Śledzenie czasu pracy: rejestrujemy, obliczamy, płacimy. W jaki sposób rejestrowany jest czas pracy pracowników

Koncepcja " czas pracy„ oznacza okres, w którym pracownik wykonuje obowiązki służbowe. Pojęcie to jest zapisane w art. 91 Kodeks Pracy Federacja Rosyjska. Długość tego okresu zależy od warunków umowy o pracę, godzin pracy i regulaminu wewnętrznego firmy. Prawo nie zabrania wykorzystywania pracowników do wykonywania obowiązków zawodowych w innym terminie.

Aby zoptymalizować proces pracy, zwiększyć wydajność pracy i dotrzymać terminów realizacji zadań, nie można obejść się bez jasnego planowania i kontroli wykorzystania czasu pracy. Jasna organizacja czasu pracy jest równie potrzebna zarówno menadżerowi, jak i podwładnym. Kontrola ze strony pracodawcy lub menedżera wspiera dyscyplina pracy w zespole i gwarantuje godziwe wynagrodzenie.

Liderzy dużych organizacji zatrudniających dużą kadrę nie mają czasu na osobiste monitorowanie każdego podwładnego. Oprócz funkcji kontrolnej menadżer, kierownik działu czy kierownik projektu pełni także inne obowiązki. W trakcie pracy pojawiają się nieprzewidziane trudności lub okoliczności, które nie były przewidziane w planie, a nawet liderzy zarządzania czasem nie są w stanie w pełni przewidzieć i zaplanować procesu pracy.

Równocześnie ze wzrostem personelu i liczbą projektów zadania się mnożą, przez co osobista kontrola czasu pracy staje się niemożliwa. Jedną z opcji rozwiązania problemu jest zarządzanie proaktywne, które pomaga zmniejszyć liczbę trudne sytuacje w pracy indywidualnego pracownika i przyczynia się do pomyślnego wykonywania obowiązków służbowych.

Koncepcja i podstawa prawna ewidencji czasu pracy

Monitoring czasu pracy polega na śledzeniu czynności personelu w ciągu dnia pracy i monitorowaniu przestrzegania harmonogramu pracy. Monitoring należy do grupy działań zapobiegawczych, które pomagają utrzymać dyscyplinę i zapobiegają nadużyciu zaufania pracodawcy. Metoda ta ma na celu przede wszystkim identyfikację sprawców naruszenia, którzy rozwiązują problemy osobiste, a nie oficjalne.

Kontrola i ewidencja czasu pracy odbywa się w ramach Kodeksu pracy. Zgodnie z prawem pracownicy mają prawo do przerw, dni wolnych i urlopu.

Po co śledzić godziny pracy?

Kontrola w ramach monitorowania czasu pracy pozwala rozwiązać kilka problemów:

• Rejestruj czas przybycia do pracy, aby policzyć tych, którzy systematycznie się spóźniają i są nieobecni.
• Sprawdź terminowy powrót pracownika po przerwie obiadowej i obecność w miejscu pracy przez cały dzień.
• Ustal godzinę zakończenia pracy.
• Zidentyfikuj wagarowiczów.
• Płatne okresy czasu pracy podziel na godziny faktycznie przepracowane, urlop, zwolnienie lekarskie, przestój z winy pracodawcy itp.

W praktyce menedżerowie często spotykają się z problemem niedotrzymania terminów wykonania pracy. Obliczenie tego czasu jest proste: standardowy czas pracy zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy wynosi 40 godzin tygodniowo. Normę porównuje się z książką referencyjną kwalifikacji lub obowiązki funkcjonalne pracownik. Rezultatem jest racjonalny schemat podziału czasu personelu.

Istotną wadą jest to, że program nie uwzględnia:

• czynnik ludzki, np. ciągłe przerwy na papierosa, zwolnienia lekarskie, spóźnienia, sprawy osobiste w godzinach płatnych itp.
• siła wyższa: sytuacje awaryjne, klęski żywiołowe, wypadki, opóźnienia ze strony kontrahentów itp.

Wszystko to prowadzi do różnicy pomiędzy czasem spędzonym a faktycznie wykonaną pracą.

Wprowadzenie metod monitorowania tymczasowych wskaźników efektywności jest konieczne przede wszystkim dla pracodawcy. Dzięki temu będziesz mógł zapłacić za faktycznie przepracowany czas, a nie za spóźnienia, przerwy na palenie i gry komputerowe w pracy. Analiza zebranych danych z jednej strony, a pisemne raporty i wyjaśnienia pracowników z drugiej pozwalają menadżerowi na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących racjonalnego wykorzystania czasu pracy i odpowiedniego wyliczenia wynagrodzeń.

Metody kontroli czasu pracy

Pracodawcę interesuje nie tylko terminowe pojawienie się pracowników w miejscu pracy, ale także produktywność zespołu. Produktywność zależy bezpośrednio od tego, co pracownik robi w miejscu pracy.

Pracownikowi trudno jest wykonywać swoje obowiązki, jeśli spędza czas na portalach społecznościowych, wysyłając SMS-y do znajomych, oglądając wiadomości, czytając książki lub surfując po Internecie. Metody monitorowania czasu pracy pracowników obejmują rejestrację:

• wykonane zadania w okresie pomiędzy włączeniem i wyłączeniem komputera;
• rozmowy telefoniczne z klientami, partnerami i kontrahentami;
• zrzuty ekranu pulpitu podczas pracy z wykorzystaniem specjalistycznych rozwiązań informatycznych;
• treść korespondencji korporacyjnej, w tym korespondencji nt e-mail;
• obecność na budowie w godzinach pracy z wykorzystaniem monitoringu wizyjnego.

Przed zastosowaniem metod kontroli należy wcześniej powiadomić personel. W tym celu w umowie dodatkowej określono sposoby monitorowania wykorzystania czasu pracy, a zmiana warunków jest dozwolona wyłącznie za zgodą personelu. Ponadto instalowanie kamer monitorujących w biurach bez powiadamiania pracowników jest nielegalne.

Dane z monitoringu wykorzystania czasu pracy stanowią podstawę analizy wydajności pracowników. Wskaźniki wydajności obejmują:

• finał- ocena rezultatów zakończonego projektu jako całości;
• mediator- kontrola wykonanej pracy w wyznaczonym terminie;
• okresowy- podsumowanie po określonym czasie;
• wyborczy- nieregularne selektywne monitorowanie poszczególnych pracowników według uznania kierownictwa.

Wszelkie metody monitorowania mają na celu przede wszystkim ocenę, jak efektywnie i efektywnie pracownik rozkłada czas pracy, a jednocześnie ocenę poziomu profesjonalizmu.

Sposoby kontroli czasu pracy

Sposoby monitorowania, rejestrowania i oceniania czasu personelu ewoluowały z biegiem czasu, zwłaszcza organizacje agencje rządowe, trzymaj się tradycyjnych podejść.

Na przykład wyznaczają osobę odpowiedzialną, stróża lub oficera dyżurnego, do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Osoba odpowiedzialna rejestruje czas przyjazdu i wyjazdu oraz na bieżąco przygotowuje raporty dla menadżera.

Inną opcją jest wprowadzenie dla personelu stanowiska administratora, który będzie przebywał w tym samym pomieszczeniu ze współpracownikami lub w osobnym biurze i będzie kontrolował ciągłość procesu pracy.

Innym sposobem jest prowadzenie przez pracowników akt osobowych, samodzielne kontrolowanie i rejestrowanie przepracowanego czasu pracy. Metoda pomaga ocenić wykonaną pracę z punktu widzenia wykonawców i rozwija niezależność.

Bardziej powszechnym sposobem jest instalacja systemu kontroli dostępu i zarządzania za pomocą przepustek lub skanerów linii papilarnych. Informacje o każdym pracowniku zapisywane są w pliku i są dostępne do wglądu w dowolnym momencie.

Niezawodną, ​​choć kosztowną metodą monitorowania i rejestrowania czasu pracy personelu firmy jest system monitoringu wizyjnego. Będziesz musiał wydać pieniądze nie tylko na zakup i instalację kamer wideo, ale także na wynagrodzenie indywidualnego pracownika, do którego obowiązków należy ciągłe monitorowanie działań personelu i rejestrowanie naruszeń wewnętrznych przepisów pracy. Ponadto wprowadzenie systemu monitoringu wizyjnego powoduje u pracowników dyskomfort psychiczny wynikający z ciągłego nadzoru. Dlatego montaż kamer jest najczęściej środkiem specjalnym, który będzie stosowany w obiektach krytycznych.

Rozwiązania informatyczne do kontroli czasu pracy

Ręczne sterowanie pracą małego zespołu jest zadaniem wykonalnym dla bezpośredniego przełożonego lub jednego dedykowanego specjalisty. Jeśli jednak firma liczy ponad sto osób, które pracują także w oddziałach lub zdalnie, z takim zadaniem poradzi sobie tylko automatyzacja.

Ponadto monitorowanie pracy personelu jest potrzebne nie tylko w celu rejestrowania wyników pojedynczego pracownika, ale także w celu zapewnienia bezpieczeństwa przedsiębiorstwa. Rozwiązania IT wykonują jednocześnie dwa zadania, monitorując produktywność w godzinach pracy. Zautomatyzowane systemy rejestrować informacje, przeprowadzać analizy i generować raporty.

Koszt wdrożenia programu automatycznego monitorowania czasu pracy pokrywany jest poprzez minimalizację kosztów pracodawcy związanych z absencją personelu w miejscu pracy: absencjami, spóźnieniami, długimi przerwami. Narzędzia informatyczne rejestrują i analizują dane, na podstawie których kierownictwo motywuje „liderów” biura, motywując tym samym cały zespół do bardziej produktywnej i zdyscyplinowanej pracy.

Zautomatyzowane systemy informatyczne pozwalają na identyfikację:

• osoby naruszające dyscyplinę - pracownicy systematycznie spóźniający się lub wracający do domu wcześniej niż oczekiwano, nałogowi palacze lub osoby pijące kawę, których „pięciominutowe” przerwy przekraczają czas pracy.
• pracownicy, którzy w godzinach pracy decydują o sprawach osobistych, czytają wiadomości i kanały portale społecznościowe, prowadź przyjacielską, nieoficjalną korespondencję w komunikatorach internetowych, graj na komputerze.
• pracownicy, którzy są tak przeciążeni zadaniami zawodowymi, że zmuszeni są do ciągłego zostawania w pracy do późna, co zagraża wypalenie zawodowe oraz – w skrajnych przypadkach – załamanie nerwowe.
• pracowników, którzy nie są zadowoleni ze swojego stanowiska w pewnych kwestiach i są zajęci poszukiwaniem nowej pracy.

Zautomatyzowany monitoring czasu pracy nie ogranicza się do instalacji specjalistycznego oprogramowania i obejmuje także instalację urządzeń sterujących przy wejściu/wyjściu z budynku; wyposażenie punktów kontrolnych; stosowanie systemu identyfikacji osobistej każdego pracownika; rejestrowanie ruchu personelu podczas pracy na terenie przedsiębiorstwa za pomocą sygnalizatorów GPS.

Zintegrowane podejście do monitorowania czasu pracy polega na analizie pracy specjalistów w punktach kontrolnych: tabela personelu, plan pracy, terminy wykonania zadań, terytorium wykonywania obowiązków, harmonogram produkcji.

Jak wybrać rozwiązanie informatyczne do kontroli czasu pracy

Przy wyborze oprogramowanie Aby kontrolować czas pracy i oceniać wydajność pracowników, warto wziąć pod uwagę specjalizację rozwiązania i od razu odpowiedzieć na pytanie, w jakim celu program jest instalowany: tylko po to, aby zbierać dane lub analizować wydajność pracowników.

Następnie należy podjąć decyzję, czy do celów wdrożenia wystarczy program dostarczający ilościowe raporty o przyjazdach i wyjazdach pracownika, czy też potrzebne jest rozwiązanie, które będzie dokładnie rejestrowało, co pracownik robił w godzinach pracy. Przydatną opcją jest możliwość wykonywania zrzutów ekranu według z góry ustalonego harmonogramu lub w momencie uruchomienia określonych procesów.

Menedżerów interesuje efektywność nie tylko pojedynczego pracownika, ale całego zespołu. Najczęściej najwyższe kierownictwo nie jest zainteresowane informacją o tym, jakimi dokładnie grami pracownik się rozpraszał i z kim dokładnie korespondował, ale całkowitą ilością zmarnowanego czasu. Dlatego dodatkową zaletą programu jest możliwość generowania nie tylko raportów szczegółowych, ale także podsumowujących.

Szczególne przypadki kontroli czasu pracy

Jeżeli w firmie zatrudnieni są pracownicy, którzy pracują według specjalnego grafiku, tak że nie ma możliwości kontrolowania ich według ogólnego schematu, w umowie o pracę zawarte są indywidualne warunki.

Przykładowo umowy z personelem zdalnym zawierają dodatkowe klauzule: ściśle określony czas komunikacji, terminy realizacji zadań, obowiązek ostrzegania o sile wyższej itp.

W żadnym przypadku kierownik lub pracodawca nie ma prawa zmuszać pracowników do pracy w godzinach nadliczbowych. Dodatkowe godziny pracy są ustalane w umowa o pracę jednocześnie z rekompensatą w postaci podwyżki wynagrodzenia lub czasu wolnego. Administracja przedsiębiorstwa omawia tę kwestię indywidualnie z każdym pracownikiem w ramach prawa pracy.

Elastyczny harmonogram pracy, który daje pracownikowi możliwość samodzielnej kontroli nakładu pracy i obciążenia pracą, może zwiększyć wydajność pracy i obniżyć koszty wynagrodzenia godzinowego pracodawcy.

W każdej firmie, niezależnie od przyjętego harmonogramu, godziny pracy muszą być ewidencjonowane. Metody zarządzania czasem zwiększają produktywność, dyscyplinują pracowników i redukują koszty.

Zastosowanie zautomatyzowanych narzędzi monitorowania czasu pracy i wydajności pracy ułatwia prowadzenie ewidencji w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników, pozwala na obiektywną ocenę pracy każdego pracownika i ułatwia podejmowanie motywowanych decyzji zarządczych.

Nauczymy Cię, jak prawidłowo śledzić czas pracy pracowników w dowolnym grafiku pracy – od pięcio- lub sześciodniowego tygodnia ze stałymi dniami wolnymi, po elastyczny grafik i nieregularne godziny pracy.

Z artykułu dowiesz się:

Monitorowanie czasu pracy jest jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy. Administracja każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od dziedziny działalności i formy własności, musi rejestrować dokładną liczbę godzin i dni przepracowanych przez pracowników. Jest to konieczne do prawidłowego obliczenia wynagrodzenie, dokumentalne uzasadnienie kosztów personelu i zgodność z prawnie ustalonymi standardami czasu trwania godziny pracy.

Regulacja czasu pozwala na rozłożenie godzin pracy i odpoczynku tak, aby pracownik miał czas na pełny odpoczynek. Brak nadgodzin i odpowiedniego odpoczynku to czynniki, dzięki którym wydajność pracy utrzymuje się na niezmiennie wysokim poziomie, a ryzyko rozwoju jest stale wysokie choroby zawodowe maleje.

Pobierz dokumenty na ten temat:

Standaryzacja i ewidencja czasu pracy w 2017 roku

Cały 15. rozdział Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej poświęcony jest pojęciu czasu pracy i normom z nim związanym. Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej czasem pracy jest okres, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki służbowe zgodnie z warunkami umowy o pracę, wewnętrzne przepisy pracy i inni przepisy prawne pracodawca. Do tego zaliczają się przerwy na ogrzanie i odpoczynek lub karmienie dziecka oraz inne okresy niezwiązane bezpośrednio z wykonywaniem funkcji pracy.

Normalny czas pracy wynosi 40 godzin tygodniowo. Jednocześnie cechy harmonogramu produkcji - czy to pięciodniowy, sześciodniowy, czy praca z „pływającymi” dniami wolnymi - nie mają szczególnego znaczenia. Każde przekroczenie normy uznawane jest za przepracowanie.

Specjalne godziny pracy

Oprócz ogólnej normy tygodniowej wyróżnia się specjalne tryby pracy - obniżone i niepełne godziny pracy (art. 92 i 93 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Skrócony tydzień jest uważany za normę dla niektórych kategorii pracowników i dlatego nie wpływa na wysokość wynagrodzenia. Pracownik, któremu zgodnie z jego fizjologią, wiekiem i innymi cechami przypisano taki reżim, otrzymuje pełne oficjalne wynagrodzenie. Przepisy przewidują skrócony czas pracy dla:

osoby niepełnosprawne z grupy I i II (nie więcej niż 35 godzin tygodniowo);

nauczyciele, lekarze i przedstawiciele szeregu innych grup zawodowych.

Praca na część etatu lub na tydzień to w swej istocie zjawisko zupełnie inne. W przeciwieństwie do systemu skróconego istnieje bezpośredni proporcjonalny związek między wynagrodzeniem a ilością przepracowanego czasu lub ilością wykonanej pracy. Grafik w niepełnym wymiarze godzin (tygodniowy) ustalany jest albo w drodze porozumienia stron umowy o pracę, albo na mocy prawa. Zgodnie z art. 93 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej następujące osoby mają zagwarantowane prawo do pracy w tym systemie:

• kobieta w ciąży;
• jeden z rodziców, opiekunów lub opiekunów dziecka do lat 14 (w przypadku dziecka niepełnosprawnego granica wieku ulega przesunięciu do 18 lat);
• pracownik opiekujący się chorym członkiem rodziny zgodnie z orzeczeniem lekarskim.

Po otrzymaniu oświadczenia o chęci pracy w niepełnym wymiarze godzin lub w tygodniu od przedstawiciela którejkolwiek z powyższych kategorii, pracodawca ma obowiązek zapewnić mu taką możliwość. Jednocześnie prawa pracownicze pracownika nie są w żaden sposób ograniczone. Nadal zachowuje do tego prawo roczny podstawowy płatny urlop, obliczanie stażu pracy w zwykły sposób, otrzymywanie premii na zasadach ogólnych itp. W zeszyt ćwiczeń przejście na pracę w niepełnym wymiarze godzin nie jest odzwierciedlone.

Arkusz czasu

Ewidencja czasu pracy w roku 2017 najczęściej odbywa się metodą ciągłej rejestracji obecności i nieobecności w pracy w podstawowym dokumencie księgowym – karcie czasu pracy. Za pomocą tej metody pracodawca ewidencjonuje wszystkie godziny i dni (zmiany) przepracowane przez pracowników. Alternatywną metodą jest rejestrowanie odchyleń. W takim przypadku nie odnotowuje się wszystkich dni i godzin z rzędu, ale jedynie fakty niezgodności z normalnym harmonogramem (niestawienia się, przestoje, spóźnienia, absencje, okresy czasowej niezdolności do pracy itp.).

Ważne: pamiętaj o zaznaczeniu w swoim grafiku każdej godziny przepracowanej w godzinach nieparzystych lub poza normalnymi (nadgodziny, wezwania do pracy w weekendy i godziny wolne od pracy). wakacje). Szczegóły znajdują się w artykule „Jak się rozliczać i płacić ».

Odpowiedzialność za prowadzenie kart czasu pracy w dużych organizacjach z reguły spoczywa na osobnym specjaliście – chronometrażyście. W małych firmach o małej liczbie personelu obowiązki chronometrażysty może pełnić sekretarz, specjalista ds. personalnych lub inny pracownik, w Opis pracy w którym ta funkcja jest zapisana.

Jak wypełnić arkusz czasu pracy

Najpierw musisz zdecydować o wyborze formy. W organizacje budżetowe stosowany jest standardowy formularz nr 0504421 (zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji nr 52n z dnia 30 marca 2015 r. oraz instrukcjami Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji, zatwierdzonymi uchwałą nr 1 z dnia 5 stycznia 2004 r.) . Organizacje komercyjne ma prawo samodzielnie opracować formularz karty zgłoszenia lub skorzystać z jednego z ujednoliconych formularzy zaproponowanych przez Goskomstat – T-12 lub T-13. Formy różnią się nieco od siebie. Formularz T-12 służy do ręcznego przetwarzania danych, formularz T-13 do przetwarzania automatycznego.

Ważne: w 2017 roku czas pracy będzie można ewidencjonować wyłącznie w w formacie elektronicznym, poświadczając dane elektronicznym podpisem cyfrowym i bez konieczności korzystania z nośników papierowych. Aby to zrobić, konieczne jest odzwierciedlenie warunku dotyczącego rachunkowości elektronicznej w lokalnej ustawie polityka rachunkowości organizacje (art. 8 ustawy federalnej nr 402-FZ z dnia 6 grudnia 2011 r.).

Następnie wybierany jest sposób napełniania – ciągły lub poprzez rejestrację odchyleń. Druga opcja jest odpowiednia tylko dla przedsiębiorstw o ​​tej samej długości dni roboczych (zmian). Podczas wypełniania grafiku stosuje się kody numeryczne lub alfabetyczne.

System kodowania może być standardowy lub opracowany przez pracodawcę do użytku wewnętrznego. Każdy kod reprezentuje konkretne wydarzenie, na przykład:

• I (01) - obecność, czas pracy w ciągu dnia;
• N (02) - czas pracy w porze nocnej;
• C (04) - praca w godzinach nadliczbowych;
• NN (30) - niestawienie się z nieznanych przyczyn;
• B (19) - zwolnienie lekarskie z przyznaniem świadczeń;
• B (26) - dzień wolny od pracy lub święto wolne od pracy;
• K (06) - podróż służbowa;
• PC (07) - szkolenie zaawansowane z przerwą w produkcji;
• PR (24) - absencja;
• P (14) - urlop macierzyński;
• Dz.U. 15 – urlop na opiekę nad dzieckiem do lat trzech;

Na koniec okresu rozliczeniowego sprawdzana jest karta czasu pracy, poświadczona podpisami osób odpowiedzialnych i przekazywana do działu księgowości. Wypełnione karty czasu pracy są przechowywane w organizacji przez co najmniej pięć lat, ponieważ należą do kategorii podstawowych dokumentów księgowych wykorzystywanych do celów wynagrodzeń (art. 17 ustawy federalnej nr 129-FZ z dnia 21 listopada 1996 r.). Dokumenty zawierające informacje o personelu pracującym w szkodliwych lub niebezpiecznych warunkach są przechowywane przez co najmniej 75 lat (poz. 586 „listy” zatwierdzonej zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji nr 558 z 25 sierpnia 2010 r.). Aby dokładnie zrozumieć temat, przeczytaj artykuł „Regulamin ».

Niezależnie od trybu, w jakim pracownicy firmy wykonują pracę, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. W tym celu wykorzystywana jest specjalna karta czasu pracy, która jest dokumentem obowiązkowym dla każdej firmy lub organizacji prowadzącej działalność gospodarczą.

Również w celu monitorowania przestrzegania przepisów prawa pracy, a także w sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie obowiązuje nieregularny harmonogram pracy, można wykorzystać specjalny dziennik pracy. W odróżnieniu od karty czasu pracy nie jest ona dokumentem obowiązkowym i jest stosowana według uznania pracodawcy. Dokument ten podaje, ile godzin faktycznie przepracował dany pracownik w ciągu dnia.

Co to jest śledzenie czasu?

Koncepcja ta zakłada prowadzenie działań mających na celu monitorowanie pracy pracowników przedsiębiorstwa i przestrzegania przez nich regulaminu pracy. Śledzenie czasu jest niezbędny środek utrzymać dyscyplinę. W przypadku naruszenia obowiązujących przepisów pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. W takim przypadku karta czasu pracy może służyć jako dowód winy pracownika. Może to być również przydatne w przypadku braku porozumienia między stronami.

Ponadto na podstawie znaków dokonanych w arkuszu rachunkowym obliczane są wynagrodzenia. Ze względu na fakt, że określony dokument nie wskazuje liczby godzin, ale fakt, że pracownik przepracował standardowe godziny ustalone w przedsiębiorstwie, ta metoda rozliczania nie będzie w pełni odpowiednia dla osób pracujących na podstawie nieregularny harmonogram.

Procedurę rejestrowania czasu pracy określają normy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Zgodnie z przepisami tego aktu prawnego do czasu pracy zalicza się nie tylko okresy bezpośredniego wykonywania pracy przez pracownika odpowiedzialność zawodowa, ale także obowiązkowa przerwa na posiłek i odpoczynek. Ponadto każdy pracownik ma prawo do dni wolnych, których liczba zależy od harmonogramu pracy obywatela i czasu trwania jego zmian produkcyjnych.

Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej maksymalny tygodniowy czas pracy w Generalna procedura, nie powinien przekraczać 40 godzin. Jeżeli specyfika działalności firmy i obowiązki zawodowe pracownika nie pozwalają na zastosowanie „standardowego” schematu rejestrowania czasu pracy, wówczas można zastosować w tym zakresie skróconą procedurę obliczania normy.

Oprócz monitorowania przestrzegania przez pracowników godzin pracy wymaganych zgodnie z lokalnymi przepisami, rachunkowość wykorzystywana jest w celu:

• Kontrola nad terminowym rozpoczęciem i zakończeniem pracy;
• Identyfikacja nieobecnych i spóźnionych pracowników;
• Sprawdzanie obecności na stanowisku pracy w trakcie zmiany, dotrzymywanie terminów w czasie przerw;
• Rozliczanie faktycznie przepracowanych godzin, przymusowych przestojów i pracy w godzinach nadliczbowych;
• Ewidencja czy pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym lub chorobowym w celu wyliczenia należnych mu świadczeń.

Regulamin ewidencji czasu pracy

W każdym przedsiębiorstwie pracodawca samodzielnie opracowuje harmonogram pracy swoich pracowników, oparty na potrzebach produkcyjnych, a także obowiązkach zawodowych każdego pracownika. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę zasady i ograniczenia ustanowione przez obowiązujące przepisy.

Dokumentem ustalającym rozkład czasu pracy pracowników i jego przemienność z dniami wolnymi od pracy jest rozporządzenie w sprawie ewidencji czasu pracy. Jednocześnie dokument ten nie powinien być sprzeczny z przepisami Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej oraz innymi przepisami federalnymi i branżowymi. W jego tekście należy wskazać nie tylko tryb działania, ale także naruszenia, za które dana osoba może zostać pociągnięta do odpowiedzialności. odpowiedzialność dyscyplinarna.

Aby śledzić czas pracy, każde przedsiębiorstwo musi posiadać pracowników, którzy będą prowadzić karty czasu pracy. Oni ze swojej strony są odpowiedzialni za przestrzeganie ustalonych zasad sporządzania określonego dokumentu i prawidłowość dokonanych w nim zapisów. Do ich obowiązków należy również:

• Opracowywanie grafików pracy pracowników;
• Rejestrowanie czasu, w którym pracownik rozpoczął wykonywanie swoich obowiązków służbowych i opuścił miejsce pracy;
• Przestrzeganie przez pracowników ustalonych regulaminów i standardowych godzin pracy;
• Sprawdzenie dokumentów potwierdzających zasadność nieobecności pracownika w miejscu pracy (tymczasowe orzeczenie o niepełnosprawności, zaświadczenie o podróży itp.);
• Zgłaszanie kierownictwu naruszeń przepisów prawa pracy.

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji czasu pracy musi zapoznać się z odpowiednimi przepisami przed podpisem, aby właściwie wykonywać powierzone jej obowiązki.

Cechy rozkładu czasu pracy pracowników

W niektórych przypadkach procedura podziału czasu pracy może się znacznie różnić i wymagać specjalnego podejścia. Te czasy obejmują:

1. Weekendy i święta. Pomimo tego, że nabór do pracy w te dni jest zabroniony, pracownicy mogą odejść, jeśli zastosują się do procedury określonej przepisami prawa. Jednocześnie będą pracować na specjalnych warunkach i będą mogli otrzymać podwójne wynagrodzenie za przepracowane godziny lub dodatkowy czas wolny przy zachowaniu normalnej stawki.
2. Czasowa niezdolność do pracy pracownika jest odrębnie odnotowywana i wypłacana na podstawie dostarczonego zwolnienia lekarskiego.
3. Nadgodziny są również rejestrowane oddzielnie w karcie czasu pracy. Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca jest zobowiązany do dokładnego rejestrowania liczby godzin przepracowanych ponad ustaloną normę.
4. Absencja przymusowa to nieobecność pracownika w miejscu pracy z winy pracodawcy. Jeśli istnieją wystarczające dowody, określony czas jest wypłacany w całości, tak jakby pracownik wykonywał swoje obowiązki służbowe.
5. Przestój to czas, w którym obywatel był w pracy, ale nie wykonywał przypisanych mu funkcji. Zapłata za określony czas następuje tylko wtedy, gdy niewykonanie pracy nastąpiło z winy pracodawcy.
6. Dzień zakończenia podróży służbowej - wskazany dzień jest wypłacany pracownikowi jako podróż służbowa, mimo że nie powinien on przebywać w przedsiębiorstwie.

Rodzaje ewidencji czasu pracy

Obowiązujące przepisy ustanawiają 3 główne rodzaje rejestracji czasu pracy:

• Praca dzienna – stosowana, jeżeli w przedsiębiorstwie ustalono „standardowy” rozkład pracy, zgodny z ustalonymi dziennymi i tygodniowymi godzinami pracy.
• Tygodniowo - dotyczy pracy wymagającej od pracowników wykonywania obowiązków służbowych w ramach normy tygodniowej.
• Podsumowując - odpowiedni, jeśli specyfika pracy nie pozwala na stosowanie dziennych i tygodniowych norm ustalonych przez prawo przy rejestrowaniu godzin pracy.

Śledzenie czasu pracy dziennie

W takim przypadku księgowość prowadzona jest na podstawie ustalonych dzienna wartość godziny. Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej obywatel może pracować nie więcej niż 40 godzin tygodniowo. Określony czas można podzielić na dwa harmonogramy:

• 5/2 – w którym na każdy dzień pracy przypada 8 godzin pracy;
• 6/1 – w tym przypadku czas trwania zmiany roboczej ustala pracodawca, ale nie może on przekraczać 7 godzin.

W przypadku konieczności kontynuowania wykonywania obowiązków służbowych po zakończeniu zmiany roboczej, wyznaczony czas należy zaliczyć jako pracę w godzinach nadliczbowych i wypłacić ją zgodnie z ustalonym trybem.

Cotygodniowe śledzenie czasu pracy

W przypadku korzystania z określonego rodzaju śledzenia czasu w przedsiębiorstwie czas trwania okresu rozliczeniowego będzie zawsze wynosić 40 godzin. Jednakże czas trwania pracy może się różnić w trakcie dni robocze. Najważniejsze w tym przypadku jest to, że liczba faktycznie przepracowanych godzin nie przekracza ustalonej normy tygodniowej.

Często określona procedura rejestracji czasu pracy stosowana jest w przypadku, gdy w przedsiębiorstwie obowiązuje system zmianowy lub elastyczny grafik pracy.

Sumaryczna ewidencja czasu pracy

W wielu przypadkach stosowanie dziennego i tygodniowego śledzenia czasu nie jest odpowiednie ze względu na specyfikę funkcji pracy wykonywanych przez pracownika. Metoda ta jest odpowiednia dla pracowników zatrudnionych w pracy sezonowej, pracujących przy produkcji ciągłej, a także w elastycznym grafiku.

W takim przypadku odpowiedzialny pracownik oblicza standardowe godziny na dłuższy okres (na przykład miesiąc lub sześć miesięcy). Maksymalna wartość okresu rozliczeniowego, zgodnie z art. 104 część 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, nie może przekraczać 1 roku. Niezależnie od długości okresu rozliczeniowego, w przeliczeniu na stawkę tygodniową, ilość przepracowanego czasu nie powinna przekraczać normy określonej przez prawo.

Metody monitorowania i ewidencji czasu pracy

W każdym przedsiębiorstwie kierownictwo samodzielnie ustala dopuszczalne metody rejestrowania czasu pracy i monitorowania zgodności z ustalonymi przepisami prawa pracy. W tym celu można zastosować:

• Wprowadzenie raportowania dla wszystkich pracowników;
• Kontrolowanie czasu przybycia i wyjazdu pracowników z przedsiębiorstwa poprzez pozyskanie specjalnego pracownika i przypisanie mu odpowiednich obowiązków. W celu zapewnienia kontroli wszelkie informacje wpisywane są do dziennika, który wraz z raportem przekazywany jest kierownikowi.
• Wdrożenie systemu punktów kontrolnych poprzez wprowadzenie kart elektronicznych lub innych metod identyfikacji pracowników;
• Instalacja systemu monitoringu wizyjnego.

Arkusz czasu

Jak już wspomniano, karta czasu pracy jest dokumentem, który należy prowadzić w przedsiębiorstwie. Zawiera informacje o wywiązywaniu się pracowników z ustalonych w przedsiębiorstwie norm czasu pracy, a także o czasie ich nieobecności i jej przyczynach. Na podstawie tego dokumentu przeprowadzana jest kontrola i naliczanie wynagrodzeń pracowników.

Obecne przepisy dopuszczają zarówno ręczne, jak i automatyczne prowadzenie kart czasu pracy, w oparciu o stosowane w przedsiębiorstwie metody ewidencji czasu pracy.

Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy

Podstawową zasadą ewidencji czasu pracy w przedsiębiorstwie jest obowiązek prowadzenia kart czasu pracy w formie papierowej. Nawet jeśli firma korzysta z automatycznej metody wypełniania go w formie elektronicznej, należy go następnie wydrukować i podpisać przez upoważnioną osobę. Dokument ten sporządzony jest na standardowych formularzach.

Pierwszego dnia każdego miesiąca rozliczeniowego otwierana jest nowa karta raportu, w której osoba odpowiedzialna dokonuje niezbędnych oznaczeń. Na koniec okresu sprawozdawczego, po dokonaniu wszystkich zapisów, dokument ten przekazywany jest do działu księgowości w celu wyliczenia płatności. Każdemu pracownikowi przedsiębiorstwa przypisany jest osobisty numer personelu, na podstawie którego dokonywane są niezbędne obliczenia.

Procedura księgowa

Procedura prowadzenia ewidencji czasu pracy w przedsiębiorstwie prowadzona jest zgodnie z zasadami określonymi w normach obowiązującego ustawodawstwa. Odmowa jego wdrożenia jest niedopuszczalna, gdyż stanowi rażące naruszenie praw pracowniczych.

Czas pracy ewidencjonowany jest na podstawie ustalonego rozkładu czasu pracy i harmonogramu. W przypadku konieczności wprowadzenia nieregularnego rozkładu pracy dla kilku kategorii pracowników decyzja taka musi zostać podjęta w formie pisemnej, a wykaz stanowisk objętych takim rozkładem pracy musi zostać uzgodniony ze związkiem zawodowym. Odpowiednie zapisy muszą znaleźć się w lokalnych dokumentach przedsiębiorstwa, a także w umowach o pracę pracowników, których dotyczy innowacja.

Do ewidencji czasu pracy według nieregularnego rozkładu zajęć można także wykorzystać specjalny dziennik, w którym zapisuje się liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez konkretnego pracownika.

Sekretarz małej organizacji ma wiele obowiązków: praca czysto sekretarska - odbieranie telefonów, planowanie spotkań, rejestracja dokumentów; oraz funkcje kierownika ds. zaopatrzenia - zakup artykułów papierniczych; a zadaniem specjalisty ds. personalnych jest proces zatrudniania i zwalniania. Oprócz zarządzania dokumentacją kadrową zadaniem sekretarza jest śledzenie czasu pracy w organizacji. Dowiemy się, jak skonfigurować śledzenie czasu pracy, dowiemy się, jakie zlecenia należy w tym celu wydać, a także porozmawiamy o niuansach wypełniania arkusza czasu pracy - formularz nr T-13.

DLACZEGO TRZEBA PROWADZIĆ RACHUNKI CZASU PRACY?

Czas pracy - Ten:

1) czas, w którym pracownik, zgodnie z wewnętrznymi przepisami pracy i warunkami umowy o pracę, ma obowiązek wykonywać obowiązki pracownicze;

2) inne okresy, które zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, ustawami federalnymi i innymi przepisami Federacji Rosyjskiej dotyczą czasu pracy.

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika (część pierwsza, czwarta, art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Konwencje MOP definiują pracownika jako czas, w którym pracownik jest do dyspozycji pracodawcy.

Dlaczego organizacja potrzebuje śledzenia czasu? Czy nie wystarczy po prostu wypłacać pracownikom pensje bez żadnych kart czasu pracy? Szczególnie w małej organizacji? Jeść 5 głównych powodów.

1. Obowiązek prowadzenia ewidencji przewiduje prawo pracy (część czwarta art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Podczas kontroli inspektor na pewno poprosi o karty czasu pracy, a jeśli nie będą one dostępne, organizacji grozi kara w wysokości do 50 tysięcy rubli na podstawie części 1 art. 5.27 Kodeks wykroczeń administracyjnych.

2. Arkusze czasu pracy są podstawowym dokumentem księgowym, inspektor podatkowy będzie ich żądał także w celu uzasadnienia wpłat oraz podczas kontroli podatkowych. Niezastosowanie się do tego może skutkować powstaniem obowiązku podatkowego.

3. Dobrze, aby wszyscy pracownicy codziennie przychodzili do pracy regularnie i pracowali 8 godzin. A jeśli nie? Pracownik może się spóźnić, wziąć urlop, zachorować, wyjechać na urlop, wyjechać w podróż służbową, opuścić pracę, a jego wynagrodzenie będzie odbiegać od wynagrodzenia lub może nie zostać wypłacone w ogóle. Księgowość może uwzględnić wszystkie te niuanse i obliczyć kwotę płatności tylko wtedy, gdy je zgłosisz. Formą tej wiadomości jest arkusz czasu pracy.

4. Karta raportu pomoże także w utrzymaniu dyscypliny w organizacji. Przecież jeśli pracownicy wiedzą, że ich nieobecność jest odnotowywana i mogą zostać zwolnieni za absencję lub powtarzające się spóźnienia, jest to bardzo zdyscyplinowane. Niestawienie się do pracy może skutkować pozbawieniem premii.

5. Śledzenie czasu pomaga w obliczeniach ekonomicznych. Na przykład przy obliczaniu kosztów wiele organizacji bierze pod uwagę liczbę godzin pracy spędzonych na określonej pracy, aby wystawić klientom rachunki i uwzględnić koszty pracy w szacunkach. Na podstawie tych obliczeń często racjonuje się siłę roboczą i oblicza liczbę pracowników.

Dlatego wszystkie organizacje monitorują godziny pracy, aby uniknąć kar finansowych, zdyscyplinować pracowników lub uwzględnić koszty.

W praktyce istnieją trzy podejścia do ewidencji czasu pracy:

1. Niektóre organizacje wymagają od pracowników przychodzenia do pracy dokładnie na godzinę określoną w wewnętrznych przepisach pracy (ILR) i wychodzenia nie minutę wcześniej, a za spóźnienie nawet do 5 minut pociągane są do odpowiedzialności.

2. Inne organizacje monitorują, czy pracownik przepracował wymagane 8 godzin i nie jest przy tym tak istotne, czy przybył 15 minut wcześniej, czy 15 minut później. Najważniejsze, że robi to, czego się od niego wymaga i ogólnie nie narusza dyscypliny pracy.

3. Ogólnie rzecz biorąc, w organizacjach trzecich systemy kontroli dostępu i zarządzania (ACS) lub rejestry czasu pracy istnieją jedynie formalnie. Najważniejsze dla organizacji jest to, że pracownicy wykonują przydzielone im zadania.

Każda organizacja wybiera własne podejście do ewidencji czasu pracy w zależności od specyfiki swojej działalności. Ważne jest np., aby kasjer czy sprzedawca zjawił się w pracy punktualnie, bo bez nich sklep nie mógłby funkcjonować. A od kreatywnych pracowników – projektantów, programistów, konsultantów – pracodawcy często wymagają jedynie, aby wykonali zadanie w terminie.

Załóżmy, że Twój przełożony poinstruował Cię, abyś prowadził rejestr czasu pracy w celu przestrzegania prawa i zapewnienia, że ​​pracownicy ogólnie nie naruszają dyscypliny. Spójrzmy, jak to zrobić bez błędów.

JAK USTANOWIĆ ROZLICZANIE CZASU PRACY: INSTRUKCJE KROK PO KROKU

Krok 1. Przypisz osobę odpowiedzialną za pomiar czasu

Zgodnie z dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form szkół podstawowych dokumentacja księgowa w celu rozliczania pracy i jej zapłaty” (zwanej dalej Uchwałą Państwowej Komisji Statystycznej nr 1), kartę czasu pracy prowadzi osoba upoważniona. Aby wyznaczyć osobę upoważnioną, należy wydać polecenie. Specjalny kształt Nie ma takiego zamówienia, dlatego oferujemy przykładowe zamówienie jak w przykładzie 1.

Krok 2. Ustal formularz rejestrowania godzin pracy

Ujednolicone formularze do zarządzania dokumentacją kadrową, m.in. do ewidencji czasu pracy, zatwierdzony Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego nr 1.

Zgodnie z ust. 2 tej uchwały ich stosowanie było obowiązkowe.

1 stycznia 2013 r. Weszła w życie ustawa federalna nr 402-FZ z dnia 6 grudnia 2011 r. „O rachunkowości” (zwana dalej ustawą federalną nr 402-FZ). Nie zawiera wymagań dotyczących konieczności sporządzania podstawowych dokumentów księgowych według ujednoliconych formularzy. Teraz, zgodnie z częścią 4 art. 9 Prawo federalne Nr 402-FZ, formy podstawowych dokumentów księgowych stosowanych przez organizację (z wyjątkiem organizacji sektora publicznego) musi określić kierownik organizacji. Ma zatem prawo posługiwać się własnymi formami dokumentów.

Yu.Yu. Zhizherina, niezależny konsultant ds. prawa pracy

Materiał publikowany jest częściowo. Całość można przeczytać w czasopiśmie

Sprawiedliwy system wynagrodzeń opiera się na dokładnym ewidencjonowaniu czasu pracy. Ważne jest nie tylko policzenie, ile godzin poświęcił pracownik działalność zawodowa, ale także zapisane w dokumentach. Dokumentowanie rozliczanie czasu pracy stanowi podstawę naliczania wynagrodzeń, a w przypadku sporów to prawidłowe wykonanie dokumentów pomoże firmie obronić swoje stanowisko przed inspekcją pracy lub przed sądem.

Wymagania dotyczące dokumentów, na przykład arkuszy czasu pracy i metod wypełniania, są zapisane w przepisach. W praktyce papierowe formularze dokumentów prawie nigdy nie są wypełniane, a obieg dokumentów kadrowych odbywa się w specjalnych programach.

Ramy prawne

Różne aspekty organizacji dokumentacji godzin pracy określają normy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Zgodnie z prawem obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników. Kodeks przewiduje dwie formy rachunkowości:

• normalnie, codziennie lub co tydzień, gdy czas pracy w tygodniu nie powinien przekraczać 40 godzin, a dla niektórych kategorii pracowników można ustalić skrócony reżim, np. Dla nastolatków - 24 godziny na tydzień, w przedsiębiorstwach o niebezpiecznych warunkach pracy - 26 godzin;
• streszczony gdy podstawą rozliczenia czasu jest miesięczny limit czasu pracy; używany do pracy zmianowej.

Formy i tryb wypełniania dokumentów, a także kwestie prywatne regulują rozporządzenia Ministra Pracy i ochrona socjalna. Monitoruje przestrzeganie ustalonej procedury Służba federalna o pracy i zatrudnieniu. W przypadku rażącego naruszenia wymogów dotyczących dokumentowania przepracowanego czasu pracy funkcję nadzorczą pełni prokuratura, która ma prawo wydać pracodawcy polecenie. Kwestie, które nie znajdują odzwierciedlenia w dokumentach regulacyjnych, można rozwiązać w sądzie.

Organizacja pracy i płac

Płace służą jako główny sposób motywowania pracowników, zachęta do wydajniejszej i wydajniejszej pracy. Podstawą wielu systemów motywacyjnych jest mechanizm podwyższonego wynagrodzenia za przepracowane godziny nadliczbowe.

Z prawnego punktu widzenia wynagrodzenie to zbiór wynagrodzeń, które pracownik otrzymuje z tytułu pełnienia funkcji służbowych. Zgodnie z prawem wynagrodzenie musi być wypłacane w gotówce. W tym celu firma musi utworzyć fundusz wynagrodzeń. Jest to całkowita kwota rozdzielana między pracowników w zależności od ilościowych wskaźników pracy. Płatność w naturze, przyjęta w okresie restrukturyzacji gospodarczej, jest dziś praktycznie wyłączona ze stosunków pracy.

Nie można obliczać wynagrodzeń bez uwzględnienia personelu. Prawo pracy przewiduje cały system dokumentów kadrowych. Ewidencja kadr rozpoczyna się od podpisania umowy i wydania zlecenia o pracę. Umowa uwzględnia tak istotne parametry, jak pilność lub czas nieokreślony umowy, prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy, godziny pracy (standaryzowane lub nieregularne) oraz długość urlopu. Na podstawie umowy (umowy o pracę) kierownik organizacji lub odrębny podział wydaje rozkaz. W zleceniu określa się stanowisko, godziny pracy (pełne lub skrócone godziny pracy) i inne istotne parametry.

Po oficjalnej rejestracji i podpisaniu umowy dla pracownika tworzona jest imienna karta, na której wskazany jest numer personalny pracownika. W przyszłości numer personalny będzie umieszczany we wszystkich dokumentach związanych z pracownikiem.

Układ zegarowy jest jednym z głównych mechanizmów rejestrowania czasu pracy. Przepracowany czas znajduje odzwierciedlenie w dokumencie zatwierdzonego formularza N T-12 „Tabela rozliczania wykorzystania czasu pracy i obliczania wynagrodzeń”.

Pomiar czasu pracy polega na uwzględnieniu wszystkich faktów związanych z przestrzeganiem i naruszeniem przepisów pracy, w tym spóźnień i opóźnień w miejscu pracy. W praktyce karta czasu pracy najczęściej wskazuje na biuletynie wyłącznie przepracowane dni i okresy. Wynika to z faktu, że system wynagradzania ustanowiony w Kodeksie pracy nie pozwala na uwzględnienie spóźnień jako podstawy do niezaliczenia lub obniżenia wynagrodzenia.

Pracodawcom zaleca się monitorowanie czasu pracy za pomocą systemu elektronicznych przepustek rejestrujących faktyczny czas przepracowania pracownika. Umożliwia to stosowanie systemu wynagrodzeń opartego na czasie. Jednak w praktyce wszelkich obliczeń dokonuje się przy założeniu w pełni przepracowanego dnia lub zmiany.

Kartę czasu pracy prowadzi upoważniony pracownik działu kadr lub księgowości. Dane do karty czasu pracy wprowadzane są na podstawie informacji z dokumentów, do których zaliczają się zwolnienia lekarskie, polecenia wyjazdów służbowych, udzielenie urlopu, pełnienie obowiązków państwowych i publicznych, np. pełnienie funkcji ławnika. Jeśli prowadzony jest arkusz czasu pracy forma elektroniczna, na koniec miesiąca należy go wydrukować i poświadczyć podpisem kierownika. Brak dokumentów w formie papierowej jest wystarczającą podstawą do zgłoszenia uwagi podczas weryfikacji.

Okresy, w których pracownik nie wykonuje obowiązków, również wymagają odpowiedniej dokumentacji. Przykładowo w czasie choroby konieczne jest wystawienie orzeczenia o niezdolności do pracy w przewidziany sposób. Jeśli przedsiębiorstwo, warsztat lub oddzielna linia są nieczynne, stosunek prawny zostaje sformalizowany przez bezczynne zamówienie, a płace są naliczane w mniejszej wysokości.

Prawne zastosowanie środków dyscyplinarnych wobec pracownika za absencję lub spóźnienie wymaga sporządzenia odrębnych dokumentów, w szczególności aktów komisji stwierdzającej nieobecność w miejscu pracy. Uwaga: ustawodawstwo rosyjskie nie przewiduje możliwości wykorzystania tych dokumentów jako podstawy do przeliczenia wynagrodzenia w dół, dopuszczalne jest jedynie zmniejszenie części premiowej.

Koncepcja czasu pracy

Czas pracy to okres definiowany jako odstęp pomiędzy punktem początkowym i końcowym ustalony w harmonogramie pracy. Pracownik jest obowiązany wykonywać czynności służbowe w godzinach pracy z przerwą na lunch. Przepisy prawa nie pozwalają na skrócenie wymiaru czasu pracy ustalonego umową i przepisami wewnętrznymi za okresy nieobecności pracownika w miejscu pracy, np. przerwy na papierosa, wizyty u lekarza, uczestnictwo w zebraniach kolektyw pracy. Pracodawca nie ma podstawy prawne, w celu uwzględnienia takich przerw w karcie czasu pracy i na tej podstawie obniżenia wynagrodzeń. Ustawodawstwo ustanawia stabilny 40-godzinny tydzień pracy, którego nie można dowolnie skracać. Dopuszczalne są wyjątki, jeżeli firma stosuje skróconą ewidencję godzin pracy lub w przypadku, gdy normalny czas pracy wzrasta (nie więcej niż 40 godzin tygodniowo) wraz z wypłatą pracownikowi wynagrodzenia pieniężnego, ustalonego odrębnym zarządzeniem kierownictwa. Tryb zmiany godzin pracy ustalają porozumienia branżowe i układy zbiorowe. Warunkiem obowiązkowym jest pisemna zgoda pracownika.

Sumaryczna ewidencja czasu pracy

Jeżeli pracownik systematycznie przepracowuje się lub nie można jednoznacznie rozłożyć rytmu pracy na tydzień pracy lub liczbę zmian, Kodeks pracy dopuszcza wprowadzenie systemu sumarycznego ewidencjonowania czasu pracy.

System ten stosowany jest na przykład w przypadku lekarzy, którzy ze względu na trudne lub niebezpieczne warunki pracy zmuszeni są pracować 36 godzin tygodniowo. Jeśli wymagane godziny będą przepracowane na dwie zmiany, nie będzie możliwości przyciągnięcia pracowników do pracy w przyszłości. Aby rozliczyć nadgodziny, konieczne jest ustalenie określonego okresu, w którym rzeczywisty czas spędzony na służbie jest odnotowywany w karcie zgłoszenia pracownika. Zazwyczaj jako okres obliczeniowy przyjmuje się miesiąc. Standardowym okresem rozliczeniowym jest tydzień, w którym można przepracować maksymalnie 40 godzin. Dla profesjonalistów pracujących w trudnych warunkach zwiększona złożoność I trudne warunki pracy, ustala się skrócony tydzień pracy.

Stosowanie sumowania czasu pracy pozwala na ustalenie „preferencyjnych” zasad rozliczania poszczególnych pracowników. Wskazane jest uzgodnienie okresu rozliczeniowego z pracownikami. Jeżeli istnieje praktyka zawierania układów zbiorowych, wówczas w umowie należy wskazać wybrany okres rozliczeniowy, biorąc pod uwagę opinię organu przedstawicielskiego kolektywu pracy. Wprowadzenie rachunkowości zbiorczej jest rzadko praktykowane, gdyż niewiele przedsiębiorstw działa w rytmie wymagającym regularnych nadgodzin poza ustalonym czasem zmianowym.

Istnieje kilka zasad, które określają możliwość stosowania mechanizmu rachunkowości sumarycznej w firmach i organizacjach, które w celu przestrzegania prawa uznały to za konieczne:

• Można wprowadzić sumaryczną ewidencję czasu pracy zarówno zespołu, jak i poszczególnych pracowników, pod warunkiem wykazania zasadności wprowadzenia.
• Dopuszczalne jest wprowadzenie sumarycznej ewidencji czasu pracy tylko wtedy, gdy rozkład czasu pracy pracowników nie przewiduje stałego przestrzegania tygodniowego wymiaru czasu pracy.
• Warunek stosowania rachunkowości podsumowanej musi zostać odzwierciedlony w umowa o pracę lub dodatkowa umowa.
• Pracownicy muszą po podpisaniu zapoznać się z poleceniami kierownictwa firmy dotyczącymi stosowania skróconej ewidencji czasu pracy.
• W czasie zmiany lub tygodniowego okresu ewidencjonowania czasu pracy łączny wymiar nadgodzin nie powinien przekraczać 4 godzin; roczny wymiar pracy w godzinach nadliczbowych nie powinien przekraczać 120 godzin łącznego czasu pracy przekraczającego wymiar wymagany przepisami Kodeksu pracy.

Wprowadzenie sumarycznego rozliczania wykorzystania czasu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek płacenia za nadgodziny. Odmowa płacenia za nadgodziny jest sprzeczna z obowiązującym prawem. Ponadto ważne jest uzyskanie zgody pracownika i dokumentowanie każdej godziny nadliczbowej. W przeciwnym wypadku zarejestrowanie pracy w godzinach nadliczbowych w inny sposób może zostać uznane za naruszenie art. 99 Kodeksu pracy.

Dokumentacja zbiorczego ewidencjonowania czasu pracy

Aby udokumentować faktycznie przepracowane godziny w trybie sumarycznego rozliczania wykorzystanego czasu pracy, należy skorzystać z harmonogramu rozliczeń, którego wzory dostępne są w programach księgowych i kadrowych. Tworząc harmonogram, pracownicy HR muszą wziąć pod uwagę dwie ważne okoliczności:

• Niezależnie od długości zmiany pracownikowi należy zapewnić przerwę na lunch, której czas trwania może wahać się od pół godziny do dwóch godzin;
• przekroczenie liczby godzin w okresie rozliczeniowym jest możliwe wyłącznie w przypadku zarejestrowania pracy w godzinach nadliczbowych jako pracy poza normalnymi godzinami pracy, pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody pracownika i wydania odpowiedniego polecenia pracodawcy.

Praca w godzinach nadliczbowych i wymagania dotyczące jej dokumentacji

Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy za pracę w godzinach nadliczbowych uważa się pracę poza normalnymi godzinami pracy. Pracę w godzinach nadliczbowych w łącznym rozliczeniu godzin pracy definiuje się jako pracę przekraczającą ustaloną liczbę godzin pracy w okresie rozliczeniowym.

Prawo dopuszcza pracę w godzinach nadliczbowych w kilku sytuacjach:

• jeżeli istnieje zagrożenie wyrządzenia szkody w mieniu, zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego;
• jeśli konieczne jest przywrócenie mechanizmów, których stan niepracujący doprowadzi do przestojów dużych grup pracowników;
• jeżeli konieczna jest kontynuacja pracy, jeżeli zastępca nie pojawi się w przypadkach, gdy nie można przerwać procesu pracy, a pracodawca musi podjąć natychmiastowe działania w celu zastąpienia pracownika.

Obowiązkowym wymogiem przy zatrudnianiu pracownika do pracy w godzinach nadliczbowych jest uzyskanie jego pisemnej zgody. Bez pisemnej zgody dozwolone jest angażowanie się Praca po godzinach jedynie po to, aby wyeliminować skutki katastrof.

Praca w godzinach nadliczbowych musi być odzwierciedlona w arkuszach czasu pracy. W systemie wynagradzania, w którym w części motywacyjnej uwzględniane są godziny przepracowane poza godzinami pracy, czas ten musi być ewidencjonowany w kartach czasu pracy.

Rejestracja przestojów

Przestoje, jako dość częste zjawisko w okresach kryzysowych, wymagają szczególnie starannej dokumentacji. Pozwala to uniknąć konfliktów związanych z odmową przez pracodawcę płacenia za przestój, który wypłacany jest w wysokości co najmniej 2/3 ustalonego wynagrodzenia lub stawka taryfowa. Problem w tym, że obecne prawo pracy nie zawiera obowiązkowych wymogów dotyczących rejestracji przestojów, co prowadzi do częstych błędów przy sporządzaniu dokumentów.

Lista przyczyn przestojów jest ściśle ograniczona i obejmuje remont warsztatu, instalację sprzętu, awarie i wiele innych. Jednak np. brak zamówień nie może być podstawą do ogłoszenia przestoju. W każdym przypadku przyczyny muszą być udokumentowane poleceniami kierownictwa firmy i innymi dokumentami potwierdzającymi zasadność przestoju. W dokumentach należy podać przyczyny i okres przestoju, a także stanowiska i nazwiska pracowników, wobec których ogłoszono przestój. Dopiero wtedy pracodawca ma prawo do wypłaty wynagrodzenia za przymusowy okres nieobecności w pracy według obniżonej stawki.

Rozwiązania programowe do śledzenia czasu

Czasami karty czasu pracy nie wystarczą. Na przykład kiedy działania projektowe Istotne jest to, ile konkretnego czasu pracownik poświęca na pracę nad konkretnymi projektami. Niektóre systemy motywacyjne opierają się na odrębnej księgowości. W takich sytuacjach przedsiębiorstwa instalują oprogramowanie z możliwością uwzględniania okresów według różnych parametrów i generowania niezbędnych raportów.

Moduły przeznaczone do prowadzenia kart czasu pracy są wbudowane w główne programy księgowe. Istnieją osobne rozwiązania w zakresie oprogramowania płatnego i shareware, w tym usługi w chmurze, które zyskują na popularności. Zaletą programu lub usługi będą preinstalowane standardowy zestaw dokumentacja wymagana do ewidencji czasu pracy.

Do liczenia godzin pracy odpowiednia jest dowolna z kilkudziesięciu prostych aplikacji rejestrujących czas spędzony na komputerze. Więcej osób jest w stanie określić czas spędzony nad konkretnymi projektami, aby osiągnąć konkretny rezultat. złożone systemy na przykład systemy CRM lub .

Śledzenie czasu pracy to elastyczny mechanizm motywowania pracownika, a zastosowanie nowoczesnego oprogramowania sprawia, że ​​narzędzie jest wygodniejsze i skuteczniejsze.