Zasady negocjacji. Jeśli w trakcie negocjacji zawiążą się przyjazne relacje biznesowe, negocjacje znacznie się upraszczają. wybrana zostanie jedna z dostępnych opcji; poprzez ustępstwa stron, strony idą naprzód

• Zasady przygotowania i etykiety negocjacji
• W czym są błędyRosyjscy biznesmeni przyznają się do etykiety negocjacji biznesowych
• Etykieta negocjacyjna

Negocjacje to dialog pomiędzy równymi partnerami, a nie narzucanie własnego stanowiska. Negocjatorzy muszą być gotowi na kompromis, dostrzegać i szanować punkt widzenia innej osoby oraz argumentować rozsądnie, a nie narzucać swoją opinię. Innymi słowy, musisz naśladować etykieta negocjacyjna i zasady protokół biznesowy. Znajomość i przestrzeganie zasad etykiety podczas spotkań biznesowych pomaga nawiązać konstruktywną dyskusję, skupić się na rozwiązywaniu problemów zawodowych i zminimalizować stres emocjonalny.

Etykieta negocjacyjna: zasady przygotowania

Negocjacje, w przeciwieństwie do spotkania biznesowego, kończą się podpisaniem umowy lub przynajmniej protokołu intencyjnego. Dlatego do negocjacji trzeba się solidnie przygotować, zastanawiając się nie tylko nad ich treścią, ale także zapleczem organizacyjnym. Co więcej, jeśli dobór argumentów zależy od Twojej wiedzy i umiejętności, to o oprawie organizacyjnej spotkania decydują zasady etykiety negocjacji biznesowych. Wystarczy znać te zasady.

Zasada 1. Konsultacje wstępne

Planowanie negocjacji ma sens tylko wtedy, gdy obie strony są zainteresowane współpracą. Dlatego przede wszystkim trzeba poznać cele partnerów i określić temat dyskusji. Wstępne konsultacje pomogą Ci znaleźć obszar skrzyżowania zainteresowań. Kiedy już będziesz przekonany, że Twoi partnerzy są co do zasady zaangażowani we współpracę z Tobą, rozpocznij przygotowania do negocjacji. Zadanie to można powierzyć specjalnej grupie protokołów (w duże firmy istnieją nawet stałe wydziały protokolarne).

Zasada 2. Czas spotkania

Ustalając termin, kieruj się przewidywanym czasem trwania negocjacji. Zwykle wygodnie jest wybrać poranek - godzinę 10 lub 11. Jeśli wydarzenie rozpoczęło się rano, powinno zostać zakończone nie później niż 17-18 godzin. Psychologowie i fizjolodzy zalecają prowadzenie negocjacji we wtorek, środę i czwartek, ponieważ te dni są szczytem aktywności psychicznej i fizjologicznej człowieka.

Zasada 3. Miejsce spotkania

Poważni ludzie biznesu prowadzący negocjacje w biurze. Sauny i restauracje nie są najlepsze miejsca do podejmowania decyzji. W restauracji można uczcić pomyślne zakończenie negocjacji lub umówić się na spotkanie biznesowe w celu podtrzymania partnerstwa i wyjaśnienia wzajemnych interesów – ale nic więcej.

Negocjacje mogą odbywać się w Twoim biurze lub u partnerów – obie opcje mają wady i zalety. Porozumiewanie się na własnym terenie jest łatwiejsze i spokojniejsze – zupełnie jak gra na własnym boisku w sporcie. Jednak w tym przypadku nie da się uniknąć kłopotów organizacyjnych. Z drugiej strony stres psychiczny jest większy na boisku zagranicznym. Jeśli firmy współpracują ze sobą od dłuższego czasu i regularnie negocjują, możesz zastosować się do kolejności: dziś my przychodzimy do Ciebie, a jutro Ty do nas. Zdarza się również, że lepiej zaplanować wydarzenie na neutralnym terenie. Jest to przydatne w szczególności, gdy:

• partnerzy są bardzo napięte stosunki i żaden z nich nie chce dać drugiemu nawet takiej przewagi, jak jego pole;
• konieczne jest zapewnienie maksymalnego parytetu w negocjacjach, aby obie strony były na równych warunkach;
• negocjacje mają charakter poufny, a biura zarówno jednego, jak i drugiego partnera nie są wyposażone w żadne techniczne środki ochrony informacji.

>

Etykieta spotkań biznesowych i negocjacji. Jak przygotować salę konferencyjną

Przede wszystkim trzeba zadbać o czystość i porządek. Na stołach powinny znajdować się przybory do pisania. Mogą mieć na sobie Twój branding, ale nie jest to konieczne. Tradycyjnie pokój udekorowany jest kwiatami. Jeśli zdecydujesz się na postawienie kwiatów na stole, wybierz niskie lub leżące bukiety: nie będą one blokować uczestników od siebie. Na stole konferencyjnym nie powinny znajdować się wysokie bukiety, ale można je umieścić w innych miejscach. Na stole należy postawić butelki z niegazowaną wodą mineralną (nie są one wcześniej otwierane) i nieskazitelnie czyste szklanki. Nie zapomnij o utrzymaniu porządku w miejscach powszechne zastosowanie(korytarze, hole, lobby, toalety) na terenie całego biura. Powinieneś także wybrać strefę dla palących i poinformować gości, jak tam dotrzeć.

Biuro do negocjacji można wynająć w wielu centrach biznesowych. Lokalni specjaliści zajmą się przygotowaniem lokalu, obsługą negocjacji i ich wsparciem technicznym.

Zasada 4. Skład delegacji

Liczba negocjatorów po każdej stronie i ich poziom stanowisk powinny być w przybliżeniu takie same. Szefem delegacji jest pracownik, który podejmuje ostateczną decyzję zarówno co do przedmiotu negocjacji, jak i zgodności z zatwierdzoną procedurą. Zwykle na czele delegacji stoi szef firmy, ale zdarzają się wyjątki. Na przykład, jeśli specjalista lepiej radzi sobie z technikami negocjacyjnymi lub jeśli dyrektor został mianowany niedawno i nie zrozumiał jeszcze dostatecznie sytuacji, delegacją może kierować inna osoba. W takim przypadku wszelkie uprawnienia na czas trwania negocjacji i cała odpowiedzialność za podejmowanie decyzji spoczywają na szefie delegacji, o czym dyrektor generalny musi pamiętać. Przedstawiciele firmy muszą bezwzględnie podporządkować się decyzjom szefa delegacji. Dużym błędem jest wszczynanie sporu podczas negocjacji lub kwestionowanie decyzji menedżera.

Zasada 5. Dokumenty i ulotki

Projekty wszelkich decyzji, umów i porozumień należy przygotować z wyprzedzeniem. Należy pamiętać, że w tytule takich dokumentów musi znajdować się słowo „projekt”. Zastanów się z wyprzedzeniem, jakie materiały informacyjne mogą przydać się podczas negocjacji. Ważna informacja powinien być pod ręką we właściwym czasie. Uczestnicy nie powinni być zmuszani do czekania, aż sekretarz znajdzie informacje Wymagane dokumenty lub zadzwoń do osoby posiadającej wymagane informacje. Materiały drukowane należy przygotować w wystarczającej ilości i w tej samej konfiguracji dla wszystkich uczestników. Wymówki w rodzaju „został dla Ciebie egzemplarz niskiej jakości” są obraźliwe.

Ponadto warto z wyprzedzeniem zebrać informacje o partnerach biorących udział w negocjacjach, przede wszystkim o Dyrektorze Generalnym. Kiedy wiesz o swoim partnerze wszystko lub prawie wszystko, łatwiej jest wpłynąć na wynik spotkania. Przydatna może być każda informacja – zarówno o upodobaniach kulinarnych Dyrektora Generalnego, jak i o tym, jaką książkę ostatnio czytał.

Upewnij się, że wszyscy członkowie Twojej delegacji posiadają wystarczającą liczbę wizytówek.

Zasada 6. Pamiątki dla partnerów

W razie potrzeby możesz przygotować drobne upominki dla negocjatorów. Pamiątki nie powinny być nieporęczne ani drogie. Warto zaopatrzyć je w symbole firmowe. Dyrektor Generalny otrzymuje prezenty inne niż wszystkie i z reguły cenniejsze. Dobrą formą jest uprzedzenie partnerów o przygotowanych pamiątkach (za pośrednictwem grup protokolarnych lub działów), aby nie znaleźli się w niezręcznej sytuacji z powodu niemożności okazania wzajemnej uprzejmości.

Zasada 7. Etykieta negocjacyjna i dress code

Mężczyźni powinni podczas negocjacji nosić ciemne garnitury i jasne koszule. Krawat nie powinien być kolorowy ani wielobarwny. Lepiej zdecydować się na ciemny krawat w średniej wielkości jasne kropki lub ukośne jasne paski. Buty – klasyczne czarne buty ze sznurowadłami (Oxfordy); Z elementów dekoracyjnych dozwolony jest jedynie szew oddzielający czubek buta. Niedopuszczalne jest obuwie lakierowane lub wykonane ze skór zwierząt egzotycznych (krokodyle, węże, strusie).

Najlepszym strojem dla kobiet biorących udział w negocjacjach jest ciemny garnitur (marynarka ze spódnicą lub sukienką). Oprócz garnituru lepiej wybrać lekką bluzkę o kroju koszuli, przezroczyste rajstopy w cielistym kolorze i czarne czółenka na niskim obcasie (3–5 cm) z minimalistycznym wystrojem. Krawat męski, niezależnie od tego, jak modny jest, nie powinien być noszony przez kobietę na tego typu wydarzeniach – to niepisana zasada świata biznesu. Dopuszczalne jest kilka dekoracji, surowych i dyskretnych. Kolczyki typu cygańskiego i wszelkie bransoletki są wykluczone.

Etykieta negocjacyjna

Powinieneś przybyć punktualnie na negocjacje. Spóźnienie jest naruszeniem etykiety negocjacyjnej; może to zostać odebrane jako brak szacunku dla drugiej strony, a nawet jako zniewaga. Jeśli Twoja delegacja została opóźniona z przyczyn nieprzewidzianych, należy przeprosić. Jeśli spóźnisz się więcej niż 15 minut, ma to zrobić Dyrektor Generalny strony przyjmującej wszelkie prawo zlecić negocjacje asystentom lub odmówić spotkania w tym dniu.

14 błędów wetykietanegocjacje biznesowe, na które pozwalają rosyjscy biznesmeni

1. Postrzeganie rozmówcy jako przeciwnika.
2. Podejrzliwość, tajemnica, wrogość (co jest warte tylko chęci ukrycia kodeksu etycznego firmy, z którego można być dumnym na całym świecie).
3. Ambicje „mesjańskie” to przekonanie, że Rosja (lub konkretne miasto, region) jest najlepsza, podczas gdy inne kraje (miasta, regiony) robią wszystko źle.
4. Myślenie kolektywistyczne (wyjaśnione przez heavy dziedzictwo historyczne). Przejawia się to w niechęci do wzięcia odpowiedzialności: szef zwraca się do zastępcy, zastępca do zastępcy itp.
5. Tendencja do zachowań autorytarnych, oznaczających całkowitą nieprzejrzystość informacji dla zespołu. To podejście ma również głębokie znaczenie korzenie historyczne(relacja między panem a poddanym).
6. Twardy styl negocjacji, niechęć do ustępstw.
7. Głośna mowa „nie” bez alternatywy.
8. Chęć uniknięcia rozmów na trudne tematy. Rozmowa zmierza w innym kierunku - zmiana tematu, aby później nie wracać do „niewygodnego” problemu, zaproponowanie dodatkowej herbaty lub obejrzenie czegoś niezwiązanego z omawianą kwestią itp.
9. Manipulacja. Zdarza się np., że delegacja celowo spóźnia się na negocjacje, żeby pokazać, kto tu rządzi (bo szefowie zawsze się spóźniają). Jeżeli delegacja partnera się spóźnia, zwraca się mu na to uwagę z całą surowością.
10. Niemożność i niechęć do poruszania się po osobliwościach krajowej i regionalnej psychologii partnerów.
11. Brak możliwości sporządzenia dokumentacji negocjacyjnej.
12. Nieodpowiedni wygląd. Często zbyt eleganckie, pretensjonalne ubrania.
13. Złe maniery. Kiedyś na przykład negocjacje prowadziła pani, dyrektor działu personalnego. Miała na sobie zielony garnitur biznesowy i białe sandały. Wskazując palcem miejsce, w którym mieli się znajdować goście, powiedziała: „Proszę, panowie!”
14. Niespełnienie obietnic złożonych podczas negocjacji.

Spotkanie z gośćmi. Jeśli stroną przyjmującą jest Twoja firma, to w wyznaczonym terminie muszą to zrobić wszyscy członkowie Twojej delegacji w pełnej mocy zebrać się w sali konferencyjnej. Gości wita pracownik niebiorący udziału w wydarzeniu. Eskortuje ich do sali konferencyjnej. Jako pierwszy wita się i przedstawia szef delegacji-gospodarza, następnie szef delegacji wizytującej. Następnie szef delegacji-gospodarza zaprasza wszystkich do zajęcia miejsc.

Układ miejsc negocjatorów. Szef delegacji gospodarzy zajmuje swoje miejsce jako pierwszy. Pozostali siedzą zgodnie z umieszczonymi znakami. Jest to jedna z najpopularniejszych opcji siedzenia. Delegacje siedzą naprzeciw siebie, każda zajmując swój (długi) bok stołu. W tym przypadku Dyrektorzy Generalni znajdują się pośrodku, naprzeciw siebie. Przez prawa ręka drugi najważniejszy pracownik siedzi od szefa delegacji, trzeci po lewej, czwarty po prawej, czwarty po lewej, piąty po lewej itd. Eksperci i tłumacze ustni uczestniczący w spotkaniu, ale niebędący częścią negocjatorów znajdują się po lewej stronie, nieco za głównymi delegacjami. Pragnę zaznaczyć, że niezastosowanie się do ustalonego przez właścicieli miejsca i zasiadanie na cudzym miejscu jest uważane za niestosowne. Tylko George W. Bush mógł sobie na to pozwolić, gdy był prezydentem Stanów Zjednoczonych. Na jednym ze szczytów G8 bezceremonialnie zasiadł obok kanclerz Niemiec Angeli Merkel, zajmując miejsce brytyjskiego premiera Gordona Browna. Wysiłki organizatorów, którzy próbowali zwrócić uwagę Busha na okładkę, spełzły na niczym. Udawał, że nie rozumie, czego od niego chcą, co bardzo bawiło społeczność światową.

Wymiana wizytówek. Gdy wszyscy zajmą miejsca, szef gospodarza przedstawia członków swojej delegacji (niezależnie od tego, czy negocjatorzy się znają, czy nie). Następnie szef delegacji wizytującej przedstawia swój zespół. Jeżeli w negocjacjach uczestniczy mniej niż dziesięć osób, uczestnicy wymieniają się wizytówki. Każda osoba przekazuje swoją wizytówkę partnerowi siedzącemu naprzeciw. Powstałą kartę można włożyć do kieszeni na piersi marynarki lub umieścić przed sobą, aby móc wyjaśnić imię partnera, jeśli zdarzy się, że je zapomnisz. Jest to szczególnie wygodne, gdy podczas negocjacji nie używa się znaków pionowych, ale karty leżące. Jeśli negocjatorów jest wielu, wymiana wizytówek przy stole jest niewłaściwa. W takim przypadku każdy uczestnik musi je posiadać pełna lista członkowie delegacji partnerskiej (z nazwiskami, pełne nazwy i patronimika, stanowiska). Członkowie delegacji będą mieli możliwość wymiany wizytówek później, w przerwie lub na zakończenie spotkania.

Rozpoczęcie negocjacji. Negocjacje rozpoczyna Dyrektor Generalny strony przyjmującej. Dba także o to, aby podczas wydarzenia nie było długich przerw. Zapadła cisza może zostać odebrana przez gości jako sygnał, że spotkanie dobiega końca. Nie należy od razu rozpoczynać tematu negocjacji. Najpierw trzeba zamienić kilka zdań na abstrakcyjny temat: o pogodzie, o wzajemnie korzystnej współpracy w przeszłości. Tematy, które mogą powodować nieporozumienia (religia, polityka, preferencje sportowe, cechy narodowe), należy wykluczyć ze wstępnej rozmowy. Następnie szef delegacji-gospodarza sugeruje przejście do tematu negocjacji. Dyrektor Generalny może delegować głos innym członkom swojej delegacji, a także ekspertom i doradcom. Nie ma zwyczaju przerywania występów partnerów.

Przerwy w trakcie spotkania. Podczas negocjacji telefony komórkowe powinny być wyłączone. Wszystkie przerwy (np. lunch) należy zaplanować z wyprzedzeniem. Aby nie przeszkadzać zgromadzonym, na drzwiach można zawiesić ostrzeżenie „Nie wchodź!”. Negocjacje trwają.” Sekretarz ma prawo wejść wyłącznie na prośbę szefa delegacji goszczącej. Jeżeli na sali pojawi się osoba z zewnątrz, przewodniczący delegacji strony przyjmującej ma obowiązek zażądać jej natychmiastowego opuszczenia.

Nagrywanie rozmowy. Rejestrowanie negocjacji jest powszechną praktyką w biznesie. Odbywa się to na różne sposoby: niektórzy sporządzają protokoły ręcznie, inni piszą je na komputerze, a jeszcze inni nagrywają przemówienia na dyktafonie. Aby jednak rozpocząć nagrywanie, należy powiadomić obie strony i uzyskać ich zgodę. Zarówno pracownik techniczny, jak i członek delegacji może nagrywać negocjacje.

Zakończenie negocjacji. Pod koniec spotkania musisz rozładować atmosferę. W tym celu możesz na przykład poprosić uczestników o zdjęcie kurtek. Z inicjatywą taką może wystąpić jedynie przewodniczący delegacji strony przyjmującej. Do czasu zakończenia oficjalnej, protokolarnej części wydarzenia (i rozpoczęcia zdjęć) nie należy składać takiej oferty. Inicjatywa zakończenia negocjacji pozostaje w gestii szefa gościnnej delegacji. Negocjacje z reguły kończą się przyjęciem decyzji, która jest udokumentowana. Dokument podpisuje upoważniona osoba (lub osoby) w imieniu każdej ze stron, po czym oboje partnerzy otrzymują własny egzemplarz dokumentu. Po spotkaniu sporządzany jest protokół, który można przesłać drugiej stronie do akceptacji. Porozumień zawartych podczas negocjacji – zarówno pisemnych, jak i ustnych – należy bezwzględnie przestrzegać, gdyż główną zasadą etykiety biznesowej jest dotrzymywanie słowa.

Na zakończenie imprezy będzie możliwość wymiany pamiątek. Otrzymane prezenty nie są rozpakowywane i sprawdzane.

Negocjacje nie zawsze kończą się pomyślnie dla obu stron. Czasami uczestnicy spotkań decydują się na odroczenie podpisania umowy, aby lepiej przemyśleć warunki lub konsekwencje umowy. W takim przypadku należy omówić ze swoimi partnerami termin kolejnej rundy negocjacji. Jeśli okaże się, że nie uda się osiągnąć porozumienia ani teraz, ani później, nie należy stawiać ultimatum ani wychodzić trzaskając drzwiami. Przewodniczący delegacji wizytującej powinien po prostu ogłosić, że różnica zdań jest zbyt duża i podziękować pracować razem, pożegnaj się i wyjdź ze swoimi podwładnymi.

• Negocjacje biznesowe: instrukcje krok po kroku dotyczące organizacji i prowadzenia

Opinia eksperta

Nicholas Corot, główny kurator Centrum Badań zarządzanie marką i technologie marki grupy firm Reland, członek Rady Cechu Marketerów, Przewodniczący Komisji Spraw Międzynarodowych Związku Marketerów Rosji, członek Komisji Marketingu Rosyjskiej Izby Handlowo-Przemysłowej, Moskwa

Niestety, rosyjscy biznesmeni pamiętają o etykiecie negocjacji biznesowych zazwyczaj tylko podczas spotkań z partnerami zagranicznymi. Jednak w ostatnie lata Etykieta negocjacji biznesowych przestała być egzotyczna – przynajmniej w megamiastach i stolicach regionów. Kierowanie się zasadami postępowania przyjętymi w środowisku biznesowym świadczy obecnie o statusie przedsiębiorcy. To, choć nieco zniekształcone, wyobrażenie o celu etykiety doprowadziło do pozytywnych zmian. Ponadto coraz więcej otrzymuje menedżerów nowej generacji nowoczesna edukacja. Postrzegają etykietę negocjacyjną jako integralną część biznesu.

A jednak wciąż istnieje wiele szokujących przykładów. Najczęściej błędy negocjatorów wiążą się z nieznajomością kultury krajów, z których pochodzą partnerzy. Zastanów się, co to znaczy dać ortodoksyjnemu Hindusowi wizytówkę lewą ręką, a nawet trzymać ją dwoma palcami - środkowym i wskazującym. Lub podczas spotkania (pożegnania) poklep Japończyka po ramieniu, aby okazać mu swoje uczucia. Albo na przykład, co oznacza dla kobiety pojawienie się na negocjacjach z Arabami w głęboko wyciętej lub nadmiernie krótkiej zielonej sukience. Wielu nie znajdzie w takim zachowaniu nic nagannego, ale wszystkie są przykładami potwornych zniewag wobec partnerów. Przypadkiem klinicznym jest, moim zdaniem, zwyczaj niektórych dyrektorów noszenia krawata do koszuli z krótkim rękawem (jakby byli urzędnikami lub kelnerami z fast foodów). Takie dziwactwa można wybaczyć, jeśli znajdziesz się na szczycie światowej listy Forbesa. W innych przypadkach musisz grać zgodnie z zasadami.

Etykieta negocjacyjna nie jest dziś tak rygorystyczna

Igor Berezin, Prezes Cechu Marketerów, partner Semperia M&S, członek zarządu Rosyjskiego Stowarzyszenia Marketingu, doradca prezesa holdingu badawczego Romir, Moskwa

Etykieta negocjacyjna nie jest dziś tak rygorystyczna, jak protokół dyplomatyczny z ubiegłego wieku. Nie jest surowe zasady, ale zalecenia, które powstały w wyniku uogólnienia i sformalizowania praktyki biznesowej. Z moich obserwacji wynika, że ​​większość rosyjskich biznesmenów zna podstawowe normy etykiety biznesowej. Ale nie każdy zna niuanse. W negocjacjach wiele zależy od „starszego rangą”. Jeśli zna i przestrzega protokołu, reszta uczestników patrzy na niego i robi to samo.

W średnich firmach młodzi menedżerowie często nie zagłębiają się w zawiłości protokołu. Najczęstszym błędem, z jakim się spotykam, jest sytuacja, w której goście zmuszeni są czekać w sali konferencyjnej dłużej niż 5-7 minut (a czasem 15-20), aż raczy się pojawić „główny szef”. Często właściciele zachowują się w ten sposób, gdy odwiedzający są zainteresowani otrzymaniem zamówienia lub umowy.

Siedząc przy stole, błędy rzadko się zdarzają, ale zdarza się, że gospodarz nie pozostawia gościom możliwości wspólnego siedzenia, po jednej stronie stołu. Stwarza to praktyczne niedogodności i dyskomfort moralny.

Częstym błędem jaki popełniamy jest brak wizytówek lub ich nieprzydatność. W przypadku niepodania przez Dyrektora Generalnego swojej wizytówki lub osobistego adresu e-mail i telefon komórkowy, partnerzy mogą dojść do wniosku (być może błędnie), że menadżer nie ma zamiaru kontrolować przebiegu dalszej współpracy. Nie będą go „przeszkadzać”, próbując negocjować z menedżerami (i brać pod uwagę ich interesy).

Również na początku negocjacji często pojawiają się problemy – wprowadzenie nie zawsze jest przemyślane, pojawiają się pewne komplikacje, podczas których strony decydują, kto zacznie.

Jak widać, etykieta negocjacyjna nie jest taka prosta – ma wiele niuansów. Wszystkie są jednak logiczne i właściwe, łatwo je zapamiętać; Z biegiem czasu ich przestrzeganie stanie się nawykiem. To znacznie ułatwi udział w negocjacjach i stanie się przewagą konkurencyjną.

Kto powinien znaleźć się w delegacji?

Musisz przygotować się na poważne negocjacje. Wskazane jest wcześniejsze poznanie stanowisk i obowiązków wszystkich uczestników po stronie partnera. Ważne jest, aby ustalić, kto jest prawdziwym liderem tej grupy, aby później, podczas spotkania, móc poświęcić mu więcej uwagi. Często nie jest to w ogóle szef delegacji, ale np. kierownik działu, który jest najbardziej zainteresowany wynikiem negocjacji. I wiedząc to wszystko, powinieneś stworzyć własny zespół negocjatorów. Według Mariny Arkhangelskiej, konsultantki ds. etykiety biznesowej w ABC-Training, sukces przyszłego spotkania zależy w 80% od tego, jak dobrze zostanie sporządzone.

Etykieta biznesowa opiera się na dwóch podstawowych rzeczach: oszczędności czasu i rankingu według pozycji. Dlatego główną zasadą przy wyborze uczestników spotkania biznesowego jest osiągnięcie całkowitej parytetu, mówi Marina Arkhangelskaya. - W negocjacjach z każdej strony powinna być obecna taka sama liczba osób. Co więcej, jeśli np. menadżer i jego asystent planują pochodzić z jednej firmy, to strona przeciwna musi prezentować się w tym samym składzie. Uczestnicy spotkania muszą być dopasowani do stanowiska.

Bardzo przydatne jest zebranie jak największej ilości informacji o partnerze przed spotkaniem i przygotowanie dokumentacji. Jeśli z wyprzedzeniem sformułujesz także projekt umowy i nawet omówisz go najpierw telefonicznie lub pocztą, być może uda Ci się uzgodnić większość punktów w sposób roboczy. Wtedy przy stole negocjacyjnym będziesz mógł skupić się na najważniejszej sprawie.

Załóżmy więc, że negocjacje organizowane są z inicjatywy Twojej firmy i to, jak to mówią, rządzi. Ile osób powinna składać się z delegacji? To zależy od Twojego celu. Jeśli ma to być przekazanie partnerowi informacji o nowym projekcie, to ilość uczestników nie ma znaczenia. Jeżeli celem negocjacji jest omówienie problemów i podjęcie konkretnych decyzji, należy ograniczyć liczbę uczestników.

Duży zespół będzie miał przewagę psychologiczną, ale spotkania jeden na jednego zwiększą prawdopodobieństwo osiągnięcia porozumienia.

Główną zasadą ustalania składu uczestników negocjacji jest rzeczywista potrzeba obecności każdego z nich na spotkaniu, mówi Marina Orlova, trener-konsultant w szkole zarządzania Arsenal. - Trzeba zaprosić tych, których obecność jest naprawdę konieczna, a nie tych, którzy mogą lub chcą przyjść. Jak pokazuje praktyka, skuteczność negocjacji jest odwrotnie proporcjonalna do liczby ich uczestników.

O zaletach punktualności

Zgodnie z etykietą biznesową zwyczajem jest powiadomienie partnera o chęci negocjacji na dwa tygodnie przed przewidywaną datą spotkania. Ponadto miejsce jest oferowane przez stronę zapraszającą i potwierdzane przez stronę zaproszoną.

Jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji warto omówić i zatwierdzić zakres zagadnień, które będą omawiane oraz określić cele spotkania.

Nie ma specjalnego czasu na „negocjacje”. Jednak pierwsza połowa dnia uważana jest za najbardziej owocną. Spotkanie po obiedzie nie jest uważane za złe maniery. Umawianie się na spotkania jest po prostu nieprzyzwoite wczesnym rankiem lub późnym wieczorem.

Oczywiście nie można spóźnić się na negocjacje. Ale nie powinieneś też przyjeżdżać wcześniej. Może to niepokoić właścicieli.

Idealne negocjacje trwają dwie godziny. Jeśli nie możesz dotrzymać tego czasu, musisz zrobić co najmniej półgodzinną przerwę przed następną dwugodzinną blokadą.

W przerwie można poczęstować gości kawą lub herbatą. Zgodnie z etykietą napoje podaje się najpierw gościom, zaczynając od menadżera, a następnie – w tej samej kolejności – pracownikom.

Palenie podczas negocjacji jest dozwolone wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu. Jednak obecnie coraz częściej przy stole negocjacyjnym ludzie nie palą i nie piją wyłącznie wody mineralnej.

Domy i mury pomagają

Gdzie lepiej się spotkać – we własnym biurze czy na neutralnym terenie? Odpowiedź ponownie zależy od celu. Jeśli chcesz osiągnąć przewagę psychologiczną, lepiej zaprosić partnera do swojej firmy.

Idealnie jest organizować spotkania w specjalnie przystosowanych salach konferencyjnych. Drzwi mebli w tych pokojach muszą być szczelnie zamknięte, a na stołach nie powinno być żadnych niepotrzebnych dokumentów. W przeciwnym razie zaproszona strona poczuje się niekomfortowo.

Głównym elementem otoczenia sali konferencyjnej jest stół.

Podpowiada to etykieta biznesowa najlepszy stół do negocjacji - okrągły lub owalny” – mówi Marina Arkhangelskaya. - Każdy stół z rogami początkowo przygotowuje rozmówców do konfrontacji. Zdarza się, że właściciele mają do dyspozycji jedynie tradycyjny prostokątny stół. W takim przypadku muszą pamiętać, że podczas spotkania nie można nikogo posadzić ani na czele, ani na końcu. Układ partnerów powinien wyglądać następująco: naprzeciw siebie, w zależności od ich rangi lub pozycji.

Niegrzecznie jest sadzić gości tyłem do drzwi lub twarzą do okna. Przedstawiciel strony przyjmującej powinien usiąść twarzą do drzwi i np. dyskretnie zasygnalizować sekretarzowi, aby zmienił popielniczki lub przyniósł wodę.

Jeśli spotykasz nieznane osoby, bardzo przydatne jest wcześniejsze położenie na stołach kart z imionami i nazwiskami wszystkich uczestników negocjacji. Dzięki temu łatwiej będzie im się komunikować.

Warto także zadbać o to, aby między siedzącymi było wystarczająco dużo wolnej przestrzeni. Optymalna odległość wynosi 1,5-3 metry. Jest to tak zwany „dystans społeczny”.

Zbyt duża odległość między partnerami może wywołać poczucie oderwania, mówi Marina Orlova. - Ale znany sposób prowadzenia rozmowy jest również szkodliwy. Nie możesz naruszać przestrzeni osobistej sąsiadów przy stole, dotykać cudzych rzeczy i dokumentów bez pozwolenia ani próbować czuć się bardziej komfortowo niż właściciel biura.

Bezwarunkową zasadą negocjacji jest poufność. Dlatego jeśli zdecydujesz się nagrać rozmowę na taśmie wideo lub dyktafonie, warto wcześniej zapytać partnera o zgodę.

Powitany przez ubrania

Wygląd negocjatorów musi być nienaganny. Jak mawiał Cervantes: „ubiera się i odsłania”. W naszej opinii wygląd ludzie oceniają powagę naszych intencji i profesjonalizm.

Dlatego wybierając się na ważne spotkanie, najlepiej ubrać się zachowawczo. klasyczny styl. Niezmiennie świadczy o solidności, szacunku i dobrym guście swojego właściciela. W skład „munduru” męskiego negocjatora wchodzi dwuczęściowy garnitur w kolorze szarym lub koloru niebieskiego, koszula z długim rękawem - jasna gładka lub w cienkie paski, jedwabny krawat, skarpetki pasujące do spodni i sznurowane półbuty. Kobiety powinny nosić także klasyczny garnitur i czółenka na płaskim obcasie. Do negocjacji optymalny jest makijaż dzienny, wymagane są zadbane dłonie i zadbane włosy. Biznesmenka Nie powinna wyglądać jak „niebieska pończocha”, ale minispódniczki i ekstrawaganckie dodatki są dla niej nie do przyjęcia. Zestaw dekoracji powinien być ograniczony do rozsądnego minimum.

Biznes to społeczność bez płci, mówi Marina Arkhangelskaya. - I wiele ogólnie przyjętych zasad zachowania - na przykład zwyczaj puszczania kobiety jako pierwszej - traci tutaj znaczenie. Oczywiście, jeśli dama otrzyma miejsce przy stole negocjacyjnym, to dobrze. Ale kobieta biznesu nie powinna tego żądać.

Obowiązują szczególne zasady postępowania z wizytówkami. Jeśli uścisk dłoni i przedstawienie są czynnościami formalnymi podczas spotkania, to wymiana wizytówek jest nieformalna. Koniecznie podziękuj im za otrzymanie wizytówki. Najrażącym naruszeniem jest natychmiastowe włożenie go do kieszeni lub wizytownika. Najpierw musisz uważnie przeczytać kartę.

Znajomość subtelności etykiety jest ważna nie tylko dla dyplomatów. Niezręczny gest lub słowo może zatrzeć całe wrażenie, jakie planowałeś wywrzeć na swoim partnerze biznesowym. Jak się przygotować ważne spotkanie i nie pozwolić na ani jedno przebicie?

Moc słów

W Rosji zwyczajowo zwraca się do partnerów po imieniu i nazwisku. Z wyjątkiem kiedy Kultura korporacyjna pozwala zwracać się do siebie po imieniu, w amerykańskim stylu.

Etykieta ściśle nakazuje, jak tak ułożyć rozmowę, aby konsekwentnie realizować zamierzony plan, a jednocześnie zachować życzliwość.

Nie ma zwyczaju natychmiastowego brania byka za rogi, radzi Marina Arkhangelskaya. - Za dobrą formę uważa się powiedzenie dwóch lub trzech zdań na początku negocjacji tematy świeckie- o pogodzie, najnowszych wydarzeniach kulturalnych, sytuacji gospodarczej.

Najcenniejsze cechy negocjatora to cierpliwość, takt, dyplomacja, wnikliwość i spokój. Eksperci nie zalecają siedzenia z powagą podczas spotkania biznesowego, ale okazywanie emocji też jest niepożądane. Nie możesz mówić głośno, ale nie powinieneś też ledwo szeptać. Należy unikać niepotrzebnego hałasu i gwałtownych ruchów. Trzeba być przyjacielskim, ale zachować dystans psychologiczny.

Na przykład nie należy nadużywać komplementów, mówi Marina Arkhangelskaya. - Można wymawiać tylko te, które się ze sobą wiążą problemy biznesowe. Czasami dopuszczalne jest zwrócenie uwagi na garnitur rozmówcy. Nie jest jednak pożądane przechodzenie do omawiania niezwykłych cech jego osobowości.

W rozmowie lepiej zachować krok bardziej formalny niż bardziej poufały. Ale nie powinieneś bać się być przyjaznym. Pozytywne nastawienie i zainteresowanie można wyrazić za pomocą następujących zwrotów: „Cieszę się, że Cię widzę!”, „Dziękujemy za poświęcenie czasu na spotkanie z nami!”.

Eksperci uważają, że okazywanie poczucia wyższości jest złą formą. Można to wyrazić w groźbach, uwagach, oskarżeniach lub protekcjonalnym tonie. Nieprzyzwoite jest sugerowanie rozmówcy na temat twoich powiązań z wpływowymi ludźmi. Niegrzecznie jest okazywać niezachwianą wiarę w swoją słuszność, formułować kategoryczne stwierdzenia, narzucać rady lub przerywać rozmówcy.

Wręcz przeciwnie, jeśli czujesz, że wywierana jest na ciebie presja, nie powinieneś przyjmować pozycji obronnej. To doprowadzi negocjacje do ślepego zaułka. Powinieneś odpowiadać partnerowi grzecznie i spokojnie, a jeśli poczujesz atak irytacji, po prostu zachowaj ciszę.

Złota zasada dyplomacji brzmi: uważaj na słowa „nie”, „nigdy”, „to niemożliwe”.

Nie należy zaczynać zdania od słów zaprzeczenia, mówi Marina Arkhangelskaya. - Często staje się to początkiem konfliktu, konfrontacji. Oczywiście trzeba też umieć powiedzieć „nie”. Zanim jednak odmówisz, koniecznie wyjaśnij powód, dla którego oferta Twojego partnera nie jest dla Ciebie interesująca.

Wszystkie porozumienia osiągnięte w trakcie negocjacji wchodzą w życie z chwilą ich zapisania na papierze i podpisania przez przywódców obu stron. Może to być nie tylko umowa, ale także protokół intencji, który nie jest wiążący.

I najważniejsza zasada negocjacji: nigdy nie obiecuj tego, czego nie możesz zapewnić. To zawsze dyskredytuje. Lepiej przekroczyć oczekiwania partnera, niż nie spełnić jego oczekiwań.

OPINIE CO CIĘ NIEpokoi O TWOICH INTERLOCKERACH?

Nikołaj SKOROKHODOV, menadżer firmy Pizza Center (Moskwa):

Brak punktualności. Jeśli partner spóźnia się na negocjacje, oznacza to, że będzie nieostrożny w biznesie. Moja praktyka potwierdziła to nie raz. Zawsze zwracam uwagę na to, jak dana osoba jest ubrana. W końcu czasem przedsiębiorca operuje słowami duże sumy, a po jego wyglądzie nie można powiedzieć, że choć raz widział w jego oczach takie pieniądze.

Vladimir LIM, właściciel sieci laboratoriów fotograficznych „Fuji Photo Center” (Pietropawłowsk Kamczacki):

Bardzo nie lubię, gdy spotkanie jest źle przygotowane. Wolę omówić plan spotkania wcześniej, żeby nie tracić czasu. Gorzej, gdy Twój rozmówca wędruje w niezwiązane ze sobą tematy i wysyła sekretarkę, aby poszukała brakującej kartki papieru.

Valery GREKOV, dyrektor generalny firmy Grill-Master:

Nie lubię, gdy mój rozmówca zachowuje się arogancko, okazuje niestosowność lub lekceważy interesy innych osób.

KOMUNIKACJA Z OBCYM AKCENTEM

Wielu Rosjan jest zdezorientowanych amerykańskim sposobem od razu zabierania się do pracy i szybkiego stawiania kropek nad „i”, a także zamiłowaniem do omawiania problemów biznesowych przy wczesnych śniadaniach, „lunchach” na stojąco i „przerwach”. Nie oznacza to jednak lekkiego podejścia do sprawy. Członkowie amerykańskiej delegacji są w miarę niezależni w podejmowaniu decyzji. Wszyscy z reguły dobrzy specjaliści w kwestiach, którym poświęcone są negocjacje.

Aby jak najskuteczniej przeprowadzić spotkanie z Amerykanami i Kanadyjczykami, nie należy uczynić go zbyt formalnym. I nie zdziw się, jeśli dziesięć minut po spotkaniu Twój zagraniczny rozmówca zacznie zwracać się do Ciebie po prostu po imieniu. To nie jest przejaw zażyłości, ale dowód przyjaznego stosunku do ciebie.

WIELKA BRYTANIA

Podstawy etykiety biznesowej przyjęte w Wyspy Brytyjskie, tradycyjny Zasady angielskie dobre maniery.

Komunikowanie się z panterami z Anglii powinno być zdecydowanie uprzejme i formalne, używając adresów „Pan”, „Pani” i „Pani”. Podczas negocjacji z nimi wykluczony jest kontakt fizyczny inny niż uścisk dłoni. Na spotkanie należy przyjść w klasycznym ubraniu. Dobry start do rozmowy biznesowej - wymiany poglądów na temat najnowszych wydarzeń kulturalnych lub sportowych.

Planując spotkanie z Brytyjczykami warto pamiętać, że ich dzień pracy trwa zazwyczaj od 9:00 do 17:00. W ciągu dnia pracy najczęściej nie rozprasza ich lunch, odkładając długie zabiegi gastronomiczne na wieczór.

KRAJE ARABSKIE

Dla ludzie biznesu z kraje arabskie charakterystyczne uczucie poczucie własnej wartości I duma narodowa. Bardzo ważne ma poziom, na którym toczą się negocjacje.

Partnerzy z krajów arabskich na pewno zapytają Cię podczas rozmowy: „Jak się masz? Jak Twoje zdrowie?” Ale to nie znaczy, że naprawdę chcą usłyszeć szczegółową historię o Twoim samopoczuciu. To tylko hołd dla orientalnej etykiety.

Dopóki nie poznasz lepiej swoich rozmówców, nie zaleca się żartowania. Nie warte wspomnienia tematy religijne i zainteresuj się zdrowiem współmałżonka. Nie można odsłonić podeszew stóp – to nieprzyzwoite. Musimy pamiętać, że islam zabrania alkoholu. Dlatego lepiej częstować gości ze Wschodu herbatą i kawą.

Bądź też przygotowany na to, że będziesz musiał długo czekać podczas negocjacji z arabskimi biznesmenami. Punktualność nie jest ich najlepszą cechą.

JAPONIA

Japończycy bardzo skrupulatnie przestrzegają protokołu spotkania. Spotykając się z nimi, nie należy ubierać się zbyt jaskrawo. Bardziej odpowiedni jest styl konserwatywny.

Pozyskaj rozmówców z kraju Wschodzące słońce możliwe poprzez wykazanie się swoją obserwacją i znajomością tradycji narodowych.

Zgodnie z japońską etykietą biznesową strona idąca na ustępstwa może liczyć na wzajemny gest ze strony partnerów. Pamiętaj jednak: słowo „tak” niekoniecznie oznacza, że ​​się z tobą zgadzają. Oznacza to po prostu, że rozmówcy Cię usłyszeli i zrozumieli. Faktem jest, że w Japonii nie ma zwyczaju mówić słowo „nie”.

Aby skutecznie negocjować, niezależnie od ich poziomu i skali, konieczne jest opanowanie kultury negocjacji, tj. system pojęć, wartości i norm, który stałby się środkiem skutecznej komunikacji pomiędzy negocjatorami - mężowie stanu, politycy, dyplomaci, ludzie biznesu.

Przede wszystkim każdemu przystępującemu do negocjacji warto poznać początkową prawdę: skrajnie nieopłacalne jest poleganie na interakcjach konfliktowych, dążenie za wszelką cenę do jednorazowego zwycięstwa.

O wiele bardziej produktywną opcją jest partnerstwo, gdy problem jest analizowany wspólnie z partnerem w celu znalezienia rozwiązania, które najlepiej odpowiada obopólnym interesom.

Model negocjacji zazwyczaj obejmuje:

• - powitanie uczestników i przedstawienie treści negocjacji;
• - wzajemne wyjaśnianie stanowisk, interesów, koncepcji uczestników;
• - dialog pomiędzy uczestnikami;
• - koordynacja stanowisk i podsumowywanie;
• - podejmowanie decyzji (umów) i finalizowanie negocjacji.

Należy pamiętać, że spóźnienie na negocjacje jest niedopuszczalne. Może to negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy i zepsuć sam przebieg negocjacji.

Należy również przeprosić za opóźnienie w przyjęciu.

Nie zaleca się przyjmowania gości siedząc przy stole. Zdecydowanie lepiej jest odejść od stołu i zrobić kilka kroków w stronę gości lub spotkać się z nimi już przy wejściu do biura czy sali konferencyjnej. Jeżeli negocjacje odbywają się w biurze jednego z uczestników, jego pracownik (referent lub asystent) musi powitać gości przy wejściu.

Negocjacje rozpoczynają się od powitań i prezentacji. Najpierw zostaje przedstawiony szef delegacji przyjmującej, a następnie szef delegacji wizytującej. Następnie szefowie delegacji przedstawiają swoich pracowników, prawo pierwszeństwa w tym przypadku należy do delegacji przyjmującej. Członkowie delegacji przedstawiani są w kolejności malejącej, zaczynając od tych zajmujących wyższe stanowisko, po czym możliwa jest wymiana wizytówek. Jeżeli delegacja jest bardzo duża, każdy uczestnik otrzymuje listę delegacji, w miarę możliwości zawierającą imiona i nazwiska oraz stanowiska.

Negocjatorzy siedzą tak, aby członkowie każdej delegacji, zajmujący w przybliżeniu równe pozycje, siedzieli naprzeciw siebie. Jako pierwszy do stołu negocjacyjnego zasiada szef strony przyjmującej, który wychodzi z inicjatywą prowadzenia negocjacji. Rozpoczyna rozmowę, oddaje głos pozostałym członkom swojej delegacji, ekspertom, doradcom i pilnuje, aby w negocjacjach nie było przerw, które mogłyby być odebrane jako sygnał ich zakończenia. Przerywanie lub przerywanie mówcom nie jest zwyczajowe; pytania zadawane są na końcu przemówienia. Jeśli jakikolwiek szczegół zostanie wyjaśniony, powinieneś przeprosić i sformułować oświadczenie tak zwięźle i szczegółowo, jak to możliwe w momencie przemówienia.

Podczas negocjacji istnieje możliwość podania kawy, herbaty lub zorganizowania krótkiej przerwy kawowej.

Ponadto podczas negocjacji, w celu przestudiowania poszczególnych kwestii, delegacje mogą tworzyć eksperckie grupy robocze składające się ze specjalistów wchodzących w skład delegacji, którzy w razie potrzeby udają się do osobnego pokoju, uzgadniają Możliwe rozwiązanie lub punkt w dokumencie końcowym i przedstawić wyniki prac szefom delegacji.

Na koniec spotkania musisz pożegnać się ze swoim partnerem. Jeżeli delegacje są duże, wówczas wybacza się ich głowy, ograniczając się do grzecznego, lekkiego ukłonu pozostałym członkom delegacji.

W książce „Jak zdobyć przyjaciół i zjednać sobie ludzi” D. Carnegie7 podaje dwanaście zasad, których przestrzeganie jego zdaniem pozwala przekonać ludzi do pożądanego punktu widzenia.

• 1. Jedyny sposób zdobycie przewagi w kłótni oznacza jej unikanie.
• 2. Okazuj szacunek dla opinii rozmówcy. Nigdy nie mów nikomu, że się myli.
• 3. Jeśli się mylisz, przyznaj to szybko i zdecydowanie.
• 4. Od samego początku utrzymuj przyjazny ton.
• 5. Spraw, aby rozmówca natychmiast odpowiedział: „Tak”.
• 6. Niech bardzo czas, w którym mówi Twój rozmówca.
• 7. Szczerze spróbuj spojrzeć na wszystko z punktu widzenia rozmówcy.
• 8. Okazuj współczucie myślom i pragnieniom innych.
• 9. Niech Twój rozmówca wierzy, że ta myśl należy do niego.
• 10. Odwołuj się do szlachetniejszych pobudek.
• 11. Dramatyzuj swoje ideały, przedstaw je skutecznie.
• 12. Wyzwanie, dotknij nerwu.

Zasady te mają zastosowanie również w procesie negocjacji.

Negocjacje to niemal każdy proces osiągania porozumienia. O czym należy pamiętać planując, przygotowując i prowadząc negocjacje? Na co musisz się przygotować?

Planując więc ważne jest, aby wziąć pod uwagę miejsce, czas i czas trwania procesu negocjacyjnego. W przygotowaniu - program, skład uczestników, ich status i komfortowe warunki. Podczas prowadzenia negocjacji najważniejsza jest siła pozycji negocjacyjnej, cechy behawioralne oraz styl procesu negocjacyjnego.

Co to jest negocjacje?

Z punktu widzenia analizy transakcyjnej możliwość negocjacji dostępna jest jedynie w pozycji „dorosły-dorosły”. Dorosła pozycja jednej ze stron negocjacji powinna ostatecznie doprowadzić drugą stronę do stanu dorosłego z pozycji „dziecka” lub „rodzica” (z tych stanowisk wynika manipulacja lub presja). Dorosłe zachowanie pomaga przeciwstawić się manipulacji. Kaprysy nie mogą trwać długo, ponieważ „dziecko” ma ograniczone zasoby cierpliwości. A dyktaty „rodzica” są na ogół niewłaściwe w procesie negocjacji.

Proces negocjacji

Proces negocjacji prowadzi do rezultatów, jeśli istnieje jasno określony cel i kryteria jego osiągnięcia.

Proces negocjacji prowadzi do rezultatów, jeśli istnieje jasno określony cel i kryteria jego osiągnięcia. Jeśli ich nie ma, najprawdopodobniej będziesz musiał zgodzić się na warunki strony przeciwnej. Posiadanie planu A i B na wypadek gdyby coś poszło nie tak, pozwoli Ci obronić choć minimalnie akceptowalne stanowisko. Daje to pewność, której brak jest odczytywany przez drugą stronę i jest kosztowny. Scenariusz i podział ról również dodają wagi, pewności i dynamiki procesowi negocjacji i zespołowi. Ważne jest, aby dystrybuować funkcjonalność. Nawet jeśli negocjacje prowadzi jedna osoba, należy wziąć pod uwagę treść, zapisać główne punkty na papierze, monitorować interakcję zespołu po drugiej stronie stołu negocjacyjnego, a nawet odczytać markery cielesne i emocjonalne, które czasami mówią znacznie więcej niż słowa.

Stół negocjacyjny

Ważne jest, aby znać miejsce negocjacji, aby przybyć wcześniej i „oznaczyć terytorium”. Chciałbym uzupełnić scenariusz o plan miejsc dla uczestników. Jest to tak zwana psychogeografia. Doświadczeni negocjatorzy starają się zająć jak najkorzystniejszą pozycję przy stole jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji. korzystna pozycja, jeśli początkowo nie określono inaczej w protokole. Przywództwo w tej kwestii daje początkową przewagę i dodaje pewności siebie.

Stan negocjacji

Planując i przygotowując negocjacje, ważne jest doprecyzowanie i uzgodnienie statusu przedstawicieli stron.

Planując i przygotowując negocjacje, ważne jest doprecyzowanie i uzgodnienie statusu przedstawicieli stron. W przypadku wysłania zastępcy lub pracownika więcej niż jednej osoby do negocjacji z pierwszą osobą niski poziom hierarchii, wówczas jest to początkowo stan nierównowagi i albo negocjacje będą miały charakter pośredni, albo jest to zupełnie inny scenariusz. Jeśli druga strona nie będzie miała wystarczających uprawnień, osiągnięcie porozumienia nie będzie możliwe. Im wyższy status negocjacji, tym więcej formalności: tabliczki znamionowe dotyczące siedzenia, regulaminu, prowadzenia protokołu i podpisania umowy lub listu intencyjnego. Co ciekawe, zbieżność statusów po raz kolejny potwierdza, że ​​zgodzić się mogą tylko równi sobie. W przeciwnym razie jest to po prostu transmisja cudzego stanowiska. Zobacz przykład nr 1.

Siła negocjacyjna

Siła jest w tym przypadku wyrażeniem przenośnym. Tak naprawdę mając silną pozycję negocjacyjną, strona przeciwna godzi się na ofertę na najkorzystniejszych dla siebie warunkach. Choć zdarzają się sytuacje, gdy siła stanowiska negocjacyjnego polega na możliwości wstania i opuszczenia stołu negocjacyjnego w dowolnym momencie. Na przykład w przypadku nieakceptowalnej oferty lub naruszenia etyki biznesowej. Zobacz przykład nr 2.

Cechy zachowania

Negocjacje to przede wszystkim komunikacja, a każdy jest inny.

Znajomość typologii osobowości i nie tylko wiedza psychologiczna oczywiście bardzo przydatne. Ważne jest jednak, aby zrozumieć, że w negocjacjach chodzi przede wszystkim o komunikację, a każdy jest inny. Na przykład ludzie mówią „tak” i „nie” inaczej.

W modelu PAEI Itzhaka Adizesa istnieją cztery role przywódcze: producent wyników (P), administrator (A), przedsiębiorca (E) i integrator (I). Wszyscy wyrażają swoją zgodę lub sprzeciw na różne sposoby, chociaż używają tych samych słów i dźwięków. Znajomość tych cech pomaga osiągnąć wzajemne zrozumienie.

Stosunek do czasu

Bardzo istotny jest zarówno czynnik czasu chronometrycznego, jak i jego pochodne w postaci szybkości prezentacji czy presji czasu. Gdy tylko zaczniesz się spieszyć z podjęciem decyzji, zrób sobie przerwę. Po pierwsze, będzie to świadoma decyzja. A po drugie, sprawdzisz, jak manipulacyjna zachowuje się druga strona negocjacji. Patrząc na poniższą tabelę, prawdopodobnie pamiętasz przykłady ze swoich doświadczeń negocjacyjnych.

Jak się skontaktować?

Umiejętność nawiązania i utrzymania wymaganego poziomu kontaktu prowadzi do najważniejszego czynnika efektywności i efektywności negocjacji – zaufania, którego drugą stroną jest odpowiedzialność. Wcześniej w Rosji istniało takie pojęcie: „słowo kupca”. I wystarczyło podanie ręki na znak osiągnięcia porozumienia, bez żadnych porozumień na papierze. Uwzględniając powyższe czynniki w modelu „Jasność – Motywacja – Odpowiedzialność”, negocjacje technologiczne, jak każda komunikacja biznesowa, przebiegają według algorytmu osiągnięcia niezbędnej i wystarczającej przejrzystości. Kiedy już będzie jasność, motywacja pojawia się niemal automatycznie, co prowadzi do podziału odpowiedzialności pomiędzy negocjującymi stronami.

Rola emocji w negocjacjach

Podczas negocjacji ktoś stara się ukryć swoje emocje lub zrobić widowisko. Rozpiętość jest dość duża, ale podstawą sukcesu w negocjacjach są umiejętności inteligencji emocjonalnej.

Emocje są starszym mechanizmem regulującym aktywność życiową niż myśli.

Umiejętność rozpoznawania własnych i odczytywania emocji innych ludzi, analizowania przyczyn ich występowania, świadomego przekształcania pojawiających się emocji w te najbardziej właściwe ten moment Pomaga zarządzać sobą i innymi. Emocje są starszym mechanizmem regulującym aktywność życiową niż myśli. Mowa pojawiła się ewolucyjnie znacznie później. W niemal wszystkich kulturach podstawowe emocje, takie jak radość, złość, zdziwienie, strach i wstręt, wyrażane są niemal identycznie. Doświadczony negocjator zarządza swoimi emocjami i monitoruje ekspresję emocji innych. Emocje mogą potwierdzać słowa lub wyrażać coś innego niż znaczenie tego, co mówi rozmówca. Jest to bogaty materiał do opracowania strategii i taktyk negocjacyjnych. Zobacz przykład nr 3.

Cechy międzykulturowe

W przypadku negocjacji z obcokrajowcami, przedstawicielami innych kultur i religii, bardzo ważne jest, aby w jak największym stopniu uwzględnić specyfikę ich mentalności i zaprosić profesjonalnego tłumacza. Scenariuszy może być wystarczająco dużo duża liczba. I lepiej przemyśleć je z wyprzedzeniem, ponieważ każda kultura ma swoje własne podejście do parametrów wymienionych powyżej. Zwiększy to efektywność negocjacji i pomoże osiągnąć najlepszy wynik. Zobacz. przykład nr 4.

Filozofia negocjacji

Ci, którzy uważają, że negocjacje przypominają operacje wojskowe, muszą pamiętać, że potrzebujemy żywych partnerów i klientów. W dłuższej perspektywie to umowy korzystne dla obu stron zapewniają współpracę, a dorośli mogą renegocjować, zamiast podejmować działania militarne, jeśli coś pójdzie nie tak. Często w konfrontacji nie da się znaleźć rozwiązania i dojść do porozumienia. W tym przypadku jedynym rozwiązaniem jest kompromis, czyli w wyniku negocjacji żadna ze stron nie osiągnie w pełni swoich celów. Na płaszczyźnie konfrontacji nie ma rozwiązań korzystnych dla obu stron, należy ich szukać w celu osiągnięcia konsensusu, czyli dla stanowiska „win-win” ważne jest wyjście z sytuacji bezpośredniego konfliktu interesów i poszukiwanie akceptowalnych i spójnych warunków, aby spojrzeć na sytuację „z lotu ptaka”.

PRZYKŁADY

Przykład 1

Mój kolega i ja przyszliśmy na negocjacje w organizacji. Spotyka się z nami szef działu zakupów i informuje, że dyrektora generalnego dzisiaj nie będzie, a jego stanowiska w żadnym wypadku nie można zmieniać. Zaznaczam, że jest to „ciekawe” stanowisko do omówienia nawiązania współpracy. Niemniej jednak siadamy i rozpoczynamy negocjacje. Badamy wody, aby znaleźć rozwiązanie. Strona przeciwna nie robi ani kroku do przodu. W tym momencie do sali konferencyjnej zagląda mężczyzna z pewnym siebie spojrzeniem i pyta, jak się masz. Menedżer ds. zakupów odpowiada, mówiąc: „Teraz finalizujemy umowę i on zgadza się zaakceptować wszystkie nasze warunki”. Widzi zdziwienie na naszych twarzach, a potem jego wzrok pada na plakietkę szkoły biznesu w klapie mojej marynarki. Uśmiecha się i siada obok mnie. Okazuje się, że jesteśmy z tej samej Alma Mater, a on skończył studia kilka lat przede mną.Przy kawie spotykamy wspólnych znajomych i rozmawiamy o tym, którzy nauczyciele prowadzili jakie przedmioty. Potem pyta, po co przyjechaliśmy. Krótko przedstawię istotę sprawy. W ciągu pięciu minut znajdziemy rozwiązanie, które można było zastosować tylko dyrektorzy generalni. Od tego czasu zawsze staram się poznać skład zespołu negocjacyjnego organizacji, do której idę na spotkanie biznesowe. Poszukuję informacji na ich temat i czasami wykorzystuję je do nawiązania kontaktu i zwiększenia zaufania. Wiele można znaleźć nawet w w sieciach społecznościowych i Internet. Informacja o doświadczenie zawodowe, edukacja i hobby mogą być niezwykle przydatne. A niedawno na to stanowisko powołano szefa działu zakupów w tej organizacji, który bardzo starał się „poprawnie” prowadzić negocjacje.

Przykład nr 2

Reputacja biznesowa, zwłaszcza w zakresie świadczenia kompleksowych usług intelektualnych, jest cenniejsza niż jakiekolwiek pieniądze. Szef działu personalnego omawia warunki świadczenia usług coachingu korporacyjnego podczas negocjacji. Nalega, aby informować go o wszystkich szczegółach i treści pracy coacha z kolegami – szefami działów organizacji. Cierpliwie tłumaczę, że w tym przypadku zostanie naruszona główna zasada coachingu – poufność. Informuję, że w tej sprawie jestem zmuszony zasadniczo odmówić zawarcia umowy i realizacji dużego projektu. Po krótkiej kłótni znajdujemy rozwiązanie. Podmioty coachingu w organizacji same będą pisać raporty dla menedżera HR, według własnego uznania, ujawniając szczegóły tego, co dzieje się w interakcji coachingowej. Coachowie będą przesyłać raporty wyłącznie z tematem każdej sesji coachingowej, gdyż cykl sesji ma na celu zwiększenie produktywności menedżerów w oparciu o plany indywidualne rozwój. Plan pracy jest wstępnie określony w załączniku do umowy, a trener w przypadku odstępstw jedynie zgłasza ten fakt. Ta decyzja jest korzystna dla wszystkich stron: menadżera, jego kolegów i trenerów.

Przykład nr 3

Przyjechali do nas przedstawiciele lidera branży z Niemiec, aby negocjować współpracę, a właściwie przejęcie. Ich stanowisko jest zrozumiałe i doprowadza do wściekłości właściciela organizacji, w której jako dyrektor ds. rozwoju odpowiadam za negocjacje protokołu. Obaj właściciele widzą się po raz pierwszy i po spotkaniu z naszym mówią do Niemca po rosyjsku: „Teraz pokażę ci Stalingrad!” Przez kilka sekund panuje dźwięczna cisza, ani twarz Niemca, ani jego ciało nie reagują. Jedynie źrenice się rozszerzyły. Zagraniczna drużyna stoi w milczeniu. Niemiec, przełykając, odpowiada po rosyjsku: „Pokaż mi!” Nasze negocjacje trwały kilka dni, a zespół z Niemiec wykazał się dużym profesjonalizmem i najwyższą klasą negocjacji. Szczególnie podobał mi się ich system symboli i praca zespołowa w przekazywaniu sobie słów, w zależności od obszaru specjalizacji i funkcjonalności. Wszystko jasne i na temat. A w restauracji zachowywali się dość żywo i ciekawie było z nimi porozmawiać na tematy niebiznesowe. Innym pytaniem jest więc, kto komu pokazał, co.

Przykład nr 4

Właściciele największego w branży producenta z Włoch zostali zaproszeni do sieci detalicznej w celu uruchomienia nowej linii biznesowej. Przyjechał ojciec z synem. Pierwszy raz w Rosji. Najstarszy ma ponad 70 lat, syn 35-40 lat. Ubrany bardzo skromnie. Spotkaliśmy ich na lotnisku w salonie VIP, zaprowadziliśmy do naszego flagowego sklepu, a następnie udaliśmy się do restauracji na spotkanie z właścicielem sieć detaliczna. Restauracja jest pretensjonalna, po kanałach między stołami pływają jesiotry. Partner właściciela zaprosił do naszego stołu prostytutki. Rozmawiają o wszystkim oprócz celu wizyty liderów branży. Siedzą tam, jakby połknęli kołek. Milczą, nie piją wódki i prawie nie jedzą. Godzinę później starszy Włoch zaczął przysypiać, a syn powiedział: „Zabierz nas do hotelu. Musimy się modlić, a my jesteśmy przyzwyczajeni do wstawania o 5 rano i kładzenia się spać o 21 wieczorem”. Jest już północ, a my siedzimy w restauracji już ponad dwie godziny. Jedyne, czego nauczyłem się od syna w tym czasie, to to, że codziennie rano chodzi do kościoła na modlitwę i że w jakiejś górskiej wiosce mają fabrykę. Ma dużo dzieci i jest idolem swojej żony. Rano są weseli, ale znowu milczą. Rozpoczęły się negocjacje i okazuje się, że ojciec w ogóle nie rozumie angielskiego ani francuskiego, a syn nie zna słownictwa biznesowego. Chociaż po drodze rozmawialiśmy trochę na tematy codzienne. Efektem była rozmowa pomiędzy osobą niewidomą i głuchą. Pilnie wezwano tłumacza języka włoskiego. W pewnym sensie zgodziliśmy się na wszystko. Ale później coś nie wyszło. A przed lotem mój włoski syn zapytał mnie: „Dlaczego zaprosiłeś do negocjacji prostytutki?”

Strona
3

Strukturę procesu negocjacyjnego można przedstawić jako sekwencję kolejnych etapów.

1. Wzajemne wyjaśnienie zainteresowań, punktów widzenia i koncepcji uczestników.

2. Dyskusja punktów widzenia, przedstawianie argumentów potwierdzających te stwierdzenia.

3. Koordynacja stanowisk i opracowywanie porozumień.

Biorąc to pod uwagę, możemy sformułować:

Zasady skutecznych negocjacji

1. Omów najpierw te kwestie, co do których ty i twój rozmówca jesteście jednomyślni, następnie przejdź do tych, co do których mogą pojawić się drobne nieporozumienia, i przejdź do bardziej złożonych.

2. Kontroluj sytuację, nawet jeśli druga strona jest emocjonalna. Na wczesnych etapach negocjacji utrzymuj politykę „neutralności”. Nadmierna emocjonalność negatywnie wpływa na podejmowanie decyzji.

3. Stosuj metody uzasadnionej perswazji.

4. Zaakceptuj punkt widzenia partnera, bądź otwarty na zastrzeżenia i argumenty z jego strony. Umożliwi nam to znalezienie rozwiązania akceptowalnego przez obie strony.

5. Prowadź spisany „protokół” – zapisz główne pomysły, fakty i dane na papierze.

6. Utrzymuj kontakt z partnerem, wciągaj go w dyskusję, konsultuj, słuchaj.

7. Podawaj rzetelne informacje. Fałszywe informacje utrudniają dyskusję i zmniejszają zaufanie partnera.

8. Traktuj swojego partnera jak profesjonalistę w swojej dziedzinie.

9. Wyrażaj pozytywne nastawienie emocjonalne, „promuj” dobrą wolę.

10. Żądaj jak najwięcej. Zawsze możesz zejść na dół, ale ponowne wejście na górę jest prawie niemożliwe.

11. Buduj frazy „aktywne”. Nie mów „możemy rozważyć”, ale „rozważymy”, nie „trzeba się przygotować”, ale „przygotowamy”.

12. Stwórz w swoim partnerze poczucie, że on, tak jak Ty, zawiera korzystne dla siebie porozumienie.

Czego nie można dopuścić podczas negocjacji.

Nie zakładaj.

Nie akceptuj pierwszej oferty.

Nie wyrażaj niezadowolenia.

Nie bierz wszystkiego do siebie.

Nie pouczaj.

Nie daj sobą manipulować.

Unikaj znajomości.

Nie okazuj niepotrzebnych emocji.

Nie nadużywaj gestów.

Nie sprawiaj wrażenia, że ​​druga strona przegrała, jeśli nie osiągniesz porozumienia.

Zachowanie promujące dialog w negocjacjach

Zawsze pamiętaj, że swoim zachowaniem ustawiasz rozmówcę na określoną interakcję.

Odwołanie.

Zwracaj się do rozmówcy po imieniu tak często, jak to możliwe: tworzy to przyciąganie (wzajemną sympatię).

Reformulacja.

Odtwórz wypowiedzi rozmówcy w skróconej, uogólnionej formie, krótko formułując najważniejsze informacje. Zacznij od zwrotów wprowadzających: „Twoim zdaniem”, „Innymi słowy, wierzysz”. i tak dalej. W ten sposób przekazujesz informację zwrotną i zajmujesz równorzędną pozycję partnera.

Wyjaśniające pytania.

Jeżeli chcesz coś wyjaśnić, zrób to od razu: „Czy dobrze Cię rozumiem?” Wysłuchaj uważnie odpowiedzi, zanim rozwiniesz argumenty na rzecz własnego punktu widzenia.

Aktywne słuchanie.

Utrzymuj informację zwrotną – słuchając rozmówcy, reaguj: „Tak, tak, rozumiem”. „Oczywiście”, „To interesujące…”, ale nie „no cóż” lub „tak”. Daj swojemu partnerowi możliwość wyrażenia swojego stanowiska.

Stymulacja.

Wyprowadź logiczną konsekwencję z wypowiedzi rozmówcy lub przyjmij założenie dotyczące powodów jego wypowiedzi: „Z tego, co powiedziałeś, wynika, że”, „Myślisz tak najwyraźniej dlatego”. i tak dalej. Utrzymuj pytający ton, ale nie asertywny.

Sygnały niewerbalne.

Nawiąż kontakt wzrokowy z rozmówcą - patrz mu prosto w oczy, nie intensywnie, ale ostrożnie, nie odwracaj wzroku.

Przyjmij „otwartą” pozę - pochyl się lekko do przodu, nie krzyżuj rąk. Wspieraj rozmówcę skinieniem głowy i akceptacją dźwięków paralingwistycznych („haczyków” w różnych wersjach).

Odbicie lustrzane i „echo”.

Stosuj powtarzanie (ale nie oczywiste kopiowanie) niektórych charakterystycznych póz i gestów, mimiki partnera z lekkim przesunięciem w czasie. Używaj tego samego tempa, głośności, intonacji i barwy swojej mowy.

Aby poprawić wzajemne zrozumienie z partnerem, zastosuj „reakcję echa” – powtórz przed udzieleniem odpowiedzi ostatnie słowa wypowiedzi rozmówcy: „...Chciałbym wyjaśnić” - „Chciałbyś wyjaśnić.”.

Zreasumowanie.

Krótko podsumuj wyniki dyskusji na każdym etapie negocjacji: „Twoje główne propozycje, jak rozumiem, to.”, „Tak więc zgodziliśmy się co do następujących punktów”.

I ostatnia rzecz. W procesie komunikacji podczas negocjacji stosuj zasadę „trzech taktów”: 1) wsparcie; 2) wyjaśnienie; 3) komentowanie.

Techniki prowadzenia negocjacji biznesowych

Istnieją dwie główne metody prowadzenia negocjacji biznesowych: metoda negocjacji pozycyjnych i metoda negocjacji pryncypialnych.

Metoda negocjacji pozycyjnych polega na tym, że początkowo zajęte stanowiska są następnie rezygnujone w określonej kolejności. Należy zacząć od zestawienia zapisów początkowych, które zakładają znaczne zawyżenie wymagań wyjściowych. Najpierw przyjmuje się stanowisko skrajne (np. „wartościowy” kandydat na stanowisko od razu jako warunek swojej pracy deklaruje określone maksymalne wynagrodzenie, którego następnie uparcie broni drobnymi ustępstwami).

Jeżeli partnerzy przechodzą na negocjacje pozycyjne, najczęściej prowadzi to do utożsamienia się z własnym stanowiskiem, ochrony własnej dumy i utraty umiejętności racjonalnej oceny argumentów partnera.

Celem negocjacji pozycyjnych jest możliwie najpełniejsza realizacja pierwotnego stanowiska i przy minimalnych ustępstwach. Negocjacje takie to targowanie się, nastawione na jakąś grę, polegającą na manipulacji zachowaniem partnera i wywieraniu na niego presji.

Negocjacje pozycyjne jako sztywna metoda negocjacji są bezproduktywne. Charakteryzuje się nieprzewidywalnością wyniku, dużymi nakładami czasu, pogorszeniem relacji z partnerem i prawdopodobieństwem odmowy dalszej współpracy.

Metoda negocjacji opartych na zasadach polega na tym, że partnerzy nie targują się o to, co każda ze stron może zrobić (lub czego nie może zrobić), ale starają się znaleźć obopólne korzyści. Jeżeli ich interesy nie są zbieżne, strony osiągają wynik, który byłby obiektywnie uzasadniony. W takich negocjacjach nie ma miejsca na początkowe zawyżanie żądań, a wręcz przeciwnie wysoki stopień otwartość.