Przygotuj księgowość. Dokumentowanie działalności organizacji: podstawowe dokumenty księgowe

W Rosji ustawodawstwo nakłada na firmy i przedsiębiorców obowiązek dokumentowania wszystkich transakcji w dokumentacji pierwotnej. Celem takich dokumentów jest potwierdzenie faktu zaistnienia (odbiór produktów, wysyłka z magazynu, sprzedaż itp.) i rejestracja prawna zakończonej operacji.

Główne wymagania dotyczące ich rejestracji obejmują wprowadzanie wiarygodnych informacji, sporządzanie w trakcie operacji lub po jej zakończeniu.

Po co to jest?

Dokumenty podstawowe są dokumentacją uzupełniającą potwierdza przeprowadzenie wszelkich transakcji gospodarczych przez przedsiębiorców i spółki. Rejestracja odbywa się w kolejności operacji. Jeśli zostaną one skompilowane nieprawidłowo, organizacja nie może dokonać wiarygodnego obliczenia podstawy opodatkowania, co prowadzi do nieporozumień z organami podatkowymi, a na spółkę mogą zostać nałożone kary.

Dokumentacja ta jest akceptowana do rachunkowości, jeżeli została sporządzona w formie określonej w Przepisach o rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej.

Formularz standardowy może zawierać dodatkowe kolumny i wiersze, zachowując wszystkie szczegóły przewidziane w zatwierdzonym formularzu. Dokonując zmian należy sporządzić zamówienie lub instrukcję. Nie można zmieniać jedynie formularzy transakcji gotówkowych.

Dokumenty podstawowe dostarczają informacji do generowania dokumentacji sprawozdawczej i księgowej. Można je sporządzać w programie komputerowym lub sporządzać odręcznie, tworzone są w celu rejestrowania transakcji rozliczeniowych, rzeczowych lub finansowych dowolnej skali.

Jego odmiany

Podstawowymi dokumentami są faktury, arkusze ogrodzeniowe, faktury itp.

W rachunkowości dzieli się je na kilka typów:

• zewnętrzny(wykonywane poza granicami firmy);
• wewnętrzny(wykonane w firmie).

Dokumentacja może mieć także charakter zbiorczy lub jednorazowy:

• Łączny dokumenty (zlecenia, karty limitów) sporządzane są przez długi okres czasu i odzwierciedlają te same, powtarzalne operacje.
• Jeden raz dokumenty (przekazy gotówkowe i) służą do raportowania zrealizowanej transakcji.

Organizacyjno-administracyjne Dokumentacja obejmuje instrukcje, zarządzenia, pełnomocnictwa i zarządzenia. Przyznają uprawnienia do wykonywania określonych operacji. Informacje o nich nie są dodawane do rejestrów księgowych.

W uniewinnienie dokumentacja (wymagania dotyczące płatności, zlecenia odbioru, faktury itp.) odzwierciedla operację. Informacje o nich wprowadzane są do rejestrów księgowych.

Niektóre dokumenty łączą w sobie cechy typu odciążającego i zezwalającego. Mogą to być polecenia gotówkowe, odcinki płac.

Szczegółowe informacje na temat wszystkich raportów można znaleźć w następującym filmie:

Jak z nim poprawnie pracować?

Dla odpowiedniej rachunkowości podstawowej uzgadniany jest harmonogram obrotu dokumentacją, określający kolejność i terminy jej przemieszczania się w firmie oraz przesyłający go do działu księgowości. Należy to sprawdzić pod względem formy (kompletność i poprawność przygotowania), treści (zależność wskaźników) i arytmetyki (poprzez sumowanie wartości).

Najpierw należy ustalić, czy jest to dokument księgowy. Powinien odzwierciedlać informację o zakończonej transakcji biznesowej. Wskazuje się zatem ruch pozycji zapasów, a paragon gotówkowy wskazuje wydatek finansów.

Do dokumentów księgowych nie zalicza się projektów, protokołów, wyciągów prasowych i dokumentacji sporządzonej poza przepisami.

Następnie określa się związek dokumentu z organizacją. Sprawdzane są dane firmy lub specjalisty (nazwa artykułu, data jego sporządzenia, nazwa firmy, koszt i fizyczna treść transakcji biznesowej, stanowiska osób odpowiedzialnych, podpisy osobiste). Wszystkie podpisy muszą być oryginalne. Sprawdzany jest także rodzaj pieczęci (niektóre firmy mogą posiadać kilka pieczątek – do dokumentów i pieczątki).

Po akceptacji informacje wprowadzane są do ksiąg rachunkowych i dokonywane są zaznaczenia na formularzu. Transakcje biznesowe muszą być odzwierciedlone w kolejności i pogrupowane w określone konta. Rejestry księgowe z wyglądu mogą być kartami (do rozliczania materiałów i), książkami (głównymi) lub czasopismami. Ze względu na rodzaj ewidencji rejestry dzieli się na zespolone (zamówienia), systematyczne (ogólna księga rachunkowa) i chronologiczne (księga rejestrowa).

Zgodnie z wymogami Goskomstat podstawowe dokumenty księgowe należy przygotować w następujący sposób:

• wypełnione długopisem, tuszem, na maszynie do pisania lub komputerze;
• starannie zestawione, z wyraźnymi i czytelnymi liczbami;
• zawierać wszystkie szczegóły;
• w dokumentach finansowych wszystkie kwoty są spisane i wskazane cyfrowo;
• zawierać osobisty podpis kierownika, głównego księgowego lub osób upoważnionych;
• być zapieczętowane.

Osoby upoważnione odpowiadają za rzetelne i terminowe przygotowanie dokumentów odzwierciedlających dostępne informacje księgowe.

Korekcja błędów

Poniżej znajduje się lista najczęstszych błędów popełnianych przy sporządzaniu dokumentów:

• korzystanie z formularzy, które firma wykonała samodzielnie, bez potwierdzenia na zlecenie kierownika i odpowiedniej rejestracji w rejestrze księgowym;
• nieprawidłowe wykonanie przez kierownika listy osób upoważnionych do podpisu;
• brak szczegółów;
• obecność pominięć w przygotowaniu obowiązkowych szczegółów, plam lub poprawek, naruszeń zasad;
• notatki ołówkiem grafitowym;
• korekty dokumentacji kasowej;
• obecność błędów arytmetycznych;
• brak myślników w pustych liniach.

W przypadku jakichkolwiek błędów dokument księgowy nie jest akceptowany przez struktury kontrolne lub zostaje uznany za sfałszowany.

Korekta dokumentacji kasowo-księgowej odbywa się według następujących zasad:

• Niedozwolone jest korzystanie z korektora, wymazywania i poprawianie dokumentów (potwierdzenia zapłaty i paragonu gotówkowego, pokwitowania);
• w przypadku wykrycia błędów prace należy anulować i sporządzić ponownie;
• dokumenty uszkodzone lub błędnie wypełnione nie są niszczone, są przekreślane i dopisywane do kasy w dniu ich wystawienia.

Korekty w pozostałych dokumentach dokonywane są po ich uzgodnieniu z kontrahentami i potwierdzeniu podpisami.

Przy poprawianiu formularzy ręcznych należy skreślić nieprawidłowe dane lub kwoty i wpisać prawidłową wartość na górze. W polach wiersza widnieje słowo „Poprawione” i jest ono uzgadniane przez osoby, które wcześniej podpisały ten dokument. Wskazana jest data korekty. Niedopuszczalne jest stosowanie korektora, plam i wymazywania.

Jeżeli poprawki zostaną nieprawidłowo wypełnione i poświadczone, zostaną uznane za nieważne.

Odzyskiwanie dokumentacji

W przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub zagubienia dokumentów pierwotnych (na podstawie instrukcji nr 157 N) zarządca powołuje komisję, która ma zbadać przyczyny ich przywrócenia i wykryć sprawców. Czasami kierownik współpracuje z organami dochodzeniowymi, nadzorem przeciwpożarowym lub strukturami bezpieczeństwa. Wyniki pracy dokumentowane są w akcie zatwierdzonym przez kierownika. Jest on przechowywany w folderze dziennika dla pozostałych transakcji.

Zgodnie z instrukcją nr 157 N dokumenty pierwotne mogą być przechowywane zarówno na nośnikach papierowych, jak i maszynowych (z wykorzystaniem elektronicznego podpisu cyfrowego).

Okres przydatności do spożycia

Zgodnie z art. 17 Ustawa federalna „O rachunkowości” każda firma musi zorganizować odpowiednie przechowywanie tej dokumentacji, raportów księgowych i rejestrów księgowych zgodnie z ustalonymi terminami, ale co najmniej 5 lat.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych odbywa się zgodnie z wymogami prawa i jeżeli dostępne są nośniki komputerowe. Jednocześnie szefowi firmy zapewniana jest ochrona przed niezgodnymi z prawem dostosowaniami.

Kary

Błędy w dokumentach pierwotnych lub ich brak mogą prowadzić do strat finansowych dla firmy. Zgodnie z art. 120 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej za rażące naruszenia standardów rachunkowości kosztów i zysków nakładane są kary:

• w przypadku naruszenia w jednym okresie rozliczeniowym - do 10 tysięcy rubli;
• w przypadku naruszenia w kilku okresach podatkowych - do 30 tysięcy rubli;
• przy obniżeniu płatności podatkowych - 20% kwoty niezapłaconych składek, od 40 tysięcy rubli.

Rażące naruszenia norm dotyczących rozliczania wydatków, zysków i przedmiotów podlegających opodatkowaniu obejmują brak podstawowej dokumentacji i rejestrów księgowych. Obejmują także okresowe odzwierciedlenie w rachunkach księgowych, rejestrach księgowych i raportach transakcji gospodarczych, rzeczowych aktywach materialnych, finansach i wartościach niematerialnych i prawnych.

W przypadku braku tych dokumentów firma zobowiązana jest do nadpłacenia podatków. Ich wycofanie możliwe jest na polecenie odpowiednich struktur, których uprawnienia odpowiadają wymogom prawa. Jednocześnie prowadzony jest rejestr zajętych dokumentów.

Działalność każdego przedsiębiorstwa jest ściśle związana z prowadzeniem i przetwarzaniem dokumentacji pierwotnej. Jest niezbędny do raportowania, obliczania płatności podatkowych i podejmowania decyzji zarządczych. W artykule przyjrzymy się, czym jest - podstawowa dokumentacja w rachunkowości - i jak jest przetwarzana.

Podstawowe koncepcje

Podstawowa dokumentacja w rachunkowości - co to jest?? Nazywa się to dowodem faktu zlecenia odzwierciedlonym na papierze. Obecnie wiele dokumentów jest kompilowanych w zautomatyzowanym systemie 1C. Przetwarzanie dokumentacji pierwotnej polega na rejestrowaniu i ewidencjonowaniu informacji o dokonanych transakcjach gospodarczych.

Rachunkowość pierwotna to początkowy etap rejestrowania zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwie. Transakcje biznesowe to działania, które pociągają za sobą zmiany stanu aktywów lub kapitału organizacji.

Przetwarzanie podstawowej dokumentacji w rachunkowości: przykład diagramu

Z reguły w przedsiębiorstwach pojęcie „pracy z dokumentacją” oznacza:

• Pozyskiwanie danych pierwotnych.
• Wstępne przetwarzanie informacji.
• Zatwierdzenie przez kierownictwo lub specjalistów upoważnionych na polecenie dyrektora.
• Powtarzający się.
• Dokonywanie czynności niezbędnych do przeprowadzenia transakcji handlowej.

Klasyfikacja

Jest jednorazowy i kumulatywny dokumenty pierwotne. Leczenie Informacje zawarte w takich dokumentach mają wiele cech.

Dokumentacja jednorazowa ma na celu jednorazowe potwierdzenie zdarzenia. W związku z tym procedura przetwarzania jest znacznie uproszczona. Dokumentacja zbiorcza jest wykorzystywana przez określony czas. Z reguły odzwierciedla operację wykonaną kilka razy. W tym wypadku kiedy przetwarzanie dokumentacji pierwotnej informacje z niego przekazywane są do specjalnych rejestrów.

Wymagania dotyczące przechowywania dokumentów

Dokumentacja pierwotna sporządzana jest w trakcie transakcji lub bezpośrednio po jej zakończeniu.

Informacje znajdują odzwierciedlenie w specjalnych ujednoliconych formularzach. Jeżeli nie ma zatwierdzonych formularzy, przedsiębiorstwo może je opracować samodzielnie.

Etapy przetwarzania pierwotnej dokumentacji księgowej

W każdym przedsiębiorstwie zatrudniony jest pracownik odpowiedzialny za pracę z informacjami pierwotnymi. Specjalista ten musi znać zasady, ściśle przestrzegać wymogów prawnych i kolejności działań.

W etapach przetwarzanie dokumentacji pierwotnej Czy:

• Opodatkowanie. Stanowi ocenę transakcji odzwierciedloną na papierze, wskazanie kwot związanych z jej realizacją.
• Grupowanie. Na tym etapie dokumenty są dystrybuowane w zależności od wspólnych cech.
• Przypisanie konta. Polega ona na wyznaczeniu debetu i kredytu.
• Gaszenie. Aby zapobiec ponownej spłacie na podstawowych dokumentach księgowych p oznacza „zapłacone”.

Błędy w dokumentach

Mogą wystąpić z różnych powodów. Zasadniczo ich pojawienie się jest spowodowane nieostrożnym podejściem pracownika do wykonywanej pracy, analfabetyzmem specjalisty i awarią sprzętu.

Zdecydowanie odradza się poprawianie dokumentów. Jednak w niektórych przypadkach nie da się obejść bez korekcji błędów. Popełniliśmy błąd księgowy na podstawie podstawowej dokumentacji powinien to naprawić w ten sposób:

• Nieprawidłowy wpis przekreśl cienką linią tak, aby był dobrze widoczny.
• Wpisz prawidłowe informacje nad przekreśloną linią.
• Zaznacz pole wyboru „Poprawiono, aby wierzyć”.
• Podaj datę korekty.
• Złóż podpis.

Niedopuszczalne jest stosowanie środków korygujących.

Praca z dokumentami przychodzącymi

Proces przetwarzania przychodzących dokumentów obejmuje:

• Określenie rodzaju dokumentu. Dokumenty księgowe zawsze zawierają informację o dokonanych transakcjach gospodarczych. Są to na przykład faktura, polecenie otrzymania środków itp.
• Sprawdzanie danych odbiorcy. Dokument musi być adresowany do konkretnego przedsiębiorstwa lub jego pracownika. W praktyce zdarza się, że dokumenty na zakup materiałów są wydawane specjalnie na firmę, choć z dostawcą nie została zawarta żadna umowa.
• Sprawdzanie podpisów i odcisków pieczęci. Osoby podpisujące dokument muszą posiadać do tego pełnomocnictwo. Jeżeli zatwierdzenie dokumentów pierwotnych nie leży w kompetencjach pracownika, wówczas uważa się je za nieważne. Jeśli chodzi o znaczki, w praktyce często zdarzają się błędy w tych przedsiębiorstwach, które mają kilka znaczków. Informacje na wydruku muszą odpowiadać rodzajowi dokumentu, na którym się pojawiają.
• Sprawdzanie statusu dokumentów. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń dokumentów lub braku arkuszy należy sporządzić protokół, którego kopię przesyła się kontrahentowi.
• Sprawdzenie ważności zdarzenia odzwierciedlonego w dokumencie. Pracownicy przedsiębiorstwa muszą potwierdzić informację o fakcie transakcji. Dokumenty przyjęcia przedmiotów wartościowych są poświadczane przez kierownika magazynu, a warunki umowy potwierdzane przez marketera. W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy dostawca otrzymuje fakturę za towar, którego firma nie otrzymała.
• Określenie okresu, którego dotyczy dokument. Podczas przetwarzania dokumentów podstawowych ważne jest, aby nie brać pod uwagę dwukrotnie tych samych informacji.
• Definicja działu księgowości. Otrzymując dokumentację pierwotną, należy ustalić, do jakich celów zostaną wykorzystane dostarczone wartości. Mogą pełnić funkcję środków trwałych, materiałów, wartości niematerialnych i prawnych, towarów.
• Ustalenie rejestru, w którym
• Rejestracja papieru. Odbywa się to po wszystkich kontrolach.

Praca z korespondencją wychodzącą

Proces przetwarzania tego typu dokumentacji różni się nieco od powyższego.

W pierwszej kolejności upoważniony pracownik przedsiębiorstwa tworzy wersję roboczą dokumentu wychodzącego. Na tej podstawie tworzony jest projekt dokumentu. Jest on wysyłany do menedżera w celu zatwierdzenia. Projekt dokumentu może jednak zatwierdzić inny pracownik posiadający odpowiednie uprawnienia.

Po certyfikacji projekt jest sporządzany według ustalonych zasad i wysyłany do odbiorcy.

Planowanie przepływu dokumentów

Ten etap jest niezbędny, aby zapewnić terminowe otrzymanie, przesłanie i przetworzenie dokumentacji. Dla właściwej organizacji obiegu dokumentów przedsiębiorstwo opracowuje specjalne harmonogramy. Wskazują:

• Miejsce i termin rozpatrywania dokumentów podstawowych.
• Imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, która przygotowała i złożyła dokumenty.
• Zapisy księgowe prowadzone na podstawie dokumentów.
• Czas i miejsce przechowywania dokumentacji.

Rejestry księgowe

Są niezbędne do rejestracji dokumentacji pierwotnej. Jednocześnie na dokumentach umieszczany jest znak księgowy. Konieczne jest zapobieganie ponownej rejestracji dokumentów.

Dokumenty pierwotne można przechowywać w rejestrach elektronicznych. Jednakże na żądanie agencji rządowych lub kontrahentów firma ma obowiązek udostępnić kopie papierowe.

Funkcje odzyskiwania dokumentów

Obecnie przepisy nie zawierają jasnej procedury przywracania dokumentów. W praktyce proces ten obejmuje następujące działania:

• Powołanie komisji do zbadania przyczyn utraty lub zniszczenia dokumentów. W razie potrzeby kierownik przedsiębiorstwa może włączyć do postępowania organy ścigania.
• Skontaktowanie się z organizacją bankową lub kontrahentami w celu uzyskania kopii podstawowych dokumentów.
• Korekta zeznania podatkowego. Konieczność złożenia aktualnego raportu wynika z faktu, że wydatki nieudokumentowane nie są zaliczane do kosztów podatkowych.

W przypadku utraty podstawowej dokumentacji Federalna Służba Podatkowa obliczy kwoty odliczeń podatkowych na podstawie dostępnych dokumentów. W takim przypadku istnieje możliwość zastosowania przez organ podatkowy sankcji w postaci grzywny.

Najczęstsze błędy w procesie przygotowywania prac podstawowych

Z reguły osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji dopuszczają się następujących naruszeń:

• Wypełniaj formularze, które nie są ujednolicone lub zatwierdzone przez kierownika przedsiębiorstwa.
• Nie wskazują szczegółów lub wyświetlają je z błędami.
• Nie poświadczają dokumentów swoim podpisem ani nie pozwalają na podpisywanie dokumentów pracownikom, którzy nie mają uprawnień.

Dokumentacja potwierdzająca stan faktyczny transakcji gospodarczych jest dla przedsiębiorstwa niezwykle istotna. Do jego projektu należy podchodzić bardzo ostrożnie. Każdy błąd może prowadzić do negatywnych konsekwencji.

Banki dzisiaj na żywo

Artykuły oznaczone tym symbolem zawsze aktualne. Monitorujemy to

Odpowiedzi na komentarze do tego artykułu udzielają: wykwalifikowany prawnik I samego autora artykuły.

Podstawowe dokumenty raportu księgowego są najważniejszym ogniwem w obiegu dokumentów każdej firmy. Bez nich nie będzie możliwe nie tylko prawidłowe wyliczenie wszystkich dochodów, wydatków i wpływów, ale także prawidłowe naliczenie (a tym bardziej potwierdzenie z organami podatkowymi) odliczeń do urzędu skarbowego. Co to jest „podstawowy” i jakie są wobec niego wymagania? Rozwiążmy to.

Należy zrozumieć, co ogólnie oznacza ta definicja. Zatem pierwotne dokumenty księgowe są potwierdzeniem transakcji biznesowych przeprowadzonych w przedsiębiorstwie, które przyniosły jakiś skutek ekonomiczny. Jest to dokument potwierdzający - na przykład jakiś rodzaj faktury.

Dokumenty te są istotne nie tylko ze względów księgowych. Są niezbędne, aby zachować zgodność z przepisami podatkowymi i potwierdzić wszystkie transakcje. Korzystając z dokumentów pierwotnych, można określić zakres zobowiązań firmy wobec państwa. Urząd skarbowy będzie potrzebował tych zaświadczeń w celu sprawdzenia prawidłowości obliczeń.

Dokumenty podstawowe należy sporządzić natychmiast w momencie operacji lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Ale to drugie jest możliwe tylko wtedy, gdy w trakcie procesu nie można zająć się formalnościami.

A warto pamiętać, że takie opóźnienia są zdecydowanie odradzane i dopuszczalne jedynie w wyjątkowych sytuacjach.

Co to jest „podstawowe”

Tego typu dokument to taki, który potwierdza już zrealizowane działania biznesowe. Na przykład zakup nowej tokarki. Bez podstawowej dokumentacji mogącej potwierdzić tę czy inną czynność nie da się wpisać do księgi rachunkowej wydatków/przychodów ani wpływów.

Podstawowe dokumenty mogą być elektroniczne lub papierowe – nie ma różnicy. Jedyną cechą takiego elektronicznego zarządzania dokumentami jest to, że do potwierdzenia wymagany jest podpis elektroniczny. Niektóre firmy mogą jednak ograniczać wykorzystanie możliwości cyfrowych. Zgodnie z warunkami umowy lub w niektórych przypadkach regulowanych przez prawo, można wymagać dostarczenia wyłącznie papierowego dokumentu „podstawowego”.

Podstawowy dokument księgowy musi zawierać wszystkie informacje niezbędne do rozliczania działalności gospodarczej. W przeciwnym razie mogą pojawić się problemy podatkowe. Jeśli nie możesz potwierdzić żadnego wydatku lub dochodu, kwota odliczeń może wzrosnąć.

Dokument taki jest dowodem na to, że w gospodarce organizacji zostały podjęte działania, które wpłynęły na sytuację ekonomiczną.

Lista dokumentów księgowych

Co ciekawe, prawo nie reguluje konkretnych dokumentów, dlatego możesz wybierać spośród wielu akceptowalnych opcji. Dzięki temu będziesz mógł dostosować wygodę raportowania. Ale jaki rodzaj „pierwotnego” w ogóle istnieje?

1. Porozumienie. Zawiera szczegółowe warunki transakcji biznesowej. Wymienia wszystkie niuanse finansowe i odpowiedzialność wszystkich stron zaangażowanych w realizację.
2. Lista rzeczy do spakowania. Lista wszystkich świadczonych usług lub przekazanych towarów. Jest on przechowywany przez każdego uczestnika transakcji – konieczne będzie wykonanie kopii.
3. Certyfikat przeniesienia i odbioru. Potwierdza, że ​​usługa została wykonana w pełni i jej jakość odpowiada uzgodnionym. Akt ten potwierdza odbiór wykonanej pracy i tym samym pełną zgodę Klienta.
4. Świadectwo przekazania i odbioru nr OS-1. W odróżnieniu od poprzedniego dokumentu służy on do rejestrowania czynności związanych z wejściem i wyjściem środków trwałych.
5. Sprawdzać. Potwierdzenie chęci zapłaty za produkt lub usługę. Faktura może zawierać dodatkowe warunki i ceny za świadczone usługi. Dokument ten umożliwia także zwrot pieniędzy.
6. Odcinek wypłaty. Służy do rozwiązywania problemów biznesowych związanych z personelem. Oznacza to, że stwierdzenia te uwzględniają wszystkie sytuacje płacowe. Na odcinku wypłaty należy uwzględnić nie tylko samo wynagrodzenie. Ale także wszelkie premie, nadgodziny, zachęty i inne „zastrzyki” pieniężne dla pracownika.
7. Dokumenty gotówkowe. Niezbędne do rozliczania transakcji finansowych sprzedaży towarów lub usług. Do tej kategorii zalicza się nie tylko księgę kasową, ale także zlecenia paragonowe i wydatkowe.

Przeczytaj także:

Co powinien zrobić kredytobiorca, jeśli jego bankowi wierzycielowi cofnięto licencję?

Oczywiście wszystkie te dokumenty są sporządzane w różny sposób w zależności od ustalonych zasad i procedur. Podstawowe zasady są zdefiniowane i należy ich przestrzegać podczas tworzenia podstawowego.

Klasyfikacja dokumentów pierwotnych

Istnieje kilka sposobów kategoryzacji dokumentów księgowych. Upraszcza to znacznie definicję i sam obieg dokumentów.Grupowanie odbywa się według określonych zasad i cech.

Tak więc podstawowe dokumenty są podzielone:

1. Według celu. Są administracyjne - pełnomocnictwa i nakazy zapłaty; wykonawczy/odciążający – paski płacowe i zaświadczenia o wykonanej pracy; dokumenty księgowe – wyciągi, kalkulacje i zaświadczenia; łącznie – zlecenia gotówkowe, raporty zaliczkowe i reklamacje; i rygorystyczne formularze raportowania - subskrypcje, księgi kwitów i tak dalej.
2. Według objętości zawartości danych. Uwzględniono rzeczywiste dokumenty podstawowe – zlecenia gotówkowe i czeki; oraz skonsolidowane dokumenty pierwotne – raporty kasowe za dany okres i wyciągi.
3. Zgodnie z metodą odzwierciedlania transakcji biznesowych. Istnieją raporty jednorazowe - raporty kasowe; oraz wyciągi akumulacyjne i karty limitowe.
4. Według miejsca kompilacji. Dzieli się na wewnętrzne (wszystko sformalizowane przez organizację) i zewnętrzne (otrzymywane od dostawców, outsourcerów itp.).

Ta kompleksowa klasyfikacja odzwierciedla prawie wszystkie podstawowe dokumenty, które księgowość może napotkać podczas przygotowywania raportów.

Rejestry księgowe dla podstawowych

Każdy dokument podstawowy otrzymany przez dział księgowości musi zostać zarejestrowany. Dlatego istnieją specjalne rejestry księgowe. Są to specjalne tablice liczące wykonane w określonej formie. Są niezbędne, aby gromadzić informacje o transakcjach biznesowych na rachunkach i nie pomylić się z masą zaświadczeń, faktur i tak dalej.

Rejestry księgowe są różne. Z reguły dzieli się je na następujące kategorie:

1. Po wcześniejszym umówieniu. Obejmuje to chronologiczny (dokumenty są rejestrowane w miarę ich pojawiania się), systematyczny (dokument podstawowy jest rejestrowany z uwzględnieniem jego cech grupujących). Połączenie tych dwóch typów nazywa się rejestrami synchronicznymi - w idealnym przypadku właśnie tym powinna zajmować się księgowość.
2. Podsumowując dane. Do tej kategorii zaliczają się rejestry zintegrowane (od szczegółowego do ogólnego) i zróżnicowane (od ogólnego do szczegółowego).
3. Według wyglądu. Wszystko jest bardzo proste - dzieli się je według fizycznej postaci rejestru. Może mieć formę karty, książki, nośnika elektronicznego i tak dalej.

Właściwe prowadzenie rejestrów księgowych znacznie uprości zadanie i uchroni przed wieloma problemami.

Wymagania dotyczące dokumentacji podstawowej

Ponieważ dokument podstawowy jest ważną częścią obiegu dokumentów księgowych, należy zachować szczególną ostrożność podczas jego przechowywania i wypełniania. Istnieją pewne wymagania, normy i standardy, których trzeba będzie przestrzegać.

Przeczytaj także:

Jak rozpocząć handel na giełdzie – wybór brokera

Co powinno być w podstawowym

Podstawowe dokumenty księgowe muszą być tworzone według określonych standardów, aby organy podatkowe mogły je przyjąć bez żadnych problemów i nikt nie będzie miał problemów w przyszłości. Dlatego w dokumencie podstawowym konieczne jest podanie następujących informacji:

1. Nazwa konkretnego dokumentu.
2. Data przygotowania.
3. Imię i nazwisko podmiotu, który (lub w czyim imieniu) przeprowadza tę lub inną czynność.
4. Jaka jest istota transakcji gospodarczej?
5. Liczniki transakcji biznesowych. Są w gotówce lub w naturze. Jeśli jest to naturalne, należy wskazać, co jest mierzone.
6. Osoby odpowiedzialne za prawidłowe przeprowadzenie operacji i przygotowanie do niej dokumentów. Pamiętaj o wskazaniu stanowisk.
7. Podpisy zaangażowanych osób, ich imiona i nazwiska oraz inne informacje, które pomogą je zidentyfikować.

Obecność wszystkich tych danych jest konieczna nie tylko do potwierdzenia, że ​​operacja została faktycznie przeprowadzona. Informacje zawarte w dokumencie pozwolą w razie potrzeby zweryfikować wszystkie wskaźniki, skontaktować się z aktorami i wyjaśnić niektóre kwestie.

Zasady sporządzania dokumentacji pierwotnej

Warto pamiętać, że tworząc tego typu dokumenty nie wystarczy po prostu wziąć pod uwagę dane, jakie powinien on zawierać. Regulamin określa pewne zasady prowadzenia i tworzenia takich dokumentów. Jeśli zostaną naruszone lub inspektorzy podatkowi będą mieli wątpliwości, będziesz musiał nie tylko przerobić dokument, ale także zapłacić wysoką grzywnę. Zwłaszcza jeśli naruszenie nie jest pierwsze.

1. Pisz ściśle, bez błędów (w tym interpunkcyjnych) i plam. Unikaj literówek w dokumentach elektronicznych.
2. Możesz użyć dowolnego długopisu. Wskazane jest jednak wybranie takich, które nie będą się rozmazywać podczas pisania - spowoduje to rozprzestrzenienie się brudu na papierze, co jest niedopuszczalne.
3. Sporządzenie dokumentów jest konieczne w przypadku założenia, że ​​zostanie przeprowadzona jakaś transakcja gospodarcza. W ostateczności (co wcale nie jest zalecane) można sporządzić i złożyć raport pierwotny bezpośrednio po operacji.
4. Absolutnie wszystkie obliczone dane przedstawione w formie cyfrowej muszą zostać powtórzone słownie.
5. Jeśli w formularzu wyjściowym nie ma danych do uzupełnienia szczegółów, należy tam umieścić myślnik. Pozostawianie pustych wierszy jest surowo zabronione.

Należy pamiętać, że im bardziej odpowiedzialny będzie księgowy za wypełnianie podstawowych dokumentów, tym mniej problemów będzie miała organizacja w przyszłości.

Co zrobić, jeśli błąd został już popełniony?

W sytuacji, gdy konieczne jest poprawienie jednego lub drugiego dokumentu podstawowego, musisz wiedzieć, co można, a czego nie można zrobić. Zatem poprawiając błędy, możesz:

1. Przekreśl nieprawidłowe informacje i wskaż obok informacje prawidłowe. Konieczne jest umieszczenie podpisu osoby, która poprawiła informację, a także pouczenia „Uwierz poprawionemu” i konkretnej daty dokonania korekty.
2. Zrób dodatkowe notatki. Stosuje się go, jeśli zrealizowano łączne wartości transakcji, ale w rezultacie okazały się one nieco wyższe. W takim przypadku konieczne jest zapisanie sald w nowym dokumencie i uwzględnienie ich w bieżącym lub następnym okresie sprawozdawczym.
3. Wykonaj odwrócenie. Oznacza to, że popraw wpis, używając wartości ujemnych: zapisz nieprawidłowe dane czerwoną pastą, a następnie wskaż obok prawidłowe dane.

Podstawowe dokumenty księgowe lub pierwotne zapisy, jak nazywają je księgowi, są podstawą rachunkowości, zarówno księgowej, jak i podatkowej. Bez odpowiedniej rejestracji, utrzymania i dokumentów podstawowych nie jest możliwe prowadzenie legalnej działalności gospodarczej.

Ustawa „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ wskazuje, że „każdy fakt życia gospodarczego podlega rejestracji jako podstawowy dokument księgowy”.

Aby mieć pewność, że posiadasz wszystkie niezbędne dokumenty, warto regularnie sprawdzać swoją księgowość, a tym, którzy nie mają na to czasu, polecamy bezpłatną usługę audytu księgowego.

Dokument pierwotny potwierdza pisemnie fakt zawarcia transakcji gospodarczej, potwierdza poniesienie wydatków służbowych przy obliczaniu podstawy opodatkowania oraz ustala odpowiedzialność wykonawców za dokonanie transakcji handlowych. Dokumenty podstawowe są wymagane przez inspektorów podatkowych podczas sprawdzania deklaracji i sprawozdań oraz są niezbędne przy przechodzeniu kontroli.

Mając na uwadze, że nie tylko księgowi, ale także menedżerowie, indywidualni przedsiębiorcy, kierownicy sprzedaży i inni pracownicy wypełniają i przygotowują dokumenty podstawowe, zapraszamy do zapoznania się z wymogami stawianymi tym dokumentom.

Kto opracowuje formularze dokumentów pierwotnych?

Podstawowymi dokumentami księgowymi są zjednoczony(którego formę opracował Rosstat (dawniej Goskomstat Federacji Rosyjskiej) lub Bank Centralny) i niezależnie opracowane przez podatników.

Artykuł 9 ustawy nr 402-FZ zawiera następującą listę obowiązkowych szczegółów dokumentów pierwotnych (ujednoliconych lub opracowanych niezależnie):

• Tytuł dokumentu;
• data sporządzenia dokumentu;
• nazwa podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;
• treść faktu życia gospodarczego;
• wartość naturalnego i (lub) pieniężnego pomiaru faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
• nazwę stanowiska osoby, która dokonała transakcji, operacji i osoby odpowiedzialnej za jej wykonanie;
• podpisy tych osób.

Jeśli chodzi o pieczęć, chociaż nie jest ona wymieniona wśród wymaganych danych, jeśli jest pole „M.P.” (miejsce na nadruk) wymagany jest jego nadruk.

Jeśli podatnikowi odpowiadają ujednolicone formularze z Goskomstatu (na szczęście ich lista jest ogromna), to nie ma potrzeby opracowywania własnych formularzy. Istnieje także koncepcja „modernizowanej pierwotnej”, czyli tzw. ujednoliconych dokumentów pierwotnych, do których podatnik dokonał własnych uzupełnień.

Notatka, Nie możesz samodzielnie opracowywać i zatwierdzać formy następujących dokumentów podstawowych:

• dokumenty gotówkowe;
• polecenie zapłaty i inne dokumenty rozliczeniowe banku;
• ujednolicone formularze płatności za pomocą kasy fiskalnej;
• list przewozowy;
• płace i płace.

Takie dokumenty pierwotne można jedynie ujednolicić.

Gdzie mogę znaleźć próbki ujednoliconych dokumentów podstawowych?

Za opracowywanie i zatwierdzanie formularzy dokumentów pierwotnych odpowiada Goskomstat (obecnie Rosstat). Dziś w dalszym ciągu stosowane są ujednolicone formy opracowane w latach 90. ubiegłego wieku. Jedynie dokumenty rozliczeniowe (płatnicze) opracowane przez Bank Rosji mają stosunkowo nowe wydanie - z 2012 roku.

Takie dokumenty nazywane są różnie: ustawy, dzienniki, faktury, wyciągi, zamówienia, księgi, instrukcje, obliczenia, pełnomocnictwa, zamówienia itp. Korzystając z tej tabeli, dowiesz się, w której Uchwale Państwowej Komisji Statystycznej ujednolicone formularze pierwotne potrzebne dokumenty zostaną opublikowane.

Na naszej stronie możesz pobrać formularze ujednoliconych dokumentów pierwotnych i przez .

Formularz ścisłego raportowania (SRF) jest również dokumentem podstawowym, ale wiążą się z nim specjalne wymagania. Lista obowiązkowych danych BSO jest szersza niż lista zwykłych dokumentów podstawowych, w szczególności wymagany jest NIP i obecność pieczęci.

W artykule „” dowiesz się, w jakich przypadkach konieczne jest użycie ujednoliconej formy tego dokumentu, a kiedy możesz go opracować samodzielnie.

Błędy w dokumentach pierwotnych

Przede wszystkim dokumenty źródłowe muszą zawierać prawidłowo określone obowiązkowe dane. Zdaniem Ministerstwa Finansów podatnik może uwzględnić wydatki w zeznaniu pierwotnym, jeżeli zawiera ono jedynie drobne błędy.

Błędy takie nie powinny zakłócać prawidłowej identyfikacji sprzedawcy i kupującego, nazwy towaru i jego wartości oraz innych okoliczności udokumentowanego faktu życia gospodarczego (z pisma Ministra Finansów z dnia 4 lutego 2015 r. 03-03-10/4547).

Niestety, typowe uproszczone formułowanie wyjaśnień urzędników często nie pozwala jednoznacznie zrozumieć, które nieścisłości lub błędy w dokumentach pierwotnych zostaną uznane za nieistotne.

Na przykład, czy drobnym błędem jest zapisanie nazwy podatnika małymi literami, a nie wielkimi? W kolejnym piśmie – z dnia 05.02.2012 r. nr 03-07-11/130 Ministerstwo Finansów wskazało, że błędy takie jak zamiana wielkich liter na małe i odwrotnie; odwracanie liter; nieprawidłowe wskazanie formy organizacyjno-prawnej nie stanowi przeszkody w identyfikacji podatnika (w przypadku prawidłowego wskazania NIP i innych danych).

Jednak następujące błędy można uznać za istotne w przypadku dokumentów pierwotnych:

• błędy arytmetyczne (błędnie podana cena/ilość produktu lub kwota podatku);
• różne nazwy tego samego produktu (np. w specyfikacji umowy dostawy cukierki nazywane są „Cukierkami waflowymi w czekoladzie”, a na fakturze „Miś na Północy”);
• nieprawidłowe stanowiska osób podpisujących dokumenty podstawowe (np. w pełnomocnictwie widnieje informacja „Zastępca Dyrektora Generalnego”, a w zaświadczeniu o przyjęciu widnieje informacja „Zastępca Dyrektora”);
• kwoty liczbowe nie pokrywają się z tymi samymi kwotami wskazanymi słownie (zamiast 155 000 rubli (sto pięćdziesiąt pięć tysięcy rubli) wpisano 155 000 rubli (pięćdziesiąt pięć tysięcy rubli).

Urząd skarbowy może nie przyjąć wydatków za takie pierwotne dokumenty, kontrahent może też mieć problemy z odliczeniem podatku VAT.

Możesz poprawiać dokumenty pierwotne tylko w sposób korygujący(nieprawidłowy tekst przekreśla się jedną cienką linią, a prawidłowy tekst zapisuje na górze). Do poprawek dołączony jest napis „Poprawione”, data i podpisy osób odpowiedzialnych. Niedopuszczalne są korekty zleceń przychodzących i wychodzących, dokumentów bankowych oraz BSO. Trzeba je skompilować od nowa.

Należy zwrócić uwagę, aby dokumenty pierwotne były podpisane w okresie ważności pełnomocnictwa wydanego do ich podpisania, w przeciwnym razie inspektorzy uznają, że dokumenty podpisał nieuprawniony pracownik. To samo należy monitorować w przypadku podpisów na dokumencie głównym przedstawicieli kontrahentów: wydane im pełnomocnictwa muszą być aktualne.

Przygotowując dokumenty pierwotne należy zwrócić uwagę nie tylko na ich wypełnienie, ale także na zgodność ich dat i innych szczegółów z innymi dokumentami, np. umowami i fakturami. Tym samym odliczenie podatku VAT od faktury wystawionej wcześniej niż dowód dostawy będzie budziło kontrowersje.

Pytania organów podatkowych będą budzić faktury lub akty podpisane wcześniej niż umowa, których wykonanie potwierdzają dokumenty pierwotne. Istnieje wyjście z tej sytuacji, przewidziane w ust. 2 art. 425 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej: należy wskazać w tekście umowy następującą klauzulę: „Warunki niniejszej umowy mają zastosowanie również do stosunków stron powstałych przed jej zawarciem”.

Albo np. ustawa stanowi, że prace zakończono w okresie od 10 do 30 marca, podczas gdy w umowie określono okres pracy na okres od 10 kwietnia do 30 kwietnia. W takim przypadku można sporządzić dodatkową umowę do umowy, która wskazuje faktyczny termin wykonania prac lub wskazuje w samym akcie, że prace zostały ukończone przed terminem.

Wykonawcy muszą zachować ostrożność podczas podpisywania przez klienta zaświadczeń o ukończeniu prac. Jeżeli w ramach umowy uczestniczyli podwykonawcy, wykonawca ma obowiązek podpisać z nimi umowy przed przekazaniem dzieła zamawiającemu. Jeżeli te daty nie pokrywają się, organy podatkowe mogą uznać koszty podwykonawcy za nieuzasadnione i nie uwzględnić ich przy obliczaniu podstawy opodatkowania.

Obieg dokumentów podstawowych

Obieg dokumentów podstawowych obejmuje następujące etapy:

• przygotowanie dokumentu pierwotnego;
• przekazanie dokumentu do działu księgowości, gdzie jest on sprawdzany i wprowadzany do rejestrów;
• bieżące przechowywanie i późniejsze przeniesienie dokumentu do archiwum.

Nie jest to pytanie bezczynne: kiedy należy sporządzić dokumenty pierwotne? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w art. 9 ustawy nr 402-FZ „Podstawowy dokument księgowy musi zostać sporządzony przy popełnianiu faktu życia gospodarczego a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jego zakończeniu.”

Niedopuszczalne jest sporządzanie dokumentów pierwotnych kilka dni po transakcji biznesowej. Wszyscy pracownicy uprawnieni do sporządzenia ewidencji podstawowej muszą przestrzegać harmonogramu obiegu dokumentów, w którym można ustalić np. następujące terminy przekazania dokumentów do działu księgowości:

• zlecenia kasowe przychodzące i wychodzące – w dniu ich sporządzenia;
• dokumenty związane z rejestracją sprzedaży – najpóźniej następnego dnia roboczego;
• raporty zaliczkowe – nie później niż trzy dni robocze po wydatkowaniu środków;
• zaświadczenia o niezdolności do pracy – najpóźniej następnego dnia roboczego po powrocie do pracy itp.

W przypadku dokumentów podpisanych przez kontrahentów obowiązek ich terminowego przekazania może być przewidziany w tekście umowy np. w następujący sposób: „Kupujący zobowiązuje się do przekazania Dostawcy oryginałów podpisanych listów przewozowych, aktów oraz faktury nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od dnia ich podpisania.”

Składając podpisany dokument podstawowy, dział księgowości sprawdza formę dokumentu; dostępność wymaganych szczegółów; legalność transakcji biznesowej; obliczenia arytmetyczne. Dane ze zweryfikowanych dokumentów pierwotnych wprowadzane są do ksiąg rachunkowych.

Bieżące przechowywanie akt pierwotnych odbywa się najczęściej w dziale księgowości, a na koniec roku dokumenty są grupowane według daty, gromadzone w paczki i przekazywane do archiwum. Dokumenty pierwotne należy przechowywać przez co najmniej pięć lat.

Każdego dnia firma przechodzi wiele operacji. Księgowi wystawiają kontrahentom faktury i przesyłają im pieniądze, naliczają płace, kary, naliczają amortyzację, sporządzają raporty itp. Codziennie sporządzane są dziesiątki dokumentów różnego typu: administracyjne, wykonawcze, podstawowe. Ostatnia grupa ma ogromne znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa.

Co to są „dokumenty podstawowe”?

Każde wydarzenie w życiu gospodarczym organizacji musi zostać potwierdzone papierem. Powstaje w momencie zawarcia transakcji lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Sporządzanie zapisów i prowadzenie sprawozdawczości odbywa się w oparciu o informacje zawarte w podstawowych dokumentach księgowych. Ich lista jest duża. W tym artykule przyjrzymy się głównym, najczęściej używanym dokumentom.

Dlaczego potrzebny jest element podstawowy?

Dokumentacja pierwotna jest integralnym elementem rachunkowości. Jak wspomniano powyżej, powstaje w momencie zakończenia lub bezpośrednio po zakończeniu operacji i stanowi dowód realności tego czy innego faktu z życia gospodarczego przedsiębiorstwa.

Lista podstawowych dokumentów księgowych dla jednej transakcji może obejmować:

1. Porozumienie.
2. Sprawdzać.
3. Czek kasjerski lub inny dokument płatniczy.
4. List przewozowy.
5. Świadectwo ukończenia.

Wymagane szczegóły

Obecnie istnieją ujednolicone formy podstawowych dokumentów księgowych. Służą do odzwierciedlania informacji o różnych operacjach, dlatego lista zawartych w nich kolumn jest inna. Tymczasem wszystkie dokumenty podstawowe zawierają jednolite obowiązkowe dane. Pomiędzy nimi:

1. Nazwa firmy.
2. Tytuł dokumentu (do
3. Data powstania.
4. Treść operacji, dla której sporządzono dokument. Na przykład podczas wypełniania faktury odpowiednia kolumna może wskazywać „Przekazanie materiałów do przetworzenia”.
5. Wskaźniki pieniężne i naturalne. Te pierwsze służą do odzwierciedlenia kosztu, drugie - ilości, wagi itp.
6. Stanowiska odpowiedzialnych pracowników („główny księgowy”, „magazynier” itp.).
7. Podpisy osób biorących udział w transakcji.

Ważny punkt

Dokument podstawowy zawierający wszystkie wymagane dane ma moc prawną.

Należy pamiętać, że prawidłowo sporządzone dokumenty mogą zostać wykorzystane w postępowaniu sądowym jako dowód zasadności (lub nie) roszczeń. Wiele dokumentów sporządzanych jest przez kontrahentów. Należy dokładnie sprawdzić poprawność rejestracji i w żadnym wypadku nie podpisywać dostawcom (wykonawcom itp.), jeśli tego nie zrobili.

Konieczne jest staranne przechowywanie dokumentacji podstawowej.

Czy potrzebna jest uszczelka na części pierwotnej?

W praktyce wielu kontrahentów składa reklamacje z powodu jego braku na formularzu TTN i niektórych innych dokumentach. Przypomnijmy, że od 2015 roku większość organizacji została zwolniona z obowiązku posiadania pieczęci. Takie firmy mogą z niego korzystać według własnego uznania. Jeżeli istnieje, informacja o jego obecności musi być określona w polityce rachunkowości.

W przypadku, gdy kontrahent nalega na użycie pieczęci przy rejestracji dokumentu pierwotnego, a spółka ma prawo jej nie opatrzyć ze względów prawnych, należy przesłać kontrahentowi stosowne pisemne zawiadomienie z odnośnikami do przepisów regulujących tę kwestię.

Porozumienie

Jeśli kontrahentem jest wieloletni partner, całkiem możliwe jest zawarcie umowy na kilka transakcji. W takim przypadku ważne jest jasne określenie terminów wypełnienia zobowiązań, kolejności i procedury obliczeń oraz innych niuansów. Umowa może zostać zawarta w celu sprzedaży towarów, świadczenia usług lub wykonania pracy. Warto dodać, że prawo cywilne dopuszcza także ustne zawarcie umowy. Jednak w działalności gospodarczej z reguły stosuje się pisemne formy umów.

Sprawdzać

W dokumencie tym dostawca wskazuje kwotę, jaką ma przekazać kontrahentowi za produkt, usługę lub dzieło. Dokonując płatności domyślnie przyjmuje się, że podmiot wyraża zgodę na transakcję.

Faktura musi zawierać:

1. Tytuł dokumentu.
2. Nazwa usług (towarów, robót budowlanych), za które dokonywana jest płatność.
3. Cena.
4. Całkowita kwota.
5. Szczegóły płatności.

Obecnie cała lista dokumentów księgowych jest zawarta w programie 1C, więc są one przetwarzane automatycznie.

Należy pamiętać, że konto nie ma szczególnej wartości dla organów regulacyjnych. Sprzedawca ustala w nim ustaloną cenę. Z pozycji księgowego konto jest najważniejszym dokumentem podstawowym, na podstawie którego tworzone są zapisy księgowe.

Faktura to rodzaj faktury. W dokumencie tym znajduje się specjalna linia służąca do wskazania kwot podatku VAT.

Dokumentacja płatności

Fakt płatności możesz potwierdzić paragonem fiskalnym lub innym podobnym dokumentem. Zapłata potwierdza fakt zapłaty za dostawę produktów, usług lub dzieła sztuki. Konkretny rodzaj dokumentu dobierany jest w zależności od sposobu płatności: gotówka lub przelew.

Jednym z najpopularniejszych dokumentów płatniczych jest polecenie zapłaty. Stanowi polecenie właściciela rachunku dla banku, aby przelać środki na wskazany rachunek. Dokument można wykorzystać przy płaceniu za usługi, towary, przy płatności zaliczki, spłacie kredytu itp.

W przypadku dokonywania wpłat do budżetu pole 22 „Kod” jest wypełniane. W zleceniu płatniczym w tej kolumnie wskazany jest numer UIN (unikalny identyfikator). Dzięki niemu organ skarbowy rozpoznaje płatnika.

Pole „Kod” w zleceniu płatniczym można wypełnić w inny sposób. Zależy to od tego, w jaki sposób podmiot dokładnie wywiązuje się ze swoich zobowiązań wobec budżetu: dobrowolnie lub na wniosek organu regulacyjnego.

List przewozowy

Formularz TTN wystawiany jest przez nadawcę. stanowi podstawę przekazania ładunku odbiorcy. Dokument sporządzono w 4 egzemplarzach. Według TTN sprzedawca rozlicza się ze sprzedaży, a kupujący z dostawy towaru.

Należy pamiętać, że TTN jest sporządzany podczas transportu ładunku przy użyciu własnych zasobów firmy. Jeżeli transport jest realizowany przez firmę zewnętrzną, wydawany jest formularz 1-T.

Kolejna ważna kwestia: informacje w TTN muszą odpowiadać informacjom na fakturze.

Świadectwo ukończenia

Dokument ten sporządzany jest pomiędzy klientem a dostawcą. Akt stanowi potwierdzenie zakończenia prac i świadczenia usług po uzgodnionym koszcie w terminie określonym umową. Mówiąc najprościej, jest to raport wykonawcy dla klienta.

Obecnie ujednolicony kształt ustawy nie został zatwierdzony. Przedsiębiorstwo ma prawo samodzielnie opracować formularz i ujednolicić go w swoich zasadach rachunkowości.

Główne szczegóły aktu to:

1. Numer i data rejestracji w dokumentacji księgowej.
2. Data przygotowania.
3. Szczegóły umowy, zgodnie z którą sporządzono akt.
4. Czas trwania, objętość, koszt pracy.
5. Dane konta, za pośrednictwem którego będzie dokonywana płatność.
6. Nazwa klienta i wykonawcy.
7. Podpisy stron transakcji.

Akt sporządza się zawsze w dwóch egzemplarzach.

Formularz M-15

Skrót ten oznacza fakturę za wydanie materiałów na bok. Należy zauważyć, że dokument ten nie jest obowiązkowy, ale często jest używany przez przedsiębiorstwa.

Faktura za wydanie materiałów osobie trzeciej wystawiana jest w przypadku konieczności przeniesienia wartościowych przedmiotów z siedziby głównej do odległych oddziałów lub innych firm (po specjalnym uzgodnieniu).

Zasady rejestracji f. M-15

Pierwsza część artykułu zawiera numer zgodny z obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. W tym miejscu należy również podać pełną nazwę firmy i OKPO.

Pierwsza tabela odzwierciedla datę sporządzenia dokumentu, kod transakcji (jeśli zastosowano odpowiedni system), nazwę jednostki strukturalnej oraz przedmiot działalności przedsiębiorstwa wystawiającego fakturę.

Podobnie wskazana jest informacja o odbiorcy i osobie odpowiedzialnej za dostawę. Poniżej znajduje się link do dokumentu, na podstawie którego wystawiona jest faktura. Może to być umowa, zamówienie itp.

W tabeli głównej kolumny 1 i 2 wskazują subkonto księgowe i analityczny kod księgowy dla wszystkich materiałów, które mają zostać odpisane.

• nazwa materiałów wskazująca indywidualne cechy, markę, rozmiar, gatunek;
• numer pozycji (jeżeli go nie ma, komórka nie jest wypełniana);
• kod jednostki;
• nazwa jednostki miary;
• ilość przeniesionych towarów;
• informacja o faktycznych przedmiotach wydanych z magazynu (wypełnia magazynujący);
• całkowity koszt materiałów;
• Cena bez podatku VAT;
• kwota naliczonego podatku VAT;
• całkowity koszt z VAT;
• numer inwentarzowy materiałów;
• numer paszportu (jeśli jest dostępny);
• numer ewidencyjny zgodny z kartą rejestracyjną.

Fakturę podpisują księgowy, pracownik odpowiedzialny za wydanie wartości z magazynu oraz odbiorca.

Raporty z góry w „1C”

Generowanie dokumentów sprawozdawczych jest jedną z najczęstszych czynności księgowego. Wiele płatności dokonywanych gotówką jest udokumentowanych z góry dokumentami. Należą do nich koszty podróży, zakupy biznesowe itp.

Często pracownicy firmy otrzymują środki z kasy fiskalnej na wydatki służbowe. Po zakupie niezbędnych przedmiotów wartościowych (na przykład artykułów papierniczych) pracownicy zgłaszają się i dostarczają do działu księgowości dokumenty potwierdzające.

Księgowy z kolei musi rejestrować wszystkie wydatki w systemie księgowym. Możesz otworzyć „Raporty zaliczkowe” w „1C” w sekcji „Bank i kasa”, podsekcja „Kasa”. Nowy dokument wprowadza się za pomocą przycisku „Utwórz”.

Na górze formularza wskaż:

1. Nazwa firmy.
2. Magazyn, do którego będą kapitalizowane nowo otrzymane przedmioty wartościowe.
3. Pracownik zgłaszający środki otrzymane w ramach raportu.

Dokument zawiera 5 zakładek. W sekcji „Zaliczki” należy wybrać dokument, na który zostały wydane środki:

1. Dokument pieniężny.
2. Nakaz gotówkowy na konto.
3. Pobranie z konta.

Jeśli towary zostały zakupione za wydane środki, są one odzwierciedlone na karcie o tej samej nazwie. W sekcji „Pojemnik” podaj informację o pojemnikach zwrotnych (np. butelkach na wodę). W zakładce „Płatność” znajdują się informacje o gotówce zapłaconej dostawcom za zakup przedmiotu lub wydanej na poczet zbliżającej się dostawy.

W sekcji „Inne” wskazane są dane dotyczące kosztów podróży: dieta dzienna, koszty paliwa, bilety itp.

Forma „uniwersalna”.

Na liście podstawowych dokumentów księgowych znajduje się jeden dokument, który można wykorzystać w różnych sytuacjach. Wykorzystuje się go przy sporządzaniu zarówno sprawozdań księgowych, jak i podatkowych. Mówimy o dokumencie księgowym. Formularz jest wymagany w przypadku konieczności poprawienia błędu. Ponadto dokument jest niezbędny przy wykonywaniu transakcji wymagających wyjaśnień, odzwierciedlenia obliczeń, potwierdzenia transakcji, jeśli brakuje innych dokumentów.

Niuans

Warto powiedzieć, że przedsiębiorstwo ma prawo potwierdzać realizację transakcji, które nie wymagają wypełnienia standardowych (standardowych, ujednoliconych) formularzy, nie za pomocą zaświadczenia, ale poprzez samodzielnie opracowane podstawowe dokumenty księgowe. Ich lista musi być jednak zapisana w polityce finansowej firmy.

Zasady sporządzania certyfikatu

Dla tego dokumentu nie zatwierdzono jednego ujednoliconego formularza. W związku z tym specjaliści mogą skomponować go w dowolnej formie lub skorzystać z szablonów opracowanych w przedsiębiorstwie. Wśród obowiązkowych informacji, które musi zawierać certyfikat, należy zwrócić uwagę na:

1. Informacje o przedsiębiorstwie.
2. Data i powody sporządzenia.
3. Podstawowe dokumenty księgowe i rejestry księgowe, do których dołączany jest certyfikat.
4. Podpis odpowiedzialnego pracownika.

Można go napisać na zwykłej białej kartce formatu A4 lub na firmowym papierze firmowym.

Podczas kompilacji należy zachować szczególną ostrożność, aby uniknąć błędów. Im bardziej szczegółowy certyfikat, tym mniej dodatkowych pytań będzie mieć inspektorzy.

Dokument musi oczywiście zawierać wyłącznie rzetelne informacje. Jeżeli podczas pisania zostaną wykryte błędy, zaleca się ponowne sporządzenie certyfikatu.

Funkcje przechowywania

Wszystko, co dotyczy podstawowych dokumentów księgowych, musi być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej 5 lat. Obliczanie tego okresu rozpoczyna się od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego, w którym wydano dokumenty.

Dodatkowo

Formularz podstawowy może być wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej. W ostatnim czasie coraz więcej przedsiębiorstw preferuje elektroniczne zarządzanie dokumentami. Jest to zrozumiałe: wypełnienie i przesłanie dokumentów zajmuje znacznie mniej czasu.

Dokumenty elektroniczne muszą być opatrzone podpisem cyfrowym (wzmocnionym lub zwykłym – zgodnie z ustaleniami pomiędzy kontrahentami).

Odpowiedzialność

Dokumentacja pierwotna jest najważniejszym elementem życia gospodarczego przedsiębiorstwa. W przypadku jego braku firmie grożą poważne sankcje ze strony organów regulacyjnych. Kary zostaną nałożone również w przypadku wykrycia błędów lub niedokładnych informacji w dokumentacji podstawowej.

Naruszenie przepisów pociąga za sobą karę nie tylko na podstawie Ordynacji podatkowej, ale także na podstawie Kodeksu wykroczeń administracyjnych. Jeżeli istnieją ku temu podstawy, sprawcy mogą zostać pociągnięci także do odpowiedzialności karnej.

Wniosek

W pracy przedsiębiorstwa można wykorzystać różnorodne dokumenty. Ponadto część z nich może mieć ujednoliconą formę, a część może zostać opracowana samodzielnie przez firmę. Niezależnie od tego jednak wszystkie wymagane dane muszą znajdować się w dokumentach.

Niektóre przedsiębiorstwa praktykują używanie dokumentów łączonych. Mówimy o formach ujednoliconych, uzupełnianych zgodnie ze specyfiką działalności organizacji.

Ważne jest, aby w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa uwzględnić wybrane rodzaje dokumentacji pierwotnej. W trakcie działalności firmy może zaistnieć potrzeba uzyskania nowych dokumentów. Jeżeli są one opracowane przez przedsiębiorstwo, należy je uwzględnić w polityce rachunkowości.

Należy pamiętać, że kontrahent może również samodzielnie opracować określone formy dokumentów. Polityka finansowa musi wskazywać, że firma akceptuje takie dokumenty od kontrahentów.

Do rejestrowania wielu transakcji organizacje nie mogą stosować ujednoliconych form dokumentacji podstawowej. Jeśli jednak mówimy o transakcjach gotówkowych, to są one realizowane wyłącznie na podstawie zatwierdzonych zleceń i innych dokumentów płatniczych.