Kuidas ärikirjavahetust õigesti pidada: etiketinõuded. Meili kirjavahetuse eeskirjad

Inimene, kes üritab ärisuhtes korralik välja näha, järgib alati e-kirjade kirjavahetuse reegleid. Ta mäletab, et meil ei tohi lasta rikkuda adressaati, tema esindatava ettevõtte mainet ja ettevõtte mainet.

Oskus asjatundlikult ja lühidalt e-kirjavahetust pidada on eduka juhi kuvandi oluline element. See asjaolu annab tunnistust tema üldisest kultuurilisest tasemest ja professionaalsusest. Selle põhjal, kuidas inimene suudab oma mõtteid sõnastada ja kujundada, saab aru, kuidas ta suhestub enda ja ümbritsevaga. Hooletult kirjutatud e-kiri rikub kergesti teie mulje ja õõnestab teie ettevõtte mainet.

Ärimeili reeglid

Kasutage oma tööaadressi ainult ärilistel eesmärkidel. Kui saadad kirja ettevõtte serverist, siis see salvestatakse sinna nii väljamineva kui ka sissetuleva kirjana. Teie tööandja saab neid kirju alati vaadata ja mõista, mida te tegelikult teete. Kontoris olles kasutage e-posti ainult ärikirjavahetuseks.

Saate aru, kellele te sõnumi saadate ja kellele selles esitatud teave võib olla kasulik.

Kellele sa oma kirja adresseerid? Partner? Kliendile? Kolleeg? Kas pähe? Alluv? Väljale "saadaval" tuleb märkida adressaat, huvilised - "koopia". Lisakoopiaid ei tohiks kunagi saata, eriti juhile. Kui kiri puudutab kolmandaid isikuid, siis tavaliselt sisestatakse need ka "koopia" väljale.

Määrake enda jaoks sõnumi eesmärk. Mida soovite kirja saatmisega saavutada? Mida peaks adressaat seda lugedes tegema? Millist reaktsiooni sa ootad? Adressaat peaks kohe aru saama, mida sa temalt täpselt tahad. Millise inimese kirja peaksite kirjutama?

See sõltub konkreetsest juhtumist:

• kui soovid näidata oma individuaalset vaadet sündmustele – algusest (mina, meie);
• kui teie sõnum sisaldab päringut või juhist - teiselt (teie, teie);
• kui saadate kirja välisvaatlejana, soovite teavitada adressaati teatud sündmustest või saavutatud faktidest - kolmandalt isikult (tema, tema, nemad).

Täitke alati teemaväli. Enamik inimesi, kes saavad meile, vaatavad esmalt teemavälja. Selles sisalduva teabe põhjal tehakse otsus, kas lugeda kiri või mitte. Kui on mõni ebamugav fraas, mis ei kanna mingit infot või väli on üldse tühi, siis suure tõenäosusega inimene kirja üldse ei avagi. Öelge teema lühidalt, konkreetselt, informatiivselt.
Jälgige sisu: tervitus ja aadress, põhitekst, kokkuvõte, allkiri ja kontaktid. Peate järgima elektroonilise ärisuhtluse etiketti.

Te ei tohiks traditsioonilise sisu teatud osi vahele jätta, koostage kiri õigesti, see annab tunnistust teie professionaalsusest.

Pöördudes ja tervitades avaldate adressaadile austust. Kui vähegi võimalik, kasutage iga kirja alguses isikupärastatud sõnumit ja tervitust. Vestluspartneri nimepidi pöördumine on samuti lugupidamise element. Kui soovite, et sõnum näeks välja juhuslik, lisage aadressi järele koma. Kui soovite märkida selle olulisust ja formaalsust - hüüumärk.

Järgige seda reeglit isegi kolleegidega, kellega sageli suhtlete.

Järgige lühiduse ja selguse põhimõtet. Ärikirjavahetus peaks sisaldama minimaalselt sõnu ja maksimaalselt kasulikku teavet. Olge konkreetne, lühike, järjekindel ja arusaadav. Moodustage lühikesed laused, nii on adressaadil lihtsam teavet tajuda. Ühes kirjas käsitlege üht teemat.

Parem on saata mitu kirja, kui teil on vaja rääkida erinevatel teemadel, see on palju parem kui üks pikk sõnum erinevate ideedega, mis pole üksteisega kuidagi seotud.

Ärge muutke mitteametlikke vestlusi ärikirjadeks. E-kirjades pole vaja emotsioone kasutada. Kui soovite oma sõnumis mõnda punkti emotsionaalselt rõhutada, proovige peita emotsionaalne ülemtoon rahuliku, korrektse, neutraalse esitlustooni taha. Seda saab saavutada mitte keele, vaid sisuga.
Säilitage selge kirjakeha kujundus.

Tavaliselt jaguneb kiri kolmeks osaks:

• Kirjutamise põhjus (põhjus, põhjus). Hoidke see osa võimalikult lühike.
• Olemuse järjekindel avalikustamine.
• Otsused, ettepanekud, järeldused, taotlused.

Sõnum peaks olema hea välimuse ja tunnetusega. Tehke tekstis 5-6-realised lõigud. Soovitame lõigud eraldada tühja reaga. Kasutage ühte fonti ja värvi. Kui see pole vajalik, ärge kasutage lühendeid, emotikone, kursiivelemente, hüüumärke.

Kirjutage õigesti. Kirjaoskamatu kiri räägib autori vähesest haritusest. Kirjavead ja vead võivad teie ettevõtte mainet kahjustada. Enne saatmist on soovitatav see hoolikalt läbi lugeda. Paljudel tekstiredaktoritel ja meiliprogrammidel on kirjavahemärkide ja õigekirja kontrollimise funktsioon, vigade leidmisel pakuvad parandusvõimalusi. Kasutage e-kirjade kirjutamisel kindlasti neid funktsioone.

Mõelge, millised dokumendid peate kirjale lisama. Te ei pea teksti endasse lisama üksikasjalikke andmeid, parem on saata need eraldi failis. Teemasse märkige, et fail oli lisatud, mis vormingus see on ja mis selles on (lühidalt), vastasel juhul võib adressaat seda ekslikult viiruseks pidada. Enne faili saatmist kontrollige seda viirusetõrjeprogrammiga.

Jätke oma kontaktid ja allkiri. See on teie maine jaoks ainult pluss, see peegeldab teie professionaalsust. Ärge tehke pikka allkirja, maksimaalselt viis kuni kuus rida. See peaks sisaldama ettevõtte nime, teie täisnime, ametikohta. Reeglina on märgitud ka veebilehe aadress, telefoninumber ja meiliaadress.

Ärikirjavahetuses ei tohiks järelsõna asjatult kasutada. Selle olemasolu viitab sellele, et sa pole kirja sisu piisavalt läbi mõelnud.

Kasutage lugemiskviitungeid ainult äärmisel vajadusel. Reeglina on seda vaja ainult väliste adressaatidega suhtlemisel ja siis, kui vastus on väga oluline.

Kasutage ka märkeruutu "suur tähtsus" ainult vajaduse korral. Kui kirjas on tõesti olulist teavet, mida tuleb kiiresti kaaluda, märkige see ruut. Tänu sellele paistab kiri "postkastis" silma. Kuid ärge kuritarvitage seda funktsiooni, see võib tunduda tüütu ja tüütu.

Enne saatmist lugege kindlasti e-kiri. Kontrollige, kas kõik on selge, konkreetne, lühike, kas on midagi üleliigset ja sobimatut, grammatilisi vigu. Kas sisestasite õiged sihtkoha andmed? Kontrolli esitluse loogikat ja järjepidevust.

Vastake saadud meilidele õigeaegselt. Anna teada, et oled kirja läbi lugenud, nii näitad üles austust, näitad head tooni. Kui te ei saa konkreetsel hetkel saadud kirjale vastata, teavitage sellest autorit, lubage vastata esimesel võimalusel. Vastake järjestikku teile esitatud küsimustele. Pole vaja alustada vastamist nagu uut sõnumit.

Kui te kahe päeva jooksul ei vasta, arvab adressaat, et te ei pööranud tema kirjale tähelepanu või läks see kaduma.

Tavaliselt peaks elektroonilise dialoogi lõpetama isik, kes selle algatas. Kuigi seda reeglit ei pruugi mõnikord järgida, lähtudes konkreetse kirjavahetuse spetsiifikast.
Pidage meeles kõiki nimetatud e-kirjade kirjavahetuse reegleid. Jälgige neid alati, olge tähelepanelik ja kaalutletud.

Nii saad näidata end professionaalse, kaasaegse ja kompetentse juhina, kellega on meeldiv ja mugav koostööd teha.

Viimastel aastakümnetel on e-posti teel toimuv ärikirjavahetus saavutanud tohutu populaarsuse ja sellest on saanud üks peamisi ärisuhtlusviise. Tänapäeval on raske leida sellist inimest, kes ei kasutaks inimestevahelise suhtluse praktikas e-posti. Sellele vaatamata esitavad paljud tänapäeval küsimuse: kas kõiki reegleid järgitakse? Kuidas luua pädeva kirja abil saatjast hea mulje?

Selles artiklis kirjeldatakse e-posti teel toimuva ärikirjavahetuse reegleid ning artiklis toodud praktilised näpunäited aitavad teil õppida õiget ärisuhtlust meilide koostamisel.

Paljud inimesed alustavad oma päeva sellega, et kontrollivad oma postkasti uusi sõnumeid. Kuid kahjuks, hoolimata selle teabevahetusmeetodi levimusest, ei tea paljud, kuidas ärikirjavahetuse keelt õigesti kasutada, pidades e-kirju mitteametlikuks suhtlusviisiks.

Tarnekiiruse tõttu lihtsustab see oluliste ametlike dokumentide, blankettide, väljavõtete vahetamist, kuid ka siin eksivad inimesed kirjade saatmisel. Tihti juhtub, et e-kirja koostamisel mis tahes failide vahetamisel ei koosta adressaadid mingil põhjusel kaasasolevaid visandeid ega sisesta teemat, mis võib adressaatide töö keeruliseks muuta. Selle artikli eesmärk on vastata küsimusele: kuidas saata e-kirja ja järgida kõiki kirjaliku e-kirja teel suhtlemise reegleid?

Meilide koostamisel tuleb täita kõik antud väljad

Tööposti reeglid kohustavad kirja saatjat täitma kõik e-kirjas toodud väljad, näiteks saaja aadress ja nimi ning kirja saatja. Tuleb kirjeldada teemat, mis kirjeldab lühidalt saadetava kirja olemust. Väga sageli sõltub õigesti kirjeldatud teemast saadetud kirja saatus ja selles välja toodud probleemi lahendamise kiirus. Ärimeil peaks algama tervitusega – see lihtne austusavaldus adressaadi vastu on kirjavahetuses väga oluline. Tervitamisele peaks järgnema tekst, mida nimetatakse "kirja sisuks", ja lõppu jäetakse allkiri, näiteks "Lugupidamisega, Brisov Petr Ivanovitš."

Tervitused ärikirjavahetuses

Sellele punktile tasub rohkem keskenduda, kuna lugupidamise žest on ärisuhtluse mis tahes aspektis väga oluline. Optimaalne tervituslause on "Tere pärastlõunal" või "Tere". Ärikirjade pidamine e-posti teel piirab saatja fraaside "Tere õhtust" või "Tere hommikust" kasutamist, kuna saaja võib kirja lugeda palju hiljem, kui see kätte sai. Samuti ei ole õige kasutada tervitustel levinud väljendeid.

Pärast tervitussõna või -fraasi peaksite adressaadiga ühendust võtma nime ja isanime järgi ning kui nimi on saatjale teadmata, võite selle hetke vahele jätta. Seejärel saate jätkata kirja eesmärgi määratlemisega.

Manustatud failid ärimeili kirjavahetuses

Kui kirja põhieesmärk ei ole ainult kirjalik jutustamine ja probleemi olemuse esitlemine, vaid ka faili saatmine, siis on parem esmalt manustada saadetav objekt. Sageli juhtub, et paljud saatjad unustavad tähelepanematuse tõttu pärast kirja sisus probleemi olemuse väljatoomist vajaliku manuse. Selline hooletus võib negatiivselt mõjutada ärikirja saatja ärilist mainet.

Meiliaadress peab olema äratuntav ja lühike

Ärimeili reeglid kohustavad saatjat omama äratuntavat meilinime, mis peab sisaldama tõest teavet saatja nime kohta. Ametlikud kirjad ja pöördumised tunduvad väga arusaamatud ja rumalad, kui meiliaadressis on märgitud mitteametlikud väljendid või sõnad, näiteks meiliaadress "limon_petya". Täiskasvanu jaoks tundub see väga ebaväärikas. Ärikirjavahetuse jaoks on kõige parem luua eraldi e-kiri ja järgida ärimeili etiketti.

Kiirvastuse (Response) funktsiooni kasutamine varem saabunud meilidele vastamiseks

Funktsioon Reply või Response (lühendatult Re :) aitab kasutajal kiiresti vastata saatjalt varem saadetud kirjadele. Sellel funktsioonil on ka universaalne võimalus lugeda eelnevat kirjavahetust vestluskaaslasega antud teemal. Aga e-posti teel toimuva ärikirjavahetuse eeskiri kohustab saatjat ärikirja teema ümber nimetama, kui kirjavahetuse käigus muudetakse arutelu olemust.

Enne ärikirja saatmist kontrollige õigekirja- ja kirjavahemärke

E-post lihtsustab teabevahetust, kuid ärikirjavahetuses ei tohiks unustada vene keele reegleid, kuna hooletult tehtud viga võib mõjutada saatja usaldusväärsust. Enne kirja saatmist tuleks tekst mitu korda üle vaadata ja hoolikalt üle vaadata, et selles poleks offograafilisi ja kirjavahemärke. Paljudel meiliklientidel on õigekirjakontrolli funktsioon, seega peaksite pöörama tähelepanu punase joonega allajoonitud sõnadele. Kui kahtlete õigekirjas, peaksite otsima abi Internetist või kontrollima õigekirja õigekirjasõnastiku abil.

Sihtväli tuleb täita viimasena

Lõpetamata või muutmata kirjade saatmise vältimiseks tuleks ärikirja saaja aadress sisestada viimasel hetkel enne saatmist. See reegel kuulub ka ärimeili kirjavahetuse põhitõdedesse. Juhtub, et adressaadivälja täitmisel võib e-kiri pakkuda nimekirja varem kasutatud adressaatidest, siin tuleks ka oma tähelepanu koondada, et mitte ekslikult saata koostatud ärikirja kolmandale isikule adressaadile.

Ärikirja struktureerimine

Teksti struktureerimise reeglid ei kehti mitte ainult paberkandjale, vaid ka e-posti teel toimuva ärikirjavahetuse reeglitele. Adressaadil ei ole alati mugav monitori ekraanilt suurtes kogustes tähtede teksti lugeda. Selle punkti lihtsustamiseks tuleks jagada tekst loogiliselt moodustatud väikesteks lõikudeks ja vältida ärikirjade teksti kirjutamisel keerulisi lauseid. Ärikirja ühe lause optimaalne pikkus ei tohiks olla pikem kui viisteist sõna.

Ärikirja olemus tuleks väljendada sisuliselt

Lisaks ärikirja täpsustatud teemale peaks adressaadile huvi pakkuma ka põhiteksti selgelt sõnastatud esimene ja teine ​​lause. Saatja ülesanne on kirja alguses välja tuua probleemi või küsimuse olemus, millega ta adressaadi poole pöördub. Esimene lause peaks näitama ärikirja saatmise eesmärki. Näidis: „Teatame, et 01.02.2017 lepingu nr 45“ Puistematerjalide tarne“ kohustuse tingimused on lõppemas. Lepingu pikendamiseks tuleb esitada korduv dokumentide pakett. Tänu seatud eesmärgile on saajal võimalus süveneda ärikirja põhiideesse. Kui kirja tekst on liiga suur, siis on parem kasutada objekti lisamise funktsiooni tekstidokumendi vormis manusena, kuid samaaegselt tekstiväljaga tuleks jätta kaasnev eskiis mis valgustab ärikirja. Näidis: „Saadame teile ülevaatamiseks Mak-Stroy LLC kirja elektroonilise koopia. Oma otsusest 02.01.2017 lepingu nr 45 "Puistematerjali tarne" pikendamise kohta palume teada anda enne kirjas märgitud tähtaega.

Igale ärimeilile tuleb vastata

Negatiivseid näiteid on ärikirjavahetusest, kui adressaat jätab ärikirja mingil põhjusel tähelepanuta. Mõnikord võib tõesti ette tulla juhtumeid, kus teatud olukordade tõttu ei saa vastust anda, näiteks võib probleemi lahendamise aeg võtta mitu päeva või on saaja mõtteis ega oska küsimusele kohe vastata. Sel juhul tuleks antud asja kohta anda lühike kommentaar, näiteks „Tere, Petr Ivanovitš. Sain teie kirja kätte, kuid täna on mul raske vastata, kuna pean konsulteerima kõrgema juhtkonnaga. Annan teie probleemist teada meie ettevõtte tegevjuhile ja annan ametliku vastuse nädala lõpuks. Lugupidamisega, müügiosakonna juhataja Belov Ivan Gennadievitš.

Tasub meeles pidada, et kui vastust ei antud kolme tööpäeva jooksul, siis võib ärikirja saaja vaikimise fakti hinnata kui ignoreerimist ja saatjaga suhtlemisest keeldumist.

Vastuskirjade koostamisel peaksite vastama kõigile esitatud küsimustele

Kui adressaadile saadetud kiri on olemuselt küsiv, siis tuleks kirja koostamisel vastata küsimustele selles järjekorras, mis on saabunud ärikirja tekstis. Kui küsimusi on küsitud, loodab saatja saada neile konkreetsed vastused. Kirja koostamisel ei tohiks vastuseid nummerdada, tuleb lihtsalt mõte järjekorras välja tuua. Kõigile esitatud küsimustele vastamiseks tuleb esmalt saabunud ärikiri mitu korda üle lugeda ja kui küsimusi on liiga palju, siis parem need eraldi välja kirjutada, et mitte kahe silma vahele jätta. Kui mõnele püstitatud küsimusele ei ole võimalik vastust anda, siis tasub märkida, et hetkel ei saa mingil põhjusel vastust anda.

Ärge liialdage lühendeid, emotikone ja suurtähti

Negatiivseid näiteid on ärikirjavahetusest, kui saatjad lahjendavad seda emotikonide kujul olevate mitteametlike märkide abil. Nende kasutamine on sotsiaalvõrgustikes suheldes populaarne, kuid ärikirjavahetuse reeglid ei tervita selliseid emotsioonide ilminguid, kuna saaja ei pruugi teada nende tegelikku tähendust ja pidada neid kirjavahemärkide kogumiks, millest ta aru ei saa.

Samuti peaksite keelduma teksti kirjutamisest suurtähtedega. Internetis nimetatakse suurte tähtedega kirjutatud sõnade kogumit "torkavateks fraasideks" ja sagedamini on sellistel fraasidel negatiivne varjund. Adressaat võib ärimeili lugedes suhtuda sellisesse fonti negatiivselt, mis mõjutab negatiivselt tähenduse tajumist. Kui ärikirjas on vaja rõhutada hetke olulisust, on parem kasutada sissejuhatavaid fraase, näiteks: "Pange tähele, et hiljemalt 10.02.2017 peate esitama lepingu pikendamiseks dokumentide paketi. " või "Pange tähele, et lepingu pikendamise dokumendid tuleb esitada hiljemalt 10.02.2017 ".

Tundlikku teavet e-posti teel edastada pole vaja

Isikliku või konfidentsiaalse teabe edastamiseks on parem e-postkastidest keelduda, kuna küberkurjategijad ähvardavad teabe pealtkuulamist oma palgasõduri eesmärkidel. Sellise teabe hulka võivad kuuluda: telefoninumbrid, pangakaartide paroolid, isiklikud pangakontod jne. Oluline on meeles pidada, et teave salvestatakse postiagendi serverisse ja häkkimise korral võidakse see varastada.

Kirja lõpus peab olema saatja allkiri

Nagu varem mainitud, peab iga saadetud kiri sisaldama kindlat allkirja. Sageli võtavad postkasti arendajad kasutusele allkirjaploki funktsiooni, millesse saate sisestada oma tiitli, nime ja kontakttelefoni numbri. Seejärel kuvatakse see plokk automaatselt iga tähe lõpus, mis lihtsustab tippimist. Oluline on allkiri korrektselt vormistada, et saajal oleks kirjale vastamisel võimalus saatjaga korrektselt ühendust võtta. Allkirja näide võib välja näha selline: "Parimate soovidega, Nikolai Aleksandrovitš Petrov, +79810000000".

Järeldusi tehes võib märkida, et selleks, et mõista, kuidas e-posti teel ärikirjavahetust pidada, ei pea te omandama täiendavaid ja keerulisi põhitõdesid. Tuleb vaid kinni pidada elementaarsetest etiketireeglitest ja järgida vene keele norme.

Ärikirjavahetus on ettevõtte ja äriinimese kuvandi lahutamatu osa. Kontakti loomine, kontaktide hoidmine, äriküsimuste kirjalik läbiarutamine on mõnikord eelistatav ja sageli lihtsalt vajalik, seetõttu peaks ärikirjavahetuses tekkiv kuvand täielikult vastama otsesuhtluses tekkivale välisele kuvandile. Samas on ärilises kirjavahetuses reeglite ja nõuete järgimine kohustuslik mitte ainult üldistes põhimõtetes, vaid ka pisiasjades ja detailides.

Ärikirjavahetuse põhimõtted ja etikett

Ärikirjavahetuse etikett üldiselt ei erine ärisuhtluse üldistest nõuetest. Siin on selle põhiprintsiibid:

• viisakus, austus,
• eesmärkide seadmise selgus,
• tulemusele orienteeritus ja kontakt,
• vastutustundlik suhtumine teiste inimeste aega ja kohustustesse,
• loogiline järjepidevus ja täpsus,
• faktiline konkreetsus,
• kirjaoskus,
• tooni neutraalsus, kõne tõsidus ja formaalsus,
• alluvuse ja traditsioonide järgimine.

Need nõuded ei ole originaalsed, kuid nende rakendamine tagab konstruktiivse suhtluse partnerite ja klientidega.

Kirjaplank ja keelevalemid

Kirja kirjaplank on ettevõtte nägu, seetõttu on selle kohustuslikud atribuudid kirjaoskus, detailide täpsus, väline täpsus ja kujunduse tagasihoidlik originaalsus.

Olenemata sellest, kas tegemist on kirjaplangi nurk- või pikisuunalise versiooniga, organisatsiooni täisnimi, posti-, tegelik ja ametlik aadress, telefon, faks, e-posti aadressid ja ametliku veebisaidi aadress peavad olema kergesti loetavad. Detailide loetelu ei ole rangelt reguleeritud, kuid andmete täielikkus tundub alati soodsam.

Viitamiseks: Soovitav on ka teave kirjavahetuse registreerimise kohta - kuupäev, number loendis, konkreetne esitaja, kes koostas dokumendi saatmiseks. Kui see on vastuskiri, siis on nõutav viide päringu kirjale.

Ärikirjas on võimalik ka žanri märkimine, mis lihtsustab kirjavahetuse kujundamist: infokiri, ettepanek, palve, avaldus, vabandus, kaastunne, tänu.

Kiri organisatsiooni ametlikul kirjaplangil

Kirja esimene osa on üleskutse, mille valem sisaldab adressaadi nime ja isanime või ametlikumat versiooni - sõna "meister":

• Kallis Fedor Fedorovitš!
• Lugupeetud härra Smirnov!
• Lugupeetud härra direktor!

Kirja põhiosa – informatiivne – sisaldab lühikest, arusaadavat ja kokkuvõtlikku sõnumit ning selgeid ülesandeid: anda infot, täpsustada infot, lahendada tarnetega seotud probleem jpm. Kui kiri sisaldab keeldumist, siis on õige alustada esimest poolt selge ja tõendusliku põhjendusega. Keelevalemid võivad olenevalt valitud toonist olla erinevad:

• Ettevõte palub seda küsimust kaaluda ...
• Presidenti ja juhatust palume teavitada ...
• Palun kaaluge võimalust...
• Palun vastake esimesel võimalusel...

Kirja viimane osa on tänu, vabandus, tagatised probleemi kiirele lahendamisele, lootus edasisele koostööle.

Ärikirjad nõuavad ametliku korralduse täitmist: kui kiri nõuab juhi allkirja, siis peab sellele alla kirjutama juhataja (äärmisel juhul tema asetäitja).

Netikett ja ärimeilid

E-kirjad, nagu ka paberkirjad, koosnevad mitmest olulisest elemendist, mis tuleb õigesti täita, sugugi mitte spekulatiivsete reeglite tõttu, vaid just seetõttu, et need elemendid võivad olla informatiivsed ning kasulikud ja praktilisest seisukohast väga mugavad. Õige kiri tagab õige ja kiire vastuse ning probleemi konstruktiivse lahenduse.

Võrdluseks: Ettevõtetel on sageli oma meiliserverid ja -programmid, samuti on välja töötatud korporatiivne e-kirjade kujundamise stiil ja kirjavahetuse sisereeglid, mis tavaliselt ei lähe vastuollu standardsetega, vaid täiendavad neid.

1. Adressaat: adressaadi reale on tavaks määrata üks aadress.

See ei näita mitte ainult lugupidavat suhtumist vestluspartnerisse, vaid ka päästab teda.e— mailrämpsposti, tarbetute kirjade ja uudishimulike pilkude eest.

1. Adressaadi kirja koopia täidetakse konkreetsel eesmärgil.

Saates kirja põhiadressaadile ja määrates lahtris "koopia" teise, teavitab adressaat teist vestluspartnerit toimuvast, kuid ei nõua temalt vastamist ja otsest osalemist kirjavahetuses.

1. Meili teema: konkreetsus ja kordumatus.

Teema ülim konkreetsus peaks aitama nii adressaadil kui ka adressaadil arutlusteemas orienteeruda ning eristada paljusid probleeme ja ülesandeid: mitte ainult "Aruanne Katjalt", vaid "2015. aasta mai aruanne. Kavand". Pange tähele: nimi on sel juhul kasutu, kuna adressaat on adressaadile juba e-postkasti nime järgi selge.

1. Meili sisu peaks sisaldama 3 põhielementi.

Esiteks tervitus (kui see on näiteks päeva esimene täht) ja pöördumine (igas kirjas). Teiseks probleemi avaldus: enda esitlus (kui kiri on esimene), lahendatavate ülesannete meeldetuletus, probleemi või selle lahenduse kirjeldus. Kolmandaks taotlus või motivatsioon tegutsemiseks.

1. Meilide lugemise hoiatuse funktsioon nõuab delikaatsust.

Seda tuleks kasutada juhul, kui kiri on tõesti oluline, kuid näiteks telefoni teel ei saa selle kättesaamise kohta küsida. See funktsioon paneb adressaadile tavaliselt ebamäärased, ebamääraselt sõnastatud psühholoogilised kohustused, mistõttu seda ei tohiks kuritarvitada. Õige ja mitte nii kategooriline variant on viisakas palve kirja lõpus teavitada lugemisest.

1. Allkiri nõuab kokkuvõtlikkust ja samal ajal suutlikkust.

Sõnastus võib sisaldada standardvalemit "Lugupidamisega" või piirduda perekonna- ja eesnimega. Allkiri, sealhulgas nimi, ametinimetus, organisatsiooni nimi ja kontaktandmed, ei tohi olla pikem kui 7 rida. Soovitav on lisaks postkastile märkida ka alternatiivsed kontaktandmed: telefoninumber,Skype, ICQ, teised populaarsed sõnumitoojad.

1. Manused: peamine on hoiatada ja faile õigesti nimetada.

Netikett nõuab kirjale lisatud failis teatamist dokumendi kohta: vormingu, mahu ja sisu kohta. Kinnitus ei tohiks olla suurem kui 3-5Mb... Selle pealkiri, nagu ka kirja teemarida, peaks olema võimalikult lühike, konkreetne ja kordumatu.

Tavaline e-kiri

Tähe reaktsiooniaeg netiketis erineb ajastväljas— rida... Kaks kuni kolm tundi on mugav ooteaeg kiireloomulisele kirjale vastuse saamiseks. Vastuseks kiireloomulistele või olulistele kirjadele piisab mõnikord selle hoiatamiseste— mailsaadud ja teave märgitud. Kui probleem nõuab pikka kaalumist, peab adressaat teavitama oma vestluspartnerit küsimusele vastamiseks kuluvast ajast.

Viide: üks päev on mugav aeg meilidele vastamiseks. Kui 3 päeva jooksul vastust ei saada, lubavad etiketireeglid saata teine ​​kiri või võtta adressaadiga ühendust alternatiivse suhtlusallika kaudu - telefoni,Skype, ICQ... 5-7 päeva pikkust vaikimist või vastusena korduvale soovile võib käsitleda soovimatusena ärikirjavahetust jätkata.

Äriinimese ja ettevõtte maine ei kujune mitte ainult äritegevuse efektiivsusest ja tulemuslikkusest, vaid ka äriläbirääkimiste mis tahes etapi detailidest ja nüanssidest. Ärikirjavahetuse põhimõtete järgimist nõutakse igalt ettevõtte esindajalt: alaealisest ametnikust suhtekorraldaja ja ettevõtte juhini.

Video: kuidas kirjutada ärikirju selgelt, selgelt ja arusaadavalt

Kokkupuutel

Tänapäevased ärikirjavahetuse vormid, mis on tänapäeval rahvusvahelises suhtluses aktsepteeritud, kujunesid välja umbes 150 aastat tagasi. Nende kodumaa on Inglismaa. Sealt saavad alguse kirjavahetuse etiketi põhireeglid. Välismaal pööratakse äri- ja isikliku kirjavahetuse vormilistele aspektidele rohkem tähelepanu kui meil. Ja seetõttu, et mitte rikkuda häid suhteid välismaa partneritega teadmatusest, tuleb rangelt järgida kirjavahetuse etiketti.

Tänapäeval, e-posti, telefaksi ja arvutite ajastul, toovad hästi kirjutatud isiklikud, soovitus-, õnnitlus- ja muud kirjad, mitmesugused postkaardid, telegrammid, traditsiooniliselt ja kaunilt vormistatud kutsed adressaadile rahulolu ja siiras kaastunne. kaotust üles.

Märkimisväärne osa ärikontaktidest üle maailma toimub kirjavahetuse teel. Seetõttu on väga oluline osata kirjutada ärikirju, mis pakuvad teile isiklikult ja teie organisatsiooni kõige kasulikumalt.

Põhimõtteliselt koostatakse kõik ametlikud kirjad ühtse rahvusvahelise standardi järgi. Selle kohaselt ei kirjutata kiri mitte konkreetse isiku, vaid kollektiivse - juriidilise - nimel. Selle esitusviisi määrab asjaolu, et kollektiivsed huvid on väljendatud ametlikus kirjas ja sellele kirjutab alla reeglina ametnik - ettevõtte, asutuse direktor, komisjoni esimees, korralduskomitee sekretär ( või lihtsalt korralduskomitee, mis pole päris tõsi).

Venemaal ei ole üldtunnustatud kättetoimetamiskirja standardit, kuid siiski on teatud reegleid, mida tuleb järgida.

Ettevõtted kasutavad ärikirjavahetuseks tavaliselt tüpograafilisi kirjaplanke. Isiklikud ärikirjad trükitakse tavalisele paberile.

Kirjutuspaber peab olema puhas, korralikult lõigatud.

Teenuskirjad koostatakse ainult ühe teema kohta, kusjuures teave peaks olema kõikehõlmav ja kiri võimalikult lühike.

Teenuskirjad ei tohiks sisaldada keerulisi lauseid, ei ole soovitatav kasutada keerulisi motivatsioonimeetodeid.

Teenuskirja maht ei tohi ületada poolteist lehekülge masinakirjas teksti. Juhtudel, kui on vaja esitada ulatuslikum informatsioon, tõendid, järeldused vms, siis tegelikult on ärikiri nende dokumentide saatekiri (need on kirja manusena). Kirja manuste maht ja nende arv ei ole piiratud.

Saadud meilidele peaksite vastama kohe, 10 päeva jooksul. Kui selle tähtaja jooksul ei ole võimalik üksikasjalikku vastust anda, tuleb vähemalt kirja kättesaamisest teavitada ja selgitada, miks vastamine viibis.

Kõiki ärikirjades osalejaid tuleks tehtust teavitada kirja kättesaamisel.

Soovituskirja andjat tuleb kirjalikult tänada. See kiri peaks teavitama või teavitama äritutvuse tulemustest.

Tähtis on kirjalikult tänada kirjalike õnnitluste ja heade soovide eest. Tänukirjad kingituste, osutatud teenuste ja kõige muu teie ettevõttega seonduva eest saab trükkida ettevõtte kirjaplangile. Kui te ei räägi ettevõtte nimel või selle ettevõtte liikmena, peaksite kirjutama ainult tavalisele paberile.

Allkirjastada ja saata tuleks vaid need kirjad, mis on hästi trükitud, kaunilt paberil paigutatud, laitmatult korralikud ja väliselt meeldivad – ehk siis kirju, mis jätavad kohe soodsa mulje. Kiri on peegel, mis peegeldab inimese välimust, maitset ja iseloomu.

Siin on mõned näpunäited atraktiivse ja hästi vormistatud ärikirja koostamiseks.

Ärikirjavahetuseks tuleks kasutada parema kvaliteediga paberit.

Ümbrik peaks paberi kvaliteedi ja kaalu poolest vastama kirjaplangile. Kõik, mis trükitakse kirjutusmasinal või tüpograafilisel meetodil ümbrikule, peab ühtima paberile trükituga.

Kirjatarbed peavad olema kvaliteetsed ja õilsa maitsega. Ärge kunagi kasutage igapäevaseks ärikirjavahetuseks kasutatavaid mittestandardseid ümbrikke ja paberit.

Kõik ärikirjad tuleb kirjutada masinakirjas vähemalt kahes eksemplaris. Koopia tuleks hoida kirjavahetuse kaustas.

Paremas ülanurgas kirja saatva organisatsiooni aadressi alla pannakse kirja saatmise kuupäev. Kuupäevi saab nüüd kirjutada erinevalt: 23. märts 1995 järgib traditsioonilist Briti stiili; on võimalik ka kirjutada: 23.03.1995; 23. märts 1995; 23. märts 1995. Nüüd on rahvusvahelises praktikas sageli kasutusel järgmine USA-st alguse saanud vorm: 6. veebruar 1995. Kasutada võib ka lühendeid: 8. okt. 1995, detsember 15, 1995.

Leiate kuupäeva ja numbrite tähise, kuid see sisaldab ohtu, sest;

Briti inglise keeles tähendab 4.3.95 3. kuu (märtsi) 4. päeva;

Kui Ameerika inglise keeles on kuu ja 4.3 märgitud esimesena. 95 tähendab 3. aprilli. Kuupäeva Ameerika versioon näeb välja selline: 3.4.95.

Kirja tekst peaks olema paberil kenasti ja õigesti paigutatud. Sõltumata sellest, kas kiri on lühike või pikk, tuleks tekst trükkida ühtlaselt ja sümmeetriliselt.

Laiad veerised muudavad kirjutamise hõlpsamini loetavaks ja atraktiivsemaks. Ärge kunagi trükkige lehe tagaküljele ette ärikirja.

Püüdke oma kirjas olevad laused ja lõigud jätta võimalikult lühikeseks. Iga uus mõte või idee peaks algama punase joonega ja väljendama seda mõtet võimalikult lihtsalt ja lühidalt. Kiri ei tohi sisaldada õigekirjavigu, kirjavigu, valesti või kohmakalt koostatud fraase. Grammatikavead, halb õigekiri, puuduvad kirjavahemärgid või nende väärkasutamine võivad teie pingutusi kahjustada.

Ärikirjade kirjutamisel tuleks kinni pidada reeglist, mille järgi kirjutatakse suure algustähega:

Pärisnimisõnad, samuti rahvuslikku ja osariiklikku kuuluvust tähistavad omadussõnad (vene, enqlish);

Sõnad, sh lühendid ettevõtete ja organisatsioonide nimedes;

Ametikoha sõnad (direktor, pealik, enqineer);

Lühendid, mis tähistavad linnade, vabariikide, tänavate, teede jne nimesid;

Kuude ja nädalapäevade täis- ja lühendatud nimetused;

Kaupade nimetused, kaubamärgid.

Kui see pole esimene kiri teie partnerile, peaksite seda alustama viisaka viitega viimasele kirjale, mille olete temalt saanud. See pole niivõrd austusavaldus, kuivõrd teade, et kiri on kätte saadud ja sellel põhineb edasine dialoog.

Kui kirjutatakse oma partnerile esimest korda kirja, tuleb alustuseks tutvustada oma ettevõtet, selle eesmärke ja eesmärke, mida see endale rahvusvahelises tegevuses seab. Veelgi parem, saatke oma partnerile brošüür üksikasjaliku teabega ettevõtte kohta. Reklaammaterjal ei tohiks aga olla mahukas. Selle materjali tekst peab olema teie partneri keeles või inglise keeles.

Kiri lõppeb tänusõnadega koostöö eest ja lootuse väljendamisega selle jätkumiseks. Ja igal juhul: "Lugupidamisega", "Lugupidamisega" jne.

Allkiri asetatakse lehe paremale küljele lõpliku viisakusvalemi alla. Allakirjutanu perekonnanimi kirjutatakse tema käsitsi kirjutatud allkirja alla.

Viimasel ajal kasutavad üha enam ärikontakte sidevahendina faksi, mis võib oluliselt aega säästa.

World Resources, Intercorporated (USA) peaesindaja M. Margelov jagab oma kogemusi Ameerika ärimeeste faksi kasutamisest 1.

Ameerika traditsioonides on tavaks, et faksimiseks on standardne kaanepakk.

Seda tehakse reeglina ettevõtte kirjaplangil. Vorm peaks välja nägema järgmine: selle ülaosas on ettevõtte logo (kaubamärk) ja allosas kogu rea pikkuses - ettevõtte kontorite ja osakondade aadressid, telefonid ja muud koordinaadid. Ettevõte. Embleemi alla on kirjutatud faksiimile. Siis näeb leht välja selline:

Esimene variant

Paqide arv koos kaanega_____________________________________________

Kui te ei saa kõiki lehti ________________________________________

palun helistage___________________________ või faksige____________________,

mis tähendab (vasakult paremale): sõnumi saatmise kuupäev (päev, kuu, aasta), sõnumi saatmise kellaaeg, kellele (saaja ees- ja perekonnanimi), adressaadi faksinumber, ettevõte, mida ta esindab, ja traditsiooniline valem "teate lehekülgede arv, sealhulgas esimene lehekülg "- siia pannakse kriips, mis täidetakse käsitsi alles pärast sõnumi täielikku vormistamist ja allkirjastamist ning" kui te pole seda teinud saanud kõik sõnumi lehed, palun helistage ... "(siis sisestate oma telefoninumbri) või faksige "(sisestage faksinumber, mida kasutate). Pärast seda kirjutage sõna Kommentaarid: (kommentaarid) ja seejärel tekst .

Teine variant

Kuupäevast_________________________

Meie faksi asukoht

Pakkide arv (kaasa arvatud kaaneleht) _______________________________

Saaja: ___________________________________________________________________

Ettevõte / osakond_____________________________________________

Messaqe: ______________________________________________________________,

mis tähendab: kellelt (nimi ja perekonnanimi), sõnumi edastamise kuupäev, asukoht (aadress), meie faks (teie faksinumber), sõnumi lehekülgede arv, sealhulgas esimene lehekülg (siin on kõik sama, mis esimeses variandis), kellele (nimi ja adressaadi perekonnanimi), ettevõttele (asutusele), seejärel teade ise.

Tekst trükitakse kirjutusmasinal või arvutil, allkirjastatakse käsitsi. Parem on nummerdada iga leht, alustades teisest, - kui teade esimesel korral läbi ei läinud, on lihtsam navigeerida ja peate seda kordama. Sõnumile ei pea pitsat panema, kui tegemist ei ole dokumendiga.

Kui saadate vastussõnumit, tänage esmalt adressaati – piisab ühest fraasist. Kui te eelmisele faksile ei vastanud, peaksite ootama, kuid mitte mingil juhul ärge korrake järjekindlalt järgmisel, nad ütlevad: "Ootan teie vastust."

Vahetasime partneritega fakse ja huvitasime neid. Nad tegid ettepaneku sõlmida teie esimene ühine dokument – ​​kavatsuste protokoll. See on vaid mõlema poole soovide kirjalik peegeldus, mitte siduv, seega pole vaja illusioone luua. Protokolli tekst peaks olema võimalikult lühike, selle lõpus peab olema lause: "See protokoll iseenesest ei saa olla õiguslikuks aluseks sellele allakirjutanute ärilistele kohustustele."

Protokoll tuleb vormistada ühe poole kirjaplangil, kas neljas eksemplaris - kaks kummaski keeles või kahes eksemplaris - kakskeelne, igal lehel on kaks paralleelset veergu kahes keeles, kuid sel juhul viimane allkirjaleht peate panema 2 korda - mõlema veeru alla.

Teksti all (enne allkirju) on märgitud selle protokolli kehtivusaeg - reeglina mitte rohkem kui aasta.

Nagu juba öeldud, siis juriidiliselt ei sunni keegi protokolli täitma, vaid seda nõuab ärimehe au, kes võib lepingu rikkumisel vägagi kannatada.

Ja kokkuvõtteks – vastake alati kirjadele või faksidele, isegi kui teil on esitatud küsimustele vastamine keeruline. Ärimaailmas peetakse seda, kes kirjavahetusele ei vasta, vastutustundetuks ja teda ei usaldata.

Äris pole kusagil ilma ärikirjavahetuseta. Pole vahet, kas kirjutad ettevõtte nimel või enda kui eraettevõtja nimel – ärikirjavahetus mängib alati olulist rolli. Õigemini, kuidas sa selle reegleid järgid. Teie potentsiaalsed äripartnerid või kliendid hindavad suuresti teid ja seda, kuidas te nendega suhtlete. Ärikiri on, võib öelda, ärimehe "nägu". Ja et seda "nägu" mitte kaotada, on oluline teada ärikirjavahetuse kuldreegleid.

Ettevõtte meilipoliitika

Kuna praegu kasutatakse e-posti palju sagedamini kui tavaliselt, otsustasime pöörata tähelepanu sellele, kuidas Internetis ärikirjavahetust õigesti pidada. Siin on teile mõned soovitused, mille järgimine ei lase teil vestluskaaslase ees nägu kaotada.

Postkasti nimi

Esimene asi, mis uue meili avamisel silma hakkab, on aadress, millelt see saadeti. Paljud inimesed alahindavad selle hetke tähtsust ja saadavad ärikirju oma isiklikult meilikontolt. See on normaalne, kui meiliaadress sisaldab ainult teie nime loetavas vormingus. Aga kui on erinevaid hüüdnimesid nagu "kissa1988" või "pupsik-26", siis ärikirja saatmine sellisest postkastist on lihtsalt vastuvõetamatu. Kujutage ette, millised emotsioonid valdavad inimest, kui ta saab "beebinukul" või "päikesega" äriettepaneku.

Samuti postiaadressid, mis algavad tähega [e-postiga kaitstud], [e-postiga kaitstud] jne. Selliseid aadresse lihtsalt ei võeta tõsiselt ja suure tõenäosusega kirja ei avatagi. Parim võimalus on pidada ärikirjavahetust oma postkastist. [e-postiga kaitstud] kus nimi on teie ees- ja perekonnanimi ning ettevõte on teie ettevõtte nimi.

Saajad

E-kirjavahetuses on võimalik saata kiri otsesele saajale ja panna teised adressaadid koopiasse. Eeldatakse, et kirja koopias olevad saajad ei peaks sellele vastama. Nad on nagu kutsutud vaatlejad. Seetõttu tehke eelnevalt enne kirja saatmist kindlaks, kellelt täpselt soovite kirjale vastust saada, ja korraldage adressaadid õigesti. Kui võimalik, ära aga pane mitut inimest kirja otseste saajate hulka. Võib juhtuda olukord, kus keegi neist ei vasta sulle, kui igaüks otsustab mõtteliselt selle vastutuse teisele adressaadile "nihutada".

Kui olete ise ärikirja koopias, siis nagu juba aru saite, ei oota saatja teie vastust. Aga kui on vaja täpselt Sulle vastata, siis saad seda teha, kuid viisakas on kirja alguses vabandada “segamise” pärast.

Kirjakujundus

Ametlik ja äriline stiil.Ärikirjavahetuses kasutatakse loomulikult ametlikku kirjutamisstiili. Seda stiili iseloomustab kirjeldavate omadussõnade, tarbetute täpsustuste ja detailide puudumine. Ainult konkreetsus, selgus ja loogika. Pärast ärikirja kirjutamist on kasulik see uuesti läbi lugeda ja eemaldada kõik fraasid, mis ei kanna erilist semantilist koormust ega muuda kirjutatu olemust. Alles siis, kui olete veendunud, et kõik sellised sõnad ja fraasid on eemaldatud, võime öelda, et seda ärikirja kirjutamise reeglit on järgitud.

Kirjaoskus.Öelda, et ärikiri tuleb kirjutada õigesti ja ilma vigadeta, on sama, mis ütleks "lumememm peaks olema lumest". Seda reeglit ei saa aga ignoreerida. Kirjaoskus on iga kirjutamise põhielement. Inimest, kes kirjutab valesti kirjutatud ärikirja, ei võeta tõenäoliselt keegi tõsiselt.

Kirja teema. See on vajalik kirjutada. Veelgi enam, proovige see kirjutada lühidalt, kuid lühidalt - nii, et adressaadile saab ühe pilguga kohe selgeks, millest kiri räägib. Teema ei tohiks kunagi koosneda ühest sõnast. "Teave", "Küsimus" jne. - Ärikirja valed teemaread. "Ettevõtte X müügiettepanek" on õige teema. Kui Sinu kirjas olev info on eriti oluline, siis saad selle märgistada spetsiaalse "olulisuse" lipuga, mis on saadaval pea kõikides meiliteenustes.

Font. Kirja tekst peaks olema ennekõike loetav. Seetõttu kasutage fonti Arial või Times New Roman, valige keskmine suurus (näiteks mail.ru meilis on optimaalne fondi suurus 3). Ärge katsetage fontide ega värvidega. Ärikirjavahetuses on see kohatu. Ärge kasutage Caps Locki, hüüumärke ja erinevaid erimärke (sh emotikone). Ainus lubatud on mõne fraasi esiletõstmine kaldkirjas või paksus kirjas. Kuid proovige seda kasutada ainult vajaduse korral.

Lugemise hõlbustamiseks ja ideede paremaks edastamiseks võite kasutada kirja tekstis alapealkirju. Kuid neid ei tohiks olla liiga palju - mitte rohkem kui 3-4.

Kirja üks lõik ei tohi olla pikem kui 4 tekstirida. Kui loeme väga pikki lõike, siis tekst sulandub ja põhipunkt võib kaduda.

Kõik loendid ja loendid tuleks koostada spetsiaalsete markerite abil.

Ettevõtte mall. On suurepärane, kui kujundate oma ettevõtte stiilis kaubamärgiga meilimalli. Ja te saadate kõik ärimeilid ainult selle malliga. See võimaldab teil teistest eristuda, kuid säilitada ärikirjas nõutud formaalsused. Siiski ei tasu "brändiga" üle pingutada – liigne loovus teeb kirjale ainult kahju. Siiski räägime ärisuhtlusest, mitte meelelahutusest. Ärge unustage ka seda, et adressaadid saavad teie kirju lugeda mitte ainult arvutis, vaid ka mobiilseadmetes. Seetõttu tuleks malli optimeerida erinevate ekraani eraldusvõimete jaoks.

Üks kiri peaks sisaldama ainult ühte teavet. Ja vastavalt sellele peaks saaja vihjama ainult ühele suunatud toimingule. Ebaõigeks loetakse mitme küsimuse, ettepaneku või soovi sisaldamist adressaadile ühes kirjas.

Kõik ärikirjad tuleks jagada järgmisteks osadeks:
- tutvustus;
- põhiosa;
- järeldus.

Sissejuhatuses kirjeldage lühidalt kirja eesmärki ja kirjutamise põhjuseid. Peamine osa on kirja olemus. Kokkuvõtteks peate tegema ülaltoodu kokkuvõtte - need võivad olla järeldused, taotlused, juhised, ettepanekud jne. Äärmiselt ebasoovitav on ärikirjavahetuses kasutada mis tahes "järelkirju". Kiri ei tohiks sisaldada aforisme, metafoore, vanasõnu jne.

Kui teil on vaja kirjas esitada graafiline pilt, siis ärge sisestage seda kirja enda teksti, vaid lisage see eraldi failina. Pilte võidakse erinevates seadmetes valesti kuvada või need võivad olla saaja meiliprogrammi liideses täielikult keelatud. Vajadusel märkige kirja põhiosas lihtsalt "teave on lisatud failis". Kui selliseid faile on mitu, kirjutage kindlasti nende nimed.

Kui kasutate sõnade jaoks akronüüme ja lühendeid, peate olema 100% kindel, et adressaat saab aru, mida te mõtlete. Üldiselt on parem mängida ohutult ja mitte selliseid asju kasutada.

Emotsioonide puudumine.Ärikirjad ei tohiks sisaldada emotsionaalset varjundit. Üldiselt. Isegi kui kirjutate kaebust ja soovite tõesti näidata oma nördimust või, vastupidi, tänate siiralt oma partnerit eduka tehingu eest. Ärikiri peaks olema vaoshoitud ja isegi mõnevõrra külmavereline. Iga inimene hindab oma individuaalsust, kuid ärikirjavahetus pole parim viis selle näitamiseks. Rõõmsameelse või kurva inimese, koristaja või tegevjuhi ametlik kiri peaks olema sama.

Ärialase sõnavara kasutamine. Ettepanekute linkimiseks ärikirjavahetuses kasutatakse järgmisi fikseeritud väljendeid:

1) sel põhjusel;
2) mille alusel;
3) (millegi) tõttu;
4) vastavalt;
5) lähtudes;
6) arvestamine;
7) kaalumine;
mis teenis.

Jne. Samuti on ärikirjades lubatud kasutada selles valdkonnas üldiselt aktsepteeritud lühendeid ja lühendeid, kus kiri on kirjutatud. Kui kahtlete, kas adressaat saab konkreetsest lühendist aru, on parem kirjutada fraas täielikult.

Tervitused. Palun ärge kunagi kasutage hakitud "Tere päeva" klišeed. Võib öelda, et see on halb vorm mitte ainult ärikirjavahetuses, vaid ka e-kirjades üldiselt. Parim tervitusvalik on "Tere, eesnimi / eesnimi isanimi". Muide, kirja saajale on hea nimepidi viidata ja seda mitte ainult tervituses, vaid ka tekstis edasi. Kui kirjutad kirja inimesele, kellega sa isiklikult ei ole tuttav, pead kindlasti kohe kirja alguses märkima, kust sa saaja aadressi said.

Kirja suurus.Ärikiri ei ole kunstiteos ega teie enda isiklikud mõtisklused sellel teemal. Kiri peaks olema võimalikult lühike, et selles oleks täielikku teavet. Optimaalne on, kui kirja tekst mahub ühte "ekraani". Pikkade kirjade lugemine on paljude jaoks tüütu ja tüütu.

Vastused kirjadele. Saabunud kirjale vastates klõpsake alati nuppu "Vasta", mitte nuppu "Kirjuta kiri". Esimese valiku korral tõmmatakse kogu kirjavahetuse ajalugu automaatselt teie vastusesse. See on õige, sest inimesele ei pruugi kohe meelde jääda, kes sa oled ja mida sa temast tahad, kui ta tausta ei näe. Eriti kui viimasest kirjast on möödas üle 5 päeva. Võid täiesti julgelt tsiteerida oma vestluskaaslast tema kirjale vastates. See annab talle võimaluse meenutada eelmises kirjas räägitut.

Vajadusel tänage teist inimest alati. Näiteks võite kirjutada "Vladimir, tänan teid kirja eest" või "Irina Alekseevna, tänan teid nii kiire vastuse eest." Sellised nüansid näitavad teie austust vestluskaaslase vastu ja pehmendavad elektroonilise suhtluse meeleolu.

Kui vestluskaaslane saatis teile kirja, milles ta väljendas oma rahulolematust või isegi ausalt öeldes ebaviisakas, proovige mitte vastata talle samamoodi, hoolimata sellest, kui väga see teile meeldiks. Olukorrad on erinevad, kuid reageeri alati viisakalt ja vaoshoitult.

Muidugi, mida varem meilile vastate, seda parem. Suurepärane, kui vastate mõne tunni jooksul. See periood on optimaalne. Aga oletame, et vastus tuleb mõne päeva jooksul. Psühholoogid ütlevad, et inimese jaoks on kõige mugavam aeg meilile vastust oodata 48 tundi ehk kaks päeva. Kui peate kauem ootama, võib seda juba tajuda lugupidamatuse või teadmatusena. Kui kirjas tõstatatud küsimus nõuab Teilt vastamiseks rohkem aega, siis kindlasti kirjutage, et olete kirja kätte saanud, sellega arvestanud ja vastake kindla aja jooksul. Nii ei tunne saatja vähemalt end ignoreerituna.

Kirja kokkuvõte. Kirja lõppu ei tohiks kirjutada fraase, mida võib tajuda manipuleerimiskatsena: “Loodan väga tulusale koostööle”, “Tänan juba ette vastuse eest” ja nii edasi. Parem on elektroonilises ärikirjavahetuses hüvasti jätta fraasidega "Lugupidamisega", "Minu siirad soovid" jms. Jah, sellised fraasid on stereotüüpsed, kuid ärisuhtluseks sobivad need kõige paremini. Kirjutage allkirja oma nimi, perekonnanimi, ametikoht ja ettevõtte nimi. Jäta ka kontaktid, millelt sinuga ühendust saada, v.a e-mail.

Kirja saatmise aeg. Loomulikult ei ole e-kirjad mõeldud kohe pärast kättesaamist lugemiseks. Ärimeilide eetika peab aga kohatuks meilide saatmist nädalavahetustel ja pühadel, samuti hilisõhtul või öösel. Proovige kinni pidada standardsest tööajast.

Ja loomulikult kontrolli enne nupule "saada" klõpsamist hoolikalt saaja nime ja tema meiliaadressi õigekirja ning lugege ka kogu kirja tekst uuesti läbi ja kontrollige, kas selles pole kirjavigu või valesid fraase.