Бухгалтерські акти. Первинна документація в бухгалтерії - що це

Первинні документи бухгалтерського обліку 2019 року використовують для оформлення фактів господарського життя. Компанії можуть застосовувати уніфіковані форми первинки чи розробити свої з урахуванням обов'язкових реквізитів. Що таке первинні документи, які види бувають і навіщо їх використовують, читайте у статті.

Що таке первинна документація у бухгалтерії

У законі про бухоблік сказано, що кожен факт господарського життя оформлюють первинним бухгалтерським документом. До фактів чиновники відносять угоду, подію чи операцію, які впливають на фінансове становище компанії, рух грошей та на фінансовий результатдіяльності організації.

Виходить, що первинна документація – це документи, які використовують у обліку для оформлення фактів господарського життя. Причому первинні облікові документи - це обов'язкові папери як бухгалтерського обліку, але й податкового (ст. 252 НК РФ).

Перелік форм первинної облікової документації на 2019 рік

Форми первинних облікових документів можна розділити на ділянках роботи, у яких використовують папери. Список первинної документації у бухгалтерії може бути великим.

Наприклад, для обліку основних засобів використовують такі первинні документи:

• акти про прийом-передачу;
• накладна;
• акт про прийом-здачу;
• акт про списання;
• інвентарна картка;
• інвентарна книга;
• акти з обладнання.

Докладніше про види та форми дивіться у таблиці.

Відповідає Сергій Разгулін,

дійсний державний радник РФ 3-го класу

« Конкретних вимог до форми та виду первинних документів Закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ не містить. Тому їх затверджує керівник організації за поданням особи, на яку покладено ведення бухобліку. Водночас, Закон про бухоблік містить чіткі вимоги до …»

Що входить до типових форм первинних облікових документів з обліку основних засобів

Первинні документи бухгалтерського обліку компанія може розробити самостійно (інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012). Обов'язковими є лише форми первинних облікових документів за касовими операціями. Вносити до них виправлення також не можна.

У той самий час можна використовувати звичайні типові бланки. Тим більше, що всі вони є у бухгалтерських програмах. У такому випадку потрібно встановити облікової політики, що організація застосовує як основу для первинних документів уніфіковані форми, та їх перерахувати.

Чиновники затвердили багато уніфікованих форм для первинних документів, у тому числі для бухгалтерського обліку.

Подивитися, де взяти затверджені бланки для підприємства, можна за переліком у таблиці нижче.

Перелік уніфікованих форм первинних бухгалтерських документів 2019 року та документи, що їх затверджують

Оформлення первинних документів у бухгалтерському обліку

Робота з первинною документацією – одне з основних завдань бухгалтерії. Адже від правильності оформлення паперів залежить облік витрат та відрахувань.

Якщо ви модифікували старі бланки або розробили нові з нуля, тоді їх зразки наведіть у додатку до облікової політики. Головне переконайтесь у тому, що у первинці є всі обов'язкові реквізити. Перевірте первичку на небезпечні та безпечні помилки за методичкою податківців. Варто провести ревізію до початку звітної кампанії, щоб заощадити час на виправлення паперів та уникнути донарахувань.

Основні правила ведення первинки чиновники встановили у статті 9 Закону про бухоблік. Там є і обов'язкові реквізити, до яких відносять:

• найменування та дата складання документа;
• назва компанії;
• зміст факту господарської діяльності;
• натуральний чи грошовий вимір (рублі, штуки, упаковки тощо);
• посади співробітників, які здійснили операцію та відповідальних за неї (відповідальних за оформлення події), їх підписи та П.І.Б. (Інші дані, які дозволяють ідентифікувати працівників).

Терміни подання первички до бухгалтерії у 2019 році

Бухгалтер проводить операцію з документів бухгалтерського обліку. Також врахувати витрати або прийняти ПДВ до вирахування вийде лише за наявності всіх документів, що підтверджують. Тому працівники, які відповідають за саму операцію, мають своєчасно надавати папери бухгалтерії. Редакція з'ясувала,

Щоб прискорити документообіг у компанії можна розробити пам'ятки. У них розпишіть, що мають перевірити працівники перед здаванням первинки бухгалтеру. Там же можна навести перелік первинних документів бухгалтерського та податкового обліку, які треба оформити з контрагентом та надати бухгалтеру

Види первинних документів у бухгалтерському обліку

До первинної бухгалтерської документації належить усе те, що оформляють кожен факт господарського життя підприємства. Можна виділити такі види первинних документів:

• за призначенням (розпорядчі, виконавчі, суворої звітності, комбіновані, бухгалтерського оформлення);
• за обсягом змісту інформації (первинні, зведені);
• за способом відображення господарської операції (разові, накопичувальні);
• за місцем складання (внутрішні, зовнішні);
• за способом складання (на папері, в електронці).

Зауважте, що форми бухгалтерських первинних документів можуть бути як уніфікованими, так і розробленими самостійно.

Документи первинного обліку, що їх використовують у бухгалтерському обліку, вважають частиною системи управлінської документації. Чиновники класифікують їх за Загальноросійською класифікацією управлінської документації або ОКУД (утв. Постановою Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 р. № 299).

Код складається із семи чисел. Наприклад, для первинних документів з обліку касових операцій перші дві будуть "04". Вони означають клас форм. Потім йдуть ще два числа, які означають підклас. Наступні три – реєстраційний номер, а останній знак – контрольне число. Наприклад, код у прихідника – 0402007, а у розхідника – 0402008. ОКУД можна побачити на уніфікованих формах первинних облікових документів у 2019 році.

Штрафи за відсутність документів первинного обліку

За те, що у компанії немає первинки, рахунків-фактур, регістрів бухгалтерського та податкового обліку, податківці оштрафують на 10 000 руб. Якщо порушення вчинили протягом більш ніж одного податкового періоду, То штраф буде вже 30 000 руб. (Ст. 120 НК РФ). За порушення, що призвело до заниження податкової бази, Організації загрожує штраф у розмірі 20 відсотків від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 руб.

Найчастіше бухгалтер працює з:

1. рахунками-фактурами (форму затвердили постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137);
2. рахунками на оплату (затвердженої форми у законодавстві немає, тож можна розробити її самостійно);
3. договорами із контрагентами;
4. товарними та товарно-транспортними накладними або ТТН (форми беріть з постанов Уряду РФ від 15 квітня 2011 р. № 272 та Держкомстату РФ від 28 листопада 1997 р. № 78);
5. актами виконаних робіт та наданих послуг (це своєрідний двосторонній первинний документ, на якому ставлять позначки виконавець та замовник. Для будівельних робіт можна брати форми з постанови Держкомстату РФ від 11 листопада 1999 р. № 100 або розробити свої, а ось за послугами уніфікованих бланків немає ).

Первинна документація є основою внесення бухгалтерських записів в облікові регістри. Ці бланки покликані зафіксувати на папері достовірність факту здійснення господарської операції, що спричинило зміну економічного стану підприємства. Оформлення первинки регламентовано законодавством. Кожен шаблон має відповідати вимогам Закону від 06.12.2011 р. №402-ФЗ.

Форми та види первинної документації

Бланки первинних документів, якими користуються суб'єкти підприємництва, можуть бути уніфікованими та розробленими учасниками правочину самостійно. Список типових форм, які є обов'язковими для використання в конкретних ситуаціях, затверджений законодавчо. У таких зразках організації немає права самостійно змінювати структуру чи зміст. Неуніфіковані документи можуть створюватись компанією з урахуванням специфіки її діяльності. Вони підлягають утвердженню локальними актами фірми.

Класифікація первинної документації передбачає поділ на бланки внутрішнього та зовнішнього користування. Внутрішні документиописують операції, які зачіпають діяльність однієї установи – організацію, що склала цю довідку. Зовнішні призначені для фіксації угод та їх результатів між двома та більше учасниками.

Для внутрішніх бланків характерний поділ на такі групи:

1. Розпорядчий тип – застосовуються для видачі вказівок та розпоряджень структурним одиницям і персоналу.
2. Виконавчий різновид шаблонів використовується для відображення операцій, які були здійснені в поточному періоді.
3. Документи для бухгалтерського оформлення – їх призначення полягає у систематизації всього комплексу подій та узагальненні отриманих документальних відомостей ( яскравий приклад- Облікові регістри).

До бухгалтерських регістрів відносять книги та журнали, картки обліку. Цей тип документації може бути поділений на підвиди, що відрізняються способом заповнення та ведення:

• хронологічні – всі операції у яких з'являються у суворій відповідності фактичної хронології подій;
• систематичні (приклад – касова книга);
• комбіновані;
• аналітичні;
• синтетичні, що передбачають розбивку сум за узагальненими рахунками обліку.

Первинна документація може мати форму договору між контрагентами, рахунки на оплату, товарної накладної, актів приймання та здавання виконаних завдань. До первинних документів належить комплекс бланків за розрахунками з персоналом. До цієї категорії входять табель, розрахункові відомості.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!Оприбуткування та вибуття активів підприємства оформляється за допомогою первинки. Для цієї категорії документів характерна наявність типових форм. Раніше вони були обов'язковими до застосування для всіх суб'єктів господарювання. Тепер кожна організація сама вирішує використовувати рекомендовані бланки або розробити свої шаблони.

Особлива увага у бухгалтерській практиці приділяється касової первинці. Вона є уніфікованою. Зміна набору реквізитів або структури шаблону може призвести до позбавлення підписаного бланка юридичної сили. У цю групу входять усі види документів, якими є надходження грошей до каси, їх вибуття. До них зараховують і касову книгуяка узагальнює весь комплекс дій з готівкою.

Класифікація первинки за стадіями підприємництва

Залежно від того, на якому етапі в даний моментзнаходиться бізнес, використовуються ті чи інші форми первинної бухгалтерської документації. Зазвичай угоди, з метою забезпечення документами, можна розділити на три стадії.

1. Визначення умов угоди.Партнери домовляються виробляючи консенсус, який влаштує обидві сторони. Гроші та товари ще не переходять із рук в руки, послуги поки що не надаються, роботи не виконуються, але все вже готове до початку взаємодії. Результатом цього етапу будуть наступні види первинки:
   • договір (можливі різноманітні форми);
   • рахунок на оплату.
2. Винагорода за угодою.Оплата може бути здійснена в різній формі. Цей важливий моментфіксується первичкою, що підтверджує передачу грошей:
   • якщо оплата провадилася не готівкою, то її підтвердить витяг з розрахункового рахунку, чек платіжного терміналу тощо;
   • якщо гроші передавалися «кешем», підтвердженням стане касовий чек, бланк суворої звітності або квитанція до прибуткового касового ордера.
3. Передача товару, надання послуги, виконання роботи. Вона сторона здійснила оплату, тепер час і другій стороні виконати свої зобов'язання. Про те, що вона це зробила сумлінно, і перша сторона не має претензій, свідчать наступні первинні документи:
   • накладна (якщо передавалися товари);
   • товарний чек (може видаватись разом із касовим або йти одним документом);
   • акт наданих послуг (або виконаних робіт).

Ці документи є обов'язковими для надання податкової, оскільки вони підтверджують понесені першою стороною витрати, що безпосередньо впливає на податкову базу.

Контроль, зберігання та організація обліку первинних документів

Облік первинної документації має бути організований те щоб кожен бланк проходив систему реєстрації всередині підприємства. Це необхідно для мінімізації ризику втрати довідок та інших форм. Діловод чи інша відповідальна особа заводить журнали реєстрації документації. Всі бланки, що надходять, оформляються як вхідні. Вихідними є форми, які створюються всередині підприємства (незалежно від того, будуть вони видані стороннім організаціямабо залишаться на підприємстві).

Документація, що надходить, повинна проходити кілька етапів обліку та реєстрації:

1. Приймання.
2. Початкова обробка.
3. Розподіл за типами бланків та їх призначення.
4. Реєстрація в облікових журналах із проставленням на документі штампу та присвоєнням вхідного номера датою приймання.
5. Візування керівництвом компанії (коли директор переглядає кореспонденцію, що входить, він проставляє на ній резолюції).
6. Виконання документа.

Для організації ефективної системи документообігу та забезпечення контролю безпеки бланків необхідно розробити та затвердити графік документообігу з номенклатурою справ. У графіку треба розкрити етапи оформлення, реєстрації документів, процедуру їх передачі на зберігання із зазначенням тимчасових рамок, перерахувати відповідальних за кожний крок співробітників.

Зберігати виконану та відображену в обліку первинну документацію треба не менше 5 років. У Наказі Мінкультури від 25.08.2010 р. №558 наведено класифікацію бланків із прив'язкою до термінів її здачі до архіву:

• розпорядча документація повинна залишатися доступною протягом 75 років (якщо накази та розпорядження торкаються ведення основної діяльності фірми) або 5 років за умови, що бланк відображає вирішення адміністративних питань;
• форми, які супроводжують здійснення господарських операцій, підлягають зберіганню протягом 3-5 років.

ДОВІДКОВО! Законом №402-ФЗ у ст. 29 термін зберігання обмежується п'ятьма роками. Податкове законодавство наказує забезпечувати безпеку та доступність до бухгалтерської документації не менше ніж протягом 4 років.

Особливі умови та періоди зберігання передбачені для таких бланків:

1. Документи, за допомогою яких було відображено оприбуткування активів, що підлягають амортизації, не можна здавати до архіву протягом 4 років від дати списання цього майна.
2. Якщо первинна документація була оформлена в період появи збитку, який використовується для зменшення величини податку на прибуток, то зберігати її треба до припинення впливу на базу оподаткування результатів такої збитковості.
3. Первинка, що характеризує операції щодо виникнення дебіторської заборгованості, повинна зберігатися протягом 4 років з моменту визнання непогашеного боргу безнадійним (якщо такий факт має місце).

Для електронних формтермін зберігання ідентичні паперовим документам. Процедура списання первинки має здійснюватись за участю спеціально створеної комісії.

Твердження форм первинної документації

Неуніфікована первинна документація може розроблятись суб'єктами господарювання самостійно. Для таких бланків головним критерієм відповідності нормам законодавства є дотримання стандартів Закону №402-ФЗ щодо обов'язкових реквізитів:

• найменування документа;
• дата оформлення;
• відомості про компанію, яка становить форму, за якими можна ідентифікувати підприємство;
• зміст відображуваної господарської операції із зазначенням вартісної оцінки предмета правочину;
• приведення натуральних вимірювачів та кількісних величин;
• наявність підписів відповідальних посадових осіб (з обов'язковою вказівкою їх посади та ПІБ).

ПАМ'ЯТАЙТЕ!Щоб користуватися самостійно розробленими шаблонами як первинна документація, необхідно затвердити їх локальним актом підприємства.

Касові та платіжні документи відносяться до групи строго регламентованих форм. Підприємства своїм наказом чи будь-яким іншим розпорядженням не уповноважені прибирати з них рядки, комірки, змінювати структуру. У неуніфіковані шаблони підприємства можуть вносити свої коригування, додавати та прибирати інформаційні блоки. За самостійної розробки нових форм за основу можна брати типові зразки.

Для затвердження первинки можна винести її приклади до окремої програми до облікової політики. Другий варіант – кожному бланку керівник видає наказ по підприємству. У тексті наказу вказується інформація про впровадження в облік нових форм документації, які мають оформлюватись за єдиним шаблоном. Самі бланки включаються до наказу у вигляді самостійних додатків.

Якщо організація збирається користуватися відображення окремих операцій типовими формами, які рекомендовані відповідними відомствами, ці бланки затверджувати внутрішніми актами зайве. Для фіксації такого рішення достатньо зробити запис в обліковій політиці щодо застосування стандартизованих шаблонів.

При введенні до системи документообігу нових форм документів доцільно затверджувати їх наказом.

Про що треба завжди пам'ятати бухгалтеру

Ідеальний стан первинної документації - необхідна умовавідсутності проблем при податкові перевіркита ревізіях, докази своєї правоти у суперечці з контрагентом та ін. Наведемо ряд важливих нюансів, Про які слід завжди пам'ятати бухгалтеру при роботі з первинкою.

1. Первинка – єдиний доказ.Без первинної документації неможливо довести факти постачання, витрат, виконання чи невиконання умов угоди. Не стане помічником і суд - існують прецеденти, коли позивачам було відмовлено або відповідачі пішли від претензій через недоведеність певних етапів угоди через відсутність ряду первинної документації.

   ВАЖЛИВО!Без «первинки» в окремих випадках можна довести факт надання послуг: суд може взяти до уваги додаткові експертні висновки та побічну документацію. Якщо факт виконання робіт надано, відсутність підписаного замовником акта не звільнить його від сплати.

2. Краще без помилок, але дрібні недоліки не загрожують. Страшний сонбудь-якого бухгалтера - відмова у відшкодуванні ПДВ через неправильні дані в первинних документів. Але якщо помилки незначні, відмова у відрахуванні не повинна бути. Істотність помилок регламентує ч. 2 ст. 9 Федерального законувід 06 грудня 2011 року №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Податківці підтвердили це у Листі від 12 лютого 2015 року № ГД-4-3/2104@). Головне, щоб подані дані точно свідчили про факт оплати та постачання товару (надання послуги). Так, наприклад, якщо у товарно-транспортній накладній немає посилання на договір або не вказано масу вантажу, це недолік, але не привід відмовити у ПДВ. А от якщо відсутня назва та дата складання документа, загальна вартість товару та низка інших обов'язкових реквізитів, суд може вважати таку угоду нереальною.
3. Обережно, фальшивий підпис!Якщо підписи відповідальних осіб на документах сфальсифіковані або документ підписаний особою, яка не має на це повноважень, така первинка не буде визнана інстанціями. Крім того, дуже важливо, щоб підпис було поставлено власноруч - факсиміле будуть недійсними.
4. Первинка з помилкою не замінюється.Якщо, наприклад, рахунки-фактури, в яких виявлено помилку, можна переписати, видавши новий, виправлений документ із такими ж реквізитами, то з первинною документацією цей номер не пройде. Незважаючи на те, що іноді суди визнають коригувальні документи, краще все ж таки виправити помилку за правилами ст. 7 "Закону про бухоблік" - внести в документ дату виправлення та завірити її підписами уповноважених осіб.
5. Не завжди потрібний переклад.Природно, первинка складається державною мовою. Але іноді переклад окремих слів з іноземної мовивиявляється недоречним, наприклад, якщо це найменування торгової марки чи товару.
6. Електронна первинка - тільки з ЕЦП. Сьогодні не обов'язково обмежуватись паперовою формою оформлення первинної документації, закон дозволяє і електронний носій. Але він прирівнюватиметься до паперового лише у разі завірення його кваліфікованим цифровим підписом. Некваліфікована ЕЦП дозволяється лише в окремих, особливо обумовлених особливих випадках, і первинка до них не входить.

Діяльність будь-якого підприємства тісно пов'язана з веденням та обробкою первинної документації. Вона необхідна складання звітності, розрахунку податкових платежів, прийняття управлінських рішень. У статті розглянемо, що це таке – первинна документація у бухгалтерії – і як здійснюється її обробка.

Основні поняття

Первинна документація у бухгалтерії - що це таке? Нею називають свідчення факту скоєння відображене на папері. В даний час багато документів складаються в автоматизованої системи"1С". Обробка первинної документаціїпередбачає реєстрацію та облік відомостей про скоєні господарські операції.

Первинним обліком називають початкову стадію фіксування подій, що відбуваються для підприємства. Господарськими операціями називають події, які тягнуть зміни стану активів чи капіталу організації.

Обробка первинної документації у бухгалтерії: приклад схеми

Як правило, на підприємствах під поняттям "робота з документацією" мається на увазі:

• Одержання первинних даних.
• Попередня обробка відомостей.
• Твердження керівництвом чи фахівцями, уповноваженими наказом директора.
• Повторна.
• Виконання дій, необхідні проведення господарської операції.

Класифікація

Існує разова та накопичувальна первинна документація Обробкавідомостей, які у таких паперах, має низку особливостей.

Разова документація призначена на підтвердження події один раз. Відповідно, порядок її обробки суттєво спрощено. Накопичувальну документацію використовують протягом певного часу. Як правило, в ній відображається операція, яка здійснюється кілька разів. У цьому випадку при обробці первинної документаціївідомості з неї переносяться у спеціальні регістри.

Вимоги до ведення документів

Первинну документацію оформляють під час здійснення операції або після її завершення.

Відображення відомостей складає спеціальних уніфікованих бланках. За відсутності затверджених форм підприємство може розробити їх самостійно.

Етапи обробки первинної бухгалтерської документації

На кожному підприємстві в штаті є співробітник, відповідальний за роботу з первинною інформацією. Цей фахівець повинен знати правила, неухильно дотримуватись вимог законодавства і послідовність дій.

Етапами обробки первинної документаціїє:

• Таксування. Вона є оцінкою операції, відображеної на папері, зазначення сум, пов'язаних з її здійсненням.
• Угруповання. У цьому етапі документи розподіляються залежно від загальних ознак.
• Контування. Вона передбачає позначення дебету та кредиту.
• Гасіння. Для попередження повторної оплати на первинних документах бухгалтерар ставить позначку "оплачено".

Помилки у документах

Вони можуть виникати з різних причин. В основному до їхньої появи призводить недбале ставлення співробітника до виконуваної ним роботи, неписьменність фахівця, несправність техніки.

Коригування документів вкрай не вітається. Однак у деяких випадках без виправлення помилок не можна обійтися. Допущений недолік на первинній документації бухгалтерповинен виправити так:

• Закреслити тонкою лінією неправильний запис таким чином, щоб її було добре видно.
• Над закресленим рядком написати правильні відомості.
• Поставити позначку "Виправленому вірити".
• Вказати дату коригування.
• Поставити підпис.

Не допускається використання коригувальних засобів.

Робота з вхідними документами

Процес обробки вхідних паперів включає:

• Визначення типу документа. Бухгалтерські папери завжди містять відомості про скоєні господарські операції. Наприклад, до них відносять накладну, ордер на отримання грошових коштівта ін.
• Перевірка реквізитів одержувача. Документ має адресуватись конкретному підприємству або його співробітнику. Насправді буває отже документи придбання матеріалів спеціально виписуються на компанію, хоча договір із постачальником не укладено.
• Перевірка підписів, відбитків печаток. Особи, які підписали документ, повинні мати на це повноваження. Якщо візування первинних паперів входить у компетенцію співробітника, всі вони визнаються недійсними. Щодо відбитків, то на практиці нерідко виникають помилки у тих підприємств, які мають кілька печаток. Інформація на відбитку має відповідати типу документа, на якому він стоїть.
• Перевірка стану документів. У разі виявлення пошкоджень на паперах або нестачі будь-яких аркушів необхідно скласти акт, копію якого надіслати контрагенту.
• Перевірка дійсності події, яка відображена в документі. Співробітники підприємства мають підтвердити відомості про факт здійснення операції. Документи про прийом цінностей засвідчує завскладом, умови договору підтверджує маркетолог. Насправді бувають ситуації, коли від постачальника надходить рахунок на товари, які підприємство не отримувало.
• Визначення періоду, до якого належить документ. При обробці первинних паперів важливо не врахувати одні й самі відомості двічі.
• Визначення розділу обліку. При отриманні первинної документації необхідно встановити, з якою метою будуть використовуватися поставлені цінності. Вони можуть виступати як основні засоби, матеріали, нематеріальні активи, товари.
• Визначення регістру, в якому буде
• Реєстрація паперу. Вона здійснюється після перевірок.

Робота з вихідними паперами

Процес обробки цього виду документації дещо відрізняється від наведеного вище.

Насамперед уповноважений співробітник підприємства формує чорновий варіант вихідного документа. На його підставі розробляється проект паперу. Він надсилається керівнику для узгодження. Проте затвердити проект документа може й інший співробітник, який має відповідні повноваження.

Після завірення проект оформляється за встановленими правилами та надсилається одержувачу.

Планування документообігу

Цей етап необхідний для забезпечення оперативного отримання, відправлення та обробки документації. Для грамотної організації документообігу для підприємства розробляються спеціальні графіки. Вони вказуються:

• Місце та термін оформлення первинних паперів.
• ПІБ та посада особи, яка склала і здала документи.
• Облікові записи, зроблені виходячи з паперів.
• Час та місце зберігання документації.

Облікові регістри

Вони необхідні реєстрації первинної документації. При цьому на паперах проставляється відмітка про облік. Вона необхідна для запобігання повторній реєстрації документів.

Первинні папери можуть зберігатися у електронних регістрах. Проте на запит держорганів чи контрагентів підприємство має надати паперові копії.

Особливості поновлення документів

Нині у нормативних актах відсутня чіткий порядок відновлення паперів. На практиці цей процес включає наступні заходи:

• Призначення комісії для розслідування причин втрати чи знищення документів. За потреби керівник підприємства може залучити до процедури правоохоронні органи.
• Звернення до банківської організації, до контрагентів за копіями первинних документів.
• Виправлення декларації з податку на прибуток. Необхідність подання уточненого звіту пов'язана з тим, що документально не підтверджені витрати не визнаються витратами з метою оподаткування.

У разі втрати первинної документації, ІФНС проведе розрахунки сум податкових відрахувань на підставі наявних паперів. При цьому існує можливість застосування податковим органомзаходів відповідальності у вигляді штрафу.

Поширені помилки у процесі оформлення первинних паперів

Як правило, особи, відповідальні за ведення документації, допускають такі порушення:

• Заповнюють форми, що не є уніфікованими чи затвердженими керівником підприємства.
• Не вказують реквізити чи відбивають їх із помилками.
• Не візують документи своїм підписом або допускають до підписання паперів працівників, які не мають повноважень.

Документація, що підтверджує факти здійснення господарських операцій, є вкрай важливою для підприємства. До її оформлення необхідно підходити дуже уважно. Будь-яка помилка може призвести до негативних наслідків.

Щодня для підприємства відбувається безліч операцій. Бухгалтери виставляють контрагентам рахунки та надсилають їм гроші, нараховують зарплату, пені, розраховують амортизацію, складають звітність тощо. Щодня оформлюються десятки документів різної спрямованості: розпорядчі, виконавчі, первинні. Остання групамає велике значення для діяльності підприємства.

Що таке "первинні документи"?

Кожна подія господарського життя організації має підтверджуватись папером. Вона формується в останній момент скоєння операції чи після її завершення. Складання проводок, ведення звітності здійснюється на підставі відомостей, зазначених у первинних облікових документах бухгалтерського обліку. Перелік їх великий. Ми в статті розглянемо основні документи, які найчастіше використовуються.

Навіщо потрібна первинка?

Первинна документація – невід'ємний елемент бухобліку. Як вище говорилося, формується вона у момент скоєння чи безпосередньо після закінчення операції та є доказом реальності того чи іншого факту господарського життя підприємства.

Перелік первинних облікових документів бухгалтерського обліку при вчиненні однієї угоди може включати:

1. Договір.
2. Рахунок.
3. Касовий чек чи інший платіжний документ.
4. Товарнотранспортна накладна.
5. Акт виконаних робіт.

Обов'язкові реквізити

Нині існують уніфіковані форми первинних облікових документів бухгалтерського обліку. Вони використовуються для відображення відомостей про різні операції, відповідно, перелік граф у них різний. Тим часом усі первинні документи містять єдині обов'язкові реквізити. У тому числі:

1. Найменування підприємства.
2. Назва документа (до
3. Дата формування.
4. Зміст операції, за якою складено документ. Наприклад, при заповненні накладної у відповідній графі може вказуватись "Передача матеріалів на переробку".
5. Грошові та натуральні показники. Перші використовуються для відображення вартості, другі - кількості, ваги та ін.
6. Посади відповідальних співробітників ("гол. бухгалтер", "комірник" та ін.).
7. Підписи осіб, які брали участь у скоєнні операції.

Важливий момент

Юридична сила має первинний документ, що містить всі обов'язкові реквізити.

Зверніть увагу, що правильно оформлені папери можуть використовуватись у судових розглядахяк доказ обґрунтованості (або необґрунтованості) претензій. Багато документів складаються контрагентами. Необхідно уважно перевіряти правильність оформлення та в жодному разі не ставити підписи за постачальників (підрядників тощо), якщо вони цього не зробили.

Необхідно дбайливо зберігати первинну документацію.

Чи потрібна друк на первичці?

Насправді багато контрагентів пред'являють претензії щодо її відсутності на бланку ТТН та інших документах. Нагадаємо, що з 2015 року більша частинаорганізацій звільнено з обов'язку мати печатку. Такі підприємства можуть використовувати її на власний розсуд. Якщо вона є, то інформацію про її наявність необхідно прописати в обліковій політиці.

У разі, коли контрагент наполягає на використанні печатки при оформленні первинки, а підприємство має право її не ставити на законних підставах, контрагенту потрібно надіслати відповідне письмове повідомлення з посиланнями на нормативні акти, що регламентують це питання.

Договір

Якщо контрагент є давнім партнером, цілком можна укласти угоду на кілька угод. І тут важливо чітко прописати терміни виконання зобов'язань, послідовність і порядок розрахунку, інші нюанси. Договір може укладатися на продаж товарів, надання послуг або виконання робіт. Слід сказати, що цивільне законодавство допускає і усне укладання угоди. Однак у підприємницької діяльності, зазвичай, використовуються письмові форми договорів.

Рахунок

У цьому документі постачальник вказує суму, яку необхідно перерахувати контрагенту за товар, послугу чи роботи. При здійсненні оплати за умовчанням передбачається, що суб'єкт дає згоду вчинення угоди.

У рахунку обов'язково повинні бути:

1. Найменування документа.
2. Назва послуг (товарів, робіт), за які провадиться оплата.
3. Вартість.
4. Загальна сума.
5. Реквізити на оплату.

В даний час весь перелік облікових документів бухгалтерського обліку міститься в програмі "1С", тому оформлення здійснюється в автоматичному режимі.

Зауважте, що рахунок не має особливої ​​цінності для контролюючих органів. У ньому продавець фіксує встановлену ціну. З позиції бухгалтера рахунок – найважливіший первинний документ, на підставі якого формуються бухгалтерські проводки.

Як різновид рахунку виступає рахунок-фактура. У цьому папері є спеціальний рядок для вказівки сум ПДВ.

Платіжна документація

Підтвердити факт оплати можна касовим чеком чи іншим аналогічним документом. Платіжка підтверджує факт оплати постачання продукції, послуги, роботи. Конкретний вид документа вибирається залежно від способу оплати: готівкою або за безготівковим розрахунком.

Одним із найпопулярніших розрахункових документів вважається платіжне доручення. Воно є розпорядження власника рахунки скоєння банком переказу коштів у зазначений рахунок. Документ можна використовувати при розрахунках за послуги, товари, для виплати авансу, повернення позики та ін.

У разі здійснення відрахувань до бюджету заповнюється поле 22 "Код". У платіжному дорученніу цій графі вказується УІН ( унікальний ідентифікатор). Завдяки йому фіскальний орган розпізнає платника.

Поле Код у платіжному дорученні може заповнюватися по-різному. Це залежить від того, як саме суб'єкт виконує обов'язок перед бюджетом: добровільно чи на вимогу контролюючого органу.

Товарно-транспортна накладна

Бланк ТТН оформляється відправником вантажу. є основою передачі вантажу одержувачу. Складається документ у 4 екземплярах. По ТТН продавець враховує продаж, а покупець - надходить постачання товару.

Зверніть увагу, що ТТН складається при транспортуванні вантажу власними силами підприємства. Якщо перевезення здійснюється сторонньою фірмою, оформляється бланк 1-Т.

Ще один важливий момент: відомості у ТТН мають збігатися з інформацією у рахунку.

Акт виконаних робіт

Цей документ оформляється між замовником та постачальником. Акт є підтвердженням виконання робіт, надання послуг із обумовленої вартості у встановлені угодою строки. Простіше кажучи, це є звіт виконавця перед замовником.

Нині уніфікована форма акта не затверджено. Підприємство має право розробити бланк самостійно та закріпити його в обліковій політиці.

Основними реквізитами акта є:

1. Номер та дата реєстрації у бухгалтерській документації.
2. Дата складання.
3. Реквізити договору, відповідно до якого формується акт.
4. Строк, обсяг, вартість робіт.
5. Реквізити рахунку, яким буде здійснюватися оплата.
6. Найменування замовника та виконавця.
7. Підписи учасників угоди.

Акт завжди складається у двох примірниках.

Форма М-15

Цю абревіатуру використовують для позначення накладної на відпуск матеріалів набік. Слід зазначити, що цей документ не обов'язковий, але досить часто використовується підприємствами.

Накладна на відпустку матеріалів на бік оформляється за потреби передати цінності з основного (головного) офісу до віддалених підрозділів або інших компаній (за наявності спеціального договору).

Правила оформлення ф. М-15

У першій частині паперу проставляється номер відповідно до документообігу підприємства. Тут слід вказати повну назву компанії та ОКПО.

У першій таблиці відображається дата складання документа, код операції (якщо використовується відповідна система), найменування структурного підрозділу, сфера діяльності підприємства, що виписує накладну.

Аналогічним чином зазначаються відомості про одержувача та особу, відповідальну за поставку. Далі наводиться посилання документ, відповідно до якого виписується накладна. Це може бути договір, наказ та ін.

В основній таблиці в стовпцях 1 і 2 вказуються бухгалтерський субрахунок та код аналітичного обліку всіх матеріалів, що підлягають списанню.

• найменування матеріалів із зазначенням окремих характеристик, марки, розміру, сорту;
• номенклатурний номер (якщо його немає, комірку не заповнюють);
• код одиниці виміру;
• найменування одиниці виміру;
• кількість товару, що передається;
• відомості про фактичні об'єкти, що відпускаються зі складу (заповнює комірник);
• загальна вартість матеріалів;
• ціна без ПДВ;
• сума виділеного ПДВ;
• загальна вартість із ПДВ;
• інвентарний номер матеріалів;
• номер паспорта (за наявності);
• номер запису відповідно до облікової картки.

Накладну підписують бухгалтер, працівник, відповідальний за відпустку цінностей зі складу, та одержувач.

Авансові звіти у "1С"

Формування звітних документів - одна з найпоширеніших дій бухгалтера. Багато розрахунків, що здійснюються готівкою, оформлюються авансовими документами. У тому числі витрати на відрядження, господарські закупівлі та ін.

Часто працівники підприємства одержують кошти з каси на господарські витрати. Після придбання необхідних цінностей (наприклад, канцтоварів), працівники звітують та надають бухгалтерії підтверджуючі документи.

Бухгалтер, у свою чергу, має зафіксувати всі витрати у системі обліку. Відкрити " Авансові звіти"В "1С" можна в розділі "Банк і каса", підрозділі "Каса". Введення нового документа здійснюється кнопкою "Створити".

У верхній частині бланка зазначаються:

1. Найменування підприємства.
2. Склад, на який будуть оприбутковані цінності, що знову надійшли.
3. Співробітник, який звітує за кошти, одержані під звіт.

У документі міститься 5 закладок. У розділі "Аванси" слід вибрати документ, за яким видано кошти:

1. Фінансовий документ.
2. Витратний касовий ордер.
3. Списання з рахунку.

Якщо видані кошти було куплено товари, їх відбивають на однойменної закладці. У розділі "Тара" вказують відомості про зворотну тару (наприклад, пляшки для води). У закладці "Оплата" відображають інформацію про готівку, сплачену постачальникам за придбання об'єкта або видані в рахунок майбутнього постачання.

У розділі "Інше" вказуються дані про витрат на відрядження: добові, витрати на ПММ, квитки і т.д.

"Універсальний" бланк

У переліку первинних облікових документів бухгалтерського обліку є один папір, який можна використовувати в найбільш різних ситуаціях. Вона застосовується для формування і бухгалтерської, і податкової звітності. Йдетьсяпро бухгалтерську довідку. Бланк потрібен у разі потреби виправити допущену помилку. Крім цього, документ необхідний при здійсненні операцій, які потребують пояснень, відображення розрахунку, підтвердження проводок, якщо немає інших паперів.

Нюанс

Варто сказати, що підприємство вправі підтверджувати здійснення операцій, які вимагають оформлення стандартних (типових, уніфікованих) форм, з допомогою довідки, а допомогою самостійно розроблених первинних облікових документів бухгалтерського обліку. Перелік їх, однак, має бути закріплений у фінансовій політиці компанії.

Правила складання довідки

Для цього документа не затверджено єдину уніфіковану форму. Відповідно, фахівці можуть складати її в вільному виглядіабо використовувати шаблони, розроблені для підприємства. Серед обов'язкових відомостей, які має містити довідка, слід зазначити:

1. Інформація про підприємство.
2. Дату та причини складання.
3. Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку, до яких додається довідка.
4. Підпис відповідального працівника.

Написати можна на звичайному білому аркуші формату А4 або на фірмовому бланкукомпанії.

При складанні необхідно бути дуже уважним, не допускати помилок. Чим докладніше довідка, тим менше додаткових питань виникає у перевіряючих.

У документі мають бути, зрозуміло, лише достовірні відомості. Якщо ж у ході написання буде виявлено помилки, доцільніше скласти довідку заново.

Особливості зберігання

Все, що стосується первинних документів бухгалтерського обліку, повинно зберігатися на підприємстві не менше 5 років. Обчислення цього терміну починається з дати закінчення звітного періоду, коли були оформлені папери.

Додатково

Первинку можна оформляти в паперовому або електронному вигляді. У останнім часомвсе частіше підприємства віддають перевагу електронному документообігу. Це цілком зрозуміло: на оформлення та відправлення паперів йде набагато менше часу.

Електронні документи мають бути засвідчені цифровим підписом (посиленим або звичайним - за домовленістю між контрагентами).

Відповідальність

Первинна документація – найважливіший елемент господарського життя підприємства. За її відсутності на компанію чекають серйозні санкції з боку контролюючих органів. Штрафи будуть поставлені і у разі виявлення помилок у первинній документації, недостовірних відомостей.

Порушення приписів тягне за собою покарання не тільки за ПК, а й за КпАП. За наявності підстав винні можуть бути притягнуті до кримінальної відповідальності.

Висновок

У роботі підприємства можуть використовуватися різні документи. При цьому деякі з них можуть мати уніфіковану форму, а деякі – розроблятися самостійно компанією. Незалежно від цього, однак, у документах мають бути присутніми всі обов'язкові реквізити.

Деякі підприємства практикують використання комбінованих документів. Йдеться про уніфіковані форми, доповнені відповідно до специфіки діяльності організації.

Важливо вибрані види первинної документації відобразити в обліковій політиці підприємства. У процесі діяльності компанії може виникнути потреба у нових документах. Якщо вони будуть розроблені підприємством, про них слід сказати в обліковій політиці.

Зверніть увагу, контрагент також може самостійно розробити ті чи інші форми паперів. У фінансовій політиці слід зазначити, що підприємство приймає такі документи від контрагентів.

Для фіксації багатьох операцій організації можуть використовувати уніфіковані форми первинної документації. Однак якщо мова про касових операціях, то вони оформляються виключно затвердженими ордерами та іншими платіжними документами.

Бухгалтерський облік – є складно організованою системою. На її підставі відбувається збір інформації у первинних документах, реєстрації та їх подальший аналіз. Тобто. бух.облік - це вираження всіх фінансово-господарських операцій у грошовому еквіваленті. Як відбувається ведення первинної бухгалтерії ви дізнаєтесь із статті.

Все має свою ціну

Бухгалтерія дозволяє привести всі операції до грошового вираження. Наприклад, трудові відносини, відносини між покупцями та постачальниками, ведення обліку робочого часу, відносини з державою – сплата податків. У ньому відбивається як проведення таких операцій, а й їх аналіз. То надалі дозволяти зробити висновок про платоспроможність та кредитоспроможність організації в цілому. І на підставі цього усунути слабкі сторони фінансової політикита вибрати напрям подальшого розвитку.

Важливо: основою напряму подальшого розвитку організації є ведення первинної бухгалтерії.

Це фундамент, що дозволяє зібрати всю необхідну інформацію.

Первинні документи

Вище ми назвали первинну документацію фундаментом бух.обліку на підприємстві. Її також моно порівняти з корінням дерева, з якого надалі виростає стовбур та гілочки – регістри. Листя - це синтетичний облік за рахунками, який дозволяє правильно і в повному обсязіпровести оцінку роботи фірми.

Дамо визначення. Первинна документація – це певний документ, чітко встановленого законодавствомзразка, заповнений за всіма правилами бух.обліку, рекомендацій податкових, банківських, статично та інших, зацікавлених у цьому органів.

Твердження первинної документації проходять в органах статистики. Більш спеціалізовані та вузьконаправлені документи – відомствами з окремим видамдіяльності.

Така документація дозволяє зафіксувати та відстежити фін.-господарські операції на підприємстві. Тобто. це основа Б/У окремих фірмах.

Правила заповнення

Крім того, що затвердженням документів займаються органи статистики вони розробили низку вимог щодо та заповнення.

Обов'язкове заповнення:

• Повне найменування документа (скорочення не допускається);
• Дата виписування документа;
• Повні відомості про організацію, яка оформляє документ та до кого призначений;
• Повні банківські реквізити контрагента, якщо це потрібно;
• Повні відомості про госп-ної операції, виражена кількісно та грошово;
• Відомості про співробітника, який має право засвідчувати документ (посаду, підпис, розшифрування);
• Штамп або друк (мокра).

Незважаючи на те, що наведені вище вимоги є обов'язковими до виконання, у ряді випадків з неуважності або інших причин, можливий пропуск одного або декількох пунктів. Це порушення не тягне у себе недійсність ведення первинної бухгалтерії.

Види первинної документації

Кожній окремій фінансово-господарській операції виписується певний документ. Наведемо основні їх.

• Рахунок – для покупців, у якому зазначається найменування товару чи послуги, банківські реквізити постачальника;
• Платіжне доручення – для постачальника від покупця, що підтверджує факт здійснення оплати, безготівкова форма;
• Квитанція - для покупця, згідно з яким він здійснив оплату постачальнику за готівку;
• Банківська виписка – дозволяє побачити рух коштів на розрахунковий рахунокпідприємства за певний період;
• Касовий ордер – дозволяє побачити рух коштів у касі організації;
• Накладна або універсальні передавальні документи, рахунок-фактура – ​​підтверджує відвантаження матеріалу або надання послуги після оплати. У ньому вказується найменування товару, обсяг та вартість.
• Товарно-транспортна накладна для перевезення матеріалів від постачальника до покупця. У ньому вказується повне найменування постачальника та покупця, ІПН, юридичну адресу, місце звідки та куди везуть вантаж, відомості про перевізника.
• Товарний чек – як і товарна накладна, підтверджує відвантаження товару від постачальника покупцю. Обов'язково повинен мати дату, номер та зареєстрований у податковій інспекції.
• Авансовий звіт – звітний документ, що підтверджує, на що були витрачені підзвітні кошти, видані співробітнику. Додатково до нього прикріплюються лист А4 касові чек, квитанції, договори-заявки, що підтверджують витрати.
• Табель обліку робочого часу – у ньому фіксується кількість годин, які співробітник відпрацював в організації протягом місяця;
• Розрахункова, платіжна чи розрахунково-платіжна відомості – на підставі першої відбувається нарахування заробітної плати, а на підставі другої – видача.

Важливо: Наведені вище документи є типовими і суворо уніфікованими законодавством. Вони не можуть не вестись за бажанням керівника або якось змінюватися.

Дозволяється запровадити додаткову документацію, спираючись на специфіку роботи.

Виправлення у первинній документації

Не завжди вдається правильно заповнити бланк. В одних дозволяється внести виправлення, інші необхідно переписувати. Як відбувається виправлення, наведено далі.

Виправлення у первинній документації:

• У документі чіткої звітності виправлення не допускаються – слід переписувати повністю заново;
• У документі суворої звітності: помилку перекреслити червоною межею по діагоналі в одному осередку та проставити «анульовано», неправильні бланк обов'язково зберегти;
• Будь-яке виправлення: перекреслити, зверху написати правильний варіант і зробити напис «виправленому вірити», друк та підпис співробітника, що виправив;
• Ніколи не заштриховуйте або не робіть лінію, що закреслює товстий, невірний запис повинен бути видно.

Термін зберігання

Термін зберігання у різних бланків відрізняється. Мінімум вони мають зберігатися 5 років. Наприклад, усі документи, пов'язані зі співробітниками (по заробітної плати, сплата податків, особиста справа) має зберігатися щонайменше 75 років. Це пов'язано з частими запитами колишніх працівниківдля нарахування пенсій.

Якщо ви вирішили звільнити полиці від старих документів після закінчення термінів зберігання, складіть спеціальний акт і зберіть комісію з утилізації первинної документації.

Підсумки

Отже, ми розглянули, як відбувається ведення первинної документації. Вона є основою для всієї бухгалтерії підприємства. Тому до ведення первинної бухгалтерії слід відноситися з усією відповідальністю та уважністю.

Документи первинної бухгалтерії уніфіковані. Їхньою розробкою займаються органи статистики. Організація немає права вносити у яких свої зміни. Обов'язково заповнюється назва документа, дата оформлення повного найменування контрагента покупця та постачальника, найменування товару у вартісному та кількісному вираженні, підпис уповноваженої особи.

Виправлення у первинній документації дозволяються. І тому неправильну запис слід закреслити і зверху написати правильний варіант, приписавши «виправленому вірити», дату, підпис і друк організації.

Термін зберігання первинної документації становить від 5 років та більше.