Ärimeili kirjutamise eetika. Ärialane kirjavahetus: põhitõed ja reeglid

Ärisuhtlust ei saa ette kujutada ilma kirjavahetuseta, kuna isiklik kohtumine koostööküsimuste lahendamiseks pole alati võimalik. Kõige pakilisemad probleemid ärikirjavahetusega

Ärisuhtlust ei saa ette kujutada ilma kirjavahetuseta, kuna isiklik kohtumine koostööküsimuste lahendamiseks pole alati võimalik. Ärikirjavahetus aitab lahendada kõige pakilisemad probleemid lühikese ajaga, kuid etiketireeglite eiramine või kirja ebaloogiline ülesehitus võib kahjustada partnerlussuhteid või võõrandada potentsiaalset klienti. Nagu ametlikel läbirääkimistel, kehtivad teatud reeglid: kirja formaat ja suhtlusstiil.

Üldised käitumisreeglid äriline kirjavahetus

Mis on e-post? Kaasaegses ärimaailmas on see:

• Sinu nägu. Seda saate luua e-posti abil positiivne kuvand vastaspoole silmis või rikkuda esmamuljet.
• Sinu töövahend. Suur osa suhtlusest välismaailmaga toimub meili teel. Seega, kui olete selle pilli valdaja, saate oma elu palju lihtsamaks muuta.
• Võimas segaja. Välismaailmüritab teid e-posti teel ahistada, tähelepanu kõrvale juhtida ja teid eksiteele viia.

Sellest vaatenurgast vaatleme e-postiga töötamist. Alustame millestki lihtsast.

Kirja vormindamine

Kasutan Mozilla Thunderbirdi meiliklienti, seega kasutan seda näitena. Loome uue tähe ja liigume väljade loendis ülevalt alla.

Kellele. Kopeeri. Varjatud koopia

Mõned ei pruugi teada, kuid Mozilla "To" saab muuta väärtuseks "Cc" või "Bcc".

• Kellele: kirjutame semikooloniga eraldatuna peamise adressaadi või mitu adressaati.
• Kopeeri: kirjutame kellelegi, kes peaks kirja lugema, kuid kellelt me ​​reaktsiooni ei oota.
• Varjatud koopia: kirjutame kellelegi, kes peaks kirja läbi lugema, kuid peaks jääma teistele kirja saajatele tundmatuks. Eriti asjakohane on seda kasutada ärikirjade, näiteks teadete masspostitamiseks.

Vale masspostituses märkige adressaadid väljade "Kopeeri" või "Saaja" abil. Mitu korda aastas saan kirju, mille väljale “Cc” on kirjas 50–90 adressaati. On privaatsuse rikkumine. Kõik teie adressaadid ei pea teadma, kellega te veel sarnasel teemal koostööd teete. On hea, kui need on inimesed, kes tunnevad üksteist. Mis siis, kui loendis on konkureerivaid ettevõtteid, kes ei tea üksteisest? Vähemalt peate olema valmis tarbetuteks selgitusteks ja maksimaalselt lõpetama koostöö ühega neist. Ärge tehke seda sel viisil.

Kirja teema

Professionaalsed postiteenused kirjutavad sageli (mõnikord mõistlikult) oma ettevõtte ajaveebi e-kirja teemarea tähtsusest. Kuid enamasti räägime müügikirjadest, kus kirja teema lahendab probleemi "meil tuleks avada".

Arutame igapäevast ärikirjavahetust. Siin lahendab teema probleemi "kiri ja selle autor tuleks hõlpsasti tuvastada ja seejärel leida". Veelgi enam, teie töökus naaseb teile arvuka karma kujul kirjadele vastata, ainult koos lisadega Re: või FWD, mille hulgast peate otsima sellel teemal soovitud kirja.

Kakskümmend kirja on keskastmejuhi ühepäevase kirjavahetuse maht. Ma ei räägi üldse ettevõtjatest ja ettevõtete omanikest, nende tähtede arv langeb mõnikord 200 või enama päevas. Seetõttu veel kord: ära saada tühja teemaga e-kirju.

Niisiis, kuidas e-kirja teemarida õigesti sõnastada?

Viga nr 1 : teemas ainult ettevõtte nimi. Näiteks "Taevas" ja kõik. Esiteks ei ole te tõenäoliselt ainuke, kes oma ettevõttest selle vastaspoolega suhtleb. Teiseks ei too selline teema endaga kaasa mingit mõtet, sest juba aadressilt paistab su firma nimi. Kolmandaks, arvake ära, milline näeb välja teie enda postkast sellise lähenemisega kirjavahetusele? Midagi sellist.

Kas sellistel teemadel on mugav otsida?

Viga nr 2 : toretsev, müügipealkiri. Tore, kui oskate selliseid pealkirju kirjutada. Kuid kas neid oskusi on asjakohane kasutada ärikirjavahetuses? Pidage meeles ärimeili teemarea eesmärki: mitte müüa, vaid tuvastada ja otsida.

Kirja tekst

Tekstide kirjutamiseks on palju juhendeid erinevad juhtumid elu. Näiteks Maxim Ilyakhovil, Aleksander Amzinil ja teistel sõnameistritel on palju kasulikku teavet. Soovitan teil lugeda nende artikleid, et parandada vähemalt üldist kirjaoskust ja parandada kirjaliku kõne üldist stiili.

Kirja kirjutamise käigus peame tegema mitu otsust järjest.

Viisakuse küsimus . Kirja alguses võib hägustuda meeldivateks või isegi hellusteks vaimus “Mu kallis Rodya, sellest on möödas üle kahe kuu, kui ma sinuga kirjalikult rääkisin, mille pärast ma ise kannatasin ja isegi ei maganud. ööd, mõtlemine." Väga viisakas ja väga kulukas, nii sellise sissejuhatuse kirjutamise kui ka vestluskaaslase lugemise aja osas. Kirjavahetus on äri, mäletate? Mitte essee epistolaarne žanr konkursi jaoks ja mitte Raskolnikovi ema kiri, vaid ärikirjavahetus.

Austame oma ja kingisaaja aega!

Ennast tutvustada ja tutvumise asjaolusid on mõtet meenutada vaid esimeses kirjas, mis saadeti pärast üürikest kohtumist näitusel. Kui tegemist on koostöö jätkuga või käimasoleva kirjavahetusega, kirjutame päeva esimesse kirja: “Tere, Ivan”, teise ja järgmistesse: “Ivan, ...”.

Apellatsioonkaebus . Mind on alati painanud küsimus, kelle poole pöörduda, kui kirjas on mitu adressaati. Hiljuti kirjutasin kirja kolmele tüdrukule nimega Anna. Kahtlemata kirjutasin "Tere, Anna" ega muretsenud. Kuid selline õnn ei ole alati nii.

Mis siis, kui adressaate on kolm või isegi seitse ja neil pole sama nime? Saate need nimede järgi loetleda: "Tere pärastlõunal, Rodion, Pulcheria, Avdotya ja Pjotr ​​Petrovitš." Kuid see on pikk ja võtab aega. Võite kirjutada: "Tere, kolleegid!"

Enda jaoks kasutan reeglit, et adresseerin väljal “Saaja” oleva isiku nimepidi. Ja ärge üldse kontakteeruge nendega, kes on koopias. See reegel võimaldab ka täpsemalt määrata (ühe!) kirja adressaadi ja selle kirja eesmärgi.

Tsitaat . Tihti on kirjavahetus küsimuste ja vastustega kirjade ahel – ühesõnaga dialoog. Heaks tavaks peetakse kirjavahetuse ajalugu mitte kustutada ja kirjutada oma vastus tsiteeritud teksti ülaossa, et nädala pärast selle kirjavahetuse juurde naastes saaksite dialoogi hõlpsalt ülalt alla lugeda, laskudes kuupäeva järgi.

Mingil põhjusel on Mozilla vaikesäte "Paigutage kursor tsiteeritud teksti järele". Soovitan seda muuta menüüs "Tööriistad" → "Valikud". konto» → "Joonistamine ja adresseerimine". Nii peabki olema.

Kirja eesmärk . Ärikirju on kahte tüüpi:

• kui me lihtsalt teavitame vestluspartnerit (näiteks kuu tehtud töö aruanne);
• ja kui me tahame vestluskaaslaselt midagi. Näiteks selleks, et ta kinnitaks lisatud arve tasumiseks.

Julgustavaid kirju on reeglina kordades rohkem kui aruandvaid kirju. Kui tahame vestluskaaslaselt midagi saavutada, on väga oluline seda kirjas lihttekstina öelda. Üleskutsele tuleks lisada nimi ja see peaks olema kirja viimane lause.

Vale : "Porfiry Petrovitš, ma tean, kes häkkis vana naise surnuks."

Õige : "Porfiri Petrovitš, mina häkkisin vana naise surnuks, palun võtke meetmeid minu arreteerimiseks, ma olen kannatustest väsinud!"

Miks peaks korrespondent teie eest mõtlema, mida selle kirjaga peale hakata? Lõppude lõpuks võib ta teha vale otsuse.

Allkiri tekstis . Ta peab olema. Lisaks võimaldavad kõik e-posti kliendid konfigureerida allkirjade automaatset asendamist, näiteks klassikalist "Lugupidamisega ...". Mozillas saab seda teha menüüs "Tööriistad" → "Konto valikud".

Kontaktide kirjutamine allkirja või mitte on igaühe isiklik asi. Aga kui oled müügiga kuidagi seotud, siis kirjuta kindlasti. Isegi kui tehingut suhtluse tulemusena ei toimu, leitakse teid edaspidi hõlpsasti allkirjas olevaid kontakte kasutades.

Lõpetuseks veel üks kirjakeha omadus neile vestluskaaslastele, kellele ei meeldi (ei saa, ei taha, pole aega) teie kirjadele vastata. Märkige kirja sisus vaikeväärtus. Näiteks "Porfiry Petrovitš, kui te ei tule mind reedel enne kella 12.00 kinni pidama, siis pean end amnesteerituks." Loomulikult peab tähtaeg olema reaalne (näite teksti ei tohiks saata reedel kell 11:50). Saaja peab olema füüsiliselt võimeline teie kirja lugema ja selle järgi tegutsema. Selline "vaikus" vabastab teid vastutusest vestluspartneri suutmatuse eest vastata. Nagu alati, peate selle funktsiooni kasutamisele lähenema targalt. Kui inimene vastab teie kirjadele õigel ajal ja regulaarselt, võib selline ultimaatum teda kui mitte solvata, siis veidi stressi tekitada või viia otsuseni kirjale kohe mitte vastata, vaid sundida teid reedeni ootama.

Manused

Kirjadega on sageli kaasas manused: elulookirjeldused, kommertspakkumised, hinnangud, ajakavad, dokumentide skaneeringud – väga mugav tööriist ja samal ajal populaarsete vigade allikas.

Viga : tohutu investeeringu suurus. Saan sageli kuni 20 MB suurustega e-kirju. Reeglina on need mõnede dokumentide skaneeringud TIFF-vormingus, eraldusvõimega 600 dpi. Korrespondendi meiliprogramm hangub peaaegu kindlasti mitmeks minutiks asjatud katsed laadige alla selle manuse eelvaade. Ja hoidku jumal, et adressaat prooviks seda kirja nutitelefonis lugeda...

Mina isiklikult kustutan sellised kirjad kohe ära. Kas te ei soovi, et teie e-kiri jõuaks enne lugemist prügikasti? Kontrollige investeeringu suurust. Soovitav on, et see ei ületaks 3 MB.

Mida teha, kui see ületab?

• Proovige oma skanner ümber seadistada teisele vormingule ja eraldusvõimele. Näiteks PDF ja 300 dpi toodavad üsna loetavaid skaneeringuid.
• Mõelge sellistele programmidele nagu WinRar või 7zip arhiveerija. Mõned failid tihendatakse ideaalselt.
• Mida teha, kui manus on suur ja te ei saa seda kokku suruda? Näiteks peaaegu tühi raamatupidamisandmebaas kaalub 900 MB. Appi tuleb pilve infosalvestus: Dropbox, Google Drive ja muu taoline. Mõned teenused, näiteks Mail.ru, teisendavad tohutud manused automaatselt pilvesalvestuse linkideks. Kuid eelistan pilves talletatud teavet ise hallata, nii et ma ei tervita Mail.ru automatiseerimist.

Ja veel üks mitte täiesti ilmne soovitus investeeringute kohta - nende Nimi . See peab olema saajale arusaadav ja vastuvõetav. Kunagi ammu tegime seltskonnas süüa Kommertspakkumine nimel... olgu selleks Fjodor Mihhailovitš Dostojevski. Sain haldurilt kinnitamiseks kirja koos CP-kavandiga ja manuses oli fail nimega “ForFedi.docx”. Selle mulle saatnud haldur pidas dialoogi, mis oli umbes selline:

Kallis juht, kas olete isiklikult valmis sellele lugupeetud mehele lähenema ja teda Fedjaks näkku kutsuma?

Kuidagi ei, ta on lugupeetud mees, kõik kutsuvad teda eesnime ja isanime järgi.

Miks panite manusele nimeks "Fedi jaoks"? Kui ma selle talle praegu saadan, kas ta arvate, et ta ostab meilt selle CP abil kirveid?

Ma kavatsesin selle hiljem ümber nimetada...

Miks valmistada viitsütikuga pomm – potentsiaalse kliendi keeldumine – või luua faili ümbernimetamisega endale lisatööd? Miks mitte nimetada manust kohe õigesti: "Fjodor Mihhailovitši jaoks.docx" või veelgi parem - "KP_Sky_Axes.docx".

Seega oleme meili enam-vähem “näona” ära sorteerinud. Vaatleme e-posti kui tõhusa töö vahendit ja räägime selle tähelepanu hajutavast komponendist.

Töö tähtedega

E-post on võimas segaja. Nagu iga tähelepanu kõrvalejuhtimise puhul, tuleb ka meiliga toime tulla reeglite karmistamise ja töögraafikute kehtestamisega.

Vähemalt peate välja lülitama KÕIK teated kirjade saabumise kohta. Kui meiliklient on vaikimisi konfigureeritud, teavitatakse teid helisignaaliga, kella kõrval vilgub ikoon ja kuvatakse kirja eelvaade. Ühesõnaga, nad teevad kõik selleks, et teid kõigepealt lahti rebida vaevarikas töö, ja sukelduda siis lugemata kirjade ja vaatamata kirjade kuristikku – miinus tund või kaks elust.

Mõnel inimesel on tugev tahtejõud, mis võimaldab neid mitte märguannetest segada, vaid tavalised inimesed Parem on mitte saatust kiusata ja need välja lülitada. Mozilla Thunderbirdis saab seda teha menüü kaudu "Tööriistad" → "Seaded" → "Üldine" → "Kui ilmuvad uued sõnumid".

Kui teateid pole, siis kuidas saate aru, et kiri on saabunud?

Väga lihtne. Saate ise teadlikult aega varuda oma kirjade sorteerimiseks, e-posti kliendi avamiseks ja kõigi lugemata kirjade nägemiseks. Seda saab teha kaks korda päevas, näiteks lõunal ja õhtul või sunnitud seisaku ajal, näiteks liiklusummikutes.

Inimesed küsivad sageli, kuidas on lood reageerimisaegade ja kiireloomuliste kirjadega? Vastan: teie postis pole kiireloomulisi kirju. Välja arvatud juhul, kui töötate klienditoe osakonnas (sellel osakonnal on postiga töötamiseks oma reeglid).

Kiireloomuliste kirjade korral teavitab saatja teid sellest teiste kanalite kaudu - telefon, SMS, Skype. Seejärel lähete teadlikult oma meiliklienti ja töötlete kiireloomulisi kirju. Kõik ajajuhtimise gurud (näiteks Gleb Arkhangelsky oma "Ajasõiduga") deklareerivad standardvastuse meilile 24 tunni jooksul. See on tavapärane heade kommete reegel – ära oota vestluskaaslaselt koheseid vastuseid meili teel. Kiireloomulise kirja korral anna sellest teada kiiremate suhtluskanalite kaudu.

Niisiis, lülitasime märguanded välja ja lülitame nüüd e-posti kliendi vastavalt meie ajakavale sisse.

Mida teha, kui läheme posti juurde ja tegeleme tegevusega, mida nimetatakse "e-kirjade sorteerimiseks"? Kus on selle töö algus ja lõpp?

Olen palju kuulnud nullpostkasti süsteemist, kuid kahjuks pole ma kohanud ühtegi inimest, kes seda kasutaks. Ma pidin oma ratta uuesti leiutama. Lifehackeris on sellel teemal artikleid. Näiteks, " ". Allpool räägin nullpostkasti süsteemist minu tõlgenduses. Oleksin tänulik, kui GTD gurud kommenteeriksid ja kirjeldatud süsteemi täiendaksid või täiustaksid.

Oluline on mõista ja aktsepteerida, et meil ei ole teie tegevuste jaoks ülesannete planeerija ega arhiiv. Seetõttu peaks sisendkausta kaust alati tühi olema. Kui hakkate postkasti sorteerima, ärge peatuge ega laske end millestki häirida enne, kui olete selle kausta tühjendanud.

Mida teha postkastis olevate meilidega? Peate iga tähe järjestikku läbi vaatama ja need kustutama. Jah, lihtsalt tõstke esile ja vajutage klaviatuuril Kustuta. Kui te ei jõua kirja kustutada, peate otsustama, mida sellega teha.

1. Kas saate sellele kolme minutiga vastata? Kas ma pean sellele vastama? Jah, see on vajalik ja vastamine ei võta rohkem kui kolm minutit, seejärel vastake kohe.
2. Peate vastama, kuid vastuse ettevalmistamine võtab rohkem kui kolm minutit. Kui kasutate ülesannete plaanijat, mis võimaldab meili ülesandeks teisendada, muutke meil ülesandeks ja unustage see mõneks ajaks. Näiteks kasutan täiesti imelist teenust Doit.im. See võimaldab teil luua isikliku e-posti aadressi: edastate sellele kirja ja see muutub ülesandeks. Kuid kui teil pole ülesannete ajakava, teisaldage täht alamkausta „0_Run”.
3. Pärast kirjale kiiret vastamist, ülesandeks muutmist või lihtsalt lugemist peate otsustama, mida selle kirjaga edasi teha: kustutada see või saata see mõnda kausta pikaajaliseks säilitamiseks.

Siin on pikaajalise ladustamise kaustad, mis mul on.

• 0_Käivita. Mul pole sellist kausta, kuid kui teil pole planeerijat, kordan, võite siia panna kirjad, mis nõuavad üksikasjalikku tööd. Seda kausta tuleb ka korrapäraselt puhastada, kuid läbimõeldult ja selleks spetsiaalselt eraldatud ajal.
• 1_Ref. Siia ma panen kirjad taustainfo: tervituskirjad erinevate veebiteenuste sisselogimisandmetega, eelseisvate lendude piletid jne.
• 2_Projektid. Siin hoitakse kirjavahetuse arhiivi partnerite ja projektide kohta, kellega on praegused suhted. Loomulikult on iga projekti või partneri jaoks loodud eraldi kaust. Partneri kausta panin kirjad mitte ainult tema töötajatelt, vaid ka selle partneriga seotud Nebi töötajate kirjad. Väga mugav: vajadusel on kogu projektialane kirjavahetus mõne hiireklõpsuga käepärast.
• 3_Muuseum. Siia panin need kirjad, mida oleks kahju kustutada ja kasu neist ei paista. Samuti migreeruvad siia kaustad suletud projektidega jaotisest „2_Projects”. Ühesõnaga, “Muuseum” talletab esimesed eemaldatavad kandidaadid.
• 4_Dokumendid. Siin on kirjad elektroonilised näidised dokumendid, mis võivad edaspidi raamatupidamises kasuks tulla, näiteks klientide vastavusaruanded, tehtud reiside piletid. Kaustal on palju sarnasusi kaustadega "2_Projects" ja "1_Reference", ainult see salvestab raamatupidamisandmed ja kaustas “2_Projects” - haldamine. Jaotises “4_Documents” on surnud teave ja jaotises “2_Projects” on reaalajas teave.
• 5_Teadmised. Siia panen vaid tõeliselt kasulikud uudiskirjad, mille juurde tahan mõne aja pärast inspiratsiooni saamiseks või lahenduste leidmiseks naasta.

On ka teisi meilikliendi sätteid, mis on selle süsteemi toimimiseks olulised. Esiteks on Thunderbirdis vaikimisi märkeruut Märgi sõnumid loetuks. Ma eelistan seda teha teadlikult, nii et lipp alla! Selleks minge menüüsse "Tööriistad" → "Seaded" → "Täpsemalt" → "Lugemine ja kuvamine".

Teiseks kasutame filtrid . Varem kasutasin aktiivselt filtreid, mis saatja aadressi alusel saatsid automaatselt kirjad vastavatesse kaustadesse. Näiteks teisaldati advokaadi kirjad kausta “Advokaat”. Ma loobusin sellest lähenemisviisist mitmel põhjusel. Esiteks: advokaadi kirjad on 99% juhtudest seotud mõne projekti või partneriga, mis tähendab, et need tuleb teisaldada selle partneri või projekti kausta. Teiseks: otsustasin lisada teadlikkust. Peate ise otsustama, kuhu konkreetne kiri salvestada, ja töötlemata kirju on mugavam otsida ainult ühest kohast - postkastist. Nüüd kasutan filtreid ainult erinevate süsteemide automaatsete tavakirjade kaustadesse organiseerimiseks, st kirjade, mis ei nõua minult otsuste tegemist. Filtrid Mozilla Thunderbirdis konfigureeritakse menüüs "Tööriistad" → "Sõnumifiltrid".

Seega peaks e-posti saatmiseks õige lähenemise korral kuluma 10–60 minutit päevas, olenevalt kirjavahetuse mahust.

Jah, ja veel üks asi. Kas olete uute kirjade saabumise teavitused juba välja lülitanud? ;)

Elu kaasaegne inimene ei saa hakkama ilma pideva suhtlemiseta teiste inimestega. Meie kiiresti areneval ajastul infotehnoloogiad Inimesed pöörduvad üha enam e-kirjade poole, asendades mõnikord vajaduse isiklike kohtumiste järele. Ärikirjavahetuse eetika hõlmab teatud järgimist olulised reeglid korrespondentintervjuude tulemuste mõjutamine.

Tegelikult on ärikirjavahetus oluline element ärisuhtlus. Mõnel juhul ei saa te ilma selleta hakkama. Kui inimene kavatseb pidada ärilist kirjavahetust, peab ta teadma mitut komponenti. Millele siis tähelepanu pöörata?

Kõne kirjaoskus

Kui suulise vestluse ajal on siiski võimalik kõneviga teha ja vestluskaaslane suhtub sellesse kaastundega, siis ärikirjas on selliste vigade esinemine täiesti vastuvõetamatu. Sel juhul jätab teie saaja suure tõenäosusega kirja kõrvale ega jätka lugemist. Kellele kirjutate, proovige seda teha õigesti, ilma kirja- ja kirjavahemärkideta.

Kõnekirjaoskust hinnatakse kõikjal. Sellise töötaja teadmised on igal pool teretulnud. Vahel võib hoolsus asendada puudulikke teadmisi, mida saab soovi korral mitmel moel tasa teha ja hankida.

Esituse kokkuvõtlikkus ja selgus

Ärikiri peab sisaldama ainult esitatava teabe põhiolemust praktiline väärtus. On täiesti vastuvõetamatu laskuda pikkadesse ja pikkadesse vaidlustesse või tüüdata adressaati ebavajalike detailidega. Kõik need detailid ei too mingit kasu, vaid valmistavad talle ainult pettumuse ja panevad ta arvama, et pakutav info on tarbetu ja kasutu.

Ärikirjas tuleks teave esitada väga struktureeritult ja lühidalt. Sinu ülesanne on edastada oma vestluskaaslasele konkreetne mõte või uudis, mitte juhtida teda sügavate elumõteteni.

Tähtajad

Ärikirjade kirjutamisel on äärmiselt oluline järgida kirjade saatmise tähtaegu ja püüda vastata võimalikult kiiresti. Näiteks kui edukas klient ootab teilt mõnele küsimusele kohest vastust oluline küsimus, siis võib edasilükkamine ja igasugune viivitus kaasa tuua soovimatuid tagajärgi, nagu näiteks: lepingu ülesütlemine, olulise tehingu ebaõnnestumine jne. Tähtis on ka e-kirjade õigeaegne saatmine, sest seda tehes näitad vastasele, kui tähtis ta sulle on.

Meili vormindamine

Meili koostamisel on äärmiselt oluline arvestada mitmega olulised punktid. Selle kujundamise viis määrab, milline mulje adressaadile sinust jääb.

Täitke väli "Teema".

Üllataval kombel tuleb praktikas sageli ette olukord, kus olulist ja vajalikku infot sisaldavad kirjad jäetakse sobivat teemat märkimata! Selline tähelepanematus või tahtmatus end mittevajalike toimingutega koormata toob tegelikult kaasa tähtaegade möödalaskmise ja tõenäosuse suurenemise, et adressaat jätab kirja üldse avamata.

Sel põhjusel on vaja täita väli "Teema". Seda tuleb teha isegi siis, kui te ei kavatse oma vestluskaaslasele midagi olulist rääkida. Internetis on üsna suur protsent rämpsposti saatjaid, kes meelega ummistavad e-kirju ja levitavad pahavara.

Isikliku pöördumise kättesaadavus

Nõus, palju meeldivam on lugeda kirju, mis sisaldavad pöördumisi adressaadile, kui näotuid kirju, mis on adresseeritud kellelegi tundmatule. Individuaalkaebuse olemasolu kirjas rõhutab selle tähtsust. Lisaks räägite seda tehes salaja austusest eemaloleva vestluskaaslase vastu. Pole vaja olla tuttav, pöörduge alati adressaadi poole nime ja isanime järgi.

Õige aadress

Kui palju vigu saaks vältida, kui kõik internetikasutajad oleksid oma meiliaadresside täitmisel ülimalt ettevaatlikud. Kuigi potentsiaalsed kliendid või teised, kellega sa igapäevaselt suhtled, jätavad sageli oma meiliaadressid paberile kirja, leitakse hiljem, et nad on seda tehes äärmiselt valimatud. Just sel põhjusel tekib palju võimalusi, kui koostatakse ja valmis kiri selgub, et ei saadeta või läheb isegi valele aadressile. Kontrollige alati mõne tähtsa vastase aadressi, proovige see ise päevikusse kirja panna või paluge neil saata teile testkiri.

Töö teabega

Enne valmis kirja saatmist adressaadile või adressaatide rühmale tasub tegeleda teabe vormistamisega. Vahel tuleb meili teel saata päris suures koguses infot. Sellisel juhul on andmearhiivi loomine palju mõttekam. Fotod ja muud dokumendid tuleks lisada kirjale eraldi failina. Ärge kunagi laadige kirja tarbetu teabega üle.

Seega eeldab ärikirjavahetuse eetika mõistlike normide ja reeglite ranget järgimist, mida kõik peaksid teadma enesekindel kasutaja personaalarvuti.

Perekonnale ja sõpradele kirjade kirjutamine erineb oluliselt ärimaailmas kirjadest. Hästi koostatud kiri võimaldab vestluskaaslasel kujundada õige ettekujutuse seda saatva ettevõtte mainest ja kuvandist ning mõjutab suuresti ka edasise koostöö soovi.

E-posti kasutamine

Interneti-tehnoloogiate areng on oluliselt lihtsustanud tööd klientide ja ettevõtete vastaspooltega - äripartnerid, tarnijad, hulgimüügikliendid.

Nüüd on igal ettevõttel elektrooniline postkast, mis võimaldab peaaegu koheselt saata ärilisi ettepanekuid, aruandeid partneritele ja kõrgematele asutustele, avaldusi ja lepinguid.

E-posti eelised hõlmavad järgmist:

• kiire sõnumite kohaletoimetamine, mis kiirendab oluliselt tehingute ja tehingute protsessi;
• odav. Võrreldes tavaposti või kulleriga kohaletoimetamisega maksab e-kiri palju vähem. Saatmisel saate kasutada teenuseid, mis võivad olla täiesti tasuta ja võimaldavad teil saata tuhandeid kirju päevas;
• juhtimistasemete vähendamine ettevõttes - iga ettevõtte töötaja võib ideede ettepanekuga otse juhiga ühendust võtta. E-post stimuleerib seega innovatsiooni ja võimaldab organisatsioonidel kiiremini kasvada. Aga sisse sel juhul on vaja tagada, et e-post ei muutuks omamoodi "kaebuste raamatuks", kui töötajad kirjutavad ettevõtte juhile mis tahes põhjusel kirju, häirides teda tõeliselt oluliste küsimustega;
• võime edastada suuri andmemahtusid. Kõikidel meiliteenustel on pilveteenused, mis toetavad suurte andmemahtude salvestamist ja kasutamist, mis on lihtsalt ja sujuvalt ühelt meiliaadressilt teisele ülekantavad;
• turvaline andmeedastus ja teabe varundamise võimalus. Faksid või tavapost on haavatavamad;
• kiirema reageerimise võimalus klientide vajadustele – e-post võimaldab kiiresti vastata tarbijate kaebustele või ettepanekutele.

Sellel suhtlusviisil on aga ka omad miinused. Eelkõige võib selle põhjuseks olla kirju väljasaatvate spetsialistide ebakompetentsus ning sellest tulenevalt ettevõtte ja klientide vahelise kooskõlastuse rikkumine. Ärisuhtluseetika põhialuste tundmine on põhinõue neile isikutele, kes vastutavad organisatsioonis postitamise eest.

Ametliku e-kirjavahetuse reeglid ja etikett

Suhtlemine sõprade ja tuttavatega meili teel erineb suuresti ärikirjadest, kus släng, eesnimekasutus ja lühendite kasutamine on lubamatud (välja arvatud juhul, kui need on üldtunnustatud ja laialt levinud lühendid). Sellest, kui asjatundlikult ja professionaalselt kiri on kirjutatud, sõltub ettevõtte maine, klientide lojaalsus sellele ja üldine kuvand turul, kus ettevõte tegutseb.

Mõelgem põhireeglitele, mis võimaldavad teil luua kvaliteetseid ja asjakohaseid Ärieetika tähed:

• Peaksite alati märkima kirja teema, mis vastaks selle põhisisule. Näiteks kui see on kutse partnerite banketile, peaks kirja teemareal olema "Kutse juhile" (või märkima tema nimi ja isanimi). Oluline on mõista, et organisatsioonid saavad suure hulga kirju ja kui märgid kirja teemareale, kellele see mõeldud on, on organisatsiooni sekretäril lihtsam seda üle kanda;
• Kirjale vastamisel tuleb kindlasti salvestada varasema kirjavahetuse ajalugu – nii saab adressaat vajadusel uuesti lugeda ka need kirjad, mis varem saadeti. Kuna ärikeskkonnas tuleb ja läheb päris palju kirju, siis on raske kogu partneritelt saadavat infot silmas pidada, mistõttu selline kirjale vastamine võimaldab värskendada mälu arutatu kohta;
• "Teie" poole pöördumine on ärilise kirjavahetuse peamine reegel, nagu ka asjaolu, et iga kiri peaks algama tervitusega ja lõppema fraasiga "Austusega, täisnimi, ametikoht";
• vastus peaks olema võimalikult kiire, kuna see mõjutab otseselt ettevõtte mainet. Ärimaailmas on tavaks vastata kirjadele mõne tunni jooksul ning vastamisega mitte üle ühe päeva viivitada.

Kuidas pidada klientidega ärilist e-kirjavahetust

Ärikirjavahetus on terve kunst, mida õpitakse aastatega ja ainult koostööpartneritega suhtlemise kogemusega kujuneb välja teatav sõnumite kirjutamise stiil.

Eraldi tuleks märkida kirjade sisu: see ei tohiks väljuda sõnumi ulatusest ja peaks olema lühike. Pole vaja pikka aega põhiküsimuse juurde juhtida, parem on kohe tuvastada probleem, mis põhjustab kirja kirjutamise vajaduse.

Kliendid peaksid ettevõttes toimuvaga kursis olema, kuid ei tasu kuritarvitada oma aega ja saata sagedasi kirju – see võib kergesti langeda rämpsposti kategooriasse ja tekitada klientides umbusaldust. Regulaarseid postitusi saab läbi viia järgmistel põhjustel: meeldetuletused ettevõtte kohta, selle tutvustused ja eripakkumised, uute toodete turuletoomine, organisatsiooni koordinaatide (asukoht, telefon, post) muutmine.

Eetika e-kirjade saatmisel partneritele

• liigne hüüu- või küsimärkide kasutamine;
• ülekasutamine erinevad värvid ja fonte, samuti suurtähti;
• sisestage tähtedesse emotikone või muid naljakaid pilte.

Täht peab olema kirjaoskaja nii õigekirja kui ka kirjavahemärkide seisukohast.

Näited ärikirjavahetusest meili teel

Allpool on näited hästi kirjutatud kirjadest, mis on saadetud meili teel:

• Tere, Ivan Ivanovitš. Vastuseks teie soovile saadame teile manusena oma kommertspakkumise. Küsimuste korral võite pöörduda tootejuhi poole: 500-50-50 (Peeter);
• Tere pärastlõunast, Pjotr ​​Petrovitš. Ettevõttel Ivanov ja Partnerid on hea meel teatada, et asume nüüd päris linna keskel - uues kaasaegses kontoris, mis asub aadressil Sidorova tänav, maja 5, kontor 100. Lugupidamisega ettevõtte juht Ivanov I.I.

Koguge Expocentre'i näitustel äriinimeste kontakte ja aadresse

Üks neist tõhusad meetodid tulevaste äripartnerite kontaktide ja aadresside kogumine on Expocentre'i messiväljakul toimuvate näituste külastamine. Enne selle töö tegemist peate varuma suur summa oma visiitkaardid et ärimeestega kohtudes saaks neid vahetada. Oluline on mitte ainult visiitkaartide vastu andmine ja vastuvõtmine, vaid ka oma küsimustiku väljatöötamine, mille järgi oleks parem koostada üldine idee näitusel osaleja esindatava ettevõtte või ettevõtte kohta. Küsimustik peab sisaldama kontaktandmeid, teavet ettevõtte profiili kohta, võtmepunktid tarvikute ja ostude jaoks ning kajastavad ettevõtte esindaja rolli organisatsioonis.

Osalejate nimekirja ja ekspositsiooni paigutusega saab tutvuda näituse kodulehel. Parem on koguda kontakte mitte ainult osalejatelt, vaid ka näituse külastajatelt, sest Peaaegu kõik külastajad on ürituse teemaga ühel või teisel moel seotud.

Edu iga organisatsiooni, äriettevõtte või ettevõtte tegevuses on lahutamatult seotud käitumiskultuuri ja etiketiga. Kõik juhi ja töötajate tegevused peavad kindlasti arvestama heade kommete reeglitega ja olema olukorrale vastavad.

Üks etiketi olulisemaid osi on ärikirjavahetus.

Hinnanguliselt kulub ligi 50% tööajast paberite ja postiga tegelemisele. Kuid see on vajalik, kuna asjatundlik ärikirjavahetus võib oluliselt suurendada ettevõtte käivet ja kiirendada suhtlust erinevaid teenuseid ja osakonnad.

Muidugi on siin teatud mustrid ja me räägime neist kindlasti selles artiklis. Ärikirjavahetuse reeglid on juba ammu standardiseeritud. Olemasolev GOST R.6.30-2003 aitab teil teksti lehele õigesti paigutada, ütleb teile, milliseid taane, veerisid ja fonte teha. Ärikirjavahetust iseloomustab kõnemustrite ühtsus ja kordumine.

Iga kiri on aga individuaalne. Sellele jätab suure jälje saatja isik, tema positsioon, olukord ja saaja. Mingil määral on ärikirjavahetus loovuse ja raske töö kombinatsioon.

Ärikirjavahetuse liigid

Dokumendiringlus toimub paberkandjal ja e-posti teel.

Kogu ettevõttes toimuva kirjavahetuse võib jagada järgmistesse rühmadesse:

Ametlik/mitteametlik kirjavahetus;

Sisemine ja välimine.

Ametlik kirjavahetus sisaldab äriettepanekuid, tänukirju ja garantiisid, kaubanduslepingud, tellimused ettevõttele, töökohustused, nõudmised, nõudmised, nõuded.

Mitteametlik kirjavahetus sisaldab erinevaid õnnitlusi äripartneritelt, klientidelt ja töötajatelt; kaastunne, vabandused, kutsed ja tänud.

Sisedokumendid liiguvad ainult ühe ettevõtte osakondade vahel, välisdokumendid aga väljuvad selle piiridest.

Ärikirjavahetuse reeglid: sisemine sisu

Peamine nõue on kirja lühidus ja selgus. Ärge venitage teksti mitme lehekülje peale. Parim variant on mahtuda ühte.

Ärikirjavahetuse reeglid hõlmavad keerukate, ebaselgete, võõrkeelsete ja väga spetsiifiliste sõnade ja väljendite väljajätmist tekstist. Kõik laused peaksid olema lühikesed, autori põhimõtetega ja ilma veeta.

Väldi oma kirjas topelttõlgendusi, vastasel juhul on vaidluste tekkimisel keerulisem oma seisukohta kaitsta ja tõestada, mida sa teatud fraasiga mõtlesid.

Ärikirjade kirjutamise reeglid kohustavad kirjutajat kutsuma adressaati nime ja isanime järgi, millele eelneb pealkiri “Kallis...”. Ja kasutage kindlasti sõna "sina", isegi kui teil on kirja saajaga head sõbralikud suhted.

Sissejuhatuses märgitakse lisaks perekonna- ja eesnime märkimisele ka sõnumi peamine eesmärk. Ärikirjavahetuse näited teavad sellisteks puhkudeks piisavalt malle ja klišeesid: “Seoses eelmise kirjaga...”, “Tuletame meelde...”, “Andke teada...” jt.

Pehmenda saajale ebasoodne vastus (pakkumisest keeldumine, koostööst keeldumine) lausetega: “Kahjuks ei saa me pakutud tingimusi ära kasutada...” vms.

Väline paberdokumentatsioon

Iga ärikiri tuleb sisse kirjutada kirjaplank koos ettevõtte andmete ja kõigi kontaktandmetega.

Kindlasti märkige täpne kuupäev dokument.

Lehe paremas ülanurgas on adressaadi initsiaalid ja saaja ettevõtte aadress.

Jagage tekst sisukateks lõikudeks, et lugejal oleks seda lihtsam mõista ja tajuda. Mitte rohkem kui 4-5 rida.

Kõigi sõnade kirjutamine suurtähtedega on halb vorm.

Kirjale võib lisada dokumendid. Sel juhul on need loetletud eraldi real lehe alumises vasakus osas. Kõrval ärietikett Vastus kirjale peab olema laekunud 10 päeva jooksul. Kui probleemi lahendamiseks kulub rohkem aega, peab adressaat sellest teatama.

Pärast kirjutamist peaksite kindlasti uuesti hoolikalt kontrollima tekstis vigu nii õigekirja- kui ka grammatikavigade suhtes. Kui teil on aega, peaksite selle kirja kõrvale panema ja selle juurde hiljem uuesti tagasi pöörduma. Reeglina avastatakse ebatäpsusi, mida alguses ei märgatud. See nõuanne on kliendi kaebusele vastamisel kõige olulisem. Kirjaoskamatult kirjutatud kirjaga ei tohiks inimest veelgi enam ärritada.

Kui dokument on paar korda kirjutatud ja kontrollitud, printige see A4 paberile. See suurus on standardsuurus, mida kasutatakse igasuguse kirjavahetuse jaoks, isegi kui tekst võtab enda alla ainult pool lehte.

Enne printimist testige printeris olevat tinti, et vältida udune või lohakas väljastus.

Mõnel juhul saate dokumendile lisada visiitkaardi ja lisada prinditud lehe läbipaistvasse faili.

Heaks vormiks peetakse ka ettevõtte logoga kaubamärgiga ümbrikut.

Ärikirjavahetuse reeglid mitteametlikus keskkonnas on sageli emotsionaalsemad kui siseruumides äripaberid, ja vähem tembeldatud. Lühendid ja värviliste omadussõnade kasutamine on siinkohal kohane, näiteks õnnitluste puhul: hämmastav, vastutulelik, lahke.

Ärimeilid

Asjaolu, et te ei saada kirjavahetust postivõrgu kaudu ümbrikus, ei tohiks olla lõõgastav. Nendel juhtudel kehtivad ka ärikirjavahetuse reeglid.

Pädevad ja korrektsed elektroonilised ärisõnumid loovad positiivse kuvandi nii ettevõttest kui konkreetne isik. Maine äris on palju väärt!

E-posti teel kirjavahetuse põhireeglid

Kasutage oma tööaadressi ainult ettenähtud otstarbel.

Pöörake tähelepanu postkasti nimele. Ärge kasutage töötades valesid nimesid, nagu "beebi", "supermees", isegi kui need on märgitud ingliskeelses transkriptsioonis.

Täitke alati veerg "teema", vastasel juhul võib teie kiri sattuda rämpsposti. Kirjeldused nagu "plaan", "nimekiri", "äriline ettepanek", "aruanne" ei sobi. Teie adressaadi postkastis võib olla üsna palju sarnaseid kirju. Olge oma sõnumi sisu osas võimalikult täpne. Ärge kasutage rohkem kui viis sõna. Kirjutage oma teema suurtähtedega. Punkti lõppu pole vaja panna.

Kui vastate varem saadud meilile, eemaldage kindlasti teemarealt "Re".

Suhtlemisstiil

Hoidke kiri asjalikus vormis. Eemaldage ähvardav, paluv, käskiv toon.

Elektroonilise ärikirjavahetuse reeglid ei luba emotikone kasutada, suur kogus küsi- või hüüumärgid tekstis.

Ole viisakas. Kohustuslik tervitus alguses ja hüvastijätt vestluskaaslasega lõpus on hea vorm. Näiteks “Austusega...” või nii: “Lugupidamisega...”.

Äri e-kirjavahetus ja tema" kuldne reegel": ärge segage mitut ühte sõnumisse erinevaid teemasid. Parem on saata rida kirju.

E-kiri peaks olema poole pikem kui paberkiri.

Töö manustega

Kui edastatavat infot on liiga palju, ärge pange seda kõike kirja sisusse, vaid lisage see eraldi dokumentidena manustena.

Saaja mugavuse huvides nimetage koostatud dokumendid ümber talle arusaadavateks nimedeks. See näitab teie huvi ja võidab teid. Mõelge, mitu töökausta adressaadi arvutis on ja kuidas ta nende hulgast teie kirja otsib.

Kindlasti teavita adressaati saadetavatest failidest, et ta neid juhuslikuks viiruseks ei peaks. Arhiivige suuri dokumente.

Liiga suuri (üle 200 kbaiti) manuseid on kõige parem saata muul viisil, näiteks ftp-serveri kaudu.

Mõned meiliserverid ei luba sellistel vormingutel nagu COM, EXE, CMD, PIF ja mitmed teised neid läbida ega blokeerida.

Kui teie kirja saajaid oli mitu, võtke aega, et kustutada iga kord kõik massiedastuse tõendid. Adressaat ei vaja sellist lisateavet üldse. Käsk "bcc" aitab teid.

E-posti teel tööalase kirjavahetuse reeglid nõuavad teise poole teavitamist kirjavahetuse kättesaamisest. Kui sees Sel hetkel pole võimalust vastata, teavitage sellest oma vestluspartnerit. Täiendavate küsimuste ja menetluste vältimiseks salvestage oma kirjavahetusajalugu.

Kui vastus on oluline ja kiireloomuline, on lubatud adressaati täiendavalt teavitada telefoni, Skype’i või ICQ teel. Kui isegi pärast seda ei õnnestunud teil positiivset tulemust saavutada, tuletage endale uuesti meelde.

Pole harvad juhud, kui dokumendi nõudmisel saate vastuseks tühja kirja koos lisatud failiga. See on vastuvõetamatu. Ärikirjavahetuse näited nõuavad, et asjakohane teave oleks dokumendi sisusse paigutatud. Näiteks see: "Saadan teie päringu jaoks vajalikud andmed."

Ärge unustage märkida kirja lõppu koordinaate: kõik kättesaadavad meetodidühendused, ametikoht, ettevõtte veebisait, lingid sotsiaalvõrgustikele.

Organisatsiooni kontaktide kirjutamisel esitage võimalikult palju teavet - telefoninumber suunakoodiga, aadress koos sihtnumbriga. Lõppude lõpuks ei toimu teie suhtlus ainult teie piirkonna elanikega. Kui teil on kogu teave, on teiega lihtsam ühendust võtta.

JA viimane reegel: kes kirjavahetust alustas, peab elektroonilise dialoogi lõpetama.

Järeldus

Ärikirjavahetus on delikaatne asi. Mõnikord piisab moodustamiseks ühest pilgust kindel arvamus inimesest ja organisatsioonist, mida ta esindab. Ärikirjanduse reeglite tundmine võib teie karjääri oluliselt aidata.