Ведомость по зарплате: виды, бланки, образцы заполнения. Ведомость по заработной плате

Основным документом, который заполняется при денежных выплатах на крупных предприятиях, является платежная ведомость. Как и любые другие, она имеет свои правила и особенности оформления.

Этот бланк обычно используется именно в больших компаниях - маленькие фирмы для расчетов могут оформлять приходно-расходные ордера (действуют в течение одного дня).

Что такое зарплатная ведомость?

Зарплатная ведомость - бланк по форме Т-53 (ОКУД № 03010111). Применяется на предприятиях для выдачи зарплаты сотрудникам. Этот документ похож на расчетную ведомость. Ключевое отличие - в Т-53 указывается сумма, которая будет перечисляться сотруднику «чистыми» (то есть уже после всех отчислений).

Т-53 может состоять из нескольких страниц (зависит от количества персонала). Срок оформления - обычно до 3 рабочих дней. Бланки по форме Т-53 регистрируются в журнале под порядковым номером. Его нужно вести на протяжении календарного года, а затем хранить в архиве компании следующие 5 лет. Также не помешает знать про - о правилах и особенностях его заполнения.

Зарплатная ведомость - бланк (скачать)

Платежная ведомость - образец заполнения

Особенности заполнения ведомости по зарплате

Документ должен заполнять бухгалтер (либо вручную на распечатанном бланке, либо на компьютере с последующей распечаткой). После этого бланк подписывается директором и передается кассиру, который и будет выдавать наличные сотрудникам согласно списку.

На лицевом листе указывают следующие сведения:

1. Название и ОКПО предприятия.
2. Дебетовый счет.
3. Срок действия ведомости (не менее 5 дней со дня ее подписания).
4. Сумма заработной платы, которую полагается выплатить по этому документу.
5. Подписи главного бухгалтера и руководителя компании.
6. Расчетный период.

На следующем листе (или листах, если сотрудников много) приводится таблица со следующими столбцами:

1. Номер записи.
2. Табельный номер работника.
3. ФИО работника.
4. Сумма к выдаче.

Напротив каждой строки (сотрудника) оставляют место для подписи работника. Он должен подписаться по факту полученных денег. Если по какой-то причине деньги не были выданы - напротив этого сотрудника кассир ставит отметку «Депонировано».

Если в штате большое количество сотрудников и кассир не знает всех в лицо - в последнем столбце указывается документ, который должен предъявить сотрудник для получения денег. Если это не требуется, столбец не заполняется.

Важно: если работник отличился какими-то положительными качествами или достижениями, руководство может выписывать .

В конце бланка кассир вносит результат: какую сумму он выдал, и сколько было депонировано (если было). Когда форма полностью заполнена, она подписывается кассиром (который выдавал средства), датируется и передается в бухгалтерию. Ее обязан проверить бухгалтер и, если нет ошибок, подписать и поставить дату проверки.

Допустимы ли исправления в ведомости на выдачу зарплаты?

При заполнении документа (особенно если заполняется не один бланк, а сразу большое количество) не исключены ошибки. Если они обнаружены кассиром перед выдачей средств, бумага возвращается в бухгалтерию. При невозможности переоформить документ можно зачеркнуть ошибочные данные и вписать правильные.

Чтобы не допускать ошибок и не исправлять их, любой бланк должен заполняться по правилам (в том числе ).

Важно: исправление должно быть заверено подписями ответственных лиц, которые подписывали начальный вариант. Также рядом должна ставиться дата внесения. Без подписей и даты исправление считается недействительным.

Подводим итоги

Ведомость на выдачу зарплаты не является самым основным документом, с которым приходится работать бухгалтерии. Бланк по форме Т-53 заполняется регулярно, но процесс его оформления простой и быстрый.

Главный нюанс - отсутствие ошибок в цифрах: из-за неточностей в расчетах сотрудник (или сотрудники) могут недополучить деньги или наоборот - получить больше. Чтобы предотвратить ошибки, после заполнения бухгалтером и после выдачи средств документ проверяется и хранится в архивах предприятия.

Расчетная ведомость по унифицированной форме Т-51 применяется для расчета заработной платы и иных выплат работникам. Унифицированная форма Т-51 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Документ содержит информацию обо всех начислениях (заработной плате, премиях и т.д.) в пользу работников, а также о суммах, которые были удержаны из заработной платы . Вся перечисленная в бланке Т 51 информация должна быть указана отдельно по каждому работнику.

Все денежные начисления производятся на основании документов, которые содержат информацию о том, сколько времени отработал сотрудник (на предприятии фактически отработанное сотрудником время фиксируется в табеле рабочего времени). Премии и различные материальные поощрения производятся в соответствии с распорядительной документацией, принятой в организации (такой документацией является, например, приказ руководителя).

Суммы, которые были начислены и удержаны, а также сумма к выплате указываются в расчетной ведомости непосредственно в рублях и копейках.

Если работодатель использует для расчета зарплаты ведомость по унифицированной форме Т-51, то выплату стоит оформить ведомостью по форме Т-53 . Стоит учитывать, что если ваши работники получают зарплату перечислением на банковскую карту, то в таком случае составить необходимо только расчетную ведомость, а расчетно-платежную и платежную ведомости составлять не нужно.

Ведомость оформляется на нескольких страницах, их количество зависит от количества сотрудников компании.

Образец заполнения унифицированной формы Т-51

Ведомость составляется в одном экземпляре. Первый, титульный лист ведомости содержит реквизиты, обязательные для заполнения:

• название компании, структурное подразделение, реквизиты (ОКУД, ОКПО);
• название документа, его номер и дату, когда он был составлен;
• расчетный период.

На оборотной стороне ведомости содержится таблица для расчета, которая состоит из 18 граф:

1.Номер сотрудника по порядку;

9.Начисления сдельной оплаты;

10.Иные начисления;

11.Сведения о стоимости распределенных социальных и материальных благ;

12.Общая сумма начислений - итого предыдущих граф;

13.Сумма НДФЛ, которая была удержана из доходов работника в данном расчетном периоде;

14.Иные удержания из доходов работника (например, выплата алиментов, различные взносы в профсоюзный комитет и так далее);

15.Итоговая сумма всех произведенных удержаний (итого граф 13 и 14);

16.Долг работодателя перед работником по результатам расчетов за прошлые периоды;

17.Сведения о задолженности работника перед работодателем;

18.Сумма, которая подлежит выплате.

Обратите внимание, все графы и поля ведомости Т-51 должны быть обязательно заполнены. Если информация отсутствует, то в нужной графе или строке поставьте черточку (прочерк).

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-51, чтобы верно заполнить бланк и не допустить ошибок.

Каждая работа должна быть оценена и своевременно оплачена. Работа на чистом энтузиазме осталась в советское время.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Размер зарплаты зависит от прожиточного минимума региона и оценки необходимости и сложности выполняемых сотрудником трудовых функций. Для выдачи составляется ведомость по начислению заработной платы и на основании ее происходят соответствующие выплаты.

Понятия

Дадим определение.

Ведомость по зарплате – это бухгалтерский документ, в котором указаны все данные о зарплате каждого сотрудника.

Назначение документа

Процедура расчета заработной платы начинается с заполнения табеля рабочего времени и заканчивается выдачей денег или переводом на расчетный счет сотрудникам.

Немаловажную роль в этом процессе выполняет платежная ведомость. Она является конечным документом, куда заносится итоговая сумма к выдаче каждого работника. Оформляется при выдаче денег через кассу или переводом на расчетный счет.

Ведомость имеет четко структурированную форму. Составляется в целом на предприятие или по подразделениям, если штат сотрудников довольно большой.

Сведения в нее вносятся из расчетных листков по заработной плате, составляемых на каждого сотрудника.

Действующие нормативы и формы ведомостей

В законодательстве закреплены следующие формы ведомостей:

• Т-51 – расчетная;
• Т-49 – расчетно-платежная;
• Т-53 – платежная.

Расчетная Т-51

Расчетная ведомость по форме №Т-51 относится к первичной бухгалтерской документации.

Такая форма подходит для сотрудников, получающих заработную плату на расчетный счет.

Сумма, указанная с фамилией сотрудника, должна быть точно перенесена в расходно-кассовый ордер, составленный на него.

При выборе в организации безналичной формы расчета с сотрудниками заполнение других форм ведомости заработной платы не требуется.

Платежная Т-53

Форма платежной ведомости №Т-53 включает в себя суммы выплат сотрудникам организации и зарплату наемных работников.

Отличие от формы №Т-51 заключается в том, что в него не заносится количество реально рабочих часов.

Расчетно-платежная Т-49

Платежная ведомость по форме №Т-49 представляет собой документ, по которому начисляется и выплачивается зарплата работникам организации.

Такая форма упрощает и сокращает документооборот в бухгалтерии. Она представляет собой сочетание первых двух ведомостей. Применяется при выплате сотрудникам зарплаты наличными денежными средствами.

Совет: при расчете с сотрудниками безналичным способом используйте ведомость по форме №Т-51.

Для ИП

Ведомости по зарплате для ИП аналогичны составлению их на предприятиях.

При выдаче своим сотрудникам денег из кассы должна быть сформирована расчетная и расчетно-платежная ведомость. Это основной документ при начислении зарплаты. В них должны быть указаны начисленные за отчетный период суммы и удержания за нарушения.

В графе к выплате сумма будет стоять, полученная путем вычитания из начисления правонарушений.

Случаи составления

Из названия следует, что ведомость составляется при выплате заработной платы.

Она включает все начисления и удержания, которые были у сотрудника за последний отчетный период (месяц).

Ведомость является обязательным документом для бухгалтерской отчетности.

При выдаче денег через кассу в ней каждый сотрудник проставляет свою подпись о получении. Подтверждается факт выплаты в установленный срок.

Ведомости выдачи и начисления заработной платы в документообороте

Оформление и заполнение

Форма платежной ведомости позволяет включить в список несколько сотрудников, поэтому на каждого оформлять расходно-кассовый ордер не нужно.

К минусам можно отнести открытость зарплаты каждого сотрудника для других.

После оформления ведомость проверяет руководитель. Проставив подпись, директор передает документ кассиру. Только после этого можно начать выдавать деньги.

Каждый сотрудник проставляет свою подпись в строке напротив своей фамилии.

При отсутствии сотрудника на рабочем месте и невыдаче его зарплаты кассир депонирует общую невыплаченную сумму.

Если в организации принято применять форму №Т-49, то другие формы не составляются.

При безналичном расчете с сотрудниками составляется только форма №Т-51.

Ведомость по зарплате составляется бухгалтером в 1 экземпляре.

Основания для заполнения – табель учета рабочего времени, штатное расписание, заявления на отпуск, личные карточки сотрудников и т.д.

Заполняется с двух сторон:

• 1 страница – титульный лист. Указываются полное наименование организации, дата составления, период, за который составлен документ, и общая сумма к выдаче.
• 2 страница – таблица со списком сотрудников (должность, табельный номер) , рядом с каждой фамилией зарплата и общая сумма по документу к выдаче.

После составления бухгалтером документ передается руководителю для заверения. Только после всех подписей кассир имеет право начать выдачу зарплаты.

Нумерация

При большом количестве сотрудников документ распечатается на нескольких страницах.

Каждой присваивается свой номер. Листы скрепляются в один документ. Количество листов указывается в соответствующей графе.

Ответственные лица

При составлении ведомости по зарплате ответственными лицами выступают руководитель организации и главный бухгалтер.

При невыплате доплаты или выплате большей суммы на главного бухгалтера будет наложено административное взыскание. Без подписи должностного лица ведомость считается юридически недействительной.

Ответственность кассира: принятие, хранение, выдача и сдача денежных средств по платежной ведомости. При отсутствии кассира, трудовые функции возлагаются на бухгалтера.

Кто подписывает?

Право подписи ведомости по зарплате налагаются на составителя ведомости (главного бухгалтера) и проверяющего лица (руководителя).

При отсутствии главного бухгалтера в день выдачи зарплаты приказом назначается другой бухгалтер для оформления и подписи ведомости.

При отсутствии руководителя, подписывает его заместитель или другое должностное лицо, наделенное правом подписи.

Можно ли вносить исправления?

Исправления вносить разрешено.

Необходимо учитывать следующие правила:

• неверная информация зачеркивается одной чертой;
• сверху пишется правильный вариант;
• для заверения ставятся подписи ответственных лиц;
• указывается дата внесения исправлений.

Бланки

Скачать бесплатно бланки ведомостей можно на нашем сайте:

Сроки выдачи

Срок выдачи зарплаты по платежной ведомости ограничен сроком в 3 дня с момента заполнения формы.

При неполучении сотрудником денежных средств в течение 3 дней с момента оформления ведомости:

• сотрудник с заявлением обращается к кассиру, чтобы ему выдали зарплату;
• ожидает следующей выдачи денежных средств на предприятии (аванс или зарплата);
• получение денежных средств в день депонированных выплат, если такой предусмотрен.

Хранение и учет

Хранится в бухгалтерии. Сшивается в архив вместе с другими кассовыми документами.

Сроки хранения

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» документ относится к первичной документации и хранится 5 лет.

Действия при утере

Согласно Письму МинТруда от 27 ноября 2001г №8389-ЮЛ, ответственность за хранение ведомости по зарплате возлагается на работодателя.

При утере необходимо оформить приказ о создании комиссии для расследования происшествия. В нее входят работники бухгалтерии, кадровый отдел и т.д. Комиссия должна запросить объяснительные записки у всех сторон, которые несли ответственность за хранение. Проведя расследование, составляется акт. В нем указываются причины, которые привели к утере ведомости и рекомендации по мероприятиям для ее восстановления.

Наилучший вариант для решения проблемы — это восстановление документа. Для этого повторно распечатывается платежная ведомость. Проставляются все подписи, в том числе сотрудников.

При невозможности заполнить строки по причине части работников следует оставить их пустыми или указать «восстановить не удалось».

На повторной ведомости обязательно нужно сделать надпись «Дубликат».

Таким образом, ведомость по зарплате является неотъемлемым документом при начислении заработной платы сотрудникам. В зависимости от способа выдачи денег, документ подразделяется на формы №Т-51, №Т-53, №Т49.

Каждому предпринимателю, который имеет в штате наемных работников, приходится сталкиваться с выдачей заработной платы. Существует, как минимум, три способа выдачи заработной платы денежными средствами. Безналичный - на зарплатные банковские карты работников, и выдача наличными деньгами через кассу с или с использованием платежной ведомости на заработную плату. Как сделать это через кассу, используя при этом ведомость на выдачу зарплаты, заполнить бланк документа правильно и не нарушить действующие правила, расскажет настоящая статья.

Форма платёжной ведомости

Форма документа, с использованием которого выплачивается заработная плата через кассу, предусмотрена нормативным актом Росстата. Ей присвоен . На практике, используется этот документ в ряду других ведомостей связанных начислением и выдачей оплаты труда работникам. Так же статистическим ведомством предусмотрены расчетная и . Все эти формы утверждены Постановлением указанного ведомства № 1 от 05.01.2004 года.

Стоит отметить, что в связи с вступлением в силу нового закона о бухгалтерском учете, для всех организаций (кроме государственных) и предпринимателей применение указанных форм не обязательно. Но, в то же время, применение данных форм достаточно удобно и помогает соблюсти требования законодательства. При необходимости в данную форму можно вносить различные изменения для того что бы привести её использование в соответствие со спецификой деятельности экономического субъекта.

Обратите внимание: Все формы документов, используемые в деятельность предприятия, должны быть утверждены его руководителем. Это происходит в начале каждого календарного года путем издания приказа об утверждении учетной политики организации. Формы используемых документов выступают приложением к учетной политике.

Сам документ может быть оформлен как от руки, на бланке установленной формы так и с использованием компьютера. Для каждого бухгалтерского документа, в том числе для ведомости на выдачу зарплаты, бланк должен быть заполнен с оформлением всех необходимых реквизитов. Чтобы не возникло сомнений в действительности документа, например, при налоговой проверке в платежной ведомости должны быть заполнены следующие реквизиты:

• наименование организации или фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя,
• дата и регистрационный номер документа,
• платежный период, за который производится выплата заработной платы,
• сумма выплачиваемых денежных средств,
• подписи руководителя (индивидуального предпринимателя) и главного бухгалтера, которые утверждают ведомость,
• подписи бухгалтера, который ведомость составил и кассира, который по ней выдал денежные средства.

Так как ведомости в подавляющем большинстве изготавливаются с использованием утвержденной формы бланка, то такой обязательный реквизит всех первичных документов как наименование документа, в бланке уже обозначен.

Платежная ведомость состоит как минимум из двух листов. Титульного, в котором расположены практически все перечисленные выше реквизиты, и листа, содержащего сведения о выплате заработной платы - табличная часть. При этом, при необходимости (большое количество сотрудников, например), к ведомости может быть приложено необходимое количество листов содержащих табличную часть.

Как правильно заполнить бланк платежной ведомости:

В этой части указываются следующие сведения необходимые для правильной выплаты заработной платы:

• табельный номер, фамилия и инициалы сотрудника,
• его должность,
• сумма к выплате.

Также предусмотрено место для росписи сотрудника, в котором в случае неполучения им заработной платы проставляется отметка о её депонировании.

Срок на выдачу заработной платы не может превышать пяти рабочих дней. Этот период так же включает день, когда наличные денежные средства, предназначенные для выплаты заработной платы, получаются в банке. Конкретный период, в течение которого будет выдаваться заработная плата по платежной ведомости, указывается на её титульном листе.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Многие работодатели пытаются пойти на хитрость, выплачивая работникам заработную плату лишь раз в месяц и требуя от работников, чтобы они написали заявление о подобной выплате. Но такая хитрость работодателю совершенно ничем не поможет: по закону, даже если имеются заявления работников с просьбой выплачивать зарплату раз в месяц, работодатель обязан совершать выдачу заработной платы все же два раза в месяц.

Журнал регистрации платёжных ведомостей

Как уже было сказано, ведомость на выдачу заработной платы имеет обязательный реквизит - дату составления и регистрационный номер. Так как такие ведомости составляются периодически, то их необходимо регистрировать. Для этих целей предусмотрен Журнал регистрации платежных ведомостей. Так же как и форма самой ведомости, форма данного документа утверждена все тем же Постановлением Росстата. Форме присвоен номер Т-53а.

Исправления в платежной ведомости

В платежные ведомости, как и в расчетные и расчетно-платежные исправления вносить можно. В то же время делать это необходимо только с учетом, установленных для такого рода исправлений, правил. Все исправления, которые делаются в таких документах, должны быть сопровождены датой совершения исправления, а так же фамилией и инициалами лица такое исправление внесшего. Соответственно рядом с исправлением проставляется подпись исправителя. В то же время, как ранее, нельзя вносить исправления в расходный и приходный кассовые ордера. Поэтому если при закрытии платежной ведомости в расходном ордере будет совершена ошибка, её исправить нельзя. В таком случае бухгалтеру придется выписывать новый ордер.

Узнайте, что такое расчетно-платежная ведомость и как правильно ее заполнять:

Закрытие платежной ведомости

Окончательное оформление документа осуществляется в последний день выплат денежных средств, или ранее, если денежные выплаты были осуществлены всем работникам. Кассир подводит итог выданных денежных средств. Если выдана вся заработная плата, то сумма к выдаче, обозначенная на лицевом листе документа, сойдется с суммами выплаченной заработной платы. Если нет, то разница будет отражена в графе для депонированных сумм.

Если до окончания периода, в течение которого предусмотрена выдача заработной платы, кто либо из работников не получит причитающихся ему сумм, то зарплата должна быть депонирована. То есть сами наличные денежные средства возвращаются в банк, а в ведомости ставится отметка о депонировании заработной платы. Соответственно, в бухгалтерском учете делается запись в реестре депонентов и книге учета депонированных денежных средств. В ней отмечается номер платежной ведомости, по которой не была выдана заработная плата, табельный номер и ФИО сотрудника, невыплаченная сумма. Запись о депонировании делается в последний день выдачи зарплаты.

На всю сумму полученной сотрудниками заработной платы кассиром заполняется расходник. По завершении выдачи заработной платы, кассир подписывает ведомость и сдает её в бухгалтерию. Срок хранения, предусмотренный для данной категории документов, составляет пять лет.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

В том случае, если ведомость была утеряна, то наиболее правильным вариантом является её восстановление. Для этого необходимо повторно распечатать документ, а также проставить все ранее присутствующие подписи, в том числе и подписи сотрудников.

Если же возможность заполнить какие-то строки отсутствует - то их можно оставить пустыми или же в каждой указать «восстановить не удалось». Также на повторно распечатанном документе необходимо в обязательном указать что это копия написав на ней слово «Дубликат».