Tööaja jälgimine: fikseerime, arvutame, tasume. Kuidas kajastatakse töötajate tööaega

Kontseptsioon " tööaeg" tähendab ajavahemikku, mille jooksul töötaja täidab tööülesandeid. Mõiste on sätestatud artiklis 91 Töökoodeks Venemaa Föderatsioon. Perioodi pikkus oleneb töölepingu tingimustest, tööajast ja ettevõtte sisekorraeeskirjadest. Seadus ei keela muul ajal kasutada töötajaid ametiülesannete täitmiseks.

Tööprotsessi optimeerimiseks, töö efektiivsuse tõstmiseks ja tööülesannete täitmise tähtaegadest kinnipidamiseks ei saa ilma selge planeerimise ja tööaja kasutamise kontrollita. Selge tööaja korraldus on ühtviisi vajalik nii juhile kui ka alluvatele. Tööandja või juhi poolne kontroll toetab töödistsipliini kollektiivis ja tagab õiglase töötasu.

Suure personaliga suurte organisatsioonide juhtidel pole aega iga alluvat isiklikult jälgida. Lisaks kontrollifunktsioonile täidab juht, osakonnajuhataja või projektijuht ka muid ülesandeid. Töö käigus tekivad ettenägematud raskused või asjaolud, mis polnud plaanis ette nähtud ning ka ajaplaneerimise juhid ei suuda tööprotsessi lõpuni ette näha ja planeerida.

Samaaegselt personali ja projektide arvu suurenemisega mitmekordistuvad tööülesanded, mistõttu tööaja isiklik kontroll muutub võimatuks. Üks probleemi lahendamise võimalustest on proaktiivne juhtimine, mis aitab vähendada nende arvu raskeid olukordiüksiku töötaja töös ja aitab kaasa tööülesannete edukale täitmisele.

Tööaja arvestuse kontseptsioon ja õiguslik alus

Tööaja jälgimine on personali tegevuse jälgimine tööpäeva jooksul ja töögraafikust kinnipidamise jälgimine. Seire kuulub ennetavate meetmete gruppi, mis aitab hoida distsipliini ja vältida tööandja usalduse kuritarvitamist. Selle meetodi eesmärk on eelkõige tuvastada rikkujaid, kes lahendavad pigem isiklikke kui ametlikke probleeme.

Tööaja kontroll ja arvestus toimub tööseadustiku raames. Seaduse järgi on töötajatel õigus pausidele, puhkepäevadele ja puhkusele.

Miks jälgida tööaega?

Kontroll tööaja jälgimise osana võimaldab teil lahendada mitmeid probleeme:

• Märkige tööle saabumise aeg, et arvutada süstemaatiliselt hilinejaid ja puudujaid.
• Kontrollige töötaja õigeaegset naasmist pärast lõunapausi ja töökohal viibimist kogu päeva jooksul.
• Määrake töö lõpuaeg.
• Tuvastage koolist kõrvalehoidjad.
• Jaga tasustatud tööaja perioodid tegelikult töötatud tundideks, puhkuseks, haigusleheks, tööandja süül tekkinud seisakuteks jne.

Praktikas seisavad juhid sageli silmitsi sellise probleemiga nagu töö lõpetamise tähtaegadest kinnipidamine. Ajastuse arvutamine on lihtne: tööseadustiku artikli 91 järgi on norm tööaeg 40 tundi nädalas. Standardit võrreldakse kvalifikatsiooni teatmeraamatuga või funktsionaalsed kohustused töötaja. Tulemuseks on ratsionaalne personali aja jaotamise skeem.

Oluline puudus on see, et skeem ei võta arvesse:

• inimfaktor, näiteks pidevad suitsetamispausid, haiguslehed, hilinemised, isiklikud asjad tasustatud ajal jne.
• vääramatu jõud: hädaolukorrad, looduskatastroofid, õnnetused, osapoolte viivitused jne.

Kõik see toob kaasa erinevuse kulutatud aja ja tegelikult tehtud töö vahel.

Ajutiste tulemusnäitajate jälgimise meetodite juurutamine on vajalik eelkõige tööandja jaoks. See võimaldab teil maksta tegelikult töötatud aja eest, mitte hilinemise, suitsetamispauside ja Arvutimängud tööl. Kogutud andmete analüüs ühelt poolt ning kirjalikud aruanded ja töötajate selgitused teiselt poolt võimaldavad juhil langetada teadlikke otsuseid tööperioodi ratsionaalse kasutamise kohta ning arvutada vastavalt sellele töötasu.

Tööaja kontrollimise meetodid

Tööandjat huvitab mitte ainult töötajate õigeaegne töökohale ilmumine, vaid ka meeskonna tööviljakus. Tootlikkus sõltub otseselt sellest, mida töötaja töökohal teeb.

Töötaja saab vaevalt oma tööülesandeid täita, kui ta veedab aega sotsiaalvõrgustikes, sõpradega sõnumeid saatmas, uudiseid vaadates, raamatuid lugedes või Internetis surfates. Töötaja tööaja jälgimise meetodid hõlmavad järgmist:

• arvuti sisse- ja väljalülitamise vahelisel perioodil sooritatud ülesanded;
• telefonivestlused klientide, partnerite ja töövõtjatega;
• töölaua ekraanipildid töö ajal spetsiaalsete IT-lahenduste abil;
• ettevõtte kirjavahetuse sisu, sealhulgas kirjavahetus e-mail;
• kohapeal viibimine tööajal videovalve abil.

Enne kontrollimeetodite rakendamist tuleb personali sellest eelnevalt teavitada. Selleks on lisalepingus täpsustatud tööaja kasutamise jälgimise võimalused, tingimuste muutmine on lubatud ainult personali nõusolekul. Pealegi on büroodesse valvekaamerate paigaldamine töötajaid teavitamata ebaseaduslik.

Tööaja kasutamise andmete jälgimine on aluseks personali töötulemuste analüüsimisel. Toimivusmõõdikud hõlmavad järgmist:

• lõplik- valminud projekti tulemuste hindamine tervikuna;
• vahepealne- määratud aja jooksul tehtud tööde kontroll;
• perioodiline- teatud aja möödudes kokkuvõtete tegemine;
• valimiste- üksikute töötajate ebaregulaarne valikuline jälgimine juhtkonna äranägemisel.

Kõik seiremeetodid on suunatud eelkõige sellele, et hinnata, kui tõhusalt ja tulemuslikult töötaja tööaega jaotab, ning samal ajal hinnata ka professionaalsuse taset.

Tööaja kontrollimise viisid

Personali aja jälgimise, registreerimise ja hindamise viisid on aja jooksul arenenud, kuid eriti organisatsioonid valitsusagentuurid, järgige traditsioonilisi lähenemisviise.

Näiteks määravad nad tööajapäeviku pidamiseks vastutaja, tunnimehe või korrapidaja. Vastutav isik fikseerib saabumise ja lahkumise aja ning koostab süstemaatiliselt juhatajale aruandeid.

Teine võimalus on tutvustada personalile administraatori ametikohta, kes asub kolleegidega ühes ruumis või eraldi kabinetis ja kontrollib tööprotsessi järjepidevust.

Teine võimalus on töötajatel pidada isiklikku arvestust, iseseisvalt kontrollida ja fikseerida kulutatud tööaeg. Meetod aitab hinnata tehtud tööd teostajate vaatevinklist ning arendab iseseisvust.

Levinum viis on paigaldada juurdepääsukontrolli- ja haldussüsteem, kasutades pääsmeid või sõrmejäljeskannereid. Iga töötaja teave salvestatakse faili ja on igal ajal vaatamiseks saadaval.

Usaldusväärne, kuid kulukas meetod ettevõtte töötajate tööaja jälgimiseks ja registreerimiseks on videovalvesüsteem. Peate kulutama raha mitte ainult videokaamerate ostmiseks ja paigaldamiseks, vaid ka üksiku töötaja palgale, kelle kohustuste hulka kuulub personalitegevuse pidev jälgimine ja sisemiste tööeeskirjade rikkumiste registreerimine. Lisaks tekitab videovalvesüsteemi kasutuselevõtt töötajates pidevast jälgimisest psühholoogilist ebamugavust. Seetõttu on kaamerate paigaldamine enamasti erimeede, mida kasutatakse kriitilistes objektides.

IT-lahendused tööaja kontrollimiseks

Väikese meeskonna töö käsitsi juhtimine on teostatav ülesanne vahetule juhile või ühele pühendunud spetsialistile. Aga kui ettevõttes on üle saja inimese, kes töötavad ka filiaalides või kaugjuhtimisega, saab sellise ülesandega hakkama ainult automaatika.

Lisaks on personali töö jälgimine vajalik mitte ainult üksiku töötaja töötulemuste registreerimiseks, vaid ka ettevõtte ohutuse tagamiseks. IT-lahendused täidavad korraga kahte ülesannet, et jälgida tootlikkust tööajal. Automatiseeritud süsteemid salvestada teavet, viia läbi analüüse ja koostada aruandeid.

Automaatse tööaja jälgimise programmi rakendamise kulud kaetakse töötajate töökohalt puudumisega kaasnevate tööandja kulude minimeerimisega: töölt puudumised, hilinemised, pikad pausid. IT-vahendid salvestavad ja analüüsivad andmeid, mille alusel juhtkond innustab büroo “juhte”, motiveerides seeläbi kogu meeskonda tulemuslikumalt ja distsiplineeritumalt töötama.

Automatiseeritud IT-süsteemid võimaldavad teil tuvastada:

• distsipliinirikkujad - töötajad, kes hilinevad süstemaatiliselt või lähevad oodatust varem koju, suitsetajad või kohvijoojad, kelle "viieminutilised" pausid ületavad töö kestust.
• töötajad, kes tööajal otsustavad isiklike asjade üle, loevad uudiseid ja kanaleid sotsiaalsed võrgustikud, käituge sõbralikult, mitte ametlikku kirjavahetust kiirsõnumite kaudu, mängige arvutis.
• töötajad, kes on tööülesannetega nii üle koormatud ja sunnitud pidevalt tööle hiljaks jääma, mis ähvardab professionaalne läbipõlemine ja – äärmuslikel juhtudel – närvivapustus.
• töötajad, kes ei ole rahul oma positsiooniga teatud küsimustes ja on hõivatud uue töö otsimisega.

Tööaja automatiseeritud jälgimine ei piirdu ainult spetsialiseeritud tarkvara paigaldamisega ning hõlmab ka juhtimisseadmete paigaldamist hoone sisse-/väljapääsu juurde; kontrollpunktide varustus; iga töötaja isikutuvastussüsteemi kasutamine; ettevõtte territooriumil töötamise ajal töötajate liikumise salvestamine GPS-majakate abil.

Integreeritud lähenemine tööaja jälgimisele hõlmab spetsialistide töö analüüsimist kontrollpunktides: personali tabel, tööplaan, ülesannete täitmise tähtajad, tööülesannete täitmise territoorium, tootmisgraafik.

Kuidas valida IT-lahendust tööaja kontrollimiseks

Valides tarkvara Tööaja kontrollimiseks ja personali tulemuslikkuse hindamiseks tasub arvestada lahenduse spetsialiseerumisega ning vastata kohe küsimusele, mis eesmärgil programmi installitakse: kas ainult andmete kogumiseks või personali töö tulemuslikkuse analüüsimiseks.

Järgmiseks tuleb otsustada, kas rakendamise eesmärgil piisab töötaja saabumise ja lahkumise kvantitatiivseid aruandeid esitavast programmist või on vaja lahendust, mis fikseerib täpselt, mida töötaja tööajal tegi. Kasulik valik on võimalus teha ekraanipilte vastavalt etteantud ajakavale või teatud protsesside käivitamisel.

Juhte ei huvita mitte ainult üksiku töötaja, vaid ka kogu meeskonna efektiivsus. Enamasti ei huvita tippjuhtkonda info selle kohta, milliste mängudega töötaja tähelepanu täpselt häiris või kellega ta täpselt kirjavahetust pidas, vaid raisatud aja koguhulk. Seetõttu on programmi täiendavaks eeliseks võimalus koostada mitte ainult üksikasjalikke, vaid ka kokkuvõtlikke aruandeid.

Tööaja kontrolli erijuhud

Kui ettevõttes on töötajaid, kes töötavad erigraafiku alusel, nii et neid ei ole võimalik üldise skeemi järgi kontrollida, on töölepingusse lisatud individuaalsed tingimused.

Näiteks kaugtöötajatega sõlmitud lepingutes on lisapunktid: rangelt kehtestatud suhtlusaeg, ülesannete täitmise tähtajad, vääramatu jõu eest hoiatamise kohustus jne.

Igal juhul ei ole juhil ega tööandjal õigust sundida töötajaid ületunde tegema. Lisatööaeg on fikseeritud töölepingut samaaegselt hüvitisega palgatõusu või vaba aja näol. Ettevõtte juhtkond arutab küsimust iga töötajaga individuaalselt tööseadusandluse raames.

Paindlik töögraafik, mis annab töötajale võimaluse töökoormust iseseisvalt kontrollida, võib tõsta tööviljakust ja vähendada tööandja tunnipalgakulusid.

Tööaeg tuleb igas ettevõttes fikseerida, olenemata vastuvõetud graafikust. Ajajuhtimise meetodid tõstavad tootlikkust, distsiplineerivad personali ja vähendavad kulusid.

Tööaja ja tööefektiivsuse jälgimise automatiseeritud tööriistade kasutamine hõlbustab suure töötajate koosseisuga ettevõtetes arvestuse pidamist, annab objektiivse hinnangu iga töötaja tööle ning hõlbustab motiveeritud juhtimisotsuste vastuvõtmist.

Õpetame, kuidas õigesti jälgida töötajate tööaega mis tahes töögraafiku alusel – alates viie- või kuuepäevasest kindlate puhkepäevadega nädalast kuni paindliku graafiku ja ebaregulaarse tööajani.

Artiklist saate teada:

Aja jälgimine on tööandja üks peamisi kohustusi. Iga ettevõtte juhtkond, sõltumata tegevusalast ja omandivormist, peab fikseerima töötajate täpse töötundide ja päevade arvu. See on vajalik õigeks arvutamiseks palgad, personalikulude dokumentaalne põhjendus ja vastavus seadusega kehtestatud kestusnormidele töötunnid.

Ajaregulatsioon võimaldab jagada töö- ja puhkeaega nii, et töötajal oleks aega täielikult puhata. Ületundide ja korraliku puhkuse puudumine on tegurid, mille tõttu tööjõu efektiivsus püsib püsivalt kõrge ning risk haigestuda kutsehaigused väheneb.

Laadige alla teemakohased dokumendid:

Tööaja normeerimine ja arvestus 2017. aastal

Kogu Vene Föderatsiooni tööseadustiku 15. peatükk on pühendatud tööaja mõistele ja sellega seotud normidele. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 91 kohaselt on tööaeg ajavahemik, mille jooksul töötaja täidab oma tööülesandeid vastavalt töölepingu tingimustele, sisemised tööeeskirjad ja teised määrused tööandja. Siia kuuluvad ka kütmise ja puhkamise või lapse toitmise vaheajad ning mõned muud perioodid, mis ei ole otseselt seotud tööülesande täitmisega.

Tavaline tööaeg on 40 tundi nädalas. Samal ajal ei oma tootmisgraafiku omadused - olgu see siis viie-, kuuepäevane või "ujuvate" puhkepäevadega töö - erilist tähtsust. Igasugust normi ületamist peetakse ületöötamiseks.

Eriline tööaeg

Koos üldise nädalanormiga eristatakse eritöörežiime - lühendatud ja osalise tööajaga tööaeg (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 92 ja 93). Lühendatud nädalat peetakse teatud töötajate kategooriate jaoks normiks ja seetõttu ei mõjuta see palga suurust. Töötaja, kellele vastavalt tema füsioloogilistele, vanuselistele ja muudele omadustele on selline režiim määratud, saab kogu ametliku töötasu. Seadus näeb ette lühendatud tööaega:

I ja II grupi puuetega inimesed (mitte rohkem kui 35 tundi nädalas);

õpetajad, arstid ja mitmete teiste erialarühmade esindajad.

Osalise tööajaga töö või nädal on oma olemuselt hoopis teine ​​nähtus. Erinevalt lühendatud režiimist on palga ja töötatud aja või tehtud töö hulga vahel otsene proportsionaalne seos. Osalise tööaja (nädala) ajakava kehtestatakse kas töölepingu poolte kokkuleppel või seadusega. Vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklile 93 on tagatud õigus selles režiimis töötada:

• rase naine;
• alla 14-aastase lapse üks vanematest, eestkostjatest või eestkostjatest (kui laps on puudega, nihkub vanusepiir 18-aastasele);
• haige pereliikme eest hoolitsev töötaja vastavalt arstlikule aktile.

Olles saanud mis tahes ülaltoodud kategooria esindajalt avalduse osalise tööajaga või nädalase töötamise soovist, on tööandja kohustatud talle sellise võimaluse pakkuma. Samas ei ole töötaja tööõigused kuidagi piiratud. Ta säilitab endiselt õiguse iga-aastane tasustatud põhipuhkus, staaži arvestamine tavapärases korras, lisatasude saamine üldistel alustel jne. IN tööraamatüleminek osalisele tööajale ei kajastu.

Ajaleht

Tööajaarvestus toimub 2017. aastal kõige sagedamini kohalviibimise ja töölt puudumiste pideva registreerimise meetodil esmases raamatupidamisdokumendis - tööajaarvestuses. Seda meetodit kasutades registreerib tööandja kõik töötajate töötatud tunnid ja päevad (vahetused). Alternatiivne meetod on kõrvalekallete registreerimine. Sel juhul ei märgita mitte kõiki päevi ja tunde järjest, vaid ainult tavagraafiku mittejärgimise fakte (ilmumata jätmine, seisakud, hilinemised, töölt puudumised, ajutise puude perioodid jne).

Tähtis: märkige oma tööajalehele kindlasti iga paaritu või tavapärasest kauem töötatud tund (ületunnid, nädalavahetustel tööle kutsumised ja vabad kellaajad). pühad). Üksikasjad leiate artiklist “Kuidas arveldada ja maksta ».

Vastutus tööajalehtede pidamise eest suurtes organisatsioonides lasub reeglina eraldi spetsialistil - ajamõõtjal. Väikestes väikese koosseisuga ettevõtetes võib ajamõõtja ülesandeid täita sekretär, personaliametnik või mõni muu töötaja, töö kirjeldus millele see funktsioon on kirjutatud.

Kuidas ajalehte täita

Kõigepealt peate otsustama vormi valiku üle. IN eelarvelised organisatsioonid kasutatakse tüüpvormi nr 0504421 (vastavalt Venemaa Rahandusministeeriumi 30. märtsi 2015. a korraldusele nr 52n ja Venemaa Riikliku Statistikakomitee juhistele, kinnitatud 5. jaanuari 2004. a resolutsiooniga nr 1) . Äriorganisatsioonid omab õigust iseseisvalt välja töötada aruandekaardi vorm või kasutada üht Goskomstati pakutud ühtset vormi - T-12 või T-13. Vormid erinevad üksteisest veidi. Manuaalsel andmetöötlusel kasutatakse vormi T-12, automatiseeritud töötlemisel vormi T-13.

Tähtis: 2017. aastal saab tööaega kajastada ainult sisse elektroonilisel kujul, kinnitades andmed elektroonilise digitaalallkirjaga ja ilma paberkandjat kasutamata. Selleks on vaja elektroonilise raamatupidamise tingimust kajastada kohalikus seaduses raamatupidamispoliitika organisatsioonid (6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduse nr 402-FZ artikkel 8).

Seejärel valitakse täitmisviis - pidev või kõrvalekaldeid registreerides. Teine võimalus sobib ainult sama pikkusega tööpäevade (vahetustega) ettevõtetele. Töötunnitabeli täitmisel kasutatakse numbrilisi või tähestikulisi koode.

Kodeerimissüsteem võib olla kas standardne või tööandja poolt asutusesiseseks kasutamiseks välja töötatud. Iga kood tähistab konkreetset sündmust, näiteks:

• I (01) - kohalolek, töö kestus päevasel ajal;
• N (02) - töö kestus öösel;
• C (04) - ületunnitöö;
• NN (30) - teadmata põhjustel ilmumata jätmine;
• B (19) - haigusleht koos hüvitiste määramisega;
• B (26) - puhkepäev või mittetöötav puhkus;
• K (06) - töölähetus;
• PC (07) - täiendõpe tootmise vaheajaga;
• PR (24) - töölt puudumine;
• P (14) - rasedus- ja sünnituspuhkus;
• ELT (15) – kuni kolmeaastane puhkus lapse hooldamiseks;

Arvestusperioodi lõpus kontrollitakse ajaleht, kinnitatakse vastutavate isikute allkirjadega ja edastatakse raamatupidamisele. Täidetud ajatabeleid säilitatakse organisatsioonis vähemalt viis aastat, kuna need kuuluvad tasustamise eesmärgil kasutatavate esmaste raamatupidamisdokumentide kategooriasse (21. novembri 1996. aasta föderaalseaduse nr 129-FZ artikkel 17). Dokumente, mis sisaldavad teavet kahjulikes või ohtlikes tingimustes töötavate töötajate kohta, säilitatakse vähemalt 75 aastat (Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja punkt 586). Teema põhjalikuks mõistmiseks lugege artiklit “Reeglid ja tingimused ».

Olenemata ettevõtte töötajate töörežiimist on tööandja kohustatud pidama arvestust nende tööaja kohta. Selleks kasutatakse spetsiaalset ajatabelit, mis on kohustuslik dokument igale äritegevusega tegelevale ettevõttele või organisatsioonile.

Samuti saab tööeeskirjade järgimise jälgimiseks, aga ka siis, kui ettevõte kasutab ebaregulaarset töögraafikut, kasutada spetsiaalset tööpäevikut. Erinevalt tunniplaanist ei ole see kohustuslik dokument ja seda kasutatakse tööandja äranägemisel. See dokument märgib, mitu tundi konkreetne töötaja tegelikult päeva jooksul töötas.

Mis on aja jälgimine?

See kontseptsioon hõlmab tegevusi, mille eesmärk on jälgida ettevõtte töötajate tööd ja nende vastavust tööeeskirjadele. Aja jälgimine on vajalik meede distsipliini hoidmiseks. Kui kehtivaid reegleid rikutakse, võidakse töötaja vastutusele võtta. Sel juhul saab tööajalehte kasutada töötaja süü tõendina. Sellest võib kasu olla ka osapoolte lahkarvamuste korral.

Lisaks arvestatakse arvestuslehele tehtud hinnete alusel töötasu. Kuna nimetatud dokumendil ei ole märgitud tundide arvu, vaid asjaolu, et töötaja töötas ettevõttes kehtestatud normtunnis, ei sobi see arvestusmeetod täielikult neile, kes töötavad ebaregulaarne ajakava.

Tööaja arvestuse kord on fikseeritud Vene Föderatsiooni tööseadustiku normidega. Selle normatiivakti sätete kohaselt ei hõlma tööaeg ainult töötaja vahetu tööaja perioode töökohustused, aga ka kohustuslik paus söömiseks ja puhkamiseks. Lisaks on igal töötajal õigus puhkepäevadele, mille arv sõltub kodaniku töögraafikust ja tema tootmisvahetuste kestusest.

Vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklile 91 on maksimaalne tööaeg nädalas, aastal üldine protseduur, ei tohiks ületada 40 tundi. Kui ettevõtte tegevuse spetsiifika ja töötaja töökohustused ei võimalda kasutada tööaja arvestuse nn standardskeemi, siis saab selle osas rakendada normi arvestamise koondmenetlust.

Lisaks kohalikele eeskirjadele ettenähtud töötundide järgimise jälgimisele kasutatakse raamatupidamisarvestust järgmistel eesmärkidel:

• Kontroll töö õigeaegse alustamise ja lõpetamise üle;
• Puuduvate ja hilinenud töötajate tuvastamine;
• Nende kohaloleku kontrollimine töökohal vahetuse ajal, ajakavade järgimine vaheaegadel;
• Tegelike töötundide, sunnitud seisaku- ja ületunnitöö arvestus;
• Töötaja puhkuse- või haiguslehel viibimise registreerimine, et arvutada talle võlgnetavaid makseid.

Määrused tööaja arvestuse kohta

Tööandja koostab igas ettevõttes iseseisvalt oma töötajatele töögraafiku, lähtudes tootmisvajadustest ja iga töötaja töökohustustest. Sel juhul on vaja arvestada kehtivate õigusaktidega kehtestatud reegleid ja piiranguid.

Töötajate tööaja jaotust ja selle puhkepäevadega vaheldumist fikseeriv dokument on tööaja arvestuse määrus. Samal ajal ei tohiks see dokument olla vastuolus Vene Föderatsiooni töökoodeksi ja teiste föderaal- ja tööstuseeskirjade sätetega. Selle tekst peaks näitama mitte ainult töörežiimi, vaid ka rikkumisi, mille eest võidakse isikut vastutusele võtta. distsiplinaarvastutus.

Tööaja jälgimiseks peavad igas ettevõttes olema töötajad, kes peavad tööajalehti. Nad vastutavad omalt poolt kindlaksmääratud dokumendi koostamise reeglite järgimise ja sellesse tehtud kannete õigsuse eest. Nende kohustuste hulka kuuluvad ka:

• Töötajate töögraafikute väljatöötamine;
• Aja registreerimine, millal töötaja asus täitma oma tööülesandeid ja lahkus töökohalt;
• Töötajate poolt kehtestatud eeskirjade ja normtundide järgimine;
• Töötaja töökohalt puudumist tõendavate dokumentide (ajutise puude tunnistus, reisitõend jne) kontrollimine;
• Juhtkonnale teatamine tööreeglite rikkumistest.

Tööaja arvestuse pidamise eest vastutav isik peab talle pandud ülesannete nõuetekohaseks täitmiseks olema allkirja vastu tutvunud vastavate sätetega.

Töötajate tööaja jaotuse tunnused

Mõnel juhul võib tööaja jaotamise kord oluliselt erineda ja nõuda erilist lähenemist. Need ajad hõlmavad järgmist:

1. Nädalavahetused ja pühad. Vaatamata sellele, et nendel päevadel tööle värbamine on keelatud, võivad töötajad lahkuda, kui järgivad seadusega kehtestatud korda. Samal ajal töötavad nad eritingimustel ja saavad töötatud tundide eest kas topelttasu või lisapuhkust, säilitades samal ajal tavapärase tasu.
2. Eraldi märgitakse töötaja ajutine töövõimetus ja tasutakse vastavalt kaasasolevale haiguslehele.
3. Ületunnitöö kajastatakse eraldi ka tööajaarvestuses. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 99 kohaselt on tööandja kohustatud täpselt registreerima kehtestatud normi ületatud töötundide arvu.
4. Sunniviisiline töölt puudumine on töötaja puudumine töökohalt tööandja süül. Piisavate tõendite olemasolul makstakse määratud aja eest täies ulatuses, nagu oleks töötaja täitnud oma tööülesandeid.
5. Seisakud tähistab aega, mil kodanik oli tööl, kuid ei täitnud talle määratud funktsioone. Määratud aja eest tasutakse ainult juhul, kui selline töö tegemata jätmine oli tingitud tööandja süül.
6. Töölähetuse lõppemise päev - määratud päev makstakse töötajale töölähetusena, hoolimata asjaolust, et ta ei peaks ettevõttes viibima.

Tööaja arvestuse liigid

Kehtivad õigusaktid kehtestavad 3 peamist tööaja arvestuse tüüpi:

• Päevatöö – kasutatakse juhul, kui ettevõttes on kehtestatud "standardne" töögraafik vastavalt kehtestatud igapäevasele ja iganädalasele tööajale.
• Nädalane - kehtib töödele, mis nõuavad töötajatelt tööülesannete täitmist nädalanormi piires.
• Kokkuvõtvalt - sobib, kui töö spetsiifika ei võimalda tööaja arvestusel kasutada seadusega kehtestatud päeva- ja nädalanorme.

Tööaja jälgimine päevas

Raamatupidamine toimub sel juhul kehtestatud alusel päevane väärtus tundi. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 91 kohaselt ei tohi kodanik üldiselt töötada rohkem kui 40 tundi nädalas. Määratud aja saab jagada kaheks ajakavaks:

• 5/2 – milles on 8 töötundi tööpäevas;
• 6/1 – sel juhul määrab töövahetuse kestuse tööandja, kuid see ei tohi ületada 7 tundi.

Kui pärast töövahetuse lõppu on vaja jätkata tööülesannete täitmist, tuleb nimetatud aeg kajastada ületunnitööna ja tasuda vastavalt kehtestatud korrale.

Iganädalane tööaja jälgimine

Ettevõttes määratud aja jälgimise tüübi kasutamisel on arvestusperioodi kestus alati 40 tundi. Samas võib töö kestus varieeruda tööpäevad. Peamine on sel juhul, et tegelikult töötatud tundide arv ei ületaks kehtestatud nädalanormi.

Sageli kasutatakse kindlaksmääratud ajaarvestusprotseduuri, kui ettevõte kasutab vahetust või paindlikku töögraafikut.

Summeeritud tööaja arvestus

Paljudel juhtudel ei sobi igapäevase ja iganädalase aja jälgimise kasutamine töötaja poolt täidetavate tööfunktsioonide eripära tõttu. See meetod sobib hooajatööga, pidevas tootmises ja ka paindliku graafiku alusel töötavatele töötajatele.

Sel juhul arvestab vastutav töötaja normtunde pikema aja (näiteks kuu või kuue kuu) kohta. Vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 104 1. osale arvestusperioodi maksimaalne väärtus ei tohi ületada 1 aastat. Olenemata arvestusperioodi pikkusest ei tohiks töötatud aeg nädalamäärale ümber arvutatuna ületada seadusega kehtestatud normi.

Tööaja jälgimise ja registreerimise meetodid

Igas ettevõttes määrab juhtkond iseseisvalt kindlaks vastuvõetavad meetodid tööaja registreerimiseks ja kehtestatud tööeeskirjade järgimise jälgimiseks. Sel eesmärgil saab kasutada järgmist:

• Aruandluse juurutamine kõigile töötajatele;
• Töötajate ettevõttesse saabumise ja lahkumise aja kontrollimine, meelitades kohale spetsiaalse töötaja ja määrates talle asjakohased kohustused. Kontrolli tagamiseks kantakse kogu info logiraamatusse, mis esitatakse koos aruandega juhatajale.
• Kontrollpunktide süsteemi juurutamine elektrooniliste kaartide või muude töötajate tuvastamise meetodite kasutuselevõtu kaudu;
• Videovalvesüsteemi paigaldus.

Ajaleht

Nagu juba märgitud, on tööajaleht dokument, mida tuleb ettevõttes säilitada. See kajastab teavet töötajate ettevõttes kehtestatud normtundide täitmise kohta, samuti nende puudumise aega ja põhjuseid. Selle dokumendi alusel viiakse läbi kontroll ja arvutatakse töötajate töötasu.

Kehtiv seadusandlus võimaldab nii käsitsi kui ka automaatset tööajaarvestuse pidamist, lähtudes ettevõttes tööaja arvestuse meetoditest.

Ajaarvestuse pidamise reeglid

Tööaja arvestuse põhireegel ettevõttes on tööajaarvestuse paberil hoidmise kohustus. Isegi kui ettevõte kasutab selle elektrooniliseks täitmiseks automaatset viisi, tuleb see hiljem välja printida ja volitatud isiku poolt allkirjastada. See dokument on koostatud tüüpvormidel.

Iga arvestuskuu esimesel päeval avatakse uus aruandekaart, kuhu vastutav isik teeb vajalikud märked. Aruandeperioodi lõpus, pärast kõigi kannete tegemist, edastatakse see dokument raamatupidamisosakonnale maksete arvutamiseks. Igale ettevõtte töötajale määratakse isiklik personalinumber, mille alusel tehakse vajalikud arvutused.

Raamatupidamise kord

Tööaja arvestuse pidamise kord ettevõttes toimub vastavalt kehtivate õigusaktide normidega kehtestatud reeglitele. Selle rakendamisest keeldumine ei ole lubatud, kuna see on töötajate õiguste jäme rikkumine.

Tööaja arvestus toimub kehtestatud töögraafiku ja ajakava alusel. Kui on vaja kehtestada ebaregulaarne töögraafik mitmele töötajate kategooriale, tuleb selline otsus teha kirjalikult ning ametiühinguga kokku leppida sellise töögraafikuga seotud ametikohtade loetelu. Vastavad sätted peavad sisalduma ettevõtte kohalikes dokumentides, samuti nende töötajate töölepingutes, kellele uuendus kehtib.

Ebaregulaarse graafiku alusel tööaja fikseerimiseks saab kasutada ka spetsiaalset päevikut, kuhu kantakse konkreetse töötaja poolt tegelikult töötatud tundide arv.

Väikese organisatsiooni sekretäril on palju kohustusi: puhtalt sekretäritöö - kõnedele vastamine, koosolekute planeerimine, dokumentide registreerimine; ja tarnejuhi ülesanded - kirjatarvete ostmine; ja personaliametniku tööks on töölevõtmise ja vallandamise menetlemine. Lisaks personalidokumentide haldamisele on sekretäri ülesandeks pidada arvestust tööaja üle organisatsioonis. Selgitame välja, kuidas seadistada tööaja jälgimist, selgitame välja, milliseid korraldusi selleks tuleb teha, ja räägime ka tööajalehe täitmise nüanssidest - vorm nr T-13.

MIKS PEAB TÖÖAJA ARVESTUST PIDAMA?

Tööaeg - See:

1) aeg, mille jooksul töötaja peab töösisekorraeeskirja ja töölepingu tingimuste kohaselt täitma tööülesandeid;

2) muud ajavahemikud, mis vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustikule, föderaalseadustele ja muudele Vene Föderatsiooni määrustele on seotud tööajaga.

Tööandja on kohustatud pidama arvestust iga töötaja tegelikult töötatud aja kohta (Vene Föderatsiooni töökoodeksi esimene, neljas osa, artikkel 91).

ILO konventsioonid defineerivad töötajaid kui aega, mille jooksul töötaja on tööandja käsutuses.

Miks vajab organisatsioon aja jälgimist? Kas ei piisa töötajatele palga maksmisest ilma tööajalehtedeta? Eriti väikeses organisatsioonis? Sööma 5 peamist põhjust.

1. Arvestuse pidamise kohustus on sätestatud tööseadusandlusega (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 91 neljas osa). Kontrollimise ajal nõuab inspektor kindlasti töögraafikuid ja kui need pole saadaval, ootab organisatsiooni art 1. osa alusel trahv kuni 50 tuhat rubla. 5.27 Haldusõiguserikkumiste seadustik.

2. Töötunnitabelid on esmased raamatupidamisdokumendid, mida küsib maksuinspektor ka väljamaksete põhjendamiseks ja maksukontrolli käigus. Selle eiramine võib kaasa tuua maksukohustuse.

3. Hea, kui kõik töötajad tulevad iga päev regulaarselt tööle ja töötavad 8 tundi. Ja kui mitte? Töötajad võivad hilineda, töölt vabaks jääda, haigestuda, puhkusele minna, komandeeringusse, töölt vahele jätta ning nende väljamakse erineb palgast või ei pruugita seda üldse maksta. Raamatupidamine saab kõiki neid nüansse arvesse võtta ja maksete summat arvutada ainult siis, kui te need teatate. Selle sõnumi vorm on ajaleht.

4. Aruandekaart aitab ka organisatsioonis distsipliini hoida. Lõppude lõpuks, kui töötajad teavad, et nende puudumine on märgitud ja nad võidakse töölt puudumise või korduva hilinemise eest vallandada, on see väga distsiplineeritud. Tööle mitteilmumise korral võidakse teie boonus ilma jääda.

5. Aja jälgimine aitab majanduslikel arvutustel. Näiteks võtavad paljud organisatsioonid kulude arvutamisel arvesse, kui palju töötunde konkreetsele tööle kulutati, et klientidele arve esitada ja tööjõukulud kalkulatsiooni lisada. Nende arvutuste põhjal ratsioneeritakse sageli tööjõudu ja arvutatakse töötajate arv.

Seega peavad kõik organisatsioonid töötundide üle arvestust kas trahvide vältimiseks või töötajate distsiplineerimiseks või kuludega arvestamiseks.

Praktikas on tööaja registreerimiseks kolm lähenemisviisi:

1. Mõned organisatsioonid nõuavad, et töötajad tuleksid tööle täpselt sisemiste tööeeskirjadega (ILR) määratud ajal ja lahkuksid mitte minutitki varem ning vastutavad isegi 5-minutilise hilinemise eest.

2. Teised organisatsioonid jälgivad, et töötaja oleks nõutud 8 tundi töötanud ning pole nii oluline, kas ta saabus 15 minutit varem või 15 minutit hiljem. Peaasi, et ta teeb seda, mida temalt nõutakse, ja üldiselt ei rikuks töödistsipliini.

3. Üldjuhul eksisteerivad kolmandates organisatsioonides juurdepääsu kontrolli- ja haldussüsteemid (ACS) või tööajalogid ainult formaalselt. Organisatsioonide jaoks on peamine, et töötajad täidaksid määratud ülesanded.

Iga organisatsioon valib oma lähenemisviisi tööaja arvestusele sõltuvalt oma tegevuse spetsiifikast. Näiteks on oluline, et kassapidaja või müüja ilmuks õigel ajal tööle, sest ilma nendeta pood ei toimi. Ja loovtöötajatelt – disaineritelt, programmeerijatelt, konsultantidelt – nõuavad tööandjad sageli vaid ülesande õigeaegset täitmist.

Oletame, et teie juht annab teile korralduse pidada tööaja arvestust, et järgida seadusi ja tagada, et töötajad üldiselt ei riku distsipliini. Vaatame, kuidas seda vigadeta teha.

KUIDAS TÖÖAJA RAAMATUPIDAMISE KOHTA: SAMM-SAMMULT JUHISED

1. samm. Määrake ajaarvestuse eest vastutav isik

Vastavalt Venemaa Riikliku Statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta määrusele nr 1 „Esmatasandi ühtsete vormide kinnitamise kohta raamatupidamisdokumentatsioon tööjõu ja selle tasumise arvestuseks” (edaspidi riikliku statistikakomisjoni otsus nr 1), peab tööajaarvestust selleks volitatud isik. Volitatud isiku määramiseks tuleb anda korraldus. Eriline kuju Sellist tellimust pole, seega pakume näidistellimust nagu näites 1.

Samm 2. Määrake vorm tööaja registreerimiseks

Personalidokumentide haldamise ühtsed vormid, sh. tööaja arvestuseks, kinnitatud riikliku statistikakomitee otsusega nr 1.

Selle resolutsiooni lõike 2 kohaselt oli nende kasutamine kohustuslik.

1. jaanuaril 2013 jõustus 6. detsembri 2011. aasta föderaalseadus nr 402-FZ “Raamatupidamise kohta” (edaspidi föderaalseadus nr 402-FZ). See ei sisalda nõudeid raamatupidamise esmaste dokumentide koostamise vajaduse kohta ühtsete vormide järgi. Nüüd, vastavalt artikli 4. osale. 9 Föderaalseadus nr 402-FZ, peab organisatsiooni (välja arvatud avaliku sektori organisatsioonid) kasutatavad raamatupidamise esmaste dokumentide vormid määrama organisatsiooni juht. Seetõttu on tal õigus kasutada oma dokumendivorme.

Yu.Yu. Zhizherina, sõltumatu tööõiguse konsultant

Materjal avaldatakse osaliselt. Seda saab täismahus lugeda ajakirjast

Õiglane tasustamissüsteem põhineb täpsel tööaja arvestusel. Oluline on mitte ainult arvutada, mitu tundi töötaja pühendas ametialane tegevus, vaid ka dokumentidesse kantud. Dokumenteerimine töötasu arvestamise aluseks on tööajaarvestus ning vaidluste korral on dokumentide korrektne vormistamine see, mis aitab ettevõttel oma seisukohta tööinspektsioonis või kohtus kaitsta.

Nõuded dokumentidele, näiteks tööajalehtedele ja täitmisviisidele, on sätestatud õigusaktides. Praktikas ei täideta paberdokumendi vorme peaaegu kunagi ning personalidokumentide liikumine toimub eriprogrammides.

Regulatiivne raamistik

Tööaja dokumenteerimise korraldamise erinevad aspektid määratakse kindlaks Vene Föderatsiooni töökoodeksi normidega. Vastavalt seadusele on töötajate tööaja arvestuse pidamine tööandja kohustus. Koodeks näeb ette kahte raamatupidamise vormi:

• tavaline, igapäevane või nädalane, kui tööaja kestus nädalas ei tohiks ületada 40 tundi ja teatud töötajate kategooriate jaoks võib kehtestada lühendatud režiimi, näiteks teismelistele - 24 tundi nädalas, ohtlike töötingimustega ettevõtetes - 26 tundi;
• kokku võetud kui ajaarvestuse aluseks on igakuine tööaja limiit; kasutatakse vahetustega tööks.

Dokumentide vormid ja täitmise kord, samuti eraküsimused on reguleeritud Tööministeeriumi ja Tööministeeriumi määrustega. sotsiaalkaitse. Jälgib kehtestatud korra täitmist föderaalteenistus tööjõu ja tööhõive kohta. Kasutatud tööaja arvestuse dokumenteerimise nõuete jämeda rikkumise korral täidab järelevalvefunktsiooni prokuratuur, kellel on õigus anda tööandjale korraldus. Küsimused, mida normatiivdokumentides ei kajastata, saab lahendada kohtus.

Töö- ja palgakorraldus

Palk on peamine vahend töötajate motiveerimiseks, stiimul tõhusamaks ja tulemuslikumaks tööks. Paljude motivatsioonisüsteemide aluseks on ületundide eest tasu suurendamise mehhanism.

Õiguslikus mõttes on töötasu kogum tasudest, mida töötaja saab tööülesannete täitmise eest. Seaduse järgi tuleb palka maksta sularahas. Selleks on ettevõttel vaja luua palgafond. See on kogusumma, mis jaotatakse töötajate vahel sõltuvalt töö kvantitatiivsetest näitajatest. Majanduse ümberkorraldamise ajal tehtud mitterahaline makse on tänapäeval töösuhetest praktiliselt välistatud.

Palka ei saa arvutada ilma personali arvestamata. Tööõigusaktid näevad ette terve personaliarvestuse dokumentide süsteemi. Personaliarvestus algab lepingu allkirjastamisest ja töökorralduse väljastamisest. Lepingus võetakse arvesse selliseid olulisi parameetreid nagu lepingu kiireloomulisus või tähtajatus, töötaja ja tööandja õigused ja kohustused, tööaeg (standardne või ebaregulaarne) ja puhkuse kestus. Lepingu (töölepingu) alusel organisatsiooni juht või eraldi jaotus annab korralduse. Tellimuses määratakse ametikoht, tööaeg (täis- või lühendatud tööaeg) ja muud olulised parameetrid.

Pärast ametlikku registreerimist ja lepingu allkirjastamist luuakse töötajale isiklik kaart, kuhu märgitakse töötaja personalinumber. Edaspidi lisatakse isikukood kõikidesse töötajaga seotud dokumentidesse.

Kellasüsteem on üks peamisi tööaja registreerimise mehhanisme. Töötatud aeg kajastub kinnitatud vormi N T-12 dokumendis „Tööaja kasutamise arvestuse ja töötasu arvestuse tabel“.

Ajaarvestus hõlmab kõigi tööeeskirjade järgimise ja rikkumise faktide kajastamist, sealhulgas hilinemist ja viivitusi töökohal. Praktikas on ajatabelil bülletäänil enamasti märgitud ainult täielikult töötatud päevad ja perioodid. Selle põhjuseks on asjaolu, et tööseadustikuga kehtestatud tasustamissüsteem ei võimalda arvestada hilinemist mittetekkeeruva või töötasu vähendamise alusena.

Tööandjatel soovitatakse jälgida tööaega, kasutades elektrooniliste pääsmete süsteemi, mis registreerib töötaja tegeliku tööloleku aja. See võimaldab kasutada ajapõhist palgaskeemi. Praktikas tehakse aga kõik arvutused täielikult töötatud päeva või vahetuse eeldusel.

Tunniplaani peab personaliteenistuse või raamatupidamisosakonna volitatud töötaja. Tööajaarvestusse kantakse andmed dokumentidest, mis hõlmavad haiguslehti, töölähetusse mineku korraldusi, puhkuse andmist ning riiklike ja avalike kohustuste täitmist, näiteks žüriina töötamist, teabe alusel. Kui ajalehte hoitakse elektrooniline vorm, kuu lõpus tuleb see välja printida ja kinnitada juhataja allkirjaga. Paberkandjal dokumentide puudumine on piisav alus kontrollimisel märkuse tegemiseks.

Ajavahemikud, mil töötaja tööülesandeid ei täida, nõuavad ka nõuetekohast dokumentatsiooni. Näiteks haiguse ajal on vaja väljastada ettenähtud korras töövõimetusleht. Kui ettevõte, töökoda või eraldi liin on jõude, vormistatakse õigussuhe jõudekorraldusega ja töötasu arvestatakse väiksemas summas.

Töötaja suhtes töölt puudumise või hilinemise eest distsiplinaarkaristuse seaduslik kohaldamine eeldab eraldi dokumentide vormistamist, eelkõige töökohalt puudumist kinnitavate komisjoni aktide vormistamist. Tähtis: Venemaa seadusandlus ei võimalda neid dokumente kasutada palkade ümberarvutamisel allapoole, lubatud on vähendada ainult lisatasu osa.

Tööaja kontseptsioon

Tööaeg on ajavahemik, mis on määratletud kui intervall töögraafikuga kehtestatud algus- ja lõpp-punktide vahel. Töötaja on kohustatud täitma tööülesandeid tööajal koos lõunapausiga. Õigusaktid ei luba lühendada lepingu ja sisekorraeeskirjaga kehtestatud tööaega perioodideks, mil töötaja töökohalt puudub, näiteks suitsetamispausid, arsti külastamine, koosolekutel osalemine. töökollektiivi. Tööandjal ei ole õiguslikel alustel, et kajastada selliseid vaheaegu tööajaarvestuses ja selle alusel vähendada palku. Seadusandlus kehtestab stabiilse 40-tunnise töönädala, mida ei saa meelevaldselt lühendada. Erandid on lubatud, kui ettevõte kasutab summeeritud tööaja arvestust või juhul, kui tavaline tööaeg pikeneb (mitte rohkem kui 40 tundi nädalas) töötajale rahalise hüvitise maksmisega, mis on kehtestatud eraldi juhtimiskorraldusega. Tööaja muutmise kord on fikseeritud tööstuslepingute ja kollektiivlepingutega. Töötaja kirjalik nõusolek on kohustuslik tingimus.

Summeeritud tööaja arvestus

Kui töötaja töötab süstemaatiliselt üle või töörütmi ei saa selgelt jaotada töönädala või vahetuste arvu peale, lubab tööseadustik kehtestada summeeritud tööaja arvestuse režiimi.

Seda süsteemi kasutatakse näiteks arstide puhul, kes peavad raskete või ohtlike töötingimuste tõttu töötama 36-tunnise nädala jooksul. Kui nõutud tunnid töötatakse kahes vahetuses, on edaspidi võimatu töötajaid tööle meelitada. Ületundide arvestamiseks on vaja kehtestada teatud ajavahemik, mille jooksul tegelik töös oldud aeg märgitakse töötaja aruandekaardile. Tavaliselt kasutatakse arvestusperioodina kuud. Standardne arvestusperiood on nädal, mille jooksul saab töötada maksimaalselt 40 tundi. Professionaalidele, kes töötavad tingimustes suurenenud keerukus Ja karmid tingimused tööjõuga, kehtestatakse lühendatud töönädal.

Tööaja summeerimise kasutamine võimaldab kehtestada üksikutele töötajatele "soodus" arvestusrežiimid. Arvestusperiood on soovitav tööjõuga kokku leppida. Kui on kollektiivlepingute sõlmimise praktika, siis tuleb lepingusse märkida valitud arvestusperiood, arvestades töökollektiivi esinduskogu arvamust. Koondarvestuse juurutamist praktiseeritakse harva, kuna vähesed ettevõtted tegutsevad rütmis, mis nõuab regulaarset ületunnitööd, mis ületab kehtestatud vahetusaega.

On mitmeid reegleid, mis määravad koondarvestuse mehhanismi kasutamise võimaluse ettevõtetes ja organisatsioonides, mis on seaduse täitmiseks seda vajalikuks pidanud:

• Summeeritud tööaja arvestust saab kasutusele võtta nii meeskonnale kui ka üksikutele töötajatele eeldusel, et sissejuhatuse otstarbekus on tõestatud.
• Summeeritud tööajaarvestuse sisseviimine on lubatud ainult juhul, kui töötajate töögraafik ei eelda nädalase töötundide arvu stabiilset järgimist.
• Summeeritud raamatupidamise kasutamise tingimus peab olema kajastatud tööleping või lisakokkulepe.
• Ettevõtte juhtkonna korraldustega tööaja summeeritud arvestuse kasutamise kohta tuleb töötajatele allkirja andmisel tutvuda.
• Vahetuse või iganädalase tööaja arvestusperioodi jooksul ei tohiks ületunnitöö kokku ületada 4 tundi; ületunnitöö aastamäär ei tohiks ületada 120 tundi kogu tööl veedetud ajast, mis ületab tööseadustikus nõutavat.

Tööaja kasutamise summeeritud arvestuse kasutuselevõtt kohustab tööandjat tasuma ületundide eest. Ületunnitöö tasumisest keeldumine on vastuolus kehtiva õigusega. Lisaks on oluline saada töötajalt nõusolek ja dokumenteerida iga ületunnitöö. Vastasel juhul võib ületunnitöö muul viisil kajastamist käsitleda tööseadustiku artikli 99 rikkumisena.

Summeeritud tööaja arvestuse dokumenteerimine

Tegelikult töötatud tundide dokumenteerimiseks kasutatud tööaja summeeritud arvestuse režiimis on vaja kasutada arvestusgraafikut, mille vormid on olemas raamatupidamis- ja personaliprogrammides. Ajakava koostamisel peavad personalitöötajad arvestama kahe olulise asjaoluga:

• Olenemata vahetuse pikkusest tuleb töötajale tagada lõunapaus, mille kestus võib varieeruda poolest tunnist kahe tunnini;
• Arvestusperioodi tundide arvu ületamine on võimalik ainult siis, kui ületunnitöö võetakse arvele väljaspool tavapärast tööaega, töötaja kirjalikul nõusolekul ja tööandja vastava korralduse andmisel.

Ületunnitöö ja nõuded selle dokumenteerimisele

Tööseadustiku artikli 99 kohaselt loetakse ületunnitööks väljaspool tavapärast tööaega tehtavat tööd. Ületunnitööks loetakse tööaja kumulatiivses arvestuses tööd, mis ületab arvestusperioodil kehtestatud töötundide arvu.

Seadus lubab ületunnitööd teha mitmel juhul:

• varalise kahju, inimeste elu või tervise kahjustamise ohu korral;
• kui on vaja taastada mehhanismid, mille mittetöötav olek põhjustab suurte töötajate rühmade jaoks seisakuid;
• kui on vaja tööd jätkata, kui asendaja ei ilmu juhtudel, kui tööprotsessi ei ole võimalik katkestada ja tööandja peab viivitamatult rakendama abinõusid töötaja asendamiseks.

Kohustuslik nõue töötaja ületunnitööle kaasamisel on tema kirjaliku nõusoleku saamine. Ilma kirjaliku nõusolekuta on lubatud kaasata ületunnitöö ainult katastroofide tagajärgede likvideerimiseks.

Ületunnitöö peab kajastuma tööajalehtedel. Tasustamissüsteemis, kus motiveerivas osas võetakse arvesse väljaspool tööaega töötatud tundi, tuleb aeg fikseerida tööajalehtedel.

Seisakute registreerimine

Seisakud, mis on kriisiperioodidel üsna tavaline nähtus, nõuavad eriti hoolikat dokumenteerimist. See võimaldab vältida konflikte, mis on seotud tööandja keeldumisega tasuda seisakuaja eest, mida makstakse vähemalt 2/3 kehtestatud palgast või tariifimäär. Probleem on selles, et kehtiv tööseadusandlus ei sisalda kohustuslikke nõudeid seisakuaegade registreerimiseks, mis toob kaasa sagedased vead dokumentide vormistamisel.

Seisakute põhjuste loetelu on rangelt piiratud ja hõlmab töökoja renoveerimist, seadmete paigaldamist, katastroofe ja paljusid muid. Kuid näiteks tellimuste puudumine ei saa olla seisakute deklareerimise aluseks. Igal juhul peavad põhjused olema dokumenteeritud ettevõtte juhtkonna korraldustega ja muude dokumentidega, et tuvastada seisaku kehtivus. Dokumentides peavad olema märgitud seisaku põhjused ja kestus, samuti nende töötajate ametikohad ja nimed, kelle suhtes seisakud välja kuulutati. Alles siis on tööandjal seaduslik õigus sunnitud mittetöötamise aja eest tasuda vähendatud määraga.

Tarkvaralahendused aja jälgimiseks

Mõnikord ei piisa ajatabelitest. Näiteks millal projekti tegevused Oluline on see, kui palju konkreetset aega töötaja teatud projektidega töötamiseks pühendab. Mõned motivatsioonisüsteemid põhinevad eraldi arvestusel. Sellistes olukordades paigaldavad ettevõtted tarkvaratooteid, millel on võimalus erinevate parameetrite järgi ajaperioode arvesse võtta ja vajalikke aruandeid koostada.

Tööajalehtede pidamiseks mõeldud moodulid on sisse ehitatud suurematesse raamatupidamisprogrammidesse. Eraldi on tasulised ja jagamisvara tarkvaralahendused, sealhulgas pilveteenused, mis koguvad populaarsust. Programmi või teenuse eelised on eelinstallitud standardne komplekt tööaja arvestuseks vajalik dokumentatsioon.

Töötundide lugemiseks sobib mõni mitmekümnest lihtsast rakendusest, mis salvestab arvutis veedetud aega. Rohkem inimesi suudab määrata konkreetse tulemuse saavutamiseks konkreetsetele projektidele kuluva aja. keerulised süsteemid, näiteks CRM-süsteemid või .

Ajajälgimine on paindlik mehhanism töötaja motiveerimiseks ning kaasaegsete tarkvaratoodete kasutamine muudab tööriista mugavamaks ja efektiivsemaks.