Дистанционное управление персоналом: правила общения, коммуникации. Как управлять удаленной командой: лучшие инструменты и практики

Управлять удаленными сотрудниками сложно, но правильные книги и методики могут сильно упростить этот процесс. HR-менеджер Toggl Эвелин Андреспок рассказала об ошибках, которые она допустила на посту руководителя удаленной команды.

1. Я сама не работала удаленно

Первая удаленная сотрудница пришла в нашу команду через две недели после меня. Мы продолжали активно нанимать удаленных сотрудников следующие пятнадцать месяцев. Все это время я работала в офисе в Таллине. Частично это было связано с тем, что я выполняла обязанности офис-менеджера и мне было приятно общаться с людьми в реальной жизни.

Затем я отправилась в длительное путешествие в США, и там я работала из дома. Было очень сложно находиться в другой часовой зоне – просыпаться спустя восемь часов после начала рабочего дня в Европе и читать тонны обсуждений утром. Иногда команда принимала серьезные решения, когда я спала. Я не могла нормально общаться с коллегами и пропускала все веселье. Такая изоляция заставила меня чувствовать себя брошенной и одинокой.

После поездки я все чаще начала работать из дома. Это помогло мне понять, как найти баланс между офисным и удаленным персоналом. Сегодня я практически не езжу на работу. То же самое могу сказать и об остальных моих коллегах, которые живут в Таллине. Мы можем все вместе сразу отказаться от работы в офисе, и от этого не пострадает продуктивность.

Вынесенный урок: как HR-менеджер вам нужно поставить себя на место своих сотрудников и погрузиться в их рабочую среду. Сделать это следует как можно раньше. На самом деле, каждый, кто работает бок о бок с удаленными сотрудниками, должен проводить больше времени вне офиса, чтобы лучше понять своих коллег.

2. Я не документировала процессы

В небольшой компании, где все сотрудники работают в офисе, всегда понятно, как работает организация и какова ее политика. Если чего-то не знаешь, можно спросить у коллеги. В удаленной команде это намного сложнее.

Когда мы перешли на удаленную работу, было очевидно, что новым сотрудникам тяжело понять, как устроена компания. И хотя я создала документ, который охватывал базовые HR-темы, у всех оставалось еще множество вопросов.

В самом начале я не могла предвидеть, как нехватка информации может замедлить наш прогресс. Теперь я понимаю, что когда вещи не задокументированы, вы потратите много времени, отвечая на одни и те же вопросы снова и снова. Отсутствие четкости и прозрачности определенно приведут к недопониманию.

Вынесенный урок: должен быть один истинный источник информации, который будет касаться всех. Задокументируйте как можно больше процессов и объясните политику компании четким и понятным языком.

3. Я фокусировалась на удаленной работе, а не на удаленном менеджменте

Четыре года назад ни у кого из нашей команды не было опыта удаленной работы. Мы потратили слишком много времени на то, чтобы выяснить, как не отвлекаться от дел и максимизировать продуктивность, работая из дома. Мы просто не знали, что делать.

В то время информации об удаленной работе было мало, но мы нашли несколько вдохновляющих примеров. Например, мы раздали каждому сотруднику копии книг «Remote. Офис не обязателен» Джейсона Фрайда и Дэвида Хайнемайера Хенссона и «Год без брюк» Скотта Беркуна. Эти истории придали нам уверенности в том, что мы не сошли с ума со своей затеей.

Оглядываясь назад, я понимаю, что мы, вероятно, приложили слишком много усилий для того, чтобы разобраться, как работать удаленно, но не выяснили, как правильно управлять на удаленке. Секрет эффективного менеджмента в любой компании – хорошее лидерство и эффективный фидбек. Почти каждый может легко работать из дома, если руководитель четко определит цели и даст понятный фидбек.

Управлять удаленными командами сложнее, потому что общение сильно ограничено. Как можно определить настроение сотрудника в чате Slack? Кроме того, трудно отслеживать цели и прогресс каждого и не тратить время на микроменеджмент и проверки.

Вскоре формирования команд, тимлиды должны были регулярно проводить индивидуальные беседы со своими сотрудниками. Сейчас я понимаю, что можно было бы пригласить коучей – независимое мнение очень помогает. Невозможно стать хорошим лидером, прочитав лишь одну книгу. Только систематическое обучение поможет менеджерам быстрее развиваться и подстраиваться под новую среду.

Было бы несправедливо сказать, что тимлиды не смогли быстро адаптироваться к своим новым ролям, но я могла бы упростить этот процесс. Сейчас я провожу больше тренингов и составляю руководство для тимлидов. Конечно, пока предстоит еще сделать многое, но очевидно, что всем лидерам нужна система поддержки с первого же дня.

Вынесенный урок: в удаленной команде главным приоритетом должно быть выстраивание сильной культуры менеджмента. Профессиональные лидеры поставят правильные цели, поддержат сотрудников и вдохновят их делать все как можно лучше независимо от того, откуда они работают.

Малому бизнесу и стартапам зачастую приходится прибегать к услугам удаленных сотрудников, что во многом снижает затраты на ведение бизнеса. Особенно часто на удаленку нанимают дизайнеров, бухгалтеров и сотрудников службы поддержки. Для успешной координации таких сотрудников подходят многие общие принципы управления персоналом. При этом чтобы сделать работу такого рода команды максимально эффективной, помимо традиционных методов управления нужно использовать новые стратегии, а также современные digital инструменты. В этой статье мы поделимся несколькими советами по управлению удаленной командой.

Сделайте последовательные коммуникации приоритетом №1

Чтобы достичь успеха с удаленной командой, нужно добиться чувства максимальной вовлеченности у ваших сотрудников. Когда их нет у вас на виду, это непростая задача. Ключ к ее решению – постоянное общение, благодаря которому каждый сотрудник будет чувствовать себя частью сплоченной команды.

1. Ежедневные планерки помогут сотрудникам почувствовать, что вам действительно интересно, как идет их работа, и покажут, что вы их поддерживаете.
2. Не менее важна еженедельная обратная связь. Особенно если давать ее не в форме строгих и формальных собраний, а в формате онлайн встреч, в рамках которых вы вместе подводите итоги недели, обсуждаете задачи и идеи на следующую неделю, а также хвалите своих сотрудников за текущую работу.
3. Ежеквартальные обзоры также вносят вклад в укрепление удаленной команды. Во время них вы можете проанализировать текущую производительность, наметить дальнейшие планы по развитию.

Выберите оптимальные digital инструменты

Неважно, крупная у вас компания или стартап, вам будет полезно использование современных технологий и сервисов. Для эффективной работы вам пригодятся сервисы постановки и трекинга задач, совместной работы над проектами и их обсуждения, совместного использования и редактирования документов.

1. Для обсуждения проектов в качестве корпоративного канала коммуникации можно использовать групповые чаты в Slack, Telegram, Whatsapp.
2. Для совместной работы с документами, планирования встреч и видео звонков подойдут сервисы Google – Drive, Hangouts и Google Meet.
3. Для управления задачами удаленной команды советуем использовать
4. Для совместного обсуждения проектов в режиме онлайн есть такие инструменты, как Join.me, GoToMeeting.

Не жалейте ресурсов на личные встречи

В работе с удаленной командой очень важно уделять время личным встречам. Проводите офлайн мероприятия, в которых будут участвовать все ваши сотрудники. Это позволит эффективнее сплотить имеющуюся команду.

Четко распределите роли и обязанности

Когда вы четко распределите роли в команде и определите последовательность работы, случаев недопонимания станет намного меньше, а ваши сотрудники смогут правильно планировать свое рабочее время и приоритизировать свои задачи. Большинство людей, успешно работающих удаленно, само организованы и дисциплинированы. Но даже самые уверенные и организованные сотрудники могут чувствовать беспокойство, если их роли и обязанности размыты. Поэтому перед началом работы с каждым новым удаленным сотрудником обозначайте, какие ожидания и требования у вас к нему есть. Обязательно и своевременно предоставляйте ему следующую информацию:

• Четкая формулировка задач и еженедельные по ним, контакты членов команды, которые могут помочь
• Где фиксируются задачи и что является показателем эффективности их выполнения
• Ежемесячный / ежеквартальный план, который нужно выполнять
• Контакты внутренней службы поддержки компании (или компетентного лица) для решения вопросов и любых удаленных проблем, а также вышестоящего лица, к которому всегда можно обратиться
• Информационный лист по сотрудникам: должности и контактная информация (email, номера телефонов, соцсети и др.)

Наглядно демонстрируйте их вклад в развитие компании

Сейчас уже не то время, когда люди остаются работать в одной и той же компании десятилетиями. Поэтому важно мотивировать сотрудников на развитие в конкретной компании и наглядно показывать, какой вклад в ее рост они вносят. Когда люди ощущают свою вовлеченность в успех компании, их работа продолжает приносить результат и быть эффективной на протяжении большего времени.

Главный совет для управления командой – хорошо знать каждого сотрудника и воспринимать его как индивидуальность, ведь нет ни одной команды, которая состояла бы из одинаковых людей. Используйте лучшие из доступных инструментов, чтобы всегда быть на связи, вносите ясность в ожидания и роли и не забывайте поддерживать и направлять сотрудников. Тогда ваша удаленная команда станет поистине ценным активом.

Активно развивающиеся компании, имеющие разветвленную филиальную сеть, рано или поздно сталкиваются с проблемой дистанционного управления по регионам. Географически разбросанные подразделения, не объединенные в общие звенья одной цепи, доставляют немало проблем руководителям.

Что мешает эффективному управлению филиалом?

• Недостаточный доступ к информации о происходящем в удаленном подразделении
• Высокая самостоятельность в оперативном принятии решений. Это следствие недостаточной информированности: на нестандартную ситуацию на месте проще и быстрее среагировать самостоятельно, чем использовать стандартную схему взаимодействия с удаленным руководством
• Сложность контроля персонала и построения бизнес-процессов

Инструменты влияния у управляющих дистанционными подразделениями фактически те же, что и у руководителей, чьи сотрудники находятся "в шаговой доступности". Но вот методы применения этих инструментов иные. В том числе и потому что узкие места при очном управлении легче поддаются коррекции, так как управляющий менеджер обладает более полной и объективной информацией.

Что поможет руководителю контролировать работу филиала?

• Качественно налаженная, автоматизированная и оперативная система учета и отчетности
• Все возможные средства связи для облегчения коммуникации с удаленным подразделением
• Планирование, прогнозирование, мониторинг состояния дел у компаний, работающих аналогичным образом
• Простая система мотивации за результат
• Грамотное управление рисками, своевременное их прогнозирование

Что такое региональные филиалы для управляющей компании?
Отдаленная вселенная. Свой собственный, локальный мир.

Что такое головной офис для филиала?
Еще более отдаленная вселенная, попасть в которую привилегия и испытание одновременно.

Остановимся на линейно-функциональной системе удаленного управления региональной командой. Она основана на иерархическом принципе: за стратегию и тактику отвечает штаб, за полевую, оперативную работу - сотрудники, находящиеся в регионах.

Такая система работает хорошо, если соблюдены основные факторы:

• высокий профессиональный уровень сотрудников,
• четкая стандартизация управленческих процессов и распределения функционала на местах,
• оперативное и качественное принятие решений,
• возможность привлечения специалистов высокого уровня по отдельным функциям.

Например, в рамках одного макрорегиона работает 16 филиалов, в каждом из филиалов работает по пять сотрудников, в зоне ответственности каждого по одной конкретной функции по своему направлению в одном из подразделения филиала.

Эти моменты должны быть четко прописаны и зафиксированы соответствующими регламентами, для того чтобы избежать дублирования функций у специалистов. Разработка регламентов и четкое их выполнение при такой системе управления - один из важных инструментов. Это помогает избегать потери информации и не потерять качество работы у сотрудников, находящихся далеко от представителей центрального офиса.

Управляющие сотрудники, работающие в штабе, принимают решения, разрабатывают стратегию и вследствие своей профессиональной компетенции могут влиять на линейных руководителей на местах, не занимаясь выполнением оперативных задач напрямую.

Каждое подразделение имеет свои цели, но у региона существует общий план, учитывающий локальные цели, как составляющие общей.

Система ключевых показателей эффективности
У команды управленцев, отвечающих за тактику и стратегию, и у регионального руководителя, работающего с полевыми сотрудниками общие KPI. У полевых сотрудников на уровне региона KPI рассчитывается отдельно по функциям, а также работают общие KPI, завязанные на специфику работы конкретного региона.

Например, при введении нового продукта, у каждого сотрудника на своем уровне существует комплекс поставленных ему задач. Региональный руководитель отвечает за конкретный результат по внедрению продукта в подчиненном ему регионе. Тренер - за обучение продавцов всего региона характеристикам продукта и методам его продвижения, мерчендайзер - за грамотную выкладку товара по точкам, отдел документооборота - за общее документальное обеспечение процесса. Есть своя система построения работы в городе и области. Время на внедрение нового продукта в городских и областных подразделениях тоже будет различаться. Все это должно быть учтено при расчете ключевых показателей эффективности.

Планирование
Важную роль при управлении развитой филиальной сетью играет планирование. Планирование по целям идет на год, поквартально и ежемесячно. Чётко выстроенная система отчетности помогает отследить реальное состояние дел и соответствие их стратегическим задачам и зафиксированным в планах целям.

Постановка задач и контроль
Задачи в регион ставятся еженедельно. Используются системы управления задачами, технические средства в виде аудио или видеоконференций. Работа подразделений выстроена соответственно установленным регламентам, а значит существует общая система и оперативные проблемы, возникающие на местах в разных регионах, могут иметь общие причины.

Аудио-видеоконференции
Если есть возможность выбирать вариант между аудио или видеоконференцией, приоритетнее видео вариант, это дает возможность не только читать текст, но и видеть мимику, жесты, выступающих, а значит иметь больше информации.

При подготовке к видеоконференции, задача организатора обеспечить всех участников одинаковыми документами, соответственно, файлы рассылаются заранее, людям дается время на ознакомление. И далее все участники конференции имеют возможность одновременно видеть один и тот же документ, по которому идет обсуждение.

Максимальная длительность мероприятия -1 час. Если видеоконференция длится дольше, люди устают, снижается концентрация внимания, а значит и эффективность мероприятия. На таком отчетном совещании не обсуждается реальность цифр, они уже ранее принимаются как факт, согласовываются всеми инстанциями «за кадром». Обсуждаются только зафиксированные документально результаты. Например, по плану продаж макрорегиона в целом.

Мероприятие начинается с выступления руководителя макрорегиона и краткого обзора того что происходит. Так как время мероприятия лимитировано, у каждого выступления жесткий регламент. Действует правило трех. Вначале выступают представители трех наиболее успешно продающих регионов, рассказывают о том с помощью каких мероприятий удалось добиться таких высоких результатов. И так же отчитываются руководители трех регионов с самыми низкими результатами. Делятся проблемами, озвучивают, как они видят пути решения и сроки исправления ситуации. Время на эти выступления тоже имеет жесткие рамки– и у «отличников», и у «двоечников» по пять минут на отчет. Остальное время совещания уходит на подведение итогов и постановку задач по макрорегиону на новый период времени до следующего мероприятия.

Формирование и подбор команды
Чем больше сил и времени вложено в человеческие ресурсы, тем эффективнее работает команда. Первичный отбор на местах проводят HR и региональными руководителями, но руководителю, ответственному за региональные задачи, стоит самому знать, кто работает в его команде, окончательное решение по каждому из кандидатов на вакантную должность должно оставаться за ним.

При проведении аудитов важно общение с полевыми сотрудниками, это поможет понять их истинные роли и эффективность их работы на местах.

Регулярное посещение регионов
Контроль работы филиала осуществляется на разных уровнях, но основной инструмент управленческого взаимодействия с людьми - личное, очное общение.

Необходим четкий график поездок сотрудников центрального офиса в каждый регион. По итогам посещения филиала составляется отчет по всем направлениям деятельности филиала, о всех плюсах и удачах, минусах и сложностях. На основе этой аналитики принимаются стратегические и оперативные управленческие решения.

Обязательны как плановые, так и внеплановые выезды руководителя, осуществляющего общее управление макрорегионом на места, для встреч с партнерами, личного общения с региональными руководителями, полевыми сотрудниками и проведения общего аудита по региону.

Что дает такая система дистанционного руководства филиалами
Минимизацию рисков, возможность понять причины работы убыточного подразделения и превратить отстающий регион в лидера продаж.

В качестве примера
Длительное время один из регионов, в составе большого макрорегиона считался убыточным. Причины были непонятны, так как отчетность велась правильно и люди на местах не менялись.

В одну из плановых проверок проблемного филиала, управляющий, пообщавшись с сотрудниками и самим руководителем, выяснил, что руководитель филиала не делит своих полевых специалистов по функционалу. Все его полевые сотрудники занимаются всеми процессами, никто не берет на себя ответственность за что-то конкретное.

В результате допущенные ошибки и недочеты не выявляются, а бонусная часть распределяется не прозрачно, согласно разработанным KPI для региона, а соответственно личным симпатиям руководителя.

Руководителя филиала поменяли. Вслед за ним обновили команду, закрепив каждую функцию за отдельно ответственным лицом. Прошло достаточно много времени, почти год, пока машина заработала как положено, и регион из убыточного и отстающего стал зарабатывающим подразделением.

Удаленное управление региональной командой - интересная задача для руководителя, требующая отличных управленческих навыков, оперативности и умения стратегически мыслить.

Резюмируя все вышесказанное стоит еще раз обратить внимание на основные инструменты эффективного управления региональной командой :

• Индивидуальный подход к подбору персонала от руководителя, ответственного за общие результаты.
• Прозрачная, простая система постановки целей и задач.
• Материальная мотивация, завязанная на конечный результат.
• Количественная, а не качественная оценка результатов.
• Регулярный дистанционный контроль (аудио-видео конференции, отлаженная система отчетности).
• Регулярный очный контроль (четкий график еженедельного присутствия представителей штаба по каждому региону).
• Системный анализ работы на основе отчетов по всем направлениям по итогам каждого посещения филиала.

Владимир Хряпин операционный директор АО «ЦНИИ «Электроника»
Надежда Киракосова начальник отдела кадров АО «ЦНИИ «Электроника»

Как эффективно управлять коллективом в дистанционном режиме? Об этом – наш новый уникальный курс «Удалённое управление персоналом»! Он рекомендуется владельцам бизнеса, руководителям удаленных офисов и филиалов, сотрудников, работающих в хоум-офис.

Сегодня работа «на удалёнке» становится более распространенной. Она имеет массу преимуществ как для персонала, так и для руководителя. Это и отсутствие арендной платы за офис, и экономия на оборудовании рабочих мест, и возможность не тратить время на дорогу в пробках. Однако любого менеджера волнует вопрос: как эффективно управлять дистанционным коллективом, ставить ему задачи и добиваться поставленных целей?

Во время обучения Вы узнаете, как искать идеальных кандидатов на удалённую работу и контролировать их рабочее время. Как проводить собеседования по «скайпу»? Как правильно планировать удалённую работу? Избегать проблем и не попасться в ловушку неэффективных коммуникаций?

Вы систематизируете свои знания об удалённом управлении и переведёте их в практические навыки. Получите рекомендации опытного коуча о том, всё ли сейчас Вы делаете правильно и не нужна ли Вам «работа над ошибками» в дистанционном менеджменте. Вы изучите стратегию и тактику удалённого управления, узнаете способы мотивации персонала и методы контроля.

Основной упор в ходе обучения делается на практику и решение реальных проблем, с которыми сталкивается руководитель удалённого коллектива. Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются методика работы в группах, мозговой штурм, наглядные материалы.

Окончив обучение, Вы станете эффективным дистанционным менеджером и сможете сделать свой бизнес еще более успешным!

Ежегодно рынок дистанционного оказания услуг растет на 10-15%. Особенно быстро развивается рынок удаленных услуг в маркетинге, создании программного обеспечения, конструировании и продвижении сайтов. Этот рост служит причиной ускоренного набора удаленных сотрудников и формирования рабочих команд. Чтобы сделать механизм дистанционного сотрудничества эффективным, в управлении удаленным персоналом руководителю или менеджеру необходимо применить навыки построения команд и специальное программное обеспечение, оптимизирующее командную работу над проектом и контроль потраченного на него времени.

Преимущества управления удаленными командами

Аутсорсинг в любой его форме экономит предприятию ресурсы, оно не создает дополнительных рабочих мест, не несет расходы на аренду помещения и оборудование (). Аутсорсинг услуг удаленного персонала имеет и еще несколько преимуществ:

• возможность нанять лучших специалистов на рынке и платить им только за фактически отработанное время, а не за полный день;
• возможность работать с лучшими профессионалами из разных городов и с разным мышлением;
• возможность для одного менеджера вести одновременно несколько проектов для нескольких заказчиков.

Сделать проектную команду еще более эффективной помогут современные методики найма (см. ), адаптации и мотивации персонала.

Поиск сотрудников чаще всего ведется на биржах фрилансеров или при помощи механизма социальных сетей. Во втором случае преимущество чаще получают те кандидаты, которые уже проявили себя в работе в одной из удаленных команд или чьи-то знакомые. Не всегда этот механизм найма работает успешно.

При выборе сотрудника ориентироваться нужно на его персональные качества, среди которых:

• инициатива;
• готовность к командной работе и самостоятельному взаимодействию с членами команды;
• умение работать с техническими средствами коммуникации и программными продуктами;
• готовность к работе на результат, а не на процесс.

Выявить таких сотрудников помогут заранее подготовленные опросы и тесты.

Адаптация и мотивация удаленных сотрудников

Новый член команды не сразу способен вписаться в уже сложившийся коллектив. Необходимо потратить время и силы на его . Для этого нужно:

• создать и предоставить в их пользование сервис поддержки, способный оперативно ответить на все вопросы;
• адаптировать новичков к сложившейся корпоративной культуре команды и ее базе знаний при помощи веб-семинаров и тренингов (см. ).

Член команды, уже вносящий вклад в ее работу, должен иметь потенциал для роста. Это станет основным стержнем для его мотивации. Другими инструментами мотивации могут стать:

• введение системы грейдов (уровней карьерного роста), в которой сотрудник растет от новичка до гуру;
• возложение на него менеджерских функций;
• обучение сопутствующим специальностям и расширение объема работ, а, значит, и фонда оплаты.

Дистанционное обучение удаленных сотрудников

Обучение удаленных сотрудников становится основным средством повышения удаленного сотрудника. Небольшие команды не всегда могут позволить себе оплачивать дополнительные курсы. Решением задачи может стать организация веб-семинаров и тренингов, корпоративное обучение, по итогам успешного прохождения которого грейд сотрудника будет повышаться. Важно, чтобы обучение стало не тратой времени, которое, к тому же не будет оплачиваться, а естественной ступенькой роста. Его результаты должны быть зафиксированы в портфолио работника и отразиться на оплате его труда.

Управление удаленным персоналом

Любая команда требует качественного менеджмента. Никто не будет работать самостоятельно более эффективно. Управление включает в себя:

• постановку целей;
• распределение обязанностей (см. );
• распределение ресурсов;
• контроль за ходом проекта;
• принятие результата работ;
• контроль качества работ.

Существует ряд принципов, применение которых сделает работу менеджера более эффективной, подробнее о них далее в статье.

1. Установление стабильно работающих каналов коммуникации. Это может быть любой групповой чат в мессенджере или в Скайпе или некоторые CRM-системы позволяют проводить групповые совещания. Для групповой коммуникации время должно определено изначально и не меняться на всем протяжении работы над проектом.
2. Голосовое общение. Голос имеет способность передавать больше оттенков смысл, чем текст, и с его помощью проще мотивировать или передавать наиболее важные сообщения. Кроме того, голосовое общение повышает у сотрудников чувство сопричастности.
3. Коллегиальное обсуждение. Все важные этапы проекта должны обсуждаться в групповом чате. Это создает у сотрудников понимание общих задач и ответственность за их выполнение.
4. Использование программ для совместной работы ( или платформ типа WeVue) для совместной работы над проектом, в которых каждый может увидеть его этапы и долю своей работы и ответственности за него.
5. Создание внутреннего блога проекта. Это механизм коммуникации и обратной связи легко превратить в средство неформального общения и создания коллектива со своими традициями и развлечениями.
6. Формирование единой корпоративной культуры — см. .
7. Использование видеосвязи. Это позволяет создавать чувства единства.
8. Ненавязчивый, но тотальный контроль удаленных сотрудников и времени работы на проекте при помощи современных технических средств.
9. Переложение части контрольных функций на сотрудников.
10. Учет особенности различия традиций и культур разных членов команды, некоторые шутки москвича не поймут в Тюмени, а художник не всегда оценит юмор разработчика.

10 частых ошибок в управлении. Как контролировать удаленных сотрудников без типичных проблем?

Ошибки руководителя могут привести к срыву проекта. Лучше их не совершать. Среди наиболее типичных:

1. Навязывание своего мнения. Любой менеджер всегда считает себя умнее своих сотрудников, так как он начальник. При этом, нанимая профессионала, априори предполагается, что в части своих компетенций он превосходит других кандидатов и знает чуть больше. Надо дать ему проявить собственные навыки, а не навязывать мнение шефа.
2. Избыточный контроль. В управлении удаленными сотрудниками совещания, отчеты итоговые, промежуточные и ежедневные отнимают у сотрудника часто больше времени, чем работа над проектом. Эта нагрузка должна быть разумной.
3. Ошибки со временем. Сотрудники могут работать в разных часовых поясах и время общения должно быть удобным для всех.
4. Отсутствие обратной связи. Каждый сотрудник должен иметь возможность достучаться до менеджера со своими задачами и проблемами.
5. «Грибной менеджмент». Лозунг «Держите их в темноте, кормите недостоверной информацией и надейтесь, что они вырастут не работает с профессионалами. Информация о ходе проекта и его целях должна быть своевременной и достоверной.
6. Недостаточный удаленный контроль работы сотрудников. Без жестких сроков и контроля за их соблюдением, без анализа времени работы над каждым этапом сроки выполнения проекта могут быть сорваны.
7. Использование разных платформ и программных средств для разных членов команды.
8. Выделение фаворитов и лузеров. Система грейдов должна быть объективной и прозрачной.
9. Отсутствие понятных критериев качества приема работы.
10. Отсутствие менеджера на связи в любое время суток.

10 полезных сервисов (программ, приложений), чтобы контролировать сотрудников и организовывать их работу

Без технических средств управлять удаленным персоналом невозможно. 10 программных продуктов помогут сделать это эффективно:

1. Wrike. Сервис для управления проектами, постановки задач и контроля времени работы над ними. С Райком можно работать с большими командами, ставить приоритеты, отслеживать выполнение задач. Он доступен и в веб-версии и как приложение для Ios и Android.
2. Worksection. Идеальная система для цифровых компаний. Позволяет учитывать время, контролировать совместную работу, имеет функционал CRM. С ее помощью можно вести крупные системные проекты.
3. Asana. Веб-приложение с версиями для мобильных устройств, при помощи которого можно ставить работу небольших команд. Упрощенный аналог Wrike. Успешно используется Uber в работе с такси.
4. Slack. Программа для командного общения. Корпоративный мессенждер, позиционирующий себя как «убийца Скайп» и внутрикорпоративной почты. Подойдет для всех командообразующих задач и отчетности.
5. Битрикс 24 . Бесплатная система для управления проектами и контроля времени. В платной версии есть возможности управления проектами в командах, аналогичные Microsoft Project, в бесплатной – групповой чат и мессенджер интегрируется с соцсетями. Позволяет ставить задачи и отслеживать выполнение.
6. Мегаплан. Российская облачная программа для совместной работы, есть платная и бесплатная версии. Можно ставить задачи и отслеживать выполнение, есть функция контроля времени.
7. Jira . Программа для командной работы, система для решения оперативных вопросов и отслеживания ошибок с расширенными возможностями для управления проектами.
8. Trello . Программа для организации проектной работы небольших групп, разработанное Fog Creek Software. Основана на бизнес-идеологии системы управления проектами канбан, поддерживается работа с мобильными устройствами.
9. Kickidler . Программа для контроля поведения человека за компьютером. Ее установка имеет смысл в том случае, если менеджера интересует время, проведенное именно на рабочем месте, а не на обдумывание вопроса или создание идеи. В определенных случаях может быть расценена как вторжение в личную жизнь.
10. StaffCop . Программа для контроля рабочего времени, она отслеживает и анализирует все действия за компьютером, но для анализа предлагает использовать отчеты самого пользователя. Повышает дисциплину сотрудников.

Управление удаленными сотрудниками — Интересные факты

Для изучающих вопрос, как управлять удаленной командой, полезными могут стать такие факты:

• за последние 10 лет количество сотрудников, работающих в удаленном режиме в США, увеличилось на 115%;
• медиакомпания Makeshift, работающая с удаленными сотрудниками в 80 государствах, стала мировым лидером по количеству эксклюзивных материалов, иногда полученных из опасных точек;
• меморандум «никакой-надомной-работы», выпущенный Мариссой Майер, топ-менеджером Yahoo, призывающий работников вернуться в офисы, не имел никакого успеха и был отменен.

За удаленными командами будущее! Задача настоящего – эффективно выстроить их работу!