Birincil muhasebe belge türleri. Birincil muhasebe belgelerinin listesi ve bunların yürütülmesine ilişkin kurallar

birincil muhasebe belgesi

Birincil belgeler her şeyin temelini oluşturur muhasebe. Bir kuruluşun mali ve ekonomik faaliyetlerine çok sayıda operasyonun uygulanması eşlik etmektedir. Bu amaçla muhasebe yönteminin bir unsuru kullanılır - dokümantasyon. Dokümantasyon, bir kuruluşun ekonomik faaliyetlerinin muhasebe takibinin ana yöntemi, birincil kontrolüdür. Belge - Bu, muhasebe verilerine yasal güç veren, tamamlanmış bir ticari işlemin yazılı kanıtıdır. Dokümantasyon, sonraki muhasebe girişlerinin temelini oluşturur ve muhasebe göstergelerinin doğruluğunu, güvenilirliğini ve tartışılmazlığını ve bunların kontrol olasılığını sağlar.

Belgeler yasal güce sahip olmalıdır, yani bir dizi zorunlu ayrıntı (göstergeler) içermelidir:

• - belgenin adı;
• - tarih;
• - belgenin adına hazırlandığı kuruluşun adı;
• - operasyonun içeriği;
• - niceliksel ve maliyet ölçümleri;
• - Uygulamadan ve uygulamanın doğruluğundan sorumlu kişilerin adı ve konumu;
• - bu kişilerin kişisel imzaları ve transkriptleri;
• - organizasyon mühürleri, pullar.

Belgeler, kayıtların muhafazasını sağlayacak şekilde hazırlanmalıdır. uzun zaman(mürekkep, tükenmez kalem, açık daktilo, yazıcı). Birincil belgeler işlem sırasında (kasa, banka) veya işlem tamamlandıktan hemen sonra hazırlanmalıdır. Belgeyi derleyen ve imzalayanlar, belgenin zamanında ve kaliteli oluşturulmasından, verilerin doğruluğundan ve ilgili kişilere aktarılmasından sorumludur. belirlenmiş son tarihler Muhasebe kayıtlarına kayıt için.

Belgeler şunları içerir:

• - birincil (faturalar, faturalar, makbuzlar ve giderler) nakit siparişler, çit levhaları vb.);
• - muhasebe kayıtları (kasiyer raporları, sipariş günlükleri, büyük defter, emtia raporları vb.);
• - raporlama (bilanço ve ekleri).

Tüm muhasebe kayıtları birincil belgeler temelinde tutulur, daha sonra bunlardan elde edilen bilgiler sistematik hale getirildikleri, yani muhasebe hesaplarına kaydedildiği muhasebe kayıtlarına aktarılır. Raporlama dönemi sonunda işletmenin raporlaması muhasebe kayıtlarına göre doldurulur.

Birincil belgeler, muhasebe bilgilerinin hareketine yol açar, muhasebeye işletmenin ekonomik faaliyetlerinin sürekli ve sürekli yansıması için gerekli bilgileri sağlar.

Amaçlarına göre, tüm birincil belgeler şu şekilde ayrılır: organizasyonel ve idari belgeler, destekleyici belgeler, muhasebe belgeleri ve birleştirilmiş belgeler.

• - organizasyonel ve idari (emir, talimat, talimat, vekaletname) operasyonlara izin verir ve bunların içerdiği bilgiler muhasebe kayıtlarına yansıtılmaz;
• - gerekçe (faturalar, gereksinimler, makbuz siparişleri vb.) işlemin gerçeğini yansıtır, içerdikleri bilgiler muhasebe kayıtlarına kaydedilir. İzin verici ve temize çıkarıcı niteliği birleştiren bir dizi belge vardır (gider nakit emirleri, ücretler için maaş bordroları), bunların içerdiği veriler muhasebe kayıtlarına girilir;
• - muhasebe belgeleri, muhasebe kayıtlarını özetlemek için idari veya destekleyici belgeler temelinde muhasebe departmanında derlenir; bu tür belgeler muhasebe sertifikaları, genel gider hesaplamaları, geliştirme tablolarıdır.
• - birleştirilmiş belgeler aynı anda idari ve gerekçeli ve muhasebe belgelerinin işlevlerini yerine getirir. Örneğin, maddi varlıkların serbest bırakılmasına ilişkin bir fatura, malzemelerin depodan atölyeye serbest bırakılmasına ilişkin bir emrin yanı sıra bunların fiili ihraçlarının kaydedilmesini vb. içerir.

İşlemleri kaydetme yöntemine göre belgeler tek seferlik ve kümülatif olarak ayrılır.

Bir kerelik belgeler, tek bir işlemi veya aynı anda gerçekleştirilen birden fazla işlemi yansıtmak için yalnızca bir kez kullanılır. Kayıttan sonra tek seferlik belge muhasebe departmanına gider ve muhasebeye yansımanın temelini oluşturur. Örneğin, gelen ve giden nakit emirleri, bordro ekstreleri vb.

Kümülatif belgeler, meydana geldikçe kaydedilen homojen yinelenen işlemleri yansıtacak şekilde belirli bir süre boyunca (hafta, on yıl, ay) derlenir. Dönem sonunda hesaplarda kullanılan göstergelerin toplamları hesaplanır. Biriktirme belgeleri limit çit kartlarını, iki haftalık veya aylık siparişleri vb. içerir.

Düzenlendikleri yere bağlı olarak belgeler dahili veya harici olabilir.

Yerel belgeler kurum içi operasyonları yansıtacak şekilde derlenir. Örneğin nakit makbuzları ve harcama emirleri, faturalar, işlemler, bordro beyanları vb.

Harici belgeler ilgili işletmenin sınırları dışında doldurulur ve resmileştirilmiş biçimde ulaşır. Örneğin, faturalar, banka ekstreleri, irsaliyeler vb.

Belgelerin düzenlenme sırasına göre birincil ve özet belgeler bulunmaktadır.

Öncelik tamamlandığında her bir işlem için belgeler düzenlenir. Örneğin, nakit makbuz emri, ödeme emirleri, sabit kıymetlerin silinmesine ilişkin işlemler vb.

Özet belgeler önceden derlenmiş birincil belgelere dayanarak hazırlanır. Kullanımları homojen operasyonların kontrolünü kolaylaştırır. Yönetici, muhasebe veya birleşik olabilirler. Örneğin, avans ve nakit raporları, gruplandırma ve birikimli tablolar. Özellikle, birleştirilmiş bir ön rapor, destekleyici ve muhasebe belgesinin işlevlerini yerine getirir. verir tüm özellikler Sorumlu kişilerle yapılan ödemeler: önceki avansın bakiyesi veya fazla harcaması, bu avansın büyüklüğü, harcanan tutar, bakiye ve kasaya giriş tarihi veya fazla harcama ve işletme tarafından geri ödenme tarihi. Ayrıca avans beyanı, raporun doğrulanması ve onaylanması sonrasında hesaplardaki üretim giderlerinin açıklamasını sağlar. Açık arka taraf Rapor, bireysel harcamaların bir listesini ve bunları destekleyen belgeleri içerir.

Doldurulma sırasına göre belgeler manuel olarak ve yardımıyla derlenenler olarak sınıflandırılabilir. bilgisayar teknolojisi.

Düzenlenen belgeler manuel olarak, elle veya daktiloda doldurulur.

Kullanılarak yürütülen belgeler bilgisayar teknolojisi,Üretim işlemleriyle ilgili bilgileri tamamlandıklarında otomatik olarak kaydeder.

Belgelerin kabulü, doğrulanması ve muhasebeleştirilmesi. Muhasebe departmanına ulaşan belgeler işlenerek muhasebe kayıtlarına girişe hazır hale getirilir. Bir kuruluştaki belgelerin muhasebe işlemlerinin ana aşaması, alınan belgelerin özünde, biçiminde ve aritmetik olarak doğrulanmasıdır.

Belgeleri esaslarına göre kontrol ederken, tamamlanan ticari işlemin yasallığını, doğruluğunu ve uygunluğunu belirlemek gerekir. Buna göre mevcut sipariş muhasebe, yasaya aykırı ticari işlemlere ilişkin birincil belgeler ve alma, saklama ve harcama için belirlenmiş prosedür peşin, emtia-madde ve diğer değerli eşyalar icraya kabul edilmemelidir. Bu tür birincil belgeler muhasebe departmanı tarafından alınırsa, baş muhasebeci, belirli bir ticari işlemin yasa dışı olduğunu kuruluş başkanına bildirmelidir.

Belgelerin hazırlanmasında ön kontrol muhasebe departmanı tarafından yapılır. Ayrıca belgelerin çoğunun muhasebe çalışanları tarafından değil mali açıdan sorumlu kişiler tarafından derlenmesi nedeniyle de önemlidir.

Formu kontrol etmek, belirli bir ticari işlemi tamamlamak için uygun formun bir formunun kullanıldığından, tüm numaraların açıkça girildiğinden, işlemin içeriğinin ve tüm ayrıntıların yansıtıldığından emin olmanızı sağlar.

Bundan sonra muhasebeci, aritmetik hesaplamaların ve hesaplamaların doğruluğunu kontrol etmek ve belgelerin vergilendirilmesini içeren bir aritmetik kontrol gerçekleştirir. Vergilendirme miktarla fiyatın çarpılmasıyla yapılır. Aritmetik kontrol kontrol etmenizi sağlar aritmetik hesaplamalar sonuçların, niceliksel ve maliyet göstergelerinin doğru yansıması.

Doğrulamanın ardından muhasebeci belgeleri işler. Belgelerin hesap tahsisi, belgelerde kayıtlı ticari işlemlerin borç ve alacak olarak kaydedileceği hesapların belirlenmesinden oluşur.

Dokümantasyonu iyileştirmenin ana yönleri birleştirme ve standardizasyondur .

Birincil muhasebe belgeleri, birleştirilmiş birincil muhasebe belgeleri formları albümünde yer alan forma uygun olarak hazırlanmışlarsa muhasebe için kabul edilir.

Birincil muhasebe belgeleme biçimlerinin birleştirilmesi, kuruluşların ekonomik faaliyetlerini belgelemek için tek tip gereklilikler oluşturup sağlamlaştırdığı, muhasebeyi sistematize ettiği, eski ve keyfi formları dolaşımdan çıkardığı ve muhasebenin rasyonel organizasyonunu desteklediği için muhasebenin iyileştirilmesi için büyük önem taşımaktadır.

Birleştirilmiş belgeler- bunlar, öngörülen şekilde onaylanan ve farklı mülkiyet biçimlerine ve farklı endüstri özelliklerine sahip kuruluşlarda homojen işlemlerin kaydedilmesine yönelik standart belgelerdir.

Standardizasyon - aynısını kurmak standart boyutlar standart belgeler için, belgelerin üretimi için kağıt tüketimini azaltan, bunların işlenmesini ve saklanmasını basitleştirir.

Bu materyal size aşağıdaki konularda bir fikir verecektir:
muhasebe bilgilerinin kullanıcıları;
işletmenin muhasebe düzenlemedeki işlevleri;
birincil muhasebe belgeleri, türleri ve zorunlu detayları;
belge akışı;
muhasebe kayıtları ve türleri;
muhasebe hesapları ve yapıları;
küçük bir işletme için basitleştirilmiş çalışma hesap planı;
muhasebe organizasyonunun çeşitli biçimleri.

1. Muhasebedeki belgeler

“Muhasebe Kanunu”nun 9. maddesi uyarınca bir kuruluşun gerçekleştirdiği tüm ticari işlemlerin destekleyici belgelerle belgelenmesi gerekmektedir. Bu belgeler, muhasebenin yapıldığı esasına göre birincil muhasebe belgeleri görevi görür.

Birincil muhasebe belgeleri birincil muhasebe belgelerinin birleştirilmiş formlarının albümlerinde bulunan forma uygun olarak derlenmeleri durumunda muhasebe için kabul edilirler ve bu albümlerde formu sağlanmayan belgeler aşağıdaki zorunlu ayrıntıları içermelidir:

• belgenin adı;
• belgenin hazırlanma tarihi;
• belgenin adına hazırlandığı kuruluşun adı;
• bir ticari işlemin içeriği;
• ticari işlemlerin fiziksel ve parasal açıdan ölçülmesi;
• ticari işlemin yürütülmesinden sorumlu kişilerin pozisyonlarının adları ve yürütülmesinin doğruluğu;
• bu kişilerin kişisel imzaları.

Birincil belge, bir ticari işlemin (mallar için ödeme, hesaba nakit verilmesi vb.) yazılı kanıtıdır.

Faaliyetleri sırasında bir kuruluş, birincil belgeler için belirlenen gereklilikleri dikkate alarak bağımsız olarak geliştirilmiş birincil belge formlarını kullanabilir. Bu tür belgelerin formları siparişle onaylanır muhasebe politikası işletmeler.

Tüm birincil belgeler ayrılabilir aşağıdaki gruplar:

1. organizasyonel ve idari;
2. aklayıcı;
3. muhasebe belgeleri.

Organizasyonel ve idari belgeler– bunlar emirler, talimatlar, talimatlar, vekaletnameler vb. Bu belgeler belirli ticari işlemlerin yürütülmesine izin verir.

Destekleyici belgeler- buna faturalar, gereksinimler, makbuz siparişleri, kabul sertifikaları vb. dahildir. Bu belgeler bir ticari işlemin gerçeğini yansıtır ve içerdikleri bilgiler muhasebe kayıtlarına girilir.

Bazı belgeler hem izin verici hem de aklayıcı niteliktedir. Bunlar arasında örneğin bir gider nakit talimatı, bordro vesaire.

Muhasebe belgeleri muhasebeci tarafından doldurulur. Bunların arasında çeşitli raporlar ve sertifikalar bulunmaktadır. İçlerinde yer alan bilgiler aynı zamanda muhasebe kayıtlarına da girilir.

Muhasebe kayıtları- Bunlar muhasebe verilerinin kaydedilmesi ve gruplandırılması için özel olarak uyarlanmış sayfalardır. İle dış görünüş muhasebe kayıtları şunlardır:

• kitaplar (yazar kasa, ana);
• kartlar (sabit varlık muhasebesi, malzeme muhasebesi);
• dergiler (gevşek veya çizgili sayfalar).

Yapılan kayıt türlerine göre siciller ikiye ayrılır:

• kronolojik (kayıt günlüğü);
• sistematik (hesapların genel muhasebe defteri);
• birleştirilmiş (dergi siparişleri).

Muhasebe kayıtlarında yer alan bilgilerin detay düzeyine göre bunlar:

• sentetik (hesapların genel muhasebe defteri);
• analitik (kartlar);
• birleştirilmiş (sipariş günlükleri).

Muhasebe departmanı (muhasebeci) tarafından alınan birincil belgeler kontrol edilmelidir:

• forma göre (belgenin eksiksizliği ve doğruluğu, ayrıntıların doldurulması);
• aritmetik olarak (miktarları saymak);
• içeriğe göre (bireysel göstergelerin bağlantısı, iç çelişkilerin olmaması).

İçin doğru yönetim birincil muhasebe geliştirildi ve onaylandı belge akış planı Birincil belgelerin işletme içindeki hareketinin sırasını ve zamanlamasını ve bunların muhasebe departmanına alınmasını belirler. Birincil muhasebe belgelerinin hareket programı aşağıdaki biçimde olabilir:

Birincil belgelere girişler, arşivde saklanmaları için belirlenen süre boyunca bu girişlerin güvenliğini sağlayacak araçlarla yapılmalıdır.

Kabul edildikten sonra, birincil belgedeki bilgiler muhasebe kayıtlarına aktarılır ve çifte kullanım olasılığını dışlamak için belgenin üzerinde bir işaret yapılır (örneğin, muhasebe kaydına giriş tarihi belirtilir).

Birincil ve konsolide muhasebe belgeleri kağıt ve bilgisayar ortamında derlenebilir. İkinci durumda, kuruluş, masrafları kendisine ait olmak üzere, ticari işlemlerdeki diğer katılımcılar için ve ayrıca kanuna uygun olarak kontrol uygulayan makamların talebi üzerine bu tür belgelerin kağıt üzerinde kopyalarını üretmekle yükümlüdür. Rusya Federasyonu, mahkemeler ve savcılıklar.

Kuruluşların, devlet arşiv işlerini düzenleme kurallarına uygun olarak belirlenen süreler boyunca, ancak beş yıldan az olmamak üzere, birincil muhasebe belgelerini, muhasebe kayıtlarını ve mali tabloları saklamaları gerekmektedir.

Arşivlenecek belgeler şurada seçilir: kronolojik sıra, tamamlanır, ciltlenir ve klasörlere konur. Belgelerin arşive sunulmasına bir sertifika eşlik eder.

Hesap, bir işletmenin fonlarındaki (mülk), bunların kaynaklarındaki ve yükümlülüklerindeki değişiklikleri gruplandırmanın ve yansıtmanın bir yoludur.

Hesaplardaki işlemler parasal bir ölçüye yansıtılır, yani işletmenin tüm mülkleri, kaynakları ve yükümlülükleri (borçları) değerlendirilir ve değeri hesaplara kaydedilir.

Bir şirketin fonları artabilir veya azalabilir. Fonlardaki artış ve azalışların ayrı ayrı muhasebeleştirilmesi için hesap iki bölüme ayrılmıştır. Sol taraf hesap denir borç, ve hesabın sağ tarafı denir borç.

Grafiksel olarak hesap genellikle iki sütundan oluşan bir tablo şeklinde sunulur:

Hesaplara neyin yansıdığına bağlı olarak bunlar şunlar olabilir:

1. aktif;
2. pasif;
3. aktif-pasif.

Açık aktif hesaplar işletmenin fonlarının muhasebesi ve hareketleri yansıtılır (örneğin, sabit kıymetler, stoklar, nihai ürünler, nakit, ödemeler vb.).

Aktif bir hesap borçlanarak artar, yani onu artıran işlemler hesabın sol tarafına (borç) yansır.

Aktif hesabın bakiyesi (dönem sonu ve dönem başındaki bakiye) de borç olarak kaydedilir.

Aktif hesap yapısı:

Açık pasif hesaplar işletmenin fon kaynakları yansıtılır (örneğin kayıtlı sermaye veya kayıtlı sermaye, kar) ve işletmenin yükümlülükleri (örneğin banka kredisi, ödenmemiş ücretler vb.).

Pasif hesap krediyle artar, yani onu artıran işlemler hesabın sağ tarafına (kredi) yansır.

Pasif hesabın bakiyesi (dönem sonu ve başındaki bakiye) da alacak olarak kaydedilir.

Pasif hesap yapısı:

Açık aktif-pasif hesaplar bakiye alacak veya borç olabilir.

Hesap planı Maliye Bakanlığı tarafından onaylanır.

3. Muhasebe formları

Muhasebe formları, kullanılan kayıt sayısına, amaçlarına, görünümlerine ve içeriklerine göre farklılık gösterir.

Aşağıdaki üç ana muhasebe biçimi vardır:

• anma emri;
• günlük siparişi.

En basit biçim “”dir, çünkü birincil bir belge (veya bir grup benzer işlem) üzerindeki herhangi bir işlem, ticari işlemlerin kayıt günlüğünü (kronolojik kayıt) ve sentetik hesapları (sistematik) birleştiren “Günlük-Ana” kitabına kaydedilir. kayıt). Ana Günlük kitabı şuna benzer:

Raporlama dönemi başındaki hesap bakiyeleri önce bu deftere kaydedilir, daha sonra belgeler üzerindeki tüm işlemler kayıt altına alınır ve ardından ciro raporlama dönemi(bu durumda, girişin doğruluğu kontrol edilir: raporlama dönemi için ciro miktarı, tüm hesapların borç cirolarının toplamına ve tüm hesapların kredi cirolarının toplamına eşit olmalıdır) ve hesap bakiyeleri raporlama dönemi sonu belirlenir. Hesap bakiyelerine göre nihai bakiye derlenir.

Bu form, çalışan sayısı az olan ve işletme sayısı az olan işletmelerde kullanılmaktadır. Defter bir muhasebeci tarafından tutulabilir.

“Günlük-ana” muhasebe şeması şuna benzer:

Anma siparişi kayıt formu kronolojik ve sistematik kayıtların ayrı tutulmasına dayanmaktadır. Muhasebe kayıtlarının kaydı, birincil belgeler esas alınarak hazırlanan özel belgeler - anma emirleri ile gerçekleştirilir. Anma emirleri özel bir deftere (kronolojik kayıt) kaydedilir ve bunlara dayandırılır, genel muhasebe hesap girişleri(sistematik kayıt).

Genel muhasebe hesaplarının formu, karşılık gelen her hesap için borç ve alacakların dökümüyle oluşturulur ve şuna benzer:

Genel muhasebe Bu forma aynı zamanda çek-satranç sayfası da denir.

Defteri kebir hesapları yalnızca raporlama dönemine ait cari ciroyu dikkate alır. Bu nedenle, genel muhasebe hesaplarının verilerine göre, sentetik muhasebe hesapları için bir ciro tablosu derlenir (aynı zamanda ticari işlemlerin kaydının eksiksizliği ve doğruluğu kontrol edilir; borç ve alacaktaki ciro toplamı) hesaplar kayıt günlüğündeki toplamla doğrulanır). Ayrıca, yeni bir bakiyenin düzenlendiği raporlama dönemi sonundaki hesap bakiyelerini de belirler.

Ana dergiyle karşılaştırıldığında anma emri formu, dikkate alınan işlem sayısını sınırlamaz, hesaplardaki fon değişikliklerini belirtir ve muhasebe çalışanları ile muhasebe otomasyonu arasındaki iş bölümü olanaklarını genişletir.

Bu muhasebe formunun şeması aşağıdaki gibidir:

Ancak bu muhasebe biçiminde aynı kayıtlar farklı muhasebe kayıtlarında defalarca tekrarlanarak iş miktarı artar. Küçük işletmeler için bu formun basitleştirilmiş bir versiyonu bulunmaktadır. muhasebe beyanları: tahakkuk eden sabit kıymetler amortisman masrafları(giymek); stoklar Ve bitmiş ürünler; üretim maliyeti; nakit ve fonlar; ödemeler ve diğer işlemler; tedarikçilerle yapılan anlaşmalar; ücretler.

Ekstre, açılış bakiyesini, ilgili hesaplara göre ayrılmış belgelere dayanarak raporlama dönemi için borç ve alacak cirosu ve raporlama dönemi sonundaki bakiyeyi yansıtan bir muhasebe hesabıdır. Örneğin, yazarkasa ekstresinin formu şöyle görünür:

İfadelerden elde edilen veriler, ciro sayfasının derlendiği bir satranç sayfasında özetlenmiştir. Buna göre ciro sayfası bir denge kurulur.

Basitleştirilmiş muhasebe şekli aşağıdaki gibidir:

Şu tarihte: yevmiyeli muhasebe formu Birincil belgelere dayanarak kümülatif ifadeler ve geliştirme tabloları derlenir. Bu durumda belirli bir hesaba ilişkin homojen işlemler, ilgili hesaplara göre kronolojik sırayla yevmiye kayıtlarına kaydedilir. Ay sonunda her dergi, ilgili hesapların toplam cirosunu hesaplar. Bu toplamlar, genel muhasebe hesaplarına kaydedilecek yevmiye kayıtlarını (not siparişleri) temsil eder.

Kümülatif günlüklere sipariş günlükleri denir. Sipariş günlükleri kredi esasına göre oluşturulur; İşlemlerin kayıtları, farklı hesapların borçlarına karşılık olarak belirli bir hesabın alacakları üzerinden yapılır.

Günlük sırası şöyle görünür:

Sipariş günlüklerinden aya ait ciro toplamları, aşağıdaki forma sahip genel muhasebe hesaplarına aktarılır:

Kredi cirosu, sipariş günlüğünde genişletilmiş biçimde yer aldığından, genel muhasebe hesabına ayda bir toplam tutarda aktarılır. Defteri kebir hesabındaki borç cirosu, diğer hesaplarla yazışmalarda dikkate alınır. Defteri kebir hesabında, farklı sipariş günlüklerinden veriler gönderildikçe borç cirosu toplanır. Ciroların sipariş yevmiyelerinden defteri kebir hesaplarına aktarılması tamamlandıktan sonra her hesabın borç toplamları hesaplanır, ay sonu bakiyesi belirlenir ve bilanço düzenlenir.

Günlük sipariş muhasebe formu aşağıdaki biçimde sunulabilir:

Birincil belgeler, muhasebe kayıtlarının muhasebe kayıtlarına girilmesinin temelini oluşturur. Bu formlar, işletmenin ekonomik durumunda bir değişikliğe yol açan bir ticari işlem gerçeğinin gerçekliğini kağıt üzerinde kaydetmek için tasarlanmıştır. Birincil tescilin tescili kanunla düzenlenir. Her şablon, 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı Kanunun gerekliliklerine uygun olmalıdır.

Birincil belge formları ve türleri

Ticari kuruluşlar tarafından kullanılan birincil belgelerin formları, işlemin tarafları tarafından bağımsız olarak birleştirilebilir ve geliştirilebilir. Belirli durumlarda kullanılması zorunlu olan standart formların listesi kanunla onaylanmıştır. Bu tür örneklerde kuruluşların yapıyı veya içeriği bağımsız olarak değiştirme hakkı yoktur. Birleştirilmiş olmayan belgeler, bir şirket tarafından faaliyetlerinin özelliklerini dikkate alarak oluşturulabilir. Şirketin yerel kanunlarının onayına tabidirler.

sınıflandırma birincil belgeler iç ve dış kullanım için formlara bölünmeyi içerir. Dahili belgeler, bir kurumun - bu sertifikayı derleyen şirketin - faaliyetlerini etkileyen işlemleri açıklar. Harici olanlar, iki veya daha fazla katılımcı arasındaki işlemleri ve sonuçlarını kaydetmek için tasarlanmıştır.

Dahili formlar genellikle aşağıdaki gruplara ayrılır:

1. İdari tür - yapısal birimlere ve personele talimat ve talimat vermek için kullanılır.
2. Yönetici tipi şablon, cari dönemde tamamlanan işlemleri görüntülemek için kullanılır.
3. Muhasebe belgeleri – amaçları tüm olay kompleksini sistematik hale getirmek ve alınan belgesel bilgileri özetlemektir (çarpıcı bir örnek muhasebe kayıtlarıdır).

Muhasebe kayıtları kitap ve dergileri, muhasebe kartlarını içerir. Bu tür belgeler, doldurulma ve muhafaza edilme biçimlerine göre farklılık gösteren alt türlere ayrılabilir:

• kronolojik - tüm işlemler olayların gerçek kronolojisine tam olarak uygun olarak gösterilir;
• sistematik (örnek - kasa defteri);
• kombine;
• analitik;
• Tutarların genelleştirilmiş muhasebe hesaplarına bölünmesini içeren sentetik.

Birincil belgeler, karşı taraflar arasında bir anlaşma, ödeme faturası, teslimat notu, kabul işlemleri ve tamamlanan görevlerin teslimi şeklinde olabilir. Birincil belgeler, personel ile yerleşim için bir dizi form içerir. Bu kategori zaman çizelgelerini ve maaş bordrolarını içerir.

LÜTFEN AKLINIZDA BULUNDURUN! Kurumsal varlıkların aktifleştirilmesi ve elden çıkarılması, birincil bir belge kullanılarak resmileştirilir. Bu belge kategorisi standart formların varlığıyla karakterize edilir. Daha önce tüm ticari kuruluşlar için zorunluydu. Artık her kuruluş önerilen formları mı kullanacağına yoksa kendi şablonlarını mı geliştireceğine kendisi karar veriyor.

Muhasebe uygulamalarında birincil yazar kasaya özellikle dikkat edilir. Birleşiktir. Ayrıntılar kümesinin veya şablonun yapısının değiştirilmesi, imzalı bir hukuki gücün bile yoksun bırakılmasına yol açabilir. Bu grup, paranın kasaya alındığını ve tasarrufunu gösteren her türlü belgeyi içerir. Bunlar, tüm nakit işlemleri kompleksini özetleyen kasa defterini içerir.

Birincil işletmelerin girişimcilik aşamalarına göre sınıflandırılması

Hangi aşamada olduğuna bağlı şu andaİşletme bulunduğunda, belirli birincil muhasebe belgeleri kullanılır. Tipik olarak, belgelerin sağlanması açısından işlemler üç aşamaya ayrılabilir.

1. İşlem şartlarının belirlenmesi. Ortaklar müzakere ederek her iki tarafa da uygun bir fikir birliği geliştirirler. Para ve mal henüz el değiştirmedi, hizmetler henüz sağlanmadı, işler tamamlanmadı ama etkileşimin başlaması için her şey hazır. Bu aşamanın sonucu aşağıdaki birincil türler olacaktır:
   • anlaşma (çeşitli biçimler mümkündür);
   • ödeme için fatura.
2. İşlemin ücreti.Ödeme şu tarihte yapılabilir: çeşitli formlar. Bu önemli nokta para transferini onaylayan birincil belge ile kaydedilir:
   • ödeme nakit olarak yapılmadıysa, banka hesap özeti, ödeme terminali makbuzu vb. ile teyit edilecektir;
   • para “nakit” olarak aktarıldıysa onay verilecektir nakit makbuz, kesin bir raporlama formu veya nakit makbuz siparişi makbuzu.
3. Malların transferi, hizmetlerin sağlanması, işin yapılması. Ödemeyi yaptı, şimdi sıra karşı tarafın yükümlülüklerini yerine getirmesine geldi. Aşağıdaki birincil belgeler, bunu iyi niyetle yaptığını ve birinci tarafın herhangi bir iddiasının bulunmadığını gösterecektir:
   • fatura (eğer mallar aktarıldıysa);
   • satış makbuzu (kasa makbuzuyla birlikte düzenlenebilir veya tek bir belge olabilir);
   • sunulan hizmetlerin eylemi (veya gerçekleştirilen iş).

Bu belgelerin, birinci tarafın yaptığı ve vergi matrahını doğrudan etkileyen masrafları doğruladığı için vergi makamlarına ibraz edilmesi gerekmektedir.

Birincil belgelerin muhasebesinin kontrolü, saklanması ve organizasyonu

Birincil belgelerin muhasebesi, her formun işletme içindeki kayıt sisteminden geçeceği şekilde düzenlenmelidir. Bu, sertifikaların ve diğer formların kaybolma riskini en aza indirmek için gereklidir. Katip veya diğer sorumlu kişi dokümantasyon kayıtlarını tutar. Gelen tüm formlar gelen olarak işleme alınır. Giden formlar, işletme içinde oluşturulan formlardır (düzenlenip düzenlenmeyeceğine bakılmaksızın) üçüncü şahıslara veya işletmede kalın).

Gelen belgeler muhasebe ve tescilin çeşitli aşamalarından geçmelidir:

1. Kabul.
2. İlk işleme.
3. Form türlerine ve amaçlarına göre dağılım.
4. Belgeye damga yapıştırılmış olarak muhasebe dergilerine kayıt ve gelen numaranın kabul tarihine atanması.
5. Şirket yönetiminin imzası (yönetici gelen yazışmaları incelerken kararlar alır).
6. Belgenin yürütülmesi.

Etkili bir belge akış sistemi düzenlemek ve formların güvenliği üzerinde kontrol sağlamak için, vakaların listesini içeren bir belge akış programının geliştirilmesi ve onaylanması gerekir. Program, yürütme aşamalarını, belgelerin kaydedilmesini, bunların depoya aktarılması prosedürünü, zaman dilimini belirtmeli ve her adımdan sorumlu çalışanları listelemelidir.

Tamamlanan ve kaydedilen birincil belgeler en az 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Kararı, formların arşive sunulma zamanlamasına göre sınıflandırılmasını sağlar:

• idari belgeler 75 yıl (emir ve talimatlar şirketin ana faaliyetlerini etkiliyorsa) veya formun idari sorunların çözümünü yansıtması koşuluyla 5 yıl süreyle mevcut kalmalıdır;
• Ticari işlemlere eşlik eden formlar 3-5 yıl süreyle saklanmalıdır.

REFERANS İÇİN! 402-FZ Sayılı Kanun Sanat. 29 raf ömrü 5 yıl ile sınırlıdır. Vergi mevzuatı, muhasebe belgelerinin en az 4 yıl süreyle güvenli ve erişilebilir durumda tutulmasını gerektirmektedir.

Aşağıdaki formlar için özel koşullar ve saklama süreleri sağlanmıştır:

1. Amortismana tabi varlıkların kayıt altına alınmasında kullanılan belgeler, bu varlığın silinme tarihinden itibaren 4 yıl süreyle arşivlenemez.
2. Gelir vergisi miktarını azaltmak için kullanılan, zararın meydana geldiği dönemde birincil belgeler hazırlanmışsa, bu tür zararın vergi matrahı üzerindeki etkisi sona erene kadar saklanmalıdır.
3. Alacakların oluşmasına ilişkin işlemleri karakterize eden birincil belge, ödenmemiş borcun kötü olarak kabul edildiği andan itibaren (böyle bir durum meydana gelirse) 4 yıl süreyle saklanmalıdır.

Elektronik formlar için saklama süreleri kağıt belgelerle aynıdır. Birincil varlıkların silinmesi prosedürü, özel olarak oluşturulmuş bir komisyonun katılımıyla gerçekleştirilmelidir.

Birincil dokümantasyon formlarının onaylanması

Birleştirilmiş olmayan birincil belgeler ticari kuruluşlar tarafından bağımsız olarak geliştirilebilir. Bu tür formlar için yasal normlara uyumun ana kriteri, zorunlu ayrıntılar açısından 402-FZ sayılı Kanun standartlarına uygunluktur:

• belgenin adı;
• kayıt tarihi;
• Formu düzenleyen şirket hakkında, şirketin kimliğinin tespit edilebileceği bilgiler;
• işlem konusunun değerlemesini gösteren görüntülenen ticari işlemin içeriği;
• doğal ölçüler ve niceliksel değerler getirmek;
• Sorumlu yetkililerin imzalarının varlığı (pozisyonlarının ve tam adlarının zorunlu olarak belirtilmesiyle birlikte).

HATIRLAMAK! Bağımsız olarak geliştirilen şablonların birincil belge olarak kullanılması için, bunların işletmenin yerel kanunu tarafından onaylanması gerekir.

Nakit ve ödeme belgeleri, sıkı bir şekilde düzenlenmiş formlar grubuna aittir. İşletmelerin, kendi emirleri veya başka bir emir gereği, içlerindeki satırları, hücreleri kaldırmaya veya yapıyı değiştirmeye yetkili değildir. İşletmeler, birleştirilmemiş şablonlarda kendi ayarlamalarını yapabilir, ekleyebilir ve kaldırabilir bilgi blokları. Bağımsız olarak yeni formlar geliştirirken standart örnekleri temel alabilirsiniz.

Birincil beyanı onaylamak için örneklerini muhasebe politikasının ayrı bir ekine ekleyebilirsiniz. İkinci seçenek, yöneticinin her form için işletmeye bir sipariş vermesidir. Emrin metni, tek bir şablona göre hazırlanması gereken yeni belge formlarının muhasebeye dahil edilmesiyle ilgili bilgileri belirtir. Formların kendileri siparişe ayrı ekler olarak dahil edilmiştir.

Bir kuruluş, bireysel işlemleri yansıtmak için ilgili departmanlar tarafından önerilen standart formları kullanacaksa, bu formların iç düzenlemeler tarafından onaylanmasına gerek yoktur. Böyle bir kararı kaydetmek için standart şablonların kullanımına ilişkin muhasebe politikasına giriş yapmak yeterlidir.

Belge akış sistemine yeni belge formları eklenirken bunların sırayla onaylanması tavsiye edilir.

Bir muhasebecinin her zaman hatırlaması gerekenler

Birincil belgelerin ideal durumu - gerekli koşul hiçbir sorun yok vergi denetimleri ve denetimler, karşı tarafla yaşanan bir anlaşmazlıkta kişinin haklı olduğuna dair kanıtlar vb. Bir sayı verelim önemli nüanslar Bir muhasebecinin birincil hesaplarla çalışırken her zaman hatırlaması gereken şey.

1. Birincil delil tek delildir. Birincil belgeler olmadan, teslimatın, maliyetlerin, işlem koşullarının yerine getirilmesinin veya yerine getirilmemesinin gerçeklerini kanıtlamak imkansızdır. Mahkeme de yardımcı olmayacak - davacıların reddedildiği veya davalıların, bir dizi birincil belgenin bulunmaması nedeniyle işlemin belirli aşamalarına ilişkin kanıt bulunmaması nedeniyle iddialardan kaçındığı emsaller var.

   ÖNEMLİ! Nadir durumlarda “birincil delil” olmadan, hizmet sunumunun gerçekliğini kanıtlamak mümkündür: mahkeme ek bilirkişi görüşlerini ve ek belgeleri dikkate alabilir. İşin tamamlanmış olması durumunda müşteri tarafından imzalanmış bir belgenin bulunmaması onu ödemeden muaf tutmayacaktır.

2. Hatasız olması daha iyidir, ancak küçük kusurlar endişe verici değildir. Korkunç rüya herhangi bir muhasebeci - birincil belgelerdeki yanlış veriler nedeniyle KDV iadesinin reddedilmesi. Ancak hatalar küçükse kesinti reddedilmemelidir. Hataların önemi Sanatın 2. Bölümünde düzenlenmiştir. 9 Federal Kanun 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı “Muhasebe Hakkında”. Vergi yetkilileri bunu 12 Şubat 2015 tarihli GD-4-3/2104@ sayılı yazıyla doğruladı. Önemli olan, sağlanan verilerin ödeme ve malların teslimi (hizmet sunumu) gerçeğini doğru bir şekilde göstermesidir. Yani örneğin irsaliyede sözleşmeye atıf yer almıyorsa veya kargonun ağırlığı belirtilmemişse bu bir dezavantajdır ancak KDV'yi reddetmek için bir neden değildir. Ancak belgenin başlığı ve tarihi, malların toplam maliyeti ve diğer bazı zorunlu ayrıntılar eksikse mahkeme böyle bir işlemin gerçekçi olmadığını düşünebilir.
3. Dikkat sahte imza! Belgelerdeki sorumlu kişilerin imzalarının tahrif edilmesi veya belgenin yetkisi olmayan bir kişi tarafından imzalanması durumunda, bu tür bir birincil kaynak yetkililer tarafından tanınmayacaktır. Ayrıca imzanın kendi elinize atılması da çok önemlidir; fakslar geçersiz olacaktır.
4. Hatalı bir birincil değiştirilmez.Örneğin, hata bulunan faturalar aynı ayrıntılara sahip yeni, düzeltilmiş bir belge düzenlenerek yeniden yazılabilirse, bu numara birincil belgelerle çalışmayacaktır. Bazen mahkemelerin düzeltici belgeleri tanımasına rağmen, hatayı Sanat kurallarına göre düzeltmek yine de daha iyidir. “Muhasebe Kanunu”nun 7'si - düzeltme tarihini belgeye girin ve yetkili kişilerin imzasıyla onaylayın.
5. Çeviri her zaman gerekli değildir. Doğal olarak, birincil rapor devlet dilinde hazırlanır. Ancak bazen, örneğin bir markanın veya ürünün adı ise, yabancı bir dilden tek tek kelimelerin çevrilmesi uygunsuz olabilir.
6. Elektronik birincil - yalnızca dijital imzayla. Bugün kendinizi birincil belgelerin kağıt formuyla sınırlamanıza gerek yok; yasa elektronik ortama da izin veriyor. Ancak ancak nitelikli bir dijital imza ile onaylanması durumunda kağıda eşdeğer olacaktır. Niteliksiz dijital imzaya yalnızca belirli, özel olarak belirlenmiş durumlarda izin verilir. özel durumlar ve birincil bunlara dahil değildir.

Birincil muhasebe belgeleri sadece muhasebe konularında değil aynı zamanda vergi mevzuatı, özellikle yükümlülüklerin kapsamının belirlenmesi açısından da önemlidir. Bu nedenle, birincil belgeleri hazırlamaktan sorumlu olanların muhasebenin tüm nüanslarını bilmesi ve ayrıca işi basitleştirmek için sınıflandırmalarını anlamaları son derece önemlidir.

Birincil muhasebe belgeleri nelerdir

Birincil belgeler, halihazırda gerçekleştirilmiş olan belirli ticari eylemleri kaydeden belgeler olarak kabul edilir. Yalnızca birincil muhasebe belgeleriniz varsa, muhasebeye bir giriş bırakabilir ve bunu kayıt defterine girebilirsiniz. Kurumsal yönetim sisteminin ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilir. Buna dayanarak, birincil muhasebe belgelerinin, işletmenin ekonomik faaliyetleriyle ilgili tamamlanmış ve bir miktar ekonomik etki getiren işlemlerin belgesel kanıtı olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz.

sınıflandırma

Ana konuya ilişkin konuyu etkileyen tüm hususlar 402-FZ hüküm ve normlarına tabidir. Yönetmelikler, hesaplamaların doğruluğunun teyidi olarak vergi makamlarıyla etkileşimde bulunulduğunda bu sertifikaların gerekli olduğunu belirtmektedir. Bu, vergi makamlarının vergi matrahının belirlenmesi sürecine ilişkin herhangi bir şikayeti olmayacağı anlamına geliyor.

Mevcut düzenlemelere uygun olarak, birincil belgeler 4 yıl süreyle zorunlu saklamaya tabidir. Bu süre zarfında vergi makamları istedikleri zaman inceleme ve doğrulama için belge talep edebilir. Ayrıca, birincil belgeler genellikle davada delil görevi görür.

Belirli birincil belgelendirme biçimlerinin yasama düzeyinde sabitlenmediğini belirtmekte fayda var. İle bu sorun Bir ticari kuruluş, ihtiyaçlarını karşılayacak ve daha sonraki çalışmalarında iyi bir yardım görevi görecek bir seçeneği seçme fırsatına sahiptir.

Birincil muhasebe belgeleri: liste

Kural olarak, tam liste temel işlevleri yerine getiren sertifikalar değişmeden kalır ve en üst düzeyde onaylanır. Şu anda bu kategori şunları içermektedir:

1. Anlaşma.İşlemin spesifik şartlarını, tarafların sorumluluklarını ve mali konuları belirlerler. Genel olarak işlemle şu veya bu şekilde ilgili olan tüm koşullar burada belirtilir. Bazı işlemler için yazılı bir sözleşmenin gerekli olmadığını lütfen unutmayın. Yani alıcının teslim aldığı andan itibaren satış makbuzu anlaşma yapılmış sayılır.
2. Hesaplar. Bu tür belgelerin yardımıyla alıcı, satıcının malları (hizmetleri) için ödeme yapma isteğini teyit eder. Ayrıca faturalar, işlemin ek koşullarını içerebilir ve satıcının ürün ve hizmetleri için belirlediği belirli fiyatları kaydedebilir. Alıcı, herhangi bir nedenle kendisine sunulan üründen (hizmetten) memnun kalmazsa, faturaya istinaden parasının iadesini talep etme hakkına sahiptir.
3. Paket listesi. Görüntüleniyor tam liste devredilen tüm mal veya malzemeler. Fatura, işlemdeki katılımcı sayısına bağlı olarak çeşitli versiyonlarda düzenlenmelidir.
4. Kabul etme ve aktarma eylemi.Çalışma sonucunun daha önce belirtilen kriterleri karşıladığının ve alıcı tarafça tamamen onaylandığının teyidi olarak hizmet sunumunun sonuçlarına dayanarak derlenir.
5. Maaş bordroları.İşe alınan personel ile bordro düzenlemeleri ile ilgili tüm konuları görüntülerler. Ayrıca çalışanlara yönelik ikramiyeler, ek ödemeler ve diğer mali teşvik mekanizmalarına ilişkin tüm bilgilerin burada yer alması gerekmektedir.
6. Kabul ve transfer sertifikaları No. OS-1. Bu tür belgeler, sabit kıymetlerin girdisi veya çıktısıyla ilgili her türlü faaliyeti kaydetmek için kullanılır.
7. Nakit belgeler Gelen ve giden kasa emirlerini ve ayrıca kasa defterini içerir. Satışın bir parçası olarak gerçekleştirilen finansal işlemlere ilişkin bilgileri içerirler.

sınıflandırma

Muhasebedeki birincil belge türleri oldukça çeşitlidir ve öncelikle belgenin öngörülebilir gelecekte kullanılmasının özel amacına bağlıdır. Bununla birlikte, en popüler sınıflandırma özelliği, birincil belgelerin iç ve dış olarak bölünmesidir.

Dahili bir belge şirketin mülkiyetindedir ve belirli sorunları çözmek için şirket tarafından düzenlenir. Şirketin uzmanları tarafından derlenmiştir ve yalnızca bu şirketin yetki alanı dahilinde geçerlidir. Dolayısıyla bu kategori, bir şirket içindeki ticari faaliyetlerin etkin bir şekilde yürütülmesi için gerekli olan belgelerden oluşur. Aynı zamanda, bir belgenin dışarıdan bir şirket tarafından alınması veya şirket uzmanları tarafından derlenip daha sonra diğer tüzel kişilere aktarılması durumunda ( vergi makamları, istemciler vb.), o zaman harici olarak tanınacaktır.

Sırayla, dahili belgeler ayrıca onları üç kategoriye ayırmayı mümkün kılan kendi sınıflandırma özelliklerine de sahiptir:

1. İdari (organizasyonel).Şirketin çalışanlarına, yapısal bölüm ve şubelerine ve yöneticilerine iletilmesi gereken bilgileri belirtir. Şirket, onların yardımıyla dikkatle takip edilmesi gereken belirli emirler verir. Bu grup çeşitli siparişleri, talimatları ve çok daha fazlasını içerir.
2. İcra (aklayıcı) Başlangıçta belirli ticari faaliyetlerin yürütülmesini ve bunların tamamlanmasını doğrulayan gerçekleri gösteren.
3. Muhasebe belgeleri. Bu kategori geneldir ve diğer makalelerde yer alan bilgileri sistematik hale getirmek ve bunların tek bir belgede toplanmasını sağlamak için gereklidir.

Belirli koşullar altında belgeler birleştirilebilir. İÇİNDE bu grup organizasyonel ve destekleyici belgelerin temel özelliklerini aynı anda içerebilen belgeleri dahil edebiliriz. Buradaki en çarpıcı örnekler çeşitli nakit emirleri, gereksinimler, ön raporlama ve çok daha fazlasıdır.

Muhasebe kayıtları ve sınıflandırılması

Herhangi bir işlem yapılırken birincil belgeler hazırlanır. Tamamen tamamlanır tamamlanmaz, içinde belirtilen tüm bilgilerin uygun muhasebe kaydında kopyalanması gerekir. Ve işlemle ilgili temel bilgileri toplayan bir tür taşıyıcıdır. Kaydın özüne dayanarak çeşitli sınıflandırma kriterleri tanımlanabilir. Örneğin, görünüşte kayıtlar kullanıcılara kitaplar, basit sayfalar ve dizin kartları şeklinde görünür.

Kayıt tutma mekanizmalarına dayanarak üç grup daha ayırt edilebilir:

1. Kronolojik meydana gelen tüm olayların zaman dilimlerine sıkı sıkıya bağlı kalarak belirtildiği. Yani, önce daha önce meydana gelen işlemleri vb. belirtmeniz gerekir. Bu tür kayıtlar, çok büyük miktarda bilgi içerdikleri ve çoğu zaman bazı eylemlerin atlanabildiği için en karmaşık olanlardır.
2. Sistematik, Başlangıçta tüm işlemlerin forma girildiği yer ekonomik göstergeler. Dolayısıyla bu tür kayıtlar, tamamlanan ticari işlemlerin ekonomik etkisini yansıtır ve gider ve gelir göstergelerini analiz eder. En çok parlak bir örnek Sistematik kayıt kasa defteridir.
3. Kombine Hem sistematik hem de kronolojik kayıtların temel özelliklerine sahip olan.

Birincil belgelerin içeriği

Birçok kullanıcının birincil muhasebe belgelerini neyin oluşturduğu ve bunlara hangi gereksinimlerin uygulandığı konusunda soruları vardır. Yasama düzeyinde, birincil çiftin belgelerinde belirli bilgilerin bulunması gerektiğini belirleyen çeşitli hükümler yer almaktadır. Özellikle, Federal Yasa-402'nin 9. maddesinin 2. paragrafı uyarınca, birincil belgeler aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• belgenin adı;
• derleme tarihi;
• belirtilen belgeyi hazırlayan kişi hakkında bilgi (işletmenin tam adı);
• bu belgeye ilişkin ekonomik faaliyetin özü;
• işleme ilişkin mali hesaplamalar;
• işlemden sorumlu yetkililerin imzaları ve adlarının baş harfleri.

Örnek birincil muhasebe belgesi

Belge hazırlama kuralları

Yasa koyucu, birincil muhasebe belgelerinin hazırlanmasına ilişkin belirli kurallar koyar. Bu nedenle, temel gereksinimlerden biri doğruluk ve herhangi bir dilbilgisi, noktalama işareti ve yazım hatasının olmamasıdır. Vergi servisi belirli eksiklikler tespit ederse, ihlalde bulunan kişinin belgeyi yeniden düzenlemesi gerekecek ve ihlalin tekrarlanması durumunda cezalara maruz kalabilirsiniz. Genel olarak bu konuda aşağıdaki önerilere çok dikkat etmelisiniz:

1. Tükenmez ve mürekkepli kalemlerin, özel bilgisayar ekipmanlarının ve bilgisayarların kullanımına izin verilmektedir.
2. Derleme, görüntülenmesi gereken belirli ticari işlemlerin gerçekleştirilmesi planlandığında başlayabilir. Aynı zamanda istisnai durumlarda, işlemin tamamlanmasından sonra belge düzenlenmesi de tamamen mümkündür.
3. Tüm hesaplama verileri hem sayısal hem de yazılı olarak gösterilmelidir. Bu nedenle her sayının yanında bir başlık bulunmalıdır.
4. Formda belirtilen tüm detayların doldurulması son derece önemlidir. Herhangi bir nedenle bilgi yoksa boş satır bırakamazsınız. İçinde bir çizgi görünmelidir.

Bu önerilere uymazsanız önemli zorluklarla karşılaşabilirsiniz. Dolayısıyla vergi dairesinin denetim sırasında belgeyi hatalı bulması durumunda, yapılan hesaplamaların doğruluğu ve vergi matrahının belirlenmesi konusunda şüpheler ortaya çıkacaktır.

Herhangi bir nedenden dolayı belirli ayarlamalar yapılması gerekiyorsa, hiçbir durumda düzeltici ve gölgeleme kullanmayın, çünkü bunlar kabul edilemez. Düzeltmeler aşağıdaki şekillerde yapılabilir:

1. Kontur düzeltme. Yanlış bilgi verilmesi halinde, bunun üzeri ince bir çizgi ile çizilmeli ve doğru bilgi yanında belirtilmelidir. Bu durumda her düzeltmenin yerine bir dipnot konulmalıdır. "Düzeltilmiş İnan" düzeltme tarihini ve düzeltmeyi yapan yetkilinin imzasını gösterir. Ancak fonların alındığını ve harcandığını gösteren belgeler söz konusu olduğunda bu yöntemin uygun olmayacağını belirtmek isteriz.
2. Ek giriş. Bu yöntem, işlemlerin toplam değerlerinin önemli ölçüde azaltılmış göstergelerle yürütüldüğü durumlarda kullanılır. Belgeyi yeni bir şekilde düzenlememek için cari dönemde veya bir sonraki dönemde eksik kalan tutarlar için ek girişler yapabilirsiniz.
3. Ters çevirme. Yanlış bir giriş negatif değerler kullanılarak düzeltilir. Tüm yanlış bilgiler kırmızı mürekkeple tekrarlanır ve doğru girişler yanında gösterilir.

Birincil rapor hem yazılı hem de yazılı olarak hazırlanabilir. elektronik form. Son zamanlarda birçok şirket bilgileri çoğaltıyor ve hem kağıt hem de elektronik versiyonlar. İlki daha sonra şirket içi çıkarlar için kullanılır, ancak elektronik kopyalar talep üzerine doğrulama için Federal Vergi Servisi'ne sunulur.

Birkaç sonuç çıkarılabilir. Devlet, birincil belgeler için herhangi bir zorunlu formu onaylamaz; bu, ticari kuruluşlara gelecekte pratikte kullanılacak belgenin biçimini bağımsız olarak belirleme hakkı verir. Belgenin kaydedilmesinden hemen sonra, içindeki tüm veriler muhasebe kaydına aktarılmalıdır.

Hedef:Öğrencinin ana muhasebe belgesi türleri hakkındaki bilgisini geliştirmek.

Belgeleme yönteminin bir ön koşulu, ekonomik faaliyete ilişkin gerçeklerin, komisyon sırasında birincil belgelere yansıtılmasıdır. Muhasebenin belgelenmesi, muhasebe bilgilerine yasal geçerlilik kazandırır.

Muhasebe nesnelerinin sürekli yansıtılması için her ticari işlemin kaydedilmesi gerekir. Bu amaçla muhasebe yönteminin bir unsuru kullanılır - dokümantasyon.

Dokümantasyon muhasebenin temelidir ve kuruluş tarafından yürütülen tüm ticari işlemlerin muhasebe destekleyici belgelere sürekli olarak yansıtılmasından oluşur.

muhasebe belgesi bir ticari işlemin fiilen tamamlandığına veya bunu gerçekleştirme hakkına ilişkin yazılı bir sertifikayı temsil eder.

Belgeler var Yasal ve kontrol önemi.İlk durumda, kuruluşlar ve kuruluşlar arasındaki anlaşmazlıklarda delil olarak kullanılırlar. bireyler. Doğru ve zamanında yürütülen belgeler tahkimde ve mahkemelerde kanıt değeri taşır, adli muhasebenin temelini oluşturur vb. ikinci durumda, belgeler hırsızlık vakalarını hariç tutacak ve denetimlerin, belge denetimlerinin ve örgütün işi.

Birincil belgelerin hazırlanmasına ilişkin temel gereklilikler Sanatta formüle edilmiştir. “Muhasebe Kanunu”nun 9. Maddesi, Muhasebe ve Yönetmelik mali tablolar Rusya Federasyonu'nda.

Birincil muhasebe belgesi, bir ticari işlemin gerçeğini karakterize etmek ve doğrulamak için gerekli olan belirli göstergeleri içermelidir. detaylar.

Ayrıntılar şu şekilde ayrılmıştır: zorunlu ve ek.

Zorunlu ayrıntılar verilmiştir muhasebe belgeleri yasal güç. Bunlar şunları içerir:

Belgenin adı (form), form kodu;

Belgenin hazırlanma tarihi;

Kuruluşun adı;

Ticari işlemlerin fiziksel ve parasal açıdan ölçülmesi;

Ticari işlemin yürütülmesinden ve yürütülmesinin doğruluğundan sorumlu kişilerin pozisyonlarının adları;

Yetkililerin imzaları.

Ek ayrıntılar yansıtılan ticari işlemlerin özelliklerine ve belgelerin amacına göre belirlenir.

Operasyonların ve bilgi işlem teknolojilerinin niteliğine bağlı olarak birincil belgelerde aşağıdakiler yer alabilir:

Belge numarası;

Bir ticari işlemin gerçekleştirilmesinin gerekçeleri;

Kuruluşun adresi ve telefon numarası;

Kuruluşun cari hesapları vb.

Birincil muhasebe belgeleri, birincil muhasebe belgelerinin birleşik (standart) formlarının albümlerinde bulunan biçimde hazırlanmışlarsa muhasebe için kabul edilir.

Standart birincil muhasebe belgeleri formlarının sağlanmadığı ticari işlemleri resmileştirmek için kuruluşlar, belirlenen gerekliliklere uygun olarak uygun birincil belge biçimlerini bağımsız olarak geliştirebilir ve onaylayabilir.

Belgelerin kural olarak işlem anında, bu mümkün değilse işlemin tamamlanmasından hemen sonra zamanında düzenlenmesi gerekir.

Belgeler güvenilir verileri yansıtan tüm detayları içermelidir.

Belgelerdeki kayıtlar, arşivde saklanmaları için belirlenen süre boyunca bu kayıtların güvenliğini sağlayan mürekkepli kalem, tükenmez kalem macunu, daktilo ve diğer araçlar kullanılarak yapılır. Kayıt yap basit bir kalemle izin verilmiyor. Belgenin hiçbir leke olmadan açıkça doldurulması gerekir. Serbest hatların üzeri çizilmelidir. İmzalamaya yetkili kişilerin listesi, baş muhasebeci ile mutabakata varılarak kuruluş başkanı tarafından onaylanır.

Muhasebe sürecinde doğru kullanım için belgeler aşağıdaki şekilde sınıflandırılır: homojen özellikler: amaç; derleme yeri; yansıma yöntemi; operasyon içeriğinin hacmi.

Amaca göre belgeler idari, aklayıcı (yönetici), muhasebe ve birleşik belgelere ayrılmıştır.

İdari belgeler bir ticari işlemi gerçekleştirmek için bir emir (talimat) içerir. Örneğin, bir envanter yürütme emri, ödeme emri Henüz işlem tamamlanmadığı için bankaya para transferi vb. işlemlere ilişkin idari belgelere dayalı herhangi bir kayıt yapılmamaktadır.

Destekleyici (yönetici) belgeler bir ticari işlemin gerçeğini teyit etmek. Bunlar şu şekilde kullanılabilir: yapılan masrafları onaylayan faturalar, değerli eşyaların alınmasına ilişkin faturalar. Bu ve benzeri belgeler işlem sırasında düzenlenir ve muhasebe hesaplarına yansıtılmasına temel oluşturur.

Muhasebe belgeleri muhasebe çalışanları tarafından derlenir ve muhasebe hesaplarına yapılan girişlerin temelini oluşturur. Bunlar şunları içerir: muhasebe beyanları, farklı türler hesaplamalar (sabit varlıklar, maddi olmayan duran varlıklar vb. için amortisman giderleri).

Birleştirilmiş belgeler- yukarıda açıklanan iki veya daha fazla belge türünün özelliklerini aynı anda yerine getirin. Örneğin, bir belge idari ve destekleyici belgenin işlevlerini veya destekleyici ve muhasebe belgelerinin işlevlerini birleştirebilir. Birleşik olanlar, gelen ve giden nakit emirleri, maaş bordrosu ekstrelerini içerir. ücretler vb. kullanımları kayıt sayısını azaltır ve belgelerin muhasebe işlemlerini kolaylaştırır.

Derleme yerine göre Dahili ve harici belgeler arasında ayrım yapın.

Yerel Belirli bir kuruluş içinde gerçekleştirilen işlemleri resmileştirmek için derlenen ve kullanılan belgeler olarak kabul edilir. Bunlar, stokların dahili hareketine ilişkin faturaları, sorumlu kişilerin ön raporlarını vb. içerir.

İşlemlerin kaydedilmesi yoluyla belgeler birincil ve özet olarak ikiye ayrılır.

İÇİNDE birincil belgeler bir veya daha fazla ticari işlemi tamamlandıktan hemen sonra veya tamamlandıktan hemen sonra kaydedin. Birincil belgelere örnek olarak şunlar verilebilir: bankadan para alma çekleri, maddi varlıkların serbest bırakılmasına ilişkin faturalar vb.

Özet belgeler göstergeleri gruplandırılarak ve özetlenerek önceden hazırlanmış birkaç homojen birincil belgeye dayanarak derlenir. Özet belgeler, örneğin bir nakit raporu (paranın alındığını ve harcandığını doğrulayan belgeler temelinde derlenir), bir emtia raporu (temel olarak derlenir) emtia belgeleri). Birleştirilmiş belgeler, muhasebe girişlerinin sayısını önemli ölçüde azaltmanıza olanak tanır: her bir belge için girişler yerine, çok sayıda birincil belgeden elde edilen verileri birleştirerek özet beyanın sonuçlarına göre genel bir giriş hazırlanır.

Operasyon içeriğine göre Birincil belgeler iki gruba ayrılır: kümülatif ve tek seferlik.

Bir kerelik belge Bir işlemi tamamlandığında veya tamamlandıktan hemen sonra resmileştirin; örneğin, malların teslimine ilişkin bir fatura.

Kümülatif belgeler belirli bir süre boyunca homojen veya periyodik olarak tekrarlanan işlemleri yansıtır. Bu tür belgelere örnek olarak limit kartları vb. verilebilir. Tek seferlik belgelerden farklı olarak, kümülatif belgeler ancak son işlem girildikten ve tüm girişler toplandıktan sonra muhasebeye yansıtılır. Kümülatif belgelerin kullanılması, belgelerin hacmini ve hazırlanma süresini azaltmanıza olanak tanır.

İşlemlerin muhasebeleştirilmesi sırasında bazen hatalar meydana gelir. Hataların niteliği çeşitlidir: belgelere ve muhasebe kayıtlarına yanlış metin kaydedilir veya yanlış miktar; sonuçlar yanlış hesaplanıyor; muhasebe girişlerinde vb. karşılık gelen hesapları yanlış belirtmek

Organizasyondaki tüm işlemlerin doğru ve doğru bir şekilde yansıtılması için, yapılan tüm hataların hızlı bir şekilde tespit edilmesi ve düzeltilmesi gerekmektedir. hesaplar hatalar.

Raporlama tamamlanmadan önce hataların düzeltilmesi gerekir.

Hesap hatalarını düzeltmeşu şekillerde gerçekleştirilir: redaksiyon, ek ilanlar, “kırmızı geri alma”.

Düzeltme yöntemi aşağıdaki durumlarda kullanılır:

Hata, yazışma hesaplarını etkilemez;

Hatalar hızlı bir şekilde tespit edildi ve hesap sonuçlarını etkilemedi.

Bu yöntemin kullanılması, hatalı metnin veya tutarın üzerinin çizildiğini ve doğru metin veya miktarın çarpı işaretinin üzerine yazıldığını varsayar. Düzeltilen hatalar belirtilir ve onaylanır: belgelerde - belgeyi imzalayan kişilerin imzalarıyla; muhasebe kayıtlarında - düzeltmeyi yapan kişinin imzası.

Ek ilanların yöntemi muhasebe kayıtlarının veya muhasebe girişlerinin hesapların doğru yazışmalarını gösterdiği ancak ticari işlemin tutarının eksik tahmin edildiği durumlarda kullanılır. Bu tür hataları düzeltmek için doğru ve eksik tahmin edilen tutarlar arasındaki fark için ek muhasebe girişi yapılır. Kuruluşun muhasebecisi, yapılan hatanın miktarına ilişkin bir sertifika düzenler; birincil belge ne zaman ve hangi hatanın yapıldığını gösterir. Muhasebe sertifikası, bir muhasebe belgesi ve bir muhasebe hatasını düzeltmenin temeli olarak hizmet eder.

Kırmızı ters çevirme yöntemi (negatif sayılar) muhasebe kayıtlarının yanlış hesap yazışmaları göstermesi durumunda uygulanır. Bu yöntemin özü, başlangıçta yanlış gönderimin aynı hesap yazışmalarında tekrarlanması, ancak girişin kırmızı mürekkeple yapılmasıdır. Muhasebe kayıtlarındaki toplamlar hesaplanırken kırmızı kalemle yazılan tutarlar toplamdan çıkarılır. Böylece hatalı giriş iptal edilmiş olur. Bundan sonra hesapların doğru yazışmalarını yansıtan yeni bir giriş düzenlenir ve muhasebe kayıtlarına normal mürekkeple kaydedilir.

Dokümantasyon ve birincil muhasebe sağlayamaz toplam yansıma mülkün fiili hareketinin ve oluşum kaynaklarının muhasebeleştirilmesinde (muhasebe kayıtları ile gerçek fon ve kaynak bakiyeleri arasında tutarsızlıklar olabilir). Ayrıca, Rusya Maliye Bakanlığı tarafından Muhasebe Reformu Programı uyarınca gerçekleştirilen muhasebe değişiklikleri, kuruluşların muhasebe verilerinde önemli sapmalara izin vermesine izin veren çeşitli alışılmadık durumlara yol açmakta ve gerçek durum mülkiyet, nesnelerin mevcudiyeti ve vergilendirilmesiyle ilgili muhasebe bilgilerinde çarpıklıklara yol açar. Envanter, aşağıdakilerden biri olarak en önemli aşamalar Bu belgedeki verilerin doğruluğunu teyit eden yıllık raporun hazırlanmasına hazırlık.

Envanter, ayni bakiyelerin yeniden hesaplanması veya hesapların kontrol edilmesi yoluyla fonların ve kaynaklarının fiili kullanılabilirliğinin oluşturulmasıdır. Envanter kelimesi Latince “envanter” kelimesinden gelir ve ayni değerli eşyaların varlığının ve durumunun sayma, tartma, ölçme vb. yöntemlerle kontrol edilmesi anlamına gelir.

Envanterin ana hedefleri şunlardır: Kuruluşun fiilen kullanabileceği mülkler, fiili kullanılabilirliğin muhasebe verileriyle karşılaştırılması ve sapmaların belirlenmesi ve ayrıca her türlü alacak, borç ve diğer ödeme türlerine ilişkin yükümlülük muhasebesinin güvenilirliğinin doğrulanması.

Mülkiyet ve mali yükümlülüklerin envanterine ilişkin kılavuzlar (13 Haziran 1995 tarihli Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı Emri ile onaylanmıştır), kuruluşların mülkiyet ve mali yükümlülüklerinin envanterinin çıkarılması ve sonuçlarının kaydedilmesi prosedürünü oluşturur. Envanter yapılırken kuruluşun sahip olduğu tüm mülkler, bulunduğu yere ve mali açıdan sorumlu kişilere göre sayılır ve ölçülür. Ayrıca Metodolojik Talimatlara göre envanter, kuruluşa ait olmayan ancak muhasebe kayıtlarında kasada listelenen, işlenmek üzere alınan ve ayrıca herhangi bir nedenle kaydedilen envantere tabidir.

Birincil belgelerin listesi:

1. EYLEMLER:

Temel belgelerin alınması (transferi);

Temel belgelerin silinmesi;

Yenilenen nesnelerin kabulü ve teslimi;

Malzemelerin alımı;

Tespit edilen kusurlar hakkında;

Envanter;

Değiştirme için.

2. GEREKSİNİMLER:

Malzemelerin değiştirilmesine ilişkin yasa talebi;

Fatura;

Malzemelerin serbest bırakılması talebi;

Ödeme talebi;

Talep-sipariş.

3. FATURALAR:

Dahili hareket için fatura (gereksinim);

Tatil faturası yan tarafta.

4. KIYAFET:

Yapılan iş için;

Parça çalışması için.

5. SİPARİŞLER:

Sözleşmenin kabulü, devri ve feshi ile ilgili emir;

İzin verilmesi hakkında;

Sevkiyat için sipariş verin.

6. SİPARİŞLER:

Nakit siparişin alınması;

Gider ve nakit emri;

Makbuz siparişi.

7. KARTLAR:

Hat kartları;

Ücretler.

8. İFADELER:

Hesap açmak için;

Aksanı bırakma konusunda.

9. SİPARİŞLER:

Ödeme emri;

Ücretsiz ödeme talimatı;

Ödeme talebi-sipariş.

10. HESAPLAR:

Fatura;

Hesap (satıcı);

Ödeme talebi faturası;

Kişisel hesap.

11. TEMSİL YETKİSİ.

12. RAPORLAR:

Ön rapor;

Malzeme raporu.

13. KAYITLAR(listeler, envanter):

Çek kaydı;

Ödenmemiş ücretlerin kaydı;

Ödeme taleplerinin kaydı;

Gelen ve giden siparişlerin kaydı;

Envanter listesi;

Envanter listesi.

İLK BELGELERİN SINIFLANDIRILMASI

Bilginin genelleme derecesine göre

Muhasebe pozisyonu sayısına göre

İşlem süresine göre

Bir kerelik

Kümülatif

Tek gömlekler

Çok satırlı

Öncelik

İkincil

Belge akış planı

Bir belgeyle çalışma türleri

Sanatçılar

Mağaza

Pazarlama hizmeti

Depo

V.T.

Muhasebe

----

Arşiv

1. Alıntı 2. İzin verilmesi 3. Materyalin verilmesi 4. Vergilendirme 5. Belgelerin doğrulanması 6. Belgelerin saklanması