Документальное оформление приема на работу осуществляется в соответствии с требованиями ТК РФ.

Подготовка форм и проведение процедуры пошагово обеспечивают работодателю и работнику правовую основу сотрудничества и соблюдение законных прав сторон.

Какими законодательными актами регулируется данная процедура

Процедура трудоустройства и требования к документам регулируется гл. 10 и 11 ТК РФ.

Положениями ТК РФ устанавливаются :

• Форма и условия оформления работника.
• Порядок .
• Срок действия договора.
• Требования к заключению .
• Условия и иные требования.

Законодательные нормы учитывают сторон, различных категорий лиц и определяют порядок документооборота при трудоустройстве.

Шаги, предшествующие принятию на работу сотрудника

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Прохождение собеседования, конкурса

Прохождение собеседования – ответственный этап трудоустройства. В процессе беседы каждая из сторон определяет возможность сотрудничества.

При проведении собеседования представитель предприятия и соискатель обсуждают темы:

1. Условия труда, обязанности, компании.
2. Требования к образованию и опыту работника.
3. Порядок формирования вознаграждения и сроки выплат.

На предварительном этапе можно регулировать график, объем работ, дополнительные условия и периодичность повышения .

Прием на работу может осуществляться в порядке проведения конкурса (ст. 16 ТК РФ). В коммерческих организациях необходимость возникает при наличии кандидатов на трудоустройство с равными возможностями. Ряд работодателей устраивает конкурсный набор для поднятия престижа должности.

Условия устанавливает работодатель и являются одинаковыми для всех участников.

В государственных структурах проведение конкурса часто является условием назначения на должность. Работник, принятый на должность в порядке конкурсного набора, освобождается от прохождения испытательного срока.

Прохождение мед. осмотра

Организация медицинских осмотров при найме работника лежит на работодателе. Оплата первичных и периодических медосмотров осуществляется за счет средств предприятия (ст. 212 ТК РФ).

Имеется перечень профессий и должностей, к исполнению обязанностей по которым работники не допускаются без медосмотра и медкнижки.

В перечень сфер работнико в с обязательным медосмотром входят работники:

Перечень профессий определяется законодательными актами и приказами Минздравсоцразвития.

Обязательному медицинскому осмотру подлежат лица, не достигшие 18-ти лет (ст. 266 ТК РФ). Целью медосмотров несовершеннолетних служит определение возможностей подростка исполнять обязанности без ущерба для здоровья.

Прием работников перечней обязательного медосмотра без прохождения проверки здоровья запрещен.

Оповещение работодателя о всех необходимых сведениях

До заключения договора соискатель должен оповестить работодателя о сведениях, касающихся личных данных, состояния здоровья, не позволяющих исполнять определенные виды работ.

Работодатель должен иметь сведения:

• О составе семьи лица. При наличии малолетних детей до 14-ти лет, детей-инвалидов, больных родственников, состояние которых подтверждено справкой, работники не могут привлекаться к выездам в командировки и проведению работ сверх норм установленного времени.
• Наличии инвалидности. В отношении лиц должны быть выполнены особые условия труда, отдыха, режима рабочего времени. На предприятии для инвалидов должны быть разработаны процедуры реабилитации. При сокрытии данных работник с ограниченными возможностями может быть принят на должность, имеющую ограничения по использованию труда инвалидов. При выявлении истинного состояния здоровья работник переводится на соответствующий здоровью труд или должен быть я.
• О беременности. Работницы в периоде ожидания ребенка не подлежат увольнению, назначению им испытательного срока и не оформляются на ряд должностей с ночными сменами или особыми условиями труда.
• О прохождении работником обучения в ВУЗе с отвлечением от обязанностей на период сдачи сессии.

Особое оформление, документооборот и отчетность по отчисления приняты в отношении граждан иностранного подданства и апатридов (лиц без гражданства). Информация о гражданстве должна быть представлена работодателю в обязательном порядке.

Сбор требуемой документации

После достижения согласования о заключении договора определяется дата начала исполнения обязанностей.

К моменту поступления на работу лицо обязано собрать и предоставить :

Кадровый работник снимает копии с документов, оригиналы возвращаются лицу. Исключение составляет трудовая книжка, подлежащая хранению у работодателя весь период трудоустройства.

О том, как правильно заполнить кадровые документы, рассказано в следующем видео сюжете:

Поэтапная процедура оформления на работу

Принятие от работника заявления

Документ составляется в 2-х экземплярах и хранится у каждой из сторон. На экземпляре работодателя (внизу или на оборотной стороне последнего листа) работник делает пометку о получении. Текст произвольной формы заверяется подписью лица.

Факт трудоустройства работника оформляется формы Т-1, составленным на основании договора. Приказы предприятия ведутся в хронологическом порядке с ежегодным обновлением порядка нумерации. Нумерация присваивается после регистрации в журнале или с использованием обслуживающих программ. Обязанность по ведению журнала отсутствует, но может быть установлена локальными актами.

Приказы, связанные с приемом, переводом, увольнением и прочими условиями труда, ведутся отдельно.

Для идентификации нумерации и удобства систематизации кадровым приказам часто присваивается индекс «К» (например, № 15/К). Необходимость обособленного ведения учета основана на необходимости хранения их в течение 75 лет после издания.

Приказ по кадрам содержит сведения :

Приказ подписывает руководитель и нанимаемое лицо. Подписи расшифровываются. Издание приказа (ознакомление под подпись) осуществляется в течение 3 дней со дня трудоустройства (ст. 68 ТК РФ). По просьбе работника копия приказа выдается ему на руки.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку. При приеме по совместительству запись вносится только на основании письменного обращения работника. Право на заполнение трудовых книжек имеется у работодателя основного места трудоустройства.

Работник первого места трудоустройства не имеет трудовой книжки. Документ открывает работодатель.

Лицо получает книжку за плату, равную сумме приобретения предприятием. После внесения записи о приеме на работу данные о трудовой книжке вносятся в журнал учета. Передача книжки на хранение заверяется кадровым работником, подпись работника не требуется.

Оформление личной карточки

Личная карточка работника – документ, консолидирующий личные данные работника, процедура оформления трудовой деятельности.

Применяется документ . Работник может ознакомится с учетными данными и удостоверить сведения подписью. С записями о переводе, изменениях условий труда, увольнении лицо должно знакомиться в обязательном порядке.

Внесение данный в табель учета рабочего времени

Данные табеля являются основанием для начисления заработной платы. несет информацию об отработанных часах, отсутствии по болезни, в связи с отпуском и прочими причинами. Учет рабочего времени ведется по кодировке, принятой для документа.

Для каждого работника ведется отдельная строка данных с указанием табельного номера, ФИО, должности. Данные табеля закрывают 2 раза в месяц для расчета аванса и окончательной суммы заработной платы.

Дополнительные этапы при оформлении на работу

Оформление личного дела на работника коммерческой организации не является обязательным условием рабочего процесса. Сбор и ведение личной информации может быть установлен внутренним документооборотом с назначением лица, ответственного за учет информации. Состав учетных данных определяется работодателем.

Ведение личных дел работников обязательно для госструктур . Открытие дела осуществляется на этапе проверки лица на соответствие должности. В отличие от данных личной карточки Т-2 информация личного дела является закрытой для доступа и используется только в служебных целях.

Работодатель несет обязанность по уведомлению государственных органов:

• Предыдущего места трудоустройства при приеме бывшего госслужащего в течение 2-х лет после увольнения (ст. 64.1 ТК РФ). Перечень должностей установлен законодательством. Уведомление производится в произвольной форме в десятидневный срок после трудоустройства.
• Военкоматов при приеме на работу лиц, подлежащих воинскому учету. Оповещение производится в произвольной форме с указанием данных лица.

Ранее работодатели оформляли на работников медицинские полисы. В настоящее время обязанность снята с работодателей и переложена на самих работников.

Пошаговая инструкция приема на работу сотрудников представлена в следующем видео уроке:

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу сотрудника, у ООО сразу, т.к. у нее есть директор – без него никуда, а у ИП, как появится такая необходимость. В этот момент возникает ряд вопросов – что нужно, какие документы, порядок приема, заявления, трудовые, трудовые договора и прочее. Эти моменты мы и отразим в этой статье и рассмотрим вариант, когда у вас есть кандидат и его нужно оформить документально.

Для того, чтобы принять сотрудника на работу, вам необходимо запросить у него следующие документы:

1. Паспорт гражданина
2. Трудовая книжка, в случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая
3. Снилс – страховое свидетельство – зеленая карточка
4. ИНН, если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС
5. Документ об образовании – он нужен скорее по желанию работодателя
6. Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным
7. В определенных случаях мед.справка

Порядок приема на работу, пошаговая инструкция

Шаг 1. Специальная оценка условий труда (ранее до 2014 года – аттестация рабочих мест)

Если в организации есть наемные сотрудники, выполняющие какой-то труд, даже офисный, необходимо провести , для выявления вредных и опасных факторов в их работе. Относительно это фикция, но согласно закону это требование обязательно и применяется как к организациям, так и предпринимателям (согласно ст. 212 ТК РФ и ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Да можно конечно провести оценку и после того, как вы начнете работать, но имейте в виду, что вас могут привлечь к административной ответственности, как ИП, так и ООО. Для начала могут выставить предупреждение, но есть и материальные рычаги влияния, ровно, как и приостановка деятельности предприятия, причем повторное нарушение будет караться более жестоко.

Важно! Административный штраф за отсутствие СОУТ с 2015 года составляет – для должностных лиц и ИП 5-10 тыс.руб., на ООО – 60-80 тыс.руб., при повторном факте – от 30 до 40 тысяч руб. и от 100 до 200 тыс. руб. соответственно, так же могут приостановить деятельность предприятия на срок до 90 суток.

Шаг 2. Мед. справка

Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.

Когда необходимо наличие мед справки:

• В случае принятия на работу не совершеннолетнего
• В случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности, такие осмотры проводятся предварительно и периодически, а лица не достигшие 21 года – ежегодно

Шаг 3. Заявление на работу

Основанием для инициации приема на работу, ровно, как и заключение трудового договора является написание сотрудником . В случае одобрения этого заявление всеми руководителями, его визирует директор или генеральный директор компании и отдел кадров приступает к приему и оформлению всех необходимых документов.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление является не обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него. Это следует из того, что основание заключения между сотрудником и работодателем трудовых отношений является именно трудовой договор, на основании него уже будут формировать приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 4. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним гражданского или трудового договора – по факту, описание всех обязательств участников в письменном виде и закрепление печатями и подписями с обеих сторон. Составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя.

Что отражается в трудовом договоре и срок действия

Все условия договора не должны противоречить трудовому законодательству, обычно содержит следующую информацию:

• Испытательный срок, по закону установлен длительностью минимум 3 месяца, но по соглашению сторон он может быть сокращен или вообще отсутствовать
• Должно быть описано место работы с описание структуры подчиненности
• Обязанности, которые должен выполнять сотрудник
• Размер оплаты труда
• Описывается режим работы и отдыха

Трудовой договор может содержать и другие условия, которые нужно отразить на бумаге. В том числе может быть прописан срок действия:

• На неопределенный срок или бессрочный, чаще всего такой заключают с работниками
• На определенный срок – срочный, в случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такое контракт переводится в бессрочный

Так же возможно заключение трудового договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договор полной или частичной материальной ответственности (чаще всего работники склада и прочие ответственные лица).

Шаг 5. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще дополнительно договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров визируются в .

После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.

Шаг 6. Приказ о приеме на работу

Основанием, по которому сотрудник приступает к своим должностным обязанностям или наделяется какими-то полномочиями, является приказ о приеме на работу. В приказе отображаются условия, на которые приглашен сотрудник и после ознакомления визируется обоими сторонами. В качестве документа применяется унифицированная для одного и Т-1а для группы лиц.

Шаг 7. Ознакомления сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно их составить и описать в соответствующем документе. После ознакомления с этим перечнем ставится печать и дата ознакомления, так же распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности на группу лиц, или они типовые, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию с указанием их фамилий и даты подписания.

Шаг 8. Заполнение трудовой книжки

После того, как вы заполнили все необходимые документы, и у вас есть все подписи на них, вы в течение 5 дней должны . Порой не стоит это делать сразу, т.к. бывает возникают нюансы и сотрудник просто не выходит на работу, так что лучше подождать трудовую неделю.

Шаг 9. Регистрация трудовой в книги учета трудовых книжек

После того, как вы успешно заполнили трудовую книжку, потребуется еще ее регистрация в .

Шаг 10. Личная карточка

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по , в которую заносятся его личные данные

Шаг 11. Учет рабочего времени

В ходе жизнедеятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника. Гос. ком. статом, установлены две формы:

• Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы
• Т-13, может применяться при использовании автоматизированной электронной техники

Шаг 12. Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

После появления наемных сотрудников, вам необходимо зарегистрировать (попросту, получить номер в систем) организацию в фондах, как работодатель.

Свой выбор обязательно закрепите в приказе к учетной политике . Такой порядок следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Унифицированные формы приказов о приеме на работу утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При приеме одного человека составляют приказ по форме № Т-1 . Если организация одновременно примет на работу несколько человек, то удобнее сделать приказ по списочной форме № Т-1а .

Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под подпись.

Ситуация: что нужно написать в графе «Принять на работу по...» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на работу на неопределенный срок?

Данную графу при таких условиях заполнять не нужно.

Такое правило закреплено в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Писать «неопределенный срок», «не определено», «не установлено» и т. п. не надо. Допустимо поставить прочерк.

Ситуация: что нужно написать в графе «Условия приема на работу, характер работы» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на обычных условиях (постоянная работа, восьмичасовой рабочий день и т. п.)?

Эту графу заполняйте, только если условия и характер работы отличаются от общеустановленных.

Например, когда сотрудника принимаете по совместительству, на неполный рабочий день, в порядке перевода из другой организации и т. п. Это следует из раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Однако, чтобы не оставлять строку пустой, допускается запись и о том, что сотрудник принят на обычных условиях (основная работа, постоянно).

Трудовая книжка и личная карточка

После того как руководитель прикажет включить в штат нового сотрудника, сделайте запись о приеме на работу в его трудовой книжке . Если ваша организация первая, где работает сотрудник, ему необходимо оформить трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Таким образом, наличие трудовой книжки обязательно.

Если сотрудник устраивается по совместительству, то по его просьбе можно внести в трудовую книжку соответствующие сведения. Сделайте это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Это может быть справка, копия трудового договора или приказа о приеме на работу и т. п. Главное, чтобы в ней были необходимые сведения.

После того как вы заполнили трудовую книжку, оформите личную карточку .

Пример оформления документов при приеме сотрудника на работу

Организация приняла на работу Е.В. Иванову на должность секретаря. Иванова написала заявление и представила следующие документы:

• паспорт;
• диплом о законченном высшем образовании.

Иванова впервые устраивается на работу, поэтому трудовая книжка и страховое свидетельство были оформлены в организации.

Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер организации В.Н. Зайцева.

Организация в лице директора А.В. Львова заключила с Ивановой трудовой договор на неопределенный срок.

Директор издал приказ о приеме на работу по форме № Т-1 . Бухгалтер оформил трудовую книжку и сделал запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

Учет трудовых книжек

Все работодатели обязаны вести учет трудовых книжек. Для этого используют специальные книги.

Первая из них - приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней регистрируйте все операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек. При этом указывайте серию и номер каждого бланка (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Вторая - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этом документе записывайте как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. При этом также указывайте серию и номер каждого документа (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Прием на работу в разных ситуациях

Ситуация: как оформить прием студента на учебную или производственную практику?

Порядок оформления практикантов в целом не отличается от общего порядка приема на работу. Однако есть свои особенности. Так, оформлять трудовой договор понадобится не всегда. В ряде случаев его заменит ГПД, а иногда и он не нужен.

Практика студентов вузов - это составная часть программы высшего профессионального образования. Практика бывает учебная, производственная и преддипломная. Зачастую студентов направляют на предприятия, где они и получают необходимые навыки и опыт. Продолжительность практики устанавливает вуз. Это следует из пунктов 1, 5, 7, 12 и 16 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383.

Решение о том, какой договор заключить с практикантом, зависит от нескольких факторов:

• как студент попал на практику к работодателю - по договору с его учебным заведением, или же его привлекли напрямую;

• практикант будет выполнять какую-то трудовую функцию, или же ему только покажут производство и обучат необходимым навыкам;

• есть ли у работодателя вакантные места, или он принимает практиканта, даже когда штат полностью укомплектован.

Давайте разберем каждый из этих случаев.

У работодателя есть договор с вузом, в котором учится практикант

Обычно вузы заключают с работодателями специальные договоры о практике студентов. По такому соглашению предприятия обязаны принимать практикантов образовательных учреждений, у которых есть государственная аккредитация. При этом наличие вакантных должностей значения не имеет. Такой порядок следует из пункта 11 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383.

Если у работодателя есть вакантные должности, которые могут занять практиканты, их принимают на работу в общем порядке. То есть тогда со студентами заключают трудовые договоры. Если ранее они нигде не работали, оформляют им трудовые книжки и страховые пенсионные свидетельства. В этом случае на студентов распространяются нормы и гарантии трудового законодательства. Такие выводы следуют из пунктов 15-18 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383, и пункта 15 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 18 апреля 2013 г. № 291.

Трудовой договор со студентами можно заключить только на время практики или бессрочно.

Когда же вакансий у работодателя нет, со студентами можно заключить гражданско-правовые договоры на выполнение конкретных работ . Такой договор не может заменять трудовой. Однако он позволит дать студенту конкретную производственную задачу, с которой он может столкнуться при работе. Кроме того, договор послужит обоснованием расходов организации. К тому же полученный результат и его оплата покажут, насколько хорошо студент проявил себя на практике.

У организации нет соглашения с вузом, откуда пришел практикант

В этом случае никаких отличий от общего порядка оформления граждан на работу нет. То есть можно заключить как трудовой, так и гражданско-правовой договор.

Предприятие не заключало с вузом договор о практике, при этом студент не будет выполнять трудовые функции

В такой ситуации трудовой договор с практикантом не заключают. Его просто знакомят с производством, дают задания пониженной сложности и показывают, как на практике он может применять свои знания. В этой ситуации практикант не делает никакой работы, нужной работодателю. Ему не платят зарплату и не считают трудовой стаж. Зачастую так проходят учебную практику, когда знаний студента еще недостаточно для выполнения полноценной работы. То, что принимать на работу студента и заключать с ним трудовой договор не нужно, подтверждают и определения, данные в статьях 11, 58 и 59 Трудового кодекса РФ.

Скажем пару слов про трудовую книжку. Если с практикантом заключен трудовой договор (срочный или бессрочный), трудовую книжку оформляют по общим правилам . Когда же с практикантом заключен гражданско-правовой договор или он вообще - запись в трудовую книжку о практике не вносят. Ведь ее оформляют только тем, кто состоит в трудовых отношениях с работодателем (ст. 66 ТК РФ).

Кстати, не путайте студенческую практику и стажировку специалистов. Во втором случае люди повышают свою квалификацию. То есть получают дополнительное образование. Те предприятия, которые принимают стажеров, должны иметь лицензию на образовательную деятельность. Для студенческой практики получать лицензию не придется.

Внимание: за проведение стажировки без лицензии на образовательную деятельность предусмотрена административная и уголовная ответственность

За стажировку без лицензии оштрафуют:

• организацию - на сумму от 40 000 до 50 000 руб.;

• должностных лиц - на сумму от 4000 до 5000 руб. Например, такой штраф могут вынести руководителю.

Такая ответственность установлена в части 2 статьи 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Уголовная ответственность ждет руководителя, если от стажировки работодатель получит доход. Наказание зависит от его размера - в крупном и в особо крупном размере. Под крупным размером дохода законодатели подразумевают сумму более 1 500 000 руб., но менее 6 000 000 руб. Особо крупный размер предполагает большие суммы.

Итак, за доход в крупном размере руководителя ждет одно из следующих наказаний:

• штраф до 300 000 руб. или в размере зарплаты или другого дохода за два года;

• обязательные работы (до 480 часов);

• арест до полугода.

За доход в особо крупном размере руководителя накажут уже серьезней. Так, его привлекут к одному из следующих видов ответственности:

• штраф до 500 000 руб. или в размере зарплаты или другого дохода за период от одного до трех лет;

• принудительные работы до пяти лет;

• лишение свободы на срок до пяти лет, возможно, со штрафом до 80 000 руб. или в размере зарплаты или другого иного дохода за период до шести месяцев.

Все это предусмотрено частями 1 и 2 статьи 171 Уголовного кодекса РФ.

Ситуация: можно ли медицинскому учреждению принять на работу врача, если в течение пяти лет он не работал по профилю?

Да, можно.

Главное, чтобы к моменту трудоустройства врач предъявил сертификат специалиста и прошел профессиональную переподготовку. Именно такие требования содержатся в подпункте 3 пункта 1 статьи 100 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ.

Если указанные условия не выполнены, медицинское учреждение вправе отказать соискателю в приеме на работу по специальности.

Врачам присваивают квалификационную категорию. Действительна она в течение пяти лет со дня издания распоряжения о ее присвоении. Поэтому для того чтобы врач мог заниматься работой, соответствующей его квалификации, он должен ее подтвердить и представить документ, в котором обозначен уровень его компетенции. Если такие документы не представлены, принять на работу врача можно. Однако допустить его к задачам, которые требуют определенной квалификации, не получится. Все это следует из пунктов 4, 5, 27-33 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 23 апреля 2013 г. № 240н.

Сведения о трудоустройстве бывших госслужащих

Когда нанимаете бывшего госслужащего, сообщите об этом на его последнее место службы. Сделать это необходимо в 10-дневный срок с момента подписания с ним трудового договора. Правда, поступать так нужно не всегда. Дело в том, что сообщать о трудоустройстве бывшего госслужащего нужно только при одновременном выполнении следующих условий:

• с момента увольнения человека с государственной или муниципальной службы прошло менее двух лет;

• сотрудник занимал должность, которая включена нормативными документами в специальный перечень. Для федеральных государственных служащих такой перечень утвержден Указом Президента РФ от 18 мая 2009 г. № 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления) (п. 1, 4 Указа Президента РФ от 21 июля 2010 г. № 925, ч. 4 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ).

Эти сведения выясните у самого бывшего госслужащего. Он обязан информировать работодателей об этом в течение двух лет после увольнения с госслужбы.

Все это следует из статьи 64.1 Трудового кодекса РФ и статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

Внимание: работодателя, который не сообщит о найме бывшего госслужащего или сделает это несвоевременно, оштрафуют.

За такое правонарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• от 2000 до 4000 руб. - для граждан;

• от 20 000 до 50 000 руб. - для должностных лиц, например, руководителя;

• от 100 000 до 500 000 руб. - для организации.

Это предусмотрено статьей 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для того чтобы передать сведения на место, где сотрудник раньше служил, напишите письмо. Составьте его в произвольной форме . Главное, учесть требования, приведенные в пунктах 3, 5 и 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 г. № 29. То есть в письме обязательно укажите:

• фамилию, имя и отчество гражданина. Если после увольнения с госслужбы эти сведения менялись, указать надо те, что действовали на момент прекращения службы;

• дату и место рождения бывшего госслужащего;

• должность, которую замещал на службе человек;

• полное и сокращенное наименование вашей организации;

• дату и номер приказа, распоряжения о зачислении сотрудника в штат;

• дату заключения трудового договора. Если он срочный, укажите также период, на который трудовой договор заключен;

• должность, на которую приняли сотрудника, и подразделение, где он работает.

Согласие комиссии при конфликте интересов

Если бывший госслужащий устраивается на работу в организацию, отдельные функции государственного управления которой входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, сделать это он сможет только с согласия специальной комиссии. Получать его он должен в течение двух лет с момента увольнения с государственной или муниципальной службы (ч. 1 ст. 64.1 ТК РФ).

Решение комиссии гражданин обязан предоставить при трудоустройстве. Получает такое согласие он сам. Если будет выявлено, что гражданин этого не сделал, трудовой договор с ним будет прекращен. Такое требование есть в части 3 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

Для того чтобы получить согласие комиссии, гражданин обращается в следующие инстанции:

• подразделение кадровой службы государственного органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений;

• к должностному лицу кадровой службы государственного органа, ответственному за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

Сделать это он должен в письменной форме. Все это разъяснено в письме Минтруда России от 30 декабря 2013 г. № 18-2/4074.

Ситуация: с какого дня можно принять на работу нового сотрудника вместо того, кто уходит в отпуск с последующим увольнением?

Нового сотрудника можно оформить с первого дня отпуска с последующим увольнением его предшественника. При этом до даты окончания отпуска с новичком нужно заключить срочный договор. А после - принять решение изменить срок трудового договора.

Поясним. По общему правилу для сотрудников, которые уходят в отпуск с последующим увольнением, днем увольнения считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Однако окончательно рассчитаться и выдать трудовую книжку работодатель должен до начала отпуска (абз. 3 п. 1 письма Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1, абз. 3 п. 2 определения Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О).

Выходит, что последним днем работы в рассматриваемой ситуации является день, предшествующий дате начала отпуска с последующим увольнением. С первого дня отпуска сотрудник уже не связан с работодателем трудовыми отношениями. Именно с этой даты штатная единица, которую он занимал, считается свободной. И потому на его ставку можно принимать нового сотрудника.

Но поскольку предшественник будет уволен только в конце отпуска, с новым сотрудником на этот период заключите срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ). А после окончания отпуска переоформите срочный трудовой договор на бессрочный .

Прием на работу в выходной

Ситуация: можно ли принять на работу сотрудника с выходного или праздничного дня ?

Да, можно.

Ведь законодательство не содержит ограничений по дню приема на работу. Его указывают в трудовом договоре. То есть определяют по соглашению между сотрудником и работодателем. На основании трудового договора руководитель приказывает включить нового сотрудника в штат. Дата приема сотрудника на работу в приказе должна соответствовать дню, зафиксированному в трудовом договоре. Вот и получается, что дата приема на работу может приходиться на любой день - как рабочий, так и праздничный или выходной.

Такой вывод следует из статей 56, 57, 68 Трудового кодекса РФ.

При этом дата приема нового сотрудника и день его фактического выхода на работу могут не совпадать. Дело в том, что дата фактического выхода сотрудника на работу дополнительно определяется графиком работы организации или индивидуальным графиком работы сотрудника (ст. 100 ТК РФ).

Пример приема сотрудника на работу с праздничного дня

30 декабря 2015 года между организацией «Альфа» в лице директора А.В. Львова и В.Н. Зайцевой заключен трудовой договор, согласно которому Зайцева принимается в организацию на должность бухгалтера. Дата начала работы в трудовом договоре установлена как 1 января 2016 года. В тот же день (30 декабря 2015 года) директор издал приказ о приеме сотрудницы на работу с 1 января 2016 года.

День фактического выхода Зайцевой на работу определен согласно графику работы организации. В «Альфе» первый рабочий день после новогодних праздников - 11 января 2016 года.

Отказ в приеме на работу

Отказать в трудоустройстве можно по следующим основаниям:

• неподходящее образование;

• недостаточный опыт работы;

• отсутствие необходимой профессии и квалификации;

• медицинские противопоказания.

Такой примерный перечень приведен в пункте 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Кандидат, которого не приняли на работу, вправе в письменной форме потребовать, чтобы ему письменно сообщили причины отказа. Работодатель обязан сообщить причину отказа в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

Предупредим: нельзя указывать в качестве таких причин беременность, наличие детей, отсутствие регистрации, пол, национальность, вероисповедание (ч. 2 и 3 ст. 64 ТК РФ). Более того, запрещено устанавливать ограничения дискриминационного характера в объявлениях при поиске новых сотрудников на вакантные должности (п. 6 ст. 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1).

Внимание: отказ соискателю в приеме на работу по основаниям, которые никак не связаны с его деловыми качествами, грозит работодателю штрафами и судебным разбирательством. Если выиграет сотрудник, работодатель обязан будет принять его на работу.

Такой порядок предусмотрен частью 6 статьи 64 Трудового кодекса РФ.

Административная ответственность

За необоснованный отказ в приеме на работу также предусмотрена административная ответственность:

• для должностных лиц организации (например, руководителя) - предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

• для предпринимателей - штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

• для организации - штраф от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Нарушение прав инвалидов

Законодательством предусмотрена отдельная административная ответственность за нарушение прав инвалидов при их трудоустройстве. Необоснованный отказ в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты влечет наложение штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 32 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ, ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ).

Нарушение прав беременных и матерей

За необоснованный отказ в заключении трудового договора с беременной или матерью детей в возрасте до трех лет должностное лицо работодателя привлекут к уголовной ответственности. А именно, могут установить один из следующих видов наказания:

• штраф на сумму до 200 000 руб.;

• штрафа в размере зарплаты или другого дохода осужденного за период до 18 месяцев;

• обязательные работы на срок от 120 до 360 часов.

Об этом сказано в статье 145 Уголовного кодекса РФ.

Ситуация: как обоснованно отказать в приеме на работу и заключении трудового договора?

Отказать можно по основаниям, связанным с деловыми качествами соискателя или со спецификой конкретной работы.

Деловые качества соискателя делят на две группы:

• профессионально-квалификационные качества. В частности, наличие профессии, специальности, квалификации;

• личностные качества. То есть состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по специальности или в отрасли и т. п.

Несоответствие любому из перечисленных качеств можно использовать как основание для отказа в приеме на работу. И это будет обоснованный отказ.

Следует отметить, что работодатель вправе предъявлять к соискателям дополнительные требования, обусловленные спецификой той или иной работы. Например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере. Отказ в заключении трудового договора соискателю, который таким требованиям не отвечает, также обоснован.

Более того, отдельные требования, свойственные конкретному виду труда, могут быть установлены на федеральном уровне (ч. 3 ст. 3 ТК РФ). В частности, специальные требования установлены для поступающих на работу:

• в ФСБ России (ст. 16 Закона от 3 апреля 1995 г. № 40-ФЗ);

• таможню (ст. 7 Закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ);

• прокуратуру (ст. 40.1 Закона от 17 января 1992 г. № 2202-1).

Несоответствие претендента этим требованиям также правомерно привести в качестве обоснования отказа в приеме на работу.

Аналогичные разъяснения содержатся в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Совет: Отказ в приеме на работу придется зафиксировать документально, если этого требует кандидат. Причем требования, которые предъявляете, лучше оформить должностной инструкцией. В ее тексте укажите требования к образованию, стажу работы, знаниям, которым должен соответствовать претендент на ту или иную должность.

Внимание: отказ в приеме на работу может быть обжалован в суд.

Пример уведомления соискателя о причине отказа в заключении трудового договора

В организации открыта вакансия электрика. На эту должность претендовал А.В. Лампочкин, но ему было отказано в заключении трудового договора. По требованию Лампочкина руководство организации направило в его адрес уведомление о причине отказа в заключении трудового договора .

Ситуация: можно ли отказать в приеме на работу гражданам, входящим в категории населения, для которых предусмотрено квотирование рабочих мест? Организация расположена в г. Москве .

Да, можно. Однако сделать это организация вправе только по объективной причине или когда квота выбрана полностью.

Ведь если среднесписочная численность сотрудников превышает пороговое значение, и нет объективной причины не нанимать гражданина, для которого предусмотрена квота, то его придется принять в штат. По-другому поступить работодатель не вправе (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

К объективным причинам отказа в приеме на работу относят, например, неподходящее образование соискателя, недостаточный опыт работы, отсутствие необходимой профессии, квалификации, медицинские противопоказания (п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). В среднесписочной численности персонала для расчета квоты сотрудников с вредными и (или) опасными условиями труда не считайте. Главное, подтвердить тяжелые условия результатами специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест ).

Квоты в Москве

В Москве квотируют рабочие места при среднесписочной численности сотрудников более 100 человек (ч. 1 ст. 3 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90). А значит, при меньшей среднесписочной численности предоставлять рабочие места по квоте не обязательно.

Квоты для приема на работу в Москве действуют для инвалидов и молодежи определенных категорий, перечисленных в части 1 статьи 2 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90. Так, например, квотирование предусмотрено для выпускников вузов в возрасте от 21 года до 26 лет, которые ищут работу впервые, для несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет.

Организации обязаны создавать или выделять квотируемые рабочие места самостоятельно за счет собственных средств. Рабочие места считают созданными, выделенными, если на них трудоустроены граждане, в отношении которых предусмотрена квота.

Такой порядок установлен частью 2 статьи 2, частью 2 статьи 4 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90, пунктами 2.6, 2.7 постановления правительства г. Москвы от 4 августа 2009 г. № 742-ПП.

Вот как распределяется московская квота в 4 процента от среднесписочной численности сотрудников:

• не менее 2 процентов - для трудоустройства инвалидов;

• не более 2 процентов - для зачисления в штат молодежи определенных категорий.

При этом соотношение доли инвалидов к доле молодежи можно варьировать в сторону увеличения доли инвалидов, но только в пределах установленных 4 процентов. Об этом сказано в статье 3 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90.

Сведения для службы занятости

Работодатели обязаны ежемесячно представлять в службу занятости информацию:

• об имеющихся вакансиях;

• о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой. Включая сведения о локальных нормативных актах, которыми это установлено;

• о выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1, пунктом 3 части 2 статьи 24 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ.

Кроме того, в Москве организации, в которых среднесписочная численность сотрудников составляет более 100 человек, обязаны ежеквартально предоставлять в Центр квотирования рабочих мест сведения о выполнении установленной квоты по форме № 1-квотирование (ч. 4 ст. 4 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90, п. 2.9 положения, утвержденного постановлением правительства Москвы от 4 августа 2009 г. № 742-ПП).

Ответственность

Внимание: за нарушение требования о выделении квот и в случаях необоснованного отказа в приеме на работу работодателя привлекут к административной ответственности.

А именно к штрафу:

• от 30 000 до 50 000 руб. - для организаций;

• от 3000 до 5000 руб. - для должностных лиц, например руководителя.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90 и статьей 2.2 Закона от 21 ноября 2007 г. № 45.

Вместе с тем за нарушение прав инвалидов при их трудоустройстве предусмотрена административная ответственность на федеральном уровне. За это должностных лиц организации штрафуют в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 32 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ, ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ).

Если организация не создает квотируемые места для молодежи, законодательством предоставляется альтернатива. В этом случае необходимо ежемесячно платить в бюджет г. Москвы компенсационную стоимость квотируемого рабочего места в размере прожиточного минимума для трудоспособного населения. Размер прожиточного минимума определяют на день уплаты указанной стоимости. Об этом сказано в подпункте 2 пункта 3 статьи 2 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 г. № 90.

Ситуация: можно ли привлечь к ответственности организацию, которая отказала гражданину в приеме на работу? Причина отказа: гражданин настаивал на отсутствии в трудовом договоре условия об испытательном сроке .

Нет, нельзя.

Трудовой договор заключить нельзя, если стороны не достигли соглашения по всем его условиям. Отсутствие испытательного срока - дополнительное условие трудового договора. Если гражданин отказывается от включения в трудовой договор условия об испытании, то это означает, что соглашение между сторонами не достигнуто. Такую ситуацию нельзя квалифицировать как отказ в приеме на работу. Следовательно, оснований для обращения в суд у претендента нет.

Это следует из статей 57 и 70 Трудового кодекса РФ.

Прием на работу — процедура, совершаемая кадровиками чуть ли не каждый день. И вроде все налажено до автоматизма… тем не менее иногда возникают вопросы. Например, как быть, если у работника отсутствует оригинал документа об образовании или нет документов воинского учета? В данной статье мы дадим ответы на эти и некоторые другие вопросы, наиболее часто возникающие при оформлении приема на работу.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работодателем и работником о личном выполнении последним за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ).

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ по соглашению. Однако договор может заключаться и на основании избрания на должность или по конкурсу, назначения на должность, направления на работу в счет установленной квоты, судебного решения о заключении договора. Кроме этого, трудовые отношения могут возникнуть на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.

Статьей 65 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. К иным документам можно отнести, например, паспорт моряка, или удостоверение личности моряка, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.12.1997 N 1508 "Об утверждении Положения о паспорте моряка" он является документом, удостоверяющим личность;

— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник принимается на работу на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. К таким документам на основании п. 28 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, относятся удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (для призывников), и военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) (для военнообязанных);

— документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Помимо дипломов об образовании можно требовать иные документы. Например, при приеме врача необходимо затребовать сертификат специалиста, при приеме аудитора — квалификационный аттестат аудитора и пр.;

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Относительно последнего документа у работодателей возникает вопрос: сам ли работник такую справку обязан предоставлять или запрос должен делать работодатель? Конечно же, работник самостоятельно обращается в компетентные органы и получает справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Работодателю не надо ничего делать.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). Например, ст. 283 ТК РФ позволяет при приеме по совместительству на тяжелую работу или работу с вредными и опасными условиями труда требовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы. А на основании Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" от иностранного гражданина работодатель может потребовать разрешение на работу.

Обратите внимание! Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Довольно часто работодатели в числе прочих документов требуют от работника свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ (ИНН), а если такового нет, отказывают в приеме. Сразу скажем, что затребование данного документа, тем более отказ в приеме на работу в связи с непредоставлением ИНН, — грубые нарушения трудового законодательства. Вы спросите: как же без ИНН, ведь с заработной платы нужно перечислять НДФЛ и этот документ просто необходим? Действительно, именно ИНН идентифицирует конкретное лицо в системе налогов и сборов и он понадобится работодателю для перечисления НДФЛ, однако вы можете лишь разъяснить работнику необходимость данного документа.

Требование работодателя о предъявлении при приеме на работу документа о регистрации по месту проживания или пребывания также является незаконным. Отсутствие этого документа не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора (Письмо Роструда от 18.12.2008 N 6967-ТЗ).

К сведению. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

После предъявления всех необходимых документов работника обычно просят написать заявление о приеме на работу. Однако такое заявление утратило значение, поскольку обязательным является подписание трудового договора. Но если написать заявление — хуже не будет: это промежуточное соглашение о выходе на работу, которое чисто психологически может быть важным для кандидата. К тому же если это первое место работы человека, то в конце заявления он пишет, что трудовая книжка ему ранее не выдавалась, и расписывается — значит, работодателю нужно завести трудовую книжку.

Отметим, что в некоторых случаях заявление все же необходимо (в большинстве случаев в госструктурах). В частности, при поступлении на муниципальную службу предусмотрена подача гражданином заявления с просьбой о принятии на данный вид службы (Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации").

Ознакомим с локальными нормативными актами

На основании ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

С правилами внутреннего трудового распорядка все ясно — именно они регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. С этим документом работника обязательно надо ознакомить. А вот относительно иных локальных актов встает вопрос — с какими именно из них ознакомить работника? Отвечаем. Нужно ознакомить работника не со всеми имеющимися в организации локальными актами, а лишь с теми, которые непосредственно касаются его трудовой деятельности. Например, таковыми могут быть положения об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), о хранении и использовании персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), о коммерческой тайне, об аттестации работников.

Обратите внимание! Факт ознакомления с локальными нормативными актами должен подтверждаться подписью работника. Для этого заводится журнал ознакомления с локальными актами или работник расписывается в листе ознакомления, который подшит к локальному нормативному акту. Не будет лишней отметка об ознакомлении и в трудовом договоре, например: "С локальными нормативными актами до подписания трудового договора ознакомлен" (затем подпись, дата).

Зачем нужно ознакомление, спросите вы. Дело в том, что если работника не ознакомить с локальными актами, касающимися его трудовой деятельности, его проблематично будет привлечь к ответственности в случае какого-либо проступка. Например, если работодатель не разработал и не принял локальные акты, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией, или сотрудники с ними не ознакомлены, то претензии к работнику, разгласившему такие сведения, предъявляться не могут.

Трудовой договор и приказ о приеме

Статьей 57 ТК РФ установлен перечень условий и сведений, обязательных для включения в трудовой договор: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда и пр. На условии об оплате труда хотелось бы заострить внимание. Довольно часто в трудовом договоре пишут такую фразу: "Оплата труда осуществляется согласно штатному расписанию" или "Оклад работника устанавливается в соответствии со штатным расписанием". Насколько отвечают закону эти формулировки? Да ни на сколько, и вот почему. На основании ст. 135 ТК РФ условие о заработной плате является обязательным условием трудового договора и ее размер определяется в нем в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Должностной оклад — это фиксированный размер оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). А в трудовом договоре в обязательном порядке должны быть зафиксированы условия оплаты, причем ст. 57 ТК РФ конкретизирует, что необходимо указать размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты.

К сведению. Если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя без заключения трудового договора, работодатель обязан оформить с ним такой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ).

Не будем рассматривать формулировку иных условий трудового договора — это тема для отдельной статьи. Добавим только, что трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем (ст. 67 ТК РФ). Один экземпляр выдается работнику, а другой остается у работодателя. При этом рекомендуем взять с работника письменное подтверждение получения экземпляра трудового договора. Лучше всего, если такая отметка будет стоять на экземпляре договора, хранящемся у работодателя.

На основании подписанного сторонами трудового договора издается приказ о приеме на работу. Напомним, что с 2013 года унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными к применению, поэтому приказ может быть издан по форме, утвержденной организацией.

В любом случае в приказе должны найти отражение:

— фамилия, имя, отчество и должность сотрудника;

— структурное подразделение (при его наличии);

— размер оклада (тарифной ставки);

— срок испытания (если таковой установлен в трудовом договоре).

Можно указать и другие условия, отражающие специфику трудовой деятельности (например, о том, что работник принимается для работы по совместительству).

Примечание. Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям договора.

На основании ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Отметим один нюанс при издании приказа — даты приказа и начала работы могут не совпадать. Например, дата начала работы, определенная трудовым договором, может быть более поздней по сравнению с датой, на которую подписан договор и оформлен приказ. Или наоборот, приказ может быть издан позднее, чем работник приступил к работе (при фактическом допуске), соответственно дата приказа будет более поздней, чем дата начала трудовых отношений.

Личная карточка, трудовая книжка и иные документы

Заполнение личной карточки — немаловажный этап оформления приема на работу. В дополнение к личной карточке на научного и научно-педагогического работника ведется также форма Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника".

Почему личная карточка так важна? Потому что в ней фиксируются сведения о работнике, а также все события, происходящие с ним в период трудовой деятельности в конкретной организации, — перевод, повышение квалификации, предоставление отпуска и пр. Кроме этого, на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Как видим, личная карточка — это не просто прихоть, а требование нормативных актов.

К сведению. Личную карточку должен заполнять кадровик на основании представленных работником документов. Затем карточка заверяется подписями работника и кадровика.

Можно ли вести личную карточку в электронном виде? Это вопрос все чаще волнует кадровиков, так как электронный документооборот во многом вытесняет бумажный. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, содержащиеся в Постановлении N 1, не дают ответа на вопрос о том, в каком виде должны вестись карточки — в рукописном или электронном. Но поскольку при заполнении некоторых разделов личной карточки внесенные записи необходимо заверять подписью работника, ведение личных карточек только в электронном виде недопустимо.

Иногда личную карточку работника превращают в этакое личное дело, вкладывая в нее копии документов, заявления и иные документы, касающиеся трудовой деятельности работника. Это ошибка. Если в компании ведутся личные дела, то личные карточки могут помещаться в них (обычно для личного дела заводят папку из тонкого картона на завязках).

Отдельно остановимся на трудовой книжке, поскольку в нее должна быть внесена запись о приеме на работу.

В силу ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку сотрудника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек запись в трудовую книжку о приеме на работу вносится на основании соответствующего приказа (распоряжения), причем не позднее недельного срока. А как ее правильно сделать, сейчас расскажем.

Основной документ, устанавливающий правила внесения записей в трудовую книжку, — это Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Общим правилом (неважно, для записи о приеме или об увольнении) является то, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен".

Примечание. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Для внесения записи о приеме будем руководствоваться п. 3.1 Инструкции, в соответствии с которым первым делом в графе 3 разд. "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также ее сокращенное наименование (при наличии). Под этим заголовком:

— в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

— в графе 2 указывается дата приема на работу;

— в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;

— в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (см. образец на стр. 30).

Если трудовая книжка оформляется впервые, то прежде, чем вносить сведения о работе, нужно указать сведения о работнике на первой странице (титульном листе).

Некоторые кадровики в книжке лиц, устраивающихся на работу впервые, перед сведениями о работе пишут фразу "До приема в такую-то организацию трудового стажа не имел". Так делать категорически нельзя — данная запись не предусмотрена ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкцией.

Как быть, когда работник фактически допущен до выполнения работы, а трудовой договор заключен позже? Приказ о приеме будет издан на более позднюю дату. Например, сотрудник приступил к работе 18 сентября, а трудовой договор и приказ изданы и подписаны лишь 20 сентября. Запись будет выглядеть так:

Не забудьте зарегистрировать трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек, указав серию и номер книжки и иные сведения, предусмотренные формой (приложение 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Многие предприниматели нанимают на работу сотрудников, но не все знают, как эта процедура делается правильно. В этой статье мы детально распишем порядок приема на работу персонала и разберем все необходимые нюансы.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Первым делом проводится собеседование и отбор соискателей

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров - они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
3. Трудовая книжка.
4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

Рабочая деятельность сотрудника начинается после подписания трудового договора

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

Читайте также: Как посчитать дивиденды учредителю ООО с примерами

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
2. Всеми пунктами коллективного договора.
3. Должностными обязанностями и инструкциями.
4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Ознакомление с документами должно проходить под подпись

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

1. Гражданско-правовым.
2. Трудовым.

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях - набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

Трудовой договор может иметь вложения с нормативными актами

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

1. Полное название предприятия.
2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
5. Права сотрудника.
6. Обязанности сотрудника.
7. Права работодателя.
8. Обязанности работодателя.
9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
11. Распорядок работы, длительность отпуска.
12. Ответственность обеих сторон.
13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
14. Условия по страхованию сотрудника.
15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах - один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора - разницы в датах быть не должно.