Zdalne zarządzanie personelem: zasady komunikacji, komunikacja. Jak zarządzać zdalnym zespołem: najlepsze narzędzia i praktyki

Zarządzanie zdalnymi pracownikami jest trudne, ale właściwe książki i techniki mogą znacznie uprościć ten proces. Menedżerka HR Toggl, Evelyn Andrespok, opowiedziała o błędach, jakie popełniła jako liderka zdalnego zespołu.

1. Sam nie pracowałem zdalnie.

Pierwszy zdalny pracownik dołączył do naszego zespołu dwa tygodnie po mnie. Przez kolejne piętnaście miesięcy kontynuowaliśmy aktywne pozyskiwanie pracowników zdalnych. Przez cały ten czas pracowałem w biurze w Tallinie. Częściowo wynikało to z faktu, że byłem kierownikiem biura i lubiłem kontaktować się z ludźmi w prawdziwym życiu.

Następnie wyjechałem w długą podróż do USA i tam pracowałem z domu. Bardzo trudno było znaleźć się w innej strefie czasowej – obudzić się osiem godzin po rozpoczęciu dnia pracy w Europie i rano przeczytać tony dyskusji. Czasami zespół podejmował ważne decyzje, gdy spałem. Nie mogłem dobrze komunikować się z kolegami i przegapiłem całą zabawę. Ta izolacja sprawiła, że ​​poczułam się opuszczona i samotna.

Po wyjeździe zacząłem coraz częściej pracować z domu. Pomogło mi to zrozumieć, jak znaleźć równowagę pomiędzy pracownikami biurowymi i zdalnymi. Dzisiaj prawie nie idę do pracy. To samo mogę powiedzieć o pozostałych moich kolegach, którzy mieszkają w Tallinie. Wszyscy możemy natychmiast przestać pracować w biurze, bez utraty produktywności.

Wyciągnięta lekcja: Jako menedżer HR musisz postawić się w sytuacji swoich pracowników i zanurzyć się w ich środowisku pracy. Należy to zrobić jak najwcześniej. Tak naprawdę każdy, kto współpracuje z pracownikami zdalnymi, powinien spędzać więcej czasu poza biurem, aby lepiej zrozumieć swoich współpracowników.

2. Nie udokumentowałem procesów.

W mała firma, gdzie wszyscy pracownicy pracują w biurze, zawsze jest jasne, jak działa organizacja i jakie są jej zasady. Jeśli czegoś nie wiesz, możesz zapytać kolegę. W zdalnym zespole jest to znacznie trudniejsze.

Kiedy przeszliśmy na pracę zdalną, było oczywiste, że nowym pracownikom trudno jest zrozumieć, jak działa firma. I choć stworzyłam dokument, który obejmował podstawowe tematy HR, to i tak wszyscy mieli wiele pytań.

Na samym początku nie mogłem przewidzieć, jak brak informacji może spowolnić nasz postęp. Teraz zdałem sobie sprawę, że jeśli rzeczy nie są udokumentowane, będziesz spędzać dużo czasu, odpowiadając w kółko na te same pytania. Brak jasności i przejrzystości z pewnością doprowadzi do nieporozumień.

Wyciągnięta lekcja: musi istnieć jedno prawdziwe źródło informacji, które będzie dotyczyć wszystkich. Udokumentuj jak najwięcej procesów i wyjaśnij zasady firmy jasnym, zrozumiałym językiem.

3. Skupiłem się na pracy zdalnej, a nie na zdalnym zarządzaniu.

Cztery lata temu nikt w naszym zespole nie miał doświadczenia w pracy zdalnej. Spędziliśmy zbyt dużo czasu zastanawiając się, jak zachować koncentrację i zmaksymalizować produktywność podczas pracy w domu. Po prostu nie wiedzieliśmy, co robić.

Niewiele było wówczas informacji na temat pracy zdalnej, ale znaleźliśmy kilka inspirujących przykładów. Rozdawaliśmy na przykład egzemplarze książek „Zdalnie. Biuro jest opcjonalne autorstwa Jasona Frieda i Davida Heinemeiera Henssona oraz Rok bez spodni Scotta Berkuna. Te historie utwierdziły nas w przekonaniu, że nie zwariowaliśmy na punkcie naszego pomysłu.

Patrząc wstecz, zdaję sobie sprawę, że prawdopodobnie włożyliśmy zbyt wiele wysiłku w wymyślenie, jak pracować zdalnie, nie wiedząc, jak dobrze zarządzać zdalnie. Sekretem skutecznego zarządzania w każdej firmie jest dobre przywództwo i skuteczny feedback. Prawie każdy może łatwo pracować z domu, jeśli menedżer jasno określi cele i zapewni jasny feedback.

Zarządzanie zdalnymi zespołami jest trudniejsze, ponieważ komunikacja jest poważnie ograniczona. Jak określić nastrój pracownika na czacie na Slacku? Poza tym trudno jest śledzić cele i postępy wszystkich bez marnowania czasu na mikrozarządzanie i sprawdzanie.

Wkrótce po utworzeniu zespołów liderzy zespołów musieli regularnie prowadzić indywidualne rozmowy ze swoimi pracownikami. Teraz rozumiem, że można byłoby zaprosić trenerów – niezależna opinia bardzo pomaga. Niemożliwe, aby stać się dobry lider po przeczytaniu tylko jednej książki. Tylko systematyczne szkolenia pomogą menedżerom szybciej się rozwijać i dostosowywać do nowego otoczenia.

Niesprawiedliwym byłoby stwierdzenie, że liderzy zespołów nie potrafili szybko zaadaptować się do nowych ról, ale mógłbym ułatwić ten proces. Teraz wydaję więcej szkoleń i opracowanie przewodnika dla liderów zespołów. Oczywiście jest jeszcze wiele do zrobienia, ale jasne jest, że wszyscy liderzy potrzebują systemu wsparcia od pierwszego dnia.

Wyciągnięta lekcja: W zdalnym zespole budowanie silnej kultury zarządzania powinno być najwyższym priorytetem. Zapewnią to profesjonalni liderzy właściwe cele, będzie wspierać i inspirować pracowników, aby dawali z siebie wszystko, bez względu na to, skąd pracują.

Małe firmy i start-upy często muszą korzystać z usług pracowników zdalnych, co znacznie obniża koszty prowadzenia biznesu. Szczególnie często projektanci, księgowi i personel pomocniczy są zatrudniani zdalnie. Wiele osób nadaje się do skutecznego koordynowania takich pracowników ogólne zasady zarządzanie personelem. Jednocześnie, aby praca tego rodzaju zespołu była jak najbardziej efektywna, oprócz tradycyjnych metod zarządzania, konieczne jest zastosowanie nowych strategii, a także nowoczesnych narzędzi cyfrowych. W tym artykule podzielimy się kilkoma wskazówkami dotyczącymi zarządzania zdalnym zespołem.

Niech spójna komunikacja będzie Twoim priorytetem nr 1.

Aby odnieść sukces w zdalnym zespole, musisz sprawić, aby Twoi pracownicy czuli się jak najbardziej zaangażowani. Kiedy nie ma ich w zasięgu wzroku, nie jest to łatwe zadanie. Kluczem do jego rozwiązania jest stała komunikacja, dzięki której każdy pracownik będzie czuł się częścią zgranego zespołu.

1. Codzienne spotkania sprawią, że pracownicy poczują, że naprawdę interesujesz się tym, jak przebiega ich praca i pokażą, że ich wspierasz.
2. Cotygodniowe informacje zwrotne są równie ważne. Zwłaszcza jeśli jest to podawane nie w formie ścisłych i formalnych spotkań, ale w formie spotkania on-line, w którym wspólnie podsumowujecie wyniki tygodnia, omawiacie zadania i pomysły na w następnym tygodniu, a także pochwal swoich pracowników za ich dotychczasową pracę.
3. Przeglądy kwartalne również przyczyniają się do wzmocnienia zespołu zdalnego. W ich trakcie możesz przeanalizować swoją obecną wydajność, zarys przyszłe plany na rozwoju.

Wybierz optymalne narzędzia cyfrowe

Nie ma znaczenia, czy masz dużą firmę, czy startup, będziesz czerpać korzyści z użytkowania nowoczesne technologie I usług. Aby pracować efektywnie, będziesz potrzebować usług wyznaczania zadań i śledzenia, współpraca o projektach i ich dyskusji, udostępnianiu i edytowaniu dokumentów.

1. Aby omawiać projekty, możesz korzystać z czatów grupowych w Slacku, Telegramie, Whatsapp jako korporacyjnym kanale komunikacji.
2. Usługi Google, takie jak Dysk, Hangouts i Google Meet, nadają się do współpracy nad dokumentami, planowania spotkań i rozmów wideo.
3. Do zarządzania zdalnymi zadaniami zespołu zalecamy użycie
4. Do wspólnej dyskusji nad projektami online służą narzędzia takie jak Join.me, GoToMeeting.

Nie szczędź zasobów na osobiste spotkania

Pracując w zespole zdalnym, bardzo ważne jest znalezienie czasu na spotkania twarzą w twarz. Organizuj wydarzenia offline, w których wezmą udział wszyscy Twoi pracownicy. Pomoże to skuteczniej zjednoczyć istniejący zespół.

Jasno przypisz role i obowiązki

Gdy jasno rozdzielisz role w zespole i ustalisz kolejność pracy, przypadków nieporozumień będzie znacznie mniej, a Twoi pracownicy będą mogli prawidłowo zaplanować swoją pracę. czas pracy i ustalaj priorytety swoich zadań. Większość osób, które z powodzeniem pracują zdalnie, jest samoorganizowana i zdyscyplinowana. Jednak nawet najbardziej pewni siebie i zorganizowani pracownicy mogą czuć się zaniepokojeni, jeśli ich role i obowiązki są niejasne. Dlatego przed rozpoczęciem pracy z każdym nowym zdalnym pracownikiem wskaż, jakie masz wobec niego oczekiwania i wymagania. Pamiętaj, aby w odpowiednim czasie przekazać mu następujące informacje:

• Jasne formułowanie zadań i cotygodniowe monitorowanie, kontakty do członków zespołu, którzy mogą pomóc
• Gdzie rejestrowane są zadania i co jest wskaźnikiem efektywności ich realizacji?
• Plan miesięczny/kwartalny do naśladowania
• Łączność obsługa wewnętrzna wsparcie firmy (lub kompetentna osoba) w celu rozwiązania pytań i ewentualnych problemów zdalnych, a także przełożona osoba, z którą zawsze można się skontaktować
• Arkusz informacyjny pracownika: stanowiska i Informacje kontaktowe(adres e-mail, numery telefonów, sieci społecznościowe itp.)

Jasno pokaż swój wkład w rozwój firmy

To nie jest czas, kiedy ludzie pozostają w tej samej firmie przez dziesięciolecia. Dlatego ważne jest, aby motywować pracowników do rozwoju w konkretnej firmie i wyraźnie pokazywać, w jaki sposób przyczyniają się do jej rozwoju. Kiedy ludzie czują się zaangażowani w sukces firmy, ich praca jest wydajna i skuteczna przez dłuższy czas.

Główną radą zarządzania zespołem jest dobre poznanie każdego pracownika i postrzeganie go jako jednostki, ponieważ nie ma jednego zespołu składającego się z tych samych ludzi. Korzystaj z najlepszych dostępnych narzędzi, aby pozostać w kontakcie, jasno określ oczekiwania i role oraz pamiętaj o wspieraniu i udzielaniu wskazówek pracownikom. Wtedy Twój zdalny zespół stanie się naprawdę cennym aktywem.

Aktywnie rozwijające się firmy posiadające rozbudowaną sieć oddziałów prędzej czy później stają przed problemem zdalnej kontroli między regionami. Jednostki rozproszone geograficznie, które nie są połączone we wspólne ogniwa jednego łańcucha, sprawiają menedżerom wiele problemów.

Co utrudnia efektywne zarządzanie oddziałami?

• Niewystarczający dostęp do informacji o tym, co dzieje się w jednostce zdalnej
• Wysoka niezależność w podejmowaniu decyzji operacyjnych. To konsekwencja niedostatecznej świadomości: łatwiej i szybciej jest samodzielnie zareagować na nietypową sytuację na miejscu, niż zastosować standardowy schemat interakcji ze zdalnym zarządzaniem
• Trudność w kontrolowaniu personelu i budowaniu procesów biznesowych

Narzędzia wpływu dla menedżerów zdalnych działów są właściwie takie same, jak dla menedżerów, których pracownicy są „w zasięgu spaceru”. Ale metody korzystania z tych narzędzi są różne. Dzieje się tak również dlatego, że wąskie gardła w zarządzaniu bezpośrednim są łatwiejsze do skorygowania, ponieważ menedżer zarządzający ma pełniejsze i obiektywniejsze informacje.

Co pomoże menadżerowi kontrolować pracę oddziału?

• Wysokiej jakości, zautomatyzowany i system operacyjny księgowość i raportowanie
• Wszystkie możliwe środki komunikacji ułatwiające komunikację ze zdalną jednostką
• Planowanie, prognozowanie, monitorowanie stanu rzeczy firm działających w podobny sposób
• Prosty system motywacji za wyniki
• Kompetentne zarządzanie ryzykiem i terminowe prognozowanie

Czym są oddziały regionalne spółki zarządzającej?
Odległy wszechświat. Twój własny, lokalny świat.

Jaka jest główna siedziba oddziału?
Jeszcze bardziej odległego wszechświata, do którego wejście jest przywilejem i wyzwaniem jednocześnie.

Zastanówmy się układ liniowo-funkcjonalny zdalne zarządzanie zespołem regionalnym. Opiera się na zasadzie hierarchicznej: centrala odpowiada za strategię i taktykę, a pracownicy zlokalizowani w regionach odpowiadają za prace terenowe i operacyjne.

System ten działa dobrze, jeśli spełnione są następujące podstawowe czynniki:

• wysoki poziom profesjonalny pracownicy,
• wyraźna standaryzacja procesów zarządzania i dystrybucja funkcjonalności lokalnie,
• szybkie i wysokiej jakości podejmowanie decyzji,
• umiejętność przyciągania specjalistów wysokiego szczebla do poszczególnych funkcji.

Przykładowo w obrębie jednego makroregionu funkcjonuje 16 oddziałów, każdy oddział zatrudnia pięciu pracowników, każdy z nich odpowiada za jedną konkretną funkcję na swoim terenie w jednym z oddziałów oddziału.

Punkty te muszą być jasno określone i zapisane w odpowiednich przepisach, aby uniknąć powielania funkcji wśród specjalistów. Jednym z nich jest opracowywanie przepisów i ich rygorystyczne wdrażanie w ramach takiego systemu zarządzania ważne narzędzia. Pomaga to uniknąć utraty informacji i jakości pracy pracowników znajdujących się daleko od przedstawicieli biuro centralne.

Pracownicy menedżerscy pracujący w centrali podejmują decyzje, opracowują strategię, a dzięki swoim kompetencjom zawodowym mogą wpływać na menedżerów liniowych w terenie, nie angażując się bezpośrednio w realizację zadań operacyjnych.

Każda jednostka ma swoje cele, ale region tak plan ogólny, uwzględniając cele lokalne jako składowe celu ogólnego.

System kluczowych wskaźników efektywności
Zespół zarządzający odpowiedzialny za taktykę i strategię oraz menadżer regionalny współpracujący z pracownikami terenowymi mają wspólne KPI. Dla pracowników terenowych na poziomie regionalnym KPI obliczane są oddzielnie według funkcji, istnieją też ogólne KPI powiązane ze specyfiką pracy danego regionu.

Przykładowo wprowadzając nowy produkt, każdy pracownik na swoim poziomie ma przypisany do siebie zestaw zadań. Menedżer regionalny odpowiada za konkretny wynik wdrożenia produktu w podległym mu regionie. Trener – do szkolenia sprzedawców na terenie całego regionu w zakresie charakterystyki produktu i sposobów jego promocji, Merchandiser – do sprawnej ekspozycji towarów w punktach, dział obiegu dokumentów – do ogólnego wsparcia dokumentacyjnego procesu. Istnieje system organizacji pracy w mieście i regionie. Zmienny będzie także czas wprowadzenia nowego produktu w oddziałach miejskich i regionalnych. Wszystko to należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu kluczowych wskaźników wydajności.

Planowanie
Planowanie odgrywa ważną rolę w zarządzaniu rozwiniętą siecią oddziałów. Planowanie celów odbywa się rocznie, kwartalnie i miesięcznie. Jasno zorganizowany system raportowania pomaga śledzić stan faktyczny spraw i ich zgodność z celami strategicznymi i celami zapisanymi w planach.

Wyznaczanie zadań i kontrola
Zadania dla regionu ustalane są co tydzień. Stosowane są systemy zarządzania zadaniami oraz środki techniczne w postaci audio lub wideokonferencji. Praca wydziałów jest zorganizowana zgodnie z ustalonymi przepisami, co oznacza, że ​​tak system ogólny i problemy operacyjne pojawiające się na miejscu w różne regiony, mogą mieć wspólne przyczyny.

Konferencje audio-wideo
Jeśli masz możliwość wyboru pomiędzy konferencją audio lub wideo, opcja wideo ma pierwszeństwo, dzięki temu możesz nie tylko przeczytać tekst, ale także zobaczyć mimikę, gesty, rozmówców, a tym samym mieć więcej informacji.

Przygotowując się do wideokonferencji, organizator ma za zadanie zapewnić wszystkim uczestnikom te same dokumenty, w związku z czym pliki są wysyłane z wyprzedzeniem, a ludzie mają czas na zapoznanie się z wideokonferencją. A wtedy wszyscy uczestnicy konferencji mają możliwość jednoczesnego zapoznania się z tym samym dokumentem, na którym omawiany jest temat.

Maksymalny czas trwania wydarzenia to 1 godzina. Jeśli wideokonferencja trwa dłużej, ludzie się męczą, spada koncentracja, a co za tym idzie efektywność wydarzenia. Na takim spotkaniu sprawozdawczym nie dyskutuje się o realności liczb, są one już przyjęte jako fakt i uzgodnione przez wszystkie władze „za kulisami”. Omawiane są wyłącznie udokumentowane wyniki. Na przykład zgodnie z planem sprzedażowym dla całego makroregionu.

Wydarzenie rozpocznie się przemówieniem szefa makroregionu i krótki przegląd co się dzieje. Ze względu na ograniczony czas trwania wydarzenia, każdy występ objęty jest ścisłym regulaminem. Obowiązuje zasada trzech. Najpierw przedstawiciele trzech regionów odnoszących największe sukcesy sprzedażowe wypowiadają się i opowiadają o wydarzeniach, dzięki którym udało im się osiągnąć takie wyniki. wysokie wyniki. Podobnie podają szefowie trzech regionów z najniższymi wynikami. Dzielą się problemami, wyrażają swoje zdanie na temat rozwiązań i ram czasowych naprawy sytuacji. Czas na te prezentacje również jest ściśle ograniczony – zarówno uczniowie „A”, jak i uczniowie „B” mają po pięć minut na każde sprawozdanie. Pozostałą część spotkania poświęcamy na podsumowanie wyników i wyznaczenie celów dla makroregionu. nowy okres czas do następnego wydarzenia.

Tworzenie i selekcja zespołu
Im więcej czasu i wysiłku włożono w zasoby ludzkie, tym bardziej efektywny jest zespół. Selekcję pierwotną na poziomie lokalnym przeprowadzają menedżerowie HR i regionalni, przy czym kierownik odpowiedzialny za zadania regionalne powinien wiedzieć, kto pracuje w jego zespole i ostateczna decyzja w sprawie każdego kandydata na wolne stanowisko powinna należeć do niego.

Podczas przeprowadzania audytów ważna jest komunikacja z pracownikami terenowymi, aby zrozumieć ich prawdziwą rolę i efektywność ich pracy w terenie.

Regularne wizyty w regionach
Kontrola pracy oddziału odbywa się w godz różne poziomy, ale głównym narzędziem interakcji menedżerskiej z ludźmi jest osobista komunikacja twarzą w twarz.

Niezbędny jest przejrzysty harmonogram podróży pracowników centrali do każdego regionu. Na podstawie wyników wizyty w oddziale sporządzany jest raport dotyczący wszystkich obszarów działalności oddziału, wszystkich zalet i sukcesów, wad i trudności. Na podstawie tych analiz podejmowane są strategiczne i operacyjne decyzje zarządcze.

Zarówno zaplanowane, jak i nieplanowane wizyty menadżera przeprowadzane ogólne kierownictwo makroregionu w teren, na spotkania z partnerami, osobistą komunikację z menadżerami regionalnymi, pracownikami terenowymi oraz przeprowadzenie ogólnego audytu regionu.

Co zapewnia taki system zdalnego zarządzania oddziałami?
Minimalizacja ryzyka, umiejętność zrozumienia przyczyn funkcjonowania nierentownego oddziału i przekształcenia zapóźnionego regionu w lidera sprzedaży.

Jako przykład
Przez długi czas jeden z regionów, wchodzący w skład dużego makroregionu, uznawany był za nierentowny. Powody były niejasne, ponieważ raportowanie zostało przeprowadzone prawidłowo, a ludzie na miejscu nie zmienili się.

Podczas jednej z zaplanowanych kontroli problematycznego oddziału kierownik po rozmowie z pracownikami i samym menadżerem dowiedział się, że kierownik oddziału nie podzielił swoich specjalistów terenowych ze względu na funkcjonalność. We wszystkie procesy zaangażowani są wszyscy jego pracownicy terenowi, nikt nie bierze odpowiedzialności za nic konkretnego.

Dzięki temu nie identyfikuje się błędów i niedociągnięć, a część premiowa nie jest rozdzielana w sposób przejrzysty, według opracowanych dla regionu KPI, ale według osobistych sympatii menadżera.

Zmienił się kierownik oddziału. Następnie zaktualizowano zespół, przypisując każdą funkcję osobnej osobie odpowiedzialnej. Minęło sporo czasu, prawie rok, zanim maszyna zaczęła działać zgodnie z oczekiwaniami, a region z nierentownego i zacofanego stał się dochodowym oddziałem.

Zdalne zarządzanie zespołem regionalnym to ciekawe zadanie dla menedżera, wymagające doskonałych umiejętności zarządczych, efektywności i umiejętności strategicznego myślenia.

Podsumowując wszystko powyższe, warto jeszcze raz zwrócić na to uwagę podstawowe narzędzia efektywnego zarządzania zespołem regionalnym:

• Indywidualne podejście do doboru personelu ze strony menadżera odpowiedzialnego za całościowe wyniki.
• Przejrzysty, prosty system wyznaczania celów i zadań.
• Motywacja materialna powiązana z efektem końcowym.
• Ilościowa, a nie jakościowa ocena wyników.
• Regularny zdalny monitoring (konferencje audio-wideo, dobrze działający system raportowania).
• Regularna kontrola bezpośrednia (czytelny harmonogram tygodniowej obecności przedstawicieli centrali dla każdego regionu).
• Systematyczna analiza pracy w oparciu o raporty we wszystkich obszarach na podstawie wyników każdej wizyty w oddziale.

Władimir Chryapin Dyrektor operacyjny Centralnego Instytutu Badawczego Elektroniki JSC
Nadieżda Kirakosowa Kierownik Działu HR Centralnego Instytutu Badawczego JSC „Elektronika”

Jak skutecznie zarządzać zespołem zdalnie? O tym właśnie jest nasz nowy, unikalny kurs „Zdalne zarządzanie personelem”! Polecany jest właścicielom firm, menadżerom zdalnych oddziałów i oddziałów oraz pracownikom pracującym w home office.

Dziś praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna. Ma wiele zalet zarówno dla pracowników, jak i menedżerów. Obejmuje to brak czynszu za biuro, oszczędności na wyposażeniu miejsca pracy oraz możliwość uniknięcia marnowania czasu w drodze w korkach. Jednak każdego menedżera nurtuje pytanie: jak skutecznie zarządzać zdalnym zespołem, wyznaczać mu zadania i osiągać założone cele?

Podczas szkolenia dowiesz się jak znaleźć idealnych kandydatów na stanowisko Praca zdalna i kontrolować ich godziny pracy. Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną przez Skype? Jak prawidłowo zaplanować pracę zdalną? Uniknąć problemów i wpaść w pułapkę nieefektywnej komunikacji?

Usystematyzujesz swoją wiedzę na temat zdalnego sterowania i przełożysz ją na umiejętności praktyczne. Uzyskaj rekomendacje od doświadczonego coacha, czy na razie robisz wszystko i czy musisz „popracować nad błędami” w zarządzaniu zdalnym. Poznasz strategię i taktykę zdalnego zarządzania, poznasz sposoby motywowania pracowników i metody kontroli.

Główny nacisk podczas szkolenia położony jest na praktykę i rozwiązywanie realnych problemów, z którymi boryka się lider zespołu zdalnego. Zajęcia prowadzone są w trybie intensywnej interakcji pomiędzy trenerem a uczestnikami. Stosuje się metody pracy w grupach, burza mózgów, materiały wizualne.

Po ukończeniu szkolenia staniesz się skutecznym zdalnym menadżerem i będziesz mógł sprawić, że Twój biznes będzie jeszcze bardziej skuteczny!

Co roku rynek świadczenia usług na odległość rośnie o 10-15%. Szczególnie dynamicznie rozwija się rynek usług zdalnych w zakresie marketingu, tworzenia oprogramowania, projektowania stron internetowych i promocji. Wzrost ten napędza przyspieszone zatrudnianie pracowników zdalnych i tworzenie zespołów roboczych. Aby mechanizm zdalnej współpracy był skuteczny, lider lub menedżer musi wykazać się umiejętnościami budowania zespołu oraz specjalnymi umiejętnościami zarządzania personelem zdalnym. oprogramowanie, optymalizując pracę zespołu nad projektem i kontrolę czasu nad nim poświęconego.

Korzyści z zarządzania zdalnymi zespołami

Outsourcing w dowolnej formie oszczędza zasoby firmy, nie tworzy dodatkowych miejsc pracy i nie generuje kosztów wynajmu pomieszczeń i sprzętu (). Outsourcing usług personelu zdalnego ma kilka innych zalet:

• możliwość zatrudnienia najlepsi specjaliści na rynku i płacić im tylko za faktycznie przepracowany czas, a nie za cały dzień;
• możliwość pracy z najlepszymi profesjonalistami z różnych miast i o różnych nastawieniach;
• możliwość jednoczesnego zarządzania kilkoma projektami dla kilku klientów przez jednego menadżera.

Pomóż zwiększyć efektywność swojego zespołu projektowego nowoczesne techniki rekrutacja (patrz), adaptacja i motywacja personelu.

Poszukiwanie pracowników najczęściej odbywa się na giełdach zewnętrznych lub przy wykorzystaniu mechanizmu portale społecznościowe. W drugim przypadku często preferowani są kandydaci, którzy sprawdzili się już w pracy w jednym ze zdalnych zespołów lub są czyimiś znajomymi. Ten mechanizm rekrutacji nie zawsze działa skutecznie.

Wybierając pracownika, należy skupić się na jego cechach osobistych, w tym:

• inicjatywa;
• gotowość do pracy zespołowej i samodzielność w współdziałaniu z członkami zespołu;
• umiejętność pracy z technicznymi środkami komunikacji i oprogramowaniem;
• chęć pracy nad rezultatem, a nie nad procesem.

W identyfikacji takich pracowników pomogą przygotowane wcześniej ankiety i testy.

Adaptacja i motywacja pracowników zdalnych

Nowy członek zespołu nie jest w stanie od razu wpasować się w już istniejący zespół. Trzeba poświęcić temu czas i wysiłek. Aby to zrobić, potrzebujesz:

• stworzyć i zapewnić im usługę wsparcia zdolną do szybkiej odpowiedzi na wszystkie pytania;
• dostosować nowicjuszy do istniejącej kultury korporacyjnej zespołu i jego bazy wiedzy, korzystając z webinarów i szkoleń (patrz).

Członek zespołu, który już wnosi wkład w zespół, powinien mieć potencjał do rozwoju. To stanie się głównym rdzeniem jego motywacji. Innymi narzędziami motywacyjnymi mogą być:

• wprowadzenie systemu ocen (poziomów) wzrost kariera), w którym pracownik z początkującego staje się guru;
• przydzielanie mu funkcji kierowniczych;
• szkolenia w pokrewnych specjalnościach i poszerzanie zakresu pracy, a co za tym idzie płac.

Szkolenia zdalne dla pracowników zdalnych

Szkolenia zdalne stają się podstawową metodą awansu pracownika zdalnego. Małych zespołów nie zawsze stać na opłacenie dodatkowych kursów. Rozwiązaniem problemu może być organizacja webinarów i szkoleń, szkolenie firmowe, zgodnie z wynikami pomyślne który stopień pracownika zostanie podniesiony. Ważne, aby szkolenie nie stało się stratą czasu, za który w dodatku nie zostanie opłacone, ale naturalnym krokiem w rozwoju. Jej wyniki muszą być odnotowane w teczce pracownika i odzwierciedlone w jego wynagrodzeniu.

Zdalne zarządzanie personelem

Każdy zespół wymaga zarządzania jakością. Nikt nie będzie działał skuteczniej sam. Zarządzanie obejmuje:

• ustalać cele;
• podział obowiązków (patrz);
• alokacja zasobów;
• monitorowanie postępu projektu;
• akceptacja wyniku pracy;
• kontrola jakości pracy.

Istnieje szereg zasad, których stosowanie sprawi, że praca menedżera będzie bardziej efektywna, o nich więcej w dalszej części artykułu.

1. Utworzenie stabilnych kanałów komunikacji. Może to być dowolny czat grupowy w komunikatorze lub Skype, a niektóre systemy CRM umożliwiają prowadzenie spotkań grupowych. W przypadku komunikacji grupowej czas powinien być ustalony wstępnie i nie zmieniać się w trakcie pracy nad projektem.
2. Komunikacja głosowa. Głos potrafi przekazać więcej niuansów znaczeniowych niż tekst, łatwiej jest zmotywować czy przekazać najważniejsze komunikaty. Dodatkowo komunikacja głosowa zwiększa poczucie własności wśród pracowników.
3. Dyskusja kolegialna. Wszystko ważne etapy projekty należy omawiać na czacie grupowym. Tworzy to zrozumienie wśród pracowników wspólnych zadań i odpowiedzialności za ich realizację.
4. Korzystanie z oprogramowania do współpracy(lub platformy takie jak WeVue) do współpracy nad projektem, w którym każdy może zobaczyć jego etapy oraz podział swojej pracy i odpowiedzialności za nią.
5. Stworzenie wewnętrznego bloga projektowego. Jest to mechanizm komunikacji i informacja zwrotna Można go łatwo zamienić w środek nieformalnej komunikacji i stworzenia zespołu z własnymi tradycjami i rozrywką.
6. Tworzenie singla Kultura korporacyjna - cm. .
7. Korzystanie z rozmów wideo. To pozwala stworzyć poczucie jedności.
8. Dyskretna, ale pełna kontrola pracownicy zdalni i czas spędzony nad projektem przy wykorzystaniu nowoczesnych środków technicznych.
9. Przeniesienie niektórych funkcji kontrolnych na pracownikach.
10. Uwzględnianie różnic pomiędzy tradycjami i kulturami różni członkowie zespoły, niektóre moskiewskie dowcipy nie zostaną zrozumiane w Tiumeniu, a artysta nie zawsze doceni humor dewelopera.

10 typowych błędów w zarządzaniu. Jak kontrolować zdalnych pracowników bez typowych problemów?

Błędy menedżerskie mogą prowadzić do niepowodzenia projektu. Lepiej ich nie robić. Wśród najbardziej typowych:

1. Narzucanie swojej opinii. Każdy menedżer zawsze uważa się za mądrzejszego od swoich pracowników, ponieważ jest szefem. Jednocześnie zatrudniając profesjonalistę, a priori zakłada się, że swoimi kompetencjami przewyższa innych kandydatów i wie nieco więcej. Musimy pozwolić mu pokazać swoje umiejętności, a nie narzucać zdanie szefowi.
2. Nadmierna kontrola. W przypadku zarządzania pracownikami zdalnymi spotkania, raporty końcowe, okresowe i dzienne często zabierają pracownikowi więcej czasu niż praca nad projektem. To obciążenie musi być rozsądne.
3. Błędy z biegiem czasu. Pracownicy mogą pracować w różnych strefach czasowych, a godziny komunikacji powinny być dogodne dla każdego.
4. Brak informacji zwrotnej. Każdy pracownik powinien mieć możliwość skontaktowania się ze swoim menadżerem ze swoimi zadaniami i problemami.
5. „Zarządzanie grzybami”. Hasło „Trzymaj ich w ciemności, karm ich fałszywymi informacjami i miej nadzieję, że dorosną” nie sprawdza się w przypadku profesjonalistów. Informacje o postępie projektu i jego celach muszą być aktualne i rzetelne.
6. Niewystarczający zdalny monitoring pracy pracowników. Bez sztywnych terminów i kontroli ich dotrzymania, bez analizy czasu poświęconego na każdym etapie, może dojść do niedotrzymania terminów realizacji projektu.
7. Korzystanie z różnych platform i oprogramowania dla różnych członków zespołu.
8. Identyfikacja faworytów i przegranych. System oceniania musi być obiektywny i przejrzysty.
9. Brak jasnych kryteriów jakości przyjęcie pracy.
10. Brak dostępnego menedżera o każdej porze dnia.

10 przydatnych usług (programów, aplikacji) do kontroli pracowników i organizacji ich pracy

Zarządzanie zdalnym personelem bez środków technicznych jest niemożliwe. 10 produktów programowych pomoże Ci to skutecznie zrobić:

1. Wrike. Usługa służąca do zarządzania projektami, wyznaczania zadań i monitorowania czasu pracy nad nimi. Dzięki Raikowi możesz pracować z dużymi zespołami, ustalać priorytety i śledzić realizację zadań. Dostępna jest zarówno w wersji internetowej, jak i jako aplikacja na systemy iOS i Android.
2. Sekcja robocza. Idealny system dla firm cyfrowych. Umożliwia śledzenie czasu, kontrolowanie współpracy i posiada funkcjonalność CRM. Za jego pomocą można realizować duże projekty systemowe.
3. Asana. Aplikacja internetowa z wersjami dla urządzenia mobilne, dzięki któremu zorganizujesz pracę małych zespołów. Uproszczony odpowiednik Wrike'a. Ubera z powodzeniem wykorzystuje się w pracy z taksówkami.
4. Luźny. Program do komunikacji w zespole. Korporacyjny komunikator, który pozycjonuje się jako „zabójca Skype’a” i poczty wewnątrzkorporacyjnej. Nadaje się do wszystkich zadań związanych z budowaniem zespołu i raportowania.
5. Bitrix 24. Darmowy system do zarządzania projektami i zarządzania czasem. Wersja płatna posiada możliwości zarządzania projektami w zespołach, podobnie jak Microsoft Project, natomiast wersja darmowa posiada czat grupowy, a komunikator integruje się z sieciami społecznościowymi. Umożliwia wyznaczanie zadań i śledzenie ich wykonania.
6. Megaplan. Rosyjski program współpracy w chmurze, istnieją wersje płatne i bezpłatne. Możesz wyznaczać zadania i śledzić ich wykonanie, dostępna jest funkcja kontroli czasu.
7. Jira. Program dla Praca w zespole, system rozwiązywania problemów operacyjnych i śledzenia błędów z zaawansowanymi możliwościami zarządzania projektami.
8. Trello. Program dla organizacji Praca projektowa małe grupy, opracowane przez Fog Creek Software. Bazując na ideologii biznesowej systemu zarządzania projektami Kanban, wspiera pracę z urządzeniami mobilnymi.
9. Kickidler. Program do monitorowania ludzkich zachowań przy komputerze. Jego instalacja ma sens, jeśli menedżera interesuje czas spędzony w miejscu pracy, a nie myślenie o pytaniu czy kreowanie pomysłu. W niektórych przypadkach może to zostać uznane za naruszenie prywatności.
10. Policjant sztabowy. Program do monitorowania czasu pracy, monitoruje i analizuje wszystkie działania na komputerze, ale do analizy sugeruje wykorzystanie raportów samego użytkownika. Zwiększa dyscyplinę pracowników.

Zarządzanie pracownikami zdalnymi – ciekawostki

Dla tych, którzy zastanawiają się nad tym, jak zarządzać zdalnym zespołem, przydatne mogą być następujące fakty:

• w ciągu ostatnich 10 lat liczba pracowników pracujących zdalnie w Stanach Zjednoczonych wzrosła o 115%;
• firma medialna Makeshift, współpracująca ze zdalnymi pracownikami w 80 krajach, stała się światowym liderem pod względem liczby ekskluzywnych materiałów, pozyskiwanych czasem z niebezpiecznych miejsc;
• Notatka o zakazie pracy z domu wydana przez dyrektor Yahoo Marissę Mayer, wzywająca pracowników do powrotu do biur, nie odniosła skutku i została anulowana.

Zespoły zdalne to przyszłość! Zadaniem teraźniejszości jest skuteczna organizacja swojej pracy!