” zlecenia odbioru gotówki wpisz imię i nazwisko osoby fizycznej lub prawnej, której pieniądze są wydawane z kasy fiskalnej.

W wierszu zlecenia kasowego formularza „podstawa” wpisuje się treść operacji przeprowadzanej w celu wydania aktywów materialnych, na przykład: „wydano do zgłoszenia”, „przychody przekazane bankowi” itp. .

W kolumnie polecenia odbioru gotówki „Kwota” wskazana jest dokładna kwota wydanych pieniędzy (wskazana słownie, z Wielka litera, kopiejek w liczbach, puste miejsce przekreślone).

W „załączniku” formularza zamówienia gotówkowego wpisywane są wszystkie szczegóły dołączonych do niego dokumentów (sama nazwa, numer, a także data sporządzenia), a następnie na podstawie których wydawane są pieniądze, np. : osada- Oświadczenie o zapłacie, oświadczenie pracownika i tak dalej.

W kolumnie „otrzymano” odbiorca wpisuje otrzymaną kwotę (słownie puste miejsce jest przekreślone).

W wierszu „Przez” wskazane są szczegóły dokumentów potwierdzających tożsamość.

Sam formularz wypełnia pracownik księgowy tylko w jednym egzemplarzu, podpisanym przez kierownika przedsiębiorstwa, kierownika. księgowy, a także osoba upoważniona. KO2 jest rejestrowane w dzienniku KO3.

Komu należy wystawić RKO przy wypłacaniu wynagrodzeń zgodnie z listą płac?

Ponieważ w Dyrektywie nie ma jasnych zasad dotyczących sposobu sformalizowania rozliczenia gotówkowego przy wydawaniu wynagrodzeń na podstawie oświadczenia, będziemy kontynuować od zasad ogólnych. Oni tacy są. Okres ważności odcinka wypłaty wynosi maksymalnie 5 dni roboczych punkt 6.5 Instrukcji. Dyrektor musi wskazać w oświadczeniu konkretny okres, na podstawie tego, ile dni potrzeba na wypłatę wynagrodzeń wszystkim pracownikom (biorąc pod uwagę ustalone terminy wypłaty wynagrodzeń, bieżące podróże służbowe, urlopy, dni wolne itp.). W tym okresie kwota do wydania zgodnie z wyciągiem może być przechowywana w kasie w kwocie przekraczającej limit. paragraf 2 Instrukcje. I do czasu upływu tego okresu lub całe wynagrodzenie nie zostanie wypłacone przed upływem tego okresu oraz s. 4.6, 6.5 Uwagi:

• RKO ani na całą kwotę wskazaną na wyciągu, ani na kwoty już wydane zgodnie z wyciągiem od początku jego obowiązywania, nie wydano;
• nie są odzwierciedlone w księdze kasowej ani pieniędzy przeznaczonych do emisji, ani pieniędzy już wyemitowanych zgodnie z oświadczeniem pracowników.

Wreszcie ostatni dzień terminu ważności wyciągu, kasjer podpisuje wyciąg, zaznacza w nim wpłacone kwoty i przekazuje do działu księgowości. Księgowy wszystko sprawdza i podpisuje. I dopiero potem, ale zawsze tego samego dnia, księgowy sporządza rozliczenia gotówkowe na całą kwotę faktycznie wydaną pracownikom. ust. 3 s. 6.5 Instrukcje, oraz wskazuje się jego numer i datę Ostatnia strona sprawozdania. Następnie kasjer rejestruje kasę w księdze kasowej punkt 4.6 Instrukcji.

Jeśli jest kilka wyciągów, np. każdy dział ma swój, to nie ma potrzeby tworzenia osobnej kasy dla każdego z nich. Można dokonać jednego rozliczenia gotówkowego na całą kwotę wydanego wynagrodzenia i załączyć do niego wszystkie wyciągi. W związku z tym we wszystkich wyciągach należy podać numer tej kasy.

W przypadku zwykłego, pozapłacowego rozliczenia gotówkowego należy podać odbiorcę i jego dane paszportowe oraz jego podpis ust. 2, 3 ust. 6.1, ust. 6.2 Instrukcji konieczne jest, aby organizacja posiadała potwierdzenie, że wpłaciła określoną kwotę do pewnej osoby i otrzymał. I takie rozliczenie pieniężne sporządzają jeszcze przed wydaniem pieniędzy wskazanemu w nim odbiorcy punkt 6.1 Instrukcje.

Ale w momencie sporządzania rozliczeń gotówkowych na podstawie listy płac:

• pieniądze zostały już wydane z kasy do pracowników zgodnie z oświadczeniem, część ewentualnie w dniach poprzednich;
• potwierdzenie wydania każdy określoną kwotę ma już- To są podpisy pracowników na oświadczeniu.

Dlatego RKO, opracowane na podstawie listy płac, potrzebne tylko do wejścia książeczka kasowa ewidencja kwot wystawiona zgodnie z oświadczeniem i nie stanowi potwierdzenia przelewu pieniędzy. Oznacza to wpisanie czyjegoś f. I. O. w wierszu „Wydanie”, a dane paszportowe w wierszu „Przez ___” nie są wymagane. W związku z tym nikt nie powinien podpisywać RKO w imieniu odbiorcy. Dlatego w Dyrektywie o ukończeniu tych linii mowa jest jedynie w odniesieniu do porządek ogólny wydawanie pieniędzy z kas fiskalnych s. 6.1, 6.2 Uwagi. A w przypadku wypłaty wynagrodzeń ustalono specjalną procedurę, którą rozważaliśmy, w której nie ma takich zasad punkt 6.5 Instrukcji.

Jednak w praktyce można spotkać także inne błędne, opcje projektowania RKO:

• <или>do samego kasjera - jego imię i nazwisko. I. O. wpisz w wierszu „Wydanie”, a w wierszu „Przez ___” podaj dane swojego paszportu. Rozumowanie jest następujące: kasjer wystawia wynagrodzenie zgodnie z oświadczeniem, zatem kasa fiskalna musi być wystawiona na jego nazwisko. Jest to błędne, gdyż wszystkie pieniądze znajdujące się w kasie, łącznie z pieniędzmi przeznaczonymi na wypłaty, znajdują się już u kasjera, gdyż to on jest osobą odpowiedzialną finansowo za kasę. Rozliczenie gotówkowe może zostać wydane osobie, która pracuje jako kasjer, tylko wtedy, gdy nie występuje jako kasjer, ale jako odbiorca pieniędzy. Na przykład jako osoba odpowiedzialna, gdy ma za zadanie kupić coś za gotówkę w imieniu organizacji.

Zdarza się, że organizacja ma kilku kasjerów przy jednej kasie, z których jeden jest starszy ust. 2 s. 4 Instrukcje, a wynagrodzenie jest wydawane w ten sposób: starszy kasjer przekazuje pieniądze z kasy innym, a następnie rozdają je pracownikom zgodnie z wyciągami. Ale nawet w tym przypadku transfer pieniędzy między kasjerem starszym a pozostałymi nie jest formalizowany przez kasę fiskalną z tego samego powodu: dopóki jeden z kasjerów ma pieniądze, uważa się, że znajdują się one w kasie. Przelew taki odnotowuje się w specjalnej księdze ewidencji akceptowanej i wydawanej przez kasjera. Pieniądze(formularz nr KO-5) punkt 4.5 Instrukcji;

• <или>do dyrektora lub głównego księgowego. W tych przypadkach sformułowanie w wierszu „Wydanie” jest następujące: „Fomin A.A. o wypłatę wynagrodzeń pracownikom za drugą połowę czerwca 2015 r.”, a poniżej w wierszu „Przez ___” wskazane są dane paszportowe Fomina. Jest to błędne, ponieważ przy takiej rejestracji okaże się, że przelałeś tę kwotę z kasy na wskazaną osobę, a ona musi rozdzielić wynagrodzenie między pracowników gdzie indziej. Ale tak się w rzeczywistości nie stało: kasjer wydał wynagrodzenie - to jego podpis widnieje na wyciągu w wierszu „Dokonana płatność”. Oczywiście dyrektor może sam przeprowadzać transakcje gotówkowe i paragraf 4 Instrukcje, ale wtedy pełni funkcję kasjera, a dla kasjera, jak już powiedzieliśmy, rozliczenia gotówkowe nie są sporządzane.

W niektórych organizacjach ustalono następującą kolejność: dyrektor, główny księgowy, kierownik działu, brygadzista i tak dalej, zgodnie z zarejestrowanymi na ich nazwisko kasami fiskalnymi, otrzymują pensje dla swoich podwładnych w kasie, a następnie rozdzielają je pracownikom zgodnie z listą płac. Niezapłacone kwoty wraz z wyciągiem zwracają do kasy zgodnie z PKO. Ale to nie w porządku. Wynagrodzenie musi być wydane z kasy przez kasjera – taki jest wymóg Dyrektywy nr 3210-U ust. 2 pkt 6.5, pkt 6.2, pkt 4, pkt 6.1 Instrukcji, to znaczy nie można go wystawić za pośrednictwem księgowych.

Dlatego kasjerem z pełną odpowiedzialnością powinien zostać wyznaczony ten, który faktycznie wystawia pensję Odpowiedzialność finansowa za powierzone mu pieniądze. Wtedy główny kasjer będzie w tym czasie starszy, a przekazanie pieniędzy z wynagrodzenia dystrybutorowi musi zostać odnotowane w księdze księgowej środków przyjętych i wydanych przez kasjera (formularz nr KO-5 zatwierdzony Uchwała Państwowej Komisji Statystycznej z dnia 18 sierpnia 1998 r. nr 88).

Jaki dzień należy wskazać w polu „Data kompilacji” RKO

To pytanie pojawia się, jeśli wynagrodzenie zostanie wydane w ciągu kilku dni. Instrukcja nr 3210-U wprost stwierdza, że ​​rozliczenia gotówkowe sporządzane są za faktycznie wydane kwoty ust. 4 s. 6.5 Instrukcje. Stąd, data sporządzenia RKO- Ten data zamknięcia oświadczenia, czyli ostatni dzień wypłaty wynagrodzeń. Zasadę tę tłumaczy się tym, że nie wiadomo z góry, czy wszyscy pracownicy zgłoszą się do kasy po pensję, dlatego nie można przewidzieć, jaka kwota zostanie wydana.

Niektóre organizacje ustalają datę pierwszego dnia wypłaty wynagrodzeń (pierwszy dzień okresu wskazanego w zestawieniu), ponieważ uważają, że nakaz wydatków formalizuje polecenie dyrektora dotyczące wydawania wynagrodzeń w gotówce, a nie przelewania ich na konta pracowników. Jednak nie jest to prawdą. Zleceniem takim jest lista płac lub sam dokument płacowy podpisany przez dyrektora, a na podstawie listy płac przekazywane są wynagrodzenia niepieniężne Zatwierdzono instrukcje użytkowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności (lista płac). Uchwała Państwowej Komisji Statystycznej z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1. Ponadto od 1 czerwca ubiegłego roku podpis dyrektora w RKO nie jest wymagany.

Próbka rejestracji rozliczeń pieniężnych sporządzona na podstawie listy płac

Większość podmiotów gospodarczych musi prowadzić rejestr wszystkich transakcje gotówkowe zgodnie z prawem. Oznacza to, że transakcje polegające na przyjęciu i wydaniu pieniędzy w kasie muszą być odpowiednio sformalizowane. Przyjrzyjmy się bliżej dokumentowanie transakcje wydatkowe w kasie fiskalnej, co wiąże się z wystawieniem formularza zlecenia wydatku gotówkowego (RKO).

Zlecenie kasowe wydatków (RKO) to dokument, na podstawie którego wydawane są pieniądze z kasy organizacji.

Należy go wypisać każdorazowo przy pobraniu gotówki z kasy podmiotu gospodarczego.

Obowiązek jego uzupełnienia przewiduje dokument regulacyjny Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej. Tylko indywidualni przedsiębiorcy, prowadzenie ewidencji według uproszczonego schematu.

Transakcje wydatków, dla których zestawiane są materiały eksploatacyjne, obejmują:

• Wypłata z kasy pracownikom kwot na finansowanie działalność gospodarcza do raportu.
• Odbiór wpływów i innych środków pieniężnych do banku;
• Przy wypłacaniu wynagrodzeń pracownikom w gotówce z kasy, w tym osobom fizycznym na podstawie umów kontraktowych;
• W innych, przewidziane przez prawo sprawy.

Procedura stosowania nakazu wydatkowego

Przy wydawaniu pieniędzy z kasy fiskalnej sporządza się rozliczenie kasowe, dla którego można zastosować ujednolicony formularz lub opracować na jego podstawie formularz, biorąc pod uwagę istniejącą specyfikę działalności przedsiębiorstwa.

Dokument wystawia specjalista z działu księgowości, kasjer oraz inny urzędnik, który ze względu na swoje obowiązki musi zajmować się przygotowaniem tych dokumentów.

Przygotowaniem materiałów eksploatacyjnych może zająć się samodzielnie główny księgowy lub kierownik. Ponadto funkcje te może pełnić specjalista zaproszony z zewnątrz, jednak istnieje ograniczenie, zgodnie z którym nie ma on prawa do złożenia swojego podpisu na dokumencie. W takim przypadku zatwierdzenia dokonuje kierownik firmy.

Podstawą wypłaty gotówki jest w większości przypadków oświadczenie pracowników będących osobami odpowiedzialnymi finansowo. Musi koniecznie odzwierciedlać cel wykorzystania środków, a także wizę dyrektora. Wniosku nie trzeba sporządzać jedynie w przypadku wypłaty wynagrodzeń pracownikom.

Uwaga! Od 19 sierpnia 2017 r. Zgodnie z Dyrektywą Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej wniosek o emisję pieniądza nie może zostać wypełniony, jeżeli istnieje polecenie lub inne polecenie kierownictwa spółki w sprawie wypłaty gotówki w niektórych obszarach.

Po wstępnym przygotowaniu dokument przekazywany jest do kasjera, gdzie kasjer sprawdza jego poprawność i obecność wszystkich wymaganych danych, w tym podpisu menadżera.

Jeśli przy wydawaniu materiału eksploatacyjnego zostanie popełniony błąd, nie można na jego podstawie dokonać poprawek. Należy go ponownie wydać. Następnie kasjer zapisuje formularz w dzienniku rejestracyjnym.

Uwaga! Przed faktyczną wypłatą pieniędzy kasjer musi zweryfikować tożsamość odbiorcy. W tym celu musi sprawdzić dane wskazane w RKO w okazanym mu dowodzie osobistym. Ponadto kasjer musi wprowadzić do kasy podstawowe dane przedstawianego dokumentu.

Następnie wymagana kwota wskazana w materiałach eksploatacyjnych jest przekazywana wraz z nią odbiorcy, który sprawdza faktyczną dostępność pieniędzy, a następnie wystawia swoją wizę jako potwierdzenie otrzymania gotówki.

Następnie RKO jest zwracane kasjerowi, który w potwierdzeniu wystawienia składa także swój podpis na tym dokumencie oraz pieczątkę „Zapłacone”. Odbiorcą pieniędzy może być osoba zaufana, wówczas musi ona także przedstawić pełnomocnictwo do reprezentowania interesów tej osoby. W takim przypadku pełnomocnictwo dołączane jest do materiału eksploatacyjnego.

Pod koniec zmiany kasjer musi złożyć raport do działu księgowości, do którego dołącza wszystkie dokumenty gotówkowe za dany dzień, w tym wydatki.

Zlecenie wydatkowe ujednolicony formularz KO-2 formularz 2018 pobierz

Wypełnienie próbki zamówienia gotówkowego w 2018 r

W przypadku wystawienia nakazu wydatku w niektórych odrębny podział, wówczas należy wpisać jego nazwę w kolumnie „Podział konstrukcyjny”. W przeciwnym razie należy tutaj umieścić myślnik.

Po prawej stronie nazwy znajduje się kolumna, w której należy wpisać numer seryjny formularza, a następnie datę jego wykonania. Datę należy wprowadzić w formacie DD.MM.RRRR.

Następnie znajduje się tabela, w której należy wprowadzić informacje dotyczące rozliczenia transakcji - odpowiednie konta debetowe i kredytowe, kod jednostki strukturalnej (jeśli taka istnieje) oraz analityczne konto księgowe.

bukhproffi

Ważny! Analityczne konta księgowe należy wprowadzać tylko wtedy, gdy są używane w przedsiębiorstwie.

Ostatnie pole w tej tabeli - „Kod docelowego finansowania”. Pole to również należy wypełnić tylko wtedy, gdy w firmie stosowane są takie kody.

W kolumnie „Problem” należy wpisać pełną nazwę. obywatel, któremu przekazywane są środki. Nie można tu wpisać nazwy firmy.

W kolumna „Baza” musisz zapisać powód wypłaty pieniędzy z kasy. Tutaj możesz wpisać na przykład „Wydanie wynagrodzenia”, „Za raportowanie”, „Za materiały” i tak dalej.

Kwotę transakcji słownie wpisuje się w kolumnie „Kwota”; pozostałe miejsce w polu należy przekreślić.

W kolumna „Dodatek” musisz zapisać informację o dokumencie, na podstawie którego dokonywane jest wydanie. Mogą to być szczegóły paragonu, wniosku pracowniczego, listy płac itp.

Następnie szef firmy i główny księgowy składają swoje podpisy na tym dokumencie, który sprawdza poprawność jego wykonania, a także wyraża zgodę na przeprowadzenie operacji.

W kolejnej kolumnie kasjer musi wpisać informację o okazanym przez odbiorcę dokumencie – najczęściej jest to paszport.

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól zamówienie musi zostać podpisane także przez kasjera, który dokonywał transakcji.

Niuanse korzystania z materiałów eksploatacyjnych

Kiedy pieniądze są wydawane zgodnie z nakazem wydatku osoba prawna(na przykład zapłata za towar lub materiały), nie można po prostu wpisać jego nazwiska jako odbiorcy.

W kolumnie „Problem” musisz wpisać swoje pełne imię i nazwisko. pracownik firmy dostawcy, który otrzymuje środki. Lub, jeśli nadal konieczne jest podanie nazwy firmy, dozwolony jest następujący wpis: „Firma LLC przez A. A. Iwanow”. W kolumna „Dodatek” w takim przypadku zapisywane są dane przedstawionego pełnomocnictwa.

Jeśli wydano materiał eksploatacyjny w celu zdeponowania wpływów gotówkowych w banku, wówczas w kolumnie „Wydanie” nie można pisać takich zwrotów, jak „Przychody”, „Depozyt wpływów” lub podobnych. Tutaj musisz podać swoje pełne imię i nazwisko. odpowiedzialny pracownik, który wykonuje tę czynność, oraz w Kolumna „Zastosowanie”.– szczegóły ogłoszenia dotyczącego dostawy gotówki.

Wystawiając pensje pracownikom, możesz wystawić jedno zlecenie wydatkowe na całą kwotę wypłaty. W tej sytuacji w rubryce „Sprawa” wpisuje się – „Do pracowników przedsiębiorstwa”. W kolumna „Baza” Informacje o płacach są rejestrowane. Pola zamówienia „Przez”, „Otrzymano” i „Podpis” muszą pozostać puste.

Podstawowym jest zlecenie kasowe wydatków (RKO). dokument pieniężny, na podstawie którego wydawana jest gotówka z kasy organizacji.

Pobierz bezpłatny formularz i wzór wypełnienia polecenia odbioru gotówki

Zastosowanie nakazu odbioru gotówki

Formularz zlecenia odbioru gotówki jest ujednolicony i kodowany KO-2.

Zlecenie wydatkowe wypisywane jest w jednym egzemplarzu przez pracownika księgowego, przekazywane kierownikowi i głównemu księgowemu organizacji do podpisu, po czym kasa rejestrowana jest w dzienniku w celu rejestracji przychodzących i wychodzących dokumentów kasowych (formularz KO-3) .

RKO można wypełnić ręcznie lub elektronicznie. Przy wypełnianiu zlecenia gotówkowego niedopuszczalne są plamy i poprawki.

Jak poprawnie wypełnić zlecenie kasowe z wydatkami w 2019 r

1. U góry wskazana jest nazwa organizacji, która wydała nakaz, jej kod OKPO oraz nazwa jednostki strukturalnej tej organizacji, jeżeli zamówienie zostało wydane w jednostce. Jeśli nie ma podziału, dodaje się myślnik.

2. Wskazany jest numer RKO – seryjny, z dziennika ewidencyjnego KO-3 – oraz data wystawienia zlecenia (dzień, miesiąc, rok)

3. W części tabelarycznej:

• w kolumnie „Debet” wpisz kod jednostki strukturalnej, która wydała pieniądze (lub wstaw myślnik); numer odpowiedniego rachunku, subkonta, którego obciążenie odzwierciedla wypływ środków pieniężnych z kasy; analityczny kod księgowy dla odpowiedniego konta, jeżeli organizacja korzysta z takich kodów. Lub dodano myślnik.
• w kolumnie „Kredyt” wprowadź numer rachunku księgowego, którego kredyt odzwierciedla wydanie pieniędzy z kasy;
• kwota jest podana cyfrowo;
• kod zamierzonego celu jest zapisywany, jeśli organizacja z nich korzysta; jeśli nie, dodaje się myślnik.

4.Pod stołem:

• wpisać imię i nazwisko osoby otrzymującej pieniądze;
• z jakiego powodu i na jakiej podstawie wydawane są środki (wynagrodzenie, zakup materiałów eksploatacyjnych, wydatki służbowe, na podstawie faktury itp.);
• kwotę zapisuje się od początku wiersza wielką literą, ruble - słownie, cyframi kopiejek. Pozostałe puste miejsce na linii kwoty jest przekreślone;
• załączone dokumenty i ich dane wpisuje się w wierszu „Załącznik”, na podstawie którego wystawiane są pieniądze (notatka, paragon, faktura, wniosek itp.).

6. Wiersz „Otrzymano” wypełnia osoba, której przekazywane są pieniądze: odbiorca wielkimi literami bez wcięcia wpisuje zadeklarowaną kwotę, ruble słownie, kopiejki cyfrą. Pozostałe puste miejsce jest przekreślone. Odbiorca umieszcza datę i podpisy.

7. Ostatnie wiersze wypełnia kasjer po sprawdzeniu poprawności kasy. Wskazują, jaki rodzaj dokumentu przedstawił odbiorca (najczęściej paszport), jego numer, datę i miejsce wydania. Następnie kasjer podpisuje zamówienie, odszyfrowuje swój podpis i wydaje pieniądze. Samo zamówienie pozostaje u kasjera.

Do wszelkich transakcji środkami pieniężnymi w kasie przedsiębiorstwa dołączone są odpowiednie dokumenty: dowód zapłaty i polecenie zapłaty, lista płac, faktura itp.

I to zarówno przy odbiorze, jak i przy wydawaniu pieniędzy.

Wydawanie pieniędzy z kasy firmy regulują specjalne instrukcje.

Zgodnie z procedurą wypłatę pieniędzy z kasy można zorganizować na kilka sposobów, z których każdy ma swój własny dokument.

Mogłoby być:

1. lista płac,
2. Oświadczenie o zapłacie
3. polecenie zapłaty za wydatki (RKO).

Gdzie i jak korzystać z polecenia zapłaty, zasady wypełniania

Zatem wydając pieniądze z kasy fiskalnej, należy wypełnić zlecenie kasowe na wydatki, które jest reprezentowane przez formularz nr KO-2 i zatwierdzone przez Ministerstwo Statystyki.

Nakaz wypłaty gotówki wydawany jest tylko w przypadkach, gdy gotówka jest wydawana osobie, która jest lub nie jest pracownikiem przedsiębiorstwa.

Wydawane jest także polecenie wydania gotówki dla kasjera, który pobiera pieniądze z kasy w celu dalszego przekazania pracownikowi banku w celu wpłaty na konto firmy.

Innym przypadkiem, w którym wymagana jest rejestracja rozliczenia gotówkowego, jest wydanie całkowitej kwoty środków pracownikom lub menedżerom, zgodnie z listą płac lub listą płac.

Podobnie jak w przypadku każdego dokumentu bankowego lub kasowego, na kasy fiskalne nakładane są surowe wymagania.

Na paragonie nie powinno być żadnych poprawek, plam ani plam atramentu.

Dopuszcza się wypełnienie zamówienia długopisem z ciemnym tuszem, przy użyciu maszyny do pisania, drukarki i innych urządzeń mechanicznych.

W takim przypadku zapisy dokonane na tych urządzeniach należy przechowywać tak długo, jak długo będą przechowywane te dokumenty.

Szczegóły formularza zamówienia gotówkowego

W Internecie możesz pobrać bezpłatną próbkę formularza i zamówienie na paragon.

Formularz zamówienia odbioru gotówki, będący dokumentem bankowym, zawiera dane, które należy koniecznie wypełnić.

1. dane – nazwa przedsiębiorstwa. Ta linia RKO wymaga wpisania pełnej lub skróconej nazwy przedsiębiorstwa lub organizacji, z której kasy wydawana jest gotówka. Informacje te można znaleźć w statucie spółki lub innym dokumencie.
2. wymagane - kod identyfikacyjny. Po otwarciu przedsiębiorstwo zostaje wpisane do Unified Rejestr państwowy, jednocześnie otrzymując własny kod identyfikacyjny. Te firmy i organizacje, które mają własną pieczątkę z podaną nazwą i kodem przedsiębiorstwa, mogą umieścić nadruk w tej linii.
3. szczegóły – numer dokumentu. W tym miejscu księgowy musi podać numer seryjny, pod którym rejestrowane są rozliczenia gotówkowe w dzienniku w celu rejestrowania przychodzących i wychodzących dokumentów gotówkowych. Ten dziennik kasowy formularza nr KO-3 pokazuje przepływ gotówki w kasie fiskalnej w tym czy innym celu.
4. szczegóły – data sporządzenia dokumentu. Ten rekwizyt jest jednym z głównych. Warto zaznaczyć, że data sporządzenia RKO musi pokrywać się z datą widniejącą w dzienniku rejestracyjnym.
5. szczegóły – odpowiednie konto. Odpowiednie rachunki mogą się różnić w zależności od celu, na jaki wydawane są pieniądze z kasy fiskalnej. Ta linia w RKO wyświetla informacje o korespondencji, którą możesz prowadzić Księgowość w rejestrach ogólnych.
6. szczegóły – kody przeznaczenia i księgowość analityczna. W niektórych przypadkach, gdy przedsiębiorstwo wprowadziło specjalne kody dla jakichkolwiek transakcji biznesowych, rejestracja zarządzania kasą i rejestrami wymaga uzupełnienia tych danych. W innych przypadkach, gdy firma nie zapewnia kodowania, należy postawić myślnik.
7. szczegóły - kwota. Kwota gotówki wydana odbiorcy z kasy firmy musi zostać zdeponowana w kasie. Należy to zrobić dwukrotnie: najpierw liczbami, a następnie słowami, w odpowiednich kolumnach.
8. szczegóły – odbiorca środków. Ta linia wskazuje nazwisko osoby odbierającej pieniądze z kasy. W niektórych przypadkach, gdy pieniądze są przekazywane za pośrednictwem pośrednika, nazwisko powiernika, czyli faktycznego odbiorcy, jest podawane po nazwisku osoby, do której pieniądze są adresowane.
9. szczegóły – podstawa emisji pieniędzy. Ta kolumna wskazuje powód, dla którego musisz wydać środki z kasy firmy. Podstawą może być ustne lub pisemne polecenie przełożonego lub inne powody.

10. szczegóły – kwota środków wydanych w drodze rozliczenia gotówkowego. Linia ta pokazuje, ile gotówki zostało wydane zgodnie z wydanym zleceniem kasowym. Ta informacja wpisywane do dokumentu wyłącznie słownie, dużą literą.

11. Szczegóły – dokumenty załączone do RKO. Linia ta wskazuje dokumenty potwierdzające podstawę wydania pieniędzy lub w jakikolwiek sposób związane z wypłatą pieniędzy z kasy fiskalnej. Dokumenty takie muszą zostać podpisane przez kasjera firmy, a także oznaczone specjalną pieczęcią „Opłacone” w celu wykupu.

12. Szczegóły – podpisy głównego księgowego i kierownika. Ostatnim szczegółem, który musi znajdować się w poleceniu odbioru gotówki, są podpisy głównego księgowego, a także kierownika przedsiębiorstwa.

Jeśli nie ma ich w miejscu pracy, prawo do podpisania formularza rozliczenia gotówkowego w celu wydania środków mają tylko ci pracownicy, którym kierownik lub główny księgowy przekazał to prawo.

Jeżeli jednak do zamówienia dołączony jest dokument już podpisany przez menadżera, wówczas nie jest konieczne podpisywanie samego zamówienia.

Wypłata gotówki poprzez rozliczenie gotówkowe

Po uzupełnieniu wszystkich danych zlecenie odbioru gotówki jest gotowe do przekazania do kasy przedsiębiorstwa.

Należy pamiętać, że wypełniony dokument kasowy wydatku przekazywany jest bezpośrednio z działu księgowości do kasy.

Po otrzymaniu RKO kasjer sprawdza, czy jest ono prawidłowo wypełnione.

Jeśli dokument jest napisany nieprawidłowo, jest odsyłany do działu księgowości w celu ponownego prawidłowego wypełnienia.

Gotówkę na dokumencie wydatku może otrzymać wyłącznie osoba, której nazwisko widnieje na dokumencie, wyłącznie w dniu wskazanym w kasie.

Przy odbiorze środków z kasy odbiorca ma obowiązek przedstawić dokumenty potwierdzające jego tożsamość, skąd dane osobowe odbiorcy przenoszone są do odpowiedniej kolumny.

Jeżeli środki odbiera pracownik firmy, którego kasjer zna osobiście lub który już więcej niż raz otrzymał pieniądze z kasy, wypełnianie tego wiersza nie jest konieczne.

Gdy tylko kwota z polecenia odbioru gotówki zostanie przekazana odbiorcy, musi on samodzielnie wskazać kwotę słownie na dokumencie, umieścić datę i swój podpis.

W żadnym wypadku księgowi ani kasjerzy nie powinni wypełniać tych pól.

Po wydaniu gotówki, wypełnieniu wszystkich dokumentów i dokonaniu wszystkich operacji, kasjer podpisuje dokument wydatkowy, wprowadza dane o nim do odpowiednich rejestrów, a także do księgi kasowej, potwierdzając wszystko swoim podpisem.