Продукт роботи офіс менеджера. Посадова інструкція офіс-менеджера. Особливості роботи офіс менеджера

Читання 10 хв. Переглядів 122 Опубліковано 11.11.2018

Кожна велика компанія потребує фахівців, які візьмуть він функції внутрішнього управління. Такі працівники займаються оформленням первинних документів та вирішують важливі організаційні питання. Як правило, це завдання покладається на офіс-менеджера, який виконує не лише свої професійні зобов'язання, а й обов'язки секретаря. Важливо відзначити, що цим працівником може керувати лише генеральний директор компанії. Особа, яка займає цю посаду, здійснює прийом кандидатів на цю посаду. У цій статті ми пропонуємо розглянути питання, як складається посадова інструкція офіс-менеджера з функціями секретаря.

Офіс-менеджер - "на всі руки майстер", без якого важко уявити роботу сучасної компанії

Офіс-менеджер: суть професії

Посада офіс-менеджера включає функції «правої руки» керівництва компанії та головного адміністратора. Людина, яка займає цю посаду, належить до керівної ланки і зобов'язана забезпечувати безперебійну роботу підприємства. Особи, які бажають отримати цю посаду, повинні відповідально підійти до своїх посадових обов'язків, сконцентрувавшись на основних функціях роботи компанії. Як було зазначено вище, офіс-менеджер є своєрідним заступником гендиректора, який займається вирішенням усіх організаційних питань. Це означає, що для зарахування претендента на вакансію до штату компанії, керівництву фірми необхідно підготувати відповідний акт. Право прийняття нового працівника цю посаду є лише в генерального директора.

Здобути цей пост може лише фахівець, який має професійну середню освіту. Проте, багато компаній бажають бачити на цій посаді фахівців, які мають не лише вищу освіту, а й професійний досвід діяльності у цій сфері. Офіс-менеджер є зв'язувальною ланкою між простими працівниками та керівництвом фірми.До його обов'язків входить повний контроль внутрішньої діяльності компанії та організація різних заходів.

У чому різниця між офіс-менеджером та секретарем

З усього вищесказаного можна дійти невтішного висновку, що посада офіс-менеджера повністю аналогічна позиції секретаря. Однак, ця думка є помилковою, оскільки перший пост включає набагато більше різних функцій. На думку фахівців, працівники, які займають цю посаду, мають вирішувати значно більшу кількість організаційних питань, ніж рядовий секретар. Важливо, що зміст посадових інструкцій офіс-менеджера залежить від напряму діяльності фірми. Це означає, що в деяких сферах ця посадова позиція повністю відрізняється від посади секретаря.

Багато фахівців відзначають, що офісні менеджери займають вищу сходинку на кар'єрних сходах. Ця думка підтверджується ширшим спектром професійних зобов'язань. Також дані працівники мають вищий заробіток у порівнянні із секретарем. Гідна оплата супроводжується жорсткими вимогами до кандидатів на цю посаду. У великих фірмах, до складу яких входить кілька різних відділів, обов'язок офіс-менеджера входить координація роботи секретарів. У невеликих компаніях, де немає кадрової служби, офіс-менеджер займається відбором кандидатів на наявні вакансії або проводить конкурсний відбір претендентів. Нерідко цьому працівнику довіряється обов'язок навчання новачків.

Особливості професії

З усього вищесказаного можна дійти невтішного висновку, що аналізована професія має унікальної специфікою. Нижче ми пропонуємо обговорити основні особливості цієї спеціальності.

Посадова інструкція офіс-менеджера вимагає серйозного опрацювання, адже до посадових обов'язків офіс-менеджера входять функції секретаря, завгоспу, адміністратора, нерідко він займається кадровим діловодством та первинною бухгалтерією

Робоче місце офіс-менеджера

Перед співробітниками великих організацій ставиться значно більше організаційних завдань, ніж працівники невеликих фірм. Це означає, що у кожному великому підприємстві має бути передбачена позиція офіс-менеджера . Співробітник, який обіймає цю посаду, зобов'язаний координувати діяльність всього офісу.Грунтуючись на цьому твердженні, можна зробити висновок, що фахівці, які представляють цю професію, дуже затребувані на трудовому ринку.

У штат великих холдингів входить кілька офіс-менеджерів, кожен з яких займається роботою певного підрозділу або філії. Від грамотності фахівців залежить функціональність компанії та швидкість вирішення всіх питань, пов'язаних із діяльністю офісу.

Середня зарплата

Як ми вже зазначали вище, фахівці, які представляють цей напрямок професійної діяльності, мають високу популярність. За словами експертів, у цій сфері є високий рівень конкуренції.Згідно зі статистичними даними, рівень конкуренції дорівнює шести претендентам на одну вільну посаду. Така висока конкуренція пояснюється високою заробітною платою.

Зарплата новачків у цій сфері становить понад двадцять тисяч карбованців. Розраховувати на цю суму можуть лише мешканці столиці. В інших регіонах заробітна плата варіюється від восьми до п'ятнадцяти тисяч рублів. Фахівці, які мають професійний досвід та трудовий стаж, можуть розраховувати на вищий заробіток. У Москві досвідчені менеджери заробляють не менше тридцяти тисяч рублів. В інших містах Росії, заробіток працівників, які займають цю посаду, варіюється від п'ятнадцяти до двадцяти п'яти тисяч рублів.
Праця працівників із вищою освітою оцінюється значно вищою. Багато компаній пропонують претендентам на вільну посаду оплату у розмірі понад шістдесят тисяч рублів.

Необхідні особисті якості

Розглянувши ключові функції офіс-менеджера та питання, пов'язане з оплатою праці, необхідно перейти до розмови про особисті якості, необхідні для отримання цієї посади. Слід заздалегідь відзначити, кожен бізнесмен пред'являє власні вимоги до персоналу. Проте є загальний перелік особистісних якостей, які допоможуть отримати бажану посаду.

До таких якостей відносяться комунікабельність, організованість та усидливість. Робота з документами вимагає вміння концентрувати увагу на дрібницях та високому рівні відповідальності. Для того щоб контролювати роботу офісних працівників, недостатньо мати стійкість до стресу. Крім цієї якості, знадобиться розвинена ерудиція, зібраність і самодисципліна. Офіс-менеджер повинен мати креативне мислення і своєчасно виконувати всі розпорядження керівництва. Зайняти місце лідера у колективі, можна лише грамотно спілкуючись із підлеглими, виявляючи доброзичливість.

Наявність всіх перерахованих вище якостей значно збільшує шанси на отримання високооплачуваної роботи.

Посадова інструкція відноситься до виду документів, які необов'язкові до застосування, але при цьому широко поширені

Важливі професійні навички

Важливо, що всіх перелічених вище особистих якостей недостатньо для того, щоб гарантовано отримати роботу. Багато роботодавців приділяють особливу увагу наявності професійних навичок у претендентів. Людина, бажаючий зайняти цей пост, повинен знати базові принципи бухгалтерського обліку та діловодства. Даному працівнику належить укладати контракти з потенційними контрагентами та вести первинну документацію. Знання офісних програм є одним із безперечних плюсів для претендента на вакансію. Крім цього, необхідно мати навички роботи з офісною технікою.

Фахівець, який бажає отримати посаду офіс-менеджера, повинен знати не лише про правила ділового етикету, а й усі санітарні норми, правила охорони трудової діяльності та протипожежної безпеки. Для управління «життям» офісу знадобляться такі професійні навички:

1. Знання правил проведення конкурсних заходів з метою вибору найкращого претендента з усіх заявок від людей, які бажають зайняти порожнє робоче місце.
2. Знання базових правил психології, вкладених у ефективне взаємодію Космосу з трудовим колективом.
3. Уміння використовувати різні мотивуючі прийоми з метою підвищення результативності праці працівників.
4. Вміння розробляти та впроваджувати плани оптимізації роботи офісу.

Крім всього вищезгаданого, цей співробітник повинен вміти самостійно вирішувати важливі організаційні питання та відповідати за власні дії.

Офіс-менеджер: посадові обов'язки

Посадові обов'язки офіс-менеджера можуть відрізнятися залежно від області, де працює компанія. Проте існує низка загальних зобов'язань, які мають виконувати ці співробітники. Зазвичай, у набір функцій офіс-менеджера входить закупівля всіх витратних матеріалів, необхідні повноцінної роботи співробітників офісу. Поряд з цим працівник повинен здійснювати контроль над справністю всієї техніки, що знаходиться в розпорядженні офісу. У разі виникнення поломки комп'ютерів та інших приладів працівник повинен своєчасно звернутися до технічної служби.

Крім контролю за роботою офісу, менеджеру необхідно вести документообіг. Як правило, всі вхідні документи обробляються спеціалістом та перенаправляють у структурні відділи. Багато експертів у цій сфері рекомендують новачкам кілька разів протягом дня перевіряти корпоративну пошту. Працюючи з кореспонденцією, слід здійснювати вибірку листів і документів, які можуть викликати інтерес у керівництва компанії. Крім роботи з кореспонденцією, менеджер повинен відповідати на вхідні дзвінки та приймати відвідувачів компанії. Виконуючи подібні функції дуже важливо дотримуватися корпоративної етики і дотримуватися правил ділового спілкування.

Вище ми вже зазначали, що офіс-менеджер є одним із заступників керівництва компанії. До обов'язків цього співробітника входять підготовчі роботи для проведення різноманітних заходів. Говорячи простою мовою, менеджер повинен підготувати не тільки все необхідне канцелярське приладдя та роздавальні матеріали, але й оформити письмові повідомлення із запрошенням на зустріч або збори. Саме співробітникам, які займають посаду, доручається складання протоколів та інших документів, пов'язаних з вищеописаними заходами.

Посадова інструкція дозволяє ознайомити співробітника з переліком функцій, що входять до його компетенції, а також з його правами та відповідальністю

Крім підготовки первинних документів та повної координації документообігу, менеджеру необхідно стежити, щоб інші працівники компанії виконували розпорядження адміністрації. Як правило, багатьом менеджерам надається право самостійно шукати шляхи вирішення всіх офісних питань та завдань. Однією з важливих функцій спеціаліста є контроль за роботою всіх співробітників, що працюють в офісі. У разі виявлення факту порушення трудової дисципліни фахівець повинен скласти доповідну записку, яка буде передана керівництву. З метою контролю роботи офісних співробітників готуються різні облікові документи, кошториси та відомості. У невеликих компаніях менеджери ведуть облік часу, відпрацьованого трудівниками офісу. За підсумками цих відомостей готуються розрахунки величини зарплати працівників.

Ведення ділового листування є одним із важливих обов'язків менеджера. Під час цього процесу слід дотримуватися всіх правил ділового етикету. Співробітник, який займає керівну посаду, повинен займатися вирішенням конфліктів та спірних ситуацій, що виникають усередині колективу. Керівництво компанії має знати про ситуацію всередині офісу. Саме тому працівнику дуже важливо грамотно надавати всю інформацію щодо роботи офісу адміністрації фірми.

Грунтуючись на всьому перерахованому вище можна зробити висновок, що офіс-менеджер зобов'язаний контролювати всі внутрішні процеси, дисципліну і виконання правил внутрішнього статуту компанії. При виконанні своїх функцій працівник повинен дотримуватися чинних законів і регламентів. У разі відсутності співробітника на його робочому місці всі вищеописані функції покладаються на його заступника. Кандидатура особи на посаду заступника має бути погоджена з керівництвом та затверджена відповідним розпорядженням.

Накладена відповідальність

Враховуючи все вищесказане, можна зробити логічний висновок, що людина, яка займає посаду офіс-менеджера, зобов'язана керуватися правилами, зафіксованими в Трудовому Кодексі. При цьому дуже важливо враховувати локальні правові акти, що діють усередині підприємства. Порушення цих правил може призвести до штрафних санкцій у вигляді зауваження чи догани. Порушення порядку, викладеного у Конституції та інших юридичних актах, може призвести до адміністративне, цивільне чи кримінальне покарання. Така відповідальність передбачена щодо працівників, які розголошують конфіденційну інформацію або завдають матеріальної шкоди підприємству іншими способами. Роботодавець має право самостійно вибрати міру стягнення щодо тих працівників, що порушили:

1. Внутрішні правила дисципліни та трудових норм.
2. Правила охорони праці, техніки безпеки та протипожежної безпеки.
3. Норми ділового етикету.
4. Використовували неправдиві відомості заради особистої вигоди.

Перелік обов'язків повинен бути рівнозначний робочому часу співробітника, не слід ні перевантажувати його, ні залишати надто вільним

Висновки (+ відео)

У рамках цієї статті ми розглянули обов'язки офіс-менеджера для резюме. Співробітники, які відповідають усім критеріям, що висуваються до претендентів на цю посаду, можуть розраховувати на отримання престижної та високооплачуваної роботи. Під час виконання своїх трудових зобов'язань менеджер повинен в обов'язковому порядку дотримуватися правил, викладених у посадовій інструкції. Ретельне вивчення цього документа дозволить мінімізувати ризик припущення помилок, які можуть спричинити негативні наслідки для цілого офісу.

Вконтакте

Чим офіс-менеджер відрізняється від секретаря і які управлінські функції він володіє, відображено в посадовій інструкції. Про що часто забувають при її складанні, розповімо у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Чи потрібно розробляти посадову інструкцію офіс-менеджера

Оскільки посадові інструкції не належать до документів, обов'язкова наявність яких встановлюється законом, не всі роботодавці вважають за необхідне їх розробку. Вони пояснюють це тим, що трудова функція працівника може бути докладно обумовлена ​​і .

Не пропустіть: головний матеріал місяця від провідних фахівців Мінпраці та Роструду

Повний довідник посадових інструкцій з усіх галузей діяльності.

Але, як показує практика, саме посадова інструкція, оформлена та затверджена відповідно до вимог законодавства, є нормативним документом, за допомогою якого можна:

• встановити працівникам, які обіймають ту чи іншу посаду, конкретний перелік обов'язків;
• визначити права на кожній з посад та відповідальність за невиконання встановлених трудових обов'язків;
• розподілити рівномірно навантаження на працівників та виключити дублювання функціоналів;
• встановити критерії та вимоги, за якими можна оцінити трудову діяльність кожного працівника;
• визначити, наскільки працівник відповідає посаді і, якщо він не справляється з обов'язками, перевести на іншу посаду або .

У разі, коли функціонал працівника описаний у трудовому договорі, будь-які його зміни вимагатимуть узгодження працівника та укладання додаткової угоди. Підписувати зі співробітником додаткову угоду буде потрібно й у тому випадку, коли посадова інструкція буде оформлена як додаток до трудового договору.

Зверніть увагу! В інтересах роботодавця, щоб офіс-менеджера була оформлена як самостійний регламент, до якого можна вносити актуальні зміни, які потребують узгодження з працівником.

Завдяки посадовій інструкції, яку необхідно скласти з урахуванням специфіки не лише посади, а й конкретного робочого місця, працівник чітко розумітиме:

• які знання і навички він повинен мати, щоб відповідати займаній посаді;
• що саме входить до його посадових обов'язків;
• якими законами та іншими нормативними актами він має керуватися у своїй діяльності;
• якими правами за своєю посадою він має і як він може ними користуватися;
• яку відповідальність несе за невиконання вимог посадової інструкції.

Які розділи містить посадова інструкція офіс-менеджера

Для кращого сприйняття текст будь-якої посадової інструкції необхідно структурувати. Як правило, цей документ складається з наступних розділів:

1. Загальні положення;
2. Кваліфікаційні вимоги;
3. Обов'язки з посади;
4. Права працівника;
5. Відповідальність.

При цьому перелік кваліфікаційних вимог до посади може бути одним із пунктів розділу «Загальні положення», а може бути виділений і до окремого розділу, це не є принциповим.

У розділі «Загальні положення» доцільно перерахувати нормативні акти, якими повинен керуватися співробітник, який займає посаду офіс-менеджера, визначити порядок його призначення.

Встановлюючи кваліфікаційні вимоги, можна використовувати як основу єдиний кваліфікаційний довідник та « Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією». Окрім загальних вимог до досвіду та кваліфікації, офіс-менеджеру, зокрема, знадобиться:

• знання основ діловодства, юриспруденції, психології;
• вміння працювати з конфіденційною інформацією та зберігати її;
• лідерські якості;
• навички ведення переговорів;
• вміння працювати за умов багатозадачності;
• стресостійкість та вміння вирішувати конфліктні ситуації;
• організаторські здібності; вміння делегувати повноваження.

Але, звичайно, основна частина офіс-менеджера - це опис його посадових обов'язків.

Обов'язки офіс-менеджера

Посадові обов'язки офіс-менеджера можуть відрізнятися залежно від потреб конкретної організації. Офіс-менеджер у маленькій фірмі, швидше за все, виконуватиме як власні завдання з управління поточною роботою офісу, так і обов'язки секретаря та . У великій компанії офіс-менеджер може займатися лише адміністративним супроводом роботи офісу, тоді як секретарську роботу виконуватимуть окремі співробітники.

Тому при розробці посадової слід насамперед визначитися, які завдання актуальні для покладання на офіс-менеджера саме у вашій компанії.

Традиційно офіс-менеджер виконує такі функції:

• забезпечує відкриття та закриття офісу у встановлений годинник,
• розподіляє телефонні дзвінки,
• організує прийом відвідувачів в офісі,
• забезпечує підготовку офісних заходів (нарад, засідань, конференцій),
• координує роботу офісу та його співробітників,
• здійснює оперативне керівництво адміністративним персоналом,
• контролює поточне діловодство,
• за дорученням керівника готує листи, накази, протоколює наради,
• стежить за матеріальним забезпеченням роботи офісу: контролює наявність канцелярських товарів та витратних матеріалів, робочий стан техніки, замовляє воду тощо.

Незважаючи на відсутність посади офіс-менеджера у разі бажання конкретні трудові функції та дії можуть бути запозичені з нього.

Нагадаємо, що для цієї посади застосування профстандарту та приведення найменувань посад у відповідність з ним не є обов'язковим. Тому обов'язки офіс-менеджера за необхідності можуть бути включені різні обов'язки аж до віднесених до функцій .

Завантажте документи на тему

Посадова інструкція офіс-менеджера

Посадова інструкція офіс-менеджера складається з розділів, що зазвичай включаються в такий документ:

• загальні положення, в яких відображаються:
• порядок призначення на посаду,
• підпорядкування офіс-менеджера;
• кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, досвід роботи),
• перелік документів, знання яких необхідне заміщення посади;
• посадові обов'язки, які включають:
• сам перелік посадових обов'язків співробітника,
• знання, вміння та навички, необхідні для їх виконання;
• права офіс-менеджера;
• відповідальність працівника.

Якщо це прийнято в організації, до посадової інструкції можна включити та інші розділи: зв'язки з посади, взаємодію зі структурними підрозділами, порядок перегляду посадової інструкції та інші.

дорученням працівнику додаткової роботи або покладання на нього функцій секретаря у порядку (Ст. 60.2 ТК РФ).

Звертаємо увагу, що при виборі другого варіанту працівнику необхідно буде встановити доплату. Її розмір визначається за згодою з працівником (ст. 151 ТК РФ).

Однак плюсом цього варіанта є можливість будь-якої миті відмовитися від даного доручення, для чого необхідно лише попередити працівника за 3 робочі дні. Це може бути більш зручним для компанії, що розвивається, тому що згодом може бути прийняте рішення про прийняття на посаду секретаря окремого працівника.

Також можливе оформлення внутрішнього сумісництва. Для цього полягає окремий .

Будь-яка велика компанія вимагає наявність фахівця, який здатний забезпечити діяльність офісу. Таким працівником є ​​офіс-менеджер. Хто це, які обов'язки йому доручено та які права він має, розглянуто далі.

Хто такий офіс-менеджер

Офіс-менеджер (головний адміністратор офісу, референт, помічник управлінця) – співробітник компанії, що забезпечує безперебійну діяльність та функціонування офісу. Ця професія вимагає надзвичайної організованості, сконцентрованості та відповідальності.

Офіс-менеджер знаходиться у підпорядкуванні безпосередньо у генерального директора підприємства/фірми/компанії. Виходячи з цього, прийняття на роботу та звільнення від неї здійснюється лише згідно з наказом генерального директора.

На цю посаду призначається фахівець, який здобув, як мінімум, повну середню освіту. Проте, більш бажаною буде наявність вищої освіти та досвіду роботи.

Офіс-менеджер є зв'язуючим компонентом у взаємодії начальства з персоналом, що працює в офісі. За запитом керівництва він готує доповідь про стан справ в офісі та внутрішньому функціонуванні організації/компанії/корпорації, та не тільки.

Розмежування спеціальностей «Офіс-менеджер» та «Секретар»

Деякі сприймають професії «Офіс-менеджер» та «» як взаємозамінні. Однак, це не так. Посада офіс-менеджера більш всеосяжна і багатофункціональна, ніж посада секретаря, оскільки передбачає ширший спектр завдань для забезпечення працездатності організації, при цьому залежно від сфери діяльності роботодавця посадові обов'язки офіс-менеджера можуть значно змінюватися на відміну від секретаря.

По суті, офіс-менеджер є вищим щаблем кар'єрних сходів. Це зумовлює більший спектр обов'язків, вищу заробітну плату та підвищені вимоги до кандидатури працівника, який приймається на роботу.

У різних компаніях, корпораціях, великих холдингах саме офіс-менеджера покладається обов'язок стежити за роботою секретарів і координувати її.

У деяких організаціях, в яких не передбачено посади кадрового спеціаліста, офіс-менеджер також займається підбором персоналу, розміщенням інформації про старт конкурсу на ту чи іншу посаду, розглядом та вивченням резюме майбутнього співробітника та навіть навчанням нових кадрів.

Місце роботи та середня заробітна плата офіс-менеджера

Чим більша компанія, тим ширший та різноманітніший спектр офісних завдань, з якими доводиться щодня стикатися працівникам. Тому жодні компанії, корпорації, фірми, підприємства, організації, холдинги не можуть обійтися без офіс-менеджера, який є координатором всієї офісної діяльності. У зв'язку з цим офіс-менеджер є дуже затребуваною та значущою професією для успішного функціонування та оптимізації всіх офісних процесів в офісі будь-якому бізнес-об'єкті.

Дуже великі компанії можуть мати у штаті своїх співробітників не одного, а одразу кількох офіс-менеджерів, кожен з яких буде закріплений за відповідним відділом чи підрозділом.

Незважаючи на досить високий попит, конкуренція на посаду офіс-менеджера також є досить високою. У Росії вона становить приблизно 6 осіб на одне місце.

Заробітна плата офіс-менеджера-початківця складає:

• у Москві – 15-22 тис. рублів;
• у Санкт-Петербурзі – 11-16 тис. рублів;
• у Єкатеринбурзі – 8-13 тис. рублів;
• у Новосибірську - 7-12 тис. рублів.

Фахівці середнього рівня, що вже отримали досвід роботи і виявили свої організаторські навички, можуть претендувати на заробітну плату в Москві до 30 тис. рублів, у місті на Неві – до 23 тис. рублів, у Єкатеринбурзі – до 20 тис. рублів, у Новосибірську – до 18 тис. рублів.

Розмір оплати праці висококласних фахівців ще вищий. Так, у Москві вона може досягати 60 тис. рублів, у Санкт-Петербурзі – 45 тис. рублів, у Єкатеринбурзі – 35 тис. рублів, у Новосибірську – 30 тис. рублів.

Особисті якості, які потрібні офіс-менеджеру при працевлаштуванні

Кожен керівник має свої вимоги до майбутнього співробітника його компанії. Проте, існує узагальнений список якостей, власникам яких буде надано безперечну першочергову перевагу при працевлаштуванні на посаду офіс-менеджера. Ось лише невеликий їхній перелік:

Необхідні професійні знання для роботи офіс-менеджером

Для професійного виконання своєї роботи офіс-менеджер повинен мати такі необхідні знання:

• Знати порядок укладання та розірвання договорів;
• володіти основами оформлення офісної документації;
• Знати основи бухгалтерського обліку, всіх основних комп'ютерних програм, які необхідні для роботи в офісі (Програмне забезпечення MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Бази даних), а також принципи роботи з електронною поштою та факсом;
• бути впевненим користувачем персонального комп'ютера та інтернету;
• Мати навички швидкісного набору тексту;
• Доречно використовувати норми ділового протоколу та етикету;
• Дотримуватися норм охорони праці, правил протипожежної безпеки, санітарних стандартів;
• Володіти знаннями щодо підбору та управління персоналом;
• використовувати основи психології та професійної етики при роботі з персоналом;
• Знати правила користування та експлуатації офісної оргтехніки;
• Застосовувати методи, що мотивують прийоми при взаємодії зі співробітниками офісу;
• Мати уявлення про методи планування у створенні офісної діяльності;
• Вміти швидко приймати рішення у критичних ситуаціях і бути здатним нести цілковиту відповідальність за результати прийнятих рішень

Посадові обов'язки офіс-менеджера

До безпосередніх обов'язків офіс-менеджера входить:

• Закуповувати всі необхідні канцтовари, обладнання та всі витратні матеріали для нормального функціонування роботи в офісі;
• Контролювати справність та працездатність усієї офісної техніки, включаючи комп'ютери, принтери, факси, інше офісне обладнання. При виникненні поломок викликати майстра для усунення несправностей;
• Систематично реєструвати кореспонденцію, що надходить до офісу, передавати її до структурних підрозділів для подальшої обробки та підготовки відповідей;
• Не рідше за два рази на день перевіряти електронну пошту офісу;
• готувати робоче місце керівника перед початком трудового дня. Забезпечувати його всім необхідним канцелярським приладдям та справною оргтехнікою;
• Сортувати та розподіляти документацію за відповідними відділами;
• Відстежувати та вести облік вхідних дзвінків;
• Організовувати прийом відвідувачів, клієнтів та партнерів. Дотримуватися встановленої в компанії політики спілкування з відвідувачами, клієнтами та партнерами;
• Готувати наради, збори та ділові зустрічі. Забезпечувати всіма необхідними роздатковими матеріалами та канцелярськими приладдями проведення переговорів, нарад, зустрічей, презентацій та інших заходів компанії. вести протокол проведення заходів, стежити за документальним фіксуванням ходу переговорів, аналізувати результати проведених зустрічей та нарад;
• Чітко та своєчасно виконувати накази вищого керівництва;
• Дотримуватися положень посадової інструкції;
• Стежити за звітною документацією компанії, займатися підготовкою передачі документації до архіву, стежити за документообігом офісу;
• Розробляти матеріали, необхідні для усунення проблем та вирішення поточних завдань компанії;
• готувати офіс перед початком робочого дня;
• Контролювати основні показники санітарних норм (освітлення, вентиляція приміщення, температура, що підтримується в офісі);
• Стежити за роботою секретарів, водіїв, прибиральниць, кур'єрів та всіх членів персоналу, які перебувають у його безпосередньому підпорядкуванні;
• Прописувати кошторис та вести облік усіх необхідних витрат для безперебійної діяльності працівників офісу, забезпечувати їх канцелярією та витратними матеріалами;
• вести облік відпрацьованих співробітниками офісу годинника з метою передачі цих даних до бухгалтерії для нарахування їм заробітної плати;
• , вести базу даних щодо порушення працівниками трудової дисципліни та встановленого дрес-коду;
• Вести ділове листування з клієнтами та партнерами компанії з урахуванням усіх норм ділового протоколу та етикету;
• Допомагати в усуненні будь-яких конфліктів, неприязнь, проблем і протиріч, що виникають у співробітників офісу;
• Координувати закінчення робочого дня в офісі, стежити за відключенням усієї офісної техніки, системи освітлення, кондиціонерів;
• Приймати документи, заяви та звернення для їх подальшого розгляду та підписання керівником компанії/підприємства/корпорації/холдингу/організації;
• Доводити до відома керівника всю важливу інформацію;
• Оформляти накази вищого керівництва та негайно розповсюджувати їх серед персоналу для ознайомлення.

Окрім іншого, офіс-менеджер зобов'язаний дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку своєї компанії, її Статуту та нормативно-правових актів. При виконанні своїх повноважень офіс-менеджеру необхідно дотримуватись законодавства Російської Федерації, а також вітчизняного цивільного та трудового права.

Під час відсутності офіс-менеджера всі його посадові обов'язки покладаються на іншу уповноважену особу, заздалегідь узгоджену та затверджену у наказі генерального директора.

Права офіс-менеджера

Крім обов'язків, офіс-менеджер має також і права, серед яких можна відзначити:

Відповідальність офіс-менеджера

Офіс-менеджер несе відповідальність за таких обставин:

• неналежне виконання своїх зобов'язань, закріплених трудовим законодавством Російської Федерації та внутрішніми нормативно-правовими актами підприємства;
• Ігнорування положень Конституції України, а також норм адміністративного, цивільного та кримінального законодавства України;
• Заподіяння матеріальної шкоди компанії згідно з чинним трудовим, цивільним та адміністративним законодавством Російської Федерації;
• Несанкціоноване використання матеріальних засобів та майна підприємства, що суперечить інтересам господарюючого суб'єкта та його керівництва;
• Неправомірне використання особистої інформації та конфіденційних відомостей про співробітників та вище керівництво компанії, розголошення інтересів та комерційних таємниць корпорації;
• Грубе порушення правил ділового протоколу та етикету;
• Порушення норм внутрішнього трудового Статуту та розпорядку підприємства;
• порушення правил пожежної безпеки;
• Недотримання техніки безпеки;
• Надання неправдивої інформації для особистої вигоди.

Будь-який офісний простір, у якому є керівник і хоча б кілька найманих співробітників, має на увазі наявність певної організуючої сили, яка забезпечує безперебійну роботу офісу та його нормальне функціонування. Такою силою є наявність у штаті офіс-менеджера.

Що передбачає ця посада

Ця посада передбачає організацію роботи решти співробітників, включаючи керівника, і навіть взаємодія із зовнішнім світом від імені компанії у вигляді ділової листування, телефонних переговорів і прийому відвідувачів.

У невеликих організаціях офіс-менеджер часто поєднує у собі функціїбухгалтера з та кадрового працівника. У великих компаніях у його підпорядкуванні можуть бути секретаріат, водії та адміністративний персонал.

Така велика кількість обов'язківформує певний набір необхідних особистісних якостей потенційного претендента на посаду. Основні з них – це комунікабельність, відповідальність, старанність, оперативність, організаторські здібності та пунктуальність.

Вимоги до фахівця

До них необхідні також певні специфічні навички, які випливають із списку обов'язків: впевнене володіння персональним комп'ютером та робота з офісною технікою, грамотне усне мовлення та навички ділового листування, знання діловодства. У разі потреби до списку вимог може бути додано знання іноземних мов, бухгалтерського обліку, трудового законодавства тощо.

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяяк це стало просто!

Посадові обов'язки

Список обов'язків, що покладаються, може бути дуже і дуже великий і залежить завжди від вимог конкретної організації.

Із загального переліку обов'язківможна виділити ті, які включаються до посадової інструкції практично завжди:

• Обробка вхідної та вихідної кореспонденції, ведення ділового листування, перерозподіл усередині організації вхідних документів за призначенням;
• Діловодство, контроль документообігу, відстеження термінів договорів та угод;
• Ведення телефонних переговорів; прийом вхідних дзвінків;
• Прийом відвідувачів – клієнтів, контрагентів, партнерів, контролюючих органів;
• Забезпечення офісу необхідним приладдям: канцелярське приладдя, меблі, оргтехніка. Сюди ж можна віднести відстеження несправностей і поломок, що виникають, своєчасний виклик відповідних майстрів;
• Складання графіка роботи офісу, складання та ведення робочого графіка керівника;
• Організація відряджень співробітників, логістика вантажів, що перевозяться;
• Організація заходів – нарад, конференцій, корпоративів;
• ведення клієнтської бази;
• Ведення протоколів зборів та нарад.

Окрім іншого на офіс-менеджера також можуть бути покладені обов'язки щодо ведення сайту, організації реклами, замовлення сувенірної та поліграфічної продукції, розповсюдження інформаційних матеріалів про компанію тощо.

Про цю професію розказано в наступному відеосюжеті:

Що вказувати у резюме

Таким чином, при складанні резюмена вакансію офіс-менеджера необхідно вказати наявність наведених вище особистісних якостей та спеціальних навичок, а також відштовхуватися від конкретних вимог роботодавця, зазначених в описі вакансії, оскільки вони можуть суттєво змінюватись у порівнянні зі стандартними вимогами.

Більшість вакансій доступні лише за наявності диплома про вищу освіту, хоча конкретна спеціальність зазвичай не принципова, освіта може бути економічною, юридичною, лінгвістичною, філологічною, психологічною або будь-яким іншим, відповідним напрямком роботи. Крім цього, роботодавець часто вказує наявність фотографії претендента як обов'язкова умова прийому резюме до розгляду. Це пов'язано з тим, що офіс-менеджер стане обличчям компанії, і більшості роботодавців небайдуже, як воно виглядатиме.

Особливості роботи офіс менеджера

Агентства нерухомості

Оскільки робота в агентстві нерухомості багато в чому пов'язана з нарощуванням клієнтської бази, а також ретельним опрацюванням юридичної бази угод, робота офіс-менеджера безпосередньо пов'язана з цими особливостями.

Може знадобитися розміщення рекламної інформації, замовлення сувенірної продукції, обдзвонення діючих або потенційних клієнтів, роз'яснення послідовності дій щодо оформлення нерухомості, у тому числі в державних органах, банках, нотаріусів.

Будівельні компанії

Робота, пов'язана з будівництвом, має на увазі великий обсягзакупівель будівельних матеріалів, логістику їх перевезень, важкої техніки, прийом на тимчасову або сезонну роботу додаткових співробітників, у тому числі іноземних громадян. Певна частина цих обов'язків, залежно від розміру компанії, може бути покладена на офіс-менеджера.

Страхові компанії

Додаткова специфіка страхових компанійчасто додає до обов'язків офіс-менеджера облік продуктивності співробітників, клієнтської бази, напрям комерційних пропозицій та розрахункових документів, підготовку договорів страхування, замовлення поліграфічної та рекламної продукції.

Так чи інакше, але практично у будь-якій сфері роботи організації від офіс-менеджера потрібна робота з її клієнтами. Це може бути і просто прийом відвідувачів, і направлення їх до потрібного спеціаліста, і самостійна робота з клієнтом у межах своїх повноважень, і залучення нових клієнтів, і активні продажі за потреби. У всіх цих випадках досвід взаємодії з людьми, вміння привернути до себе, а також навички переконання просто необхідні для роботи на цій посаді.

Додатково слід зазначити, що необхідно чітко розуміти відмінностіна посадах і офіс-менеджера, оскільки, як випливає з усього вищесказаного, посадові обов'язки офіс-менеджера часто можуть включати також і секретарську роботу, але в цілому набагато ширше, і поєднання цих посад відбувається тільки в тих випадках, коли організації досить невеликий , А обсяг обов'язків не забезпечує завантаженості двох штатних одиниць із подібними функціями.

Про курси підготовки та отримувані навички за даною професією дивіться в наступному відеосюжеті:

Офіс менеджер- "На всі руки майстер", без якого важко уявити роботу сучасної компанії. Посадова інструкція офіс-менеджера вимагає серйозного опрацювання, адже до посадових обов'язків офіс-менеджера входять функції секретаря, завгоспу, адміністратора, нерідко він займається кадровим діловодством та первинною бухгалтерією. Як не прогаяти ключові моменти та важливі нюанси роботи офіс-менеджера? Ми пропонуємо вам зразок посадової інструкції офіс-менеджера з найбільш типовими обов'язками та повноваженнями.

Посадова інструкція офіс-менеджера

СТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.Б. ________________
«________»_____________ ____ р.

1. Загальні положення

1.1. Офіс-менеджер належить до категорії спеціалістів.
1.2. Офіс-менеджер призначається на посаду та звільняється від неї наказом генерального директора компанії.
1.3. Офіс-менеджер підпорядковується безпосередньо генеральному директору.
1.4. Офіс-менеджеру підпорядковуються водій, кур'єр та прибиральниця.
1.5. На час відсутності офіс-менеджера його права та обов'язки переходять до іншої посадової особи, про що оголошується у наказі з організації.
1.6. На посаду офіс-менеджера призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища, неповна вища або середня спеціальна, стаж аналогічної роботи від року, знання офісної техніки (факс, копір, сканер, принтер), програм Microsoft Office (Word, Excel), діловодства.
1.7. Офіс-менеджер керується у своїй діяльності:
- Законодавчими актами РФ;
- статутом підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами підприємства;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- справжньою посадовою інструкцією.

2. Посадові обов'язки офіс-менеджера

Офіс-менеджер виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Відповідає на телефонні дзвінки, фіксує та передає службову інформацію генеральному директору та співробітникам компанії.
2.2. Забезпечує документообіг компанії: вхідна та вихідна кореспонденція, реєстрація, облік, зберігання, архівування документів.
2.3. За дорученням генерального директора виконує копіювально-розмножувальні роботи.
2.4. За дорученням генерального директора готує проекти листів, запитів та інших документів щодо діяльності компанії.
2.5. За дорученням генерального директора друкує службові матеріали та веде базу даних.
2.6. Готує наради та засідання, що проводяться генеральним директором (матеріально-технічне забезпечення, оповіщення учасників про час та місце проведення, порядок денний).
2.7. Організує відрядження співробітників: замовляє авіа- та залізничні квитки, бронює готелі.
2.8. Організує забезпечення офісу канцтоварами, витратними матеріалами та іншими товарно-матеріальними цінностями, необхідними для роботи офісу. Організовує їх приймання, облік, зберігання та видачу.
2.9. Здійснює контроль за належним станом офісного обладнання, комунікацій; при виявленні несправностей офісної оргтехніки та іншого обладнання викликає спеціалістів щодо ремонтних робіт та інших видів технічного обслуговування.
2.9. Координує та контролює роботу водія: (прийом заявок на машину та розробка графіка використання автотранспорту компанії); кур'єра (прийом заявок та розробка графіка); прибиральниці.

3. Права офіс-менеджера

Офіс-менеджер має право:
3.1. Отримувати інформацію, у тому числі конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.
3.2. Візувати документи управлінської діяльності у межах своєї компетенції.
3.3. Представляти керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи та роботи компанії.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умов виконання службових обов'язків і безпеки всіх документів, що утворюються внаслідок діяльності підприємства.
3.5. Приймати рішення у межах своєї компетенції.
3.6. Застосовувати заохочення та накладати стягнення на співробітників, які перебувають у офіс-менеджері у підпорядкуванні, після погодження з генеральним директором.

4. Відповідальність офіс-менеджера

Офіс-менеджер відповідає:
4.1. За невиконання та/або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання чинних інструкцій, наказів та розпоряджень щодо збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.