Có cần đóng dấu khi điền vào sổ làm việc không? Loại con dấu nào có thể được sử dụng để chứng nhận sổ làm việc? Bạn có cần con dấu trong sổ làm việc không?

Sổ công tác là một tài liệu vô cùng quan trọng mà mỗi người cần phải ghi lại quá trình làm việc của mình. Vì vậy, nó phải được điền theo đúng yêu cầu của pháp luật. Những cán bộ nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc quan tâm đến việc có cần đóng dấu vào sổ công tác khi đi xin việc hay không.

Khi nào con dấu được đặt?

Bất kỳ người sử dụng lao động nào cũng có thể từng phải đối mặt với câu hỏi này khi tuyển dụng, sa thải hoặc chuyển nhân viên từ đơn vị cơ cấu này sang đơn vị cơ cấu khác. Con dấu có vị trí rõ ràng riêng, không thể thay đổi - nó được đặt trên trang tiêu đề, luôn ở góc trên bên phải hoặc bên trong cuốn sách.

Ghi dữ liệu

Khi nhập dữ liệu nhân viên, người sử dụng lao động phải đóng dấu vào trang tiêu đề, nhưng trước khi in phải ghi rõ thông tin cá nhân của nhân viên:

• ngày sinh)
• dấu hiệu của giáo dục)
• tên nghề nghiệp, chuyên môn của nhân viên.

Sau khi nhập dữ liệu, nhân viên ký tên vào trang tiêu đề, xác nhận tính chính xác của thông tin. Chỉ sau đó con dấu mới được đặt. Điều đáng chú ý là tất cả dữ liệu này chỉ được điền trên cơ sở một số tài liệu nhất định - hộ chiếu, bằng tốt nghiệp, v.v. Nếu không có tài liệu xác nhận thông tin về nhân viên, nhân viên nhân sự không có quyền ghi vào sổ làm việc. Vì vậy, đối với những người chưa biết khi đi xin việc có đóng dấu vào sổ lao động hay không thì phải nói rằng nếu sổ lao động được cấp lần đầu tiên thì phải đóng dấu. Vị trí của nó là trang tiêu đề.

Thay đổi dữ liệu

Tem được đặt ở đâu khi thay đổi dữ liệu nhân viên? Nhu cầu thay đổi dữ liệu thường nảy sinh khi nhân viên thay đổi họ, tên, quốc gia hoặc dữ liệu khác. Trong trường hợp này, mục nhập trước đó được gạch bỏ cẩn thận bằng một dòng liền nét, sau đó dữ liệu mới được nhập dựa trên các tài liệu do nhân viên cung cấp. Đồng thời, người có thẩm quyền đóng dấu và chữ ký của mình vào mặt sau bìa.

Trong quá trình phân phối chèn

Có những tình huống khi các trang cần thiết của sổ làm việc đã được điền đầy đủ. Trong trường hợp này, nhân viên được cấp một phần chèn. Trong trường hợp này, một con tem sẽ được dán trên trang tiêu đề cho biết phụ trang đã được phát hành. Nếu không có sổ làm việc, phụ trang này không hợp lệ.

Sa thải

Trong trường hợp sa thải tự nguyện hoặc vì lý do khác, người quản lý (hoặc người thực hiện nhiệm vụ của mình) ký và đóng dấu vào sổ làm việc.

Trình tự nhập dữ liệu vào sổ làm việc khi đi xin việc:

• chức danh (tên tổ chức, viết ở giữa cột thứ ba),
• con số,
• ngày,
• thông tin việc làm,
• thứ tự mà các mục được thực hiện trên cơ sở đó.

Theo luật pháp của Liên bang Nga, các pháp nhân phải có con dấu chính thức riêng, được đặt trên hầu hết các tài liệu.

Những tài liệu đó bao gồm:

• sách làm việc,
• mệnh lệnh, hướng dẫn,
• mệnh lệnh từ người đứng đầu.

Nếu bạn cần quyết định xem có dán tem vào sổ làm việc khi nộp đơn xin việc hay không, bạn nên tham khảo quy định của pháp luật. Trong số những điểm chính khi dán tem chỉ là việc điền ban đầu vào hồ sơ việc làm và sa thải. Vì vậy, không có tem nào được đặt khi chấp nhận.

Nếu con dấu không được dán ở nơi làm việc trước đó

Nếu một nhân viên quyết định thay đổi công việc của mình vì bất kỳ lý do gì, anh ta phải lấy sổ ghi chép công việc từ bộ phận nhân sự (hoặc trực tiếp từ sếp). Sau đó, chủ sở hữu công trình chuyển nó vào tay người quản lý mới. Nếu thiếu con dấu thì sổ làm việc có thể bị coi là không hợp lệ ở nơi làm việc mới. Trong trường hợp này, nhân viên có hai lựa chọn:

• lấy một cuốn sách mới (nếu không có lo ngại về việc mất kinh nghiệm))
• khôi phục con dấu về nơi làm việc trước đây.

Lựa chọn đầu tiên thường không được chấp nhận đối với người lao động, vì trong trường hợp này dữ liệu về bảo hiểm và kinh nghiệm làm việc bị mất, điều này trong tương lai sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến số tiền lương hưu. Tùy chọn thứ hai là thích hợp nhất - nếu bạn có thể dễ dàng liên hệ với nơi làm việc trước đây của mình. Sau đó, nhân viên gửi yêu cầu khôi phục con dấu cần thiết trên trang tiêu đề. Nếu sếp cũ từ chối thực hiện yêu cầu, nhân viên có quyền khởi kiện. Điều chính là không trì hoãn, vì tổ chức có thể trải qua một số thay đổi nhất định và khi đó sẽ không thể khôi phục hồ sơ công việc.

Nếu mọi thứ đều rõ ràng về việc có nên đóng dấu vào sổ làm việc khi đi xin việc hay không, bạn cần chú ý đến một vấn đề phổ biến như lỗi ghi chép.

Các lỗi trong sổ công tác: con dấu của tổ chức

Một tổ chức không có một con dấu mà có nhiều con dấu. Có thể xảy ra trường hợp nhân viên nhân sự hoặc người có trách nhiệm khác dán nhầm tem chứ không phải con dấu của tổ chức. Đương nhiên, không thể sửa được con dấu. Vì vậy, họ dùng đến phương pháp này: họ dán tem chính xác vào dòng bên dưới mà không cần bổ sung thêm bất kỳ điều gì.

Chỉnh sửa dữ liệu cá nhân

Nhân viên phòng nhân sự thường mắc lỗi khi điền vào sổ công việc. Và mặc dù những lỗi này có thể rất nhỏ (Natalia - Natalia), nhưng chúng đóng một vai trò quan trọng và có thể gây ra nhiều vấn đề. Nếu sổ làm việc có sai sót thì phải sửa lại, nếu không tài liệu có thể bị coi là không hợp lệ.

Để sửa lỗi tên, bạn cần gạch bỏ thông tin không chính xác trên trang tiêu đề bằng một dòng mỏng, đơn nhưng dễ thấy và viết thông tin chính xác ở trên cùng (hoặc bên phải). Bạn cũng nên chỉ ra tài liệu dùng để xác nhận thay đổi dữ liệu.

Khi chủ sở hữu văn bản này kiểm tra dữ liệu đã sửa chữa, nhân viên nhân sự phải ghi rõ chức vụ, họ tên, ngày sửa chữa và con dấu của tổ chức nơi mình công tác. Bây giờ các ghi chép trong sổ làm việc là xác thực và có hiệu lực pháp luật. Con dấu, vốn đã được đặt bên trong sổ làm việc, thường được đặt sao cho không che đi một phần nội dung được viết (ví dụ: để giấu một phần họ hoặc năm sinh chính xác).

Sắc thái này thực sự rất quan trọng, vì hồ sơ công việc như vậy có thể bị coi là giả mạo. Vì vậy, điều rất quan trọng đối với bất kỳ nhân viên nhân sự nào là phải tìm hiểu xem khi tuyển dụng có ghi dấu vào sổ làm việc hay không.

Trong bài viết này, chúng tôi nói về các quy tắc đóng dấu vào giấy tờ lao động - ở đâu, cái nào và chính xác khi nào. Và còn về việc phải làm gì nếu dán nhầm tem và các tình huống sự cố thường gặp khác

Đọc bài viết của chúng tôi:

Ở đâu và đóng dấu gì vào sổ làm việc khi bị sa thải

Vì sổ làm việc là tài liệu quan trọng nhất để đăng ký lương hưu và quỹ hưu trí thường kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thông tin có trong đó nên yêu cầu điền tài liệu khá nghiêm ngặt. Nếu bạn bỏ qua chúng, bạn có thể làm hỏng tài liệu và phải khôi phục nó.

Đặc biệt, có những quy định nhất định về việc đóng dấu. Con dấu chỉ được dán vào:

• trên trang tựa khi điền sách hoặc sao chép lần đầu;
• trên bìa trong khi xác nhận các thông tin cơ bản đã thay đổi;
• về thông báo sa thải.

Trong những năm gần đây, câu hỏi ngày càng được đặt ra – ghi gì vào sổ làm việc khi ra đi vào năm 2019. Khó khăn này là do có sự thay đổi tại đoạn 35 của “Quy tắc bảo quản sổ sách công việc” ngày 01/3/2008. Nếu trước thời điểm này đề xuất đóng “con dấu của tổ chức (nhân sự)” thì sau đó đã bị hủy bỏ. đã là “con dấu của người sử dụng lao động”. Đây là lúc nảy sinh khó khăn - liệu con dấu của bộ phận nhân sự có đề cập đến khái niệm “con dấu của người sử dụng lao động” hay không và liệu nó có thể được sử dụng trong giấy tờ lao động hay không.

Vì sắc thái này không được pháp luật làm rõ nên các nhân viên nhân sự có kinh nghiệm khuyên bạn nên sử dụng con dấu chính thức của công ty - điều này sẽ đúng trong mọi trường hợp và sẽ không có vấn đề gì phát sinh.

Nếu không thể dán tem thì được phép chứng nhận có con dấu của bộ phận nhân sự (nếu trong đó có tất cả thông tin chi tiết của tổ chức), nhưng bạn cần chuẩn bị cho điều đó. Rất có thể, những vấn đề này sẽ được giải quyết theo hướng có lợi cho tính hợp pháp của việc sử dụng bản in khung, nhưng sẽ gây lãng phí thời gian.

Một lập luận khác ủng hộ việc xác nhận hồ sơ sa thải trong hồ sơ việc làm năm 2019 bằng con dấu của người sử dụng lao động là khả năng sử dụng nó liên quan đến bất kỳ chữ ký nào – cả người quản lý và nhân viên nhân sự. Trong khi đó dấu ấn của bộ phận nhân sự không thể đặt sau chữ ký của giám đốc mà chỉ sau chữ ký của nhân viên nhân sự.

Con dấu “để đựng tài liệu” không thể ghi vào sổ làm việc; nó được sử dụng ở doanh nghiệp với những mục đích hoàn toàn khác.

Thông thường, những người điền vào biểu mẫu không có câu hỏi nào về việc đóng dấu vào đâu khi bị sa thải. Tuy nhiên, đây là điểm khá quan trọng, vì nếu chứng nhận không chính xác, có thể nảy sinh nghi ngờ về tính xác thực, thậm chí dẫn đến việc chỉ định giám định tem. Các quy tắc chung là:

• con dấu được đặt thẳng, không lộn ngược hoặc nghiêng;
• con tem được dán cuối cùng, khi tất cả các thành phần viết tay
• các mục đã được thực hiện, bao gồm cả chữ ký;
• nắm bắt một phần thông tin về nhân viên đã thực hiện mục nhập;
• không trùng chữ ký của người lao động bị sa thải;
• bản in rõ ràng và không nhòe.

Về việc xác nhận hồ sơ sa thải có đóng dấu trong lực lượng lao động năm 2019 là bắt buộc đối với tất cả người sử dụng lao động có đóng dấu. Một ngoại lệ được đưa ra bởi một số LLC và CTCP hoạt động không có con dấu trên cơ sở Luật Liên bang-82 năm 2015. Họ quan tâm đến “Giải thích một số vấn đề về việc áp dụng Quy tắc bảo quản và lưu trữ sổ làm việc…” của Bộ Lao động năm 2016, theo đó “việc đóng dấu vào trang đầu tiên của sổ làm việc, chèn, cũng như ở một số việc khác, được thực hiện bằng con dấu.” Và hơn nữa, người ta quy định chỉ được phép xác nhận biên bản sa thải khi có chữ ký của người quản lý nếu tổ chức không có tem.

Sổ lao động có được đóng dấu khi đi xin việc không?

Không cần thiết phải đóng dấu vào các mục trong sổ làm việc về tuyển dụng, vì việc xác nhận cuối cùng về toàn bộ khối thông tin liên quan đến công việc tại một doanh nghiệp nhất định sẽ diễn ra khi sa thải. Tuy nhiên, nếu hồ sơ tuyển dụng hoặc chuyển sang vị trí khác được chứng nhận bằng con dấu thì điều này sẽ không trở thành một lỗi nghiêm trọng vì luật pháp không cấm trực tiếp điều này.

Tuy nhiên, sổ làm việc không phải là một tài liệu lớn đến mức bạn cần dán tem lên hầu hết mọi dòng; nó sẽ trông luộm thuộm; các con tem có thể chạm vào nhau và các hồ sơ, khiến chúng không thể đọc được.

Tình huống vấn đề

Mỗi nhân viên được giao nhiệm vụ điền vào sổ làm việc phải được hướng dẫn trước về cách chuẩn bị sổ sách đúng cách. Các vấn đề thường phát sinh với việc sử dụng in ấn không chính xác. Trước đây, đồng thời với việc sửa những lỗi đó, đề phòng, nhân viên đó đã được cấp giấy chứng nhận xác nhận thời gian phục vụ của mình. Vào năm 2019, điều này là không bắt buộc, kể từ khi bị sa thải.

Xin lưu ý

Phải làm gì nếu nhân viên nhân sự dán nhầm tem

Sau khi trộn dấu, nhân viên nhân sự mắc sai sót khiến việc ghi vào không hợp lệ, nghĩa là bạn cần thực hiện theo quy định chung “Nội quy duy trì Bộ luật Lao động”:

• Trong dòng bên dưới ở cột đầu tiên, chúng tôi đặt số tiếp theo, ở cột thứ hai - ngày sửa.
• Trong cột thứ ba, chúng tôi viết “Số bản ghi (số trước) không hợp lệ”.
• Chúng ta xuống một dòng khác bên dưới, không đánh số nữa và nhập lại mục.
• Chúng tôi xác nhận hồ sơ bằng chữ ký của nhân viên nhân sự và người rời đi và đóng dấu cần thiết.

Việc gạch bỏ một bản in sai hoặc đặt bản in đúng lên trên đó là không thể chấp nhận được.

Nếu tem được đặt sai vị trí

Trường hợp tem được đặt sai trang là một trường hợp cực kỳ hiếm gặp. Nếu điều này xảy ra, tốt hơn hết bạn nên để nó lại và dán con dấu vào đúng vị trí.

Xin lưu ý

Tất cả các lỗi trong sổ làm việc phải được sửa chữa. Một số người trong số họ đe dọa bạn bằng các thủ tục pháp lý. Tại sao bạn lại quan tâm đến việc sửa tất cả các lỗi trong sổ làm việc và những lỗi nào có thể dẫn đến các thủ tục pháp lý với nhân viên?

Nếu sổ làm việc bị đóng dấu kém

Tất nhiên, trước tiên nên kiểm tra xem có đủ mực trong tem hay không trước khi đưa vào biểu mẫu báo cáo nghiêm ngặt. Nếu bản in bị nhạt, khó đọc hoặc bị lem, bạn cần dán lại con dấu và sau khi kiểm tra trên bản nháp, đặt nó bên cạnh bản đầu tiên.

Nếu không có con dấu trong sổ làm việc khi ra trường

Đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng các quy định về hồ sơ nhân sự, gây ra nhiều vấn đề cho người lao động cũng như người sử dụng lao động trước đây và tương lai của họ. Trong trường hợp này, bạn phải liên hệ với công ty đã sa thải nhân viên đó và yêu cầu đóng dấu.

Nhà lập pháp, thông qua các bài viết của mình, cố gắng điều chỉnh vấn đề dán tem, nhưng thật không may, những bài viết này không được nhóm thành một phần mà nằm rải rác trong các hành vi pháp lý điều chỉnh trong lĩnh vực lao động.

Vì vậy, tài liệu quan trọng nhất hợp nhất tất cả các quan hệ lao động và các khía cạnh liên quan đến chúng, cụ thể là - mã lao động, không chứa một bài viết riêng dành cho việc dán tem.

Bộ luật Lao động có một số quy định đề cập đến thực tế là bất kỳ mục nào trong hồ sơ lao động đều phải được thực hiện đúng cách và điều tạo nên một hình ảnh phù hợp là mối quan tâm của các hành vi lập pháp khác.

Không có gì bất thường trong yêu cầu này vì chính nhân viên là người chịu trách nhiệm lập sổ ghi chép công việc cho nhân viên. Sổ làm việc chứa thông tin về nhân viên, cụ thể là:

• họ;
• họ;
• ngày sinh;
• đặc sản;
• nơi học tập;
• trình độ học vấn.

Thông tin này được chứng nhận bởi con dấu của tổ chức, nghĩa là tính xác thực của thông tin được chỉ định ở đây được công nhận. Sổ lao động có được đóng dấu khi đi xin việc không?

Con dấu được dán vào hồ sơ việc làm dưới hình thức lao động trực tiếp. Vì vậy, hồ sơ việc làm được coi là đã có hiệu lực pháp luật.

Cũng biên bản thôi việc của người lao động có đóng dấu. Một trường hợp khác sử dụng in ấn - hồ sơ chuyển nhượng nội bộ hoặc bên ngoài.

Con dấu diễn ra trong hồ sơ về việc khen thưởng hoặc khuyến khích nhân viên. Nếu nhân viên đã nâng cao trình độ của mình, con dấu còn được dùng để ghi vào sổ công tác một cách tổng quát.

Mẫu tem trong sổ làm việc:

Nó nên như thế nào?

Một tổ chức có thể có từ một đến năm con tem, được sử dụng tùy theo mục đích sử dụng.

Nhưng các loại con dấu phổ biến nhất được xem xét con dấu chung của tổ chức và con dấu văn bản. Sau này, như một quy luật, được đặt bởi các nhân viên của bộ phận nhân sự. Họ là những người đóng dấu này lên tất cả các giấy tờ đến và đi.

Con dấu chung của tổ chức thường do người sử dụng lao động lưu giữ. Chỉ có anh ta mới đặt nó trên tất cả các loại tài liệu và biểu mẫu có ý nghĩa chính thức hoặc là quy định của địa phương.

Nhiều người thắc mắc nhân viên phòng nhân sự nên đóng dấu gì, đóng dấu vào các văn bản trong sổ làm việc có được không?

Câu trả lời cho câu hỏi này rất đơn giản - sổ làm việc là một tài liệu chính thức, có nghĩa là con dấu được đóng trên biểu mẫu phải là con dấu chung của tổ chức. Việc in tài liệu trong trường hợp này không phù hợp để in.

Nếu lỡ đóng dấu văn bản vào sổ làm việc thì đây là sai sót nghiêm trọng và phải nhập lại.

Đặt nó ở đâu?

Con dấu phải có vị trí xác định rõ ràng trên các trang của sổ làm việc. Tùy thuộc vào thông tin nào có trong giấy tờ lao động mà xác định vị trí của con dấu tương ứng.

Nếu bạn cần đóng dấu vào trang tiêu đề của sổ làm việc, trước tiên bạn phải ký tên người sử dụng lao động. Theo quy định, chữ ký được đặt ở góc dưới bên phải, phía bên phải của trang đôi. Chữ ký được đặt phía trên chữ ký sao cho chữ ký ở giữa càng nhiều càng tốt.

Nếu chúng ta đang nói về một biểu mẫu, thì bạn cần dán một con tem dưới mục nhập, tốt nhất là ở phía bên phải. Con dấu phải rõ ràng, không chồng chéo lên các mục trong sổ làm việc, gây khó khăn cho việc đọc thông tin.

Bên cạnh con dấu phải có chữ ký của người sử dụng lao động. Như vậy, việc đặt con dấu có ý nghĩa quyết định, vì nếu đặt không đúng chỗ sẽ gây khó khăn cho việc đọc thông tin từ văn bản công việc và trên con dấu, hoặc khoảng cách giữa con dấu và hồ sơ sẽ rất lớn. lớn đến mức sẽ khó hiểu liệu con dấu ám chỉ những gì được ghi trong tài liệu công việc hay số .

Chính vì thế mà bộ phận nhân sự rất chú trọng đến nơi dán tem.

Vấn đề có thể xảy ra

Thông thường, có nhiều loại vấn đề khác nhau phát sinh khi thiết lập con dấu. Thông tin trên tem được in kém, in sai vị trí do nhầm lẫn và một số thông tin khác.

Ngoài ra, nhân viên bộ phận nhân sự thường sử dụng nhiều tem sẽ nhầm lẫn giữa các con tem và tôi có thể đặt một con tem hoàn toàn không liên quan đến việc điền báo cáo công việc.

Chúng tôi cũng sẽ nói thêm về những việc cần làm trong những tình huống như vậy.

Sổ công tác bị đóng dấu sai

Chuyện xảy ra là một nhân viên của bộ phận nhân sự mắc lỗi và đóng dấu hoàn toàn không cần thiết vào mục ghi trong hồ sơ lao động. Điều đầu tiên cần làm trong tình huống như vậy là đừng hoảng sợ mà hãy bình tĩnh và xin lời khuyên từ các đồng nghiệp cấp cao hoặc tham khảo thông tin trong hướng dẫn dành cho nhân viên bộ phận nhân sự.

Một con dấu không chính xác không được gạch bỏ. Bạn chỉ cần đặt số sê-ri tiếp theo và viết cụm từ sau: "Bản ghi số 1 không đúng". Cụm từ này cũng có thể được viết hơi khác một chút, có rất nhiều biến thể. Điều quan trọng nhất là cảm giác rằng những gì được viết trước đó không phải là thông tin chính xác và hợp lý.

Thế là xong, việc sửa lỗi đã hoàn tất và tác phẩm có thể dễ dàng được gửi đến tệp cá nhân của bạn. Điều chính là trước tiên không quên ghi vào sổ di chuyển và lưu trữ hồ sơ lao động rằng đã mắc sai sót nhưng đã được sửa chữa ngay lập tức.

Xem bên dưới để biết cách chỉnh sửa bản in mẫu:

Nếu con dấu khó nhìn và không thể đọc được thì sao?

Nếu con dấu bạn đặt không thể đọc được, đừng buồn. Luôn luôn có một lối thoát. Nếu thực tế không còn dấu vết nào ở nơi đặt tem, thì bạn chỉ cần đổ mực lên tem và in lại. Sẽ không ai nhận thấy rằng việc sản xuất chỉ là thứ yếu.

Tuy nhiên, nếu thông tin từ con dấu đầu tiên được hiển thị và không thể ghi con dấu thứ hai vào tài liệu lao động mà không có bụi bẩn, đừng lo lắng.

Ngâm con tem trong sơn và đặt con tem bên cạnh con tem không đọc được.. Việc ghi dấu bằng con dấu không thể đọc được không bị coi là sai sót nên việc viết lại hồ sơ là không cần thiết.

Phần kết luận

Bây giờ bạn đã biết tất cả các quy tắc đóng dấu vào sổ ghi chép công việc của mình và bạn, với tư cách là nhân viên, người sử dụng lao động và nhân viên của bộ phận nhân sự, có thể dễ dàng kiểm tra xem sổ ghi chép công việc của bạn đã được điền chính xác hay chưa.

Cố gắng đừng phạm sai lầm khi điền vào hồ sơ công việc của bạn; không phải lúc nào bạn cũng có cơ hội sửa lại mục này hoặc mục kia nhiều năm sau khi bạn mắc lỗi trong công việc.

Theo khoản 35 của Quy tắc, khi sa thải người lao động (chấm dứt hợp đồng lao động), tất cả các mục ghi trong sổ làm việc của người lao động đó trong thời gian làm việc cho người sử dụng lao động này, được chứng nhận:

. chữ ký của người sử dụng lao động hoặc người chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ công việc,

con dấu của chủ lao động Và

chữ ký của chính nhân viên (trừ các trường hợp quy định tại khoản 36 của Quy tắc).

Xin nhắc bạn rằng đoạn 36 của Quy tắc đề cập đến các trường hợp không thể cấp sổ làm việc vào ngày sa thải nhân viên (chấm dứt hợp đồng lao động) do nhân viên vắng mặt hoặc từ chối nhận việc cuốn sách trong tay.

Về chữ ký

Khi sa thải, các ghi chép trong sổ làm việc được xác nhận bằng chữ ký của người sử dụng lao động hoặc người chịu trách nhiệm lưu giữ sổ làm việc và người lao động. Những chữ ký này được chuẩn bị như thế nào? Nhân viên có nên viết bất kỳ từ nào khác ngoài chữ ký của chính mình, ví dụ như từ “Tôi xác nhận” hoặc “Tôi quen thuộc với” không?

Câu hỏi này là mơ hồ. Có sự tranh cãi giữa các chuyên gia.

Theo truyền thống, chữ ký của người sử dụng lao động hoặc người chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ công việc được lập theo sơ đồ: “Vị trí. Chữ ký. Giải mã chữ ký (chữ viết tắt, họ).”

Chúng tôi cũng buộc phải đưa ra một quan điểm khác về việc đăng ký chữ ký vào sổ làm việc, vấn đề gần đây đã trở nên phổ biến trong giới nhân sự.

Điều 1.1 của Hướng dẫn nêu rõ trong sổ làm việc “Hồ sơ được lập... không có chữ viết tắt. Ví dụ: không được phép viết "pr." thay vì "đặt hàng", "gửi hàng". thay vì "đặt hàng", "chuyển". thay vì “đã dịch”, v.v.” Một số chuyên gia tin rằng yêu cầu không viết tắt không chỉ áp dụng cho hồ sơ công việc và bản thân các giải thưởng mà còn cho cả chữ ký và tin rằng không thể đặt tên viết tắt trong bản ghi họ, tên và chữ viết tắt của; người ký phải ghi đầy đủ.

Tình hình thậm chí còn phức tạp hơn với chữ ký của nhân viên.

Chức vụ của một số chuyên gia như sau: khoản 35 Nội quy chỉ yêu cầu chữ ký của người lao động. Những thứ kia. Đề nghị nhân viên đặt chữ ký của chính mình mà không cần giải mã, v.v.

Có ý kiến ​​khác cho rằng người lao động phải ký giống như người chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công việc: “Chức vụ của người lao động. Chữ ký. Tên đầy đủ".

Phương án 1 (4.7.5) (nhân viên làm giao nhận vận tải)

Khi chức danh quá dài, người ta thường đề xuất thay thế bằng từ “nhân viên”.

Tùy chọn 2 (4.7.6)

Vị trí này được chứng minh như sau. Theo khoản 3.22 của GOST R 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống thống nhất của tài liệu tổ chức và hành chính. Yêu cầu về việc chuẩn bị hồ sơ” yêu cầu về “chữ ký” bao gồm:

Chức danh của người ký văn bản;

Chữ ký cá nhân;

Giải mã chữ ký (tên viết tắt, họ).

Tất nhiên, các Quy tắc và Hướng dẫn không trực tiếp chỉ ra sự cần thiết phải được GOST hướng dẫn khi làm việc với sổ làm việc và bản thân sổ làm việc, nói đúng ra, không liên quan đến tài liệu tổ chức và hành chính. Tuy nhiên, việc tập trung vào tiêu chuẩn quy định là hoàn toàn có thể chấp nhận được, vì điều này không mâu thuẫn với quy trình chung để duy trì và điền vào sổ làm việc và phù hợp với thông lệ đã được thiết lập.

Chữ ký của người chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ công việc, được lập theo biên bản sa thải, theo truyền thống tuân thủ các yêu cầu của GOST và được thực hiện theo sơ đồ: “Vị trí. Chữ ký. Tên đầy đủ". Điều hợp lý là chữ ký của người chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ công việc và chữ ký của nhân viên phải được thực hiện theo các quy tắc giống nhau, vì điều 35 của Quy tắc không phân biệt giữa chúng.

Đồng thời, có một cảnh báo.

Đôi khi người ta lập luận chống lại việc chỉ ra chức vụ trong chữ ký của nhân viên trong sổ làm việc, cụ thể là, một số chuyên gia cho rằng nhân viên nghỉ việc không còn là nhân viên và anh ta không còn chức vụ gì nữa. Chúng ta hãy nhớ rằng ngày sa thải thường là ngày làm việc cuối cùng và nhân viên vẫn giữ chức vụ của mình. Đó là một vấn đề khác khi một nhân viên nhận được sổ sách của mình không đúng thời hạn mà sau khi bị sa thải. Sau đó, vị trí không còn có thể được chỉ định. Và từ “nhân viên” sẽ không phù hợp.

Về một số từ bổ sung trong chữ ký của nhân viên, chúng tôi lưu ý như sau: hầu hết các chuyên gia đều cho rằng không cần thiết phải viết các từ “đồng ý” hoặc “làm quen”. Cả Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, các Quy tắc cũng như Hướng dẫn đều không yêu cầu điều này. Tuy nhiên, đôi khi có ý kiến ​​​​cho rằng từ “Tôi chứng nhận” có thể được viết trước chữ ký, vì đoạn 35 của Quy tắc nói về việc chứng thực bằng chữ ký các mục ghi trong sổ làm việc của anh ta. Chúng tôi nghĩ rằng tất cả những từ bổ sung này là không cần thiết. Chữ ký của nhân viên là đủ.

Vì vậy, trên thực tế, có nhiều lựa chọn khác nhau để đăng ký chữ ký trên thông báo sa thải. Điều này là do sự mơ hồ của pháp luật hiện hành.

Về con dấu của người sử dụng lao động

Như đã nêu ở trên, theo khoản 35 của Nội quy, khi người lao động bị sa thải thì việc ghi vào sổ làm việc phải có dấu của người sử dụng lao động.

Ở Chương 3, chúng ta đã nói về thực tế là không phải tổ chức nào cũng phải có con dấu; một số tổ chức có quyền không có con dấu. Người sử dụng lao động - cá nhân doanh nhân cũng có thể làm việc mà không cần con dấu.

Dưới đây chúng ta sẽ nói về những trường hợp người sử dụng lao động có con dấu.

Hãy so sánh điều 35 của Quy tắc.

Như bạn có thể thấy, khả năng chứng nhận các mục trong sổ làm việc với con dấu của cơ quan nhân sự đã bị loại trừ khỏi Quy tắc.

Giải thích từ Rostrud

Các biên tập viên của thư viện điện tử "Nhân viên trọn gói" đã gửi đến Cơ quan Lao động và Việc làm Liên bang (Rostrud) với yêu cầu cung cấp thông tin làm rõ chính thức về các câu hỏi của người dùng:

“Khi người lao động bị sa thải, tất cả các ghi chép trong sổ lao động của người đó trong thời gian làm việc tại người sử dụng lao động này đều có thể được xác nhận con dấu của phòng nhân sự nhà tuyển dụng? Hay phải đóng dấu của tổ chức?

Theo Nội quy lưu trữ sổ lao động lần trước: “35. Khi người lao động bị sa thải (chấm dứt hợp đồng lao động), mọi ghi chép trong sổ làm việc của người lao động trong thời gian làm việc tại tổ chức này đều có chữ ký của người sử dụng lao động hoặc người chịu trách nhiệm lưu giữ sổ làm việc, có dấu của tổ chức (nhân sự) dịch vụ) và chữ ký của chính người lao động (trừ trường hợp quy định tại khoản 36 của Quy tắc này)…” Nội dung trong nghị quyết của Chính phủ Liên bang Nga ngày 1 tháng 3 năm 2008 không còn đề cập đến con dấu của dịch vụ nhân sự nhưng có dấu của người sử dụng lao động. Con dấu của phòng nhân sự có phải là con dấu của nhà tuyển dụng không?”

Chúng tôi đã nhận được những giải thích rõ ràng sau đây từ Rostrud (thư ngày 24 tháng 11 năm 2008 số 2607-6-1) về vấn đề này.

“Theo đoạn 35 của Quy tắc bảo quản và lưu trữ sổ làm việc, lập mẫu sổ làm việc và cung cấp cho người sử dụng lao động, được phê duyệt bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 16 tháng 4 năm 2003 số 225 (sau đây gọi là Quy tắc bảo quản sổ làm việc), khi sa thải người lao động (chấm dứt hợp đồng lao động), tất cả các ghi chép trong sổ làm việc của người lao động trong quá trình làm việc với người sử dụng lao động này đều được xác nhận bằng chữ ký của người sử dụng lao động hoặc người chịu trách nhiệm bảo quản sổ làm việc, đóng dấu của người sử dụng lao động và chữ ký của chính người lao động (trừ trường hợp quy định tại khoản 36 của Nội quy).

Không giống như phiên bản trước của đoạn cụ thể của Quy tắc lưu giữ sổ làm việc, có hiệu lực trước khi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 03/01/2008 số 132 có hiệu lực, phiên bản mới không xác lập sự đồng nhất giữa các khái niệm “con dấu của người sử dụng lao động” và “con dấu của cơ quan nhân sự của người sử dụng lao động”, chỉ sử dụng một trong số đó. Căn cứ vào tính chất của những thay đổi, bổ sung Quy tắc bảo quản sổ lao động theo Nghị định nêu trên của Chính phủ Liên bang Nga nhằm mục đích đưa các quy định của Quy tắc bảo quản sổ lao động phù hợp với quy định của Nghị định này. Bộ luật Lao động Liên bang Nga về việc sử dụng một khái niệm duy nhất là “người sử dụng lao động” thay vì khái niệm “tổ chức”.

Khi thực hiện các thay đổi đối với đoạn 35 của Quy tắc bảo quản sổ làm việc, rõ ràng là dựa trên thực tế là người sử dụng lao động - các cá nhân được liệt kê trong đoạn. 2 giờ 5 muỗng canh. Điều 20 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga (người sử dụng lao động là doanh nhân cá nhân), theo quy định, không có dịch vụ nhân sự và người sử dụng lao động duy trì sổ làm việc một cách độc lập hoặc bởi người được người đó ủy quyền đặc biệt.

Nói cách khác, có thể giả định rằng việc loại trừ khỏi đoạn này điều khoản cho phép người sử dụng lao động - cá nhân khi sa thải người lao động đóng cả con dấu chính thức của tổ chức và con dấu của cơ quan nhân sự vào sổ làm việc của mình là của bản chất có chủ ý.

Về vấn đề này, theo chúng tôi, phiên bản hiện tại của đoạn quy định của Quy tắc lưu giữ sổ làm việc không tạo cơ hội cho người sử dụng lao động - pháp nhân khi sa thải nhân viên, đóng dấu công chức của họ vào sổ làm việc. ”

Bây giờ chúng ta hãy bắt đầu xem xét các ví dụ về hồ sơ sa thải.

Tem trong sổ làm việc bị hủy bỏ từ ngày nào? Có phải ai cũng có quyền từ chối đóng dấu vào sổ lao động? Có cần thiết phải ra lệnh từ chối sử dụng con dấu? Hãy tìm ra nó.

Thông tin giới thiệu

Từ ngày 7/4/2015, các tổ chức có thể ngừng sử dụng con dấu tròn. Họ có được điều này ngay sau khi Luật Liên bang ngày 6 tháng 4 có hiệu lực. 2015 số 82-FZ. Kể từ ngày này, LLC và CTCP có quyền quyết định độc lập về việc có con dấu hay không.

Nhưng có nhất thiết phải dán tem vào sổ làm việc không? Câu hỏi này khiến nhiều cán bộ nhân sự, kế toán lo lắng. Hơn nữa, vấn đề này cũng rất quan trọng đối với người lao động. Suy cho cùng, nhiều người sẽ rất không vui nếu không có tem trong sổ làm việc của mình.

Vấn đề gây tranh cãi

Nghĩa vụ sử dụng con dấu của LLC và CTCP chỉ được quy định trong luật liên bang (khoản 1, khoản 7, điều 2 Luật Liên bang ngày 26 tháng 12 năm 1995 số 208-FZ, khoản 1, khoản 5, điều 2 của Luật Liên bang ngày 02/08/1998 số 14 -FZ). Tuy nhiên, luật liên bang không yêu cầu sử dụng con dấu để xác nhận các mục trong sổ làm việc. Hóa ra các tổ chức có quyền không dán tem vào sổ công tác nếu không có con dấu.

Tuy nhiên, có những quy định bắt buộc các tổ chức phải đóng dấu trên trang tiêu đề và khi giải tán. Những yêu cầu này bao gồm:

• tại đoạn 1 khoản 35 của Quy tắc bảo quản, lưu trữ sổ sách công việc được phê duyệt theo Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 16 tháng 4 năm 2003 số 225;
• đoạn 2 đoạn 2.2, đoạn 2 đoạn 2.3 Hướng dẫn điền sổ công tác, đã được Nghị quyết của Bộ Lao động Liên bang Nga thông qua ngày 10 tháng 10 năm 2003 số 69

Điều thú vị là Rostrud, trong một lá thư ngày 15 tháng 5 năm 2015 số 1168-6-1, đã tuyên bố rằng các tổ chức vẫn được yêu cầu chứng nhận các mục trong sổ làm việc có đóng dấu.

Kết quả là đã xảy ra một tình huống gây tranh cãi: luật cho phép không có con dấu từ ngày 7 tháng 4 năm 2016, và Rostrud nhất quyết yêu cầu bắt buộc phải đóng con dấu vào sổ lao động.

Đọc thêm Chúng tôi hoàn trả chi phí đi lại của nhân viên

Các dự án của Bộ Lao động về việc bãi bỏ tem

Bộ Lao động quyết định chấn chỉnh thực trạng và chuẩn bị dự thảo lệnh “Sửa đổi Hướng dẫn điền sổ lao động”. Tài liệu này quy định những thay đổi đối với đoạn 2.2 và 2.3 của Hướng dẫn, theo đó con dấu trong sổ làm việc trên trang đầu tiên chỉ được dán “nếu có”. Nghĩa là, nếu tổ chức không có con dấu thì không cần đóng dấu con dấu.

Bộ Lao động cũng đã chuẩn bị dự thảo làm rõ Quy tắc bảo quản, lưu trữ sổ làm việc, lập biểu mẫu sổ làm việc và cung cấp cho người sử dụng lao động.

Các quan chức giải thích như sau:

• quy định của đoạn đầu tiên 35<Правил ведения и хранения трудовых книжек>về việc xác nhận có đóng dấu khi sa thải một nhân viên (chấm dứt hợp đồng lao động) đối với tất cả các mục được ghi trong sổ làm việc của anh ta trong thời gian anh ta làm việc cho một người sử dụng lao động nhất định bởi các tổ chức kinh doanh, điều này cũng được quan sát thấy khi có con dấu như trên trang đầu tiên của sổ làm việc, việc chèn vào sổ làm việc được thực hiện với sự có mặt của con dấu;
• Các ghi chép trong sổ làm việc của người lao động trong quá trình làm việc được xác nhận bằng chữ ký của người sử dụng lao động hoặc người chịu trách nhiệm bảo quản sổ làm việc và chữ ký của chính người lao động.
  Vì vậy, dự thảo văn bản đã chuẩn bị quy định chỉ được đóng dấu vào sổ làm việc nếu có.

Các dự án này sau đó đã được phê duyệt chính thức, cụ thể là:

Lệnh của Bộ Lao động Nga theo lệnh ngày 31 tháng 10 năm 2016 số 589 “Về việc phê duyệt làm rõ một số vấn đề về áp dụng quy định về bảo quản và lưu trữ sổ làm việc, lập mẫu sổ làm việc và cung cấp cho người sử dụng lao động, được Nghị định phê duyệt của Chính phủ Liên bang Nga ngày 16 tháng 4 năm 2003 số 225 sổ “Về hồ sơ lao động”;

Lệnh của Bộ Lao động Nga ngày 31 tháng 10 năm 2016 số 588n “Về việc sửa đổi Hướng dẫn điền sổ công việc, được phê duyệt theo Nghị định của Bộ Lao động và Phát triển xã hội Liên bang Nga ngày 10 tháng 10 năm 2003 số 1”. 69.”