Rodzaje podstawowej dokumentacji księgowej. Wykaz podstawowych dokumentów księgowych i zasady ich wykonywania

podstawowy dokument księgowy

Dokumenty pierwotne stanowią podstawę wszelkiej księgowości. Działalności finansowej i gospodarczej organizacji towarzyszą liczne operacje. W tym celu wykorzystuje się element metody rachunkowości – dokumentację. Dokumentacja jest główną metodą monitorowania księgowego działalności gospodarczej organizacji, jej podstawową kontrolą. Dokument - Jest to pisemny dowód dokonanej transakcji biznesowej, nadający moc prawną danym księgowym. Dokumentacja stanowi podstawę do kolejnych zapisów księgowych i zapewnia dokładność, wiarygodność i bezsprzeczność wskaźników księgowych, a także możliwość ich kontroli.

Dokumenty muszą mieć moc prawną, tj. zawierać szereg obowiązkowych szczegółów (wskaźników):

• - Tytuł dokumentu;
• - data;
• - nazwa organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;
• - Treść operacji;
• - miary ilościowe i kosztowe;
• - nazwisko i stanowisko osób odpowiedzialnych za jego wykonanie oraz prawidłowość jego wykonania;
• - podpisy osobiste tych osób i ich odpisy;
• - pieczątki organizacyjne, pieczątki.

Dokumenty należy skompilować w taki sposób, aby można je było przechowywać przez długi czas (atrament, długopis, maszyna do pisania, drukarka). Podstawowe dokumenty należy sporządzić albo w momencie transakcji (gotówka, bank), albo bezpośrednio po jej zakończeniu. Ci, którzy skompilowali i podpisali dokument, są odpowiedzialni za jego terminowe i wysokiej jakości utworzenie, za dokładność danych i ich przekazanie w ustalonych ramach czasowych rejestracji w rejestrach księgowych.

Dokumenty obejmują:

• - pierwotne (faktury, faktury, zamówienia gotówkowe przychodzące i wychodzące, blachy ogrodzeniowe itp.);
• - rejestry księgowe (raporty kasjerskie, dzienniki zamówień, księga główna, raporty towarowe itp.);
• - raportowanie (bilans i załączniki do niego).

Wszelkie zapisy księgowe prowadzone są w oparciu o dokumenty pierwotne, następnie informacje z nich przekazywane są do rejestrów księgowych, gdzie podlegają systematyzacji, czyli ewidencjonowaniu na rachunkach księgowych. Na koniec okresu sprawozdawczego sprawozdawczość przedsiębiorstwa jest wypełniana zgodnie z księgami rachunkowymi.

Dokumentacja pierwotna powoduje przepływ informacji księgowych, zapewnia rachunkowość informacji niezbędnych do ciągłego i ciągłego odzwierciedlania działalności gospodarczej przedsiębiorstwa.

Ze względu na przeznaczenie wszystkie dokumenty podstawowe dzielą się na: dokumenty organizacyjno-administracyjne, dokumenty uzupełniające, dokumenty księgowe i dokumenty łączone.

• - organizacyjno-administracyjne (rozkazy, instrukcje, instrukcje, pełnomocnictwa) umożliwiają prowadzenie działalności, a informacje w nich zawarte nie mają odzwierciedlenia w księgach rachunkowych;
• - dokumenty uzasadniające (faktury, reklamacje, polecenia odbioru itp.) odzwierciedlają fakt transakcji, informacje w nich zawarte są rejestrowane w księgach rachunkowych. Istnieje wiele dokumentów, które łączą w sobie charakter zezwalający i odciążający (rozkazy kasowe, odcinki wypłat wynagrodzeń), dane w nich zawarte są wprowadzane do rejestrów księgowych;
• - dokumenty księgowe sporządzane są w dziale księgowości na podstawie dokumentów administracyjnych lub uzupełniających w celu podsumowania zapisów księgowych, takimi dokumentami są świadectwa księgowe, obliczenia kosztów ogólnych, tabele rozwojowe.
• - dokumenty łączone pełnią jednocześnie funkcje dokumentów administracyjnych i uzasadniających oraz księgowych. Przykładowo faktura za wydanie środków trwałych zawiera polecenie wydania materiałów z magazynu do warsztatu, a także rejestrację ich faktycznego wydania itp.

Ze względu na sposób ewidencji transakcji dokumenty dzielimy na jednorazowe i kumulacyjne.

Dokumenty jednorazowe są wykorzystywane tylko raz i odzwierciedlają pojedynczą transakcję lub kilka jednocześnie przeprowadzanych transakcji. Po rejestracji jednorazowy dokument trafia do działu księgowości i służy jako podstawa do refleksji w księgowości. Na przykład przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, wyciągi z listy płac itp.

Dokumenty zbiorcze są zestawiane w określonym okresie (tydzień, dekada, miesiąc), aby odzwierciedlić jednorodne transakcje powtarzalne, które są w nich rejestrowane w momencie ich wystąpienia. Na koniec okresu obliczane są sumy wskaźników stosowanych w rachunkach. Dokumenty akumulacyjne obejmują karty ograniczające, zamówienia dwutygodniowe lub miesięczne itp.

W zależności od miejsca ich sporządzenia, dokumenty mogą mieć charakter wewnętrzny lub zewnętrzny.

Domowy dokumenty są opracowywane w przedsiębiorstwie w celu odzwierciedlenia operacji wewnętrznych. Na przykład wpływy gotówkowe i nakazy wydatków, faktury, akty, wyciągi z listy płac itp.

Zewnętrzny dokumenty są wypełniane poza granicami danego przedsiębiorstwa i docierają w sformalizowanej formie. Na przykład faktury, wyciągi bankowe, listy przewozowe itp.

Według kolejności sporządzania dokumentów wyróżnia się dokumenty podstawowe i podsumowujące.

Podstawowy Dokumenty sporządzane są dla każdej pojedynczej transakcji w momencie jej zakończenia. Na przykład polecenie otrzymania gotówki, polecenie zapłaty, akty dotyczące umorzenia środków trwałych itp.

Streszczenie dokumenty sporządzane są na podstawie wcześniej sporządzonych dokumentów pierwotnych. Ich zastosowanie ułatwia kontrolę jednorodnych operacji. Mogą mieć charakter wykonawczy, księgowy lub łączony. Na przykład raporty zaliczkowe i kasowe, wyciągi grupujące i zbiorcze. W szczególności raport zaliczkowy, będący raportem łączonym, pełni funkcje dokumentu uzupełniającego i księgowego. Zawiera pełny opis rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi: saldo lub nadwyżkę poprzedniej zaliczki, wysokość tej zaliczki, kwotę wydatkowaną, saldo i datę jego zapisania do kasy lub nadwyżki oraz datę jej zwrotu przez przedsiębiorstwo. Ponadto wyciąg zaliczkowy zawiera opis wydatków produkcyjnych na rachunkach po weryfikacji i zatwierdzeniu raportu. Na odwrocie raportu znajduje się wykaz poszczególnych wydatków oraz dokumenty je potwierdzające.

Ze względu na kolejność wypełniania dokumenty można podzielić na sporządzane ręcznie i przy użyciu technologii komputerowej.

Dokumenty sporządzone ręcznie, wypełniane ręcznie lub na maszynie do pisania.

Dokumenty wykonane przy użyciu technologia komputerowa, automatycznie rejestruje informację o operacjach produkcyjnych w momencie ich zakończenia.

Akceptacja, weryfikacja i przetwarzanie księgowe dokumentów. Dokumenty otrzymane przez dział księgowości są przetwarzane w celu przygotowania ich do wpisów do ksiąg rachunkowych. Głównym etapem przetwarzania księgowego dokumentów w organizacji jest weryfikacja otrzymanych dokumentów pod względem merytorycznym, formalnym i arytmetycznym.

Sprawdzając dokumenty pod względem merytorycznym, konieczne jest ustalenie legalności, poprawności i celowości dokonanej transakcji biznesowej. Zgodnie z obowiązującą procedurą księgową podstawowe dokumenty dotyczące transakcji biznesowych, które są sprzeczne z prawem oraz ustaloną procedurą przyjmowania, przechowywania i wydawania środków, zapasów i innych wartościowych przedmiotów, nie powinny być przyjmowane do egzekucji. Jeżeli dział księgowości otrzyma takie podstawowe dokumenty, główny księgowy musi powiadomić kierownika organizacji o niezgodności z prawem określonej transakcji biznesowej.

Kontrola wstępna przeprowadzana jest przez dział księgowości podczas przygotowywania dokumentów. Jest to o tyle istotne, że większość dokumentów sporządzają osoby odpowiedzialne finansowo, a nie księgowi.

Sprawdzenie formularza pozwala upewnić się, że do realizacji konkretnej transakcji biznesowej wykorzystano formularz odpowiedniego formularza, wszystkie cyfry są wpisane czytelnie, treść transakcji i wszystkie szczegóły zostały odzwierciedlone.

Następnie księgowy przeprowadza kontrolę arytmetyczną, która sprowadza się do sprawdzenia poprawności obliczeń i obliczeń arytmetycznych oraz opodatkowania dokumentów. Opodatkowanie odbywa się poprzez pomnożenie ilości przez cenę. Kontrola arytmetyczna pozwala kontrolować obliczenia arytmetyczne sum, poprawność odzwierciedlenia wskaźników ilościowych i kosztowych.

Po weryfikacji księgowy przetwarza dokumenty. Cesja rachunków dokumentów polega na ustaleniu rachunków, na które powinny być rejestrowane transakcje gospodarcze zapisane w dokumentach, jako obciążenia i uznania.

Głównymi kierunkami doskonalenia dokumentacji są ujednolicenie i standaryzacja .

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli zostały sporządzone zgodnie z formularzem zawartym w albumie jednolitych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej.

Ujednolicenie form podstawowej dokumentacji księgowej ma ogromne znaczenie dla poprawy rachunkowości, ponieważ ustanawia i konsoliduje jednolite wymagania dotyczące dokumentowania działalności gospodarczej organizacji, systematyzuje rachunkowość, wyklucza z obiegu przestarzałe i arbitralne formularze oraz promuje racjonalną organizację rachunkowości.

Ujednolicone dokumenty- są to standardowe dokumenty zatwierdzone w określony sposób i przeznaczone do rejestracji jednorodnych transakcji w organizacjach o różnych formach własności i różnych cechach branżowych.

Standaryzacja - ustalenie identycznych, standardowych rozmiarów dokumentów standardowych, co zmniejsza zużycie papieru do produkcji dokumentów, upraszcza ich przetwarzanie i przechowywanie.

Ten materiał da Ci wyobrażenie o:
użytkownicy informacji księgowych;
funkcje przedsiębiorstwa w organizacji rachunkowości;
podstawowe dokumenty księgowe, ich rodzaje i obowiązkowe dane;
obieg dokumentów;
rejestry księgowe i ich rodzaje;
konta księgowe i ich struktura;
uproszczony roboczy plan kont dla małego przedsiębiorstwa;
różne formy organizacji rachunkowości.

1. Dokumenty w księgowości

Zgodnie z art. 9 ustawy „O rachunkowości” wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi. Dokumenty te pełnią rolę podstawowych dokumentów księgowych, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rozliczeń, jeżeli są sporządzone zgodnie z formą zawartą w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, a dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, muszą zawierać następujące obowiązkowe dane:

• Tytuł dokumentu;
• data sporządzenia dokumentu;
• nazwa organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;
• treść transakcji biznesowej;
• mierzenie transakcji biznesowych w kategoriach fizycznych i pieniężnych;
• nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji biznesowej i prawidłowość jej wykonania;
• osobiste podpisy tych osób.

Podstawowym dokumentem jest pisemny dowód transakcji biznesowej (zapłata za towar, wydanie gotówki na konto itp.).

W toku swojej działalności przedsiębiorstwo może korzystać z samodzielnie opracowanych form dokumentów pierwotnych, biorąc pod uwagę ustalone wymagania dotyczące dokumentów pierwotnych. Formy takich dokumentów zatwierdza rozporządzenie w sprawie polityki rachunkowości przedsiębiorstwa.

Wszystkie dokumenty podstawowe można podzielić na następujące grupy:

1. organizacyjno-administracyjne;
2. oczyszczający;
3. Dokumenty księgowe.

Dokumenty organizacyjno-administracyjne– są to zlecenia, instrukcje, instrukcje, pełnomocnictwa itp. Dokumenty te umożliwiają dokonywanie określonych transakcji gospodarczych.

Dokumentów potwierdzających- obejmuje to faktury, wymagania, zamówienia odbioru, świadectwa odbioru itp. Dokumenty te odzwierciedlają fakt dokonania transakcji gospodarczej, a informacje w nich zawarte są wprowadzane do ksiąg rachunkowych.

Niektóre dokumenty są zarówno zezwalające, jak i odciążające. Należą do nich na przykład polecenie gotówkowe, lista płac itp.

Dokumenty księgowe wypełnia księgowy. Wśród nich znajdują się różne raporty i certyfikaty. Informacje w nich zawarte podlegają także wpisowi do ksiąg rachunkowych.

Rejestry księgowe- Są to specjalnie przystosowane arkusze do ewidencji i grupowania danych księgowych. Z wyglądu rejestry księgowe to:

• księgi (kasa fiskalna, główna);
• karty (księgowość środków trwałych, księgowość materiałów);
• czasopisma (luźne lub w linie).

Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji rejestry dzielą się na:

• chronologiczny (dziennik rejestracji);
• systematyczne (księga główna kont);
• łącznie (zamówienia dziennika).

W zależności od stopnia szczegółowości informacji zawartych w księgach rachunkowych są to:

• syntetyczny (księga główna kont);
• analityczne (karty);
• połączone (zamówienia arkuszy).

Podstawowe dokumenty otrzymane przez dział księgowości (księgowego) należy sprawdzić:

• według formy (kompletność i poprawność dokumentu, uzupełnienie danych);
• arytmetycznie (liczenie kwot);
• według treści (połączenie poszczególnych wskaźników, brak wewnętrznych sprzeczności).

W celu prawidłowego prowadzenia rachunkowości podstawowej jest ona opracowywana i zatwierdzana harmonogram obiegu dokumentów, który określa kolejność i termin przepływu dokumentów pierwotnych w przedsiębiorstwie oraz ich wpływu do działu księgowości. Harmonogram przemieszczania podstawowych dokumentów księgowych może mieć następującą postać:

Wpisy w dokumentach pierwotnych muszą być dokonywane w sposób zapewniający bezpieczeństwo tych wpisów przez okres przewidziany na ich przechowywanie w archiwum.

Po akceptacji informacje z dokumentu pierwotnego są przenoszone do rejestrów księgowych, a na samym dokumencie dokonywany jest znak, aby wykluczyć możliwość jego podwójnego użycia (na przykład wskazana jest data wpisu do rejestru księgowego).

Podstawowe i skonsolidowane dokumenty księgowe można sporządzać na nośnikach papierowych i komputerowych. W tym drugim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzenia na własny koszt kopii takich dokumentów w formie papierowej dla innych uczestników transakcji biznesowych, a także na żądanie organów sprawujących kontrolę zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej , sąd i prokuratura.

Organizacje są obowiązane przechowywać podstawowe dokumenty księgowe, rejestry księgowe i sprawozdania finansowe przez okresy ustalone zgodnie z zasadami organizacji państwowych spraw archiwalnych, nie krótsze jednak niż pięć lat.

Dokumenty przeznaczone do przekazania do archiwum wybierane są w porządku chronologicznym, kompletowane, oprawiane i segregowane w teczkach. Złożenie dokumentów do archiwum następuje wraz z zaświadczeniem.

Rachunek to sposób grupowania i odzwierciedlania zmian w funduszach (majątku), ich źródłach i zobowiązaniach przedsiębiorstwa.

Transakcje na rachunkach są odzwierciedlane w miarze pieniężnym, to znaczy ocenia się cały majątek, jego źródła i zobowiązania (długi) przedsiębiorstwa, a jego wartość jest rejestrowana na rachunkach.

Fundusze spółki mogą się zwiększać lub zmniejszać. Aby osobno uwzględnić wzrosty i spadki środków, konto jest podzielone na dwie części. Lewa strona konta nazywa się obciążyć, a prawa strona konta nazywa się pożyczka.

Graficznie rachunek prezentowany jest zazwyczaj w formie tabeli składającej się z dwóch kolumn:

W zależności od tego, co znajduje odzwierciedlenie w rachunkach, mogą to być:

1. aktywny;
2. bierny;
3. aktywny pasywny.

NA aktywne konta odzwierciedlane jest księgowanie funduszy przedsiębiorstwa i ich ruch (na przykład środki trwałe, zapasy, produkty gotowe, gotówka, rozliczenia itp.).

Aktywne konto zwiększa się o debet, czyli transakcje, które je zwiększają, są odzwierciedlone po lewej stronie (debet) konta.

Saldo rachunku aktywnego – saldo na koniec i na początek okresu – jest również rejestrowane jako debet.

Aktywna struktura konta:

NA konta pasywne odzwierciedlają się źródła funduszy przedsiębiorstwa (na przykład kapitał zakładowy lub kapitał docelowy, zysk) i zobowiązania przedsiębiorstwa (na przykład pożyczka bankowa, niezapłacone wynagrodzenia itp.).

Konto pasywne zwiększa się wraz z kredytem, ​​to znaczy transakcje, które je zwiększają, są odzwierciedlane po prawej stronie (kredyt) konta.

Saldo rachunku pasywnego – saldo na koniec i na początek okresu – jest również rejestrowane jako kredyt.

Struktura konta pasywnego:

NA konta aktywne-pasywne saldo może być kredytem lub debetem.

Plan kont zatwierdzany jest przez Ministerstwo Finansów.

3. Formy księgowe

Formularze księgowe różnią się liczbą stosowanych rejestrów, ich przeznaczeniem, wyglądem i zawartością.

Istnieją trzy główne formy rachunkowości:

• nakaz pamiątkowy;
• zamówienie dziennika.

Najprostszą formą jest „”, ponieważ każda operacja na dokumencie pierwotnym (lub grupie podobnych operacji) jest rejestrowana w księdze „Dziennik-Główny”, która łączy dziennik rejestracyjny transakcji biznesowych (zapis chronologiczny) i konta syntetyczne (systematyczny nagrywać). Książka Main Journal wygląda następująco:

W księdze tej w pierwszej kolejności rejestrowane są salda rachunków na początek okresu sprawozdawczego, następnie rejestrowane są wszystkie transakcje na dokumentach, po czym ustalany jest obrót za okres sprawozdawczy (sprawdzana jest poprawność zapisu: kwota obrotu za okres okres sprawozdawczy musi być równy sumie obrotów debetowych wszystkich rachunków i sumy obrotów kredytowych wszystkich rachunków) i identyfikowane są salda rachunków na koniec okresu sprawozdawczego. Na podstawie sald rachunków ustalane jest saldo końcowe.

Formularz ten stosowany jest w przedsiębiorstwach o małej liczbie pracowników i niewielkiej liczbie operacji. Księgę może prowadzić jeden księgowy.

Schemat księgowania „dziennik-główny” wygląda następująco:

Formularz zamówienia pamiątkowego opiera się na odrębnym prowadzeniu ewidencji chronologicznej i systematycznej. Rejestracja zapisów księgowych odbywa się za pomocą specjalnych dokumentów - zamówień pamiątkowych, które sporządzane są na podstawie dokumentów pierwotnych. Nakazy pamiątkowe rejestrowane są w specjalnym dzienniku (zapisie chronologicznym) i na ich podstawie, wpisy na konto księgowe(systematyczne nagrywanie).

Formularz kont księgi głównej składa się z zestawienia obciążeń i kredytów dla każdego odpowiedniego konta i wygląda następująco:

Księga główna w tej formie nazywana jest także listą kontrolną.

Na kontach księgi głównej uwzględniane są wyłącznie obroty bieżące za okres sprawozdawczy. Dlatego zgodnie z danymi rachunków księgi głównej sporządzany jest arkusz obrotów dla syntetycznych rachunków księgowych (jednocześnie sprawdzana jest kompletność i poprawność rejestracji transakcji biznesowych; suma obrotów w debetach i kredytach rachunki weryfikowane są z sumą w dzienniku rejestracyjnym). Określa także stany rachunków na koniec okresu sprawozdawczego, na który sporządzane jest nowe saldo.

W porównaniu do dziennika głównego formularz zlecenia pamiątkowego nie ogranicza liczby uwzględnianych transakcji, określa zmiany stanu środków na rachunkach, a także rozszerza możliwości podziału pracy pomiędzy księgowymi i automatyzację księgowości.

Schemat tego formularza księgowego jest następujący:

Jednak w tej formie rachunkowości te same wpisy powtarzają się wielokrotnie w różnych rejestrach księgowych, co zwiększa nakład pracy. Istnieje uproszczona wersja tego formularza dla małych firm - za pomocą sprawozdania księgowe: środki trwałe, naliczona amortyzacja (zużycie); zapasy i produkty gotowe; koszty produkcji; gotówka i fundusze; rozliczenia i inne transakcje; rozliczenia z dostawcami; wynagrodzenie.

Wyciąg jest kontem księgowym, który odzwierciedla saldo otwarcia, obrót za okres sprawozdawczy w formie debetu i kredytu na podstawie dokumentów w podziale na odpowiednie konta oraz saldo na koniec okresu sprawozdawczego. Przykładowo formularz wyciągu z kasy wygląda następująco:

Dane z zestawień sumuje się w arkuszu szachowym, na podstawie którego sporządzany jest arkusz obrotów. Na podstawie danych z arkusza obrotów sporządzany jest bilans.

Uproszczona forma rachunkowości jest następująca:

Na forma księgowości na zlecenie Na podstawie dokumentów pierwotnych sporządzane są zestawienia zbiorcze i tabele rozwoju. W takim przypadku jednorodne transakcje dotyczące konkretnego rachunku są rejestrowane w księgach w porządku chronologicznym według odpowiadających im rachunków. Na koniec miesiąca każde czasopismo oblicza całkowity obrót odpowiednich rachunków. Sumy te reprezentują zapisy księgowe (zamówienia notatek), które należy zapisać na kontach księgi głównej.

Arkusze zbiorcze nazywane są arkuszami zamówień. Arkusze zamówień budowane są w oparciu o kredyt, tj. ewidencja transakcji dokonywana jest w ramach uznania określonego rachunku w korespondencji z obciążeniem różnych rachunków.

Kolejność dziennika wygląda następująco:

Sumy obrotów za dany miesiąc z dzienników zamówień przekazywane są na konta księgi głównej, które mają postać:

Obrót kredytowy przekazywany jest na konto księgi głównej w jednej łącznej kwocie miesięcznie, gdyż jest zawarty w formie rozwiniętej w arkuszu zleceń. Obrót debetowy na rachunku księgi głównej uwzględniany jest w korespondencji z innymi rachunkami. Na koncie księgi głównej obroty debetowe są gromadzone w miarę księgowania danych z różnych arkuszy zamówień. Po zakończeniu księgowania obrotów z dzienników zamówień na konta księgi głównej obliczane są sumy obciążeń każdego rachunku, ustalane jest saldo na koniec miesiąca i sporządzany jest bilans.

Formę księgowania według dziennika można przedstawić w następującej formie:

Dokumentacja pierwotna stanowi podstawę do dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych. Formularze te mają na celu utrwalenie na papierze autentyczności transakcji gospodarczej, w wyniku której nastąpiła zmiana sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa. Rejestracja rejestracji podstawowej jest regulowana przez prawo. Każdy szablon musi spełniać wymogi ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.

Formy i rodzaje dokumentacji pierwotnej

Formy dokumentów podstawowych stosowane przez podmioty gospodarcze mogą być ujednolicone i opracowywane niezależnie przez strony transakcji. Lista standardowych formularzy wymaganych do stosowania w określonych sytuacjach jest zatwierdzona przez prawo. W takich próbkach organizacje nie mają prawa samodzielnie zmieniać struktury ani treści. Niejednolite dokumenty mogą być tworzone przez firmę z uwzględnieniem specyfiki jej działalności. Podlegają one zatwierdzeniu przez lokalne akty prawne spółki.

Klasyfikacja dokumentacji pierwotnej polega na podziale na formularze do użytku wewnętrznego i zewnętrznego. Dokumenty wewnętrzne opisują transakcje mające wpływ na działalność jednej instytucji – firmy, która sporządziła ten certyfikat. Zewnętrzne służą do rejestrowania transakcji i ich wyników pomiędzy dwoma lub większą liczbą uczestników.

Formularze wewnętrzne dzielą się zazwyczaj na następujące grupy:

1. Typ administracyjny - służy do wydawania instrukcji i instrukcji jednostkom strukturalnym i personelowi.
2. Szablon typu wykonawczego służy do wyświetlania transakcji zrealizowanych w bieżącym okresie.
3. Dokumenty do księgowości – ich celem jest usystematyzowanie całego zespołu zdarzeń i podsumowanie otrzymanych informacji dokumentacyjnych (uderzającym przykładem są rejestry księgowe).

Rejestry księgowe obejmują księgi i czasopisma, karty księgowe. Dokumentację tego typu można podzielić na podtypy, różniące się sposobem jej wypełniania i prowadzenia:

• chronologiczny – wszystkie operacje ukazane są w ścisłej zgodności z rzeczywistą chronologią wydarzeń;
• systematyczne (przykład - księga kasowa);
• łączny;
• analityczny;
• syntetyczne, polegające na rozbiciu kwot na uogólnione rachunki księgowe.

Podstawową dokumentacją może być umowa pomiędzy kontrahentami, faktura za zapłatę, dowód dostawy, akty odbioru i dostarczenia wykonanych zadań. Dokumenty podstawowe zawierają zestaw formularzy do rozliczeń z personelem. Do tej kategorii zaliczają się karty czasu pracy i odcinki wypłat.

NOTATKA! Kapitalizacja i zbycie aktywów przedsiębiorstwa jest sformalizowane za pomocą dokumentu podstawowego. Ta kategoria dokumentów charakteryzuje się obecnością standardowych formularzy. Wcześniej były one obowiązkowe dla wszystkich podmiotów gospodarczych. Teraz każda organizacja sama decyduje, czy skorzystać z rekomendowanych formularzy, czy opracować własne szablony.

Szczególną uwagę w praktyce księgowej poświęca się kasie podstawowej. Jest ujednolicone. Zmiana zestawu danych lub struktury szablonu może prowadzić do pozbawienia nawet podpisanej formy mocy prawnej. Do tej grupy zaliczają się wszelkiego rodzaju dokumenty potwierdzające otrzymanie pieniędzy w kasie i jej dysponowanie. Należą do nich księga kasowa, która podsumowuje cały kompleks transakcji gotówkowych.

Klasyfikacja przedsiębiorstw pierwotnych według etapów przedsiębiorczości

W zależności od tego, na jakim etapie znajduje się obecnie firma, stosuje się tę lub inną formę podstawowej dokumentacji księgowej. Zazwyczaj transakcje, z punktu widzenia dostarczenia dokumentów, można podzielić na trzy etapy.

1. Ustalenie warunków transakcji. Partnerzy negocjują, wypracowując konsensus, który będzie odpowiadał obu stronom. Pieniądze i towary nie przeszły jeszcze z rąk do rąk, usługi nie zostały jeszcze wykonane, praca nie została ukończona, ale wszystko jest gotowe do rozpoczęcia interakcji. Wynikiem tego etapu będą następujące typy pierwotne:
   • umowa (możliwe różne formy);
   • fakturę do zapłaty.
2. Wynagrodzenie za transakcję. Płatności można dokonać w różnych formach. Ten ważny punkt jest zapisany w głównym dokumencie potwierdzającym przelew pieniędzy:
   • jeżeli płatność nie została dokonana gotówką, zostanie potwierdzona wyciągiem z rachunku bankowego, paragonem z terminala płatniczego itp.;
   • jeśli pieniądze zostały przekazane „gotówką”, potwierdzeniem będzie pokwitowanie gotówkowe, ścisły formularz raportowy lub pokwitowanie zlecenia odbioru gotówki.
3. Transfer towarów, świadczenie usług, wykonanie pracy. Dokonała płatności, teraz czas, aby druga strona wywiązała się ze swoich zobowiązań. Z poniższych dokumentów pierwotnych wskaże, że uczyniła to w dobrej wierze, a pierwsza strona nie ma żadnych roszczeń:
   • faktura (jeśli towar został przeniesiony);
   • dowód sprzedaży (może być wystawiony razem z paragonem fiskalnym lub stanowić jeden dokument);
   • akt świadczenia usług (lub wykonanej pracy).

Dokumenty te należy przedstawić organom podatkowym, gdyż potwierdzają one wydatki poniesione przez pierwszą stronę, co bezpośrednio wpływa na podstawę opodatkowania.

Kontrola, przechowywanie i organizacja księgowości dokumentów pierwotnych

Księgowość dokumentacji podstawowej musi być zorganizowana tak, aby każdy formularz przechodził przez system rejestracyjny w przedsiębiorstwie. Jest to konieczne, aby zminimalizować ryzyko utraty zaświadczeń i innych formularzy. Urzędnik lub inna odpowiedzialna osoba prowadzi rejestry dokumentacji. Wszystkie przychodzące formularze są przetwarzane jako przychodzące. Formularze wychodzące to takie, które są tworzone wewnętrznie przez przedsiębiorstwo (niezależnie od tego, czy zostaną wydane osobom trzecim, czy pozostaną w przedsiębiorstwie).

Dokumentacja przychodząca musi przejść kilka etapów księgowości i rejestracji:

1. Przyjęcie.
2. Wstępne przetwarzanie.
3. Podział według rodzajów formularzy i ich przeznaczenia.
4. Rejestracja w dziennikach księgowych za pomocą stempla na dokumencie i przypisaniu numeru przychodzącego do daty akceptacji.
5. Podpisanie przez kierownictwo spółki (dyrektor przeglądając przychodzącą korespondencję podejmuje uchwały).
6. Wykonanie dokumentu.

Aby zorganizować efektywny system obiegu dokumentów i zapewnić kontrolę nad bezpieczeństwem formularzy, konieczne jest opracowanie i zatwierdzenie harmonogramu obiegu dokumentów wraz z listą spraw. Harmonogram musi ujawniać etapy realizacji, rejestrację dokumentów, procedurę przekazywania ich do przechowywania, wskazując ramy czasowe oraz listę pracowników odpowiedzialnych za każdy etap.

Wypełnioną i spisaną dokumentację pierwotną należy przechowywać przez co najmniej 5 lat. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558 podaje klasyfikację formularzy ze względu na termin ich przekazania do archiwum:

• dokumentacja administracyjna musi pozostać dostępna przez 75 lat (jeżeli zarządzenia i instrukcje mają wpływ na główną działalność spółki) lub 5 lat, pod warunkiem, że forma odzwierciedla rozwiązanie kwestii administracyjnych;
• formularze towarzyszące transakcjom handlowym należy przechowywać przez 3-5 lat.

NA PRZYKŁAD! Ustawa nr 402-FZ w art. 29 okres przydatności do spożycia jest ograniczony do 5 lat. Przepisy podatkowe wymagają, aby dokumentacja księgowa była przechowywana w sposób bezpieczny i dostępny przez co najmniej 4 lata.

Specjalne warunki i okresy przechowywania przewidziane są dla następujących formularzy:

1. Dokumenty służące do ewidencji środków trwałych podlegających amortyzacji nie mogą być archiwizowane przez okres 4 lat od dnia dokonania odpisu tego majątku.
2. Jeżeli dokumentacja pierwotna została sporządzona w okresie, w którym powstała strata, a która służy obniżeniu kwoty podatku dochodowego, należy ją przechowywać do czasu ustania wpływu tej straty na podstawę opodatkowania.
3. Podstawowy dokument charakteryzujący transakcje dotyczące powstania należności należy przechowywać przez okres 4 lat od chwili uznania niespłaconego zadłużenia za nieściągalne (o ile taki fakt nastąpi).

W przypadku formularzy elektronicznych okresy przechowywania są takie same jak w przypadku dokumentów papierowych. Procedura umorzenia majątku pierwotnego musi zostać przeprowadzona przy udziale specjalnie utworzonej prowizji.

Zatwierdzanie podstawowych formularzy dokumentacji

Niejednolita dokumentacja pierwotna może być opracowywana przez podmioty gospodarcze samodzielnie. W przypadku takich formularzy głównym kryterium zgodności z normami prawnymi jest zgodność ze standardami ustawy nr 402-FZ w zakresie obowiązkowych szczegółów:

• Tytuł dokumentu;
• Data rejestracji;
• informacja o firmie sporządzająca formularz, po której można zidentyfikować firmę;
• treść wyświetlanej transakcji handlowej wskazująca wycenę przedmiotu transakcji;
• wnoszenie miar naturalnych i wartości ilościowych;
• obecność podpisów odpowiedzialnych urzędników (z obowiązkowym wskazaniem ich stanowiska i pełnego imienia i nazwiska).

PAMIĘTAĆ! Aby móc korzystać z niezależnie opracowanych szablonów jako dokumentacji podstawowej, muszą one zostać zatwierdzone przez lokalny akt przedsiębiorstwa.

Dokumenty gotówkowe i płatnicze należą do grupy form ściśle regulowanych. Przedsiębiorstwa swoim zleceniem lub jakimkolwiek innym zleceniem nie są uprawnione do usuwania z nich wierszy, komórek ani zmiany ich struktury. Przedsiębiorstwa mogą wprowadzać własne zmiany w niezunifikowanych szablonach, dodawać i usuwać bloki informacyjne. Niezależnie opracowując nowe formularze, możesz wziąć za podstawę standardowe próbki.

Aby zatwierdzić wyciąg podstawowy, możesz zamieścić jego przykłady w osobnym załączniku do polityki rachunkowości. Druga możliwość polega na tym, że dla każdego formularza menadżer wystawia zamówienie dla przedsiębiorstwa. W treści zarządzenia określono informację o wprowadzeniu do rachunkowości nowych form dokumentacji, które należy sporządzać według jednego wzoru. Same formularze znajdują się w zamówieniu jako osobne załączniki.

Jeśli organizacja będzie korzystała ze standardowych formularzy zalecanych przez odpowiednie działy w celu odzwierciedlenia poszczególnych transakcji, wówczas formularze te nie muszą być zatwierdzane przez wewnętrzne regulacje. Aby zapisać taką decyzję, wystarczy dokonać zapisu w polityce rachunkowości o stosowaniu ujednoliconych wzorów.

Wprowadzając nowe formy dokumentów do systemu obiegu dokumentów, wskazane jest ich zatwierdzenie w drodze zlecenia.

O czym księgowy powinien zawsze pamiętać

Idealny stan dokumentacji pierwotnej jest warunkiem koniecznym braku problemów podczas kontroli podatkowych i audytów, dowodem słuszności w sporze z kontrahentem itp. Oto szereg ważnych niuansów, o których księgowy powinien zawsze pamiętać podczas pracy dokumenty pierwotne.

1. Dowody pierwotne są jedynymi dowodami. Bez podstawowej dokumentacji niemożliwe jest udowodnienie faktów dostawy, kosztów, spełnienia lub niespełnienia warunków transakcji. Sąd też nie pomoże - istnieją precedensy, gdy powodom odmówiono lub pozwani uchylali się od roszczeń z powodu braku dowodów niektórych etapów transakcji ze względu na brak szeregu pierwotnej dokumentacji.

   WAŻNY! Bez „dowodu pierwotnego” w rzadkich przypadkach możliwe jest udowodnienie faktu świadczenia usług: sąd może uwzględnić dodatkowe opinie biegłych i dokumentację dodatkową. Jeżeli praca została ukończona, brak podpisanego dokumentu nie zwalnia go z zapłaty.

2. Lepiej jest bez błędów, ale drobne wady nie są obarczone. Najgorszym koszmarem każdego księgowego jest odmowa zwrotu podatku VAT z powodu błędnych danych w dokumentach pierwotnych. Jeśli jednak błędy są drobne, nie należy odmawiać odliczenia. Znaczenie błędów reguluje część 2 art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”. Urzędnicy skarbowi potwierdzili to w piśmie z dnia 12 lutego 2015 r. nr GD-4-3/2104@). Najważniejsze, że podane dane dokładnie wskazują fakt zapłaty i dostawy towaru (świadczenia usług). Jeśli więc np. na liście przewozowym nie ma odniesienia do umowy lub nie jest wskazana waga ładunku, jest to mankament, ale nie powód do odmowy podatku VAT. Jeśli jednak brakuje tytułu i daty dokumentu, całkowitego kosztu towaru i szeregu innych obowiązkowych szczegółów, sąd może uznać taką transakcję za nierealistyczną.
3. Uwaga, fałszywy podpis! Jeżeli podpisy osób odpowiedzialnych na dokumentach zostaną sfałszowane lub dokument zostanie podpisany przez osobę nieuprawnioną do tego, takie pierwotne źródło nie zostanie uznane przez władze. Ponadto bardzo ważne jest, aby podpis został złożony własnoręcznie – faksy będą nieważne.
4. Element podstawowy z błędem nie jest zastępowany. Jeśli np. fakturę, w której stwierdzono błąd, można przepisać poprzez wystawienie nowego, poprawionego dokumentu z tymi samymi danymi, to numer ten nie będzie działał z dokumentacją pierwotną. Pomimo tego, że czasami sądy uznają dokumenty korygujące, nadal lepiej jest poprawić błąd zgodnie z zasadami art. 7 „Ustawy o rachunkowości” – wpisać do dokumentu datę korekty i poświadczyć ją podpisami osób upoważnionych.
5. Tłumaczenie nie zawsze jest potrzebne. Oczywiście raport podstawowy sporządzany jest w języku państwowym. Czasem jednak tłumaczenie poszczególnych słów z języka obcego okazuje się niewłaściwe, np. jeśli jest to nazwa marki lub produktu.
6. Podstawa elektroniczna - tylko z podpisem cyfrowym. Dziś nie trzeba ograniczać się do papierowej formy dokumentacji pierwotnej, prawo dopuszcza także nośniki elektroniczne. Ale będzie odpowiednikiem papieru tylko wtedy, gdy zostanie poświadczony kwalifikowanym podpisem cyfrowym. Niekwalifikowany podpis cyfrowy jest dozwolony tylko w określonych, szczegółowo określonych przypadkach i nie uwzględnia się w nich dokumentu podstawowego.

Podstawowe dokumenty księgowe są ważne nie tylko w kwestiach księgowych, ale także w zakresie przepisów podatkowych, w szczególności ustalania zakresu obowiązków. Dlatego niezwykle ważne jest, aby osoby odpowiedzialne za sporządzanie dokumentacji podstawowej znały wszystkie niuanse księgowe, a ponadto rozumiały ich klasyfikację, aby uprościć pracę.

Co to są podstawowe dokumenty księgowe

Za dokumenty pierwotne uważa się te, które rejestrują pewne czynności gospodarcze, które zostały już przeprowadzone. Możesz pozostawić wpis w księgowości i wprowadzić go do rejestru tylko wtedy, gdy posiadasz pierwotną dokumentację księgową. Jest uważany za integralną część systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Na tej podstawie można śmiało stwierdzić, że pierwotne dokumenty księgowe są dokumentacją potwierdzającą dokonane transakcje, związane z działalnością gospodarczą podmiotu, które przyniosły skutek gospodarczy.

Klasyfikacja

Wszystkie punkty mające wpływ na kwestię dotyczącą przedmiotu podstawowego podlegają przepisom i normom 402-FZ. Rozporządzenie stanowi, że zaświadczenia te są potrzebne przy kontaktach z organami podatkowymi jako potwierdzenie prawidłowości obliczeń. Oznacza to, że urzędnicy skarbowi nie będą mieli żadnych skarg na proces ustalania podstawy opodatkowania.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentacja pierwotna podlega obowiązkowemu przechowywaniu przez 4 lata. W tym okresie organy podatkowe mogą w dowolnym momencie zażądać dokumentów do zbadania i weryfikacji. Ponadto dokumentacja pierwotna często pełni rolę dowodu w postępowaniu sądowym.

Warto zauważyć, że konkretne formy dokumentacji pierwotnej nie są ustalone na poziomie legislacyjnym. W tej kwestii podmiot gospodarczy ma możliwość wyboru opcji, która zaspokoi jego potrzeby i będzie dobrą pomocą w dalszej pracy.

Podstawowe dokumenty księgowe: lista

Z reguły pełna lista certyfikatów pełniących podstawowe funkcje pozostaje niezmieniona i jest zatwierdzana na najwyższym poziomie. Obecnie do tej kategorii zaliczają się:

1. Porozumienie. Określają szczegółowe warunki transakcji, obowiązki stron oraz kwestie finansowe. Ogólnie rzecz biorąc, wskazane są tutaj wszystkie warunki, które są w ten czy inny sposób związane z transakcją. Należy pamiętać, że w przypadku niektórych transakcji pisemna umowa nie jest wymagana. Tym samym od chwili otrzymania przez Kupującego dowodu sprzedaży transakcję uważa się za zawartą.
2. Konta. Za pomocą tego typu dokumentów kupujący potwierdza chęć zapłaty za towar (usługi) sprzedającego. Ponadto faktury mogą zawierać dodatkowe warunki transakcji oraz rejestrować konkretne ceny, które sprzedawca ustala za swoje produkty i usługi. Jeżeli z jakiegoś powodu kupujący nie jest zadowolony z przedstawionego mu produktu (usługi), ma on prawo żądać zwrotu środków na podstawie faktury.
3. Lista rzeczy do spakowania. Wyświetla pełną listę wszystkich przesyłanych towarów lub materiałów. Fakturę należy wystawić w kilku wersjach w zależności od ilości uczestników transakcji.
4. Akt przyjęcia i przekazania. Jest on sporządzany na podstawie wyników świadczenia usługi jako potwierdzenie, że wynik pracy spełnia wcześniej określone kryteria i jest w pełni zatwierdzony przez stronę otrzymującą.
5. Paski wypłat. Wyświetlają wszelkie kwestie związane z rozliczeniami płacowymi z zatrudnionym personelem. Ponadto powinny się tu znaleźć wszelkie informacje dotyczące premii, dopłat i innych mechanizmów zachęt finansowych dla pracowników.
6. Świadectwa odbioru i przekazania nr OS-1. Dokumentacja tego typu służy do ewidencji wszelkich czynności związanych z wejściem lub wyjściem środków trwałych.
7. Dokumenty gotówkowe, które obejmują przychodzące i wychodzące zlecenia kasowe, a ponadto księgę kasową. Zawierają informacje dotyczące transakcji finansowych dokonanych w ramach sprzedaży.

Klasyfikacja

Rodzaje dokumentów podstawowych w rachunkowości są dość zróżnicowane i zależą przede wszystkim od konkretnego celu wykorzystania dokumentu w dającej się przewidzieć przyszłości. Jednak najpopularniejszą cechą klasyfikacyjną jest podział dokumentacji pierwotnej na wewnętrzną i zewnętrzną.

Dokument wewnętrzny jest własnością firmy i jest przez nią wydawany w celu rozwiązania określonych kwestii. Jest on opracowany przez specjalistów firmy i ma zastosowanie wyłącznie na obszarze jurysdykcji tej firmy. Do tej kategorii zaliczają się zatem te dokumenty, które są niezbędne do efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej w ramach jednej firmy. Jednocześnie, jeśli dokument otrzyma firma z zewnątrz lub zostanie opracowany przez specjalistów firmy, a następnie przekazany innym osobom prawnym (organom podatkowym, klientom itp.), wówczas zostanie uznany za zewnętrzny.

Z kolei dokumenty wewnętrzne również mają swoje własne cechy klasyfikacyjne, które pozwalają na pogrupowanie ich w trzy kategorie:

1. Administracyjny (organizacyjny). Wskazują informacje, które muszą zostać przekazane pracownikom firmy, oddziałom strukturalnym i oddziałom oraz ich menadżerom. Z ich pomocą firma wydaje określone zamówienia, których należy dokładnie przestrzegać. W tej grupie znajdują się różnorodne zamówienia, instrukcje i wiele więcej.
2. Wykonawczy (odciążający), które początkowo przedstawiają fakty potwierdzające przeprowadzenie określonych operacji gospodarczych i ich zakończenie.
3. Dokumenty księgowe. Kategoria ta ma charakter ogólny i jest potrzebna do usystematyzowania informacji zawartych w innych opracowaniach i ich dalszego zebrania w jeden dokument.

W pewnych okolicznościach dokumentację można również łączyć. Do tej grupy zaliczają się te dokumenty, które mogą jednocześnie zawierać kluczowe cechy dokumentacji organizacyjnej i pomocniczej. Najbardziej uderzającymi przykładami są różne zamówienia gotówkowe, wymagania, raportowanie z wyprzedzeniem i wiele innych.

Rejestry księgowe i ich klasyfikacja

Dokonując jakiejkolwiek transakcji, przygotowywana jest pierwotna dokumentacja. Po całkowitym wypełnieniu wszystkie informacje w nim określone muszą zostać zduplikowane w odpowiednim rejestrze księgowym. I jest to swego rodzaju nośnik, który gromadzi podstawowe informacje o transakcji. W oparciu o istotę rejestru można wyróżnić kilka kryteriów klasyfikacyjnych. Na przykład z wyglądu rejestry pojawiają się użytkownikom w postaci książek, prostych arkuszy i kart indeksowych.

W oparciu o mechanizmy prowadzenia rejestru można wyróżnić jeszcze trzy grupy:

1. Chronologiczny, w którym wszystkie zdarzenia, które miały miejsce, są wskazane ze ścisłym zachowaniem ram czasowych. Oznacza to, że najpierw musisz wskazać te operacje, które miały miejsce wcześniej i tak dalej. Takie rejestry są najbardziej złożone, ponieważ zawierają ogromną ilość informacji i często można pominąć pewne działania.
2. Systematyczny, w którym początkowo wszystkie transakcje są wprowadzane w formie wskaźników ekonomicznych. Rejestry tego typu odzwierciedlają zatem efekt ekonomiczny dokonanych transakcji gospodarczych oraz analizują wskaźniki wydatków i dochodów. Najbardziej uderzającym przykładem systematycznego rejestru jest księga kasowa.
3. Łączny, które mają podstawowe cechy zarówno rejestrów systematycznych, jak i chronologicznych.

Treść dokumentacji podstawowej

Wielu użytkowników ma pytania dotyczące tego, co stanowi podstawowe dokumenty księgowe i jakie wymagania się do nich odnoszą. Na poziomie legislacyjnym zapisano kilka przepisów stanowiących, że w dokumentach pary pierwotnej muszą znajdować się określone informacje. W szczególności, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402, podstawowa dokumentacja musi zawierać następujące informacje:

• Tytuł dokumentu;
• Data przygotowania;
• informacje o osobie, która sporządziła określony dokument (pełna nazwa przedsiębiorstwa);
• istotę działalności gospodarczej związanej z tym dokumentem;
• kalkulacje finansowe dotyczące transakcji;
• podpisy urzędników odpowiedzialnych za transakcję oraz ich inicjały.

Przykładowy podstawowy dokument księgowy

Zasady sporządzania dokumentów

Ustawodawca ustanawia pewne zasady sporządzania podstawowych dokumentów księgowych. Dlatego jednym z kluczowych wymagań jest dokładność oraz brak błędów gramatycznych, interpunkcyjnych i literówek. Jeśli służba podatkowa wykryje pewne niedociągnięcia, sprawca naruszenia będzie musiał przerobić dokument, a jeśli naruszenie się powtórzy, możesz zostać ukarany karami. Ogólnie rzecz biorąc, w tej kwestii należy zwrócić szczególną uwagę na następujące zalecenia:

1. Dozwolone jest używanie długopisów i długopisów, specjalnego sprzętu komputerowego i komputerów.
2. Kompilację można rozpocząć, gdy planowane jest przeprowadzenie określonych transakcji biznesowych, które należy wyświetlić. Jednocześnie w wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość sporządzenia dokumentu już po zakończeniu transakcji.
3. Wszystkie dane obliczeniowe muszą być przedstawione zarówno w formie numerycznej, jak i pisemnej. Dlatego obok każdego numeru powinien znajdować się podpis.
4. Niezwykle ważne jest wypełnienie wszystkich danych wskazanych w formularzu. Jeśli z jakiegoś powodu nie ma informacji, nie możesz zostawić pustej linii. Powinna pojawić się w nim myślnik.

Jeśli nie zastosujesz się do tych zaleceń, możesz napotkać znaczne trudności. Tym samym, jeśli podczas kontroli służba podatkowa uzna dokument za nieprawidłowy, pojawią się wątpliwości co do prawidłowości dokonanych obliczeń i ustalenia podstawy opodatkowania.

Jeśli z jakiegoś powodu konieczne jest dokonanie pewnych korekt, pod żadnym pozorem nie należy stosować korektorów i cieniowania, ponieważ są one niedopuszczalne. Korekty można dokonać w następujący sposób:

1. Korekcja konturu. W przypadku podania nieprawidłowej informacji należy ją przekreślić cienką linią i obok niej wskazać informację prawidłową. W takim przypadku w miejscu każdej takiej korekty musi znajdować się przypis. „Poprawiona wiara” ze wskazaniem daty sprostowania i podpisem urzędnika, który dokonał sprostowania. Zwracamy jednak uwagę, że w przypadku dokumentów potwierdzających otrzymanie i wydatkowanie środków metoda ta będzie niewłaściwa.
2. Dodatkowy wpis. Metodę tę stosuje się w sytuacjach, gdy łączne wartości transakcji realizowane są przy znacznie obniżonych wskaźnikach. Aby nie sporządzać dokumentu od nowa, można dokonać dodatkowych zapisów na brakujące kwoty w bieżącym lub następnym okresie.
3. Odwrócenie. Błędny wpis korygowany jest za pomocą wartości ujemnych. Wszystkie nieprawidłowe informacje są powtórzone czerwonym atramentem, a obok nich wskazano prawidłowe wpisy.

Raport pierwotny można sporządzić zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Ostatnio wiele firm powielało informacje i zestawiało je zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Te pierwsze są następnie wykorzystywane do celów wewnętrznych, ale kopie elektroniczne są na żądanie przekazywane do weryfikacji Federalnej Służbie Podatkowej.

Można wyciągnąć kilka wniosków. Państwo nie zatwierdza żadnych obowiązkowych formularzy dokumentacji pierwotnej, co daje podmiotom gospodarczym prawo do samodzielnego określenia formy dokumentu, który będzie w przyszłości stosowany w praktyce. Niezwłocznie po rejestracji dokumentu wszystkie dane z niego muszą zostać przekazane do rejestru księgowego.

Cel: Poszerzenie wiedzy studenta na temat głównych rodzajów dokumentów księgowych.

Warunkiem zastosowania metody dokumentacyjnej jest odzwierciedlenie faktów związanych z działalnością gospodarczą w dokumentach pierwotnych w momencie ich zlecania. Dokumentacja księgowa nadaje moc prawną informacjom księgowym.

W celu ciągłego odzwierciedlania obiektów księgowych konieczne jest rejestrowanie każdej transakcji biznesowej. W tym celu wykorzystuje się element metody rachunkowości – dokumentację.

Dokumentacja stanowi podstawę rachunkowości i polega na ciągłym, ciągłym odzwierciedlaniu wszystkich transakcji biznesowych przeprowadzanych przez organizację w dokumentach potwierdzających księgowość.

dokument księgowy stanowi pisemne zaświadczenie o faktycznym dokonaniu transakcji gospodarczej lub prawie do jej wykonania.

Dokumenty mają znaczenie prawne i kontrolne. W pierwszym przypadku służą jako dowód w przypadku sporów między organizacjami a osobami fizycznymi. Prawidłowo i terminowo sporządzone dokumenty mają wartość dowodową w arbitrażu i sądach, stanowią podstawę rachunkowości kryminalistycznej itp. w drugim przypadku dokumenty wykluczą przypadki kradzieży i będą podstawą do przeprowadzania audytów, kontroli dokumentów i analiz pracy organizacji.

Podstawowe wymagania dotyczące sporządzania dokumentów pierwotnych sformułowane są w art. 9 ustawy „O rachunkowości”, Regulaminu rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej.

Podstawowy dokument księgowy musi zawierać pewne wskaźniki niezbędne do scharakteryzowania i potwierdzenia faktu transakcji biznesowej, które są tzw Detale.

Szczegóły dzielą się na: obowiązkowe i dodatkowe.

Obowiązkowe dane nadają dokumentom księgowym moc prawną. Obejmują one:

Nazwa dokumentu (formularza), kod formularza;

Data sporządzenia dokumentu;

Nazwa firmy;

Pomiar transakcji biznesowych w kategoriach fizycznych i pieniężnych;

Nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji biznesowej i prawidłowość jej wykonania;

Podpisy urzędników.

Dodatkowe Szczegóły zależy od cech odzwierciedlonych transakcji biznesowych i celu dokumentów.

W zależności od charakteru operacji i technologii przetwarzania informacji, w dokumentach podstawowych mogą znajdować się:

Numer dokumentu;

Podstawy przeprowadzenia transakcji gospodarczej;

Adres i numer telefonu organizacji;

Rachunki bieżące organizacji itp.

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli zostały sporządzone zgodnie z formą zawartą w albumach ujednoliconych (standardowych) formularzy podstawowej dokumentacji księgowej.

Aby sformalizować transakcje biznesowe, dla których nie przewidziano standardowych formularzy podstawowych dokumentów księgowych, organizacje mogą samodzielnie opracowywać i zatwierdzać odpowiednie formularze podstawowych dokumentów pod warunkiem zgodności z ustalonymi wymaganiami.

Dokumenty należy sporządzić terminowo, co do zasady, w momencie zawarcia transakcji, jeżeli nie jest to możliwe, bezpośrednio po jej zakończeniu.

Dokumenty muszą zawierać wszystkie szczegóły odzwierciedlające wiarygodne dane.

Zapisy w dokumentach dokonuje się tuszem, pastą do długopisów, przy użyciu maszyn do pisania i innych środków zapewniających bezpieczeństwo tych akt przez okres ustalony na ich przechowywanie w archiwum. Niedopuszczalne jest sporządzanie notatek ołówkiem. Dokument musi być wypełniony wyraźnie, bez żadnych plam. Wolne linie należy przekreślić. Listę osób upoważnionych do podpisu zatwierdza kierownik organizacji w porozumieniu z głównym księgowym.

W celu prawidłowego wykorzystania w procesie księgowym dokumenty klasyfikuje się według następujących jednolitych cech: cel; miejsce kompilacji; metoda refleksji; objętość treści operacji.

Według celu dokumenty dzielą się na dokumenty administracyjne, odciążające (wykonawcze), księgowe i łączone.

Dokumenty administracyjne zawierać zlecenie (instrukcję) dokonania transakcji handlowej. Na przykład polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji, polecenie zapłaty do banku w celu przekazania środków itp. na podstawie dokumentów administracyjnych nie prowadzi się zapisów księgowych, ponieważ operacja nie została jeszcze zakończona.

Dokumenty pomocnicze (wykonawcze). potwierdzić fakt zawarcia transakcji handlowej. Mogą służyć jako: faktury potwierdzające poniesione wydatki, faktury za otrzymanie przedmiotów wartościowych. Te i podobne dokumenty są sporządzane w momencie transakcji i stanowią podstawę do odzwierciedlenia jej w rachunkach księgowych.

Dokumenty księgowe sporządzane przez pracowników księgowości i stanowią podstawę zapisów na kontach księgowych. Należą do nich: sprawozdania księgowe, różnego rodzaju kalkulacje (odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych itp.).

Połączone dokumenty- jednocześnie pełnić funkcje charakterystyczne dla dwóch lub więcej typów dokumentów opisanych powyżej. Przykładowo jeden dokument może łączyć funkcje dokumentu administracyjnego i pomocniczego lub funkcje dokumentacji uzupełniającej i księgowej. Połączone obejmują polecenia kasowe przychodzące i wychodzące, wyciągi płacowe itp. Ich zastosowanie zmniejsza liczbę ewidencji i ułatwia księgowe przetwarzanie dokumentów.

Według miejsca kompilacji rozróżnia dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne.

Domowy uważa się dokumenty sporządzane i służące do sformalizowania transakcji przeprowadzanych w ramach danej organizacji. Należą do nich faktury za wewnętrzne przemieszczanie zapasów, raporty zaliczkowe osób odpowiedzialnych itp.

W drodze rejestrowania transakcji Dokumenty dzielą się na podstawowe i podsumowujące.

W dokumenty pierwotne rejestrują jedną lub więcej transakcji biznesowych bezpośrednio w momencie ich zakończenia lub bezpośrednio po ich zakończeniu. Przykładami dokumentów podstawowych mogą być: czeki na otrzymanie pieniędzy z banku, faktury za wydanie aktywów materialnych itp.

Dokumenty podsumowujące zestawiane są na podstawie kilku wcześniej przygotowanych jednolitych dokumentów pierwotnych poprzez grupowanie i podsumowanie ich wskaźników. Dokumentami zbiorczymi są np. raport kasowy (sporządzany na podstawie dokumentów potwierdzających otrzymanie i wydatkowanie pieniędzy), raport towarowy (sporządzany na podstawie dokumentów towarowych). Dokumenty skonsolidowane pozwalają znacznie zmniejszyć liczbę zapisów księgowych: zamiast zapisów dla każdego dokumentu z osobna, na podstawie wyników zestawienia zbiorczego sporządzany jest zapis ogólny, łączący dane z dużej liczby dokumentów pierwotnych.

Według objętości treści operacji Dokumenty podstawowe dzielą się na dwie grupy: zbiorcze i jednorazowe.

Dokument jednorazowy sformalizować jedną transakcję w chwili jej zakończenia lub bezpośrednio po jej zakończeniu, np. fakturę za wydanie towaru.

Dokumenty zbiorcze odzwierciedlają jednorodne lub okresowo powtarzające się operacje przez pewien okres. Przykładem takich dokumentów są karty limitowe itp. W odróżnieniu od jednorazowych dokumenty zbiorcze uwzględniane są w księgach dopiero po zaksięgowaniu w nich ostatniej transakcji i zsumowaniu wszystkich zapisów. Stosowanie dokumentów zbiorczych pozwala na ograniczenie objętości dokumentacji i czasu jej przygotowania.

Czasami podczas księgowania transakcji pojawiają się błędy. Charakter błędów jest różnorodny: w dokumentach i księgach rachunkowych zapisano błędny tekst lub niewłaściwą kwotę; wyniki są obliczane niepoprawnie; błędnie wskazują odpowiednie konta w zapisach księgowych itp.

Aby poprawnie i dokładnie odzwierciedlić wszystkie transakcje w organizacji, konieczne jest szybkie zidentyfikowanie i skorygowanie wszystkich błędów popełnionych w księgach rachunkowych.

Przed zakończeniem raportowania należy poprawić błędy.

Naprawianie błędów konta przeprowadzane w następujący sposób: korekta, dodatkowe wpisy, „czerwone odwrócenie”.

Metodę korekcyjną stosuje się w następujących przypadkach:

Błąd nie dotyczy kont korespondencyjnych;

Błędy zostały szybko wykryte i nie miały wpływu na wyniki konta.

Stosowanie tej metody zakłada, że ​​błędny tekst lub kwotę zostanie przekreślony, a nad przekreślonym wpisany zostanie prawidłowy tekst lub kwota. Poprawione błędy są wyszczególniane i potwierdzane: w dokumentach – podpisami osób, które podpisały dokument; w księgach rachunkowych – podpis osoby dokonującej korekty.

Sposób dodatkowych księgowań stosuje się w przypadkach, gdy rejestry księgowe lub zapisy księgowe wskazują na prawidłową zgodność rachunków, ale kwota transakcji gospodarczej jest zaniżona. Aby skorygować takie błędy, dokonuje się dodatkowego zapisu księgowego różnicy pomiędzy kwotami prawidłowymi i niedoszacowanymi. Księgowy organizacji wystawia zaświadczenie na kwotę popełnionego błędu, które w odniesieniu do dokumentu pierwotnego wskazuje, kiedy i jaki błąd został popełniony. Zaświadczenie księgowe stanowi dokument księgowy i podstawę do skorygowania błędu księgowego.

Metoda odwrócenia czerwonego (liczby ujemne) ma zastosowanie w przypadku, gdy zapisy księgowe wskazują na nieprawidłową korespondencję konta. Istota tej metody polega na tym, że początkowo błędne zaksięgowanie powtarza się w korespondencji na tym samym rachunku, ale wpis dokonywany jest czerwonym atramentem. Przy obliczaniu sum w rejestrach księgowych od sumy odejmowane są kwoty zapisane czerwonym atramentem. Tym samym nieprawidłowy wpis zostanie anulowany. Następnie sporządzany jest nowy wpis, odzwierciedlający prawidłową zgodność rachunków i zapisywany w księgach rachunkowych zwykłym atramentem.

Dokumentacja i księgowość pierwotna nie mogą w pełni odzwierciedlić w rachunkowości faktycznego przepływu majątku i źródeł jego powstawania (mogą występować rozbieżności między zapisami księgowymi a rzeczywistymi saldami funduszy i źródeł). Ponadto zmiany w rachunkowości przeprowadzone przez Ministerstwo Finansów Rosji zgodnie z Programem reform rachunkowości powodują szereg niekonwencjonalnych sytuacji, które pozwalają organizacjom na znaczne odchylenia w danych księgowych i rzeczywistym stanie majątku, co prowadzi do zniekształceń w informacjach księgowych o dostępności obiektów i ich opodatkowaniu. Rozwiązanie tych problemów ułatwia inwentaryzacja, będąca jednym z najważniejszych etapów przygotowania do sporządzenia raportu rocznego, potwierdzającego prawidłowość danych zawartych w tym dokumencie.

Inwentarz to ustalenie faktycznej dostępności środków i ich źródeł poprzez przeliczenie sald w naturze lub rachunków bieżących. Słowo „inwentarz” pochodzi od łacińskiego „inwentarz” i oznacza sprawdzenie obecności i stanu przedmiotów wartościowych w naturze poprzez liczenie, ważenie, mierzenie itp.

Głównymi celami inwentaryzacji są: majątek faktycznie dostępny organizacji, porównanie rzeczywistej dostępności z danymi księgowymi i identyfikacja odchyleń, a także potwierdzenie rzetelności rozliczania zobowiązań dla wszystkich rodzajów należności, zobowiązań i innych rodzajów płatności.

Wytyczne dotyczące inwentaryzacji majątku i zobowiązań finansowych (zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 13 czerwca 1995 r.) określają procedurę przeprowadzania inwentaryzacji majątku i zobowiązań finansowych organizacji oraz rejestrowania jej wyników. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji cały majątek będący własnością organizacji jest liczony i mierzony według jej lokalizacji i osób odpowiedzialnych finansowo. Ponadto, zgodnie z Instrukcjami Metodologicznymi, zapasy podlegają inwentarzowi, który nie należy do organizacji, ale jest wymieniony w księgach rachunkowych na przechowaniu, przyjęty do przetworzenia, a także zarejestrowany z dowolnego powodu.

Lista dokumentów podstawowych:

1. DZIEJE:

Odbiór (przekazanie) podstawowych dokumentów;

Spisanie podstawowych dokumentów;

Odbiór i dostawa obiektów po remoncie;

Odbiór materiałów;

O zidentyfikowanych wadach;

Spis;

Zamienić.

2. WYMAGANIA:

Ustawa-wniosek o wymianę materiałów;

Faktura;

Prośba o udostępnienie materiałów;

Żądanie zapłaty;

Zamówienie-zamówienie.

3. FAKTURY:

Faktura (wymaganie) za ruch wewnętrzny;

Faktura za urlop na boku.

4. STRÓJ:

Za wykonaną pracę;

Do pracy na akord.

5. ZAMÓWIENIA:

Zarządzenie o przyjęciu, przeniesieniu, rozwiązaniu umowy;

O udzieleniu urlopu;

Zamówienie do wysyłki.

6. ZAMÓWIENIA:

Potwierdzenie zamówienia gotówkowego;

Wydatki i zamówienie gotówkowe;

Zamówienie odbioru.

7. KARTY:

Karty liniowe;

Płaca.

8. SPRAWOZDANIA:

Aby otworzyć konto;

O rezygnacji z akcentu.

9. ZAMÓWIENIA:

Polecenie zapłaty;

Bezpłatne polecenie zapłaty;

Żądanie zapłaty-zamówienie.

10. KONTA:

Faktura;

Konto (sprzedawca);

Faktura z prośbą o płatność;

Konto osobiste.

11. PEŁNOMOCNICTWO.

12. RAPORTY:

Raport wstępny;

Raport materiałowy.

13. REJESTRUJE(listy, inwentarz):

Rejestr czeków;

Rejestr niewypłaconych wynagrodzeń;

Rejestr wniosków o płatność;

Rejestr zamówień przychodzących i wychodzących;

Lista zapasów;

Lista zapasów.

KLASYFIKACJA DOKUMENTACJI PODSTAWOWEJ

Według stopnia uogólnienia informacji

Według liczby stanowisk księgowych

Według czasu przetwarzania

Jeden raz

Łączny

Jednoliniowe

Multilinia

Podstawowy

Wtórny

Harmonogram obiegu dokumentów

Rodzaje pracy z dokumentem

Wykonawcy

Sklep

Usługa marketingowa

Magazyn

V.T.

Księgowość

----

Archiwum

1. Wyciąg 2. Wydanie pozwolenia 3. Wydanie materiału 4. Opodatkowanie 5. Weryfikacja dokumentów 6. Przechowywanie dokumentów