Програма для редагування CSV 2.0 контактів. Правильне редагування CSV-файлів у програмі Calc. Створення файлу Excel та його збереження у форматі CSV

При роботі з даними у багатьох програмах використовується формат CSV. Зручності CSV-файлів у тому, що всі дані зберігаються як звичайний текст, а поділ полів виконується за допомогою символу-розділювача (зазвичай це точка з комою ";", але може бути будь-який інший знак на вибір користувача). Однак при великій кількості записів у таблиці даних обробка CSV-файлу в стандартному текстовому редакторі стає складною та незручною. CSVed має спростити редагування файлів формату CSV. Ця програма виконує як усі стандартні функції (додавання, вставка, видалення, переміщення та зміна даних у осередках таблиці), так і цілий набір спеціалізованих функцій, що помітно полегшують редагування CSV-файлу.

Отже, відкриваємо у CSVed будь-який текстовий файл формату CSV чи TXT. Текст із файлу відображається в таблиці у строковому режимі, якщо програма не змогла визначити розділовий символ.

Подвійний клік на будь-якому записі відкриває окреме вікно редактора, де відображається текст вибраного запису. У вікні передбачені інструменти для переміщення за записами – на першу, попередню, останню чи наступну. Тут же можна виправити текст та зберегти зміни натисканням кнопки .

Як видно на першому скріншоті, за умовчанням CSVed відображає всі дані рядково, без поділу по стовпчикам. Щоб змінити режим відображення записів CSV файлу, вибираємо у списку символ-розділювач (вкладка Start and Item Edit), у нашому прикладі це « ; ». Там же, у полі Set Start Row, можна вказати, з якого рядка починати відображення даних у таблиці. В результаті дані будуть переформатовані в табличне уявлення, тобто кожен фрагмент рядка між роздільниками відображатиметься в окремому осередку.

Після перемикання в нормальний режим відображення даних по осередках, з урахуванням роздільників, вікно редагування виглядає зручніше:

В розділі Edit Itemє чотири кнопки, призначені для виконання основних стандартних операцій:
– редагування вибраного запису;
– вставка нового запису перед вибраним рядком;
– додавання нового запису до кінця списку;
– видалення вибраного запису.

Редагувати вміст комірки можна не лише в окремому вікні редактора CSVed, а й поряд із таблицею. Для цього вмикаємо режим Tools – Cell Edit, після чого над таблицею з'являється рядок зі значенням у вибраному осередку. Тепер просто клацаємо в комірці та змінюємо її значення у рядку та підтверджуємо натисканням клавіші Enter . А поставивши прапорець Enable Direct Editing, ми зможемо вносити зміни до рядка редагування, які одночасно відображатимуться в комірці таблиці.

CSVed надає ще безліч корисних функцій, що скорочують час редагування CSV-файлу:
- робота зі стовпцями даних, можна копіювати з однієї колонки в іншу, переміщувати їх, видаляти чи додавати (вкладка Column Edit); тут же є функції додавання нумерації рядків (випадкові або по порядку), а також глобальні зміни значень у вибраному стовпці.

Вкладка Join and Splitмістить інструменти для об'єднання чи поділу даних. Так, тут можна поєднати вибрані стовпці таблиці ( Join Columns). Ще ми можемо розділити одну колонку на декілька ( Split Column), у тому числі і із зазначенням позиції тексту, з якої починати поділ. Є також додаткова можливість поділу на два CSV-файли, починаючи з вибраного стовпця (Split File).

У вкладці Leading Zerosзібрані інструменти видалення провідних нулів у даних. Наприклад, якщо є записи, де числа починаються з нулів, CSVed допоможе швидко знайти їх та видалити одним кліком ( Delete Leading Zeros). Є й зворотна за результатом функція – додавання провідних нулів у поля, де їх бракує ( Add Leading Zeros). У результаті кількість цифр у всіх числах обраного стовпця стає однаковим рахунок доданих нулів.

Вкладка Modifyнадає функції додавання префікса або суфікса до всіх полів даних у вибраному стовпці ( Add Value). Тут можна додати введені символи до кожного осередку після вказаного номера символу.

Параметри фільтрації даних налаштовуються у вкладці Filter and Dups. Тут у полі Filter Textвводимо текст і вибираємо стовпець. В результаті всі записи, де зустрічається фраза, що шукається, будуть підсвічені червоним кольором. Вибрані записи можна видалити або записати в окремий файл CSV ( Save Filtered Items). Крім того, CSVed вміє шукати дублікати записів та видаляти їх ( Remove Duplicates).

Відзначимо ще й такі можливості редактора CSVed, як сортування за абеткою, збереження в окремий файл виділеної частини даних та пошук за таблицею. Програма вміє виконувати перевірку на коректність структури даних і, у разі помилок, виправляти їх. Також у програмі є вбудований текстовий міні-редактор, що дозволяє редагувати CSV файл у звичайному текстовому режимі. Користувачам Linux може стати в нагоді можливість збереження файлу в UNIX-форматі ( File – Save in UNIX Format). Програма підтримує скіни, на вибір є півтора десятки.

Вражають можливості експорту програми. CSVed може зберігати дані у форматах XML, HTML, XLS (Excel), DOC (Word), RTF, MS Access, Open Office, різні версії DBF (Fox Pro), Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Adobe PDF.

Насамкінець зазначимо, що якщо в тексті є символи кирилиці і вони відображаються некоректно, заходимо в меню View – Fontта у списку Набір символіввибираємо Кирилічний.

Характеристики:
Мова інтерфейсу:англійська
ОС: Windows 2000, XP, Vista
Розмір файла: 1,8 Мб
Ліцензія:безкоштовна

Актуально для версії 2.9

Модуль "Обмін даними" дозволяє експортувати та імпортувати дані в текстовому форматі CSV.

Якщо ми відкриємо отриманий файл у текстовому редакторі, побачимо набір даних ув'язнених у подвійні лапки і розділених символом крапка з комою:

"25";"Akai AP-A206C";"116";"1";"2";"9";"Akai AP-A206C";"Akai AP-A206C";168;"/images/cms/data /akai_ap-a206c.jpg";"4.9";"Чорний";"5";"DVD"; "0";"1";"";"";""

Якщо даних багато, то розібратися в них буде дуже складно. Найкраще для редагування таких файлів використовувати табличний процесор LibreOffice Calc (безкоштовний продукт).

Розглянемо роботу з файлом формату CSV у програмі LibreOffice Calc.

1. Запустивши програму, відкриємо наш файл командою Файл>Відкрити
2. Програма, розпізнавши, що ми відкриваємо текстовий файл, пропонує вікно з параметрами імпорту. Тут важливо звернути увагу на кодування (Windows-1251), роздільник (точка з комою) та роздільник тексту (подвійні лапки):

3. Закінчивши роботу з файлом. Виділимо всі осередки таблиці, натиснувши комбінацію клавіш Ctrl+A. Дамо команду Формат>Комірки. У діалоговому вікні, що відкрилося, виберемо категорію Текстта натисніть кнопку ОК.


4. Дамо команду Файл>Зберегти як...У вікні, переконаємося, що тип файлу вірний (.csv) і обов'язково включимо параметр " Зміна параметрів фільтра".


5. Після натискання зберегти програма відкриє вікно з налаштуваннями експорту тексту. Тут, як кодування виберемо Windows-1251, як розділення поля - символ точки з комою, як роздільник тексту - символ подвійних лапок, а також увімкнемо параметр " Текстові значення в лапках", натиснемо ОК.

У результаті ми отримали валіднийфайл, який можна використовувати під час імпортування даних із формату CSV до бази даних UMI.CMS.

Використовувати для роботи з форматом CSV програму Microsoft Office Excel не рекомендується, оскільки після збереження дані не полягають у подвійні лапки, через що при імпорті такого файлу в UMI.CMS може з'явитися помилка аналізу даних.

CSV (Comma-Separated Values) є файлом текстового формату, який призначений для відображення табличних даних. При цьому колонки поділяються комою та крапкою з комою. Дізнаємося, за допомогою яких програм можна відкрити цей формат.

Як правило, для коректного перегляду вмісту CSV використовуються табличні процесори, а для їх редагування можна застосовувати текстові редактори. Розгляньмо алгоритм дій при відкритті різними програмами даного типу файлів.

Спосіб 1: Microsoft Excel

Розглянемо, як запустити CSV у популярному текстовому процесорі Ексель, який входить до пакету Microsoft Office.

Існує ще один метод переходу в «Майстер текстів».

1. Перейдіть до розділу «Дані». Натисніть на об'єкт «З тексту», розміщений у блоці "Отримання зовнішніх даних".



2. З'являється інструмент "Імпорт текстового файлу". Так само, як і у віконці «Відкриття документа»Тут потрібно перейти в область розташування об'єкта і відзначити його. Вибирати формати не потрібно, оскільки під час використання цього інструменту об'єкти, що містять текст, будуть відображатися. Клікайте «Імпорт».



3. Запускається «Майстер текстів». У першому його вікні «Вкажіть формат даних»ставте радіокнопку в положення «З роздільниками». В області "Формат файлу"має стояти параметр «Юнікод (UTF-8)». Натискайте «Далі».



4. Тепер необхідно виконати дуже важливий крок, від якого залежатиме коректність відображення даних. Потрібно вказати, що саме вважається роздільником: точка з комою (;) або кома (,). Справа в тому, що у різних країнах у цьому плані застосовуються різні стандарти. Так, для англомовних текстів частіше застосовується кома, а для російськомовних – крапка з комою. Але бувають винятки, коли роздільники застосовуються навпаки. Крім того, у дуже рідкісних випадках як роздільники використовуються інші знаки, наприклад хвиляста лінія (~).

   Тому користувач повинен встановити, чи служить у цьому випадку конкретний символ роздільником або є звичайним знаком пунктуації. Це він може зробити, глянувши на текст, який відображається в області «Зразок аналізу даних»і ґрунтуючись на логіці.

   

   Після визначення користувачем того, який саме знак є роздільником, у групі «Символом-розділювачем є»слід встановити прапорець біля пункту "Крапка з комою"або «Кома». З усіх інших пунктів прапорці слід забрати. Потім натискайте «Далі».



5. Після цього відкривається вікно, в якому виділивши конкретний стовпець в області «Зразок аналізу даних», можна призначити йому формат для коректності відображення інформації в блоці Формат даних стовпцяшляхом перемикання радіокнопки між такими положеннями:
   • пропустити стовпець;
   • текстовий;
   • дата;
   • загальний.

   Після виконання маніпуляцій натискайте «Готово».



6. З'являється віконце, в якому питається, де саме розташувати на аркуші дані, що імпортуються. Шляхом перемикання радіокнопки це можете зробити на новому або вже наявному аркуші. В останньому випадку можна також задати точні координати розташування у відповідному полі. Щоб не вписувати їх вручну, достатньо поставити курсор у це поле, а потім виділити на аркуші той осередок, який стане лівим верхнім елементом масиву, де будуть додані дані. Після встановлення координат натисніть "OK".



7. Вміст об'єкта з'явиться на аркуші Ексель.

Спосіб 2: LibreOffice Calc

Запускати CSV вміє і інший табличний процесор - Calc, що входить до збірки LibreOffice.

1. Відкрийте LibreOffice. Клацайте "Відкрити файл"або скористайтесь Ctrl+O.

   

   Також можете зробити перехід через меню, натиснувши "Файл"і «Відкрити…».

   

   Крім того, у вікно відкриття можна потрапити безпосередньо через інтерфейс Calс. Для цього, перебуваючи в LibreOffice Calc, клацніть по значку як папку або наберіть Ctrl+O.

   

   Ще один варіант передбачає послідовний перехід за пунктами "Файл"і «Відкрити…».



2. Використання будь-якого з безлічі перерахованих варіантів призведе до появи вікна «Відкрити». Перемістіться в ньому в місце знаходження CSV, позначте його і натисніть «Відкрити».

   

   Але можна навіть обійтися без запуску вікна «Відкрити». Для цього слід перетягнути CSV з «Провідника»у ЛібреОфіс.



3. З'являється інструмент "Імпорт тексту", що є аналогом «Майстра текстів»у Екселі. Перевага полягає в тому, що в цьому випадку не доведеться переміщатися між різними вікнами, виконуючи параметри імпорту, тому що всі необхідні параметри розташовані в одному вікні.

   Відразу перейдіть до групи налаштувань «Імпорт». В області «Кодування»вибирайте значення «Юнікод (UTF-8)»якщо там відображається інше. В області "Мова"Виберіть мову тексту. В області «З рядка»Необхідно зазначити, з якого саме рядки слід починати імпорт вмісту. У більшості випадків змінювати цей параметр не потрібно.

   Далі переходимо до групи «Параметри роздільника». Насамперед необхідно встановити радіокнопку в позицію «Розділювач». Далі за таким же принципом, який був розглянутий при використанні Екселю, потрібно вказати, встановивши прапорець навпроти певного пункту, що саме гратиме роль роздільника: крапка з комою або кома.

   «Інші параметри»залишаємо без змін.

   Попередньо побачити, як саме виглядає інформація, що імпортується при зміні тих чи інших налаштувань, можна в нижній частині вікна. Після введення всіх потрібних параметрів натискайте "OK".



4. Вміст буде відображено через інтерфейс ЛібреОфіс Кальк.

Спосіб 3: OpenOffice Calc

Переглянути CSV можна за допомогою ще одного табличного процесора - OpenOffice Calc.

1. Запустіть ОупенОфіс. У головному вікні натискайте «Відкрити…»або використовуйте Ctrl+O.

   

   Також можна використовувати меню. Для цього перейдіть за пунктами "Файл"і «Відкрити…».

   

   Як і при використанні методу з попередньою програмою, дістатися вікна відкриття об'єкта можна прямо через інтерфейс Кальк. У цьому випадку потрібно натиснути на іконку в образі папки або застосувати все те ж саме Ctrl+O.

   

   Також можна використовувати меню, перейшовши в ньому за позиціями "Файл"і «Відкрити…».



2. У вікні відкриття, що з'явилося, перейдіть в область розміщення CSV, виділіть цей об'єкт і тисніть «Відкрити».

   

   Можна обійтися і без запуску цього вікна, просто перетягнувши CSV з «Провідника»в ОупенОфіс.



3. Будь-яка з багатьох описаних дій призведе до активації віконця "Імпорт тексту", яке дуже схоже і на вигляд, і за функціоналом на інструмент з аналогічним найменуванням в LibreOffice. Відповідно і дії виконуйте такі самі. У полях «Кодування»і "Мова"виставляйте «Юнікод (UTF-8)»та мова поточного документа відповідно.

   У блоці «Параметри роздільника»ставте радіокнопку біля пункту «Розділювач», після чого позначте прапорцем той пункт ( "Крапка з комою"або «Кома»), який відповідає типу роздільника у документі.

   Після виконання вказаних дій, якщо дані у формі, що відображається в нижній частині вікна, для попереднього перегляду відображаються коректно, натискайте "OK".



4. Дані будуть успішно відображені за допомогою інтерфейсу ОупенОфіс Кальк.

Спосіб 4: Блокнот

Для редагування можна використовувати звичайний Блокнот.

Спосіб 5: Notepad++

Відкривати можна і за допомогою просунутого текстового редактора — Notepad++ .

Спосіб 6: Safari

Переглянути вміст у текстовому варіанті без можливості його редагування можна у браузері Safari. Більшість інших популярних браузерів такої можливості не надають.

Спосіб 7: Microsoft Outlook

Деякі об'єкти CSV є експортованими з поштового клієнта електронними листами. Їх можна переглядати за допомогою програми Microsoft Outlook, здійснивши процедуру імпортування.

1. Запустіть Аутлук. Після відкриття програми перейдіть у вкладку "Файл". Потім натисніть «Відкрити»у бічному меню. Далі тисніть «Імпорт».



2. Запускається «Майстер імпорту та експорту». У поданому списку вибирайте "Імпорт з іншої програми або файлу". Натискайте «Далі».



3. У наступному вікні виберіть тип об'єкта для імпорту. Якщо ми збираємося імпортувати CSV, необхідно вибрати позицію «Значення, розділені комами (Windows)». Тисніть «Далі».



4. У наступному вікні тисніть "Огляд ...".



5. З'являється вікно «Огляд». У ньому слід перейти в місце, де знаходиться лист у форматі CSV. Позначте цей елемент та натискайте "OK".



6. Відбувається повернення у віконце «Майстри імпорту та експорту». Як можете помітити, в області "Файл для імпорту"була додана адреса на місце розташування об'єкта CSV. У блоці «Параметри»налаштування можна залишити за замовчуванням. Тисніть «Далі».



7. Потім потрібно відзначити ту папку в поштовій скриньці, в яку ви хочете помістити кореспонденцію, що імпортується.



8. У наступному вікні відобразиться найменування дії, яку буде виконано програмою. Тут достатньо натиснути «Готово».



9. Після цього, щоб переглянути імпортовані дані, перейдіть у вкладку «Відправлення та отримання». У бічній області інтерфейсу програми виділіть ту папку, куди було імпортовано лист. Потім у центральній частині програми з'явиться список листів, які у цій папці. Достатньо клацнути по потрібному листу двічі лівою кнопкою миші.



10. Імпортований з об'єкта CSV лист буде відкрито у програмі Аутлук.

Варто, щоправда, помітити, що даним способом можна запустити далеко не всі об'єкти формату CSV, а лише листи, структура яких відповідає певному стандарту, а саме поля, що містять: тема, текст, адреса відправника, адреса одержувача та ін.

Як бачимо, існує багато програм для відкриття об'єктів формату CSV. Як правило, найкраще переглядати вміст таких файлів у табличних процесорах. Можна редагувати текст у текстових редакторах. Крім того, існують окремі CSV з певною структурою, з якими працюють спеціалізовані програми, наприклад, поштові клієнти.

CSV-файли (файли даних із роздільниками-комами) - це файли особливого типу, які можна створювати та редагувати в Excel. У CSV-файлах дані зберігаються не в стовпцях, а розділені комами. Текст і числа, збережені в файлі CSV, можна легко переносити з однієї програми в іншу. Наприклад, ви можете експортувати контакти з Google до файлу CSV, а потім імпортувати їх до Outlook.

Щоб імпортувати список календарних записів у Outlook, див. Імпорт та експорт електронної пошти, контактів та календаря Outlook .

Створення файлу CSV з іншої програми або служби електронної пошти іншого постачальника

При експорті контактів з іншої програми, наприклад Gmail, можна вибрати один з декількох форматів. У Gmail на вибір пропонуються CSV-файл Google, CSV-файл Outlook та файли vCard. Під час експорту даних із профілю Outlook для подальшого імпорту в інший профіль можна вибрати файл CSV або файл даних Outlook (PST).

Завантаження та відкриття зразка файлу CSV для імпорту контактів в Outlook

CSV-файл можна створити вручну одним із двох способів.

Створення файлу Excel та його збереження у форматі CSV

Якщо контакти зберігаються у програмі, з якої їх неможливо експортувати, ви можете ввести їх вручну.

Завантаження шаблону CSV-файлу

Якщо ви хочете почати з порожнього файлу CSV, то можете завантажити зразок нижче.

При роботі з цим CSV-файлом потрібно пам'ятати про кілька речей.

Зміна файлу CSV з контактами, які потрібно імпортувати в Outlook

Припустимо, ви хочете змінити CSV-файл, експортований з Outlook, а потім знову імпортувати його до цієї програми або іншої поштової служби. Ви можете легко зробити це за допомогою Excel.

При зміні файлу CSV враховуйте наведені нижче моменти.

Заголовки стовпців повинні залишатися у першому рядку.

При збереженні файлу в Excel кілька разів з'являться запити такого типу: Ви дійсно хочете зберегти файл у форматі CSV? Завжди вибирайте відповідь "Так".Якщо вибрати "Ні", файл буде збережено у власному форматі Excel (XLSX) і його не можна використовувати для імпорту в Outlook.

Проблема: всі дані виводяться у першому стовпці

Це могло статися через кілька причин, тому можна спробувати кілька рішень.