Harmonogram pracy zmianowej online. Programy do planowania pracy

Ważne jest, aby odpowiednio zaplanować harmonogram każdego pracownika, przypisać mu weekendy, dni robocze i dni urlopu. Najważniejsze, żeby nie pomylić się w tym wszystkim później. Aby mieć pewność, że tak się na pewno nie stanie, zalecamy skorzystanie ze specjalnego oprogramowania, które idealnie nadaje się do takich celów. W tym artykule przyjrzymy się bliżej kilku przedstawicielom i porozmawiamy o ich wadach i zaletach.

Grafika nadaje się do tworzenia indywidualnego harmonogramu pracy lub dla organizacji zatrudniających tylko kilku pracowników, ponieważ jej funkcjonalność nie jest przeznaczona dla dużej liczby pracowników. W pierwszej kolejności dodawani są pracownicy i wybierane jest ich oznaczenie kolorystyczne. Po czym program sam utworzy cykliczny harmonogram na dowolny okres czasu.

Możliwe jest utworzenie kilku harmonogramów, wszystkie zostaną następnie wyświetlone w wyznaczonej tabeli, dzięki której można je szybko otworzyć. Poza tym warto zaznaczyć, że choć program spełnia swoje funkcje, to aktualizacje nie są wydawane od dawna, a interfejs jest dość przestarzały.

AFM: Harmonogram 1/11

Przedstawiciel ten jest już skupiony wyłącznie na planowaniu organizacji zatrudniającej dużą liczbę pracowników. W tym celu istnieje kilka tabel, w których sporządzany jest harmonogram, uzupełniany jest personel, ustalane są zmiany i dni wolne. Wtedy wszystko zostanie automatycznie usystematyzowane i rozdzielone, a administrator zawsze będzie miał szybki dostęp do tabel.

Aby przetestować lub zapoznać się z funkcjonalnością programu, dostępny jest kreator tworzenia wykresów, za pomocą którego użytkownik może szybko stworzyć prostą procedurę, po prostu wybierając niezbędne elementy i postępując zgodnie z instrukcjami. Należy pamiętać, że ta możliwość ma charakter wyłącznie informacyjny, lepiej wypełnić wszystko ręcznie, szczególnie jeśli jest dużo danych.

W tym artykule opisano tylko dwóch przedstawicieli, ponieważ niewiele programów jest tworzonych do takich celów, a większość z nich zawiera błędy lub nie wykonuje określonych funkcji. Prezentowany program doskonale radzi sobie ze swoim zadaniem i nadaje się do tworzenia różnorodnych harmonogramów.

Jeśli pracujesz w dziale HR, prawdopodobnie często musisz łączyć wiele zadań na raz. Twoje obowiązki mogą być bardzo zróżnicowane i obejmować nie tylko wyszukiwanie i przyciąganie najlepszych talentów, ale także rozwijanie motywacji pracowników oraz zarządzanie szkoleniami i edukacją.

Dla tych, którzy żonglują tak wieloma zadaniami na raz, ważne jest zbudowanie systemu, który pozwoli zachować porządek i nie przegapić żadnego rytmu. Można do tego użyć szablonów Excel. Ale jak znaleźć i wybrać najlepsze szablony Excela, które odpowiadają Twoim celom? Sprawdziliśmy i zrecenzowaliśmy najważniejsze szablony HR Excel i przedstawiamy krótki opis każdego szablonu wraz z linkiem do pobrania.

Pokażemy Ci również, jak korzystać z szablonów HR w Smartsheet, narzędziu do współpracy opartym na arkuszach kalkulacyjnych, które umożliwia współpracę ze współpracownikami w celu uproszczenia procesów HR jeszcze bardziej niż w programie Excel.

Harmonogram zmian pracowników pomaga zorganizować proces pracy podczas pracy zmianowej. Ale musisz wiedzieć, jak poprawnie to obliczyć, aby nie powodowało zamieszania.

Praca zmianowa jest często stosowana w organizacjach o ciągłym procesie produkcyjnym. Całodobową działalność prowadzą także niektóre przedsiębiorstwa usługowe.

W każdym razie, aby zorganizować pracę pracowników, konieczne jest sporządzenie harmonogramu pracy. Jednocześnie ważne jest, aby poprawnie go obliczyć, aby nie było zamieszania podczas procesu porodu.

Podstawowe momenty

Przede wszystkim konieczność posiadania grafiku zmianowego jest konieczna do właściwej organizacji czasu pracy i odpoczynku każdego pracownika.

Za jego pomocą możesz wizualnie usystematyzować wszystkie dane zmianowe. Każda organizacja posiadająca harmonogram pracy zmianowej ma swój indywidualny harmonogram.

W tym przypadku nie ma znaczenia kierunek działalności przedsiębiorstwa i rodzaj wytwarzanych produktów. Jednak do każdego harmonogramu mają zastosowanie pewne standardowe wymagania.

Definicja

Rozkład pracy stanowi odrębny dokument lub załącznik do układu zbiorowego pracy.

Aby poprawnie sporządzić harmonogram pracy, należy wziąć pod uwagę czas trwania procesu pracy.

Na przykład, jeśli czynność odbywa się tylko na jednej zmianie, wówczas harmonogram zbliża się do ośmiogodzinnego dnia pracy z godzinną przerwą na lunch. Należy wziąć pod uwagę specyfikę dzieła, jego cechy i niuanse.

Każdy aspekt należy dokładnie przeanalizować. Grafik zmian musi być zgodny nie tylko z potrzebami przedsiębiorstwa, ale także z przepisami prawa.

Cel dokumentu

Celem każdego harmonogramu pracy jest uregulowanie działań całego zespołu. Prawidłowo sporządzony harmonogram odzwierciedla specyfikę pracy i wymagania Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Harmonogram określa liczbę dni roboczych, weekendów i przerw obiadowych. W razie potrzeby dopuszczalne są zmiany w harmonogramie.

Częstotliwość zmian określa kierownictwo, ale harmonogram można zmieniać nie częściej niż raz w miesiącu. Aby poprawnie sporządzić harmonogram, stosuje się kilka opcji.

Każdy z nich ma zarówno zalety, jak i wady. Wybór najbardziej odpowiedniego harmonogramu pracy jest bezpośrednią prerogatywą kierownictwa.

Istnieją takie rodzaje harmonogramów zmian, jak:

Aktualne standardy

Aby działalność organizacji mogła być prowadzona w sposób ciągły, konieczne jest ustalenie harmonogramu zmian. Należy jednak wziąć pod uwagę normy Kodeksu pracy.

Wymagane jest prawidłowe ustalenie wymiaru czasu pracy każdego pracownika. Będziesz także musiał obliczyć wymaganą liczbę pracowników na każdą zmianę.

Grafik zmian opracowywany jest zgodnie z przepisami art. 103 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Pracownik zostaje od razu wprowadzony do obowiązującego grafiku.

Warunki pracy zmianowej są określone w wewnętrznych przepisach organizacji. Warunek ten zawarty jest jako odrębna klauzula w umowie o pracę.

Kierownik ma prawo w każdej chwili zmienić harmonogram. Ponadto każdy pracownik musi zostać powiadomiony o nadchodzących zmianach z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem.

Przygotowując harmonogram pracy, należy wziąć pod uwagę niektóre wymagania prawne:

Procedura tworzenia harmonogramu pracy dla pracowników

Możesz stworzyć harmonogram pracy ręcznie lub za pomocą specjalnego oprogramowania.

Jeśli organizacja ma niewielki personel, możesz sporządzić harmonogram na zwykłej kartce papieru, korzystając z prostych obliczeń matematycznych.

Jeśli wszyscy pracownicy przychodzą do pracy codziennie, a godziny pracy są zawsze takie same, możesz całkowicie zrezygnować z harmonogramu zmian.

Jeśli organizacja ma dzień pracy dłuższy niż osiem godzin, bardziej wskazane jest zastosowanie harmonogramu ruchomego z „zmiennymi” dniami odpoczynku. Najpopularniejsze schematy to 2/2 lub 3/3.

W niektórych przypadkach używana jest opcja 7/7, ale ten tryb jest używany bardzo rzadko. Uważa się, że już piątego dnia wydajność pracownika znacznie spada z powodu narastającego zmęczenia.

Aby powyższe schematy mogły być skutecznie stosowane, liczba pracowników musi być parzysta. W placówkach całodobowych obowiązuje system zmianowy.

Pierwsza opcja jest wygodniejsza, ponieważ pozwala pracownikowi w pełni się zrelaksować. Druga metoda pozwala odpocząć dopiero drugiego dnia, pierwszy dzień spędzamy na spaniu.

Jednak takie schematyczne podejście jest odpowiednie, jeśli większość personelu to pracujący studenci. Jak poprawnie sporządzić miesięczny harmonogram pracy w dużej organizacji?

Jeśli ilość personelu pozwala na podzielenie go na siedem zespołów, można zastosować harmonogram 5/2. Proces pracy wygląda następująco:

Przy takim harmonogramie każdy pracownik pracuje czterdzieści godzin tygodniowo. Jednocześnie w porze nocnej pracują dwie zmiany jednocześnie. Z harmonogramu pracy możesz korzystać co drugi dzień.

Jeśli pozwala na to liczba pracowników, możesz zorganizować pracę w trzy dni. Z reguły takie schematy są stosowane w firmach ochroniarskich.

Ale jednocześnie nie powinniśmy zapominać o wymaganych prawem godzinach odpoczynku podczas zmiany. Oznacza to, że co najmniej jeden „dodatkowy” pracownik musi być na zmianie.

Wymagane dane

Układając harmonogram pracy, należy wziąć pod uwagę liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika oraz łączną długość dnia pracy.

Należy wziąć pod uwagę specyfikę działalności organizacji i strukturę dnia pracy. Każdy czynnik należy rozpatrywać indywidualnie, aby zmaksymalizować jego znaczenie podczas tworzenia harmonogramu.

Jeśli pracownik zostanie zatrudniony na zmianę, należy natychmiast omówić wszystkie niuanse procesu pracy.

Prawidłowo sporządzony harmonogram prac musi spełniać warunki określone w nim lub w załączniku do niego.

Ogólnie rzecz biorąc, aby utworzyć harmonogram, będziesz potrzebować:

• dokumenty organizacyjne;
• gra aktorska ;
• zastosowany kalendarz produkcji;
• kalkulator;
• Kodeks pracy;
• formularz .

Kto powinien skompilować

Za opracowanie harmonogramu pracy w organizacji odpowiadają specjaliści ds. pracy. W proces ten powinno być bezpośrednio zaangażowane także kierownictwo przedsiębiorstwa.

Musisz zrozumieć, że dobrze nakreślony harmonogram pomoże Ci nakreślić rytm i styl działań produkcyjnych na kilka lat z wyprzedzeniem.

Po sporządzeniu harmonogramu przez pracownika działu HR lub innego odpowiedzialnego pracownika wymagana jest jego certyfikacja.

Menedżer musi zapoznać się z harmonogramem, a następnie poświadczyć go swoim podpisem. W takim przypadku wskazane jest stanowisko menedżera i jego dane osobowe.

Zatwierdzenie harmonogramu pracy należy do obowiązków dyrektora generalnego organizacji. Jest on zobowiązany do zatwierdzenia harmonogramu. Uchwała musi zawierać nazwę stanowiska, dane osobowe, datę, podpis.

Musisz wcześniej sporządzić harmonogram pracy. Zgodnie z prawem każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się z harmonogramem na miesiąc przed jego wejściem w życie.

Jeśli po raz pierwszy w organizacji wprowadzany jest grafik zmianowy, pracownicy powinni zapoznać się z harmonogramem na dwa miesiące przed rozpoczęciem jego stosowania.

Przykładowy dokument

Nie ma standardowego szablonu sporządzania harmonogramu pracy. W związku z tym organizacje planując sposób działania mogą samodzielnie opracować znak, szablon lub inną akceptowalną formę.

Ale z pewnością musi zawierać następujące wymagane szczegóły:

• pełna i skrócona nazwa organizacji odpowiadająca dokumentom założycielskim lub pełna nazwa. przedsiębiorca indywidualny – wskazany w lewym górnym rogu, wszystkie pozostałe informacje wskazane są poniżej;
• Tytuł dokumentu;
• ważność;
• nazwa jednostki konstrukcyjnej, dla której sporządzono zestawienie.

Po uzupełnieniu nagłówka dokumentu możesz przystąpić do tworzenia tabeli:

Specjalnie do tego zaprojektowane programy znacznie ułatwiają proces kompilacji.

Na przykład, korzystając z programu opartego na Microsoft Excel, możesz stworzyć harmonogram na nadchodzący rok, a także kalendarz produkcji na dowolny rok. Aby utworzyć harmonogram, możesz ustawić dowolny schemat pracy.

Często zadawane pytania

Podczas sporządzania harmonogramu pracy, zwłaszcza jeśli robi się to po raz pierwszy, często pojawia się wiele pytań.

Pewnie dlatego warto zwrócić uwagę na punkty wymagające szczególnej uwagi:

• przestrzeganie prawa pracy;
• specyfika działalności;
• indywidualne podejście do pracowników;
• szczytowe momenty godzin pracy, kiedy przerwa jest najbardziej odpowiednia;
• godziny pracy organizacji, ponieważ dni robocze mogą obejmować również święta;
• wyeliminowanie przetwarzania, co pozwoli zaoszczędzić na kosztach pracy;
• wybór najbardziej odpowiedniego harmonogramu;
• biorąc pod uwagę opinie samych pracowników.

Jak stworzyć harmonogram pracy dla 5 osób

W większości przypadków przy pracy zmianowej zaleca się parzystą liczbę pracowników. Co jednak, jeśli mała organizacja zatrudnia pięć osób?

W końcu ważne jest, aby każdy pracownik pracował tyle samo czasu. Jako przykład możemy rozważyć sytuację, w której przedsiębiorstwo zatrudnia pięć osób.

Tydzień pracy składa się z sześciu dni. Niedziela jest dla wszystkich dniem wolnym od pracy. Każdemu pracownikowi przypisany jest indywidualny numer seryjny od 1 do 5.

Przepływ pracy będzie wyglądał następująco:

Dzięki takiemu podejściu każdy pracownik będzie pracował pięć dni w tygodniu.

Jeśli za trzy dni

Aby sporządzić harmonogram pracy co trzy dni, należy początkowo określić normy czasu pracy za pomocą kalendarza produkcji.

W takim przypadku należy wyłączyć z obliczeń roczne wynagrodzenie należne pracownikom.

• narysuj wykres;
• wprowadź numery seryjne, dane osobowe i zapisz daty miesiąca;
• ustalić terminy powrotu każdego pracownika do pracy, zachowując kolejność dni wolnych;
• zapoznaj pracowników z harmonogramem na miesiąc przed wdrożeniem.

Może się to wydawać niewiarygodne, ale często sukces organizacji zależy od odpowiednio zaprojektowanego harmonogramu pracy.

Przy określaniu potencjału przedsiębiorstwa umiejętność korzystania z trybu działania zajmuje jedną z wiodących pozycji.

Aby uzyskać jak największą efektywność, doświadczeni menedżerowie starają się zwracać maksymalną uwagę na harmonogram działań produkcyjnych.

Harmonogram pracy to koncepcja znana wszystkim przedsiębiorstwom, instytucjom i firmom, niezależnie od formy własności i kierunku działalności, ponieważ za jego pomocą można zorganizować normalną pracę całego personelu.

Co to jest harmonogram pracy?

Przez harmonogram należy rozumieć rozkład czasu pracy personelu, wyrażony w dniach i godzinach. Harmonogram pracy pozwala usystematyzować i usprawnić czas pracy wszystkich pracowników instytucji w celu zwiększenia produktywności.

Zgodnie z definicją przez ustalony rozkład czasu pracy rozumie się specjalny rozkład pracy, uwzględniający długość okresu w czasie kalendarzowym przeznaczonym na pracę przez pracownika. Standardowy czas pracy ustalany jest na szczeblu kierowniczym i odzwierciedlany w specjalnym kalendarzu produkcji.

Czas pracy to okres czasu, który ma służyć wypełnieniu nałożonych obowiązków wynikających z zawartej umowy o pracę między pracownikiem a pracodawcą. Co do zasady w okresie tym nie jest wliczona przerwa na poczęstunek.

Rozkład czasu pracy uwzględnia zarówno długość dnia pracy, jak i długość tygodnia pracy, co koniecznie uwzględnia weekendy. Zazwyczaj tryb pracy może być:

1. Pięciodniowy – z 2 dniami wolnymi.
2. Sześć dni - z 1 dniem wolnym.
3. Niestandaryzowany.
4. Tygodnie pracy w niepełnym wymiarze godzin lub w niepełnym wymiarze godzin.

Z reguły każda instytucja, ze względu na specyfikę swojej działalności, ustala własny reżim pracy. Jednocześnie kierownik odpowiada za ustalenie ustalonych ram dla swoich podwładnych – godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy oraz czasu przeznaczonego na odpoczynek.

Ustawodawstwo chroni pracowników, więc żaden reżim pracy nie powinien naruszać praw pracowników.

Dzięki odpowiednio zorganizowanemu harmonogramowi pracy możesz rozwiązać wiele problemów jednocześnie, a w szczególności:

• Organizuj godziny pracy personelu.
• Organizowanie terminowej realizacji zadań produkcyjnych.
• Rozdzielaj płatne godziny pracy.
• Przeznaczony jest do obliczania średnich zarobków, obliczania wynagrodzeń, obliczania świadczeń, ustalania długości ubezpieczenia, odszkodowań, dodatków motywacyjnych, wynagrodzenia za urlop i innych rzeczy.

Obowiązkowe jest, aby wszyscy pracownicy zapoznali się z harmonogramem pracy danego przedsiębiorstwa i podpisali go. Jeżeli z jakiegoś powodu pracownik odmówi tego, wówczas w obecności dwóch świadków fakt ten znajduje odzwierciedlenie w akcie.

Harmonogram to dokument odzwierciedlający informacje o rozpoczęciu dnia pracy pracownika, a także jego zakończeniu. Bez wątpienia harmonogram należy przedstawić całemu personelowi lub udostępnić do wglądu, aby był łatwo dostępny. Sporządzając harmonogram, należy zwrócić uwagę na jego formę, aby był jak najbardziej przejrzysty dla wszystkich pracowników i zawierał czytelne dla księgowości informacje. Musi obejmować wszystkich członków personelu.

Formularz wymaga podania następujących danych:

1. Lista stanowisk.
2. Informacje dla każdego specjalisty.
3. Rozłożone godziny.
4. Rozwój z uwzględnieniem indywidualnego charakteru wykonywanej pracy.

Przy sporządzaniu harmonogramu uwzględnia się równomiernie rozłożone obciążenie woluminów pracy. Określa także liczbę zmian – w czasie pracy zmianowej, a także proporcjonalne obciążenie pracą personelu.

Oddzielnie mogą podać listę weekendów i świąt do harmonogramu. Bardzo ważne jest, aby prawidłowo i bez błędów sporządzić i wypełnić harmonogram pracy, gdyż może to niekorzystnie przełożyć się na zmniejszenie zarobków pracownika.

Kto to kompiluje?

Grafik pracy jest najczęściej samodzielnym, odrębnym dokumentem, w niektórych przypadkach stanowi dodatek do układu zbiorowego pracy. Odpowiedzialność za prowadzenie i sporządzanie harmonogramu przypisuje się pracownikom personelu poprzez przypisanie im zamówienia.

Kierownictwo musi zapoznać się z harmonogramem i go zatwierdzić. Przy ustalaniu harmonogramu należy uwzględnić opinię pracowników, a także ich reprezentacji – komisji związkowej.

Dlaczego warto używać programów do tworzenia grafiku pracy?

Oprogramowanie służące do tworzenia harmonogramu kalendarza ma jedną podstawę działania.

Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu możesz:

1. Zmniejsz prawdopodobieństwo wystąpienia defektów i błędów.
2. Stwórz zautomatyzowaną procedurę przygotowywania dokumentów.
3. Skróć czas spędzony na planowaniu.

Korzystanie z oprogramowania to ogromna zaleta, jednak przed jego użyciem należy:

1. Zrozumienie ogólnej zasady działania programu.
2. Zapoznaj się z możliwością sporządzenia harmonogramu sieci.

Tworząc harmonogram w programie należy wziąć pod uwagę:

1. Zmiany ogółem, a także okres zmian (w przypadku pracy zmianowej).
2. Długość godzin pracy.
3. Łączna liczba dni roboczych.
4. Łączna liczba dni wolnych.

Ze względu na specyfikę działalności konkretnego przedsiębiorstwa można zastosować także inne wskaźniki, jednak programy takie nie są ujednolicone, ale wyspecjalizowane i opracowane specjalnie dla przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem jego charakterystyki.

5 najlepszych programów

Wśród oprogramowania umożliwiającego tworzenie harmonogramów pracy znajduje się mnóstwo opcji różniących się zarówno „nadzieniem”, jak i interfejsem. Każdy z programów ma swoje zalety, ponieważ pozwala wykonać tę lub inną funkcję.

W kontakcie z

Harmonogram zmianowy jest zjawiskiem dość powszechnym. Znajduje zastosowanie w bardzo różnorodnych gałęziach przemysłu, najczęściej w firmach o ciągłym, całodobowym cyklu produkcyjnym – potrzeba jego stosowania tutaj wynika z faktu, że przestoje sprzętu są niedopuszczalne, gdyż prowadzą do awarii systemów i znacznych strat finansowych. Jednak regularna, terminowa wymiana personelu prowadzi do wzrostu wielkości produkcji, poprawy wydajności pracy, a co za tym idzie, większych zysków.

Ponadto harmonogram zmian jest powszechny w innych obszarach, na przykład w placówkach medycznych, strukturach bezpieczeństwa, strażakach, usługach gazowych, transporcie kolejowym i transportowym, podróżach lotniczych itp.

Liczba zmian i zatrudnieni na nich pracownicy

Liczba zmian zależy od charakterystyki organizacji. Mogą to być dwie, trzy lub nawet cztery zmiany dziennie. Każda zmiana pracuje przez określony czas - od trzech do czterech godzin do dwunastu.

Indywidualnie i ilość pracowników na jedną zmianę. Może to być jedna osoba lub nawet kilkadziesiąt (górny próg nie jest ograniczony).

Dlaczego potrzebujesz harmonogramu zmian?

Grafik zmianowy jest jednym z najważniejszych dokumentów wewnętrznych firmy.

Na podstawie harmonogramu ewidencjonowany jest czas pracy pracowników, a następnie naliczane jest ich wynagrodzenie.

Dotyczy zatem nie tylko sposobów organizacji pracy w przedsiębiorstwie, ale jest także poważną formą księgową.

Nie wolno nam zapominać, że jeśli firma zapewnia pracę zmianową, dostępność harmonogramu jest koniecznie sprawdzana przez rządowe struktury nadzorcze (na przykład inspekcję pracy i służbę podatkową). Brak tego dokumentu może skutkować nałożeniem na przedsiębiorstwo i jego zarząd kary administracyjnej w postaci dość dużej kary pieniężnej.

Regulacje prawne, warunki obowiązkowe

Grafik zmianowy regulują przepisy prawa, a mianowicie art. 372 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (część 3 art. 103 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Wprowadzając go do organizacji, należy ściśle przestrzegać norm i warunków powyższej sekcji Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Zasady działania w tym trybie są tutaj opisane dość dokładnie i jasno. Nie ma sensu wymieniać ich w tym artykule, niektóre po prostu warto podkreślić:

1. tygodniowy wymiar czasu pracy w sumie wszystkich zmian nie powinien przekraczać czterdziestu godzin;
2. na każdej zmianie pracownikom należy zapewnić przerwę na lunch (jej czas trwania ustalany jest indywidualnie – od 30 minut do 2 godzin);
3. pracownikom należy zapewnić nieprzerwany odpoczynek w wymiarze 42 godzin tygodniowo;
4. pracodawca ma obowiązek wskazać pracownikom, że niedopuszczalne jest wykonywanie przez nich obowiązków służbowych na dwie zmiany z rzędu (z wyjątkiem sytuacji awaryjnych) – i ściśle to monitorować.

Jeżeli organizacja odczuwa potrzebę stosowania grafiku zmianowego dla różnych kategorii (stanowisk) pracowników, to dla każdego z nich czas trwania zmiany można ustalić odrębnie (takie sytuacje zdarzają się w firmach transportowych – dla kierowców obowiązuje jeden tryb pracy, drugi dla dyspozytorów, drugi dla personelu obsługi).

Tworząc grafik, należy wziąć pod uwagę jeszcze jeden ważny punkt – jeśli większość przypada na noc, wówczas zmiana powinna automatycznie zostać skrócona o godzinę.

Wszystkie inne warunki pracy muszą być również zgodne z prawem, w tym w kwestiach związanych z wypłatą wynagrodzenia, zapewnieniem zwolnienia lekarskiego, urlopu itp.

Czego nie uważa się za harmonogram zmian

Niektórzy funkcjonariusze personalni błędnie uważają, że harmonogram pracy dzień po drugim/trzecim, dwa dni po drugim itd. odnosi się do pracy zmianowej. Jeśli uważnie przeczytasz prawo pracy Federacji Rosyjskiej, okaże się, że tak nie jest. Grupa pracowników, która jednego dnia wykonuje swoje obowiązki służbowe, a następnego dnia jest zastępowana przez innych, pracuje w ustalonym w przedsiębiorstwie reżimie, jednak nie ma jasnej procedury opracowania takiego reżimu, jego koordynacji i zatwierdzania.

Kilka punktów dotyczących płatności

Kalkulacja wynagrodzenia za grafik zmianowy różni się nieco od standardowego. Specyfiką jest to, że liczba godzin pracy według reżimu ustalonego w przedsiębiorstwie może odbiegać od normy ustalonej przez prawo, zarówno w górę, jak i w dół (tzw. planowane nadgodziny lub niedopracowanie).

Aby nie było błędów w naliczaniu wynagrodzeń, na koniec okresu rozliczeniowego należy uzgodnić następujące parametry: liczbę godzin pracy zgodnie z normą i ich liczbę w oparciu o rzeczywiste wskaźniki. Jeśli porównując drugi wskaźnik jest większy niż pierwszy, będziesz musiał obliczyć i zapłacić pracownikowi dodatkowo za nadgodziny.

Jeżeli zmiana pracownika przypada na dzień wolny, wówczas jest ona wypłacana jak zwykle (jest to uzasadnione specyfiką warunków zmiany). Jeżeli jest zmuszony do pracy w święto (stanowe dni wolne od pracy są określone w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej), wówczas należy mu wynagrodzenie według odpowiedniej stawki standardowej, tj. w podwójnym rozmiarze.

Konsolidacja zlecenia pracy

Jeśli kierownictwo przedsiębiorstwa zdecyduje się na pracę zmianową, musi zapisać tę normę w swojej polityce rachunkowości, a dokładniej w Regulaminie Wewnętrznym.

Jeżeli w firmie działa komórka związkowa, niniejszy Regulamin, w tym dotyczący pracy zmianowej, musi zostać zatwierdzony przez jej przedstawiciela. Na interakcję ze związkiem zawodowym wyznacza się pięciodniowy okres - w tym okresie związkowcy muszą albo zatwierdzić przedstawiony im Regulamin, albo zakwestionować go za pomocą dowodów.

Możliwe jest również ustalenie stosowania grafiku zmianowego w układzie zbiorowym.

Oprócz przepisów wewnętrznych i układu zbiorowego, klauzula dotycząca pracy zmianowej musi być zawarta w rozdziałach indywidualnych umów o pracę z pracownikami, wskazując liczbę godzin na zmianę i inne parametry.

Proces tworzenia harmonogramu zmian

Pierwszym praktycznym etapem wdrażania harmonogramu zmian jest polecenie jego utworzenia, wydane w imieniu dyrektora organizacji. Zawiera instrukcje dotyczące tworzenia harmonogramu zmian, okresu, osoby odpowiedzialnej i innych niezbędnych informacji.

Przykładowe zamówienie do zatwierdzenia harmonogramu zmian

Harmonogram ustalany jest z wyprzedzeniem - co najmniej trzydzieści dni przed rozpoczęciem zmiany.

Każdy pracownik wymieniony w dokumencie musi się z nim zapoznać pod podpisem. Wskazuje tym samym, że zgadza się z takim trybem działania.

Po opracowaniu, koordynacji i ostatecznym zatwierdzeniu harmonogram będzie obowiązywać zarówno kierownictwo przedsiębiorstwa, jak i wyznaczonych w nim pracowników.

Na jaki okres sporządzany jest formularz?

Harmonogram pracy zmianowej można ustalić na dowolny okres. Co do zasady okres, na jaki sporządzany jest ten dokument, wskazany jest w regulaminie firmy. Najczęściej harmonogramy sporządzane są na jeden miesiąc. Każdorazowo nowy harmonogram musi zostać zatwierdzony zgodnie z ustaloną procedurą.

Czy można zmienić zawarte w nim informacje?

Zmiany w zatwierdzonym grafiku zmian są dopuszczalne, jednak tylko w ostateczności i z zachowaniem określonych zasad.

Po pierwsze, jeśli zmiany zachodzą z inicjatywy pracodawcy, musi on wcześniej powiadomić o nich swoich podwładnych i uzyskać ich pisemną zgodę – bez nich wprowadzenie zmian zgodnie z prawem będzie problematyczne.

Jeżeli któryś z pracowników poprosi o zmianę grafiku zmian, musi sporządzić specjalny wniosek skierowany do kierownika. We wniosku należy wskazać powody żądania (musi być ono respektowane odpowiednimi pisemnymi uzasadnieniami), następnie należy uzyskać zgodę pozostałych pracowników, których dokument dotyczy. Jeśli współpracownikom i kierownictwu udało się osiągnąć kompromis, powstaje nowe zamówienie, na podstawie którego wprowadzane są niezbędne korekty w harmonogramie.

Czy możliwa jest zmiana zmiany bez konieczności dokonywania zmian w harmonogramie zmian?

Czasami w przedsiębiorstwach zdarzają się sytuacje, gdy pracownicy zmieniają zmiany bez wcześniejszego powiadomienia kierownictwa. Jest to kategorycznie niedopuszczalne.

W przypadku takiej wymiany kierownictwo ma prawo nałożyć sankcje dyscyplinarne na podwładnych.

A w przypadku więcej niż jednego naruszenia dyscypliny pracy (a do tej kategorii zaliczają się te przewinienia) nawet zwolnić sprawców.

Kto sporządza dokument

Bezpośrednie zadanie sporządzenia harmonogramu zmian można przypisać specjaliście w dziale personalnym, kierownikowi jednostki strukturalnej lub sekretarzowi organizacji. Głównym warunkiem, jaki musi spełnić wykonawca, jest uwzględnienie norm prawnych, interesów przedsiębiorstwa i pracowników.

W takim przypadku po utworzeniu dokument należy przedłożyć do podpisu kierownikowi działu i dyrektorowi.

Jak koordynować działania z pracownikami

Grafik zmian należy uzgodnić z pracownikami z wyprzedzeniem, jak wspomniano powyżej - nie później niż trzydzieści dni przed rozpoczęciem pierwszej zmiany.

Podpisy zgody można umieścić bezpośrednio na samym harmonogramie lub można sporządzić do tego oddzielny arkusz.

Jeśli zostanie wybrana druga opcja, należy sporządzić tabelę na arkuszu akceptacji, wpisać tam wszystkich pracowników i odebrać ich autografy (z datą ich podpisania). Dokument ten będzie oficjalnym załącznikiem do grafiku zmian.

Cechy tworzenia harmonogramu zmian, informacje ogólne

Jeśli masz za zadanie stworzyć grafik zmianowy i nie masz pojęcia jak dokładnie się on tworzy, przeczytaj nasze rekomendacje - dadzą Ci one dokładne wyobrażenie o tym dokumencie. Sprawdź także przykład jego wypełnienia - na jego podstawie z łatwością stworzysz własny formularz.

Zanim przejdziemy do szczegółowego opisu harmonogramu, podajemy ogólne informacje o dokumencie. Zacznijmy od tego, że nie ma jednolitej formy harmonogramu. Oznacza to, że można go zapisać w dowolnej formie lub według modelu zatwierdzonego w polityce rachunkowości organizacji. W takim przypadku sposób sformułowania formularza musi znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie firmy.

Niezależnie od wybranej metody planowania, dokument musi zawierać szereg obowiązkowych danych:

• Szczegóły firmy;
• informacje o miejscu i czasie kompilacji;
• sam harmonogram.

Formularz musi być poświadczony przez kilka osób. Po pierwsze, przez tych pracowników, dla których została ona utworzona, po drugie, przez kierownika komórki strukturalnej i po trzecie, przez dyrektora przedsiębiorstwa.

Nie jest konieczne poświadczanie formularza pieczęcią – należy to zrobić tylko wtedy, gdy taki warunek znajduje się w lokalnej dokumentacji firmy.

Harmonogram można sporządzić na zwykłej czystej kartce papieru (najlepiej w formacie A4) lub na papierze firmowym organizacji (jeśli taki wymóg ustali kierownictwo). Można go napisać ręcznie lub na komputerze (z obowiązkowym późniejszym drukowaniem).

Jak uwzględnić harmonogram zmian

Wszystkie harmonogramy opracowane w przedsiębiorstwie podlegają obowiązkowej rejestracji w odpowiednim dzienniku księgowym. Po przeprowadzeniu z nimi wszystkich niezbędnych procedur (opracowanie, koordynacja, zatwierdzenie, zapoznanie) trafiają na magazyn do działu HR firmy. Tutaj są one przechowywane w osobnym folderze z innymi podobnymi dokumentami. Dostęp do miejsca ich przetrzymywania osobom nieupoważnionym powinien być ograniczony.

Czas ich przechowywania jest wskazany albo w lokalnych aktach organizacji, albo jest określony przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej (ale nie krócej niż pięć lat). Po upływie tego terminu wykazy można zbyć w trybie przewidzianym przepisami prawa.

Przykładowy harmonogram zmian

Zanim zaczniesz wypełniać formularz, powinieneś z grubsza podzielić go na trzy główne, kolejne części.

Pierwszy to początek lub, jak to się nazywa, „kapelusz”. To zawiera:

• nazwa dokumentu;
• data, miejsce powstania;
• numer (zgodnie z wewnętrznym obiegiem dokumentów przedsiębiorstwa);
• okres, na jaki sporządzany jest harmonogram (tydzień, miesiąc, rok itp.).

Dane te możesz wpisać albo na środku dokumentu, albo po jego lewej, albo prawej stronie – nie ma to znaczenia. Jedyne, co należy wziąć pod uwagę, to to, że tam, u góry, przydzielono kilka wierszy do zatwierdzenia harmonogramu przez kierownika organizacji (tutaj należy wpisać jego stanowisko i imię i nazwisko).

Poniżej znajduje się główny blok. Zwykle przedstawia się go w formie tabeli. Zawiera krok po kroku:

• Imię i nazwisko pracownika;
• data;
• numer zmiany, na którą pójdzie do pracy;
• informacja o dniach wolnych.

Możesz uzupełnić tabelę o inne kolumny (na przykład o numerze personelu pracownika itp.). Pod tabelą należy podać zestawienie informacji zawartych w harmonogramie, w tym liczbę zmian, liczbę zaangażowanych w nie pracowników, czas trwania każdej zmiany (w godzinach), a także symbole zawarte w Harmonogram.

Następnie należy zaznaczyć, że opinie pracowników zawarte w dokumencie zostały uwzględnione i zebrać ich podpisy. W przypadku złożenia podpisów na arkuszu zatwierdzenia należy zaznaczyć jego obecność w harmonogramie zmian, wskazując go jako załącznik do dokumentu głównego.