Як змінити прибутковий касовий ордер в 1с

Створення Прибуткового касового ордера (ПКО) та Видаткового касового ордера (РКО)

Касові документи в бухгалтерії оформляються, як правило, двома документами Прибутковий касовий ордер (далі ПКО) та Видатковий касовий ордер (далі РКО). Призначені для прийняття та видачі готівки до каси (з каси) підприємства.

Почнемо огляд із ПКО. Як зрозуміло з назви, цим документом оформляється надходження грошей до каси.

Прибутковий касовий ордер

У 1С Бухгалтерії 3.0 документом ПКО можна оформити такі види операцій:

• Отримання оплати від покупця
• Повернення коштів від підзвітної особи
• Отримання повернення від постачальника
• Отримання коштів у банку
• Повернення за кредитами та позиками
• Повернення позики співробітником
• Інші операції з надходження коштів

Такий поділ необхідний для правильного формування бухгалтерських проводок та книги Доходів та Витрат.

У першу чергу розглянемо Оплату від покупця, Повернення від покупця та Розрахунки за кредитами та позиками так як вони схожі за структурою та мають табличні частини.

Всі ці три види ПКО мають однаковий набір полів у шапці. Це Номер і Дата (далі для всіх документів), Контрагент, Рахунок обліку та Сума.

• Номер – формується автоматично та краще його не змінювати.
• Дата – поточна дата. Тут слід врахувати, що якщо змінити дату на меншу (наприклад, минулий день), ніж поточна, під час друку касової книги програма видасть попередження, що порушена нумерація аркушів у касовій книзі та запропонує їх перерахувати. Бажано, щоб у нумерація документів протягом дня теж була послідовною. Можна змінити час документа.
• Контрагент – Фізична чи Юридична особа, яка вносить кошти до каси. Відразу зауважу, що в цьому полі вказується саме Контрагент, яким вестимуться взаєморозрахунки. Фактично гроші в касу може внести, наприклад, співробітник Організації - Контрагента. Він вибирається з довідника Фізичні особи в полі Прийнято. У цьому випадку в друкованій формі ПКО буде прописано П.І.Б., від кого прийнято гроші.
• Рахунок обліку – у госпрозрахунковому плані рахунків це зазвичай 50.1, але можна налаштувати інший за умовчанням. Кореспондуючий рахунок залежить від виду операції та береться з табличної частини ПКО.

Зверніть увагу на оформлення суми внесення грошей. Оплату від покупця, Повернення від покупця та Розрахунки за кредитами та позиками не можна оформити без зазначення договору. Причому прийом коштів можна зробити одночасно за кількома договорами. Для цього існує таблична частина. Сума платежу формується із сум у рядках табличної частини. Там же вказується Рахунок розрахунків та Рахунок обліку авансів (кореспондуючі рахунки). Налаштовуються ці рахунки у регістрі відомостей Рахунку розрахунків із контрагентами.

Інші види операцій не повинні становити труднощів. Вони не мають табличної частини і все наповнення ПКО зводиться в основному до вибору Контрагента. Це може бути підзвітна особа, банк чи співробітник.

Інші операції з надходження коштів відображають будь-які інші надходження до каси підприємства та формує власні проводки. Довільний кореспондуючий рахунок вибирається вручну.

Видатковий касовий ордер

Оформлення РКО мало відрізняється від оформлення ПКО. У 1С Бухгалтерії існують такі види видач коштів з каси:

• Видача оплати постачальнику
• Видача повернення покупцю
• Видача коштів підзвітній особі
• Видача заробітної плати за відомостями або окремо працівнику
• Готівка до банку
• Видача кредитів та позик
• Проведення Інкасації
• Видача депонованої зарплати
• Видача позики співробітнику
• Інші операції з видачі коштів

Окремо хочеться звернути увагу лише на видачі заробітної плати. Даний вид операції має табличну частину, в якій обов'язково потрібно вказати одну або кілька платіжних відомостей. Загальна сума РКО складеться із сум відомостей. Без вказівки бодай однієї відомості провести РКО не вийде.

При видачі заробітної плати працівникові також необхідно вказати відомість, але тільки одну.

При видачі депонованої зарплати відомості вказувати не обов'язково.

Встановлення ліміту залишку каси

Для того, щоб встановити ліміт залишку каси в 1С 8.3 необхідно зайти в довідник «Організації» і на вкладці «Перейти» вибрати пункт «Ліміт

Де натиснути кнопку «Додати», де вказати з якого числа діє обмеження та його розмір:

За матеріалами: programmist1s.ru

Здрастуйте шановні читачі блогу. У черговому матеріалі ми поговоримо про відображення найприємнішої для працівників і несамовитої для керівництва процедури – виплати заробітної плати до 1С ЗУП. У програмі передбачена автоматизація двох варіантів виплати: через касу та через банк. Також існує можливість спрощеного обліку виплати, за якого РКО (Витратний Касовий Ордер) або документи виплати через банк взагалі не запроваджуються, а зарплата вважається виплаченою під час проведення документа «Зарплата до виплати». Про таку можливість спрощеного обліку я писав у статті у розділі «Спрощений облік взаєморозрахунків».

Сьогодні ж ми поговоримо про документ «Зарплата до виплати», про "Видатковий касовий ордер"при відображенні виплати через касу та про пару документів «Платіжне доручення вихідне» + «Виписка з банку на перерахування зарплати», які реєструють виплату сум через банк Також поговоримо про особові рахунки та банки у 1С ЗУП.

Виплата зарплати через касу до 1С ЗУП

✅

✅

✅

Для початку припускатимемо, що в «Параметрах обліку» на закладці «Виплата зарплати» знято галочку «Спрощений облік взаєморозрахунків»(Докладніше про це писав). Тепер щоб зарплата в системі вважалася, виплачене буде недостатньо провести лише документ «Зарплата до виплати»і слід на його підставі запровадити документ "Видатковий касовий ордер". Створимо новий документ "Зарплата до виплати". Взагалі як працювати у цьому документі я писав у статті із серії оглядових публікацій про послідовність розрахунку зарплати в 1С ЗУП: . Отже, у новому документі необхідно заповнити такі поля:

• Місяць нарахування- Вказуємо період, за який виплачується зарплата. Якщо в параметрах обліку встановлено налаштування «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування», то при заповненні цього документа враховуватимуться лише суми, нараховані у зазначеному періоді нарахування. Якщо ж цей параметр не встановлений в активне положення, документ заповнюється за принципом залишку заборгованості перед співробітником на кінець зазначеного місяця нарахування. Докладніше про вказане налаштування параметрів обліку можете також почитати у статті, на яку я вже посилався трохи раніше – .
• Спосіб виплати– може мати два стани «через касу» та «через банк». Вибір визначає набір полів документа, прикріплених друкованих форм, а також визначає той документ, який створюватиметься «на підставі» поточного: або «Витратний касовий ордер», або «Платіжне доручення, що виходить». Вибираємо значення «через касу».
• Поле "Виплачувати"— визначає те, звідки програма братиме дані під час заповнення цього документа. Ми виберемо значення «Зарплата», при цьому таблична частина документа буде заповнюватись усіма нарахуваннями, які не були виплачені. Також є значення «Плановий аванс» та «Аванс за першу половину місяця», про які я писав у статті . Також є значення для виконання міжрозрахункових виплат: «посібники за лікарняними листами», «відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами», «відпускні», «відрядження» — при виборі цих значень при заповненні запитуються суми нараховані лише за відповідними видами нарахування. Це основні варіанти заповнення поля.

Далі натискаємо кнопку "Заповнити"та таблична частина документа заповнюється всіма співробітниками, яким не було виплачено зарплату у вказаному місяці нарахувань. Можна заповнити співробітниками за певною умовою «Підбір за умовою» або списком «Підбір за списком», а також додати вручну.

Зазвичай практично робиться так. Розрахунник створює документи "Зарплата до виплати" для всіх співробітників. Документ записує, але не проводить. З документа роздруковується одна з форм (Т-53 або Т-49) та віддається касиру.

Якщо якийсь співробітник не отримав заробітну плату, то встановлюється значення «Задепоновано».

Далі на підставі проведеного документа «Зарплата до виплати» створюється та проводиться документ "Видатковий касовий ордер". Якщо цього не зробити в 1С ЗУП, то зарплата не вважатиметься виплаченою та залишиться заборгованість організації перед цими працівниками. Отже, створюємо документ "Видатковий касовий ордер" на підставі "Зарплата до виплати". У створеному документі заповнюються всі потрібні поля автоматично. Вручну необхідно ввести лише поле номер РКО, оскільки програма не може знати, який у бухгалтерії номер вільний на момент виплати зарплати. Також зауважте, що сума відрізняється на величину задепонованої виплати.

Після проведення РКО зарплата для цих працівників вважатиметься виплаченою. При цьому документ "Зарплата до виплати" буде закрито для редагування. Змінити його можна лише після скасування проведення «Витратного касового ордера».

Також на підставі документа «Зарплата до виплати» створюється документ «Депонування організацій»для депонованих сум.

Виплата зарплати через банк у 1С ЗУП

✅ Семінар «Лайфхакі з 1C ЗУП 3.1»
Розбір 15-ти лайфхаків з обліку в 1с ЗУП 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ з перевірки розрахунку зарплати у 1С ЗУП 3.1
ВІДЕО - щомісячна самостійна перевірка обліку:

✅ Нарахування зарплати у 1С ЗУП 3.1
Покрокова інструкція для початківців:

Тепер на прикладі тих самих співробітників розберемося як у 1С відбивається виплата через банк. Також у параметрах обліку має бути знята галочка "Спрощений облік взаєморозрахунків".Перед тим, як відображати виплату через банк, необхідно заповнити відомості про особові рахунки співробітників. Як правило, організація укладає з деяким банком договір на здійснення виплат своїм співробітникам заробітної плати на пластикові картки цього банку. І під кожного працівника реєструється особовий рахунок. Ці рахунки треба внести в програму. Для цього відкриємо форму однойменного регістру відомостей. У повному інтерфейсі доступ до регістру можна отримати з пунктів головного меню "Розрахунок зарплати по організаціях" -> "Каса та банк" -> «Особові рахунки співробітників організації».

Нехай лицьові рахунки є лише у двох із трьох співробітників, які беруть участь у прикладі. При цьому необхідно у відповідному довіднику створити Банк та заповнити відомості про нього.

Після цього тиснемо кнопку «Заповнити» і таблична частина заповнюється тими співробітниками, які мають нараховані та невиплачені суми, а також тими, кому ми вказали рахунки трохи раніше для цього самого банку (Іванов не потрапив, хоча організація перед ним має заборгованість).

Проводимо документ та на підставі нього створюємо документ «Платіжне доручення вихідне». Усі поля цього документа будуть заповнені автоматично, але вручну доведеться заповнити номер платіжного доручення, оскільки ЗУП не в курсі, які номери зайняті та вільні в 1С Бухгалтерії. Також зверніть увагу на два поля рахунок. У першому верхньому вказується номер звичайного рахунки організації відкритого цьому банку. Для автоматичного заповнення необхідно, щоб його було зазначено у довіднику «Організації» для нашої організації. А ось у полі нижче вказується так званий «зарплатний рахунок», який відкривається під час укладання договору виплати заробітної плати через банк. Із цього приводу сукупною сумою надходять кошти для виплати зарплати співробітникам. У програмі цей рахунок вказується в елементі довідника «Контрагенти: Банки». Банк із цього довідника ми використовували при заповненні відомостей про особові рахунки працівників трохи раніше.

Проводимо документ «Платіжне доручення вихідне». Зверну увагу, що поки що зарплата не вважається виконаною.

Вивантаження платіжних доручень до 1С ЗУП за допомогою обробки «Імпорт/експорт операцій з особових рахунків»

✅ Семінар «Лайфхакі з 1C ЗУП 3.1»
Розбір 15-ти лайфхаків з обліку в 1с ЗУП 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ з перевірки розрахунку зарплати у 1С ЗУП 3.1
ВІДЕО - щомісячна самостійна перевірка обліку:

✅ Нарахування зарплати у 1С ЗУП 3.1
Покрокова інструкція для початківців:

Тепер нам необхідно вивантажити це платіжне доручення у форматі XML, щоб потім відправити через один із клієнтів банків на виконання до банку. Для цього у програмі є спеціальна обробка «Імпорт/експорт операцій з особових рахунків». Доступ до неї можна отримати тим же шляхом, що і регістр з особовими рахунками, з яким ми працювали трохи раніше. Відкриваємо обробку та переходимо на закладку «Експорт зарахування зарплати». У полі «Каталог експорту» вказуємо шлях, куди хочемо зберегти XML файл. Номер «Відділення» та «Номер договору» банку також доведеться вказати вручну, чомусь програмісти 1С не реалізували зберігання цих даних у якомусь довіднику. У табличній частині має відображатися наше платіжне доручення. Ставимо навпроти нього галочку і тиснемо кнопку «Вивантажити».

В результаті в цьому каталозі буде сформовано XML файл. Цей файл через клієнт банк вирушає до банку. По суті він зазначається, що з розрахункового рахунку організації необхідно перерахувати на зарплатний рахунок організації певну суму та розподілити між особовими рахунками, зазначеними працівниками.

Після того, як банк виконає це доручення, необхідно в 1С ЗУП на підставі документа «Платіжне доручення» створити документ «Витяг з банку на перерахування зарплати».

Проводимо цей документ і тепер зарплата співробітникам вважається виплаченою. Виходить, що для виплати необхідно виконати ланцюжок із 3 документів:

Сьогодні на цьому все! Незабаром будуть нові цікаві матеріали на .

Щоб дізнатися першими про нові публікації, підписуйтесь на оновлення мого блогу:

Компанії, які працюють із бюджетними коштами, повинні також враховувати нормативні акти щодо регулювання касових операцій.

Облік таких касових операцій на 1С можуть вести індивідуальні підприємці. Але вести книгу обліку доходів та витрат (КУДіР) зобов'язані, оскільки цей документ не вважається касовим.

Каса в 1С

У програмі 1С є безліч можливостей для повноцінної та правильної роботи з касовими документами. Для початку необхідно вибрати відповідний тип касового документа. Для цього заходимо до пункту меню «Банк та каса» і далі вибираємо «Касові документи»

У документі ви вибираєте тип ПКО (прибутковий касовий ордер) або РКО (витратний касовий ордер)

ПКО (прибутковий касовий ордер)

Касова книга в 1С 8.3 пропонує на вибір десять видів ПКО, для різних вступних операцій:

1. Роздрібна виручка;
2. Оплата від покупця;
3. Повернення від постачальника;
4. Повернення від підзвітної особи;
5. Отримання готівки у банку;
6. отримання кредиту в банку;
7. отримання позики від контрагента;
8. Повернення позики працівником;
9. Повернення позики контрагентом;
10. Інша парафія.

За назвою одразу можна зрозуміти суть документа.

При цьому документ ПКО «Інший прихід» є універсальним, але ним слід користуватися лише в крайньому випадку, якщо операція надходження нетипова.

РКО (витратний касовий ордер)

Багато в чому цей документ формується за аналогією до ПКО. У 1С є такі види РКО:

1. Виплата заробітної плати
2. Видача підзвітній особі
3. Оплата постачальнику
4. Повернення кредиту банку
5. Повернення покупцю
6. Внесок готівкою до банку
7. Виплата заробітної плати за відомостями
8. Виплата співробітнику за договором підряду
9. Повернення позики контрагенту
10. Видача позики контрагенту
11. Інкасація
12. Видача позики працівникові
13. Виплата депонованої заробітної плати
14. Інші витрати

Касова книга у 1С 8.3

Касова книга формується на підставі ПКО та РКО, які були проведені за один робочий день. В результаті отримуємо звіт щодо проведених касових операцій.

Авансовий звіт

Цей вид документа входить до блоку «Каса»

Заповнюється він так:

У вкладці "Аванси" вводимо інформацію на підставі виданого РКО.

У вкладці «Товари» вписуємо дані про придбані товари або матеріали.

Оплату попередньо придбані товари вписуємо у вкладці «Оплата».

Оплата товарів платіжними картками

Еквайринг (інша назва процедури оплати платіжною карткою) – це сучасний та поширений спосіб оплати послуг або товарів. У 1С така операція проводиться так:

Продовжимо вивчати ведення касових операційу програмі 1С Бухгалтерія підприємства 8.2.

У минулій статті ми дізналися, сьогодні дізнаємось, як оформити видатковий касовий ордер.

Видача готівки з каси оформляється проведенням у журналі руху коштів за кредитом рахунку «50-Каса» у кореспонденції з дебету рахунків отримання коштів:

51 – внесок готівки на розрахунковий рахунок;

60 – повернення постачальнику;

62 – повернення покупцю;

70 – видача заробітної плати працівникам;

71 – видача коштів підзвітній особі;

66 – надання короткострокових кредитів та позик співробітникам;

75 – розрахунки з засновниками з доходів;

76 – інші витрати.

Заходимо у програму 1С Бухгалтерія підприємства 8.2, головне меню – Каса - Видатковий касовий ордер - Додати , вибираємо вид операції, видача підзвітній особі, ОК.

Номер заповниться автоматично, дата – поточний день, заповнюємо суму до видачі, вибираємо підзвітну особу, немає у списку, додаємо нового, внісши індивідуальні дані, ОК.

Перейдемо до меню – Друкь, заповнюємо одержувача, двічі мишкою, пишемо основу, у підзвіт. Потім нижнє меню – Друк – Видатковий касовий ордір. Машина каже, що треба записати, погоджуємось.

Отримуємо готовий бланк видаткового касового ордера. Перевіряємо правильність заповнення, роздруковуємо бланк, віддаємо підзвітній особі для підпису головного бухгалтера та керівника.

При видачі готівкових коштів у касі, касир проведе документ, видатковий ордер потрапить у журнал руху коштів, буде зроблено проведення Дебет 71/Кредит 50 у сумі 13200 рублів.

Наприкінці робочого дня, після проведення прибуткових та видаткових касових ордерів за день, необхідно сформувати касову книгу за поточний день.

Закон вимагає робити це щодня, але можна після закінчення місяця, якщо видаткових та прибуткових документів за місяць мало.

Головне меню - Каса – Звіти – Касова книга .

Відкривається вікно формування касової книги, встановлюємо період, відзначаємо пташкою: Перерахувати номери аркушів з початку року та Виводити основу касових ордерів, за бажанням, Сформувати.

Отриману касову книгу надрукувати. Підписати, підкласти денні касові ордери по приходу та витраті. Після місяця листи касової книги пошити, зберігати 5 років.

Сьогодні ми дізналися, як оформити видатковий касовий ордер, як сформувати касову книгу.

Увійшли до меню програми 1С Бухгалтерія підприємства 8.2, вибрали видатковий касовий ордер, заповнили основні поля, зберегли бланк. Після видачі готівки з каси, касир провів видатковий касовий ордер, вибрав меню – Касова книга, встановив дату, сформував та роздрукував аркуші касової книги.

Для оформлення операцій з роботи з касою в 1С Бухгалтерія 8.3 використовуються документи: прибутковий та видатковий касовий ордер. Журнал реєстрації видаткових та прибуткових касових ордерів у 1С розміщується у пункті «Касові документи» меню «Банк та каса».

Для того щоб створити новий документ, натисніть на кнопку «Прихід» у формі списку.

Набір полів і проводок, що відображаються, безпосередньо залежить від зазначеного значення в полі «Вигляд операції».

Розглянемо кожен вид докладніше:

За замовчуванням рахунок дебету скрізь 50.01 - "Каса організації".

Видатковий касовий ордер

Для створення РКО у списку касових документів 1С 8.3 необхідно натиснути кнопку «Видача».

Оформлення цього документа практично нічим не відрізняється від надходження до каси. Набір реквізитів залежить від обраного виду операції.

Єдине, що варто відзначити – при виборі виду операцій із виплати заробітної плати (крім договорів підряду) у документі необхідно вибрати відомість на виплату зарплати через касу. Також у документах погашення вказується вид платежу: погашення боргу чи відсотків.

Ліміт залишку каси

Для встановлення ліміту каси перейдіть до однойменного розділу картки довідника «Організації». У нас він знаходиться у підрозділі «Ще».

У цьому довіднику вказується сума ліміту та період дії. Цей функціонал значно спростив життя бухгалтерам для дотримання законодавства.

Касова книга

У програмі 1С:Бухгалтерія реалізовано функціонал формування касової книги (форма КО-4). знаходиться в журналі ПКО та РКО. Для її відкриття натисніть кнопку «Касова книга».

У шапці звіту вкажіть період (за промовчанням проставлено поточний день). Якщо у вашій програмі облік ведеться більш ніж по одній організації, її необхідно вказати. Крім цього, ви можете вибрати при необхідності конкретний підрозділ, за яким касова книга сформується.

Для більш уточненого налаштування звіту натисніть кнопку «Показати налаштування».

Тут ви можете вказати, як формуватиметься касова книга, і деякі з налаштувань щодо її оформлення в 1С.

Після того, як ви внесли зміни до налаштування цього звіту, натисніть «Сформувати».

В результаті вам виведеться звіт з усіма рухами коштів по касі, а також залишками на початок/кінець дня та залишками.

Інвентаризація каси у 1С 8.3 Бухгалтерія

Порядок проведення інвентаризації каси описаний у наказі Мінфіну РФ №49 від 13.06.1995.

На жаль, у програмі 1С 8.3 немає акта інвентаризації готівки за формою ІНВ-15. Це побажання вже було запропоновано у фірму 1С. Можливо, колись вони й доопрацюють програму, але поки що бухгалтерам доводиться робити інвентаризацію каси вручну.

Завантажити бланк та зразок заповнення ІНВ-15 можна по .

Найбільш швидким та ефективним способом вирішення цієї проблеми є замовлення обробки для формування ІНВ-15 у спеціаліста. Ця обробка не тільки заощадить багато часу, а й скоротить вплив людського фактора, що дозволить уникнути помилок.

Навчальне відео

Дивіться також відео інструкцію з обліку касових операцій у 1С 8.3: