Jak prawidłowo prowadzić korespondencję biznesową: wymagania dotyczące etykiety. Zasady korespondencji drogą mailową

Osoba, która stara się wyglądać przyzwoicie w relacjach biznesowych, zawsze kieruje się zasadami korespondencji mailowej. Pamięta, że ​​e-mail nie może szkodzić odbiorcy, reputacji firmy, którą reprezentuje i wizerunkowi firmy.

Umiejętność kompetentnego i zwięzłego prowadzenia korespondencji elektronicznej jest ważnym elementem wizerunku skutecznego menedżera. Fakt ten świadczy o jego ogólnym poziomie kulturowym i profesjonalizmie. Opierając się na tym, jak dana osoba wie, jak formułować i formułować swoje myśli, można zrozumieć, jak odnosi się do siebie i innych. Niedbale napisany e-mail może łatwo zepsuć Twoje wrażenie i podważyć reputację Twojej firmy.

Zasady biznesowej korespondencji e-mailowej

Używaj służbowego adresu e-mail wyłącznie do zadań związanych z pracą. Kiedy wysyłasz list z serwera firmy, jest on na nim przechowywany zarówno jako wychodzący, jak i przychodzący. Twój pracodawca zawsze będzie mógł spojrzeć na te listy i zrozumieć, czym naprawdę się zajmujesz. Będąc w biurze, korzystaj z poczty elektronicznej wyłącznie do korespondencji biznesowej.

Zrozum, do kogo kierujesz wiadomość i komu zawarte w niej informacje mogą się przydać.

Do kogo kierujesz swój list? Do partnera? Do klienta? Kolega z pracy? Do menedżera? Do podwładnego? W polu „do” należy wskazać adresata, w polu „kopia” należy wskazać zainteresowane strony. Nigdy nie należy wysyłać dodatkowych kopii, szczególnie do przełożonego. Jeżeli pismo dotyczy osób trzecich, to zazwyczaj wpisuje się je także w polu „kopia”.

Określ cel wiadomości dla siebie. Co chcesz osiągnąć wysyłając swój list? Co powinien zrobić odbiorca, gdy go przeczyta? Jakiej reakcji się spodziewasz? Odbiorca musi od razu zrozumieć, czego dokładnie od niego chcesz. Od kogo powinien być napisany list?

Zależy to od konkretnego przypadku:

• jeśli chcesz pokazać swój indywidualny pogląd na wydarzenia - od pierwszego (ja, my);
• jeśli Twoja wiadomość zawiera prośbę lub instrukcję - od drugiego (ty, ty);
• jeśli wysyłasz list jako zewnętrzny obserwator, chcesz poinformować adresata o określonych wydarzeniach lub dokonanych faktach - od strony trzeciej (on, ona, oni).

Zawsze wypełniaj pole „temat”. Większość osób otrzymujących korespondencję e-mailową w pierwszej kolejności patrzy na pole tematyczne. Na podstawie zawartych w nim informacji podejmowana jest decyzja, czy przeczytać list, czy nie. Jeśli pojawi się niezręczne zdanie, które nie niesie ze sobą żadnej informacji, lub pole jest całkowicie puste, istnieje duże prawdopodobieństwo, że dana osoba w ogóle nie otworzy listu. Wskaż temat krótko, konkretnie i informacyjnie.
Śledź treść: pozdrowienia i apele, tekst główny, podsumowanie, podpis i kontakty. Należy przestrzegać etykiety elektronicznej komunikacji biznesowej.

Nie powinieneś pomijać niektórych części tradycyjnej treści; sformatuj list poprawnie, to świadczy o Twoim profesjonalizmie.

Zwracając się i pozdrawiając wyrażasz szacunek adresatowi. Jeśli to możliwe, użyj osobistego pozdrowienia i pozdrowienia na początku każdego listu. Zwracaj się do rozmówcy po imieniu, to także element szacunku. Jeśli chcesz, żeby wiadomość wyglądała zwyczajnie, postaw przecinek po adresie. Jeśli chcesz zwrócić uwagę na jego znaczenie i formalność, użyj wykrzyknika.

Postępuj zgodnie z tą zasadą nawet w przypadku współpracowników, z którymi często się komunikujesz.

Zachowaj zwięzłość i przejrzystość. Korespondencja biznesowa powinna zawierać minimum słów i maksimum przydatnych informacji. Przedstaw swoje myśli konkretnie, zwięźle, konsekwentnie i w sposób łatwy do zrozumienia. Twórz krótkie zdania, tak aby odbiorca łatwiej dostrzegł informację. Omów jeden temat w jednym liście.

Jeśli chcesz porozmawiać na różne tematy, lepiej wysłać kilka listów, jest to o wiele lepsze niż jedna długa wiadomość z różnymi pomysłami, które nie są ze sobą w żaden sposób powiązane.

Nie zamieniaj komunikacji nieformalnej w korespondencję biznesową. W e-mailach nie ma potrzeby używać emocji. Jeśli chcesz emocjonalnie podkreślić pewne punkty swojego przekazu, spróbuj ukryć emocjonalny podtekst za spokojnym, poprawnym, neutralnym tonem prezentacji. Można to osiągnąć nie językiem, ale treścią.
Zachowaj przejrzystą strukturę treści litery.

Zazwyczaj list jest podzielony na trzy części:

• Powód pisania (powód, powód). Niech ta część będzie możliwie najkrótsza.
• Konsekwentne ujawnianie istoty.
• Rozwiązania, propozycje, wnioski, prośby.

Wiadomość powinna mieć dobry wygląd i być łatwa do zrozumienia. Utwórz akapity w tekście składające się z 5-6 linii. Zaleca się oddzielanie akapitów pustą linią. Użyj jednej czcionki i koloru. Jeśli nie jest to konieczne, nie należy używać skrótów, emotikonów, elementów kursywy ani wykrzykników.

Pisz poprawnie. Niepiśmiennie napisany list świadczy o braku wykształcenia autora. Literówki i błędy mają szkodliwy wpływ na reputację Twojej firmy. Przed wysłaniem listu zaleca się jego ponowne uważne przeczytanie. Wiele edytorów tekstu i programów pocztowych posiada funkcję sprawdzania interpunkcji i pisowni; w przypadku znalezienia błędów oferowane są opcje korekty. Pamiętaj, aby skorzystać z tych funkcji podczas pisania e-maili.

Zastanów się, jakie dokumenty należy zawrzeć w piśmie. Nie ma potrzeby umieszczania szczegółowych informacji w samym tekście, lepiej przesłać go w osobnym pliku. W temacie wiadomości wskaż, że załączyłeś plik, jaki ma format i co w nim jest (w skrócie), w przeciwnym razie odbiorca może pomylić go z wirusem. Przed wysłaniem pliku sprawdź go programem antywirusowym.

Zostaw swoje kontakty i podpis. To tylko plus dla Twojej reputacji, odzwierciedla Twój profesjonalizm. Nie rób długiego podpisu, maksymalnie od pięciu do sześciu linijek. Powinien zawierać nazwę firmy, Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko. Z reguły wskazują także adres strony internetowej, numer telefonu i adres e-mail.

Nie należy niepotrzebnie używać postscriptu w korespondencji biznesowej. Jego obecność wskazuje, że nie przemyślałeś wystarczająco treści listu.

Potwierdzeń odczytu używaj tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne. Z reguły jest potrzebny tylko w przypadku komunikacji z odbiorcami zewnętrznymi i tylko wtedy, gdy reakcja jest bardzo ważna.

Używaj także flagi „wysokie znaczenie” tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Jeśli list zawiera naprawdę ważne informacje, którymi należy się pilnie zająć, zaznacz to pole. Dzięki temu list będzie wyróżniał się w skrzynce odbiorczej. Nie należy jednak nadużywać tej funkcji, może ona wyglądać natrętną i irytującą.

Przed wysłaniem koniecznie przeczytaj list. Sprawdź, czy wszystko jest jasne, konkretne, zwięzłe, czy nie ma czegoś zbędnego lub niestosownego, lub błędów gramatycznych. Czy poprawnie wpisałeś dane odbiorcy? Sprawdź logikę i spójność prezentacji.

Odpowiadaj na otrzymane e-maile w odpowiednim czasie. Poinformuj, że przeczytałeś list, będzie to wyrazem szacunku i dobrych manier. Jeśli w danym momencie nie możesz odpowiedzieć na otrzymany list, uprzedź o tym autora i obiecaj, że odpowiesz najszybciej, jak to możliwe. Odpowiadaj konsekwentnie na zadawane Ci pytania. Nie ma potrzeby rozpoczynania odpowiedzi jako nowej wiadomości.

Jeśli nie odpowiesz w ciągu dwóch dni, odbiorca pomyśli, że nie zwróciłeś uwagi na jego list lub że zaginął.

Zazwyczaj osoba, która go zainicjowała, powinna zakończyć dialog elektroniczny. Chociaż czasami zasada ta może nie być przestrzegana, ze względu na specyfikę konkretnej korespondencji.
Pamiętaj o wszystkich powyższych zasadach korespondencji elektronicznej. Zawsze ich przestrzegaj, bądź ostrożny i rozsądny.

W ten sposób możesz pokazać się jako profesjonalny, nowoczesny i kompetentny menadżer, z którym przyjemnie i komfortowo się pracuje.

W ciągu ostatnich dziesięcioleci korespondencja biznesowa za pośrednictwem poczty elektronicznej zyskała ogromną popularność i stała się jedną z głównych metod komunikacji biznesowej. Trudno dziś znaleźć osobę, która nie wykorzystywałaby poczty elektronicznej w praktyce komunikacji międzyludzkiej. Mimo to wielu zadaje dziś pytanie: aby wszystkie zasady były przestrzegane? Jak za pomocą kompetentnego listu zrobić dobre wrażenie nadawcy wśród odbiorcy?

W tym artykule opisano zasady prowadzenia korespondencji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej, a praktyczne wskazówki zawarte w artykule pomogą Ci nauczyć się prawidłowej komunikacji biznesowej podczas tworzenia wiadomości e-mail.

Wiele osób rozpoczyna dzień pracy od sprawdzenia skrzynki pocztowej pod kątem nowych wiadomości. Ale niestety, pomimo powszechności tej metody wymiany informacji, wielu nie wie, jak poprawnie posługiwać się językiem korespondencji biznesowej, myląc e-maile z nieformalnym sposobem komunikacji.

Dzięki szybkości dostarczenia upraszcza wymianę ważnych dokumentów urzędowych, formularzy, wniosków, ale i tutaj ludzie popełniają błędy przy wysyłaniu listów. Bardzo często zdarza się, że podczas tworzenia wiadomości e-mail podczas wymiany jakichkolwiek plików odbiorcy z jakiegoś powodu nie piszą towarzyszących jej esejów i nie wprowadzają tematów, co może skomplikować pracę odbiorców. Celem artykułu jest odpowiedź na pytanie: jak wysłać pismo pocztą elektroniczną i zachować wszystkie zasady biznesowej komunikacji pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej?

Podczas tworzenia wiadomości e-mail należy wypełnić wszystkie dostępne pola

Regulamin korespondencji służbowej drogą elektroniczną zobowiązuje nadawcę pisma do wypełnienia wszystkich pól podanych w wiadomości e-mail, takich jak adres oraz nazwa odbiorcy i nadawcy pisma. Należy opisać temat, który w skrócie opisuje istotę wysyłanego listu. Bardzo często los wysłanego listu i szybkość rozwiązania zawartego w nim problemu zależą od poprawnie opisanego tematu. Biznesowy e-mail powinien zaczynać się od pozdrowienia – ten prosty wyraz szacunku dla odbiorcy jest bardzo ważny podczas korespondencji. Po powitaniu powinien znajdować się tekst zwany „treścią listu”, a na końcu należy pozostawić podpis, np. „Z wyrazami szacunku Petr Iwanowicz Brisow”.

Pozdrawiam w korespondencji biznesowej

Warto skupić się na tym punkcie, ponieważ gest szacunku jest bardzo ważny w każdym aspekcie komunikacji biznesowej. Optymalną frazą powitalną jest „Dzień dobry” lub „Witam”. Prowadzenie korespondencji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej ogranicza nadawcę używania zwrotów „Dobry wieczór” lub „Dzień dobry”, gdyż odbiorca może przeczytać list znacznie później niż go otrzymać. Niewłaściwe jest także używanie w powitaniach wyrażeń potocznych.

Po słowie lub wyrażeniu powitalnym należy zwrócić się do odbiorcy po imieniu i nazwisku, a jeśli nadawca nie zna imienia, można ten moment pominąć. Następnie możesz przejść do określenia celu listu.

Załączone pliki w firmowych wiadomościach e-mail

Jeśli głównym celem listu jest nie tylko pisemne przedstawienie i przedstawienie istoty sprawy, ale także przesłanie pliku, wówczas lepiej najpierw załączyć wysyłany przedmiot. Często zdarza się, że wielu nadawców przez nieuwagę, po określeniu istoty sprawy w treści pisma, zapomina o dołączeniu niezbędnego załącznika. Takie zaniedbanie może negatywnie wpłynąć na reputację biznesową nadawcy listu biznesowego.

Adres e-mail powinien być rozpoznawalny i zwięzły

Zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną wymagają, aby nadawca posiadał rozpoznawalną nazwę elektroniczną, która musi zawierać zgodne z prawdą informacje o nazwie nadawcy. Oficjalne pisma i apele wyglądają bardzo niekonkretnie i głupio, gdy adres e-mail zawiera nieformalne wyrażenia lub słowa, na przykład adres e-mail „limon_petya”. Dla osoby dorosłej wygląda to bardzo niegodnie. Do prowadzenia korespondencji biznesowej lepiej jest założyć oddzielny e-mail i przestrzegać etykiety biznesowej.

Korzystanie z funkcji szybkiej odpowiedzi (odpowiedzi) w celu odpowiadania na wcześniej otrzymane wiadomości e-mail

Funkcja Odpowiedz lub Odpowiedź (w wersji skróconej wygląda jak Re:) pomaga użytkownikowi szybko odpowiedzieć na wcześniej wysłane wiadomości od nadawcy. Funkcja ta posiada także uniwersalną możliwość odczytania wcześniejszej korespondencji z rozmówcą na zadany temat. Natomiast zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną nakładają na nadawcę obowiązek zmiany nazwy tematu pisma biznesowego, jeżeli w trakcie korespondencji zmieni się istota dyskusji.

Przed wysłaniem listu biznesowego należy sprawdzić jego treść pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych.

Poczta elektroniczna ułatwia wymianę informacji, jednak w trakcie korespondencji biznesowej nie należy lekceważyć zasad języka rosyjskiego, gdyż nieumyślnie popełniony błąd może wpłynąć na autorytet nadawcy. Przed wysłaniem listu należy kilkukrotnie zapoznać się z tekstem i dokładnie sprawdzić go pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych. Wiele klientów poczty e-mail ma funkcję sprawdzania pisowni, dlatego należy zwracać uwagę na słowa podkreślone na czerwono. Jeśli masz wątpliwości co do poprawnej pisowni, powinieneś poszukać pomocy w Internecie lub sprawdzić pisownię za pomocą słownika ortograficznego.

Pole adresata należy wypełnić jako ostatnie.

Aby uniknąć wysyłania niedokończonych i niezredagowanych listów, adres odbiorcy listu biznesowego należy wpisać na ostatnią chwilę przed wysłaniem. Zasada ta zawarta jest także w podstawach biznesowej korespondencji mailowej. Zdarza się, że przy wypełnianiu pola adresata e-mail może oferować listę wcześniej używanych odbiorców – tutaj również należy zwrócić uwagę, aby nie omyłkowo wysłać skomponowanego listu biznesowego do zewnętrznego adresata.

Struktura listu biznesowego

Zasady strukturyzowania tekstu dotyczą nie tylko nośników papierowych, ale także zasad korespondencji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Czytanie dużych ilości tekstu liter na ekranie monitora nie zawsze jest wygodne dla odbiorcy. Aby uprościć tę kwestię, przy pisaniu listów biznesowych należy dzielić tekst na logicznie ułożone małe akapity i unikać skomplikowanych zdań. Optymalna długość jednego zdania w liście biznesowym nie powinna przekraczać piętnastu słów.

Należy merytorycznie określić istotę pisma biznesowego

Oprócz określonego tematu listu biznesowego, odbiorcę powinny zainteresować także jasno sformułowane pierwsze i drugie zdanie tekstu głównego. Zadaniem nadawcy jest podanie na początku listu istoty problemu lub kwestii, z którą zwraca się do adresata. W zdaniu pierwszym należy wskazać cel, w jakim pismo biznesowe jest wysyłane. Przykład: „Informujemy, że dobiegają końca warunki zobowiązania wynikającego z umowy nr 45 z dnia 01.02.2017 r. „O dostawie materiałów masowych”. Aby przedłużyć umowę należy złożyć drugi pakiet dokumentów.” Dzięki wyznaczonemu celowi odbiorca ma możliwość zrozumienia głównej idei listu biznesowego. Jeśli treść listu jest zbyt duża, lepiej skorzystać z funkcji załączenia obiektu jako załącznika w formie dokumentu tekstowego, ale jednocześnie w polu tekstowym pozostawić załączony esej który podkreśla list biznesowy. Przykład: „Wysyłamy do wglądu elektroniczną kopię pisma od firmy Mak-Stroy LLC”. Prosimy o poinformowanie nas o podjętej decyzji w sprawie przedłużenia umowy nr 45 z dnia 01.02.2017 r. „O dostawie materiałów masowych” do terminu wskazanego w piśmie.”

Każdy e-mail biznesowy powinien zawierać odpowiedź.

Istnieją negatywne przykłady korespondencji biznesowej, gdy odbiorca z jakiegoś powodu ignoruje list biznesowy. Czasami rzeczywiście mogą się zdarzyć przypadki, gdy z pewnych powodów nie będzie można udzielić odpowiedzi, np. rozwiązanie problemu może zająć kilka dni lub odbiorca jest zamyślony i nie może od razu odpowiedzieć na zadane pytanie. W takim przypadku należy podać krótki komentarz w tej sprawie, na przykład: „Witam, Piotrze Iwanowiczu. Otrzymałem Twój list, ale dzisiaj trudno mi odpowiedzieć, ponieważ muszę skonsultować się z wyższą kadrą kierowniczą. Zgłoszę Twój problem Prezesowi naszej firmy i do końca tygodnia udzielę oficjalnej odpowiedzi. Z poważaniem, Kierownik Działu Sprzedaży Belov Ivan Gennadievich.”

Warto pamiętać, że brak odpowiedzi w ciągu trzech dni roboczych to milczenie odbiorcy pisma biznesowego można ocenić jako ignorowanie i odmowę komunikacji z nadawcą.

Pisząc listy z odpowiedziami, powinieneś odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania.

Jeżeli list wysłany do adresata ma charakter pytający, wówczas przy jego tworzeniu należy udzielić odpowiedzi na pytania w kolejności, jaka występuje w otrzymanym tekście pisma biznesowego. Jeżeli zadano pytania, nadawca ma nadzieję otrzymać na nie konkretną odpowiedź. Pisząc list, nie powinieneś numerować odpowiedzi, wystarczy, że przedstawisz swoje myśli w odpowiedniej kolejności. Aby odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania, należy najpierw kilka razy przeczytać otrzymany list biznesowy, a jeśli pytań jest zbyt wiele, lepiej wypisać je osobno, aby ich nie przeoczyć. Jeżeli na część postawionych pytań nie da się odpowiedzieć, warto zaznaczyć, że w tej chwili z jakichś powodów nie da się udzielić odpowiedzi.

Nie nadużywaj skrótów, emocjonalnego projektowania i wielkich liter

Znane są negatywne przykłady korespondencji biznesowej, gdy nadawcy ją rozrzedzają, stosując nieformalne znaki w postaci emotikonów. Ich stosowanie jest popularne w komunikacji na portalach społecznościowych, jednak zasady korespondencji biznesowej nie tolerują tego typu przejawów emocji, gdyż odbiorca może nie znać ich prawdziwego znaczenia i wziąć je za niezrozumiały zbiór błędów interpunkcyjnych.

Należy także unikać pisania tekstu wielkimi literami. W Internecie zbiór słów pisanych wielką literą nazywany jest „wyrazami krzykliwymi” i najczęściej takie sformułowania mają negatywną konotację. Odbiorca czytając elektroniczny list biznesowy, może negatywnie ocenić taką czcionkę, co będzie miało niekorzystny wpływ na postrzeganie znaczenia. Jeśli w liście biznesowym chcesz podkreślić znaczenie dowolnego punktu, lepiej użyć zwrotów wprowadzających, na przykład: „Pamiętaj, że musisz dostarczyć pakiet dokumentów, aby przedłużyć umowę nie później niż 02.10.2017 r. ” lub „Informujemy, że dokumenty dotyczące przedłużenia umowy należy złożyć do dnia 02.10.2017.”

Nie przesyłaj poufnych informacji e-mailem

Przesyłając dane osobowe lub poufne, lepiej zrezygnować z korzystania z elektronicznych skrzynek pocztowych, ponieważ istnieje ryzyko przechwycenia informacji przez atakujących w celu wykorzystania ich do własnych, egoistycznych celów. Informacje takie mogą obejmować: numery telefonów, hasła do kart bankowych, osobistych kont bankowych itp. Należy pamiętać, że informacje są przechowywane na serwerze agenta pocztowego i mogą zostać skradzione w przypadku włamania.

Podpis nadawcy musi znajdować się na końcu listu.

Jak wspomniano wcześniej, każdy wysłany list musi być opatrzony konkretnym podpisem. Często twórcy skrzynek pocztowych wprowadzają funkcję blokowania podpisu, w której możesz wpisać swoje stanowisko, imię i nazwisko oraz numer telefonu kontaktowego. Następnie blok ten będzie automatycznie pojawiał się na końcu każdej litery, co ułatwi pisanie. Ważne jest, aby poprawnie napisać podpis, aby odbiorca miał możliwość prawidłowego zwrócenia się do nadawcy w odpowiedzi na list. Przykładowy podpis może wyglądać następująco: „Z wyrazami szacunku Nikołaj Aleksandrowicz Pietrow, +79810000000”.

Wyciągając wnioski, można zauważyć, że aby zrozumieć, jak prowadzić korespondencję biznesową za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie trzeba opanowywać dodatkowych i skomplikowanych podstaw. Wystarczy przestrzegać podstawowych zasad etykiety i przestrzegać norm języka rosyjskiego.

Korespondencja biznesowa jest integralną częścią wizerunku firmy i przedsiębiorcy. Nawiązywanie kontaktu, utrzymywanie kontaktów, omawianie kwestii biznesowych na piśmie jest czasami preferowane, a często po prostu konieczne, dlatego wizerunek tworzony w korespondencji biznesowej musi w pełni odpowiadać wizerunkowi zewnętrznemu, który kształtuje się poprzez komunikację na żywo. Jednocześnie w korespondencji biznesowej przestrzeganie zasad i wymagań jest obowiązkowe nie tylko w przypadku zasad ogólnych, ale także w drobnych szczegółach i szczegółach.

Zasady i etykieta korespondencji biznesowej

Etykieta korespondencji biznesowej zasadniczo nie odbiega od ogólnych wymagań komunikacji biznesowej. Oto jego podstawowe zasady:

• uprzejmość, szacunek,
• jasność wyznaczania celów,
• zorientowany na wynik i kontakt,
• odpowiedzialne podejście do czasu i obowiązków innych ludzi,
• logiczna spójność i dokładność,
• specyfika faktyczna,
• alfabetyzacja,
• neutralność tonu, rygor i formalność wypowiedzi,
• przestrzeganie podporządkowania i tradycji.

Wymagania te nie są oryginalne, ale ich wdrożenie gwarantuje konstruktywną interakcję z partnerami i klientami.

Forma listowa i formuły językowe

Papier firmowy jest twarzą firmy, dlatego jego obowiązkowymi atrybutami są umiejętność czytania i pisania, dokładność szczegółów, schludność zewnętrzna i skromna oryginalność projektu.

Niezależnie od tego, czy jest to wersja narożna, czy podłużna, pełna nazwa organizacji, adres pocztowy, faktyczny i oficjalny, telefon, faks, adres e-mail oraz adres oficjalnej strony elektronicznej muszą być łatwe do odczytania. Lista szczegółów nie jest ściśle regulowana, ale kompletność danych zawsze wygląda korzystniej.

Dla informacji: Pożądana jest także informacja o rejestracji korespondencji – o dacie, numerze na liście, o konkretnym wykonawcy, który przygotował dokument do wysłania. Jeśli jest to list z odpowiedzią, konieczne jest odniesienie do pisma z prośbą.

W piśmie biznesowym istnieje także możliwość wskazania gatunku, co upraszcza formatowanie korespondencji: list informacyjny, propozycja, prośba, petycja, przeprosiny, kondolencje, podziękowanie.

List na oficjalnym papierze firmowym organizacji

Pierwszą częścią listu jest adres, którego formuła zawiera imię i nazwisko adresata lub bardziej oficjalną wersję - słowo „Pan”:

• Drogi Fedorze Fedorowiczu!
• Szanowny Panie Smirnov!
• Szanowny Panie Dyrektorze!

Główna część listu – informacyjna – zawiera krótki, zrozumiały i zwięzły przekaz oraz jasne zadania: udzielenie informacji, wyjaśnienie informacji, rozwiązanie problemu dostaw itp. Jeżeli w piśmie znajduje się odmowa, pierwszą połowę należy rozpocząć od jasnego i dowodowego uzasadnienia. Formuły językowe mogą się różnić w zależności od wybranego tonu:

• Firma prosi o rozważenie tej kwestii...
• Prezes i Zarząd zwracają się z prośbą o poinformowanie o...
• Proszę rozważyć możliwość...
• Proszę o jak najszybszą odpowiedź...

Końcową częścią listu są podziękowania, przeprosiny, zapewnienia, że ​​sprawa zostanie rozwiązana najszybciej jak to możliwe i nadzieja na dalszą współpracę.

Pisma biznesowe wymagają zachowania oficjalnych procedur: jeśli pismo wymaga podpisu menadżera, to musi je podpisać menadżer (przynajmniej jego zastępca).

Etykieta biznesowa online i e-maile biznesowe

Listy elektroniczne, podobnie jak papierowe, składają się z kilku ważnych elementów, które wymagają kompetentnego wypełnienia wcale nie ze względu na zasady spekulacyjne, ale właśnie dlatego, że elementy te mogą mieć charakter informacyjny i bardzo wygodny z utylitarnego i praktycznego punktu widzenia. Prawidłowe pismo gwarantuje prawidłową i szybką odpowiedź, a także konstruktywne rozwiązanie problemu.

Dla porównania: Firmy często posiadają własne serwery i programy pocztowe, a także wypracowują korporacyjny styl formatowania wiadomości e-mail i wewnętrzne zasady korespondencji, które zwykle nie są sprzeczne ze standardami, ale je uzupełniają.

1. Adresat: Zwyczajowo podaje się jeden adres w wierszu adresata.

Oznacza to nie tylko pełne szacunku podejście do rozmówcy, ale także go chronimi— Pocztaprzed spamem, niepotrzebnymi mailami i ciekawskimi spojrzeniami.

1. Kopia pisma adresata jest wypełniana w określonym celu.

Wysyłając list do głównego adresata i wskazując w rubryce „kopia” inny, adresat informuje drugiego rozmówcę o tym, co się dzieje, ale nie wymaga od niego odpowiedzi ani bezpośredniego udziału w korespondencji.

1. Temat: specyfika i niepowtarzalność.

Jak największa specyfika tematu powinna pomóc zarówno adresatowi, jak i adresatowi w poruszaniu się po temacie dyskusji i rozróżnieniu wielu problemów i zadań: nie tylko „Raport z Katii”, ale „Raport za maj 2015. Projekt”. Uwaga: nazwa w tym przypadku jest bezużyteczna, ponieważ adresat jest już dla adresata jasny z nazwy skrzynki e-mail.

1. Treść e-maila powinna zawierać 3 kluczowe elementy.

Najpierw pozdrowienia (jeśli jest to na przykład pierwszy list tego dnia) i adres (w każdym z listów). Po drugie, sformułowanie pytania: prezentacja siebie (jeśli list jest pierwszy), przypomnienie o rozwiązywanych zadaniach, opis problemu lub jego rozwiązania. Po trzecie prośba lub zachęta do działania.

1. Funkcja powiadamiania o przeczytaniu wiadomości e-mail wymaga czułości.

Należy z niego skorzystać, jeśli list jest naprawdę ważny, ale nie ma możliwości np. telefonicznego zapytania o jego odbiór. Funkcja ta zazwyczaj nakłada na odbiorcę niejasne, niejasno sformułowane obowiązki psychologiczne, dlatego nie należy jej nadużywać. Poprawną i niezbyt kategoryczną opcją jest grzeczna prośba na końcu listu o wskazanie, że został on przeczytany.

1. Podpis wymaga zwięzłości i jednocześnie pojemności.

Sformułowanie może zawierać standardowe sformułowanie „Z szacunkiem” lub ograniczać się do nazwiska i imienia. Podpis zawierający imię i nazwisko, stanowisko, nazwę organizacji oraz dane kontaktowe nie powinien przekraczać 7 wierszy. Oprócz skrzynki pocztowej wskazane jest podanie alternatywnych danych kontaktowych: telefonu,Skype'a, ICQ, inne popularne komunikatory.

1. Załączniki: najważniejsze jest ostrzeżenie i prawidłowe nazwanie plików.

Netykieta wymaga informacji o dokumencie w pliku załączonym do pisma: o formacie, jego objętości i treści. Inwestycja nie powinna być większa niż 3-5Mb. Jego tytuł, podobnie jak temat listu, powinien być niezwykle krótki, konkretny i niepowtarzalny.

Normalny typ e-maila

Czas reakcji listu w netykiecie różni się od czasu wwyłączony— linia. Dwie, trzy godziny to komfortowy czas oczekiwania na odpowiedź na pilne pismo. W odpowiedzi na pilne lub ważne wiadomości czasami wystarczy ostrzeżeniemi— Pocztaotrzymane i informacje wzięte pod uwagę. Jeśli problem wymaga długiego przemyślenia, adresat powinien poinformować rozmówcę o czasie potrzebnym na udzielenie odpowiedzi na pytanie.

Dla porównania: jeden dzień to wygodny czas na odpowiadanie na e-maile. W przypadku braku odpowiedzi w ciągu 3 dni, zasady etykiety pozwalają na wysłanie drugiego pisma lub skontaktowanie się z adresatem za pomocą alternatywnego źródła komunikacji - telefonu,Skype'a, ICQ. Milczenie przez 5-7 dni lub w odpowiedzi na ponawiane żądanie można potraktować jako niechęć do kontynuowania korespondencji służbowej.

Na reputację przedsiębiorcy i firmy składa się nie tylko efektywność i skuteczność biznesu, ale także drobne rzeczy i niuanse na każdym etapie negocjacji biznesowych. Przestrzegania zasad korespondencji biznesowej wymaga się od każdego przedstawiciela firmy: od drobnego urzędnika po specjalistę ds. public relations i szefa firmy.

Wideo: Jak pisać listy biznesowe jasno, wyraźnie i zrozumiale

W kontakcie z

Nowoczesne formy korespondencji biznesowej, obecnie akceptowane w komunikacji międzynarodowej, rozwinęły się około 150 lat temu. Ich ojczyzną jest Anglia. Stąd wywodzą się podstawowe zasady etykiety pisania korespondencji. Za granicą więcej uwagi poświęca się formalnym aspektom korespondencji służbowej i osobistej niż u nas. Dlatego, aby nieświadomie nie zepsuć dobrych relacji z partnerami za granicą, należy ściśle przestrzegać etykiety korespondencyjnej.

Dziś, w dobie e-maila, telefaksu i komputera, dobrze napisane listy osobiste, polecające, gratulacyjne i inne, różnego rodzaju pocztówki, telegramy, tradycyjnie i pięknie wykonane zaproszenia przyniosą obdarowanej osobie satysfakcję, a szczere kondolencje rozjaśnią zwiększyć stratę.

Znaczna część kontaktów biznesowych na całym świecie odbywa się drogą korespondencyjną. Dlatego bardzo ważna jest umiejętność pisania listów biznesowych, które zrobią najlepsze wrażenie na Tobie osobiście i Twojej organizacji.

Zasadniczo wszystkie pisma urzędowe sporządzane są według jednego międzynarodowego standardu. Zgodnie z nią pismo pisane jest nie w imieniu konkretnej osoby, ale w imieniu podmiotu zbiorowo – prawnego. O tej formie prezentacji decyduje fakt, że pismo urzędowe wyraża interesy zbiorowe i jest podpisane z reguły przez urzędnika - dyrektora przedsiębiorstwa, instytucji, przewodniczącego komisji, sekretarza komitetu organizacyjnego (lub po prostu komitetu organizacyjnego, co nie do końca jest prawdą).

W Rosji nie ma ogólnie przyjętego standardu pisania urzędowego, ale nadal istnieją pewne zasady, których należy przestrzegać.

Organizacje biznesowe z reguły używają drukowanego papieru firmowego do korespondencji biznesowej. Prywatne listy służbowe są drukowane na zwykłym papierze.

Papier do pisania powinien być czysty i starannie przycięty.

Pisma serwisowe są pisane tylko w jednej sprawie, informacje muszą być wyczerpujące, a pismo możliwie najkrótsze.

Listy serwisowe nie powinny zawierać skomplikowanych zdań, nie zaleca się stosowania skomplikowanych metod motywacyjnych.

Objętość pisma serwisowego nie powinna przekraczać półtora strony tekstu pisanego na maszynie. W przypadku konieczności przedstawienia szerszych informacji, zaświadczeń, wniosków itp., pismo biznesowe będzie właściwie pismem towarzyszącym tym dokumentom (będą one załącznikiem do pisma). Objętość załączników do listu i ich liczba nie są ograniczone.

Na otrzymane e-maile należy odpowiedzieć niezwłocznie w ciągu 10 dni. Jeżeli udzielenie szczegółowej odpowiedzi w takim terminie nie jest możliwe, należy przynajmniej wskazać otrzymanie pisma i wyjaśnić, dlaczego nastąpiło opóźnienie w odpowiedzi.

Po otrzymaniu pisma wszyscy uczestnicy korespondencji biznesowej muszą zostać poinformowani o dokonanych czynnościach.

Osobie, która dostarczyła list polecający, należy podziękować pisemnie. List ten powinien informować lub powiadamiać o wynikach znajomości biznesowej.

Za pisemne gratulacje i życzenia należy podziękować pisemnie. Listy z podziękowaniami za prezenty, świadczone usługi i wszystko, co wiąże się z Twoją firmą, można wydrukować na papierze firmowym. Powinieneś pisać na zwykłym papierze tylko wtedy, gdy nie wypowiadasz się w imieniu firmy lub we własnym imieniu jako członek tej firmy.

Należy podpisywać i wysyłać tylko te listy, które są dobrze wydrukowane, pięknie ułożone na papierze, nienagannie schludne i przyjemne wizualnie, czyli takie, które od razu robią pozytywne wrażenie. Litera jest lustrem, w którym odbija się wygląd, gust i charakter człowieka.

Oto kilka wskazówek, dzięki którym Twój list biznesowy będzie atrakcyjny i dobrze sformatowany.

Do korespondencji biznesowej należy używać papieru najlepszej jakości.

Koperta musi odpowiadać formularzowi pod względem jakości i grubości papieru. Wszystko, co jest napisane lub wydrukowane na kopercie, musi odpowiadać temu, co jest wydrukowane na papierze.

Artykuły papiernicze powinny charakteryzować się dobrą jakością i szlachetnym smakiem. Nigdy nie należy używać niestandardowych kopert lub papieru używanego do codziennej korespondencji biznesowej.

Wszystkie pisma biznesowe należy pisać w co najmniej dwóch egzemplarzach. Kopię należy zachować w teczce korespondencyjnej.

W prawym górnym rogu pod adresem organizacji wysyłającej pismo wskazana jest data wysłania pisma. Daty można teraz zapisywać na różne sposoby: 23 marca 1995 odpowiada tradycyjnemu stylowi brytyjskiemu; można też napisać: 23 marca 1995; 23 marca 1995; 23 marca 1995 r. W praktyce międzynarodowej obecnie często używa się następującej formy, wywodzącej się ze Stanów Zjednoczonych: 6 lutego 1995 r. Można również stosować skróty: 8 października. 1995, grudzień 15, 1995.

Można znaleźć datę wskazaną cyframi, ale wiąże się to z niebezpieczeństwem, ponieważ;

W brytyjskim angielskim 4.3.95 oznacza czwarty dzień trzeciego miesiąca (marzec);

Podczas gdy w amerykańskim angielskim jako pierwszy wskazany jest miesiąc i 4,3. 95 oznacza 3 kwietnia. Amerykańska wersja daty będzie wyglądać następująco: 3.4.95.

Tekst listu powinien być piękny i prawidłowo ułożony na papierze. Niezależnie od tego, czy list jest krótki, czy długi, tekst powinien być wydrukowany równomiernie i symetrycznie.

Szerokie marginesy czynią list bardziej czytelnym i atrakcyjnym. Nigdy nie kończ drukowania listu biznesowego na odwrotnej stronie.

Staraj się, aby zdania i akapity w Twoim liście były jak najkrótsze. Każda nowa myśl lub pomysł musi zaczynać się od czerwonej linii i wyrażać tę myśl tak prosto i zwięźle, jak to możliwe. List nie powinien zawierać błędów ortograficznych, literówek, błędnie lub niezdarnie skonstruowanych zwrotów. Błędy gramatyczne, zła ortografia, brakujące lub nieprawidłowe znaki interpunkcyjne mogą zniweczyć Twoje wysiłki.

Pisząc listy biznesowe należy kierować się zasadą, że dużą literą pisze się:

Rzeczowniki własne oraz przymiotniki określające narodowość i przynależność państwową (ros., Enqlish);

Słowa, łącznie ze skrótami, w nazwach firm i organizacji;

Słowa używane do określenia zajmowanego stanowiska (Dyrektor, Szef, Enqineer);

Skróty wskazujące nazwy miast, republik, ulic, dróg itp.;

Pełne i skrócone nazwy miesięcy i dni tygodnia;

Nazwy produktów, marek.

Jeśli nie jest to pierwszy list do Twojego partnera, powinien zaczynać się od grzecznego nawiązania do ostatniego listu, który od niego otrzymałeś. To nie tyle wyraz uznania, co wiadomość, że list wpłynął i na nim opiera się dalszy dialog.

Jeśli piszesz list do partnera po raz pierwszy, musisz zacząć od przedstawienia swojej firmy, jej celów i założeń, jakie sobie stawia na polu działalności międzynarodowej. Jeszcze lepiej, wyślij swojemu partnerowi broszurę ze szczegółowymi informacjami o firmie. Materiał reklamowy nie powinien jednak być obszerny. Tekst tego materiału musi być w języku Twojego partnera lub w języku angielskim.

List kończy się słowami podziękowania za współpracę i wyrazem nadziei na jej kontynuację. I na pewno: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” itp.

Podpis umieszcza się po prawej stronie arkusza, pod ostateczną formułą grzecznościową. Imię i nazwisko osoby podpisującej wpisuje się pod jej odręcznym podpisem.

W ostatnim czasie coraz częściej w kontaktach biznesowych wykorzystuje się faks jako środek komunikacji, który pozwala znacząco zaoszczędzić czas.

Generalny przedstawiciel World Resource, Intercorporated (USA), M. Margelov dzieli się swoimi doświadczeniami w korzystaniu z faksów przez amerykańskich biznesmenów 1 .

W tradycji amerykańskiej zwyczajem jest posiadanie standardowej pierwszej strony (Cover paqe) dla wiadomości faksowej.

Zwykle odbywa się to na papierze firmowym. Formularz powinien wyglądać następująco: u góry znajduje się logo firmy (znak towarowy), a na samym dole, na całej długości linii, znajdują się adresy, numery telefonów i inne współrzędne biur i oddziałów firmy . Pod wizerunkiem godła widnieje informacja telefaksowa (Facsimile messaqe). Strona wygląda wówczas następująco:

Pierwsza opcja

Liczba arkuszy łącznie z okładką________________________________________________

Jeśli nie otrzymasz wszystkich stron ________________________________

prosimy o telefon________ lub faks______,

czyli (od lewej do prawej): data (dzień, miesiąc, rok wysłania wiadomości), godzina wysłania wiadomości, do kogo (imię i nazwisko odbiorcy), numer faksu odbiorcy, firma, którą reprezentuje , oraz tradycyjną formułę „liczba stron wiadomości, łącznie ze stroną pierwszą” – w tym miejscu umieszczona jest myślnik, który wypełnia się odręcznie dopiero po uzupełnieniu i podpisaniu wiadomości oraz „w przypadku nieotrzymania wszystkich stron wiadomości wiadomość, proszę zadzwonić…” (wtedy podajesz numer telefonu) lub wysłać faksem” (wpisz numer faksu, z którego korzystasz). Następnie wpisz słowo Komentarze: (uwagi), a następnie treść.

Druga opcja

Od daty_________________________

Lokalizacja naszego faksu

Liczba arkuszy (łącznie z okładką) __________________________

Do:__________________________________________________________

Firma/Dział__________________________________________

Wiadomość:______________________________________________________________,

czyli: od kogo (imię i nazwisko), data wysłania wiadomości, lokalizacja (adres), nasz faks (Twój numer faksu), ilość stron wiadomości łącznie z pierwszą (tu wszystko jest takie samo jak w pierwszej opcji), do kogo (imię i nazwisko adresata), firma (instytucja), następnie sama wiadomość.

Tekst jest pisany na maszynie do pisania lub komputerze i podpisywany ręcznie. Lepiej numerować każdą stronę zaczynając od drugiej – łatwiej będzie nawigować, jeśli wiadomość nie przeszła za pierwszym razem i trzeba ją powtarzać. Nie ma konieczności stemplowania wiadomości, jeśli nie jest to dokument.

Jeżeli wysyłasz wiadomość zwrotną, najpierw podziękuj odbiorcy – wystarczy jedno zdanie. Jeśli nie odpowiedziałeś na poprzedni faks, powinieneś poczekać, ale w żadnym wypadku nie powinieneś uporczywie powtarzać w kolejnym: „Czekam na Twoją odpowiedź”.

Wymieniliśmy faksy z naszymi partnerami i wzbudziliśmy ich zainteresowanie. Zaproponowali zawarcie pierwszego wspólnego dokumentu – Protokołu Intencyjnego. Jest to jedynie pisemne odzwierciedlenie pragnień obu stron, niewiążące, więc nie ma potrzeby tworzyć żadnych złudzeń. Tekst protokołu powinien być jak najkrótszy, na końcu musi znajdować się sformułowanie: „Niniejszy protokół sam w sobie nie może stanowić podstawy prawnej zobowiązań handlowych sygnatariuszy”.

Protokół należy sporządzić na papierze firmowym jednej ze stron, albo w czterech egzemplarzach - po dwa w każdym języku, albo w dwóch - dwujęzycznych, na każdej stronie znajdują się dwie równoległe kolumny w dwóch językach, przy czym w tym przypadku podpisy będą należy umieścić 2 razy na ostatnim arkuszu - pod obiema kolumnami.

Pod tekstem (przed podpisami) wskazany jest okres ważności tego protokołu - z reguły nie dłuższy niż rok.

Jak już wspomniano, zgodnie z prawem nikt nie będzie Cię zmuszał do przestrzegania protokołu, ale wymaga tego honor biznesmena, który może bardzo ucierpieć w przypadku naruszenia umowy.

I wreszcie, zawsze odpowiadaj na listy i faksy, nawet jeśli trudno ci odpowiedzieć na zadane pytania. W świecie biznesu osoba, która nie odpowiada na korespondencję, uważana jest za nieodpowiedzialną i nie budzi zaufania.

Nie ma mowy o biznesie bez korespondencji biznesowej. Nie ma znaczenia, czy piszesz w imieniu firmy, czy w imieniu swoim, jako indywidualnego przedsiębiorcy – korespondencja biznesowa zawsze będzie odgrywać ważną rolę. A raczej, jak przestrzegasz jego zasad. Twoi potencjalni partnerzy biznesowi lub klienci będą w dużej mierze oceniać Cię na podstawie sposobu, w jaki się z nimi komunikujesz. List biznesowy to, można powiedzieć, „twarz” biznesmena. A żeby nie stracić tej „twarzy”, warto poznać złote zasady korespondencji biznesowej.

Zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną

Ponieważ poczta elektroniczna jest obecnie używana znacznie częściej niż zwykła poczta, postanowiliśmy zwrócić uwagę na to, jak prawidłowo prowadzić korespondencję biznesową w Internecie. Oto kilka zaleceń, których przestrzeganie sprawi, że nie stracisz twarzy przed rozmówcą.

Nazwa skrzynki pocztowej

Pierwszą rzeczą, która rzuca się nam w oczy, gdy otwieramy nową wiadomość e-mail, jest adres, z którego została ona wysłana. Wiele osób nie docenia wagi tej chwili i wysyła listy biznesowe ze swoich osobistych kont e-mail. Nie ma w tym nic złego, o ile adres e-mail zawiera wyłącznie Twoje imię i nazwisko w formacie czytelnym dla człowieka. Ale jeśli istnieją różne pseudonimy, takie jak „kissa1988” lub „pupsik-26”, wówczas wysyłanie listu biznesowego z takiego konta e-mail jest po prostu niedopuszczalne. Wyobraź sobie, jakie emocje będzie miał człowiek, gdy otrzyma propozycję biznesową od „dzieci” lub „kochanie”.

Również adresy pocztowe rozpoczynające się od info@, inbox@ i tym podobne nie są mile widziane w korespondencji biznesowej. Takich adresów po prostu nie traktuje się poważnie i istnieje duże prawdopodobieństwo, że list w ogóle nie zostanie otwarty. Najlepszą opcją jest prowadzenie korespondencji biznesowej ze skrzynki pocztowej [e-mail chroniony], gdzie imię to Twoje imię i nazwisko, firma to nazwa firmy.

Odbiorcy

W korespondencji e-mailowej możliwe jest wysłanie listu do bezpośredniego adresata i skopiowanie go do innych odbiorców. Adresaci kopii pisma nie powinni na nie odpowiadać. Są niczym zaproszeni obserwatorzy. Dlatego przed wysłaniem listu ustal z góry, od kogo dokładnie chcesz otrzymać odpowiedź na list i odpowiednio ustal adresatów. Jeśli jednak to możliwe, nie wymieniaj wielu osób jako bezpośrednich odbiorców Twojego e-maila. Może się zdarzyć, że żaden z nich Ci nie odpowie, jeśli każdy w myślach zdecyduje się „przerzucić” tę odpowiedzialność na innego adresata.

Jeśli sam znajdziesz się w kopii listu biznesowego, to, jak już rozumiesz, nadawca nie czeka na Twoją odpowiedź. Jeśli jednak zaistnieje potrzeba udzielenia odpowiedzi konkretnie Tobie, możesz to zrobić, ale grzecznie będzie przeprosić na początku listu za „przeszkadzanie”.

Formatowanie listu

Oficjalny styl biznesowy. W korespondencji biznesowej stosuje się oczywiście formalny styl pisania. Styl ten charakteryzuje się brakiem opisowych przymiotników, zbędnych kwalifikacji i szczegółów. Tylko konkrety, jasność i logika. Po napisaniu listu biznesowego warto go ponownie przeczytać i usunąć wszystkie zwroty, które nie niosą ze sobą żadnego specjalnego znaczenia i nie zmieniają istoty tego, co zostało napisane. Dopiero gdy masz pewność, że wszystkie tego typu słowa i wyrażenia zostały usunięte, możesz powiedzieć, że zasada pisania listu biznesowego została zachowana.

Alfabetyzacja. Stwierdzenie, że list biznesowy musi być napisany poprawnie i bez błędów, jest równoznaczne ze stwierdzeniem, że „bałwan musi być ze śniegu”. Nie można jednak ignorować tej zasady. Umiejętność czytania i pisania jest podstawowym elementem każdego pisma. Jest mało prawdopodobne, aby osoba pisząca list biznesowy zawierająca błędy ortograficzne była przez nikogo traktowana poważnie.

Temat listu. Napisanie tego jest koniecznością. Ponadto staraj się pisać krótko, ale zwięźle – tak, aby już na pierwszy rzut oka odbiorca wiedział, czego będzie dotyczył list. Temat nigdy nie powinien składać się z jednego słowa. „Informacja”, „Pytanie” itp. – nieprawidłowe tematy listów biznesowych. „Propozycja firmy X” to właściwy temat. Jeśli informacje zawarte w Twoim liście są szczególnie ważne, możesz oznaczyć je specjalną flagą „ważne”, która jest dostępna w prawie wszystkich serwisach pocztowych.

Czcionka. Tekst pisma musi być przede wszystkim czytelny. Dlatego użyj czcionki Arial lub Times New Roman, wybierz średni rozmiar (na przykład w mail.ru optymalny rozmiar czcionki to 3). Nie eksperymentuj z czcionkami i kolorami. Jest to niestosowne w korespondencji biznesowej. Nie używaj Caps Locka, wykrzykników ani żadnych znaków specjalnych (w tym emotikonów). Dozwolone jest jedynie wyróżnianie niektórych wyrażeń kursywą lub pogrubieniem. Ale staraj się używać tego tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.

Aby ułatwić czytanie i lepsze przekazywanie pomysłów, możesz zastosować podtytuły w całym tekście listu. Ale nie powinno być ich zbyt wiele - nie więcej niż 3-4.

Jeden akapit pisma nie powinien przekraczać 4 linijek tekstu. Kiedy czytamy bardzo długie akapity, tekst zaciera się i główna myśl może zostać utracona.

Wszelkie wyliczenia i zestawienia należy sporządzać przy użyciu specjalnych markerów.

Szablon korporacyjny. Byłoby wspaniale, gdybyś opracował szablon e-maila z marką w swoim korporacyjnym stylu. Wszystkie listy biznesowe będziesz wysyłać tylko za pomocą tego szablonu. Dzięki temu wyróżnisz się na tle innych, zachowując przy tym formalności wymagane przez list biznesowy. Nie należy jednak przesadzać z „brandingiem” - nadmierna kreatywność tylko zaszkodzi literze. Wciąż mówimy o komunikacji biznesowej, a nie o rozrywce. Nie zapominaj również, że odbiorcy mogą czytać Twoje e-maile nie tylko na komputerze, ale także na urządzeniach mobilnych. Dlatego szablon musi być zoptymalizowany pod kątem różnych rozdzielczości ekranu.

Jeden list powinien zawierać tylko jedną wiadomość. W związku z tym od odbiorcy należy oczekiwać tylko jednego docelowego działania. Za niewłaściwe uważa się umieszczanie w jednym piśmie kilku pytań, sugestii lub próśb kierowanych do adresata.

Każdy list biznesowy powinien być podzielony na następujące części:
- wstęp;
- Głównym elementem;
- wniosek.

We wstępie krótko określ cel listu i powody jego napisania. Główna część stanowi samą istotę listu. Podsumowując, musisz podsumować powyższe - mogą to być wnioski, prośby, instrukcje, sugestie i tak dalej. Wysoce niepożądane jest używanie w korespondencji biznesowej jakichkolwiek „dopisków”. List nie powinien zawierać aforyzmów, metafor, przysłów itp.

Jeżeli w piśmie chcesz załączyć obraz graficzny, nie wstawiaj go do treści samego listu, lecz załącz jako osobny plik. Obrazy mogą nie wyświetlać się poprawnie na różnych urządzeniach lub być całkowicie wyłączone w interfejsie programu pocztowego odbiorcy. W razie potrzeby w treści pisma wystarczy wpisać „informacje znajdują się w załączonym pliku”. Jeśli takich plików jest kilka, pamiętaj o wpisaniu ich nazw.

Jeśli używasz skrótów i skróconych słów, musisz mieć 100% pewność, że odbiorca zrozumie, co masz na myśli. Ogólnie rzecz biorąc, lepiej zachować ostrożność i nie używać takich rzeczy.

Brak emocji. Listy biznesowe nie powinny zawierać żadnych podtekstów emocjonalnych. W ogóle. Nawet jeśli piszesz skargę i naprawdę chcesz pokazać całą pełnię swojego oburzenia, lub wręcz przeciwnie, szczerze dziękujesz partnerowi za udaną transakcję. List biznesowy powinien być powściągliwy, a nawet w pewnym stopniu chłodny. Każdy człowiek ceni swoją indywidualność, jednak korespondencja biznesowa nie jest najlepszym sposobem na jej okazanie. Oficjalny list od wesołej lub smutnej osoby, woźnego lub dyrektora generalnego powinien wyglądać tak samo.

Używanie słownictwa biznesowego. Aby połączyć zdania w korespondencji biznesowej, stosuje się następujące stabilne wyrażenia:

1) z tego powodu;
2) na jakiej podstawie;
3) z powodu (czegoś);
4) zgodnie z;
5) na podstawie;
6) uwzględnienie;
7) rozważenie;
co podano.

I tak dalej. Również w pismach biznesowych dozwolone jest stosowanie skrótów i skrótów, które są ogólnie przyjęte w branży, w której pisane jest pismo. Jeśli masz wątpliwości, czy adresat zrozumie konkretny skrót, lepiej napisać całe zdanie.

Pozdrowienia. Proszę, nigdy nie używaj frazesu „Dzień dobry”. Można powiedzieć, że jest to zła forma nie tylko w przypadku korespondencji biznesowej, ale w ogóle e-maili. Optymalną opcją powitania jest „Witam, imię/drugie imię”. Swoją drogą dobrze jest zwracać się do adresata listu po imieniu nie tylko w pozdrowieniach, ale także w dalszej części tekstu. Jeżeli piszesz list do osoby, której nie znasz osobiście, już na początku listu musisz wskazać, skąd wziąłeś adres odbiorcy.

Rozmiar litery. List biznesowy nie jest dziełem fikcji ani Twoimi osobistymi przemyśleniami „na dany temat”. List powinien być jak najkrótszy, aby przekazać wszystkie zawarte w nim informacje. Optymalnie jest, jeśli tekst listu mieści się w jednym „ekranku”. Czytanie długich listów jest męczące i wiele osób uważa je za denerwujące.

Odpowiedzi na listy. Kiedy odpowiadasz na otrzymaną wiadomość e-mail, zawsze kliknij przycisk „Odpowiedz”, a nie przycisk „Napisz e-mail”. W przypadku pierwszej opcji cała historia Twojej korespondencji zostanie automatycznie uwzględniona w Twojej odpowiedzi. Jest to poprawne, ponieważ dana osoba może nie od razu pamiętać, kim jesteś i czego od niego chcesz, jeśli nie zobaczy tła. Zwłaszcza jeśli od ostatniego listu minęło więcej niż 5 dni. Możesz całkowicie bezpiecznie zacytować swojego rozmówcę, odpowiadając na jego list. Dzięki temu będzie miał okazję przypomnieć sobie, co zostało omówione w poprzednim liście.

Zawsze, jeśli to konieczne, dziękuj drugiej osobie. Możesz na przykład napisać „Władimir, dziękuję za list” lub „Irina Aleksiejewna, dziękuję za tak szybką odpowiedź”. Takie niuanse pokażą Twój szacunek dla rozmówcy i złagodzą nastrój komunikacji elektronicznej.

Jeśli Twój rozmówca wysłał Ci list, w którym wyraził swoje niezadowolenie, a nawet był wobec Ciebie otwarcie niegrzeczny, staraj się nie odpowiadać mu w naturze, bez względu na to, jak bardzo byś tego chciał. Sytuacje są różne, ale zawsze reaguj grzecznie i powściągliwie.

Oczywiście im szybciej odpowiesz na list, tym lepiej. To wspaniale, jeśli możesz odpowiedzieć w ciągu kilku godzin. Ten okres jest optymalny. Załóżmy jednak, że otrzymamy odpowiedź w ciągu kilku dni. Psychologowie twierdzą, że maksymalny komfortowy czas oczekiwania na odpowiedź na e-mail to 48 godzin, czyli dwa dni. Jeśli będziesz musiał czekać dłużej, może to już zostać odebrane jako brak szacunku lub ignorancja. Jeżeli pytanie poruszone w piśmie wymaga od Ciebie więcej czasu na udzielenie odpowiedzi, to koniecznie napisz, że otrzymałeś list, przyjąłeś go do rozpatrzenia i odpowiesz w określonym terminie. Dzięki temu nadawca przynajmniej nie poczuje się zignorowany.

Zakończenie listu. Nie należy wpisywać na zakończenie listu zwrotów, które mogłyby zostać odebrane jako próba manipulacji: „Bardzo liczę na owocną współpracę”, „Z góry dziękuję za odpowiedź” i tak dalej. Lepiej pożegnać się w elektronicznej korespondencji biznesowej, używając zwrotów „Z szacunkiem”, „Szczere życzenia” i tym podobnych. Tak, takie zwroty są banalne, ale doskonale nadają się do komunikacji biznesowej. W podpisie wpisz swoje imię, nazwisko, stanowisko oraz nazwę firmy. Zostaw także dane kontaktowe, pod którymi można się z Tobą skontaktować, inne niż e-mail.

Czas wysłać list. Wiadomość e-mail nie oznacza oczywiście, że należy ją przeczytać od razu po otrzymaniu. Jednak etyka poczty elektronicznej w biznesie uważa za niewłaściwe wysyłanie e-maili w weekendy i święta, a także późnym wieczorem lub w nocy. Staraj się trzymać standardowych godzin pracy.

I oczywiście, zanim klikniesz przycisk „wyślij”, sprawdź dokładnie pisownię imienia i adresu e-mail odbiorcy, a także jeszcze raz przeczytaj cały tekst listu i sprawdź, czy nie ma literówek lub błędnych sformułowań.