Какой размер командировочных. Устанавливаем работникам минимальные суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018 году вызывает много вопросов у бухгалтеров. О том, как это сделать правильно и избежать ошибок, расскажем в данной статье.

Нормативы суточных выплат

Организация вправе сама определить размер суточных при командировке за границу (ст. 168 ТК РФ). Такие суммы нужно зафиксировать в коллективном договоре или во внутреннем нормативном документе.

Однако для налоговых целей придется применять нормативы - верхние лимиты размеры суточных выплат. В этих границах суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ). При служебных поездках за рубеж установлено такое ограничение в размере 2500 руб. Если, например, предприятие установило размер суточных 5000 руб., то с оставшихся 2500 руб. необходимо будет удержать и перечислить НДФЛ и взносы.

Особенности расчета суточных при загранпоездках

Стандартная формула расчета суточных выплат выглядит так:

Сумма суточных за период = Количество дней × Норматив суточных

Но на практике есть особенности. Так, если в 2018 году служебная поездка попадает на субботу, воскресенье или праздник, то суточные придется выплатить и за эти дни, а также заплатить заработную плату в двойном размере, но лишь в том случае, если в это время сотрудник будет выполнять трудовые обязанности. Такие правила зафиксированы в ст. 153 ТК РФ.

Однако данная формула справедлива лишь для рублевых расчетов. Может ли компания устанавливать нормативы в валюте? Оказывается, да.

Так, предприятие должно самостоятельно решить, какую валюту будет использовать при установке лимитов и перечислении суточных по загранпоездкам: российскую или иностранную. К примеру, суточные установлены в иностранной валюте. В этом случае возможны варианты.

• Выплата сотрудникам производится в российских рублях и эквивалентна валютным лимитам, зафиксированным в коллективном договоре или локальном акте. Курс пересчета в рубли берется на фактическую дату выплаты.
• Выплата происходит в валюте страны посещения. Тогда для контроля рублевых лимитов в соответствии с НК РФ используется курс на последнюю дату месяца утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 21.03.2016 № 03-04-06/15509).

Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте .

Дни начала и окончания командировки

Особое внимание при расчете суточных по загранпоездкам следует уделить числу дней командировки. В 2018 году это зависит от фактически проведенных работником дней за пределами России.

Согласно пп. 17 и 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, день пересечения границы при отправке в командировку считается по зарубежному тарифу, а день прибытия - по тарифу внутри страны.

Пример расчета суточных по командировке за рубеж

Рассмотрим пример, когда организация устанавливает и выплачивает суточные по загранкомандировкам в рублях.

В марте 2018 года компания отправила троих сотрудников в загранкомандировку в Италию. Сидоров С. С. находился в поездке с 6 по 13 марта. Он выполнял трудовые обязанности только в рабочие дни, а в выходные и праздничные дни - с 8 по 11 марта 2018 года - на работу не выходил.

Внимание! дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути. Об этом прямо сказано в п. 11 Положения о командировках (утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Поэтому, несмотря на то, что, находясь командировке, сотрудник в выходной или праздничный день отдыхал, за этот день ему равно выплачиваются суточные.

Два других сотрудника (Петров П. П. и Иванов И. И.) были отправлены в служебную поездку с 26 по 30 марта.

В соответствии с локальными актами на предприятии утверждены нормативы по выплате суточных в загранпоездках в размере 2500 руб. для Сидорова и Петрова и 3000 руб. - для Иванова. Лимит суточных по России для всех составляет 1000 руб.

Расчет суммы суточных для поездки в Италию составит:

• Для Сидорова: 6 марта - день пересечения границы, 7 марта - рабочий день, 8–11 марта - выходные и праздничные дни, 12 марта - рабочий, 13 марта - день пересечения границы в РФ. Таким образом, размер выплаты составит:

2 500 руб. × 7 дней + 1000 руб. × 1 день = 18 500 руб.

• Для Петрова: все дни рабочие, с 26 по 29 марта по тарифу 2500 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

2 500 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 8 500 руб.

• для Иванова: с 26 по 29 марта по тарифу 3000 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

3 000 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 10 000 руб.

Превышение лимитов, с которых нужно будет заплатить налоги, составит: по Сидорову и Петрову - 300 руб. по каждому (превышение по РФ: 1000 – 700 руб.), а по Иванову 1 800 руб. (превышение нормы по зарубежной поездке: 1 500 руб.(3 000 – 2 500) × 3 дня + превышение по РФ 300 руб.).

Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции. В ней проверяющий увидит, как рассчитана сумма превышения, облагаемая НДФЛ и взносами.

Для вашего удобства приведем образец заполнения такой справки:

Итоги

Несмотря на кажущуюся сложность расчета суточных по заграничным служебным поездкам, обычно бухгалтеры быстро «набивают руку» и практически не допускают ошибок. Главное - правильно зафиксировать необходимые нормы выплат, корректно рассчитывать суммы к выдаче и аккуратно вести документацию. В этом случае налоговикам будет не к чему придраться.

Размеры суточных при загранкомандировках в 2018 - 2019 гг. имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.

Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.

Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица

Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Загранкомандировка: как считать суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
• при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет - просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Полученная сумма учитывается в расходах.

Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (

Командировка — служебная поездка сотрудника по просьбе работодателя. Чтобы выполнить поручение, устанавливается специальный срок. Именно столько должен находиться работник в период служебного отпуска. Если он направляется в служебную поездку, рабочее место и средний ежедневный заработок за ним сохраняется. Все выплаты по поездке возмещаются сотруднику в полном объеме. Деньги, как правило, выдаются из расчета заработной платы и количества потраченных средств на коммунальные и транспортные услуги. В бюджетных организациях существует полный список командировочных расходов. Каждый сотрудник, вне зависимости от своего статуса и положения, должен его придерживаться.

Нормы возмещения командировочных расходов в России в 2018 году

Командировочные затраты оплачиваются только в том случае, если они были потрачены на конечный результат. Для этого необходимо предоставить следующий список подтверждающих документов:

• Чеки;
• Специальные документы о наличии потраченных денег.

Согласно законодательным нормам, размер суточных расходов в каждой организации разный. Список для расчета нормы следующий:

• Значимость текущего служебного отъезда;
• Полученные законодательные нормы в организации;
• Текущий статус и должность сотрудника компании.

Какой орган устанавливает нормы возмещения командировочных расходов?

Гласит, что в случае выплаты компенсаций на командировочные затраты как внутри Российской Федерации, так и вне, подобные суммы налогообложению не подлежат. На данный момент нет таких норм, которые бы обязывали выплачивать суточный социальный налог. Поэтому документ по налогообложению предприятием не оформляется. Исходя из этого, пункт номер 6, в котором сделан четкий вывод, не утрачивает свою силу (письмо Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 года). Он позволяет точно дать понять, что все выплаты, которые были установлены внутри организации для командировок, не облагаются налогом.

Порядок возмещения командировочных расходов

Только локальными актами, внутренними соглашениями и договором можно определить как порядок, так и размер выплат, которые касаются командировочных поездок сотрудников. В связи с этим учитывается:

• Список исполняемых сотрудником работ;
• Занимаемая должность;
• Текущая профессия.

Нормативный акт, который был утвержден законодателем, гласит, что возмещаемые затраты на служебную поездку и командировку совпадают между собой. Особенность этого заключается в том, что затраты по найму жилья и по транспорту оплачиваются на месте. Эта норма была определена для человека, который проживает временно в другом городе или другой стране. Согласно Трудовому законодательству определяется минимальная выплата по расходам, которые финансируются Федеральным бюджетом. При этом другие предприятия могут рассмотреть самостоятельный размер и количество денежных выплат сотруднику, который направляется в служебную поездку. Но только при условии, что определенные в организации выплаты должны быть не меньше минимального размера.

Заявление на возмещение командировочных расходов

Как правило, документ пишется в произвольной форме в электронном виде или от руки. Во втором случае человек, который составил заявление, должен поставить свою подпись и дату формирования. Сам бланк состоит из заголовка, содержания и подведения итогов:

• В заголовке указывается кому было адресовано письмо;
• В содержании прописывается излагаемая суть;
• По итогу ставится время и дата составления письма. Сотрудник должен расписаться.

Заявление заполняется следующим образом:

• Строчка кому — пишется наименование должности адресату, будь то генеральный директор или руководитель. Рядом с этим наименование компании и инициалы;
• Строчка от кого — указывается должность и фамилия, а также инициалы работника;
• В самом заявлении пишется — Заявление на командировку, а далее его тело;
• В конце ставится роспись и дата человека, который направляется в служебную поездку. Рядом прописывается фамилия, а также инициалы.

Приказ о возмещении командировочных расходов

Во время служебной поездки сотрудник может потратить денежные средства сверх выданной нормы. В таком случае оформляется приказ о возмещении командировочных затрат. В этом документе должны быть отражены следующие данные:

• Фамилия, имя и отчество сотрудника;
• Дата командировки по текущей службе;
• Место направления;
• Должность;
• Причина компенсации текущих затрат;
• Ответственная исполняющая приказ сторона.

Вписываются в отдельный документ по индивидуальному случаю, где представлен приказ о том, что необходимо возместить недостающие расходы.

07.08.2017, 13:58

Работник организации выезжает в загранкомандировку. Положением о командировках, действующим в компании, установлены разные размеры суточных при командировках по России и при служебных поездках за границу. Кадровый специалист сомневается, суточные за день пересечения границы нужно выплачивать по российской или зарубежной норме. Ответ на этот вопрос – в статье.

День отъезда в загранкомандировку

Сразу скажем, что день пересечения границы оплачивается по принципу места прибытия. То есть, выезжая в командировку за границу, день пересечения государственной границы РФ сотрудником нужно оплатить по норме, установленной для страны, куда едет работник. Понятно, что дату пересечения госграницы можно установить по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, письмо Минтруда и Минфина России от 17.05.1996 №1037-ИХ).

На практике бывает, что сотрудник за время командировки посещает несколько иностранных государств. В этом случае суточные за день пересечения границы между этими странами выплачиваются по норме, установленной для государства, куда направлен работник.

День возвращения

При возвращении работника из загранкомандировки действует тот же принцип оплаты суточных по норме страны пребывания. То есть в день пересечения госграницы России при возвращении из командировки суточные оплачивается по российской норме (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Работник организации направлен в служебную загранкомандировку. Куплены билеты на самолет и предоплачена гостиница. В принципе с оплатой командировки все ясно, однако не понятно, как выплачивать суточные за день отлета. Дело в том, что время вылета, указанное в билете – 23 часа 5 минут. Кадровый специалист сомневается, как оплачиваются суточные в день отъезда и приезда при загранкомандировках. Подскажем кадровику правильный ответ на этот вопрос.

Размер суточных устанавливает организация

Командировка – это служебная поездка работника вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

День отъезда и день прибытия должны быть оплачены

Что касается выплаты суточных за день отъезда и день приезда, то они должны быть непременно выплачены вне зависимости от того, во сколько произошло отправление (прибытие) сотрудника. Объясняется это следующим.

День выбытия в командировку

Днем отъезда в командировку является день отправления транспортного средства, которое доставит сотрудника к месту командировки из населенного пункта, где расположено место его работы. Даже если самолет или поезд отправляются в 23 часа 59 минут, то этот день считается днем отъезда. Поэтому суточные за этот день должны быть выплачены полностью.

День возвращения из командировки

День приезда из командировки – это день прибытия транспорта, которым воспользовался сотрудник, чтобы вернуться из служебной командировки. Важно понимать, что суточные нужно выплатить за день прибытия из командировки, во сколько бы оно не произошло. Таким образом, суточные нужно заплатить, даже если транспортное средство прибыло в населенный пункт, где находится работодатель, в 00 часов 01 минуту.

Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.

Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2019 году), которые работодатель обязан возместить:

• затраты на аренду жилого помещения;
• траты на проезд;
• средний заработок за дни поездки;
• иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
• дополнительные траты, связанные с проживанием.

Норма суточных командировочных расходов в 2019 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.

Что нужно для оплаты

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2019, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.

Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.

С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

Как установить суточные

Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2019 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.

Приказ об утверждении норм командировочных расходов

Положение о командировках (приложение к Учетной политике)

Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации. Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.

Оплата суточных командировочных расходов в 2019 году

• все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
• дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
• дни вынужденного простоя или задержки.

Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.

При направлении работника в однодневную командировку оплата суточных не производится, согласно пункту 11 Постановления Правительства № 749. А вот транспортные затраты возмещаются.