Скачать ко 2 расходный кассовый ордер. Заполняем расходный кассовый ордер

Чтобы фиксировать выплаты из кассы организации, используют расходный кассовый ордер: скачать бланк РКО в word или excel можно ниже. Документ нужен при передаче наличных на расчетный счет, выдаче денег под отчет или зарплаты, выплате командировочных расходов и т.д.

Расходный кассовый ордер: скачать бланк-2019 (word)

В качестве РКО организации и ИП должны использовать унифицированную форму КО-2 (ОКУД 0310002). Рекомендуем скачать бланк расходного кассового ордера 2019 (word) у нас: он полностью отвечает требованиям законодательства.

РКО: скачать бланк в Excel

Вы также можете скачать бланк РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word - выбирайте удобный.

РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО - читайте далее.

Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:

• в банк для зачисления на расчетный счет,
• под отчет - по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
• для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
• на нужды предприятия - в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.

Пример заполнения РКО

РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2019 образец заполнения расходного кассового ордера - можете просто заменить данные на свои.

Скачать образец РКО

Сумма, которую вы вписываете в форму КО-2, не должна быть больше 100 тысяч рублей. Все, что превышает этот лимит, надо проводить по безналичному расчету.

Оформление РКО

Расходный кассовый ордер может оформить:

• главный бухгалтер,
• бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
• директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

РКО составляется всегда в день выдачи денег.

Оформление РКО начните с заполнения:

• полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
• кода ОКПО,
• номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
• даты заполнения,
• кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет - ставьте прочерк,
• номера субсчета, по которому учитываются наличные,
• кода аналитического учета (если требуется),
• кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
• суммы в рублях (цифрами).

• нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
• отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
• указать сумму прописью,
• вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.

В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.

Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:

• Выданную сумму прописью, а копейки - цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
• Дату получения денег.
• Паспортные данные.

Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.

Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы - чеки или БСО.

Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.

Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад - в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.

РКО: заполнить онлайн

Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.

В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности - сразу видна общая сумма выданных средств.

Как заполнять РКО: сложные случаи

Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.

Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО

Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:

• При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.

Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.

• В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.

• Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
• Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.

Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец

С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное - указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.

×

Получите образец заявления бесплатно!

В качестве основания в РКО при выдаче в подотчет напишите «под отчет» и укажите документ («заявление»). Обязательно отметьте дату его составления. Скачайте образец РКО на выдачу подотчетных сумм - измените данные и используйте как шаблон.

Часто задаваемые вопросы

Разберем главные вопросы об оформлении расходного кассового ордера.

Какой срок действия расходного кассового ордера?

РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели - заполните бланк РКО в word или excel заново.

Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?

Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно - это можно делать и ежеквартально. Главное - хронологический порядок.

Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?

Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.

Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?

Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.

Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?

Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.

Где подшиваются ПКО и РКО?

Расходные и приходные кассовые ордеры, а также сопутствующие документы, подшиваются к отчетам кассира. По мере необходимости, но не чаще раза в год, отчеты прошиваются и скрепляются печатью, как кассовая книга.

Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?

Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.

Вам могут понадобиться и другие документы.

Расходный кассовый ордер (РКО) - это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:

• в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
• в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
• в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
• в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
• в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
• в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
• в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
• в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
• в строке «Сумма», так же, как и в , указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег - если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

• в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

Бланк расходного кассового ордера скачать в формате word и excel вы можете из этой статьи. Также рассмотрим порядок заполнения с образцами РКО.

Читайте в статье:

Расходник предназначен для оформления выдачи денег из кассы. Составлять его обязаны все компании, которые рассчитываются наличными. Эта обязанность не зависит от организационно-правовой формы и режима налогообложения.

Расходный кассовый ордер: бланк

РКО имеет утвержденную законодательством форму КО-2. Госкомстат установил ее 18 августа 1998 постановлением № 88. В настоящее время бланк выглядит так:

Форма расходного кассового ордера

Заполнение расходно кассового ордера

Порядок заполнения бланка РКО установлен указаниями Центробанка от 11 марта 2014 № 3210-У (далее - Указания ЦБ).

Заполните документ в одном экземпляре. Составьте его в бумажном виде и заполните от руки, с помощью компьютера либо комбинируя оба способа. Вы вправе использовать для заполнения любые чернила.

• Образец заполнения расходного кассового ордера при сдаче денег в банк

Обратите внимание: Указания ЦБ запрещают вносить исправления в кассовые документы.

Законодательство не содержит строго порядка нумерации РКО. Поэтому можете использовать любой способ сквозной или несквозной нумерации. Как правило, применяют простую нумерацию по возрастанию. К номеру можно дополнить буквенный шифр или дату.

Начните заполнение со строки «Основание». Впишите в нее хозяйственную операцию. Например, «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 20.07.2018 № 198».

Строка «Приложение» должна содержать номер и дату составления первички и других документов (счетов, заявок на выдачу денег и т. п.).

Заполнение строк РКО «Основание» и «Приложение»

Отметим: при выдаче работнику денег под отчет расходно кассовый ордер составляют на основании письменного заявления физлица в произвольной форме. При этом заявление обязательно должно содержать:

• сумму выданных под отчет денег;
• срок, на который выдана сумма;
• подпись директора компании;
• дата заявления.

При выдаче наличных попросите получателя поставить в РКО сумму прописью и расписаться.

При оформлении общего расходного ордера, например, за смену, его подписывает ответственный сотрудник, в частности, кассир. Закрепите данную обязанность работника в локальном акте компании.

Бланк РКО содержит реквизиты подписей директора компании, главного или обычного бухгалтера и кассира. Согласно Указаниям ЦБ, документ подписывают директор и бухгалтер. Но руководитель может не ставить свою подпись, когда она уже стоит на приложениях к РКО (заявления, счета и т. п.) и в штате есть бухгалтер. При отсутствии бухгалтера директор обязан визировать расходный ордер.

Директор также вправе перепоручить по доверенности ставить подпись на РКО от своего имени другому сотруднику компании.

Порядок выдачи денег по расходнику

Данная процедура состоит из шести этапов.

На первом кассир контролирует наличие в РКО всех необходимых подписей и соответствие их имеющимся у него образцам. Он сравнивает суммы прописью и цифрами. Они должны совпадать. Затем он проверяет наличие документов, указанных в расходнике. После этого кассир сличает ФИО получателя в ордере с данными его паспорта.

Деньги может запросить и представитель получателя по доверенности. Проверьте у этого лица доверенность и паспорт. Убедитесь, что ФИО получателя в РКО соответствуют указанным в доверенности и данным паспорта.

Доверенность нужно приложить к расходнику. Если она оформлена на несколько выплат или на получение денег у нескольких организаций, то сделайте ее копию. Заверьте копию в установленном директором фирмы порядке.

Второй этап предусматривает подготовку суммы наличных к выдаче и передачу РКО получателю, чтобы он поставил в нем свою подпись.

Третий этап – проставление получателем подписи.

На четвертом этапе кассир перед выдачей пересчитывает деньги так, чтобы получатель видел этот процесс. Затем кассир выдает деньги получателю.

Пятый этап предполагает пересчет получателем денег под наблюдением кассира. Без этой процедуры получатель сможет в дальнейшем предъявить претензии по сумме.

На последнем этапе кассир ставит свою подпись в РКО.

Вложенные файлы

• Бланк РКО в excel.xls
• Бланк РКО в word.docx
• Образец заполнения РКО: матпомощь.xls
• Образец заполнения РКО при сдаче денег в банк.xls
• Образец заполнения РКО при выдаче денег организации.xls

С 1 июня 2014 г. согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У устанавливается . В новом порядке ведения кассовых операций предусмотрены прежние приходный и расходный кассовый ордер 2019 (ПКО - приходник форма КО-1 по ОКУД 0310001 и РКО-расходник форма КО-2 по ОКУД 0310002). Здесь дан пример оформления, заполнения и образец, а также бланк приходного и расходного кассового ордера. Причем приходник и расходник можно скачать бесплатно.

Примечание : Согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У с 1 июня 2014 г. ИП могут не вести кассовую книгу и оформлять ПКО и РКО.

Кассовые операции оформляются на бланках приходного кассового ордера (ПКО - приходник) и расходного кассового ордера (РКО - расходник).

Если в соответствии с о налогах и сборах индивидуальные предприниматели ИП ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы (приходный кассовый ордер 0310001 - ПКО и расходный кассовый ордер - РКО 0310002) могут ими не оформляться .

Примечание : ИП на всех системах налогообложения ведут учет доходов и расходов, или физических показателей.

Оформление кассовые документы могут производить:

• главный бухгалтер;
• бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);
• лично руководителем организации

  Примечание : при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Кассир должен иметь для проведения кассовых операций печать (штамп), где указаны реквизиты, подтверждающие факт проведения кассовой операции. Кроме того, кассир должен иметь образцы подписей лиц, кто подписывает кассовые документы.

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР КО-1 по ОКУД 0310001
Образец и пример заполнения

Для чего нужен Приходный кассовый ордер (или ПКО, Приходник) ? Это первичный бухгалтерский документ, который используется для оформления поступления денежных средств в кассу организации или ИП.

Бланк приходника имеет унифицированную форму № КО-1, которая Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). ПКО выписываемую в одном экземпляре. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и отрывной квитанции к нему. Последняя выдается лицу, которое вносит деньги в кассу, в подтверждение принятия от него этих денег. Ордера могут быть выписаны как от руки, так и с помощью персональных компьютеров. В данных документах, при заполнении, не допускаются помарки или исправления. Поэтому если допущена ошибка в бланке приходного кассового ордера , необходимо приходник отпечатать, заполнить заново.

В строке "В том числе " указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись "без налога (НДС)".

В строке "Приложение " перечисляются прилагаемые первичные и другие документы.

Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому ордеру.

Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

После заполнения и регистрации ПКО, но до получения денег по нему, ПКО и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя. Также указывается расшифровка подписи - фамилия и инициалы.

При получении ПКО кассир обязан проверить: а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера; б) правильность оформления документов; в) наличие перечисленных в документах приложений. Если какое-либо из вышеперечисленных требований не соблюдено, кассир обязан вернуть документы для доработки и надлежащего оформления. В противном случае кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции. На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью.

Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер (см. образец заполнения). Приложенные к ПКО документы погашают штампом или надписью "Получено" с указанием даты (числа, месяца, года). После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.

Итак, кратко обобщим применение этого первичного документа. Все наличные деньги организации или индивидуального предпринимателя - ИП оформляются, проводятся "приходником" - приходным кассовым ордером - ПКО.

Кассир должен тщательно проверить правильность составления приходного кассового ордера, а именно:

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• наличие подписи вносителя наличных денег,
• соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью,
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Причем наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. Если вносимая сумма наличных денег соответствует сумме в приходном кассовом ордере, только в этом случае кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на экземпляре приходного кассового ордера, выдаваемого вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанный экземпляр приходного кассового ордера.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 26 мая 2003 года № 54-ФЗ « и (или) расчетов с использованием платежных карт» , на общую сумму принятых наличных денег.

Прием в кассу юридического лица наличных денег, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру.

Как оформлять приходный кассовый ордер на передачу денег из ККТ в кассу фирмы

Примечание : Письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338

В письме особое внимание налоговики уделили оформлению приходного кассового ордера, который составляется в конце дня на сумму денег, принятую через ККТ или по бланкам строгой отчетности. Они пояснили, что составлять «приходник» нужно после того, как закончены все операции с наличными. На общую сумму принятых денег выписывается один документ. При этом основанием для составления приходного ордера может быть либо контрольная лента, изъятая из , либо корешки бланков строгой отчетности - если кассовая техника не применяется. А также иные документы, предусмотренные Федеральным законом от 22.05.2003 . Например, товарные чеки или квитанции. Их могут выдавать вместо кассового чека на и плательщики единого налога на вмененный доход - ЕНВД. Соответственно на основании этих бумаг они могут оформить «приходник».

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР КО-2 по ОКУД 0310002
Образец и пример заполнения

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам - "расходникам" -РКО.

При получении расходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере.

Кассир выдает наличные деньги только после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в доверенности.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В случае выдачи наличных денег по , оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Для выдачи наличных денег работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному , составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру - "расходнику".

Правомерность осуществления налоговыми органами проверок по соблюдению организациями и ИП порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, расчетов наличными деньгами с другими организациями.

Строгое соблюдение кассовой дисциплины должно относиться к приоритетным обязанностям экономического сектора предприятия. В этой ситуации понадобится работать со специальными документами, подтверждающими движение финансов через кассу предприятия.

Одним из важных элементов первичной документации является расходный кассовый ордер, бланк которого представлен на нашем сайте. Правила, по которым он заполняется, и его форма регламентированы законодательством. Знание соответствующих нормативных актов исключит наличие ошибок во время заполнения выделенных полей и ведения учета в этом сегменте бухгалтерской деятельности.

Правильность заполнения

Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.

РКО является первичным документом, который используют юридические лица, чтобы отражать в бухгалтерском учете расход наличных средств.

Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».

Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:

• главный бухгалтер (при наличии этой штатной единицы);
• кассир предприятия;
• первый руководитель либо индивидуальный предприниматель самостоятельно.

Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день. Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.

Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.

Образец заполнения расходного кассового ордера

Нижняя часть должна содержать подписи уполномоченных должностных лиц компании или организации. Количество этих людей ограничено. Карточки с их образцами подписей должны находиться у специалиста, выдающего средства по этому документу.

Подписантами РКО, как правило, являются:

• кассир и бухгалтер;
• руководитель, имеющий право первой подписи, и кассир (при отсутствии в штате должности бухгалтера);
• первый руководитель или индивидуальный предприниматель.

Подписи ставятся обязательно возле указанных фамилий и инициалов. Центробанк допускает оформление РКО только в бумажном виде. Заполнение может быть с использованием машинного ввода (компьютер/принтер) или шариковой ручкой (документы, оформленные гелевыми ручками, не принимаются из-за малого срока их хранения). Цвет чернил должен быть синим (фиолетовым) или черным. Другие цвета, например, красный или зеленый не принимаются.

Читайте также: Обязательно ли открывать расчетный счет для ИП

Функции кассира

Кассовый работник, осуществляющий выдачу средств, выполняет следующие действия:

• Прежде всего, проводится проверка на наличие всех необходимых подписей. Они сверяются с образцами из карточки, которая всегда находится в кассе.
• Сумма, которая указывается пропись, должна совпадать с той, что указана цифрами, и написана без орфографических ошибок.
• Подтверждающие документы, указанные в бланке РКО, должны быть в наличии. Они прилагаются к ордеру.
• Проводится верификация данных получателя средств (паспортная информация, ФИО) с теми, что указаны в заполненном бланке.
• При отсутствии замечаний кассиром выдаются средства получателю.
• Ордер передается получателю на подпись.
• После этого на лицевой стороне кассир проставляет штамп и заверяет его собственной подписью.

Если в документе присутствуют видимые исправления или подчищения, то такой бланк не должен приниматься к исполнению.

Нужно знать, что расходный ордер должен оставаться в кассе, а не отдаваться на руки получателю средств.

Цели выдачи средств

Существует регламентированный перечень обстоятельств, по которым разрешена выдача средств. К ним относятся:

• перечисление необходимой суммы на счет предприятия в банке;
• выдача суммы сотруднику компании, который будет выполнять действия, направленные на интерес компании; в такой ситуации обязательно указываются цели мероприятия (по Указанию ЦБ РФ №1843-У) и время проведения организационных мероприятий;
• выдача сотруднику предприятия для личных расходов;
• снятие наличных средств ИП для нужд юридического лица, где он является единственным сотрудником.

Образец заполнения РКО на выплату заработной платы

Документооборот для РКО

В конце рабочего дня все РКО должны быть зарегистрированы в соответствующем Журнале, по которому ведется их учет. Благодаря данной процедуре контролируется работа кассира, чтобы во время ревизий не было недоразумений с остатками по кассе. Журнал отчетности ведется по форме КО-3. Индивидуальные предприниматели выполняют записи по каждому РО в кассовой книге.

Процесс хранения бумажных экземпляров организуется руководителем предприятия либо уполномоченным лицом по письменному распоряжению.

Форма актуального утвержденного документа присутствует в нормативных актах. Готовый бланк составляется на основании указанной в них информации.

Правила заполнения документа

Форма КО-2 может быть заполнена как от руки, так и с помощью специальных программ, помогающих автоматизировать внесение информации в отведенные поля документа. В заголовке обязательно прописывается название (полное или краткое), согласно уставными документам. Если отсутствуют структурные подразделения, то в соответствующем поле ставится прочерк.

В соответствующие графы прописываем следующую информацию:

• Номер документа. Нумерация делается «сквозной», согласно порядковым номерам из журнала учета и ведется таким образом до конца года.
• Код ОКПО. Он берется из документа, выданного статистическими органами во время регистрации предприятия.
• Дата. Текущая дата выдачи средств в восьмизначном формате, где первыми идут две цифры числа, потом порядковый номер месяца двумя цифрами, затем четыре знака года.
• Дебет/Кредит. Вносятся счета по бухгалтерскому учету. Юридические лица на УСН не заполняют.
• Сумма руб., коп. Пишем разборчиво цифрами, отделяя копейки запятой.
• Выдать. Графа заполняется в дательном падеже (кому?) с указанием ФИО получателя (Иванову Ивану Ивановичу).
• Код целевого назначения. Требуется заполнять, если в организации применяется кодировка расходных/приходных операций.
• Основание. Указывается тип расходных операций.
• Сумма. Указываем значение прописью (буквами) в рублях, а копейки цифрами.
• Приложение. Вносятся данные, если есть первичная документация, подтверждающая основание выдачи. Обязательно вносятся номера документов и даты их составления.
• Получил. Это поле в документе должен заполнять получатель средств самостоятельно. Вносится информация о средствах прописью, копейки указывают цифрами. Ставится подпись получателя, текущая дата и указывается место. Допускается заполнение данных кассиром.
• Выдал кассир. Информация вносится самим кассиром после выдачи наличных. Должна стоять фамилия с инициалами, а также подтверждающая подпись.