Работа с онлайн кассами обучение. Как начать работу на онлайн-кассе. Как работает онлайн кассовый аппарат

Многие ИП, которые имеют торговую точку, не знают, как установить кассовый аппарат. Если предприниматель реализует продукцию и услуги за наличку, то ему надо знать, как работает кассовое устройство (ККМ).

Правила использования кассы установлены в 2 документах:

• в законе от 25 апреля 2003 г. №54 «О применении ККМ при использовании расчётов наличными деньгами (или) расчётов с применением платёжной карты»;

• в постановлении Правительства РФ от 23 июля 2007 г. №470 «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО и ИП».

Прежде чем начать работать на кассовом аппарате, надо внимательно изучить правила пользования этой техникой.

Настройка и правила применения кассы

На кассовом оборудовании делается запись платёжных операций и происходит обработка денег на протяжении рабочего дня.

На данный момент имеется много видов ККМ - электронные устройства, расчётные кассы iPad и др. Однако, все они имеют одинаковые правила эксплуатации.

Установка кассы

Установка кассового оборудования и его подключение

Сначала ИП надо поставить кассовое оборудование на рабочую поверхность, рядом с которым находится место для клиента, где можно разложить товары.

Использование батареек

На батарейках работает резервная память кассового оборудования. ИП должен вставить батарейку перед использованием любой из функций этой техники.
Сначала надо снять крышку отсека для чеков и найти место для батарейки. В этом случае ИП должен воспользоваться маленькой отвёрткой.

Затем следует закрыть крышкой отсек для батареек.

ИП надо делать замену батареек 1 раз в год, чтобы они работали бесперебойно.

Применение бумажного рулона

Сначала надо снять крышку отсека для чеков. В этом случае надо убедиться в том, что конец бумажного рулона не оборван (имеет прямые края). В итоге, ИП с лёгкостью будет бумажный рулон в устройство.

По завершении надо кликнуть на кнопку ПОДАТЬ. В этом случае устройство зацепит бумагу и прогонит через себя.

Снятие блокировки с кассы

Как правило, у кассового устройства есть ключ, которым кассир закрывает кассу в целях безопасности. ИП ни в коем случае нельзя терять этот ключ.

В этом случае можно просто оставить ключ в кассовом устройстве, чтобы его не потерять и при возникновении опасной ситуации можно было заблокировать отсек кассы с наличкой.

Включение кассового устройства

У нескольких кассовых устройств имеется кнопка Вкл/Выкл на тыльной стороне. У иных касс сверху имеется ключ.

Для включения этого устройства, надо кликнуть на кнопку или повернуть ключ в положение РЕГ.

Современные виды кассовых устройств оснащены кнопкой РЕЖИМ, которая заменяет ключ. В этом случае надо кликнуть на кнопку РЕЖИМ и нажимать её до положения РЕГ.

Настройка кассового устройства

Кассовые устройства можно настроить таким образом, чтобы в них объединялись аналогичные друг другу пункты в одной категории. Категория товара может облагаться налогом или наоборот - не подлежит налогообложению.

Также кассиры-работники ИП могут настроить дату и время.

Программирование кассового устройства можно запустить, повернув ключ в положение ПРОГ (П), или кликнув на кнопку, которая переключает кассу в режим ПРОГРАММА.

Иные кассовые устройства оснащены ручным рычажком, который расположен под крышкой отсека для бумажного рулона. В этом случае рычаг надо перевести в режим Программа.

Введение пароля для работы с кассовым устройством

При применении кассового устройства кассиру каждый раз необходимо вводить личный служебный номер или пароль. При применении служебного номера ИП распределяет каждую покупку конкретному кассиру. В этом случае отслеживаются все продажи и выявляются ошибки.

Если ИП владеет рестораном, то работникам его заведения нужно будет вводить свои служебные коды вместе с номерами столиков и количеством клиентов.

Современные виды кассовых устройств при входе в систему требуют ввести пароль и адрес электронной почты.

Ввод суммы первых продаж

При работе на кассе надо использовать клавиатуру с цифрами, чтобы осуществлять ввод точных сумм в рублях. Кассиру не нужно набирать разделитель после запятой, потому что кассовое устройство делает это в автоматическом режиме.

Отдельные устройства оснащены сканером. Он считывает штрихкоды и сразу вводит сведения о товарах. В таком случае кассиру не нужно определять раздел при выполнении следующих шагов.

Использование кнопки определённого отдела

На значительном количестве кассовых устройств кассир кликает на кнопку после набора суммы, которая относит товар к конкретной категории продаж (продовольственные товары, одежда и др).

Ключи для разделов следует настроить как подлежащие налогообложению, так и освобождённые от налога. В этом случае надо внимательно изучить инструкцию кассового устройства, чтобы успешно работать на этой технике, заранее ознакомившись с правилами привязки ставки налога к определённому ключу.

Затем следует посмотреть на квитанцию: надо кликнуть на кнопку ПОДАТЬ (на стрелку), чтобы бумажный чек выполз вверх. В этом случае можно увидеть всю сумму, которая записана на чеке.

Каждый добавленный товар входит в общую сумму, которая высвечивается на экране устройства иди датчике-считывателе штрихкодов.

Добавление скидки

Если товарная продукция находится на распродаже, то работнику кассы надо учитывать размер скидки.

В таком случае нужно выполнить следующие действия:

• ввести стоимость товара;
• кликнуть кнопку с разделом;
• набрать сумму скидки в процентах (так, 15 значит 15%);
• нажать кнопку %. Она расположена на клавиатуре кассы.

Введение суммы для других товаров

Работнику ИП надо применять клавиатуру кассы для набора цены каждого товара. В этом случае после введения цены товара надо кликнуть на кнопку конкретного раздела.

Если кассир пробивает несколько штук одного и того же товара, ему надо выполнить следующие действия:

• набрать определённое количество этих товаров;
• потом кликнуть кнопку QTY (Кол-во);
• далее, ввести цену одну из товаров;
• потом кликнуть кнопку конкретного раздела.

Так, если у работника ИП покупают 2 батона по цене 6,99, то надо нажать 2, потом Кол-во, далее 699, и кнопку раздела.

Использование кнопки предварительных сумм

При использовании этой кнопки на экране кассового устройства появится совокупная стоимость введённого товарного продукта. В этом случае будут добавлены все налоги, которые были привязаны к кнопкам разделов.

Способ оплаты товара

Покупатели расплачиваются за товары наличкой, кредитками или чеками. Также кассир принимает в расчёт подарочные карты и сертификаты, которые считаются наличкой.

При получении наличных денег от покупателя надо набрать сумму налички, и кликнуть на кнопку НАЛИЧНЫЕ. Она находится снизу, справа и является самой большой.

После этого на многих кассовых устройствах появляется сообщение о том, сколько надо дать клиенту сдачи. В то же время не все кассовые устройства это делают, и все вычислить необходимую сумму сдачи работник кассы должен в уме.

После открытия отсека для денег, можно положить в неё наличку или чек, и определить сумму сдачи.

При оплате товара кредитной картой работнику ИП надо кликнуть на кнопку КАРТА и использовать специальный терминал.

При получении от покупателя чека надо ввести ту сумму, которая указана на этом платежном документе. Затем нужно кликнуть на кнопку ЧЕК (ЧК), и положить его в отсек с наличкой.

Для открытия отсека с наличкой, необязательно что-то продавать. Достаточно кликнуть на кнопку НЕТ ПОКУПКИ (НП). Это можно сделать только после ввода менеджером специального кода, чтобы перевести кассовое устройство в режим НП.

Закрытие кассы

После завершения рабочего дня кассиру нужно всегда закрывать отсек с наличкой. В ином случае, ИП может потерять свои деньги из-за незаконного выноса денег (ограбления) из кассы.

Работнику ИП надо ежедневно освобождать отсек с наличкой от денег по завершении рабочего дня. Хранить это устройство нужно в скрытом от посторонних месте.

Оформление баланса кассового устройства и отчётов по продажам

Подсчёт суммы продаж за 1 день

Некоторые ИП время от времени проводят проверку количества продаж за 1 день.

Чтобы определить итоговую сумму, надо кликнуть на кнопку, которая переключает режимы, или повернуть ключ устройства до положения X и выбрать режим X.

При использовании режима X идёт подсчёт общей выручки. Однако, при применении режима Z - выручка, полученная в течение дня, сбрасывается.

Представление отчётов по продажам

В этом отчёте отражаются все продажи за день. Большинство кассовых устройств распечатывают следующие отчётов:

• отчёт о продажах за 1 час;
• отчёт по работе отдельных сотрудников;
• отчёт по определённому разделу и др.

Для того чтобы распечатать эти отчёты, надо кликнуть на кнопку РЕЖИМ и настроить на ней режим Z, или повернуть ключ до Z.

Оформление баланса устройства

После формирования отчёта по продажам за день, кассиру надо подсчитать деньги в отсеке для налички. Если у кассира-работника ИП имеется квитанции кредиток или чеки, следует добавить их в итоговую сумму.

Многие терминалы по обслуживанию кредиток также распечатывают ежедневный отчёт. В этом случае кассир легко может провести сверку продажи за день. Ему надо вычесть общую сумму из той, с которой кассир начал рабочий день, перед совершением первой продажи покупателю.

Также кассиру следует вести книгу о финансовых операциях, кредитках и чеках. Это облегчит работнику ИП ведение общего учёта.

После вышеперечисленных действий кассир должен вернуть базовую сумму в кассу до начала нового рабочего дня.

Кассиру нужно помнить о том, что когда он не работает, то он должен хранить денежный средства в недоступном для посторонних глаз месте.

Похожие записи:

Похожие записи не найдены.

Лекция №1. Кассовый аппарат « POS -терминал».

1. Устройство ККМ и правила эксплуатации.

ККМ – это контрольно кассовая машина. Название ККМ – «POS-терминал», программа – Ягуар.

ККМ состоит из следующих основных элементов:

Монитор

Клавиатура

Принтер (фискальный регистратор «Штрих-ФР-К»)

Дисплей для покупателей

Системный блок

Денежный ящик

Сканер (объемный)

Источник бесперебойного питания

Источник бесперебойного питания позволит кассе работать еще 20 минут в случае отключения электроэнергии. Кассир в этом случае обслуживает последнего покупателя, закрывает чек, всех остальных покупателей просят оставить покупки и покинуть магазин.

Правила эксплуатации и техники безопасности:

К работе на ККМ допускаются кассиры, прошедшие подготовку, проверку знаний и инструктаж по технике безопасности. Запрещается:

Устанавливать ККМ на открытом воздухе, в местах, не защищенных от влаги, пыли и прямых солнечных лучей, вблизи электронагревательных приборов, мощных электродвигателей и других источников электрических помех;

Включать машину в одну розетку с другими приборами;

Оставлять без присмотра кассовый аппарат, выключать, перезагружать кассу, вытаскивать шнуры (перезагружать может только администрация);

Протирать кассовый аппарат и сканер влажной тряпкой;

Работать с мокрыми руками;

Тянуть ленту в противоположном ее движению направлении - это может вызвать поломку механизма принтера;

Нажимать одновременно две кнопки лент напринтере;

Класть железную монету, купюры и другие посторонние предметы на принтер;

Работать на неисправном кассовом аппарате.

Основные правила эксплуатации ККМ, технические требования к ККМ, требования к работе кассира определяются «Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением» (30.08.93 г. №104). В организациях допускается применение только исправных ККМ с долговременным и энергонезависимым хранением информации в фискальной (контрольной) памяти.

Фискальная память - это комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники, обеспечивающих ежесменную регистрацию и энергонезависимое хранение итоговой информации в целях правильного исчисления налогов. (Федеральный закон о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) от 22.05.2003 №54-ФЗ) В фискальную память записываются суммы продаж по ККМ.

2. Неисправности ККМ.

При работе на ККМ, могут возникнуть сбои кассы. Кассиру необходимо уметь определить неисправность кассы, и доложить о возникшем сбое администрации.

Существуют следующие неисправности:

1. Съезжающие суммирующие счетчики (неправильно считается сумма).

2. ККМ не позволяет получить фискальные отчеты.

3. Расхождение реального времени с текущим (± 5 минут – штрафная санкция магазину).

4. Принтер печатает, а чек не печатается (необходимо перевернуть заправленную ленту).

5. Засыпает сканер (необходимо нажать кнопку «Сканер-Гудок» на клавиатуре).

6. Буфер чека переполнен (необходимо закрыть чек, попросить покупателя рассчитаться, а остальное пробить в следующем чеке).

Сбои 4, 5, 6 кассир моет поправить самостоятельно, а для устранения сбоев 1, 2, 3 кассир о сбое сообщает КЗП, КЗП сообщает ЗУМ, а ЗУМ вызывает по телефону СИ (сервис-инженера).

3. Режимы работы на ККМ, штрих-коды персонала.

У кассового аппарата «Пос-терминал» есть три режима доступа:

1. Режим администратора (снятие X и Z отчетов, аннуляция, коррекция, работа со справочником товаров, внесение и выплата, распечатка копии чека);
2. Режимконтролера (КЗП) (работа со справочником товаров, распечатка копии чека, коррекция);

3. Режим кассира (продажа товара).

Система работы с терминалом связана со штрих-кодами, с помощью
которых можновойти в определенный режим работы и выполнять
определенные функции.

Штрих-код кассира позволяет работать в режиме кассира. У каждого кассира имеется свой индивидуальный штрих-код.

Штрих-коды контролера, БМ, УМ, ЗУМ позволяют работать соответственно в режимах контролера и администратора.

Сотрудники, имеющие бейджи со штрих-кодами: УМ, ЗУМ, БМ, КЗП, КО.

4. Назначение клавиш клавиатуры.

«РЕГИСТРАЦИЯ» - регистрация бейджем, вход и выход из рабочего окна

«ВЫХОД» - выход из определенной операции

«X» - снятие X, Z отчетов

«КОЛИЧЕСТВО» - умножение, вес

«КОР» - коррекция

«АНН» - аннулирование чека

«СПРАВКА» - работа со справочником товара

«КОД ТОВАРА» - подтверждение локального и штрих-кода

«ДА» - подтверждение

«ПОВТОР» - повторное пробитие товара

«ВНЕСЕНИЕ» - внесение денег в кассу

«ВЫПЛАТА» - выплата денег из кассы

«ДЯ» - открытие денежного ящика

«ОТМЕНА» - нет или сброс

«НАЛИЧНЫЕ» - подсчет сдачи, ввод суммы

«ЗАКРЫТЬ ЧЕК» - закрытие чека

«--→» - стереть

«ПРОДОЛЖЕНИЕ ПЕЧАТИ» - продолжить печать

«КОПИЯ ЧЕКА» - распечатка копии чека

«СКАНЕР-ГУДОК» - разбудить сканер.

Из данных кнопок есть несколько опасных, нажимать на которые необходимо осторожно, предварительно подумав. Это клавиши:

«ВЫХОД» - можно выйти из рабочего окна,

«ПОВТОР» и «КОЛИЧЕСТВО» - можно сделать магазину недостачу или пересортицу. (Эту кнопку лучше не использовать, а все продавать через сканер),

«ВП» и «ВН» - их можно перепутать,

«ЗАКРЫТЬ ЧЕК» - если чек закрыт, а покупатель откажется от товара, в чеке уже ничего не изменить, не сделать ни аннуляцию, ни коррекцию.

Лекция №2. Система продажи товара на ККМ « POS – терминал».

1. Понятия локальный и штрих-код.

В наших магазинах кодовая система и товар можно пробить по штрих-коду или по локальному коду. Со стоимостью товара кассиры не работают.

Штрих-код - это маркировка товара, которую наносит производитель на упаковку своей продукции. Состоит из набора цифр и вертикальных штрихов. Штрих-код может отсутствовать у какого-либо товара.

Локальный код - состоит из четырех или пяти цифр и присваивается товару в Центральном офисе Компании «Пятерочка» (отдел ценообразования). Локальный код товара можно найти на ценнике данного товара, в справочнике, в планшете кассира, может быть нанесен этикет-пистолетом, у БМ. Независимо есть ли у товара штрих-код или нет, каждому товару присвоен свой локальный код. Если у товара присутствует штрих-код, то товар пробивается через сканер, при отсутствии штрих-кода он пробивается по локальному коду.

Существует правило: если локальный код начинается с нулей, нули на кассе не набираются.

При продаже, набор цифр штрих-кода и локального кода на клавиатуре подтверждается кнопкой «КОД ТОВАРА».

2. Реквизиты кассового чека и ценника на товар.

На выдаваемом покупателю чеке должны отражаться следующие реквизиты:

Наименование организации,

Адрес и номер магазина,

Идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН),

ФИО кассира,

Заводской и регистрационный номера ККМ,

Порядковый номер чека,

Дата и время покупки,

Локальный код и наименование купленного товара,

Стоимость покупки,

Сумма полученных денег, сдача,

Признак фискального режима.

На ценнике , которыми обозначается товар в торговом зале присутствуют следующие реквизиты:

Наименование организации,

Номер магазина,

Наименование товара,

Страна изготовитель,

Пометка «за шт», «за уп», «за кг»,

Локальный код товара,

Дата печати ценника,

С оборотной стороны ценника:

Печать магазина,

Подпись БМ.

Существует несколько видов ценников, которые различаются по цвету и по размерам.

По цвету:

Белый (обычный ценник)

Оранжевый (товар индикатор)

Желтый (товар акции и товар, на который действует скидка по дисконтной карте)

Зеленый (новинки товара).

По размерам бывают ценники :

Гигантский,

Двойной,

Маленький,

Дополнительный,

Средний,

Сигаретный,

Цена по карте.

3. Система продажи штучного товара, продажа товара через умножение.

Штучный товар – это товар со стандартным весом, расфасованный в стандартные, одинаковые упаковки.

Любой штучный товар можно продать 3 способами:

).

3. через локальный код (по схеме:

набрать локальный код – кнопка «КОД ТОВАРА» ).

Продажа через умножение.

Если необходимо продать несколько штук какого-либо одинакового товара, используем схему:

число – кнопка «КОЛИЧЕСТВО» - 1 из способов продажи штучного товара.

При закрытии чека используется следующая схема:

Кнопка «НАЛИЧНЫЕ» - вводится сумма денег покупателя – кнопка «ЗАКРЫТЬ ЧЕК».

4. Система продажи весового товара.

Весовой товар делится на два вида:

Весовой товар от «Пятерочки»,

Весовой товар от производителя.

Система продажи весового товара от «Пятерочки».

Весовой товар от «Пятерочки» - это товар расфасованный в магазине (фрукты, овощи, деликатесный отдел, некоторые виды конфет, печенья и т.п.). На данный товар наклеена термо-этикетка.

Любой весовой товар от «Пятерочки» можно продать 3 способами:

1. через сканер (поднести товар штрих-кодом к сканеру).

2. через набор штрих-кода вручную (по схеме:

набрать цифры штрих-кода – кнопка «КОД ТОВАРА» ).

3. через локальный код с набором веса (по схеме:

).

Локальный код и вес можно найти в штрих-кода товара на термо-этикетке:

28 08444 001248

Обозначение цифр штрих-кода:

28 – номер весовой секции «Пятерочки»,

08444 – локальный код (ноль не набирается),

00124 – вес товара (набирать на кассе отделяя граммы от килограммов запятой, например: 0,124),

8 – контрольная цифра, для кассира никакую информацию не несет.

Так расписать штрих-код можно только весового товара от «Пятерочки».

Система продажи весового товара от производителя.

Весовой товар от производителя - это товар расфасованный на производстве, в магазин его привозят уже расфасованным (весь товар в вакуумных упаковках: рыба, сыр, колбасные нарезки и т.п.). На данный товар наклеена термо-этикетка производителя, но также этот товар перевешивается в магазине и наклеивается термо-этикетка от «Пятерочки».

Если товар по какой-либо причине не был перевешан, его можно продать следующими способами.

Любой весовой товар от производителя можно продать 2 способами:

1. через набор штрих-кода вручную с набором веса (по схеме:

набрать вес – кнопка «КОЛИЧЕСТВО» - набрать цифры штрих-кода – кнопка «КОД ТОВАРА» ).

2. через локальный код с набором веса (по схеме:

набрать вес – кнопка «КОЛИЧЕСТВО» - набрать локальный код – кнопка «КОД ТОВАРА» ).

Обязательно набирать ВЕС при продаже через локальный код, иначе будут продаваться килограммы.

Лекция №3. Проблемные ситуации и порядок их решения.

1. Операция коррекция.

Коррекция – это отмена в начале, в середине, в конце чека одной или нескольких позиций в чеке. Делается в режиме доступа КЗП или администрации, делается только при открытом чеке.

Причины коррекции:

1. ошибка кассира,

2. отказ покупателя,

4. сбой ККМ.

После корректировки касса автоматически переходит в

режим кассира. Поэтому, если из чека нужно убрать несколько различных товаров, перед каждым товаром нужно переходить в режим контролера.

Схема проведения коррекции:

регистрация бейджем – кнопка «КОРР» - 1 из способов продажи товара.

При коррекции используется тот же способ, что и при продаже товара. Корректировка проходит только попозиционно.

После закрытия чека, в котором проведена корректировка, выходит 2 чека:

Первый чек отдается покупателю, на нем будет написа позиция «СТОРНО» = ОТМЕНА (та позиция, которую отменили, из чека не исчезнет, а запишется со словом СТОРНО).

Второй чек – это отчет о коррекциях. Эти отчеты передаются контролеру закассового пространства, на их основании КЗП заполняет журнал коррекции. Чеки подкалываются в журнал.

2. Операция аннуляция.

Аннуляция – это отмена чека полностью.

Аннуляция делается только в режиме администрации и только при открытом чеке.

Причины аннуляции:

1. ошибка кассира,

2. отказ покупателя,

3. неправильно промаркирован товар,

4. сбой ККМ.

Схема проведения аннуляции:

регистрация бейджем – кнопка «АНН».

После этого выйдет кассовый чек, на котором будет написано: ЧЕК АННУЛИРОВАН. На основании этого чека ЗУМ заполняет журнал аннуляции, чек подкалывается в журнал.

Если аннуляция сделана по грубости кассира, кассир пишет объяснительную записку и платит штраф за некачественное обслуживание покупателей.

3. Операция копия чека.

Копия чека делается по просьбе покупателя по схеме:

вводится номер чека – кнопка «КОПИЯ ЧЕКА».

Иногда копия чека по ККМ не делается, в этом случае КЗП выписывает копию вручную. Бланк берет у БМ. На чеке обязательно ставится печать магазина.

4. Работа со справочником товара.

Справочник товара – это вся ассортиментная матрица товара, а именно тот товар, который оприходован у БМ. Если товар не находится в режиме продажи. То в справочнике его тоже нельзя будет найти.

К справке имеют доступ КЗП и администрация. В справке можно работать независимо от того, закрыт чек или нет.

В справке можно найти: штрих-код, локальный код, наименование товара, цену товара, пометку штучный товар или весовой.

Схема работы в справочнике:

регистрация бейджем – кнопка «СПРАВКА» - 1 из способов продажи товара.

Чтобы выйти из справочника товара нужно нажать клавишу «ВЫХОД», но касса может автоматически выходить из окна справки. Для продолжения работы необходимо перейти в режим кассира.

Лекция №4. Открытие и закрытие операционного дня по ККМ.

1. Подготовка к открытию дня.

Время прихода КО в магазин – 8.00. Утром кассир приводит рабочее место в порядок, проверяет работу кассового аппарата, сверяет время на кассе. От ЗУМа КО утром получает 5 вещей:

1. ключи от ККМ,
2. дисконтные карты,
3. ККЛ (контрольно кассовые ленты)
4. именной бейдж,
5. размен.

За получение размена кассир ставит подпись в журнале ведения главной кассы и пересчитывает размен в главной кассе.

Также утром КО и КЗП проверяют наличие товара, который продается на кассе: сигареты, пакеты, кофе одноразовый.

2. Открытие дня по ККМ.

1. Проведена подготовка к открытию дня, кассир заправляет ККЛ в принтер.

2. ЗУМ снимает Х-отчет:

Этот Х-отчет должен быть нулевым. На основании этого отчета ЗУМ заполняет журнал кассира – операциониста.

3. ЗУМ делает внесение денег кассу:

регистрация бейджем – кнопка «ВП» - вводится сумма размена - кнопка «НАЛИЧНЫЕ».

4. КО или ЗУМ подписывают ККЛ: дата, время, заводской номер кассы, ФИО кассира, подпись КО, ФИО ЗУМ, подпись ЗУМ, показания необнуленного счетчика на начало дня.

Все отчеты забирает ЗУМ и вкладывает в журнал, хранит до вечера.

3. Закрытие дня по ККМ.

В 21.00 начинают по одной закрывать все кассы. Приходит на кассу ЗУМ, перекрывает очередь (встает в конце очереди и просит, чтобы за ним не занимали очередь покупатели). ЗУМ подзывает охранника. Все денежные перемещения делаются только в присутствии охранника.

1. ЗУМ снимает Х-отчет:

регистрация бейджем – кнопка «Х» - кнопка «1».

2. ЗУМ делает выплату денег из кассы:

регистрация бейджем – кнопка «Х» - кнопка «2» - высвечивается сумма – кнопка «НАЛИЧНЫЕ».

3. Кассир собирает все деньги: достает монетницу, на нее складывает крупные деньги, оборачивает в холщевый мешок и в сопровождении ЗУМа спереди и охранника сзади идет в главную кассу. Охранник в главную кассу не заходит, идет на свое рабочее место. В главной кассе закрываются ЗУМ и КО. КО считает деньги: составляет размен на следующий день и делает таксировку по купюрам. Разменный фонд бывает фиксированный и нефиксированный. Если на объекте разменный фонд не фиксированный, то он составляется таким образом: берется вся железная мелочь и купюры достоинством по десять рублей, таксируются (в таксировке указывается наименование, количество, общая сумма каждой монеты или купюры, общая сумма размена, дата, фамилия кассира) и вкладываются в пакет. Все остальные деньги считаются отдельно и на них тоже составляется покупюрная ведомость.

Когда на объекте разменный фонд фиксированный, например 500 рублей, то в пакетик нужно положить ровно 500 рублей (ни монетой больше, ни монетой меньше).

За сдачу размена кассир ставит подпись в журнале ведения главной кассы, за расхождения – в журнале учета недостач и излишков при сдаче денежных средств кассирами.

4. После подсчета денег ЗУМ с Х-отчетом идет к БМ сверить показания Х-отчета с реализацией по компьютеру. БМ дает разрешение на снятие Z-отчета, если сумма сошлась.

5. ЗУМ и КО идут на кассу, ЗУМ снимает Z-отчет:

регистрация бейджем – кнопка «Х» - кнопка «3» - кнопка «ДА».

На основании Z-отчета заполняется журнал кассира-операциониста.

6. КО подписывает ККЛ: дата, время, заводской номер кассы, ФИО кассира, подпись КО, ФИО ЗУМ, подпись ЗУМ, показания необнуленного счетчика на конец дня.

7. Лента отрывается и сдается в архив ЗУМу в главную кассу. Заправляется новая лента на следующий день.

После закрытия операционного дня кассир приводит рабочее место в порядок и помогает в выкладке товара.

Понятия Х и Z -отчеты.

Х-отчет – это не фискальный финансовый отчет, отчет без гашения, снимается несколько раз в день.

Z-отчет - это фискальный финансовый отчет, отчет с гашением, снимается один раз в операционный день.

4. Инструкция по расхождениям при сдаче денежной наличности кассирами.

Допустимые расхождения между наличными деньгами и показанием отчета ± 5 рублей.

Если при подсчете денег выявлена недостача или излишек денежных средств на сумму от 5,01 рублей до 19,99 рублей, кассир в течение рабочего дня обязан написать объяснительную. Недостачу кассир возмещает из собственных средств. Излишек приходуется по усмотрению Управляющего объектом. Трехкратное повторение такого расхождения – основание для увольнения КО.

В том случае если сумма расхождений от 20 рублей до 100 рублей - информацию о кассире, сумме недостачи или излишка, Заместитель управляющего магазином сообщает Супервайзеру, сразу после проверки. Объяснительная пишется кассиром сразу же. Повторение дважды – основание для увольнения.

Если сумма расхождения составляет от 100 рублей и больше, то это может быть основанием для увольнения кассира. Информация сообщается Супервайзеру и НКИД.

Тренинг. Заправка ленты в принтер.

Кассирам объясняются правила заправки контрольной и чековой лент в принтер, дается время попробовать самостоятельно заправить ленты.

Следующее задание – заправка ККЛ на время. Норматив 35 секунд.

Подготовка к работе

Порядок и условия применения контрольно-кассовой техники регламентирован , а также письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 " " (далее – типовые правила), которое применяется в части, не противоречащей . При этом, согласно разъяснениям Минфина России и ФНС России типовые правила не подлежат обязательному применению организациями и ИП, перешедшими на новый порядок применения ККТ ().

ККТ применяется на месте осуществления расчета с покупателем в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем, за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в Интернете. При этом ККТ, предназначенная для применения только при осуществлении расчетов электронными средствами платежа, применяется только при таких расчетах. А автоматизированные системы для БСО применяются только для осуществления расчетов при оказании услуг ().

До начала работы с кассовым аппаратом, кассиру руководителем выдаются ключи от ККТ и от денежного ящика (если таковые наличествуют), разменные монеты и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины. Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

При необходимости, следует дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.).

Убедившись в исправности машины, можно дать указание кассиру о начале работы.

Кассир при начале работы обязан:

• проверить наличие чековой ленты и при необходимости заправить новую;
• включить машину и получением нулевого чека проверить ее работу;
• напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой ленте и правильность установки даты и нумерации (нулевые чеки прикладываются в конце смены к кассовому отчету;
• протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;
• разместить необходимый для работы инвентарь.

Работа с ККТ

ВАЖНО


Неприменение контрольно-кассовой техники в установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники случаях, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 тыс. руб.; на юридических лиц – от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа без применения ККТ, но не менее 30 тыс. руб. ().

В течение рабочего дня кассир-операционист или другое материально-ответственное лицо (контролер-кассир, официант, продавец, буфетчик, приемщик заказов и др.) обязаны:

• обеспечить тщательный уход и бережное обращение с машиной, содержать ее в чистоте и порядке;
• осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;
• для одного покупателя (клиента) определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю (клиенту);
• получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар, в предприятиях общественного питания обозначенной в меню или ценниках в следующем порядке:
• четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
• распечатать чек;
• назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

ВАЖНО


Следует обратить внимание, что предварительное распечатывание чеков, применявшееся в интернет-магазинах, запрещается, поскольку выдаваемый покупателям кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные . Одними из таких реквизитов являются дата и время расчета.

В соответствии с письмом МНС России от 20 июля 2000 г. № ВНК-6-16/549 " ", дата и время на пробитом кассовом чеке не должны отличаться от реального времени получения денег более чем на 5 минут. Аналогичный вывод содержится и в .

Если же чек пробит раньше чем за 5 минут до реального времени получения денег либо покупателю выдана копия кассового чека, то это может быть расценено как неприменение ККТ. Таким образом, курьеры интернет-магазинов обязаны иметь при себе и применять ККТ в момент получения денежных средств от покупателя ().

Кассиру-операционисту запрещается:

• снимать кассу без разрешения администрации;
• не выдавать кассовый чек покупателям;
• допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме руководителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующее лицо для проверки кассы;
• покидать кассовую кабину без уведомления администрации и не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;
• самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала;
• иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовую машину (кроме разменных денег, выданных перед началом работы).

Кассир имеет право:

• в течение смены по указанию руководителя изменять шифр, применять штампы и оттиски;
• получать распечатки по кассовой машине.

Ошибки и неисправности при работе с ККТ

В случае ошибки кассира-операциониста:

• при вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены;
• в выдаче сдачи покупателю (клиенту) при возникновении спора покупатель имеет право потребовать у администрации снятия кассы;
• составить и оформить совместно с администрацией предприятия акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, погасить их, наклеить на лист бумаги и вместе с актом сдать в бухгалтерию;
• записать в "Книгу кассира-операциониста" суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных на день нулевых чеков.

Следует отметить, что кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на чеке подписи руководителя и только по чеку, выданному в данной кассе.

ПРИМЕР

При смене оператора фискальных данных или внесении изменений в сведения, введенные в ККТ при формировании отчета о регистрации или отчета об изменении параметров регистрации, пользователь посредством программного обеспечения ККТ должен сформировать отчет об изменении параметров регистрации. При этом все сформированные фискальные документы, по которым не были получены подтверждения оператора фискальных данных, передаются оператору фискальных данных ().

При возникновении неисправностей, кассир обязан:

• выключить кассовую машину;
• вызвать с помощью установленной в кабине сигнализации представителя администрации;
• совместно с представителем администрации определить характер неисправности;
• в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека совместно с представителем администрации подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте правильную сумму (рубли прописью, копейки цифрами);
• в случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кассовой машины кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в "Книге кассира-операциониста" на данную кассовую машину время и причину окончания работы.

Администрация при невозможности устранения неисправности силами кассира вызывает технического специалиста, сделав соответствующую запись в журнале вызова технического специалиста и регистрации выполненных работ.

Окончание работы с ККТ

При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:

• посредством ККТ сформировать отчет о закрытии смены ();
• подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
• составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания счетчиков, получает распечатку. Представитель администрации подписывает распечатку, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.

По показаниям счетчиков на начало и на конец смены определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте (при ее наличии). Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

Закончив оформление кассовых документов, кассир производит межремонтное обслуживание машины и готовит ее к следующему дню в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип кассовой техники.

После проведения технического обслуживания кассир:

• закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;
• сдает ключи от кассовой машины, кассовой кабины директору (заведующему) предприятия, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру на хранение под расписку.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Кассир - главный конечный пользователь онлайн-кассы. Каким образом он осуществляет использование инновационного устройства на практике? Как работать с онлайн-кассой продавцу при различных форс-мажорных обстоятельствах? Давайте разбираться.

Подготовка к работе

Перед тем, как пользоваться онлайн-кассой, кассиру необходимо осуществить ряд подготовительных процедур. А именно:

1. Ознакомиться с инструкцией по работе с онлайн-кассой для кассира и дополнительными устройствами, которые подключены к нему - эквайринговым терминалом, сканером для штрих-кодов, весами.

Видео — инструкция по работе с кассовым аппаратом Меркурий 185Ф:

1. Изучить кассовое ПО, с помощью которого будет использоваться ККТ. Узнать, каким образом данное ПО применяется, в частности:

• для фискализации приема и выдачи денежных средств, корректировки чеков;
• для формирования различных отчетов по фискальным операциям;
• для настройки скидок и реализации прочих мер в целях стимулирования продаж.

1. Ознакомиться с правилами применения кассовой техники (либо применению альтернативных механизмов фискализации) в сложных ситуациях. Например:

• при отключении электричества, интернета;
• при программных сбоях в онлайн-кассе;
• при форс-мажорных ситуациях природного и техногенного характера;
• при сбоях в оборудовании, подключенном к кассе (например, если не проходит оплата по карте).

Видео — инструкция как работать с ККТ Смарт Терминал Эвотор 7.2:

Задача работодателя - заблаговременно разработать такие правила, инструкции и рекомендации. В них могут содержаться прочие предписания, связанные с эксплуатацией ККТ. Например:

• о профилактическом осмотре онлайн-касс перед работой (и о реагировании на выявленные неисправности);
• о порядке получения и сдачи разменных денежных средств;
• о порядке получения материалов, необходимых для обеспечения эксплуатации касс (прежде всего, это чековая лента);
• об организации доступа к онлайн-кассе теми или иными лицами;
• о порядке фискализации операций в начале и по окончании рабочего дня.

Видео — инструкция по работе с кассовым аппаратом Орион 100Ф:

Подготовившись к использованию онлайн-кассы, работник магазина приступает к своей рабочей смене. Рассмотрим, какие действия ему предстоит производить уже в ходе взаимодействия с посетителями.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

Придя на работу, произведя необходимые действия по инструкции и включив кассу, работник магазина должен, прежде всего, сформировать кассовый отчет о начале смены. Это особый фискальный документ: он, как и кассовые чеки, подлежит отправке в электронном виде в ФНС (через ОФД) в автоматическом режиме.

Видео — учимся работать с онлайн-кассой (основные операции):

Когда в магазин заходит покупатель, называет желаемый товар (либо собирает покупку сам с корзиной, после чего подходит к кассе), работнику магазина нужно (используя имеющееся кассовое ПО - на самой ККТ или на компьютере, к которому она подключена):

1. Сформировать предварительный чек, назвать сумму к оплате.

1. Принять денежные средства от покупателя (либо активировать эквайринговый терминал для проведения оплаты по карте), рассчитаться с ним, выдав сдачу (убедиться, что прошла оплата по карте).

1. Пробить чек - фискализировать операцию. Дождаться, пока напечатается чек и выдать его покупателю.

Видео — как пользоваться кассовым аппаратом Меркурий 130-Ф:

Очень важно при фискализации корректно установить следующие ключевые реквизиты чека:

1. «Признак расчета ».

Он может быть представлен в 4 вариантах:

• «приход» (совершена покупка);
• «возврат прихода» (товар возвращен - например, из-за того, что он ненадлежащего качества);
• «расход» (совершен прием товара от покупателя на платной основе - например, закуплены овощи у фермера);
• «возврат расхода» (овощи возвращены обратно по каким-то причинам).

1. «Признак способа расчетов ».

Он может быть представлен в следующих вариантах:

• в виде кода ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1) - если получен полный аванс за определенный товар;
• в виде кода ПРЕДОПЛАТА (или 2) - если получен частичный аванс за определенный товар;
• в виде кода АВАНС (или 3) - если получена сумма в счет аванса за неопределенный товар (частный случай - куплена подарочная карта);
• в виде кода ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) - при обычном приеме оплаты за товар (с немедленной его выдачей);
• в виде кода ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) - при частичной оплате за товар с немедленной выдачей (при условии, что по оставшейся стоимости товара оформлен кредит);
• в виде кода ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 7) - при немедленной выдаче товара, который полностью продан в кредит;
• в виде кода ОПЛАТА КРЕДИТА (или 9) - при получении от покупателя, ранее получившего товар в кредит, денежных средств в счет оплаты данного кредита.

Отметим, что указанные коды установлены для бумажных кассовых чеков. По электронным определены иные - но продавцу, как правило, не нужно об этом задумываться, так как данные коды устанавливаются специалистами при настройке онлайн-кассы. Но продавец должен, используя кассовое ПО, правильно применить те коды, которые определены для чеков.

Если покупатель до момента оплаты сообщил продавцу свои контактные данные в целях получения электронного чека, то продавец должен направить ему соответствующий чек, введя необходимые данные в кассовое ПО через пользовательские интерфейсы.

Контакты (E-mail или номер мобильного телефона) могут быть переданы клиентом как устно, так и с помощью QR-кода, сформированного мобильным приложением от ФНС - это быстрее (при наличии у продавца технической возможности считать данный код с экрана мобильного гаджета покупателя).

По завершении рабочей смены (ее нужно закрыть не позднее, чем через 24 часа после открытия, можно закрыть и сразу же открыть - если магазин круглосуточный) на онлайн-кассе нужно сформировать отчет о завершении смены. Как и отчет о начале смены, это особый фискальный документ, который прописывается в фискальном накопителе и передается в ОФД в электронном виде.

Видео — как работать с кассовым аппаратом Эвотор 7.3 (пошаговые действия):

Отдельными нюансами характеризуется применения чеков коррекции - которые могут формироваться на онлайн-кассе достаточно регулярно. Изучим их.

Как применять чеки коррекции

Назначение чека коррекции - отложенная фискализация сумм, принятых от физлиц в счет оплаты товаров. То есть - совершенная несколько позже непосредственного момента расчетов. Это может быть обусловлено тем, что:

• кассир, завершая смену, обнаружил в кассе не пробитые суммы (или, наоборот, недостачу);
• в момент расчета с покупателем кассу по каким-то причинам не удалось использовать (например, если отключалось электричество).

Главные отличия чека коррекции от обычного кассового - в том, что:

• в нем не указывается перечень отпущенных товаров (как правило, его попросту невозможно установить достоверно);
• в нем возможно указание лишь двух возможных значений в реквизите «признак расчета» — «приход» (при фискализации излишка денежных средств) или «расход» (при фискализации недостачи).

Видео — виды возвратов и коррекции прихода/расхода:

Не следует путать чек коррекции с чеком, который используется в целях исправления уже совершенных фискальных записей (такой чек часто именуется корректировочным). Чек, применяемый в целях корректировки фискальных данных, формируется, если кассир, формируя предварительный чек, забыл включить в него какие-то товары (или, наоборот, включил лишние), а затем - фискализировал операцию, приняв оплату от покупателя в большей или меньшей сумме в сравнении с той, что соответствовала фактической стоимости товаров.

Обнаружив такую ошибку, кассир должен:

• сформировать чек, указав в нем реквизит «возврат прихода» и сумму, до того отраженную в неправильном чеке (то есть, по сути, аннулировав неправильный чек);
• сформировать чек с реквизитом «приход» и правильной суммой.

В зависимости от того, в чью пользу совершена ошибка - магазин возвращает излишне удержанные средства покупателю или, наоборот, покупатель доплачивает разницу.

Видео — как сделать возврат по онлайн-кассе на ККТ «Меркурий», «АТОЛ» и «ШТРИХ-М»:

Отметим, что есть и чуть более простой способ исправления расчетов: если оказалось, что фискализирована сумма большая, чем требовалась (как вариант - если в чек включен лишний товар), то достаточно сформировать только чек «возврат прихода» на сумму превышения (и выдать покупателю данную сумму).

Понятно, что для совершения указанных операций, при которых применяется корректировочный чек, покупатель должен присутствовать в магазине. Поэтому, кассиру в указанных выше ситуациях нужно успеть привлечь внимание покупателя до того, как он ушел, либо дождаться следующего визита (либо связаться с ним тем или иным способом и попросить прийти в магазин).

Не считая действий, производимых непосредственно с онлайн-кассой, кассиру в силу должностных обязанностей может потребоваться поработать с рядом документов, которые применяются в сопровождение фискальных операций. Ознакомимся с ними подробнее.

Нюансы документооборота при фискальных операциях

К числу основных документов, которые ведет кассир, относятся:

1. Кассовая книга .

Она используется в целях документирования всех операций, связанных с приемом или выдачей денежных средств на предприятии. Сюда входят, в частности:

• прием денежных средств от покупателей (и выдача - при возврате товаров);
• выдача командировочных работникам, прием не освоенных в ходе командировки денежных средств;
• расчеты с контрагентами наличными.

Сам кассир отвечает, как правило, только за первый тип операций. Но в пределах своей компетенции ему нужно вести Кассовую книгу.

1. Расчетно-кассовые ордера (РКО), приходно-кассовые ордера (ПКО) .

На основе РКО и ПКО вносятся записи в Кассовую книгу. Собственно, все эти документы следует рассматривать в одном контексте - но каждый из них имеет специфику заполнения.

Отметим, что если работодатель кассира - ИП (или если сам ИП принимает оплату от покупателей), то Кассовую книгу, РКО и ПКО вести необязательно. Однако, ИП нужно вести другой документ - Книгу учета доходов и расходов.

Основной источник данных для заполнения РКО, ПКО и Книги учета доходов и расходов ИП - это отчет об окончании смены, который формируется на онлайн-кассе (как и обычный чек, он распечатывается на чековом принтере). Таким образом, отчет используется в качестве первичного учетного документа.

При этом, существует правило, по которому на каждую группу фискальных операций, объединенных определенным реквизитом «признак расчета» либо «признак способа расчета» должен составляться отдельный ПКО. То есть, на авансовые платежи составляется один ордер, а на те, что совершены в рамках обычной оплаты товара с его немедленным отпуском - другой ордер.

Отметим также, что если товар возвращается покупателем, то нет необходимости оформлять РКО. Вместо этого следует составить приходно-кассовый ордер на сумму, уменьшенную на величину стоимости возвращенного товара. Как вариант - нулевой ордер (при необходимости дополненный бухгалтерской справкой с пояснениями по поводу его составления).

Рассмотрим теперь еще один нюанс работы кассира - реагирование на сложные ситуации, которые могут возникать при работе с кассами.

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

Речь может идти о таких ситуациях как:

1. Отключение электричества .

В случае, если касса работает без аккумулятора (и нет возможности использовать источник бесперебойного питания), то ее, очевидно, нельзя будет применить в целях фискализации принятых от покупателей сумм. Торговлю в этом случае придется приостановить - поскольку прием денежных средств от покупателей без последующей фискализации принятой суммы является административным нарушением и приводит к крупным штрафам.

Однако, если есть достоверные данные о том, что электричество отключили надолго, а покупателям товары из магазина очень нужны (например, если это продукты питания первой необходимости), то в крайнем случае можно попробовать осуществить их отпуск без пробития чеков - с выдачей покупателям документов, заменяющих чеки (например, это могут быть товарные чеки или бланки строгой отчетности). Но впоследствии нужно обязательно:

• пробить выручку с помощью знакомых нам чеков коррекции;
• уведомить ФНС о вынужденном неприменении онлайн-касс вследствие длительного отключения электричества (с приложением справки или иного документа из Энергосбыта о том, что был сбой в электроснабжении).

Однако, данный способ «легализации» продаж при отключенной онлайн-кассе лишь снижает (пусть и значительно) вероятность штрафа, но никак не сводит ее к нулю. Все зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Не исключено, что владельцу магазина придется доказывать свою правоту через суд.

1. Отключение интернета .

Это - самая незначительная проблема. Онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Главное - обеспечивать передачу фискальных данных в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней . Но если этого не делать, то фискальный накопитель заблокируется при просрочке выполнения данного обязательства. Поэтому, при обнаружении сбоев в работе интернета кассиру будет не лишне сообщить об этом руководству или ответственным за работу сети сотрудникам.

1. Отказ кассового оборудования (например, в ней программный сбой, она повреждена, на нее что-то пролили и т.д.).

Кассу, которая отказывается работать, очевидно, использовать нельзя. Ее неприменение - хоть и вынужденное, образует то же самое административное нарушение, что и неприменение кассы при отключении электричества. Поэтому, в общем случае рекомендация одна - прекратить торговлю.

Но бывают и нестандартные ситуации. Например, массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя как это случилось 17.12.2017 года. И здесь, однако, у продавцов есть способ реагирования на ситуацию с наименьшими издержками - аналогичный, по сути, тому, который рассмотрен выше в сценарии с отключением электричества. Можно продолжить торговлю без пробития чеков (опционально - с выдачей покупателям БСО или товарных чеков в целях подтверждения покупки), а затем:

• фискализировать принятые суммы с помощью чеков коррекции;
• если произошел массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя, запросить у такого производителя ККТ документацию, подтверждающую возникновение массового сбоя в кассовом оборудовании (и удостоверяющую тот факт, что вины магазина в этом нет);
• направить в ФНС все доступные сведения по возникшей ситуации.

Видео — репортаж о массовом техническом сбое в работе онлайн-касс 17.12.2017 г.:

Но этот способ применим, если касса отказалась работать по причинам, не зависящим прямо от торгового предприятия. Если ККТ вышла из строя из-за того, что на нее что-то пролили или уронили - рассмотренная нами схема, скорее всего, не сработает.

Особый случай — выход кассы из строя при форс-мажоре.

1. Форс-мажор .

Здесь возможны сценарии и с отключением электричества, и с поломкой кассового оборудования и, не исключено, с долговременным отключением интернета - вследствие разрушительного воздействия факторов природного или техногенного характера. Кассу может смыть дождевой волной, на нее может упасть какой-то тяжелый предмет при сильном порыве ветра.

В этом случае торговлю по закону нужно прекращать, но об этом в здравом уме никто задумываться не будет. Магазин должен быть готов незамедлительно снабдить нуждающихся товарами первой необходимости - с чеками или без. И ФНС, скорее всего, даже и не попытается затребовать от хозяйствующего субъекта каких-либо разъяснений по поводу неиспользования онлайн-касс.

Если вы не знаете как выполняется поможет уяснить алгоритм этой процедуры.

Какие новшества были использованы в части расчета, оформления и уплаты ЕНВД.

Видео — как пользоваться онлайн-кассой ЭКР 2102К-Ф:

По законодательству, касса должна быть у любого предпринимателя , производящего операции с денежными средствами различного характера. Многие ошибочно считают, что использовать ее довольно сложно и освоить в самостоятельном порядке не получится. Для этого следует подробно ознакомиться с использованием аппарата хоть одного вида и можно спокойно работать на всех из них.

Производить деятельность с ККМ могут те, кто заключил с собственником бизнеса договорные отношения об ответственности материального характера. Кроме договора, они обязаны иметь опыт работы на данной машине: правильно отбивать чеки и обнулять ее.

Следует помнить, что перед началом рабочего процесса, директор (заведующий отделом) обязаны произвести подготовительные работы: открыть привод и счетчик, пробить чек и сверить пробитую сумму, полученную за предыдущую смену и произвести сверку с записями кассира. Суммы должны полностью сходиться.

Прямые обязанности директора должны содержать следующее :

1. Занесение в журнал точных сведений, заверение своей подписью.
2. Оформить начальные показания контрольной ленты (номер, дата и время начала рабочего процесса, показания контрольного регистра).
3. Отпускание ответственному работнику ключей.
4. Выдача разменных денег для сдачи.
5. Своевременно обеспечивать работников лентами, красящими составами.

Обязанности работника, перед началом процесса на ККМ:

1. Проверка рабочего состояния.
2. Регулировка времени и даты, проверка блоков ККМ на предмет целостности.
3. Проверка на обнуление.
4. Прежде чем начать рабочий процесс, пробить несколько нулевых чеков для проверки работоспособности кассы.
5. По окончанию рабочего дня сдать все наличность старшему кассиру либо директору.

Принципы работы в зависимости от вида

Аппарат представляет очень сложную разновидность в техническом электронном виде. Некоторые его части считаются составными. К ним относится :

1. Монитор, имеется двух видов, для кассира и для человека, производящего покупки.
2. Ящик для сбора купюр.
3. Ленточный блок.
4. Принтер.
5. Память.

ККА имеет устройство, передающее доступные сведения для покупателя. Обязательно должен присутствовать монитор, один устанавливается для покупателя, чтобы он доступно видел все необходимые сведения на экране. Другой размещается для кассира.

Клавиатура применяется для ввода нужный объем денежных средств. Это затрагивает назначение кассы, при ее помощи вбивается необходимая сумма и находит свое отражение на чеке. Аппарат имеет подразделение кнопочек по цвету, делятся они на несколько частей, где каждый определяет конкретную группу товаров.

Блок ленточный относится к необходимой части, прямое назначение которой, хранить все сведения, включающие проведенные операции. Устройство размещается внутри самой машине, подключать его отдельно нет необходимости.

Память фискальная предназначена для фиксирования денежных масс, прошедших через кассу. Они имеют дело с вырученными средствами, получаемыми ежедневно, и отражаются в Z-отчете. Снимается информация в конце рабочей смены и хранит все события с датами и подробную информацию за отработанное время.

Каждая ККМ имеет лоток для сбора купюр , который представляет собой обычную металлическую (пластмассовую) коробку, имеющую несколько разновидностей замков. Одним из самых простых вариантов является обыкновенная защелка механического вида. Однако современным решением вопроса является электромагнитное запирающее устройство.

Основной задачей принтера является печать чека. Касса отпечатывает их покупателю и для проведения отчетности в торговой точке. Для покупателя чек служит подтверждением покупки. Разновидности некоторых касс отпечатывают их для иных документов, это считается хорошей помощью в работе.

Следует помнить, что имеется множество разновидностей ККМ и размеров чековых лент, при использовании неподходящей, касса быстро придет в негодность.

Эксплуатация

Первое, что следует сделать – это включить ККМ в сеть. Многие из них имеют кнопки на панели с задней стороны, в действие приводятся поворотом ключа в позицию РЕГ. В случае высвечивания на мониторе множества нулей указывает на правильность в работе.

В дальнейшем деятельность происходит следующим образом :

1. Авторизация . Многие ККМ начинают свою работу, когда кассир авторизуется. Следует вбить служебный номер, обязательно пароль. Некоторые разновидности начинают работу после использования карты спец. назначения.
2. Расчет происходит за счет введения необходимой суммы . Для этого вводится верная стоимость, применяя клавиши. Далее нажимается кнопка нужного раздела (как правило, они подразделяются на различные подразделения: к примеру, обувь, одежда, продукты и т.д.). Некоторые ККМ имеют способность читать штрих-код с товара, необходимая сумма отбивается самостоятельно. Далее нажимается клавиша «Оплата» либо «Наличные», покупка производится.
3. При наличии скидок на определенный вид товара, они отбиваются сразу на кассе . Следует ввести полную цену (без вычета определенных процентов), выбрать категорию, напечатать сумму и нажать %, скидки отобьется самостоятельно.
4. В случае необходимости отбить несколько товаров, следует набирать сумму, нажимать нужный отдел. Следует отбивать, пока не закончатся все виды покупок, нажать кнопку «Оплата».
5. Если нужно отбить нулевой чек, следует нажать клавишу «Оплата» либо «Наличные».

Это приведены общие разновидности работы с ККМ, при необходимости выяснить принцип работы определенной машины, информацию можно найти в интернете, либо обучиться в определенных организациях.

В магазине

Прежде всего, работник обязан заключить договор об ответственности материального характера. Это делается для предотвращения краж денежных средств.

1. Работа кассира всегда начинается с того, что необходимо заправить машину. Вставляется лента в ККМ, наносится специальная запись с указанием номера, его типа, даты, точного времени включения, показания на момент вступления кассира на работу. После заполнения всех данных, кассовая лента заверяется старшим кассиром.
2. Далее следует проверить точность данных по дате и времени. Многие аппараты имеют способность самостоятельно сохранять необходимые сведения. Существуют кассовые машины, которые перед каждой сменой следует проверять на точность времени и даты, при необходимости, устанавливать их.
3. Перед началом рабочего процесса, проверить способность аппарата к работе. Для этого производят печать нулевых чеков, на них проверяют четкость печати, наличие всех необходимых сведений. Пробные чеки следует сохранять до конца работы и прикладывать их к отчетной документации.
4. Далее производится печать Х-отчета, он имеет промежуточный характер и во время его печати, сумма не обнуляется. Во время рабочей смены, несколько раз происходит печать таких чеков. Это делается для контроля средств, поступающих в кассу. Они распечатываются в момент сдачи выручки. За смену можно отбить несчетное количество чеков, на работу они не влияют, но помогают вести контроль над правильным поступлением денежных средств.
5. Х-отчеты можно снимать по отделам, по окончанию рабочей смены и для получения конечного результата. Они ведут учет переизбытка либо недостатка финансов в кассе.
6. В случае пробития неверного чека, повторно выбивается правильный, неверный хранится до конца смены. После закрытия и сдаче отчета за отработанный день, его следует оформить в единый документ. Далее составляется акт, где указывается тип, модель кассы, регистрационный и № производителя.
7. Составляется акт с указанием номера чека и пробитой суммы. Чек наклеивают к акту, который заверяет оператор и предприниматель.

Может произойти . Причины могут быть различными: товар не подошел по цвету и фасону, имеет производственные дефекты и др. Такое может быть только при предъявлении чека, целостности товара (наличие на нем ценника и др.).

Кроме этого, должна быть пробитая в кассе сумма. Составляется акт о возврате товара. Пишется он в произвольной форме. После правильно составленных документов, которые подписываются самим предпринимателем, деньга за товар могут быть возвращены.

По окончанию рабочего дня печатается Х-отчет, который выполняется для сверки кассы и наличности в ней. После него, пробивается Z-отчет, который производит обнуление всех принятых средств за смену. Все сведения автоматически перемещаются из оперативной памяти в фискальную, происходит обнуление полученной выручки и ее закрытие.

Типовые ошибки

Имеются стандартные ошибки, которые могут привести к поломке ККМ. К ним относятся:

1. Поломка аккумулятора. Это распространенная причина, по которой машина выходит из строя. Для устранения таких проблем следует, внимательно относится к ККМ. Лучше всего, производить зарядку в выключенном виде, это максимально продлит срок службы.
2. Применение аппарата для зарядки, не рекомендованного изготовителем. Для устранения таких причин нужно использовать устройства, разрешающие заводом.
3. Неверная заправка ленты. Для устранения ошибки необходимо применять только ленту, которую рекомендовал завод, производимый кассы.
4. Проникновение жидкости. В случае возникновения такого нюанса, следует немедленно отключить аппарат и обратиться в обслуживающий центр.
5. В фискальном регистраторе поломался автоотрезчик. Это происходит зачастую по вине кассира, резко дергающего за ленту и неплотно закрывающего крышки регистратора, вследствие чего, происходит удар лезвий.

Инструкция по работе с Frontol представлена ниже.