Образец инструкции касса для розничной сети. Понятия локальный и штрих-код. Закрытие дня по ККМ

Кассовые аппараты используются для записи сумм платежей и для обработки денежных средств в течение рабочего дня. Существует множество видов кассовых аппаратов, включая электронные кассовые аппараты, расчетные кассы iPad и другие кассовые аппараты на основе компьютеров. Хотя каждый кассовый аппарат и имеет ряд особенностей, все они схожи в эксплуатации.

Шаги

Часть 1

Установите свой кассовый аппарат и подключите его. Поставьте аппарат на прочную, ровную поверхность. В идеале, лучше всего подойдет рабочая поверхность с местом для покупателей, где можно разместить товары. Подключите кассовый аппарат прямо к розетке (не используйте удлинитель).

Вставьте батарейки. Они обеспечивают резервную память кассового аппарата на случай сбоя электропитания, причем батарейки нужно вставлять перед программированием любых функций аппарата. Снимите крышку отсека для чековой бумаги и найдите отсек для батареек. Для того чтобы отвинтить крышку, вам может понадобиться маленькая отвертка. Установите батарейки в соответствии с указаниями на аппарате. Установите крышку отсека для батареек обратно.

• Иногда отсеки для батареек располагаются под отсеком для рулона бумаги.
• Меняйте батарейки раз в год, чтобы они работали должным образом.

1. Вставьте рулон бумаги для квитанций. Снимите крышку отсека для чековой бумаги. Убедитесь, что конец вашего рулона бумаги имеет прямой край, чтобы было легче его вставлять в устройство для подачи бумаги. Вставьте рулон бумаги так, чтобы он проходил через переднюю часть кассового аппарата, чтобы вы смогли отрывать чеки для клиентов. Нажмите кнопку ПОДАТЬ, чтобы кассовый аппарат поймал бумагу и пропустил через себя.

   Разблокируйте кассу. Обычно для нее есть ключ, который запирает кассу для безопасности. Не потеряйте этот ключ. Вы просто можете его оставить в кассе, чтобы его легко можно было найти и при необходимости запереть выдвижной ящик кассы.

   Включите кассовый аппарат. У некоторых аппаратов есть переключатель ВКЛ/ВЫКЛ на задней стороне. У других есть ключ на передней части сверху. Включите аппарат или поверните ключ в позицию РЕГ (режим касса).

   • Более новые модели кассовых аппаратов могут иметь кнопку РЕЖИМ вместо обычного ключа. Нажмите кнопку РЕЖИМ и прокрутите ее до позиции РЕГ или до рабочего режима.

2. Запрограммируйте свой кассовый аппарат. Большинство кассовых аппаратов можно запрограммировать так, чтобы объединить схожие пункты в категории. Эти категории, или разделы, также могут быть налогооблагаемыми или не облагаемыми налогом. Также вы можете установить время и дату.

   • Функция программирования обычно запускается поворотом ключа в позицию ПРОГ или П, или нажатием кнопки переключения режимов в режим ПРОГРАММА. Другие аппараты могут иметь ручной рычаг под крышкой отсека для бумаги, который нужно переводить в режим Программа.
   • Многие из кассовых аппаратов имеют, по крайней мере, 4 кнопки для налогов. Их можно запрограммировать на различные налоговые ставки, в зависимости от того, платите ли вы фиксированный налог, как в некоторых штатах США, или у вас другие виды налогов, например, GST (налог на товары и услуги), PST (провинциальный налог на продажи) или ставки НДС (в зависимости от вашего местоположения).
   • Следуйте специальным указаниям, представленным в инструкции к вашему кассовому аппарату, для настройки этих функций.

   Часть 2

   Проведение операции продажи

   1. Введите код безопасности или пароль для работы с кассовым аппаратом. Многие кассовые аппараты требуют, чтобы вы вводили свой служебный номер или другой код безопасности для их использования. Служебные номера полезны тем, что дают возможность распределить каждую покупку определенному служащему. Это полезно для отслеживания продаж и выявления ошибок.

      Введите сумму первого товара. Используйте цифровую клавиатуру, чтобы ввести точную сумму в рублях. Обычно вам не нужно вводить десятичный разделитель, так как кассовый аппарат сделает это за вас.

      • Некоторые кассовые аппараты используют сканер, чтобы вы каждый раз не вводили стоимость товара вручную. Сканер считывает штрих-код и автоматически вводит информацию о продукте. В этом случае у вас нет необходимости выбирать раздел при следующем шаге.

   2. Нажмите кнопку соответствующего отдела. Большинство кассовых аппаратов требуют, чтобы вы нажали кнопку после введения суммы, которая отнесет предмет к определенной категории продажи (например, одежда, продукты питания и так далее).

      • Ключи для разделов можно запрограммировать как налогооблагаемые или не облагаемые налогом. Сверьтесь с инструкцией к вашему аппарату для того, чтобы узнать, как запрограммировать налоговые ставки к соответствующим ключам.
      • Посмотрите на квитанцию: нажмите стрелку или на кнопку ПОДАТЬ, чтобы передвинуть бумагу вверх, и вы смогли бы прочесть всю сумму, записанную на квитанции.
      • Каждый предмет, который вы добавите, войдет в общую сумму, которая обычно отображается на датчике для считывания или экране.

   3. Добавьте все необходимые скидки к цене. Если товар на распродаже, то вам может понадобиться ввести процент скидки. Введите цену товара, нажмите кнопку раздела, введите размер скидки в процентах (например, 15 будет означать 15%), а затем нажмите кнопку %. Она обычно находится на цифровой клавиатуре, слева.

      Введите суммы для остальных товаров. Используйте цифровую клавиатуру, чтобы набрать точную стоимость каждой вещи. Не забывайте после введения стоимости каждый раз нажимать кнопку соответствующего раздела.

      • Если у вас несколько экземпляров одной и той же вещи, наберите количество этих вещей, затем нажмите кнопку QTY (Кол-во), затем стоимость одной такой вещи, а затем кнопку соответствующего раздела. Например, если у вас 2 книги по цене 6,99, нажмите 2, затем Кол-во, затем 699, и кнопку раздела.

   4. Нажмите кнопку предварительной суммы. Она выдает общую стоимость введенного товара. Кнопка добавит все необходимые налоги, которые были запрограммированы на кнопки разделов.

   5. Выясните, как собирается рассчитываться покупатель. Покупатели могут расплачиваться наличными, кредитной картой или чеком. Также вы можете принимать подарочные карты и сертификаты, которые чаще всего учитываются как наличные.

      • Наличные : введите сумму наличных, которые вы получили, и нажмите кнопку НАЛИЧНЫЕ (обычно это самая большая кнопка снизу в правой части набора ключей кассового аппарата). Многие кассовые аппараты сообщат вам, сколько нужно дать покупателю в качестве сдачи. Однако же, не все это делают, и все вычисления вам придется проделать в уме. Как только открывается касса, вы можете положить в нее наличные или чек, и посчитать сумму сдачи.
      • Кредитная карта : нажмите кнопку КАРТА и воспользуйтесь терминалом для оплаты картами.
      • Чек : введите точную сумму на чеке, нажмите кнопку ЧЕК или ЧК, и положите его в кассу.
      • Чтобы открыть кассу, вам необязательно делать продажу, вы можете нажать кнопку НЕТ ПОКУПКИ или НП. Эта функция может быть защищена менеджером, и может запрашивать его код, чтобы перевести кассовый аппарат в режим НЕТ ПОКУПКИ.

   6. Закройте кассу. Всегда сразу же закрывайте кассу, и не оставляйте её открытой. Иначе, может случиться кража.

      • Всегда опустошайте или убирайте в конце рабочего дня кассу, хранить её следует в безопасном месте.

   Часть 3

   Исправление ошибок

   1. Отмена продажи. Если вы ошибочно ввели неверную цену товара, или покупатель решил, что он не хочет ее покупать уже после того, как вы ее внесли в список, вам может понадобиться отменить товар или продажу. Она удаляется из предварительной суммы.

      • Введите сумму, нажмите кнопку раздела, нажмите кнопку ОТМЕНА, чтобы удалить ее из общей суммы. Вы должны удалить товар до того, как ввели новый. Иначе, вам будет нужно подвести промежуточный итог, нажать кнопку ОТМЕНА, затем ввести точную сумму, введенную ошибочно, и нажать кнопку раздела. Таким образом ошибочная сумма будет вычтена из промежуточного итога.
      • Если же вам нужно полностью отменить продажу нескольких товаров, пройдитесь по каждому и отмените их по отдельности.

   2. Возврат покупки. Если покупатель хочет вернуть товар, вам необходимо учесть это в общей сумме за день перед тем, как отдавать ему деньги. Чтобы возвратить покупку, нажмите кнопку ВОЗВРАТ. Введите точную стоимость вещи и нажмите кнопку соответствующего раздела. Нажмите кнопку промежуточного итога, затем кнопку НАЛИЧНЫЕ. Откроется касса, и вы сможете возвратить деньги покупателю.

      • Определенные кнопки и функции, как, например, возврат денег, могут быть заблокированы для использования их только менеджером. Чтобы переключить кассовый аппарат в режим отмены или возврата, может понадобиться ввести код менеджера.
      • Узнайте у вашего начальника применяемую политику возврата и отмены.

Многие ИП, которые имеют торговую точку, не знают, как установить кассовый аппарат. Если предприниматель реализует продукцию и услуги за наличку, то ему надо знать, как работает кассовое устройство (ККМ).

Правила использования кассы установлены в 2 документах:

• в законе от 25 апреля 2003 г. №54 «О применении ККМ при использовании расчётов наличными деньгами (или) расчётов с применением платёжной карты»;

• в постановлении Правительства РФ от 23 июля 2007 г. №470 «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО и ИП».

Прежде чем начать работать на кассовом аппарате, надо внимательно изучить правила пользования этой техникой.

Настройка и правила применения кассы

На кассовом оборудовании делается запись платёжных операций и происходит обработка денег на протяжении рабочего дня.

На данный момент имеется много видов ККМ - электронные устройства, расчётные кассы iPad и др. Однако, все они имеют одинаковые правила эксплуатации.

Установка кассы

Установка кассового оборудования и его подключение

Сначала ИП надо поставить кассовое оборудование на рабочую поверхность, рядом с которым находится место для клиента, где можно разложить товары.

Использование батареек

На батарейках работает резервная память кассового оборудования. ИП должен вставить батарейку перед использованием любой из функций этой техники.
Сначала надо снять крышку отсека для чеков и найти место для батарейки. В этом случае ИП должен воспользоваться маленькой отвёрткой.

Затем следует закрыть крышкой отсек для батареек.

ИП надо делать замену батареек 1 раз в год, чтобы они работали бесперебойно.

Применение бумажного рулона

Сначала надо снять крышку отсека для чеков. В этом случае надо убедиться в том, что конец бумажного рулона не оборван (имеет прямые края). В итоге, ИП с лёгкостью будет бумажный рулон в устройство.

По завершении надо кликнуть на кнопку ПОДАТЬ. В этом случае устройство зацепит бумагу и прогонит через себя.

Снятие блокировки с кассы

Как правило, у кассового устройства есть ключ, которым кассир закрывает кассу в целях безопасности. ИП ни в коем случае нельзя терять этот ключ.

В этом случае можно просто оставить ключ в кассовом устройстве, чтобы его не потерять и при возникновении опасной ситуации можно было заблокировать отсек кассы с наличкой.

Включение кассового устройства

У нескольких кассовых устройств имеется кнопка Вкл/Выкл на тыльной стороне. У иных касс сверху имеется ключ.

Для включения этого устройства, надо кликнуть на кнопку или повернуть ключ в положение РЕГ.

Современные виды кассовых устройств оснащены кнопкой РЕЖИМ, которая заменяет ключ. В этом случае надо кликнуть на кнопку РЕЖИМ и нажимать её до положения РЕГ.

Настройка кассового устройства

Кассовые устройства можно настроить таким образом, чтобы в них объединялись аналогичные друг другу пункты в одной категории. Категория товара может облагаться налогом или наоборот - не подлежит налогообложению.

Также кассиры-работники ИП могут настроить дату и время.

Программирование кассового устройства можно запустить, повернув ключ в положение ПРОГ (П), или кликнув на кнопку, которая переключает кассу в режим ПРОГРАММА.

Иные кассовые устройства оснащены ручным рычажком, который расположен под крышкой отсека для бумажного рулона. В этом случае рычаг надо перевести в режим Программа.

Введение пароля для работы с кассовым устройством

При применении кассового устройства кассиру каждый раз необходимо вводить личный служебный номер или пароль. При применении служебного номера ИП распределяет каждую покупку конкретному кассиру. В этом случае отслеживаются все продажи и выявляются ошибки.

Если ИП владеет рестораном, то работникам его заведения нужно будет вводить свои служебные коды вместе с номерами столиков и количеством клиентов.

Современные виды кассовых устройств при входе в систему требуют ввести пароль и адрес электронной почты.

Ввод суммы первых продаж

При работе на кассе надо использовать клавиатуру с цифрами, чтобы осуществлять ввод точных сумм в рублях. Кассиру не нужно набирать разделитель после запятой, потому что кассовое устройство делает это в автоматическом режиме.

Отдельные устройства оснащены сканером. Он считывает штрихкоды и сразу вводит сведения о товарах. В таком случае кассиру не нужно определять раздел при выполнении следующих шагов.

Использование кнопки определённого отдела

На значительном количестве кассовых устройств кассир кликает на кнопку после набора суммы, которая относит товар к конкретной категории продаж (продовольственные товары, одежда и др).

Ключи для разделов следует настроить как подлежащие налогообложению, так и освобождённые от налога. В этом случае надо внимательно изучить инструкцию кассового устройства, чтобы успешно работать на этой технике, заранее ознакомившись с правилами привязки ставки налога к определённому ключу.

Затем следует посмотреть на квитанцию: надо кликнуть на кнопку ПОДАТЬ (на стрелку), чтобы бумажный чек выполз вверх. В этом случае можно увидеть всю сумму, которая записана на чеке.

Каждый добавленный товар входит в общую сумму, которая высвечивается на экране устройства иди датчике-считывателе штрихкодов.

Добавление скидки

Если товарная продукция находится на распродаже, то работнику кассы надо учитывать размер скидки.

В таком случае нужно выполнить следующие действия:

• ввести стоимость товара;
• кликнуть кнопку с разделом;
• набрать сумму скидки в процентах (так, 15 значит 15%);
• нажать кнопку %. Она расположена на клавиатуре кассы.

Введение суммы для других товаров

Работнику ИП надо применять клавиатуру кассы для набора цены каждого товара. В этом случае после введения цены товара надо кликнуть на кнопку конкретного раздела.

Если кассир пробивает несколько штук одного и того же товара, ему надо выполнить следующие действия:

• набрать определённое количество этих товаров;
• потом кликнуть кнопку QTY (Кол-во);
• далее, ввести цену одну из товаров;
• потом кликнуть кнопку конкретного раздела.

Так, если у работника ИП покупают 2 батона по цене 6,99, то надо нажать 2, потом Кол-во, далее 699, и кнопку раздела.

Использование кнопки предварительных сумм

При использовании этой кнопки на экране кассового устройства появится совокупная стоимость введённого товарного продукта. В этом случае будут добавлены все налоги, которые были привязаны к кнопкам разделов.

Способ оплаты товара

Покупатели расплачиваются за товары наличкой, кредитками или чеками. Также кассир принимает в расчёт подарочные карты и сертификаты, которые считаются наличкой.

При получении наличных денег от покупателя надо набрать сумму налички, и кликнуть на кнопку НАЛИЧНЫЕ. Она находится снизу, справа и является самой большой.

После этого на многих кассовых устройствах появляется сообщение о том, сколько надо дать клиенту сдачи. В то же время не все кассовые устройства это делают, и все вычислить необходимую сумму сдачи работник кассы должен в уме.

После открытия отсека для денег, можно положить в неё наличку или чек, и определить сумму сдачи.

При оплате товара кредитной картой работнику ИП надо кликнуть на кнопку КАРТА и использовать специальный терминал.

При получении от покупателя чека надо ввести ту сумму, которая указана на этом платежном документе. Затем нужно кликнуть на кнопку ЧЕК (ЧК), и положить его в отсек с наличкой.

Для открытия отсека с наличкой, необязательно что-то продавать. Достаточно кликнуть на кнопку НЕТ ПОКУПКИ (НП). Это можно сделать только после ввода менеджером специального кода, чтобы перевести кассовое устройство в режим НП.

Закрытие кассы

После завершения рабочего дня кассиру нужно всегда закрывать отсек с наличкой. В ином случае, ИП может потерять свои деньги из-за незаконного выноса денег (ограбления) из кассы.

Работнику ИП надо ежедневно освобождать отсек с наличкой от денег по завершении рабочего дня. Хранить это устройство нужно в скрытом от посторонних месте.

Оформление баланса кассового устройства и отчётов по продажам

Подсчёт суммы продаж за 1 день

Некоторые ИП время от времени проводят проверку количества продаж за 1 день.

Чтобы определить итоговую сумму, надо кликнуть на кнопку, которая переключает режимы, или повернуть ключ устройства до положения X и выбрать режим X.

При использовании режима X идёт подсчёт общей выручки. Однако, при применении режима Z - выручка, полученная в течение дня, сбрасывается.

Представление отчётов по продажам

В этом отчёте отражаются все продажи за день. Большинство кассовых устройств распечатывают следующие отчётов:

• отчёт о продажах за 1 час;
• отчёт по работе отдельных сотрудников;
• отчёт по определённому разделу и др.

Для того чтобы распечатать эти отчёты, надо кликнуть на кнопку РЕЖИМ и настроить на ней режим Z, или повернуть ключ до Z.

Оформление баланса устройства

После формирования отчёта по продажам за день, кассиру надо подсчитать деньги в отсеке для налички. Если у кассира-работника ИП имеется квитанции кредиток или чеки, следует добавить их в итоговую сумму.

Многие терминалы по обслуживанию кредиток также распечатывают ежедневный отчёт. В этом случае кассир легко может провести сверку продажи за день. Ему надо вычесть общую сумму из той, с которой кассир начал рабочий день, перед совершением первой продажи покупателю.

Также кассиру следует вести книгу о финансовых операциях, кредитках и чеках. Это облегчит работнику ИП ведение общего учёта.

После вышеперечисленных действий кассир должен вернуть базовую сумму в кассу до начала нового рабочего дня.

Кассиру нужно помнить о том, что когда он не работает, то он должен хранить денежный средства в недоступном для посторонних глаз месте.

Похожие записи:

Похожие записи не найдены.

Как работать с кассовым аппаратом в России: 5 простых правил для ИП + универсальная инструкция использования.

В нашу эпоху тотальной информатизации общества, государство делает все, чтобы контроль над денежными потоками был максимальным. Это характерно для всех стран мира, и Россия не исключение.

Однако не стоит рассматривать сей агрегат исключительно как дорогостоящую обузу – работа на кассовом аппарате и ККТ, имеют ряд преимуществ для бизнеса. Если, конечно, пользоваться им правильно.

Для этого мы и посвятим один из разделов статьи инструкции.

Законодатели в 2016 году ввели новые нормы и понятия в сфере ККТ в российский обиход. Вторая часть статьи – краткий обзор этих законодательных инициатив.

Делается реформа, как всегда, под предлогом дерегуляции, но несет для бизнеса дополнительные расходы. Среди них, например, обязательное использование фискального накопителя и электронного чека.

Что это такое и как работать с кассовым аппаратом по новой системе ? Все это требует разъяснений.

История вопроса и инструкция по работе на кассовом аппарате

В наше время вопрос «как работать на кассовом аппарате или ККТ» вызывает у предпринимателей массу негодования и жалоб на лишние расходы. Но они устанавливаются по всему миру, и там такого сопротивления нет.

Так все-таки ККТ (контрольно-кассовая техника) – это наказание или преимущество?

Сейчас уже трудно представить, но изначально кассовые аппараты, ККМ и ККТ продвигал именно бизнес, а государство сопротивлялось.

Чиновники поначалу были категорически против таких непонятных нововведений, хотя постепенно и они сдались, согласившись сделать ККТ и ККМ обязательными для всех.

С этого времени работа на кассовом аппарате стала частью обыденности любой более-менее крупной .

1) ККТ и ККМ – откуда они взялись на нашу голову?

Тут надо отметить, что первые механические аналоги кассовых аппаратов и ККТ в целом появились в далеком 1875 году. Более того, есть точная дата «рождения» первого кассового аппарата – 13 июля 1875 года, Массачусетс, США.

В роли папы Карло, «выстрогавшего» механического первенца, выступил Дэвид Браун – «отец» всех современных ККТ. Впервые он применил свое изобретение в 1879 году в главном универмаге Нью-Йорка.

ККТ – это была целая система, где работа на кассовом аппарате породила новый класс или, скорее, новую профессию – кассира.
Там они не только рассчитывали покупателей, но и отправляли товары на специальных подвесных ящиках.

Каждый кассир сидел как паук в центре «паутины» – это были канаты, по которым эти подвесные ящики перемещались в рамках общей гигантской ККТ. Кассовый аппарат был главной, но всего лишь частью общей системы ККТ.

Согласитесь, после такого описания труда тех кассиров как-то нехорошо жаловаться на работу с современными автоматическими системами.

Работа на кассовом аппарате позволила установить жесткий контроль над кассирами , способствовала оптимизации всех процессов в магазине. Эти факторы привели к росту прибыльности универмага почти на треть.

Узнав о таком чудо-аппарате, и препятствующем воровству сотрудников, многие захотели заполучить и себе ККТ.

Впрочем, из-за дороговизны, поначалу только крупные торговые сети и только в США могли внедрить ККТ – как их тогда официально называли, контрольно-кассовые машины, ККМ (в России, кстати, почему-то принято название контрольно-кассовая техника – ККТ).

Однако всего через десятилетие работы на кассовых аппаратах, ККТ распространились по всему Старому Свету, охватив оба берега Атлантики. Уже не только крупный, но и более мелкий бизнес использовал кассиров с ККТ.

Работа на кассовом аппарате стала частью культурной традиции на Западе.

2) Работа на кассовом аппарате в ХХ веке

Внедрять ККТ и ККМ начали и в Российской империи, но уже только в ХХ веке перед самой Первой мировой войной, когда работа на кассовом аппарате была не очень актуальна (Революция, сами понимаете).

Настоящий кассовый бум случился только в период НЭПа, а затем в 30-е годы ХХ века, перед самой Второй мировой, когда по всему Советскому союзу успели построить 44 универмага.

Но война опять помешала внедрять ККТ… Впрочем, в СССР бизнеса не было, потому останавливаться на этом подробно не будем.

Однако на Западе бизнес был, и чувствовал себя вполне неплохо – ККТ там получили стремительное развитие.

Работа на кассовом аппарате с каждым десятилетием совершенствовалась – ККТ становились меньше в размерах и проще в использовании. С 70-х годов начался переход на электронные ККТ.

Сегодня в истории ККТ начался новый виток развития – переход на интернет-технологии . Отныне работа на кассовом аппарате осуществляется через интернет. Даже если вы как покупатель разницы не почувствуете, прогресс на месте не стоит.

Мировая реформа ККТ началась лет 10-15 назад в развитых странах, а в 2017 году докатилось-таки и до России, где, впрочем, встретило волну негодования у мелкого бизнеса.

3) Основные нюансы работы на кассовом аппарате в современной России

Откуда же негодование, если по всему миру подобные системы внедрял именно бизнес, а государство лишь оказывало поддержку? Неужели работа на кассовом аппарате оказалась для россиян неподъемной?

Чем российские предприниматели отличаются от западных?

Во-первых – менталитетом.

Так уж повелось, что постсоветские предприниматели склонны к ведению бизнеса не публично и даже нелегально.

Если бы не жесткая позиция правительства, то добровольное внедрение ККТ в России так и не произошло.

Это ведь, фактически, запустить государство в свой карман, чтобы оно могло точно узнать, какой объем выручки вы получили.

Работа на кассовом аппарате равняется «увеличительному стеклу» — государство видит всю вашу подноготную и может обложить это налогом.

Это одна причина негодования, которую, впрочем, особо никто не озвучивал, т. к. это сулило проблемы с фискалами.

Вторая причина – государство переложило всю ответственность (в том числе финансовую) за отчетность, обслуживание и покупку ККТ на бизнес.

Если для крупного и среднего предприятия это в порядке вещей, то для мелкого покупка недешевого ККТ и работа на кассовом аппарате, оплата его обслуживания и прочего могут стать очень заметной статьей расходов.

Не стоит забывать, что внедрение новых ККТ в России совпало с обвалом рубля: ККТ ведь импортные (либо с импортными чипами), а значит и цены на них резко выросли.

При этом доходы мелкого бизнеса сократились. Где брать деньги? Отсюда и негодование.

Однако раздосадованные предприниматели все равно вынуждены внедрять ККТ, тем более что и государство все-таки пошло на некоторые уступки и ввело возможность компенсаций для тех (ИП), кто работает на Едином налоге на вмененный доход (ЕНВД), потому народный гнев превратился в обычное брюзжание на кухне.

Как работать с кассовым аппаратом в России?

Как мы и говорили в преамбуле статьи, юридическим особенностям «кассовой реформы» в России посвятим отдельный раздел (там все, как всегда, не вполне однозначно, потому вызывает массу вопросов). А пока сосредоточимся на технической части.

Итак, современный ККТ должен выполнять несколько функций, среди которых самой главной является выдача чека по итогам товарно-денежной операции .

Отправка СМС с чеком покупателю или другие новомодные детали не меняют сути ККТ – оформление покупки и фиксирование денежного потока между магазином и покупателем (какие деньги и за какие товары были выплачены).

PS. С 2003 года то, как работать с кассовым аппаратом в России, регулировал закон ФЗ №54, который в 2016 году дополнили новыми нормами: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_42359 .

Это ввело в оборот понятие онлайн-касс, суть которых сводится к тому, что теперь все кассы должны быть подключены к интернету и мгновенно пересылать актуальные данные в специальные центры сбора фискальной информации.

Ранее кассы могли работать офлайн (вне сети), а вся информация должна была фиксироваться на специальной контрольной ленте (по сути, внутренним чеком, для пользования самим магазином).

В новых моделях ККТ эту ленту заменяет специальный блок – так называемый фискальный накопитель, где вся информация, передаваемая через интернет, будет дублироваться.

Это нужно на случай перебоев с интернетом – касса отключается, если подключения нет в течение 30 дней.

Несмотря на некоторые нововведения по части интернета, принципы того, как работать с кассовым аппаратом, остаются теми же, что они были в законе ФЗ №54.

Как и тогда, законодательство предписывает иметь ККТ всем предпринимателям, работающим с наличкой или платежными картами (то есть фактически для всех).

Подробная инструкция по работе с кассовым аппаратом

Предприниматели старой закалки выступают категорически против ККТ, мотивируя это тем, что разобраться во всех этих кнопках без посторонней помощи невозможно.

Однако практика их применения с 2003 года показывает обратное – освоить ККТ не сложнее, чем современный мобильный телефон.

Скорее даже проще, т. к. набор операций в ККТ один и тот же. Как известно, одинаковый набор действий запоминается очень легко, формируя мышечную память – руки сами будут делать привычные движения.

Ранее мы писали, что ККТ импортные, потому дорожают, но это не совсем так.

Они могут быть и отечественного производства, однако комплектующие в них все равно зарубежные, так что скачки курса все равно влияют на стоимость ККТ.

Первая заповедь будущего кассира – прочитать инструкцию.

Только в наших широтах принято сначала собрать аппарат без инструкции, обнаружить «лишние» детали и только потом браться за изучение сопроводительной документации.

Во всем мире начинают с вложенной инструкции – начнем и мы с этого.

1. При запуске аппарата…

Перед первым запуском кассир обязан совершить несколько важных действий:

Проверить целостность ККТ, всех его блоков.

В ККТ нет неважных деталей, но все-таки максимум внимания нужно уделить целостности блока, где хранится наличность, а также фискального накопителя.

Все системы ККТ должны работать, тогда работа на кассовом аппарате станет максимально автоматизированной.

1. Затем надо проверить, обнулена ли касса (обнуление производится после каждого рабочего дня, когда из кассового аппарата изымается дневная выручка).
2. Параллельно с этим нужно обратить внимание на время и дату в ККТ – правильно ли они настроены.

Проверить все это нужно, распечатав на ККТ нулевой чек , а лучше два.

Это не только поможет в точности сверить дату, но и даст возможность проверить, работает ли печатающий механизм, заправлена ли лента и т. д.

2. Включение кассового аппарата

Если всю работу с ККТ описать пошагово, то инструкция получится такой:

1. Осмотреть ККТ визуально, нет ли повреждений, закрыты ли все блоки и т. д.

Включить аппарат: у одних моделей ККТ кнопка на задней панели, а у других вместо нажатия кнопки надо повернуть ключ на передней (в положение «РЕГ»).

Результатом этих действий должно стать включенное табло с четырьмя нулями.

Проверка ККТ – специалисты рекомендуют перед началом рабочего дня проверить печать чеков и работу всех систем.

Для этого печатается один или два пустых чека нажатием кнопки «Оплата» или «Наличные» с нулями на табло.

Все, ККТ включен и готов к работе. Этот алгоритм повторяется каждый раз при запуске аппарата.

3. Как обслуживать клиента при работе на кассовом аппарате?

После запуска кассового аппарата пора приниматься за обслуживание клиентов.

Этот процесс также можно показать в виде краткой инструкции:

Если ККТ оснащен сенсором для считывания штрихкода, информация о товаре сразу попадет в компьютер кассового аппарата.

Если нет, стоимость и код товара/категории надо ввести в ККТ вручную.

1. Если товаров несколько, то в ККТ надо ввести все данные, как указано в пункте 1.
2. Нажмите кнопку «Оплата» либо «Наличные», чтобы покупка была оформлена – это откроет блок ККТ, где хранятся наличные деньги.
3. Положите туда оплату либо выплатите клиенту сдачу.

Современные ККТ также сами считают сумму сдачи: кассир вводит в ККТ не только сумму покупки, но и сумму, полученную от покупателя, а ККТ сам определяет размер сдачи.

Современные ККТ также подключены к банковскому терминалу для считывания платежных карт.

В этом случае терминал может выдать один либо два чека (зависит от банка).

Если два, один вы отдаете клиенту, а второй оставляете на предприятии для отчетности вместе с ККТ.

4. Распечатать чек (производится автоматически) и передать его клиенту вместе с товаром.

Современный ККТ способен выполнять ряд дополнительных функций.

К примеру, кнопка «%» позволяет продавать товары со скидкой. При этом скидка определяется автоматически, что позволяет не ломать голову кассиру над изменением цены.

Надо всего лишь ввести исходную стоимость товара, а затем нажать на 5 (10 или 15 – это размер вашей скидки) и «%» — и все готово.

PS. Важно, что скидки можно настраивать не только для отдельных товаров, но и для целых групп – обувь, продукты, запчасти.

4. Замена ленты в работе с кассовым аппаратом

Лента, которая превращается вашим ККТ в чеки, регулярно заканчивается. Если торговля у вас идет бойкая, то такое может случаться по несколько раз в день.

Такая ситуация, справедливости ради стоит отметить, бывает редко – разве что в крупных торговых сетях с высоким трафиком.

Но даже если вы мелкий ИП, будьте уверены – лента в вашем ККТ рано или поздно закончится. Работа на кассовом аппарате предполагает, что вы умеете её менять.

Универсальная инструкция по замене ленты в кассовом аппарате (детальнее в инструкциях к конкретным моделям ККТ):

Чтобы понять, что ваша лента на исходе, надо внимательно смотреть за чеками – в конце рулона наносится розовая линия .

Если на последнем чеке такая линия была, значит, лету пора заменить.

1. Распечатайте из блока новую ленту.
2. Поднимите крышку ККТ в том месте, где лента выдается после покупки (чаще всего сбоку есть защелка , но на старых моделях она никак не фиксируется и просто поднимается вверх).
3. Вытащите старую катушку с бумагой и вставьте на её место новую.
4. Край вставленной ленты отделите от бобины и вставьте в фиксатор ККТ размоткой вниз.
5. Потяните за край ленты, протянув её через бумагоприемник в печатающее устройство ККТ.
6. Закройте и зафиксируйте крышку ККТ.

Нажмите клавишу «Вверх » или «ЧЛ », чтобы немного перемотать ленту.

Так она лучше зафиксируется в кассовом аппарате, а самый край ленты покажется из щели, выдающей чеки.

7. Если из вашего кассового аппарата торчит лишняя бумага, то рекомендуется оборвать её, чтобы края чека были ровными.
8. Старая лента не выбрасывается, а опечатывается и передается ответственному лицу, либо напрямую директору для отчетности по ККТ.

Несмотря на довольно длинное описание из 10 пунктов, все достаточно просто и прозаично: открыл крышку, вытащил старый рулон – вставил новый, закрыл крышку.

Работа на кассовом аппарате только на первый взгляд может показаться сложной – надо просто повторить эту процедуру пару-тройку раз, чтобы все дошло до уровня автоматизма.

Нюанс в том, что замену ленты практически нельзя сделать неправильно – аппарат сам вам об этом «сообщит»: либо крышка не закроется, либо бумага не вылезет откуда ей там надо, либо сенсор внутри аппарата будет показывать «нет бумаги».

Просто наблюдайте за своим аппаратом как за пластиковым питомцем, которого надо вовремя кормить. Что-то вроде давней игрушки «Тамагочи».

Как работать с кассовым аппаратом с точки зрения законодательства?

Как мы и анонсировали, самый непростой момент оставили «на закуску» — юридические нюансы применения ККТ в России.

Во-первых, ответим на вопрос – кто может работать за ККТ.

Затем опишем законодательные нововведения, а в конце подведем итог сметой: сколько стоит кассовый аппарат и во сколько обойдется его обслуживание после «осовременивания» законодательства.

Ответ №1. Кто имеет доступ к кассовому аппарату с точки зрения закона?

Чтобы получить доступ к кассовому аппарату, все сотрудники, кроме директора, должны заключить договор о полной материальной ответственности.

Это должно предотвратить кражи и прочие неблагоприятные моменты, которые могут возникнуть при работе с деньгами.

Такой договор для работы на кассовом аппарате, ясное дело, не нужен владельцу бизнеса – предпринимателю. Он уже является ответственным лицом с точки зрения Федеральной налоговой службы (ФНС).

Важный момент – прежде чем открыть кассы в магазине, в начале рабочего дня, директор заведения или индивидуальный предприниматель обязаны запустить счетчик ККТ и открыть его привод.

Также нужно распечатать отчетный чек, на котором указаны общие суммы по кассе за последний день. Его показания важно сверить с контрольным журналом.

В этот журнал по итогам рабочего дня вносится вся отчетная информация. Директор также обязан принимать использованную ленту и другие расходные материалы.

Все отчеты и вообще всю документацию, связанную с ККТ, заверяет своей подписью директор или ИП – только после этого эти бумаги приобретают статус официального документа.

Помимо этого, законодательство предписывает, что директор/ИП обязан:

• вести кассовую книгу;
• оформлять новую ленту (вносит в журнал номер кассового аппарата, дату начала использования новой ленты, показания регистратора);
• хранить запасные кассовые и красящие ленты;
• выдавать ключи для привода сотрудникам;
• хранить и выдавать под отчет разменную монету и мелкие купюры;
• а самое главное – в конце дня получать кассу.

Кассир обязан принимать ККТ и обеспечивать его элементарные функции (обслуживание клиентов, замену лент и выдачу выручки в конце рабочего дня).

Как видим, наибольшая доля ответственности ложится на директора и ответственное лицо (начальник отдела), который будет заниматься приемом выручки и всеми операциями с деньгами и основными фондами предприятия.

Ответ №2. Нововведения в работе на кассовом аппарате за последние годы

Главное нововведение в законодательном поле России в отношении ККТ – это превращение их из разряда обычной контрольно-кассовой техники (установлено законом ФЗ № 54 от 2003 года) в категорию «онлайн-касс» (норма вводится законом ФЗ № 290 от 2016 года).

Делается это как в рамках «осовременивания» фискальной политики государства, перевода на современные интернет-технологии, так и для более жесткого контроля за бизнесом с целью повышения налоговых поступлений в казну.

Отныне вся информация будет поступать в фискальные органы мгновенно, по интернету, а значит и какие-либо манипуляции с выручкой делать гораздо сложнее.

Закон № 290 вступил в силу 15 июля 2016 года:http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201607040160

Помимо перехода на современные технологии, он ввел еще одно новшество – понятие «оператора фискальных данных».

Это посредники между ФНС и самим предпринимателем, который получает и сохраняет всю фискальную информацию, исходящую от ИП.

Несмотря на то, что закон уже вступил в силу прошлым летом, государство составило «Дорожную карту» для бизнеса, которая дает время и возможность подготовиться к новым требованиям.

Так, законодатель подготовил такие этапы по внедрению инноваций в сфере ККТ:

Как работать в новых условиях с кассовым аппаратом?

Если вы работаете уже давно и ККТ у вас уже есть, то нужно уточнить у производителя, можно ли вашу «родную» машинку модернизировать. Это может принести вам серьезную экономию.

Но тут важно спрашивать не только о технической стороне вопроса – о «железе», но и о «софте» — программном обеспечении.

Дело в том, что далеко не все производители могут предоставить подходящее программное обеспечение, одобренное ФНС.

Если же вы только запускаете бизнес и вам нужно такой ККТ приобрести, то сразу обращайте внимание на программное обеспечение («прошивку») и наличие таких элементов, как фискальный накопитель (на старых моделях была лента).

Тут надо быть внимательным, чтобы по незнанию не приобрести аппарат, который с 2018 года окажется непригодным к использованию.

PS. Регистрация нового/обновленного аппарата производится через сайт ФНС в личном кабинете ОФД. То есть просто через Интернет — https://www.nalog.ru/rn77/ip/interest/kkt

Чтобы войти в кабинет, начинающему предпринимателю понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Регистратор (ИП) становится ответственным за этот конкретный аппарат. Он может его использовать сам, либо делегировать это право посредством договора (мы об этом уже упоминали) ответственному сотруднику – кассиру.

Цена вопроса…

Вопрос модернизации ККТ под новые стандарты остается открытым – все зависит от производителя.

А вот что касается приобретения новой техники, то тут все более-менее ясно. При нынешнем курсе рубля, цена ККТ с функцией «онлайн-кассы» обойдется в сумму от 18 000 до 32 000 рублей.

Откуда такая большая разница? Все из-за объемов: чем большее количество клиентов в сутки должен обслуживать ККТ, тем он дороже.

К слову, каталог ККТ, адаптированных под новые требования, есть даже на сайте Федеральной налоговой службы. Там же указаны данные по цифровой безопасности ваших данных и прочая информация.

По законодательству, касса должна быть у любого предпринимателя , производящего операции с денежными средствами различного характера. Многие ошибочно считают, что использовать ее довольно сложно и освоить в самостоятельном порядке не получится. Для этого следует подробно ознакомиться с использованием аппарата хоть одного вида и можно спокойно работать на всех из них.

Производить деятельность с ККМ могут те, кто заключил с собственником бизнеса договорные отношения об ответственности материального характера. Кроме договора, они обязаны иметь опыт работы на данной машине: правильно отбивать чеки и обнулять ее.

Следует помнить, что перед началом рабочего процесса, директор (заведующий отделом) обязаны произвести подготовительные работы: открыть привод и счетчик, пробить чек и сверить пробитую сумму, полученную за предыдущую смену и произвести сверку с записями кассира. Суммы должны полностью сходиться.

Прямые обязанности директора должны содержать следующее :

1. Занесение в журнал точных сведений, заверение своей подписью.
2. Оформить начальные показания контрольной ленты (номер, дата и время начала рабочего процесса, показания контрольного регистра).
3. Отпускание ответственному работнику ключей.
4. Выдача разменных денег для сдачи.
5. Своевременно обеспечивать работников лентами, красящими составами.

Обязанности работника, перед началом процесса на ККМ:

1. Проверка рабочего состояния.
2. Регулировка времени и даты, проверка блоков ККМ на предмет целостности.
3. Проверка на обнуление.
4. Прежде чем начать рабочий процесс, пробить несколько нулевых чеков для проверки работоспособности кассы.
5. По окончанию рабочего дня сдать все наличность старшему кассиру либо директору.

Принципы работы в зависимости от вида

Аппарат представляет очень сложную разновидность в техническом электронном виде. Некоторые его части считаются составными. К ним относится :

1. Монитор, имеется двух видов, для кассира и для человека, производящего покупки.
2. Ящик для сбора купюр.
3. Ленточный блок.
4. Принтер.
5. Память.

ККА имеет устройство, передающее доступные сведения для покупателя. Обязательно должен присутствовать монитор, один устанавливается для покупателя, чтобы он доступно видел все необходимые сведения на экране. Другой размещается для кассира.

Клавиатура применяется для ввода нужный объем денежных средств. Это затрагивает назначение кассы, при ее помощи вбивается необходимая сумма и находит свое отражение на чеке. Аппарат имеет подразделение кнопочек по цвету, делятся они на несколько частей, где каждый определяет конкретную группу товаров.

Блок ленточный относится к необходимой части, прямое назначение которой, хранить все сведения, включающие проведенные операции. Устройство размещается внутри самой машине, подключать его отдельно нет необходимости.

Память фискальная предназначена для фиксирования денежных масс, прошедших через кассу. Они имеют дело с вырученными средствами, получаемыми ежедневно, и отражаются в Z-отчете. Снимается информация в конце рабочей смены и хранит все события с датами и подробную информацию за отработанное время.

Каждая ККМ имеет лоток для сбора купюр , который представляет собой обычную металлическую (пластмассовую) коробку, имеющую несколько разновидностей замков. Одним из самых простых вариантов является обыкновенная защелка механического вида. Однако современным решением вопроса является электромагнитное запирающее устройство.

Основной задачей принтера является печать чека. Касса отпечатывает их покупателю и для проведения отчетности в торговой точке. Для покупателя чек служит подтверждением покупки. Разновидности некоторых касс отпечатывают их для иных документов, это считается хорошей помощью в работе.

Следует помнить, что имеется множество разновидностей ККМ и размеров чековых лент, при использовании неподходящей, касса быстро придет в негодность.

Эксплуатация

Первое, что следует сделать – это включить ККМ в сеть. Многие из них имеют кнопки на панели с задней стороны, в действие приводятся поворотом ключа в позицию РЕГ. В случае высвечивания на мониторе множества нулей указывает на правильность в работе.

В дальнейшем деятельность происходит следующим образом :

1. Авторизация . Многие ККМ начинают свою работу, когда кассир авторизуется. Следует вбить служебный номер, обязательно пароль. Некоторые разновидности начинают работу после использования карты спец. назначения.
2. Расчет происходит за счет введения необходимой суммы . Для этого вводится верная стоимость, применяя клавиши. Далее нажимается кнопка нужного раздела (как правило, они подразделяются на различные подразделения: к примеру, обувь, одежда, продукты и т.д.). Некоторые ККМ имеют способность читать штрих-код с товара, необходимая сумма отбивается самостоятельно. Далее нажимается клавиша «Оплата» либо «Наличные», покупка производится.
3. При наличии скидок на определенный вид товара, они отбиваются сразу на кассе . Следует ввести полную цену (без вычета определенных процентов), выбрать категорию, напечатать сумму и нажать %, скидки отобьется самостоятельно.
4. В случае необходимости отбить несколько товаров, следует набирать сумму, нажимать нужный отдел. Следует отбивать, пока не закончатся все виды покупок, нажать кнопку «Оплата».
5. Если нужно отбить нулевой чек, следует нажать клавишу «Оплата» либо «Наличные».

Это приведены общие разновидности работы с ККМ, при необходимости выяснить принцип работы определенной машины, информацию можно найти в интернете, либо обучиться в определенных организациях.

В магазине

Прежде всего, работник обязан заключить договор об ответственности материального характера. Это делается для предотвращения краж денежных средств.

1. Работа кассира всегда начинается с того, что необходимо заправить машину. Вставляется лента в ККМ, наносится специальная запись с указанием номера, его типа, даты, точного времени включения, показания на момент вступления кассира на работу. После заполнения всех данных, кассовая лента заверяется старшим кассиром.
2. Далее следует проверить точность данных по дате и времени. Многие аппараты имеют способность самостоятельно сохранять необходимые сведения. Существуют кассовые машины, которые перед каждой сменой следует проверять на точность времени и даты, при необходимости, устанавливать их.
3. Перед началом рабочего процесса, проверить способность аппарата к работе. Для этого производят печать нулевых чеков, на них проверяют четкость печати, наличие всех необходимых сведений. Пробные чеки следует сохранять до конца работы и прикладывать их к отчетной документации.
4. Далее производится печать Х-отчета, он имеет промежуточный характер и во время его печати, сумма не обнуляется. Во время рабочей смены, несколько раз происходит печать таких чеков. Это делается для контроля средств, поступающих в кассу. Они распечатываются в момент сдачи выручки. За смену можно отбить несчетное количество чеков, на работу они не влияют, но помогают вести контроль над правильным поступлением денежных средств.
5. Х-отчеты можно снимать по отделам, по окончанию рабочей смены и для получения конечного результата. Они ведут учет переизбытка либо недостатка финансов в кассе.
6. В случае пробития неверного чека, повторно выбивается правильный, неверный хранится до конца смены. После закрытия и сдаче отчета за отработанный день, его следует оформить в единый документ. Далее составляется акт, где указывается тип, модель кассы, регистрационный и № производителя.
7. Составляется акт с указанием номера чека и пробитой суммы. Чек наклеивают к акту, который заверяет оператор и предприниматель.

Может произойти . Причины могут быть различными: товар не подошел по цвету и фасону, имеет производственные дефекты и др. Такое может быть только при предъявлении чека, целостности товара (наличие на нем ценника и др.).

Кроме этого, должна быть пробитая в кассе сумма. Составляется акт о возврате товара. Пишется он в произвольной форме. После правильно составленных документов, которые подписываются самим предпринимателем, деньга за товар могут быть возвращены.

По окончанию рабочего дня печатается Х-отчет, который выполняется для сверки кассы и наличности в ней. После него, пробивается Z-отчет, который производит обнуление всех принятых средств за смену. Все сведения автоматически перемещаются из оперативной памяти в фискальную, происходит обнуление полученной выручки и ее закрытие.

Типовые ошибки

Имеются стандартные ошибки, которые могут привести к поломке ККМ. К ним относятся:

1. Поломка аккумулятора. Это распространенная причина, по которой машина выходит из строя. Для устранения таких проблем следует, внимательно относится к ККМ. Лучше всего, производить зарядку в выключенном виде, это максимально продлит срок службы.
2. Применение аппарата для зарядки, не рекомендованного изготовителем. Для устранения таких причин нужно использовать устройства, разрешающие заводом.
3. Неверная заправка ленты. Для устранения ошибки необходимо применять только ленту, которую рекомендовал завод, производимый кассы.
4. Проникновение жидкости. В случае возникновения такого нюанса, следует немедленно отключить аппарат и обратиться в обслуживающий центр.
5. В фискальном регистраторе поломался автоотрезчик. Это происходит зачастую по вине кассира, резко дергающего за ленту и неплотно закрывающего крышки регистратора, вследствие чего, происходит удар лезвий.

Инструкция по работе с Frontol представлена ниже.

б онлайн-кассах сегодня не говорит разве что ленивый. Опытные предприниматели делятся друг с другом опытом внедрения и использования, новички в бизнесе узнают о них впервые. Следит за ситуацией всевидящее око бдительного министерства финансов, своевременно разъясняя спорные моменты закона 54 ФЗ. А мы рассказываем простым языком - что такое онлайн-кассы, для чего и кому нужны, какие предусмотрены штрафы и прочее.

Эта статья нужна в первую очередь тем, кто впервые столкнулся с нововведением властей и начал свою деятельность уже в новых условиях. Опытным бизнесменам прочтение материала тоже не повредит — ведь правила игры наша власть часто меняет прямо на ходу и вы, возможно, не уследили за очередными обновлениями.

• ремонтируете обувь. Можете спокойно менять подошвы у туфель и ставить набойки на босоножки — онлайн-касса для этого не обязательна;
• разливаете лимонад, квас или другие безалкогольные напитки на улице из цистерн и бочек;
• продаете мороженое в рамках уличной торговли;
• сдаете в аренду личную квартиру, комнату или койко-место;
• занимаетесь торговлей на стихийных необустроенных рынках. Таких остается все меньше, но кое-где еще попадаются;
• работаете на рынке ценных бумаг или выдаете кредиты населению;
• являетесь религиозной организацией. Ну тут все понятно — зачем государству контролировать того, кто не платит налоги?
• содержите комбинат питания в школе, детском саду или лицее;
• занимаетесь перевозкой пассажиров. Кондукторы в маршрутках тоже освобождаются от использования ККТ нового образца;
• работаете в труднодоступных или удаленных районах нашей необъятной родины. Тут нужно пояснить, что даже если вы работаете за Уральским горным хребтом, это не освобождает от использования новых касс. Перечень удаленных районов внесен в реестр правительства, если вы нашли свою область в этом списке — можете спать спокойно. Онлайн-кассы вам будут только сниться. Например, для Московской области этот список выглядит так .

Остальным предпринимателям применение контрольно-кассовой техники нового образца обязательно, и мы продолжаем. Но сначала напомним, кого правительство обязало применять новые аппараты кассового учета.

Кому не нужно использовать онлайн-кассы

Кто должен применять новые кассовые аппараты

• ИП на едином налоге на вмененный доход (ЕНВД) или на упрощенке (УСН);
• продавцы продукции, подлежащей акцизному учету;
• все интернет-магазины;
• все компании по оказанию услуг любого направления;
• организации на ПСН (патентной системе);
• предприниматели, применяющие бланки строгой отчетности;
• все, кто уже применяет ККТ.

Что такое онлайн-касса?

Кассовый аппарат знают все, даже те, кто никогда не вставал и не встанет на путь предпринимательства. Это такая штуковина, которая печатает чеки на бумажной ленте. Этот чек отдают покупателю, а в памяти устройства остается информация о покупке. В конце смены кассир или старший продавец заносят данные в специальный Z-отчет. Помните выражение «снять кассу»? Оно как раз об этом.

В конце отчетного периода данные передаются в Федеральную налоговую службу — ФНС. Таким образом государство контролирует прибыль продавцов. Исходя из данных рассчитываются налоги. Выражение «мимо кассы» значит в обход всех налогов. Так было раньше, до эпохи повсеместного распространения интернета и появления онлайн-касс. Новые правила исключают это явление в принципе. При использовании онлайн-касс информация о каждой совершенной покупке автоматически «улетает» в ФНС по сети. Мгновенно, без какого-либо участия сторон. Правда, это происходит через посредника — оператора фискальных данных. Его еще называют ОФД.

В этом и состоит первое и самое главное отличие кассы нового образца от всего, что было прежде.

Помимо этого, умная касса умеет:

• печатать кассовый чек нового образца. На нем отображается QR-код, информация о продавце и ссылка на официальный сайт налоговой. Еще одно отличие нового чека от старого — обязательное указание названия товара;
• высылать электронную версию кассового чека покупателю. По новому закону клиент имеет право требовать у вас электронную версию чека. За несоблюдение этого требования придется заплатить штраф, но об этом чуть ниже. Покупатель имеет возможность загрузить электронный чек на свое мобильное устройство;
• хранить чек в специальном устройстве — фискальном накопителе. Продается отдельно или в составе аппарата.

Немного об операторе фискальных данных. Он занимается не только передачей информации в налоговую инспекцию, но и за ее хранение. И электронный чек покупателю отправляет именно ОФД. Все чеки сохраняются на серверах оператора и доступны в течение пяти лет.

Есть одна тонкость, о которой обязательно нужно знать всем предпринимателям — работать можно только с аккредитованным ФНС оператором данных. Список их всех есть на официальном сайте налоговой. Выбираете свой регион и смотрите. Опять же для Москвы он выглядит так.

Как и где взять ККТ нового образца

Существует два основных способа заполучить онлайн-кассу. Первый — это покупка нового оборудования. Для вновь созданного бизнеса это единственный вариант, если не считать покупки кассы б/у. Стоимость изделия начинается с отметки 18 тысяч рублей. На сайтах типа “Авито” и других есть большой выбор техники, бывшей в употреблении. Вполне живой аппарат можно купить за 10 тысяч рублей.

Если вы работаете с использованием кассовых аппаратов, не спешите в магазин за новой техникой. Для начала проверьте, нет ли возможности модернизировать ваши кассовые аппараты под новые требования. Для этого пригласите представителей сервисной службы, которая обслуживает ваши кассы. Правда, нужно учесть нюанс — зачастую такая переделка стоит дороже, чем приобретение нового оборудования.

Если вам удалось переделать кассовый аппарат под требования нового налогового закона — пройдите перерегистрацию в ФНС. Процедура та же, что и регистрация новой кассы. А если этого сделать не удалось, снимите его с учета, написав соответствующее заявление.

И самое главное. Работать можно только с кассами, одобренными налоговой службой. Поэтому не лишним будет убедиться, что ваша касса есть в реестре, опубликованном на сайте ФНС. Для Москвы реестр .

Начинаем работу с новой кассой. Регистрация в налоговой

Получив в распоряжение онлайн-кассу, нужно поставить ее на учет в налоговых органах и только потом начинать работать. Есть три способа регистрации:

1. Воспользоваться услугами сайта www.nalog.ru . Вы проходите регистрацию на портале, получаете электронную подпись в отделении Минкомсвязи и регистрируете кассу.

Плюсы способа : быстро и не выходя из дома.

Минусы — придется раскошелиться на 1500 рублей — именно столько в среднем стоит электронная подпись.

2. Посетить отделение налоговой инспекции. После заполнения заявления и оплаты госпошлины аппарат поставят на учет. Правда, в ФНС придется принести и показать и саму кассу — собственно как и раньше.

Плюсы регистрации в налоговой — бесплатно и надежно.

Минусы — очереди, бюрократия, черточка не там, галочка не тут — в общем, вы поняли.

3. Обратиться к профессионалам. На рынке услуг появилась много сервисных центров, за небольшую плату готовых взять заботы по постановке ККТ на учет на себя. Вы оплачиваете их работу в размере около 1000 рублей и получаете полный пакет документов на руки. Этот способ — самый предпочтительный. Он отнимает мало времени, а ответственность за все ошибки несет работник сервисного центра.

Лайфхак от : После покупки оборудования и его регистрации обязательно оформите налоговый вычет и верните себе часть затрат. Средний чек при покупке кассы под ключ равен 25 000 рублей, что само по себе немало. А если учесть, что затрат на старте бизнеса и без этого хватает, то экономия придется очень кстати. Правда, льгота распространяется только на тех, кто раньше никогда не работал с применением ККТ.

Штрафы за нарушение закона об онлайн-кассах

А теперь о неприятном — за отступление от требований закона предпринимателям грозят серьезные штрафы. Сумма наказания зависит от формы собственности (ИП или ООО), тяжести нарушения и других факторов. Например, наказание при повторном нарушении ужесточается многократно.

Самая плохая идея — работать без онлайн-кассы вообще. Это грозит конфискацией до 50 процентов продаж, но не менее 10 тысяч рублей, если речь идет о ИП. ООО придется расстаться уже с 30 тысячами, или до 100 процентов продаж. Повторное нарушение грозит приостановкой на срок до трех месяцев деятельности предпринимателя.

Работаете с техникой, которая не отвечает требованиям нового закона? Заплатите штраф 3 тысячи, если вы ИП, и 10, если ООО. Например, если ваш аппарат не внесен в реестр налоговой.

Не отправленный электронный чек также влечет наложение штрафа. Сумма составляет 10000 рублей.

Примечание. Переход на новую ККТ сопровождался ажиотажем на сами кассовые аппараты, фискальные накопители и услуги сервисных центров. Имели место перебои и задержки, случившиеся не по вине предпринимателей. Поэтому если вы докажете, что сделали все для того, чтобы соблюсти закон, но все-таки нарушили какой-то пункт независящим от вас причинам, то штраф наложен не будет. Об этом не раз писал Минфин.

Кто и когда обязан начать работать по новым правилам

Сейчас завершается последний этап перехода на онлайн-кассы. До 30 июня 2018 года начать работать с новой ККТ должны все, кто использует систему ЕНВД и ПСН. После этой даты все должны будут работать по новому закону. Напомним, во сколько этапов совершался переход.

Все, кто вновь покупал и регистрировал новую ККТ с февраля 2017 года, сразу начинали с онлайн-касс. Именно с этого момента поставить на учет аппарат старого типа стало невозможно.

С 1 июля 17-го оснастить свой бизнес новой ККТ должны ИП и ООО, и раньше применявшие кассовую технику.

Подводим итоги

Понятно, что основной профит от нового закона получит государство. Вырастет собираемость налогов, сократится число теневых схем. Снизится нагрузка на налоговых инспекторов — теперь, чтобы проверить организацию, достаточно кликнуть мышкой.

Как ни странно, многие предприниматели тоже оценили плюсы от введения новых правил игры, а те, кто говорит обратное, просто не видит за деревьями леса. Ваш бухгалтер или вы сами теперь гораздо реже бываете в налоговой. А налоговая реже бывает у вас. Не сомневаемся, что большинство инспекторов — милые и приятные люди, но их визит обычно заканчивался гибелью энного числа нервных клеток.

Нечестные на руку конкуренты лишились своих преимуществ. Серые схемы, двойная и тройная бухгалтерия — все это теперь в прошлом. Кроме того, хорошие дорогие кассовые аппараты легко интегрируются с системой ЕГАИС, позволяют анализировать финансовые потоки и делать другие полезные вещи.

Те, кто начинали свой бизнес в 90-е, отмечают, насколько проще сейчас стало работать. Раньше для того, чтобы зарегистрироваться в качестве ИП, нужно было потратить несколько дней — стоять в очередях, увлеченно носить бумажки в окошечки и ждать, ждать, ждать. Теперь же эта операция занимает пару часов, а то и того меньше. А при желании услуги можно получить вообще не выходя из дома и прийти только забрать готовые документы.

Будем надеяться, что введение онлайн-касс будет еще одним шагом на пути к переходу документооборота в онлайн. Чем меньше времени и ресурсов отнимает бумажная волокита, тем больше внимания можно уделить повышению качества обслуживания клиента. И с этой позиции новый закон — выход на качественно новый уровень ведения бизнеса.

Серые схемы, двойная и тройная бухгалтерия — все это теперь в прошлом