Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем. Как ведется учет рабочего времени сотрудников

П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы -проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени - это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса - 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников - с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

• выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
• телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
• скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
• содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
• присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

• итоговые - оценка результатов завершенного проекта в целом;
• промежуточные - контроль проделанной работы за указанный срок;
• периодические - подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
• избирательные - нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.

Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант - ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ - установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании - система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего - - это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную - посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

• нарушителей дисциплины - сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
• работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
• сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и - в крайнем случае - нервным срывом.
• сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция - возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Научим правильно вести учет рабочего времени сотрудников в условиях любого режима работы - от пяти- или шестидневной недели с фиксированными выходными до гибкого графика и ненормированного рабочего дня.

Из статьи вы узнаете:

Учет рабочего времени - одна из ключевых обязанностей работодателя. Администрация любого предприятия, независимо от сферы деятельности и формы собственности, должна фиксировать точное количество отработанных сотрудниками часов и дней. Это необходимо для правильного расчета заработной платы, документального обоснования расходов на персонал и соблюдения законодательно установленных норм продолжительности рабочего времени .

Нормирование времени позволяет распределить часы работы и отдыха таким образом, чтобы работник успевал полноценно отдыхать. Отсутствие переработок и полноценный отдых - факторы, благодаря которым эффективность труда остается стабильно высокой, а риск развития профессиональных заболеваний снижается.

Скачайте документы по теме:

Нормирование и учет рабочего времени в 2017 году

Понятию рабочего времени и связанным с ним нормам посвящена вся 15 глава Трудового кодекса РФ. Согласно ст.91 ТК РФ, рабочим временем считается период, в течение которого сотрудник исполняет свои должностные обязанности в соответствии с условиями трудового договора, правилами внутреннего трудового распорядка и другими нормативными актами работодателя. Сюда же относятся перерывы для обогрева и отдыха или кормления ребенка и некоторые другие периоды, напрямую не связанные с выполнением трудовой функции.

Нормальная продолжительность работы составляет 40 часов в неделю. При этом особенности производственного графика - будь то пятидневка, шестидневка или работа с «плавающими» выходными днями - не имеют особого значения. Любое превышение нормы расценивается как переработка.

Особые режимы рабочего времени

Наряду с общей недельной нормой выделяют особые режимы работы - сокращенное и неполное рабочее время (ст.92 и 93 ТК РФ). Сокращенная неделя считается нормой для отдельных категорий работников, поэтому никак не влияет на размер зарплаты. Сотрудник, которому в соответствии с его физиологическими, возрастными и другими особенностями установлен такой режим, получает полный должностной оклад. Законодательством предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени для:

инвалидов I и II групп (не более 35 часов в неделю);

педагогов, медиков и представителей ряда других профессиональных групп.

Неполный рабочий день или неделя - совершенно иное по своей сути явление. В отличие от сокращенного режима, здесь прослеживается прямая пропорциональная зависимость между оплатой труда и количеством отработанного времени или выполненным объемом работ. Режим неполного дня (недели) устанавливается либо по договоренности между сторонами трудового договора, либо по закону. Согласно ст.93 ТК РФ, гарантированное право на труд в таком режиме имеют:

• беременная женщина;
• один из родителей, попечителей или опекунов ребенка в возрасте до 14 лет (если ребенок - инвалид, возрастной ценз сдвигается до 18 лет);
• сотрудник, ухаживающий за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Получив заявление о желании работать неполный день или неделю от представителя любой из вышеперечисленных категорий, работодатель обязан предоставить ему такую возможность. При этом трудовые права работника никак не ограничиваются. Он все так же сохраняет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск , исчисление стажа в обычном порядке, получение премий на общих основаниях и т.д. В трудовой книжке переход на неполное время работы не отражается.

Табель учета рабочего времени

Учет рабочего времени в 2017 году чаще всего ведется методом сплошной регистрации явок и неявок на работу в первичном учетном документе - табеле. Используя такой метод, работодатель фиксирует все часы и дни (смены), отработанные сотрудниками. В качестве альтернативного метода применяется регистрация отклонений. В этом случае отмечаются не все дни и часы подряд, а только факты несоблюдения нормального графика (неявки, простои, опоздания, прогулы, периоды временной нетрудоспособности и т.д.).

Важно: обязательно отмечайте в табеле учета рабочего времени каждый час, отработанный в неурочное время или сверх нормы (переработки, вызовы на работу в выходные и нерабочие праздничные дни). Детали - в статье «Как учесть и оплатить ».

Ответственность за ведение табеля учета рабочего времени в больших организациях, как правило, возлагается на отдельного специалиста - табельщика. В маленьких компаниях с небольшим штатом обязанности табельщика может выполнять секретарь, кадровик или любой другой работник, в должностной инструкции которого прописана данная функция.

Как заполнять табель учета рабочего времени

Для начала нужно определиться с выбором формы. В бюджетных организациях используется типовая форма №0504421 (согласно приказу Минфина России №52н от 30.03.2015г. и указаниям Госкомстата России, утвержденным постановлением №1 от 5.01.2004г.). Коммерческие организации вправе разработать бланк табеля самостоятельно или воспользоваться одной из предложенных Госкомстатом унифицированных форм - Т-12 или Т-13. Бланки незначительно отличаются друг от друга. Форма Т-12 используется при ручной обработке данных, форма Т-13 - при автоматизированной.

Важно: в 2017 году учет рабочего времени можно вести исключительно в электронном виде, заверяя данные электронной цифровой подписью и не прибегая к бумажным носителям. Для этого необходимо отразить условие об электронном учете в локальном акте об учетной политике организации (ст.8 федерального закона №402-ФЗ от 6.12. 2011г.).

Затем выбирается способ заполнения - сплошной или путем регистрации отклонений. Второй вариант подходит только предприятиям с одинаковой продолжительностью рабочих дней (смен). При заполнении табеля используются цифровые или буквенные коды.

Система кодировки может быть как стандартной, так и разработанной работодателем для внутреннего пользования. Каждый код обозначает определенное событие, например:

• Я (01) - явка, продолжительность работы в дневное время;
• Н (02) - продолжительность работы в ночное время;
• С (04) - сверхурочная работа;
• НН (30) - неявка по невыясненным причинам;
• Б (19) - больничный с назначением пособия;
• В (26) - выходной или нерабочий праздничный день;
• К (06) - служебная командировка;
• ПК (07) - повышение квалификации с отрывом от производства;
• ПР (24) - прогул;
• Р (14) - отпуск по беременности и родам;
• ОЖ (15) - отпуск по уходу за ребенком до трех лет;

По завершении учетного периода табель проверяется, заверяется подписями ответственных лиц и передается в бухгалтерию. Заполненные табели хранятся в организации не менее пяти лет, поскольку относятся к категории первичных учетных документов, применяемых в целях оплаты труда (ст.17 федерального закона №129-ФЗ от 21.11.1996г.). Документы со сведениями о персонале, работающем во вредных или опасных условиях, хранятся не менее 75 лет (п.586 «перечня», утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010г.). Чтобы досконально разобраться в теме, ознакомьтесь со статьей «Правила и сроки ».

Вне зависимости от того, в каком режиме работают сотрудники предприятия, на работодателя накладывается обязанность ведения учета отработанного ими времени. Для этого используется специальный табель, который является обязательным документам для любой фирмы или организации, осуществляющей хозяйственную деятельность.

Также с целью осуществления контроля над выполнением правил трудового распорядка, а также при использовании на предприятии ненормированного графика работы может использоваться специальный журнал учета. В отличие от табеля, он не является обязательным документом и используется на усмотрение работодателя. В указанном документе отмечается, сколько часов фактически отработал конкретный служащий в течение дня.

Что такое учет рабочего времени?

Данное понятие подразумевает под собой проведение действий, направленных на мониторинг работы сотрудников предприятия и соблюдение ими трудового распорядка. Учет времени является необходимой мерой для поддержания дисциплины. При нарушении действующих правил, трудящийся может быть привлечен к ответственности. В данном случае табель может быть использован в качестве доказательства вины работника. Это может пригодиться и в случае возникновения разногласий между сторонами.

Кроме того на основании сделанных в табеле учета отметок, производится расчет оплаты труда. В связи с тем, что в указанном документе проставляется не количество часов, а факт того, что служащий отработал установленную на предприятии норму часов, такой способ учета в полной мере не будет подходить для тех лиц, которые работают по ненормированному графику.

Порядок осуществления учета времени труда закреплен нормами Трудового кодекса РФ. Согласно положениям указанного нормативного акта, в рабочее время включаются не только периоды непосредственно выполнения служащим должностных обязанностей, но и обязательный перерыв для приема пищи и отдыха. Помимо этого, любой трудящийся имеет право на выходные дни, количество которых зависит от графика работы гражданина и продолжительности его производственных смен.

Согласно ст.91 ТК РФ максимальная продолжительность труда в неделю, в общем порядке, не должна превышать 40 часов. Если специфика деятельности фирмы и должностных обязанностей служащего не позволяет использовать «стандартную» схему учета рабочего времени, то в его отношении может применяться суммированный порядок исчисления нормы.

Помимо контроля над соблюдением трудящимися положенного, согласно локальным нормативным актам, времени работы, учёт используется с целью:

• Контроля над своевременным началом и прекращением работы;
• Выявления отсутствующих и опаздывающих сотрудников;
• Проверки их присутствия на рабочем месте в течение смены, соблюдения временных рамок во время перерыва;
• Учета фактически отработанных часов, времени вынужденного простоя и сверхурочной работы;
• Фиксирования нахождения служащего в отпуске или на больничном, для расчета полагающихся ему выплат.

Положение об учете рабочего времени

На каждом предприятии работодатель самостоятельно разрабатывает график работы для своих сотрудников, исходя из производственной необходимости, а также должностных обязанностей каждого из трудящихся. При этом необходимо учитывать правила и ограничения, установленные действующим законодательством.

Документом, фиксирующим распределение трудового времени служащих и его чередование с выходными днями, является положение об учете рабочего времени. В то же время, данный документ не должен противоречить положением ТК РФ и иных федеральных и отраслевых нормативных актов. В его тексте должен быть указан не только режим работы, но и нарушения, за допущения которых лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.

Для ведения учета трудового времени на каждом предприятии должны присутствовать трудящиеся, которые будут вести табель. Они со своей стороны несут ответственность за соблюдение установленных правил оформления указанного документа и достоверность совершаемых в нем записей. Также в их обязанности входит:

• Разработка рабочих графиков трудящихся;
• Проставление времени, когда работник приступил к выполнению должностных обязанностей и покинул рабочее место;
• Соблюдение служащими установленного регламента и нормы-часов;
• Проверка документов, подтверждающих обоснованность отсутствия трудящегося на рабочем месте (листок временной нетрудоспособности, командировочное удостоверение и т.д.);
• Сообщение руководству о допущенных нарушениях трудового распорядка.

Лицо, ответственное за ведение учета трудового времени, должно быть под роспись ознакомлено с соответствующим положением, с целью надлежащего исполнения возложенных на него обязанностей.

Особенности распределения трудового времени служащих

В ряде случаев порядок распределения рабочих часов, может существенно отличаться и требовать особого подхода. К такому времени относятся:

1. Выходные и праздничные дни. Несмотря на то, что привлечение к работе в указанные дни запрещено, выход сотрудников возможен при соблюдении установленного законодательством порядка. При этом они будут трудиться на особых условиях и могут получить либо двойную оплату за отработанные часы, либо дополнительный отгул при сохранении обычной ставки.
2. Временная нетрудоспособность служащего отмечается отдельно и оплачивается согласно предоставленному больничному листку.
3. Сверхурочные – также фиксируются в табеле отдельно. Согласно ст.99 ТК РФ на работодателя налагается обязанность точного учета количества отработанных часов свыше установленной нормы.
4. Вынужденный прогул – представляет собой отсутствие служащего на рабочем месте по вине нанимателя. При наличии достаточных доказательств, указанное время оплачивается в полном объеме так, будто сотрудник выполнял свои должностные обязанности.
5. Простой – представляет собой время, когда гражданин находился на рабочем мете, но не выполнял возложенных на него функций. Оплата указанного времени производится только в случае, если такое невыполнение работы произошло по вине работодателя.
6. День завершения командировки – указанный день оплачивается служащему как командировочный, несмотря на то, что он не должен при этом находиться на предприятии.

Виды учета рабочего времени

Действующим законодательством установлено 3 основных разновидностей учета рабочего времени:

• Поденный – используется в случае, если на предприятии установлен «стандартный» режим труда с соблюдением установленных суточных и недельных норм рабочего времени.
• Понедельный – применяется в отношении работ, предусматривающих выполнение служащими своих должностных обязанностей в рамках недельной нормы.
• Суммированный – подходит в случае, если специфика работы не позволяет применять при учете рабочего времени установленные законодательством суточные и недельные нормы.

Учет времени труда за день

В данном случае учет производится на основании установленной дневной нормы часов. Согласно ст.91 ТК РФ в общем порядке в неделю гражданин может трудиться не более 40 часов. Указанное время может быть разделено на два графика:

• 5/2 – при котором на один трудовой день приходится 8 рабочих часов;
• 6/1 – в данном случае продолжительность рабочей смены определяется работодателем, но не может превышать 7-ми часов.

В случае необходимости продолжения выполнения должностных обязанностей после завершения рабочей смены, указанное время должно быть зафиксировано, как сверхурочная работа и оплачено в установленном порядке.

Учет времени труда за неделю

При использовании на предприятии указанного вида учета времени продолжительность учетного периода всегда будет составлять 40 часов. Однако при этом может варьироваться длительность труда в течение трудовых дней. Главное в данном случае, чтобы количество фактически отработанных часов не превышало установленную недельную норму.

Зачастую, указанный порядок учета времени используется при использовании на предприятии сменного или гибкого трудового графика.

Суммированный учет времени труда

В ряде случаев использование дневного и недельного учета времени не подходит в связи со спецификой осуществляемых работником трудовых функций. Такой способ подойдет для работников, задействованных в сезонных работах, трудящихся на непрерывном производстве, а также по гибкому графику.

В данном случае ответственный работник рассчитывает норму часов для более продолжительного промежутка времени (к примеру, месяца или полугодия). Максимальная величина учетного периода, согласно ч.1 ст.104 ТКРФ, не может превышать 1-го года. Вне зависимости от длительности учетного периода, при перерасчете на недельный показатель, количество отработанного времени не должно превышать установленную законодательством норму.

Методы осуществления контроля и учета времени труда

На каждом предприятии руководство самостоятельно определяет допустимые методы осуществления учета времени работы и контроля над соблюдением установленных правил трудового распорядка. С этой целью может использоваться:

• Введение отчетности для всех сотрудников;
• Контроль времени прибытия и ухода с предприятия трудящихся путем привлечения специального работника и наложения на него соответствующих обязанностей. С целью обеспечения контроля вся информация вносится в журнал учета, который сдается руководителю вместе с отчетом.
• Внедрение контрольно-пропускной системы, путем введения электронных карт или иных способов идентификации сотрудников;
• Установка системы видеонаблюдения.

Табель учета рабочего времени

Как уже было отмечено, табель учета времени труда является документом, обязательным для ведения на предприятии. В нем отражается информация о выполнении работниками установленной на предприятии нормы часов, а также время их отсутствия и причины такового. На основании данного документа осуществляется контроль, и производиться расчет заработной платы трудящихся.

Действующим законодательством допускается как ведение табеля вручную, так автоматически, исходя из применяемых на предприятии методов учета времени труда.

Правила ведения учета времени труда

Основным правилом осуществления на предприятии учета времени труда является обязательность ведения табеля на бумажном носителе. Даже если на фирме используется автоматический способ его заполнения в электронном виде, впоследствии он должен быть распечатан и подисан уполномоченным лицом. Данный документ оформляется на бланках установленного образца.

Первого числа каждого учетного месяца открывается новый табель, в котором ответственное лицо проставляет необходимые отметки. В конце отчетного периода, после внесения всех записей, данный документ передается в бухгалтерию для проведения расчетов выплат. Каждому сотруднику предприятия присваивается личный табельный номер, на основании которого производятся необходимые подсчеты.

Порядок ведения учета

Порядок ведения учета трудового времени на предприятии производится согласно правилам, установленным нормами действующего законодательства. Не допускается отказ от его осуществления, так как это является грубым нарушением прав трудящихся.

Учет времени работы производится на основании установленного режима и распорядка труда. Если для ряда категорий сотрудников необходимо ввести ненормированный график работы, такое решение должно быть оформлено в письменном виде, а перечень должностей, привлекаемых к такому графику труда – согласован с профсоюзом. Соответствующие положения должны быть внесены в локальные документы предприятия, а также трудовые договоры служащих, на которых распространяется нововведение.

Для учета времени труда по ненормированному графику также может использоваться специальный журнал, в котором отмечается количество часов, фактически отработанных конкретным служащим.

У секретаря небольшой организации множество обязанностей: и чисто секретарская работа - отвечать на звонки, планировать встречи, регистрировать документы; и функции завхоза - закупать канцтовары; и работа кадровика - оформлять приемы на работу и увольнения. Кроме кадрового делопроизводства, секретарю поручают вести учет рабочего времени в организации. Разберемся, как наладить учет рабочего времени, узнаем, какие для этого приказы надо издать, а также поговорим о нюансах заполнения табеля рабочего времени - формы № Т-13.

ЗАЧЕМ НАДО ВЕСТИ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Рабочее время - это:

1) время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности;

2) иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными актами РФ, относятся к рабочему времени.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (части первая, четвертая ст. 91 ТК РФ).

В Конвенциях МОТ рабочим обозначается время, в течение которого работник находится в распоряжении работодателя .

Зачем организации нужен учет рабочего времени? Разве недостаточно просто платить работникам их оклад без всяких табелей? Особенно в небольшой организации? Есть 5 основных причин.

1. Обязанность вести учет предусмотрена трудовым законодательством (часть четвертая ст. 91 ТК РФ). При проверке инспектор обязательно запросит табели учета рабочего времени, и, если их не будет, организацию ждет штраф до 50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

2. Табели учета рабочего времени - первичные учетные документы, их запросит и налоговый инспектор для обоснования выплат и при проверке налогообложения. За их отсутствие могут привлечь к налоговой ответственности.

3. Хорошо, если все работники каждый день исправно приходят на работу и отрабатывают 8 часов. А если нет? Работники могут опаздывать, отпрашиваться, болеть, уходить в отпуск, уезжать в командировку, прогуливать, и оплата у них будет иная, чем оклад, или ее может не быть вовсе. Бухгалтерия может учесть все эти нюансы и рассчитать размер выплат, только если вы сообщите о них. Форма этого сообщения - табель учета рабочего времени.

4. Поддерживать дисциплину в организации также поможет табель. Ведь если работники знают, что их отсутствие отмечается и они могут быть уволены за прогул или при повторяющихся опозданиях, это очень дисциплинирует. За нарушение явки на работу могут лишить премии.

5. Учет рабочего времени помогает в экономических расчетах. Например, многие организации при расчете затрат считают, сколько рабочих часов затратили на ту или иную работу, чтобы выставить счет клиентам, в смету включить затраты на оплату труда. Исходя из этих расчетов нередко нормируют труд и рассчитывают численность работников.

Итак, все организации ведут учет рабочего времени либо чтобы избежать штрафов, либо чтобы дисциплинировать работников, либо чтобы учитывать затраты.

На практике выделяют три подхода к учету рабочего времени:

1. Некоторые организации требуют от работников, чтобы они приходили на работу точно в указанное в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) время и уходили ни на минуту раньше, и привлекают к ответственности за опоздание даже на 5 минут.

2. Другие организации отслеживают, чтобы работник отработал положенные 8 часов, и не столь важно, пришел он на 15 минут раньше или на 15 минут позже. Главное, чтобы он выполнил, что от него требуется, и в целом не нарушал трудовую дисциплину.

3. В третьих организациях вообще системы контроля и управления доступом (СКУД) или журналы учета рабочего времени существуют лишь формально. Главное для организаций - чтобы работники выполняли поставленные задачи.

Каждая организация сама выбирает подход к учету рабочего времени в зависимости от специфики деятельности. Например, кассиру или продавцу принципиально являться на работу точно в срок, ведь без них не функционирует магазин. А от творческих работников - дизайнеров, программистов, консультантов - работодатели нередко требуют лишь выполнить задание в срок.

Предположим, что ваш руководитель поручает вам вести табельный учет, чтобы не нарушать законодательство и чтобы работники в целом не нарушали дисциплину. Давайте рассмотрим, как это сделать без ошибок.

КАК НАЛАДИТЬ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Шаг 1. Назначить ответственного за табельный учет

Согласно постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление Госкомстата № 1) табель ведется уполномоченным лицом. Для назначения уполномоченного лица необходимо издать приказ. Специальной формы такого приказа не предусмотрено, поэтому предлагаем такой образец приказа, как в Примере 1.

Шаг 2. Определить форму для учета рабочего времени

Унифицированные формы для кадрового делопроизводства, в т.ч. для учета рабочего времени, утверждены Постановлением Госкомстата № 1.

Согласно п. 2 данного Постановления их применение носило обязательный характер.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Федеральный закон № 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. Поэтому она вправе применять свои формы документов.

Ю.Ю. Жижерина, независимый консультант по трудовому праву

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

С праведливая система оплаты труда строится на основе точного учета рабочего времени. Важно не только подсчитать, сколько часов сотрудник посвятил профессиональной деятельности, но и зафиксировать в документах. Документальное оформление учета рабочего времени служит основой для начисления заработной платы, а в случае возникновения споров именно верное оформление документов поможет компании защитить свои позиции перед трудовой инспекцией или в суде.

Требования к документам, например, табелю учета рабочего времени и методике заполнения, закреплены в законодательстве. На практике бумажные формы документов уже почти не заполняются, а кадровый документооборот ведется в специальных программах.

Нормативно-правовая база

Разнообразные аспекты организации документального оформления учета рабочего времени определяются нормами Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно закону, вести учет рабочего времени персонала - обязанность работодателя. Кодекс предусматривает две формы учета:

• нормальный, дневной или недельный , когда продолжительность рабочего времени в течение недели не должна превышать 40 часов, а для отдельных категорий работников может устанавливаться сокращенный режим, например, для подростков - 24 часа в неделю, на предприятиях с вредными условиями труда - 26 часов;
• суммированный , когда основой для повременного учета служит месячный лимит рабочих часов; применяется при посменной работе.

Формы и порядок заполнения документов, а также частные вопросы регулируются нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. За соблюдением установленного порядка следит Федеральная служба по труду и занятости. В случаях грубого нарушения требований документального оформления учета использованного рабочего времени надзорную функцию выполняет прокуратура, которая вправе вынести предписание в адрес работодателя. Вопросы, которые не нашли отражения в нормативных документах, могут решаться в судебном порядке.

Организация труда и заработной платы

Заработная плата служит основным средством мотивации работников, стимулом работать более эффективно и качественно. В основе многих систем мотиваций лежит механизм повышенной оплаты сверхурочно отработанного времени.

В терминах закона заработная плата - это совокупность вознаграждений, которые получает сотрудник за выполнение трудовых функций. Согласно законодательству, зарплата должна выплачиваться в денежных формах. Для этого предприятию требуется создать зарплатный фонд. Это общая сумму, которая распределяется между сотрудниками в зависимости от количественных показателей труда. Натуральная оплата труда, принятая в период перестройки экономики, сегодня практически исключена из трудовых отношений.

Начисление заработной платы невозможно производить без учета личного состава. Трудовое законодательство предусматривает целую систему документов по учету персонала. Кадровый учет начинается с подписания контракта и оформления приказа о приеме на работу. В контракте учитываются такие значимые параметры, как срочность или бессрочность контракта, права и обязанности работника и нанимателя, режим рабочего времени (нормированный или ненормированный), продолжительность отпуска. На основе контракта (трудового договора) руководитель организации или обособленного подразделения издает приказ. В приказе указывается должность, режим рабочего времени (полный или сокращенный рабочий день), другие значимые параметры.

После официального оформления и подписания контракта на сотрудника заводят личную карточку, где указывается табельный номер работника. В дальнейшем личный номер будет ставиться во всех документах, имеющих отношение к работнику.

Табельная система является одним из основных механизмов учета рабочего времени. Отработанное время отражается в документе утвержденной формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы».

Табельный учет предполагает отражение всех фактов соблюдения и нарушения трудового распорядка, в том числе опозданий и задержек на рабочем месте. На практике в табеле учета рабочего времени чаще всего указываются только полностью отработанные дни и периоды на бюллетене. Это связано с тем, что система оплаты труда, установленная Трудовым кодексом, не дает возможности учитывать опоздания как основание для неначисления или снижения заработной платы.

Работодателям рекомендует вести учет рабочего времени с внедрением системы электронных пропусков, которые фиксируют фактический период нахождения сотрудника на работе. Это позволяет использовать повременную схему оплаты труда. Однако на практике все расчеты ведутся на основе предположения о полностью отработанном рабочем дне или смене.

Табель ведет уполномоченный сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Данные в табель заносятся на основании информации из документов, к которой относятся больничные листы, приказы об убытии в командировки, о предоставление отпуска, о выполнении государственных и общественных обязанностей, например, исполнении обязанностей присяжного заседателя. Если табель учета рабочего времени ведут в электронной форме, в конце месяца его необходимо распечатать и заверить подписью руководителя. Отсутствие документов в бумажном виде - достаточное основание для замечания при проверке.

Периоды, когда работник не исполняет обязанности, также требуют грамотного документального оформления. Например, на время болезни необходимо оформить листок учета нетрудоспособности в установленном порядке. Если предприятие, цех или отдельна линия простаивают, правоотношения оформляются приказом о простое, и зарплата начисляется в меньшем размере.

Законное применение к сотруднику мер дисциплинарной ответственности за прогулы или опоздания требует оформление отдельных документов, в частности актов комиссии, подтверждающей отсутствие на рабочем месте. Важно: российское законодательство не дает возможности использовать данные документы как основание для перерасчета заработной платы в сторону уменьшения, допустимо снижать только премиальную часть.

Понятие рабочего времени

Рабочее время - это период, который определяется как отрезок между начальным и конечным моментами, установленными трудовым распорядком. Работник обязан выполнять рабочие функции в течение рабочего времени с перерывом на обед. Законодательство не позволяет сокращать период рабочего времени, установленный договором и правилами внутреннего распорядка, на любые промежутки, когда работник отсутствует на рабочем месте, например, перекуры, посещение врача, присутствие на собраниях трудового коллектива. У работодателя нет законных основания, чтобы отражать подобные перерывы в табеле учета рабочего времени и на этом основании уменьшать оплату труда. Законодательство устанавливает стабильную 40-часовую рабочую неделю, которую нельзя произвольно сокращать. Исключения допустимы, если в компания применяет суммированный учет рабочего времени, или в случае, когда нормальная продолжительность увеличивается (не более чем до 40 часов в неделю) с выплатой работнику денежной компенсации, устанавливаемой отдельным приказом руководства. Порядок изменения продолжительности рабочего времени закрепляется отраслевыми соглашениями и коллективными договорами. Письменное согласие работника - обязательно условие.

Суммированный учет рабочего времени

Если работник систематически перерабатывает или трудовой ритм нельзя четко распределить на рабочую неделю или на количество смен, Трудовой кодекс разрешает вводить суммированный режим учета рабочего времени.

Эта система применяется, например, для врачей, которым устанавливается 36-часовая рабочая неделя в связи с тяжелыми или вредными условиями труда. Если норма часов будет отработана за две смены, привлекать к работе в дальнейшем сотрудников будет невозможно. Для учета переработок необходимо устанавливать определенный период, в течение которого в табеле работника отмечается фактическое время, проведенное на дежурстве. Как правило, в качестве периода расчета используется месяц. Стандартным периодом для учета является неделя, за которую допускается отработать максимум 40 часов. Для специалистов, которые работают в условиях повышенной сложности и тяжелых условий труда, устанавливается сокращенная рабочая неделя.

Применение суммирования рабочего времени позволяет устанавливать для отдельных сотрудников «льготные» режимы учета. Период учета желательно согласовать с трудовым коллективом. Если существует практика заключения коллективных договоров, то выбранный период учета должен быть указан в договоре с учетом мнения представительного органа трудового коллектива. Введение суммарного учета практикуется редко, поскольку немного предприятий работают в ритме, который предполагает регулярные переработки сверх установленного для смены времени.

Существует несколько правил, определяющих возможность использования механизма суммированного учета в компаниях и организациях, которые в целях соблюдения законодательства сочли это необходимым:

• Суммированный учет рабочего времени может вводиться для коллектива и отдельных сотрудников при условии, что доказана целесообразность введения.
• Вводить суммированный учет рабочего времени допускается только в том случае, если режим работы сотрудников не предполагает стабильного соблюдения недельного количества отработанных часов.
• Условие об использовании суммированного учета обязательно должно быть отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
• Работников необходимо под подпись знакомить с приказами руководства компании о применении суммированного учета рабочего времени.
• В течение смены или недельного периода учета рабочего времени переработки в совокупности не должны превышать 4 часов; годовая норма переработок не должна превышать 120 часов общего времени, проведенного на работе сверх положенного по Трудовому кодексу.

Введение суммированного учета использования рабочего времени обязывает работодателя оплачивать переработки. Отказ платить сверхурочные противоречит действующему законодательству. Притом важно оформлять согласие с сотрудника и документировать каждый час переработки. Иначе, если переработки будут зафиксированы другими способами, это может быть расценено как нарушение статьи 99 Трудового кодекса.

Документальное оформление суммированного учета рабочего времени

Для документирования фактически отработанных часов в режиме суммированного учета использованного рабочего времени необходимо применять график учета, формы которого есть в бухгалтерских и кадровых программах. При составлении графика сотрудники кадровых служб должны учитывать два важных обстоятельства:

• вне зависимости от продолжительности смены для сотрудника должен быть предусмотрен обеденный перерыв, продолжительность которого может варьироваться в промежутке от получаса до двух часов;
• превышение количества часов за учетный период возможно только в случае оформления переработки как работы за пределами нормального рабочего времени, с условием письменного согласия работника и издания соответствующего приказа работодателя.

Сверхурочная работа и требования к ее документированию

Согласно статье 99 Трудового кодекса, сверхурочной считается работа за пределами нормальной продолжительности рабочего дня. Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени определяется как работа сверх установленного количества рабочих часов за учетный период.

Закон разрешает сверхурочную работу в несколько ситуация:

• если существует угроза порчи имущества, причинение ущерба жизни или здоровью людей;
• если необходимо восстановить механизмы, нерабочее состояние которых приведет к простоям значительных групп работников;
• если требуется продолжить работу при неявке сменщика в случаях, когда рабочий процесс не может прерываться и работодатель должен принять незамедлительные меры по замене работника.

Обязательным требованием при привлечении работника к сверхурочным работам является оформление его письменного согласия. Без оформления письменного согласия разрешается привлечение к сверхурочной работе только для устранения последствий катастроф.

Сверхурочная работа должна быть отражена в табелях учета рабочего времени. При системе оплаты труда, когда часы, отработанные за пределами рабочего времени, учитываются в мотивационной части, время необходимо фиксировать в табелях.

Оформление простоев

Простой, как достаточно частое явление в кризисные периоды, требует особенно тщательного документального оформления. Это позволяет избежать конфликтов, связанных с отказом работодателя оплачивать время простоя, которое оплачивается в размере минимум 2/3 установленной заработной платы или тарифной ставки. Проблема в том, что действующее трудовое законодательство не содержит обязательных требований к оформлению простоев, что приводит к частым ошибкам при составлении документов.

Перечень причин простоя строго ограничен и включает переоборудование цеха, установку оборудования, катастрофы и ряд других. Однако отсутствие заказов, например, не может служить основанием для объявления простоя. В любом случае причины должны быть оформлены приказами руководства компании и другими документами, позволяющими установить обоснованность простоя. В документах необходимо указать причины и период простоя, а также должности и фамилии сотрудников, в отношении которых объявлен простой. Только тогда работодатель получает законное право оплачивать вынужденно нерабочий период по пониженной ставке.

Программные решения для учета рабочего времени

Иногда табельного учета рабочего времени недостаточно. Например, при проектной деятельности важно, сколько конкретно времени сотрудник посвящает работе над определенными проектами. Некоторые системы мотивации построены на раздельном учете. В подобных ситуациях предприятия устанавливают программные продукты с возможностью учитывать временные отрезки по различным параметрам и генерировать необходимые отчеты.

Модули, предназначенные для ведения табеля учета рабочего времени, встроены в основные бухгалтерские программы. Существуют отдельные платные и условно бесплатные программные решения, в том числе набирающие популярность облачные сервисы. Преимуществом программы или сервиса будет предустановленный стандартный набор документации, необходимый для учета рабочего времени.

Для подсчета рабочих часов подойдет любая из нескольких десятков простых приложений, которые регистрируют время, проведенное за компьютером. Определять время, затраченное на конкретные проекты, на достижение конкретного результата, способны более сложные системы, например, CRM-системы или .

Учет рабочего времени является гибким механизмом мотивации работника, и использование современных программных продуктов делает инструмент более удобным и эффективным.