Charles Darwin ütles kord: "Inimene, kes otsustab raisata kasvõi ühe tunni oma ajast, ei ole veel piisavalt küps, et mõista elu täit väärtust." Mõned inimesed, eriti ettevõtjad, on sarnase maailmavaatega. Nad püüavad igast minutist maksimumi võtta, lahendades olulisi probleeme ja liikudes oma eesmärkide poole.

Kuid mitte kõik ei tee seda. Mõned inimesed kardavad aega. Selle tulemusena nad viivitavad ja hakkavad ennast vihkama. Kui kuulute sellesse gruppi, kasutage allpool loetletud 12 ajahaldusnõuannet. Kui olete end neid järgima treeninud, muutute produktiivsemaks ega raiska enam aega.

1. Määratlege oma eesmärgid ja järgige neid

Sõnastage oma pikaajalised ja lühiajalised isiklikud ja ärieesmärgid. Peas peaks olema selge pilt ja arusaam sellest, mida sa tegelikult tahad.

Järgmisena tehke ainult neid tegevusi, mis on suunatud teie lühi- ja pikaajaliste eesmärkide saavutamisele. Hoidke oma aega nagu kull ja lõpetage selle raiskamine asjadele, millel pole tähtsust. Teie päev peaks sisaldama ainult neid tegevusi või ülesandeid, mis toovad tulu või aitavad arengut.

2. Looge ja kasutage loendeid

Ajajuhtimise meistriks saamiseks alustage loendite loomist ja kasutamist.

Asjade lihtsaks muutmiseks soovitan teil keskenduda nende nelja loendi loomisele.

• Päevakava. Looge iga-aastane kalendriraamistik, millest peate aasta läbi kinni. Igapäevane elu.
• Ülesannete nimekirjad. Pole vaja asju keeruliseks ajada. See on põhinimekiri asjadest, mida tuleb teha. Kaasake kolm või neli kõige olulisemat ja kiireloomulisemat ülesannet.
• Inimestega kontaktide loend. Need on inimesed, kellele peate meili saatma või helistama. Selle loendi tõhusamaks muutmiseks korraldage see prioriteetsuse järjekorras.
• Koosolekute nimekiri. See nimekiri sisaldab märkmeid ja meeldetuletusi selle kohta, mida tuleb meeskonnaga (kolleeg, sõber) koosolekutel arutada.

Saate seda loendit lisada või lühendada. Idee on selles, et teil peaks olema oma oma süsteem loendeid ja töötage nendega regulaarselt, et aega maksimaalselt ära kasutada.

3. Järgige 80/20 reeglit

Pareto seadus (Pareto põhimõte, 20/80 printsiip) on empiiriline reegel, mis on saanud nime majandusteadlase ja sotsioloogi Vilfredo Pareto järgi. üldine vaade on sõnastatud järgmiselt: "20% pingutustest annab 80% tulemustest ja ülejäänud 80% pingutustest annavad ainult 20% tulemustest."

Ajajuhtimise puhul on idee selles, et 80 protsenti teie tulemustest pärineb 20 protsendist teie tegudest.

Näiteks vaatate oma ülesannete nimekirja. Teil on 10 punkti, millest mõned tuleb läbi kriipsutada. Kasutades 80/20 reeglit, jätate kaks esimest üksust, sest neil toimingutel on suurim mõju.

Pareto põhimõte mitte ainult ei aita teil tähtsuse järjekorda seada kõige olulisemad asjad, vaid seda on ka uskumatult lihtne rakendada. Lihtsalt määrake kindlaks mõned eesmärgid ja tegevused, mis on teie arengu ja edu jaoks kõige olulisemad, ja keskenduge neile. Aja jooksul märkate, et enamiku üksuste loendist eemaldamisega suurendate samal ajal oma tootlikkust.

4. Söö konn

Mark Twain ütles kord, et kui sa sööd hommikul konna, on ülejäänud päev imeline, sest päeva halvim on möödas.

Mis on siis "konn"?

See on oluline ülesanne, mille lükkate edasi isegi siis, kui te midagi ei tee.

• Kui teil on probleemi lahendamiseks kaks olulist ülesannet, alustage suurimast, keerulisemast ja olulisemast.
• Harjutage oma põhiülesandega tegelema hommikul, kui teil on rohkem energiat ja teie tähelepanu pole veel tuhmunud.
• Töötage selle ülesande kallal, kuni see on lõpetatud.
• Alusta kõige olulisematest ülesannetest ja lõpeta need. Tänu sellele hakkab teie keha tootma endorfiine, mis aitavad moodustada "positiivset sõltuvust".

Jätkake selle tehnika harjutamist, kuni olete selle suurepäraselt omandanud.

5. Ütle lihtsalt ei

Mõnikord võtame endale tohutu töökoormuse lihtsalt sellepärast, et me ei tea, kuidas öelda "ei". Meile tundub, et kui keeldume, pole meid enam vaja, kliendid leiavad meist parema ja kolleegid ei suhtu meisse enam kaastundega.

Tõde on see, et kui tahad oma aega hallata, pead esimese asjana õppima ära ütlema. Võtke endale ainult need kohustused, mille jaoks teil on aega ja mis on teile tõeliselt olulised. Teie ausus ja avatus on piisav põhjus klientide, kolleegide, sõprade ja pere lugupidamiseks ja mõistmiseks.

6. Ära lase end segada

Katse. Jälgige päeva jooksul toimuvate tööpauside arvu. Mitu korda kolleegid või pereliikmed teid segavad? Kui sageli lõpetate omaette töötamise ja kontrollite oma telefoni või arvutit?

7. Pidage vähem koosolekuid

Mõttetud koosolekud võtavad meilt 31 tundi kuus.

Muidugi on mõnikord vaja lihtsalt koosolekul osaleda. Püüdke hoida nende arv minimaalsena. E-post ja vestlus võivad selles aidata. Nii saate kulutada rohkem aega olulisemate ülesannete täitmisele.

8. Kasutage ooteaega

Kui hakkate jälgima, kuidas oma aega nädala sees veedate, märkate, kui palju aega raisatakse. Teie igapäevane reis metroosse, järjekord poes jne. Selle aja maha kriipsutamise asemel kasutage seda mõtisklemiseks, lugemiseks või podcasti kuulamiseks.

Nii kirjutas juriidiliste põnevike looja Scott Turow oma esimese romaani hommikuste metroosõitude ajal. Isegi kui neil kulus vaid 10 minutit päevas.

Aega, mida inimesed tavaliselt raiskavad, saab kasutada millegi tähendusliku jaoks.

9. 4D

Kõigi sissetulevate päringute filtreerimine 4D-meetodi abil on üks tõhusamaid viise aja haldamiseks.

• Kustuta. Kontrollige oma postkasti soovimatute meilide jaoks. Tõenäoliselt saate paljud neist eemaldada ilma neid avamata. Lihtsamalt öeldes, kui meilil pole väärtust, kustutage see. See on eriti kasulik puhkuselt või ärireisilt naastes.
• Delegeeri. Kui on mõni ülesanne, mida keegi teine ​​saab teha, delegeerige see. Enamikku haldusülesandeid saab väljast tellida. Virtuaalne assistent saab vastata meilid. Raamatupidaja oskab dokumentatsiooni korras hoida. Võite paluda töötajal koosoleku ajakava koostada ja päevakava koostada. Väikeste asjade pealt säästetud aega saab kasutada millegi olulisema jaoks.
• Edasi lükata. Mõningaid ülesandeid saab hiljem täita. Näiteks kui saate kutse pulma, ei pea te kohe hotellituba broneerima. Varu vaba aega selleks järgmiseks nädalavahetuseks.
• Tee seda. Mõnikord peate seda lihtsalt tegema. Näiteks kui meilis on kliendilt kiireloomuline ja oluline sõnum, lugege läbi ja vastake. See nõuab jällegi oma prioriteetide head mõistmist.

10. Blokeeri oma aeg

Võtke hetk ja vaadake oma järgmise nädala kalendrit. Kui palju aega vabaks jääb?

See on aeg, mille peaksite blokeerima. Tagage endale, et teie kalendrisse jääb mõni vaba aeg. Muuhulgas ei anna selline blokk teile võimalust võtta endale mittevajalikke kohustusi.

Kasutage oma igapäevaelu korraldamiseks aja blokeerimist. Näiteks igal hommikul on sul ette nähtud aeg trenni tegemiseks, enda kordategemiseks, töö tegemiseks meili teel. Järgmisena saab töö ajaks blokeerida kella kaheksa hommikul kuni lõunani. Pärastlõunal seadke kohustuslike ülesannete ja planeeritud koosolekute hulka lõõgastumiseks plokid.

11. Loo ülesannete paketid

Lihtsamalt öeldes on see mõõdetud töö sarnaste toimingute rühmaga. Näiteks selle asemel, et vastata terve päeva jooksul meilidele, lugege neid ja vastake neile kindlatel kellaaegadel. Nii ei sega te oma tööprotsessi.

Selle lähenemisviisi teine ​​eelis on see, et erinevad ülesanded nõuavad kaasamist erinevad tüübid mõtlemine. Kui lõpetate alateadlikult ülesandelt ülesandele lülitumise, saate korraldada igapäevase postkastidega tegelemise kaose ja arendada kvaliteetset tähelepanu.

12. Hoolitse enda eest

Täisväärtuslik ööuni, trenn ja tervislik toitumine muudavad teid energiliseks, sihikindlaks ja vastupidavaks, mis võimaldab teil elada iga päev võimalikult tõhusalt.

Pidage meeles, et ainult teie saate viia oma elu kvalitatiivselt uuele teadlikule tasemele.

Aja juhtimine jaoks kaasaegne inimene- iga isikliku efektiivsuse ja produktiivsuse süsteemi keskne kontseptsioon, Püha Graal iga ambitsioonika inimese jaoks, olgu see siis üliõpilane, ettevõtja või koduperenaine. Kiire elutempo, eriti sisse suuremad linnad, ja tohutud andmemahud raskendavad meie kõigi jaoks oluliste eesmärkide saavutamist, olgu selleks edutamine, lapse kasvatamine või oma ettevõtlusprojekti loomine. Kui teil on millegi poole püüelda, te pole oma tulemustega rahul, soovite lihtsalt natukene efektiivsemaks saada või vajate abi, et saada üle viivitusest (harjumusest asju hilisemaks lükata), siis see õppetundide sari on loodud just sinu jaoks.

Esitletav veebikoolitus tutvustab ajaplaneerimise põhitõdesid ja selle üksikasju, räägib, kuidas oma aega juhtida ja oma elu korraldada. edukad inimesed planeedid. Täiesti tasuta pakutakse teile erinevaid põhimõtteid, meetodeid, harjutusi, tehnikaid ja tehnikaid, millest moodustuvad kõige tõhusamad ajajuhtimise süsteemid, mis võimaldavad teil neid praktikas rakendades märgata positiivseid muutusi juba esimestel päevadel. . Sellest ajajuhtimise veebikursusest saab teie isiklik teejuht maailma, kus unustate igavese väsimuse, pideva stressi ja ajapuuduse. Õpid asjatundlikult eesmärke seadma ja nende saavutamist planeerima, saad rekordajaga hakkama tohutul hulgal asju, naudid tööd ja leiad aega lõõgastumiseks. Kursus sisaldab ajaplaneerimise näpunäiteid ja tehnikaid, mis on tõeliselt tõhusad.

Vaatamata sellele, et esitletaval kursusel on tohutu potentsiaal, on ajaplaneerimine ise aga paraku täis ootamatult palju ebakindlust ja küsimusi. Esiteks, miks on ajajuhtimisel nii palju erinevaid lähenemisviise? Mis vahe on David Alleni GTD-meetodil ja Gleb Arkhangelsky ajasõidumeetodil? Miks mõtleb iga “ülitefektiivne” autor välja midagi uut?Kas tõesti pole ajaplaneerimises midagi kindlat ja täpset?

Teiseks, miks kõik ekspertide pakutud ei tööta? Autorid räägivad üksmeelselt oma meetodite ja tehnikate tõhususest, kuid ei taha neid üldse järgida. Ja siis, isegi kui järgite kõike täpselt vastavalt juhistele, läheb midagi ikkagi valesti. Mis on põhjus?

Ja kolmandaks, mida teha soovimatusega elada automaatselt kunagise, kuid igaveseks väljakujunenud rutiini järgi? Kuidas kohandada selget ajakorralduse süsteemi pidevate muutustega, millest meie elu on nii rikas?

See veebitundide sari ei ole mõeldud kõigile ülaltoodud küsimustele vastamiseks, vaid aitab teil neile ise vastata. Ja see on selle kõige olulisem väärtus. Ja samal põhjusel saate selle koolituse materjalidega tutvudes mitte ainult mõnda oma individuaalset omadust "pumbata", vaid ka oma isiksust kompleksselt mõjutada.

Ja kui soovite ajajuhtimise meetodeid võimalikult kiiresti ja tõhusalt omandada, registreeruge meie oma.

Aja planeerimine (aja korraldus, aja juhtimine) on ajajuhtimise tehnoloogia, mille eesmärk on suurendada selle kasutamise efektiivsust.

Mõiste “ajajuhtimine” tuleneb ingliskeelsest sõnast “time management” ja tähendab tehnoloogiat inimese aja organiseerimiseks ja selle kasutamise efektiivsuse tõstmiseks. Täpsemalt tähendab ajajuhtimine toimingut või toimingute kogumit, et treenida teadlikku kontrolli teatud tüüpi tegevustele kulutatud aja üle ja mille kaudu saate oluliselt suurendada oma tootlikkust ja tõhusust.

Ajajuhtimine hõlmab laia valikut tegevusi, sealhulgas:

• Eesmärkide seadmine
• Planeerimine ja ajaplaneerimine
• Ülesannete delegeerimine ja ressursside haldamine
• Ajakulu analüüs
• Salvestusaeg
• Prioriteetide seadmine
• Nimekirjade koostamine
• Ja paljud teised

Oma ilmumise alguses puudutas ajajuhtimine ainult sfääri töötegevus või äri. Kuid arengu edenedes hakkas mõiste laienema ja hõlmama erinevaid aspekte inimese isiklik tegevus. Tänapäeval on ajaplaneerimine absoluutselt iga projekti arendamise vajalik komponent, sest on määrav tegur selle ulatuse ja rakendamiseks kuluva aja arvutamisel.

Venemaal hakkas revolutsionäär kõigepealt rääkima ajajuhtimisest ja avaliku elu tegelane A.K. Gastev, kes oli XX sajandi 20ndatel direktor keskinstituut töö. Ta hakkas arendama ideid isikliku tõhususe ja aja tõhusa kasutamise kohta. Juba 70ndate alguses ilmus esimene meetod, mis võimaldas hallata isiklikku aega, mida nimetatakse ajavõtuks. Aja jooksul hakkas teema kiiresti koguma üha rohkem toetajaid ja seda tutvustati erinevad valdkonnad inimeste tegevust. Kõik see viis selleni, et ajajuhtimisest sai iseseisev valdkond ning 2007. aastal loodi Moskva Finantstööstusakadeemia (täna ülikool) juurde ajajuhtimise osakond.

Ajajuhtimisel on oma struktuur, mis koosneb mitmest olulised protsessid:

• Analüüs
• Strateegiate väljatöötamine ja koostamine
• Planeerimine ja prioriteetide seadmine
• Protsessi rakendamine
• Eesmärkide saavutamise jälgimine

Oluline on märkida, et ajaressursi juhtimine võimaldab tõhusalt hallata mitte ainult tööaega, mis on elu põhiosa. tavaline inimene, aga ka vaba aega, mida inimene kasutab lõõgastumiseks. Kasutades seda igapäevaelus, saad palju efektiivsemalt oma elu korraldada, nädalavahetusi planeerida, erinevaid üritusi korraldada. Oma aega oskuslikult majandades saab inimene oma nädalavahetuse isegi minipuhkuseks muuta. Kokkuvõttes mõjutab see väga positiivselt inimese emotsionaalset, vaimset ja füüsilist tervist ning parandab oluliselt tema elu.

Praeguseks on need loodud ja toimivad edukalt erikoolid tõhusa ajajuhtimise õpetamise kohta. Tavakoolitus toimub järgmistel põhiteemadel:

• Strateegiline planeerimine
• Taktikaline planeerimine
• Isikliku efektiivsuse hindamine
• Juhtimise efektiivsuse hindamine
• Isikliku missiooni määratlemine emotsionaalselt motiveeriva tegurina
• Peamiste tootmistegurite kindlaksmääramine enda plaan
• Prioriteedi seadmise oskus
• Mõttekaardistamise tööriist
• Põhiline kasutusõpe tarkvara, mis on loodud spetsiaalselt planeerimiseks (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook ja muud programmid)
• Saavutu analüüs
• Eesmärkide saavutamise protsessi täiustamise meetodite uurimine

Inimestele pädeva ajaplaneerimise põhitõdede õpetamiseks toimuvad täna erinevad koolitused ja seminarid, töötatakse välja programme ja kursusi, antakse välja raamatuid ja muid trükiseid ning luuakse erinevaid internetiressursse ja veebipõhiseid koolitusi, nagu näiteks teemal tutvustatav koolitus. meie veebisait 4brain näiteks.

Ajajuhtimise rakendamine

IN kaasaegne maailm isiklik aeg on võtmeressurss inimene, kellel on sageli palju suurem väärtus kui raha, kuna erinevalt rahast ei saa seda koguda ega taastada. Seetõttu on oskus oma aega parimal viisil kasutada ja seda juhtida on iga inimese jaoks ülioluline. Ja oluline on õppida seda oskust rakendama kõigis eluvaldkondades: töö, äri, loovus, perekondlikud suhted jne.

Ajaplaneerimise oskus annab inimesele tohutul hulgal erinevaid eeliseid. Allpool loetleme neist vaid mõned.

Niisiis, inimene, kes teab, kuidas oma aega juhtida:

• Saavutab seatud eesmärke palju sagedamini kui teised
• Saavutab oma eesmärgid kordades kiiremini kui inimesed, kellel see oskus puudub
• Suudab saavutada edu igal tegevusalal
• Tal on palju rohkem aega lõõgastuda, olla koos lähedastega ja tegeleda lemmik asjadega
• Suudab lühikese aja jooksul täita palju erinevaid ülesandeid
• Teil on võimalus suurendada oma sissetulekuid, luua kapitali ja minna esimesel võimalusel pensionile
• Saab vabaneda pidevast väsimustundest ja parandada tervist
• Palju vähem vastuvõtlik stressile ja negatiivsetele teguritele
• Tajub positiivselt maailm ja selles toimuvad sündmused
• Saab pühendada rohkem aega vaimne areng ja enesetäiendamine
• Tal on alati selge tegevusplaan
• Tal on sisemine vabadus ja võimalus valida
• Suudab luua soodsad tingimused ja iseseisvalt kontrollida oma elu

See on vaid osa sellest positiivne mõju mida ajajuhtimise oskus mõjutab inimese elu. Ega asjata levib arvamus, et inimesed, kes ei oska oma aega jaotada, ei leia ühtegi vaba minutit ja on pidevalt millegagi hõivatud, kuid kogu nende hõivatus ei too kaasa mingeid sisukaid tulemusi. Ja inimesed, kes oskavad oma ajaressursse oskuslikult juhtida, suudavad alati millegi või kellegi jaoks aega leida ning kogu tegevus viib neid pidevalt oma eesmärkide ja edu suunas.

Kui tutvute edukate inimeste elu ja töö eripäradega, märkate kindlasti, et nad kõik ühena ütlevad, et kõige väärtuslikum vara, mis inimesel on, on tema aeg, ja ilmselt märkate, et nad kõik pidage päevikut, tehke plaane, mõelge läbi edasised sammud ja tehke seda pidevalt. Nad on alati täis ideid ja nende töömaht on lihtsalt hämmastav. Kuid samal ajal on nad rõõmsad, naeratavad, positiivsed; kõike, mida nad teevad, teevad nad entusiastlikult ja naudivad seda; ja nautida ka head tervist. Kui oled inimene, kes püüdleb enesearengu ja isikliku kasvu poole, siis on suur tõenäosus, et tahaksid saavutada sarnaseid tulemusi, muidu poleks sind siin. Ja teile on suurepärane uudis – SA SAAD SEDA TEHA. Peate lihtsalt seadma endale eesmärgi, et õppida oma aega tõhusalt kasutama.

Kuidas seda õppida?

Pole saladus, et me kõik sünnime komplektiga erinevad võimed ja eelsoodumused. Kuid loomulikult on need võimed ja eelsoodumused igaühe jaoks erinevad ning kui mõned inimesed kipuvad esialgu oma eluaega tõhusalt juhtima, siis teised peavad seda oskust arendama ja lihvima. Olgu kuidas on, saab hakkama. Ja jälle rõõmus uudis- SAAD SEDA ISE TEHA, st. kasutamata koolitust spetsialiseeritud asutustes või ostmata kalleid koolituskursusi. Pealegi pole vaja omada erilist talenti ega geniaalsust, vaid saab lihtsalt läbida veebikoolituse, mille tutvustust praegu loed.

Selle kursuse läbimisel on kaks olulist punkti. See:

Teoreetiline alus- teave, mida saate meie pakutavatest õppetundidest.

Praktiline arendus- õpitu rakendamine igapäevaelus.

Täpselt nende põhjal olulised punktid, arendasime selle koolituse välja. Iga õppetund on mõeldud teile õppimiseks teoreetiline materjal, mis on esitatud huvitavas ja täiesti arusaadavas ning kõigile kättesaadavas keeles. Ja ka selleks, et sul oleks motivatsiooni ja võimalust kõike õpitut rakendada, mitte ootama mõnda sobivat hetke, vaid just “siin ja praegu”. Kõik, mida vajate, on soov õppida uusi oskusi ja veidi vaba aega, mis teil on selleks vaja leida, milles me muidugi ei kahtle.

Tahad oma teadmisi proovile panna?

Kui soovite oma teoreetilisi teadmisi kursuse teemal proovile panna ja mõista, kui sobiv see teile sobib, võite sooritada meie testi. Iga küsimuse puhul võib õige olla ainult 1 variant. Pärast ühe valiku valimist liigub süsteem automaatselt järgmise küsimuse juurde.

Ajajuhtimise õppetunnid

Olles uurinud paljudele ajaplaneerimise õpetamise kogemust, jõudsime järeldusele, et selle põhitõdesid, nagu juba ütlesime, saab ise õppida. Pärast mõningaid kohandusi ja materjali täiendavat kohandamist iseseisev õppimine, oleme ette valmistanud mitmeid õppetunde, mille eesmärk on arendada kasulikke pädevusi selle oskuse täielikuks valdamiseks. Allpool on iga õppetunni lühikirjeldus:

Selle õppetunni eesmärk on aidata teil võimalikult palju mõista ajajuhtimise iseärasusi ja nüansse, samuti mõista ja sügavalt tunnetada, kuidas see võib tõhus organisatsioon aega, mis aitab teil saavutada oma eesmärke, aidata teil arendada oma isiklikku potentsiaali ja avaldada positiivset mõju teie elule tervikuna.

Tunnis käsitletakse selliseid teemasid nagu ajaplaneerimise eesmärgid ja selle eeldused, selle protsessi peamised etapid ja tunnused. Lisaks saate teada palju näpunäiteid isikliku efektiivsuse suurendamiseks ja saate valida need, mis teile konkreetselt sobivad.

Nagu teate, on iga inimese tegevus otseselt seotud sellega, et ta kulutab selle lõpuleviimiseks teatud aja. Ja kui esimesest õppetunnist saadud teave õpetab teile, kuidas määrata ja registreerida oma ajakulu ning mõista ajaressursside jaotuse struktuuri, siis siit saadud teadmised aitavad teil õppida eraldama oma ajakulu. sellest, mida te ei vaja.

Siin räägime eesmärkide seadmise protsessist: õpid kindlaks määrama oma tõelised eesmärgid ja teisejärgulised ülesanded, mis tähendab, et suudad teha asju, mis võimaldavad vältida ajaraiskamist ja isegi minimaalsed pingutused toovad sulle maksimumi. tulemused.

Mis tahes tulemuse saavutamine on protsess, millel on alati oma eripärad ja omadused. Oluline on mõista, et kõik tegevused ei ole tõhusad. Peate suutma näha perspektiive, arvutama oma samme ja seadma prioriteete. Eesmärgi omamine eeldab selle saavutamiseks plaani olemasolu. See ja teised huvitavaid küsimusi ja see õppetund on pühendatud.

Sellest saate teada, mis on ülesannete planeerimise protsess, millised prioriseerimise meetodid on olemas ning saate tutvuda kõige tõhusamate plaanide ja loendite koostamise tehnikatega. Lisaks saate teada mitmeid olulisi põhimõtteid, mis aitavad teil õppida, kuidas säästa aega, parandada oma tulemusi ja vältida paljusid vigu, mis on omased inimestele, kes on valinud õige ajajuhtimise tee.

Hoolimata asjaolust, et ajajuhtimise mõiste jõudis vene keelde mitte nii kaua aega tagasi, on paljud silmapaistvad tegelased pööranud ja pööravad tähelepanu isikliku aja korraldamisele eesmärkide saavutamiseks ja tootlikkuse suurendamiseks. Võib-olla just seetõttu suutsid nad saavutada märkimisväärset edu, sest inimese suutlikkus kõigi asjadega toime tulla, igas olukorras kõvasti ja tõhusalt töötada ning võitjana välja tulla sõltub sageli põhiressursi - aja - juhtimise oskusest.

Nii või teisiti planeerisid kõik oma tööd (kunstnikud, kirjanikud, poliitikud - kuulsad ja mitte nii), kuid mitte universaalse päevarutiini, vaid ühe esimese tervikliku ajajuhtimise süsteemi looja oli B. Franklin. Ta on kell eeskuju järgi näitas, kui oluline on seada eesmärke ja koostada nende saavutamiseks plaan. Tema ja teiste autorite ajajuhtimissüsteemidest, mis ühendavad endas eesmärgi seadmise, planeerimise ja motiveerimise põhimõtted, tuleb juttu. see õppetund.

A. Herzen kirjutas: "Teooria inspireerib veendumusi, eeskuju määrab tegevuse." Tegelikult poleks ajajuhtimise süsteemide tund 4, eesmärgi seadmise õppetund 2 ja planeerimise tund 3 kui ajajuhtimise põhikomponendid muud kui sidusa teooria elemendid, kui neid ei täiendaks spetsiaalselt välja töötatud üldmetoodilised ja praktilised vahendid. üksikute tehnikate raames. Neid järgides ja oma igapäevaelus rakendades saavad kõik kasu mitte ainult kasulikud teadmised, aga ka luua oma süsteem strateegiliste eesmärkide seadmiseks, hindamiseks ja elluviimiseks.

Selles õppetükis kogutud soovitused, näpunäited, nipid, tehnikad, aga ka ajajuhtimise teenused ja programmid on võetud erinevatest allikatest, kuid on universaalsed tööriistad ja ühtviisi kasulikud nii ajaplaneerimise kui ka isikliku arengu seisukohast üldiselt: distsipliini koolitus , iseloom, suhtumine elu prioriteedid ja eesmärgid.

Kuidas tunde võtta?

Kõigil meie õppetundidel on üks oluline omadus- need on loodud nii, et absoluutselt igaüks saab neid kasutada. Kuid kindlasti tuleb meeles pidada, et see, kui hästi sa materjali valdad, sõltub suurel määral sinu suhtumisest. Kui suhtute sellesse hooletult, positsioonilt "kui aega tuleb, siis loomulikult teen seda", siis on tulemus täiesti kesine, kui üldse. Kuid kui lähenete materjali uurimisele täie vastutustundega ja mõistate oma tegevuse olulisust, on tulemuseks teie kiire isiklik areng ja kõigi jõudluse parandamine isikuomadused, rääkimata sellest, et õpid oma aega ideaalselt juhtima.

Selleks, et koolitusest kasu saada suurim kasu, soovitame teil õppida iga kahe päeva tagant üks õppetund: esimesel päeval peate lihtsalt õppetunniga tutvuma ja teisel peate kasutama kogu päeva jooksul õpitut, kasutades iga kord uusi tehnikaid ja neid kombineerides. Kokku võtab kogu kursus umbes kümme päeva. Kuid siin on oluline ka see, et pärast koolituse alustamist ei tohiks te mingil juhul tundidest puududa. Sea endale ülesandeks see kursus lõpuni läbida. Ainuüksi sellest saab sinu ajaplaneerimise praktika ning lisaks hakkab see sinus arendama selliseid omadusi nagu sihikindlus, pühendumus, töökus ja täpsus. Pidage meeles, et teooria ja praktika on ühe mündi kaks külge. Ainult nii saate õppida seda, mida soovite, ja ainult nii on kõik edukad inimesed seda alati teinud. Ja veel üks asi: valmistage ette märkmik ja pliiats, sest ilma selleta on planeerimine võimatu.

Lisamaterjal

Raamatud ajajuhtimise kohta

Selles täiendavas lugemisosas vaatleme mõningaid populaarsemaid ajajuhtimise teemalisi raamatuid. Igaüks neist on ainulaadne kollektsioon kasulik informatsioon, praktilisi nõuandeid ja juhiseid tõhusad tehnikad ja ajajuhtimise tehnikad. Mõned neist on kirjutatud professionaalsete autorite poolt ja on juba pälvinud autoriteeti mitte ainult vene, vaid ka kogu maailma lugejate seas. Teised ilmusid üsna hiljuti ja nende autorid pole veel nii kuulsad, kuid kahtlemata tähelepanu väärivad. Kõik käsitletavad raamatud on meie koolitusele suurepärane täiendus.

Rütmi, milles enamik meist elab, ei saa nimetada rahulikuks ja mõõdetuks. Ajapuudus, tipptund ja tugev ajasurve on väljakutsed, millega kõik toime ei tule. Pidevat seisundit "ma ei tea, millest haarata" võib vaevalt nimetada sobivaks, kui me räägime isikliku tõhususe kohta.

Emotsionaalne stress blokeerib tootlikkust, põhjustab väsimust ja apaatsust. Seetõttu, et vältida stressi või veelgi hullem kroonilise väsimussündroomi ohvriks langemist, tegelegem ajaplaneerimise või ajaplaneerimisega.

Kõik edukad inimesed teevad seda

Kõik edukad inimesed on väga produktiivsed. Nad teevad kõvasti tööd ja saavutavad palju, kuid see pole sama asi. Tootlikkus tähendab ennekõike tulemust, mitte protsessi. Kui kavatsete oma tootlikkust parandada, tehke seda kindlalt. Inimesed raiskavad aega, sest nad pole otsustanud oma tootlikkust parandada.

Ja kui otsustate, siis ärge taganege ja korrake seda, mida kõik edukad inimesed teevad, kuni see muutub teie jaoks teiseks. Isikliku efektiivsuse peamine saladus peitub õiges ajaplaneerimises. Ajajuhtimine aitab teil vältida kadestamisväärset saatust, milleks on olla oma ettevõtte või karjääri pantvangis.

Planeerimine vabastab aega

Need, kes on oma elus edu saavutanud, pühendavad palju aega planeerimisele. Igapäevane planeerimine on oluline tootlikkuse suurendamiseks ja tõhusaks ajajuhtimiseks.

6 P reegel on: Õige eelplaneerimine hoiab ära kehva soorituse.

Alati tuleks planeerida ja mõelda paberile. Kui eesmärki pole paberil, siis seda pole olemas. Ülesannete loend on omamoodi kaart, mis ei lase teil kavandatud eesmärgi poole eksida. Peter F. Drucker annab oma raamatus The Effective Manager hea analoogia asjade paberile panemiseks:

«Pimedas ruumis hoitud inimesed kaotavad kiiresti ajataju. Kuid isegi täielikus pimeduses säilitab enamik inimesi ruumitaju. Kui viibite valgustatud, kuid kinnises ruumis, ei tunne te juba mõne tunni pärast enam aja liikumist. Ja kui soovite arvutada, kui kaua te sellises ruumis viibite, eksite oma arvutustes suuresti. Seega, kui me toetume oma mälule, siis me ei märka, kuidas meie aeg kulub..."

Esimesel päeval ülesannete nimekirjaga töötamine tõstab tootlikkust 25%. Õhtul koosta nimekiri ülesannetest, mis tuleb homme ära teha. Kui tulete tööle, teate alati, kust oma päeva alustada.

Jätkake oma loendiga töötamist kogu päeva: kui ilmub uus ülesanne, lisage see loendisse, lähtudes selle prioriteedist võrreldes varem planeeritud ülesannetega. Pärast mõne muu loendis oleva ülesande täitmist kriipsutage see kindlasti maha. See annab teile oma tööga rahulolutunde, lisab entusiasmi ja annab energiat.

Planeerige suurest väikeseks, pikaajalisest lühiajaliseks, elueesmärkidest kuni päevaplaanini. Andke igale ülesandele kindel tähtaeg.

Jagage keeruline ülesanne alati väikesteks alamülesanneteks. Siin aitab otsustuspuu, kus võtmeülesandeks on puu ja selle teostamise alamülesanneteks on oksad. Jätkake hargnemist, kuni kogu ülesande täitmise protsess muutub lihtsaks ja läbipaistvaks.

Enne kui hakkate midagi tegema, pidage meeles 10/90 reeglit: 10% ajast, mis kulub planeerimisele enne ülesande alustamist, säästab 90% selle lahendamise ajast.

Kõige tähtsam on kindlaks määrata peamine

Ajajuhtimise ülesanne on põhiülesanne ajas kindlaks määrata. Prioriteetide seadmine võimaldab teil oma ülesannete loendit tõhusalt hallata, määrates igale ülesandele oma tähtsuse.

ABCD meetod sobib hästi prioriteetide seadmiseks. See on väga lihtne planeerimisviis ja see seisneb igale ülesandeloendis olevale ülesandele prioriteedi määramises.

Seega tähistab A-tähega tähistatud ülesanne kõige olulisemat ülesannet, millel on ebaõnnestumise korral kõige tõsisemad tagajärjed. Meetodi põhireegel on mitte võtta ülesannet B enne, kui ülesanne A on täidetud, vaid võtta ülesanne B ülesande B lahtioleku ajal jne.

Täht D tähendab "maha!" Seda tähte tuleks kasutada ebaoluliste ülesannete tähistamiseks, mis ei mõjuta midagi. Iga ülesannete rühma prioriteediks määramiseks kasutage numbreid, mis näitavad ülesannete jada. Seega peaks teie loendis kõige olulisem olema tähistatud A1.

Sunnitud efektiivsuse seadus

Ajajuhtimise peamine saladus on keskendumine ja eesmärk. Alustage prioriteetsete ülesannete lahendamisest ja tehke kõike järjest, st ühte asja teatud aja jooksul. Millestki loobudes ja selle juurde ikka ja jälle tagasi pöördudes vähendate oma efektiivsust 5 korda.

Mozart võis töötada korraga kolme kompositsiooni kallal ja luua tõelisi meistriteoseid. Kuid see on pigem erand kui reegel. Bach, Haydn või Verdi said korraga töötada ainult ühe teose kallal. Nad ei hakanud tööle järgmine tükk eelmist lõpetamata.

Kasutage sunnitud efektiivsuse seadust, mis ütleb, et kõige jaoks pole kunagi piisavalt aega, kuid kõige olulisema jaoks on alati piisavalt aega. Seetõttu on oluline end kokku võtta ja sundida end esmalt tegema seda, mis toob suurimat kasu ja tulemust.

Kõik juhtumid võib jagada 4 rühma:

1. Kiireloomuline ja oluline;
2. Tähtis, kuid mitte kiireloomuline;
3. Kiireloomuline, kuid mitte oluline;
4. Pole kiireloomuline ega oluline.

Seda klassifikatsiooni nimetatakse Ameerika president ja seda nimetatakse Eisenhoweri meetodiks (aken, printsiip).

1. Peamised ülesanded on kiireloomulised ja olulised asjad. Kui proovite selliseid asju hilisemaks lükata, tekitab see teile tarbetuid probleeme - peate need ise ja kohe käsile võtma.
2. Järgmisena tulevad olulised, kuid mitte kiireloomulised asjad. Selliseid ülesandeid saab edasi lükata, kuid neil võib olla pikas perspektiivis võimas mõju. Mittekiireloomulistel ja olulistel asjadel on kombeks muutuda kiireloomuliseks ja oluliseks, kui neid pidevalt edasi lükata. Et seda ei juhtuks, varu neile eelnevalt ajareservi.
3. Kiireloomulised, kuid ebaolulised ülesanded mõjutavad teie edu vähe. Kiireloomuliste, kuid ebaoluliste asjadega tegelemine ei anna tulemusi ja võib teie tõhusust oluliselt mõjutada. Sellised asjad võtavad ära enamus Teie ajutine reserv. Just need ülesanded vajavad võimalusel delegeerimist või nende arvu vähendamist.
4. Loogiline on eeldada, et mittekiireloomulised ja ebaolulised ülesanded ei oma põhimõtteliselt mingit tähendust ja neil ei ole tagajärgi, kui neid ei täideta. Sellised asjad võid julgelt oma nimekirjast maha kriipsutada.

Mida tähendab "konn ära süüa"?

Vanasõna ütleb: kui sa pead hommikul esimese asjana sööma elava konna, siis lohutuseks on see, et see on halvim asi, mis sinuga terve päeva juhtuda saab.

Edukas ärikonsultant Brian Tracy võrdleb konna kõige ebameeldivama ja oluline asi seda tuleks teha täna. Seda edasi lükates tekitate tarbetut emotsionaalset stressi ja soovimatuid tagajärgi. Peate tegutsema ilma asjatute mõtete ja viivitusteta – lihtsalt võtke ja tehke. See annab energiat kogu päevaks.

"Ei" ütlemine säästab üllatavalt palju aega.

Kõige olulisem sõna oma aja korraldamiseks on viisakas "ei". Õppige keelduma ja ütlema "ei" ülesannetele, mis ei kuulu teie valitud prioriteetide hulka. Ole taktitundeline ja keeldu, et inimene mõistaks, et sa ei lükka tagasi teda isiklikult, vaid ülesannet.

Jälgige, millele te oma töö- ja vaba aja kulutate. Pange tähele tegevusi, mis raiskavad teie aega (näiteks kolleegidega uudiste arutamine, sihitu telekanalite vahetamine või flaierite ja ajalehtede lugemine).

3 küsimust teie tõhususe kohta

Küsige endalt alati, millised on ülesande pikaajalised tagajärjed ja mis juhtub, kui te seda üldse ei täida. Küsige endalt kogu päeva jooksul järgmised 3 küsimust:

1. Mis on kõige olulisem ja väärtuslikum, mida teha?
2. Mida mina ja ainult mina saan teha, et olukord oluliselt paraneks?
3. Kuidas oma aega maksimaalselt ära kasutada?

Nendele küsimustele vastamine kahekordistab teie tootlikkust.

Mida saab prügikast teha?

Inimesed, kes töötavad hästi, töötavad puhta laua taga. Ebaproduktiivsete ja kogumata inimeste töölaual on metsik kaos. Kujundada harjumust pabereid õigel ajal sorteerida, mittevajalikud ära visata ja puhta laua taga töötada. On märgatud, et kuni 30% tööajast kulub vajaliku paberi otsimisele. Prügikast on üks tõhusamaid ajahaldusvahendeid.

Tasakaalu põhimõte

Lihtsaim viis paanika vältimiseks järjest suureneva töömahuga on hingata sügavalt sisse ja öelda: "Ma saan teha ainult seda, mida suudan" ning asuda rahulikult nimekirja koostama. Analüüsides teie ees seisvaid ülesandeid, näete alati, et teil on piisavalt aega eluliste probleemide lahendamiseks.

Olge ettevaatlik, et säilitada tasakaal oma elus. Kurnatuseni töötades ei õnnestu keha petta, see võtab ikka omajagu ja kui ei lõpeta, siis sunniviisiliselt. Ja see ei kuulu ilmselgelt teie plaanidesse.

Kuid selleks, et olla tõhus, ei piisa ainult ajaplaneerimisest. Oluline on jälgida oma tervist ja hoida end korras füüsiline vorm. Sinu elu peaks olema rikas, alati peaks jääma aega perele ja lõõgastumiseks.

Tasakaalu aluspõhimõte: oluline on kodus veedetud aja hulk ja tööl veedetud aja kvaliteet.

Sina ja teie elu peamised inimesed peaksid alati olema esikohal – sel põhjusel tasub enda tõhususe nimel tööd teha.

"Kui kahju, et ööpäevas on ainult kakskümmend neli tundi!"— paljude jaoks on see fraas muutunud igapäevaelu refrääniks. Olles ümbritsetud lugematutest planeerijatest, taimeritest, vidinatest ja muudest aega säästvatest seadmetest, oleme alati jooksus, kuid alati hiljaks jäänud. Tundub, et elu on muutunud lõputuks võidujooksuks: pikk ja närviline teekond kontorisse, töö hädarežiimil, isiklik elu lükkub homsesse. Tulemuseks on pidev stress ja krooniline väsimus.

Kui selline stsenaarium pole teie jaoks, siis on aeg õppida oma aega juhtima!

Aja planeerimine on tehnoloogia aja planeerimine Ja selle kasutamise tõhususe suurendamine. See on elustiil, mis võimaldab kiires infovoos mugavalt hallata väärtuslikku ajaressurssi.

Tähendus aja planeerimine on selleks alistage kõigepealt minutid, A järk-järgult ja kogu elu jooksul inimese tõeliste eesmärkideni ja õppige ka eraldama eluväärtused sellest, mis ei vaja tähelepanu ega too tulemusi.

Eesmärkide tähtsuse järjekorda seadmine aitab korraldada mitte ainult teie aega, vaid ka teie elu üldiselt. Lõppude lõpuks on vahel kõige raskem just see esimene samm – mõista oma püüdlusi ja sõnastada eluplaane. Prioriteetühel või teisel eesmärgil määrab aja hulga mida saate talle pühendada. Ülesannete olulisust hinnates saate tuvastada aja kahanemise - tegevused, mis segavad teid teie eesmärgist ja millel pole teiega midagi pistmist. eluplaan- ja jäta need kahetsemata maha.

Kui teil on mõni oluline ülesanne, mida te siiski pidevalt edasi lükkate, kui olete selle tegemiseks liiga laisk, siis mõelge, võib-olla pole see ülesanne seotud teie eesmärgiga ja on teile peale pandud? Sel juhul keelduge sellest ausalt - säästke vaeva ja aega.

Kui näed selgelt eesmärki ja selle saavutamisest saadavat kasu, tundub see sulle lähemal ning konkreetseid tegevusi on lihtsam planeerida. Aja planeerimine aitab teil oma eesmärgi poole teel püsida.

Oluline vahend aja juhtimiseks on erinevad planeerijad: paber- ja elektrooniline. Need võimaldavad teil määrata ja kontrollida ülesannete samm-sammult täitmise tähtaegu ning lisaks vabastada teid meeldejätmiseks ebavajalikust teabest. Ajahaldus aitab teie arvutil, telefonil ja äratuskellal teid kõige tõhusamalt teenindada.

Kui tunnete end õhtul väsinuna ja ärritununa, kui pärast tööpäeva ei jätku energiat aktiivseks puhkuseks, lemmikhobiks, lähedastega suhtlemiseks, tähendab see, et jagate oma aega ja energiat valesti. Analüüsige oma elu: kas puhkate piisavalt, kas teete piisavalt kodutöid, kas kasutate neid ratsionaalselt? tööaeg. Tunnistades vigu oma aja juhtimisel, õpid seda tõhusamalt kasutama. Ajaplaneerimine aitab teil oma aja- ja energiaressursse tasakaalustada, et vältida liigset väsimust ja täita kõik planeeritud ülesanded mugavuse piires. Tunnete, et minut-minutipõhise planeerimise abil saate väsimusest vabaneda.

Hallake oma aega- tähendab hoolikalt planeerida mitte ainult tööd, vaid ka vaba aega. Lõppude lõpuks on lisaks plaanidele ja tootmisgraafikutele teie soovid ja vajadused, lisaks töötajatele - perekond ja sõbrad, lisaks karjäärile ja kasumile - lähedaste armastus ja kodune mugavus. Ajajuhtimise tasakaalu põhiprintsiip ütleb: Tähtis on kodus veedetud aeg ja tööl veedetud aja kvaliteet!

Ajajuhtimise kursused on endiselt üks populaarsemaid enesearengu valdkondi. See on esimene samm, mis võimaldab teil endaga töötamiseks aega vabastada. Ajahaldus kui võimas vahend elu tõhususe suurendamiseks ning energia- ja ajakulu kontrolli all hoidmiseks on väga nõutud kaasaegne ühiskond. Lisaks on positiivsed tulemused ilmsed meetodite kasutamise esimestest päevadest. Harjutades see kujuneb individuaalne stiil aja planeerimine mis võimaldab teil saavutada kõrgeima tootlikkuse tööl ja maksimaalse lõõgastuse puhkusel.

Kui oled valmis saama oma aja juhiks, alusta kohe treenimisega!

Isiklik efektiivsus – peamine saladus edu kõigis küsimustes ja see sõltub muu hulgas oskusest ajaressursse õigesti jaotada. Ajajuhtimist saab teaduslikult uurida ja planeerida. On olemas spetsiaalsed tehnikad, mis võimaldavad teil aega õigesti jaotada, et kõigeks oleks piisavalt.

Ajajuhtimise kontseptsioon

Inimene saab sündides ainulaadse, asendamatu ressursi – aja. Inimese edu ettevõtluses ja tema efektiivsus sõltuvad sageli sellest, kuidas ta seda juhib. Ajajuhtimine ehk ajajuhtimine on mitmeastmeline protsess, mis hõlmab planeerimise, analüüsi ja protsesside organiseerimise oskusi.

Ajajuhtimise idee pole sugugi uus, juba meie ajastu esimestel aastatel kirjutas Rooma filosoof Seneca, et aeg nõuab erilist suhtumist, ja sõnastas esimesed ajaplaneerimise reeglid: tuleb pidada ajapäevikut. , tuleb hinnata, kui kasulikult aega kulutati ja kuidas Ajavahemik oli sündmusterohke. Hiljem mõtlesid filosoofid korduvalt, kuidas voolavast ajast kinni hoida, esitasid teooriaid ja leiutasid meetodeid selle säästmiseks ja ratsionaalseks kulutamiseks.

Kuid teaduslik lähenemine selle ressursi haldamisele ilmus alles 19. ja 20. sajandi vahetusel. Ameerika insener Frederick Taylor pakkus välja töötajate ajajuhtimise kontseptsiooni ning sidus selle protsessi motivatsiooni ja eesmärkide seadmisega. Vene teadlased lõid 20. sajandi alguses terve suuna nimega “ teaduslik organisatsioon töö" ja pani tõsise aluse kaasaegsele ajajuhtimise teooriale. Mõiste “ajajuhtimine” ilmub alles 20. sajandi 70ndatel ja 21. sajandi alguseks on sellest majandusharust saanud üks olulisemaid ja paremini arenenud juhtimise osi.

Aja tüübid

Millegi haldamiseks peate mõistma objekti olemust. Aeg on spetsiifiline juhtimise objekt, selle mõistlikuks kulutamiseks tasub see jagada tüüpideks. Esimene klassifikatsioon põhineb töö ja puhkuse mõistetel, sel juhul jagatakse aeg töötamiseks ja puhkuseks ehk vabaks ajaks. Aastaaegade haldamine võimaldab eristada selliseid tüüpe nagu hooajaline aeg: ajakulu kõrg- ja madalhooaeg.

Samuti saate ajaressurssi klassifitseerida sõltuvalt tegevusest, millele see on pühendatud, seejärel eraldatakse töö-, isiklik ja sotsiaalne aeg. Tööjõud kulub lõpetamisele ametlikud kohustused, planeerimine, isiklik hõlmab vaba aja veetmist, haridust, meelelahutust ja avalikkust kulutatakse perele, sõpradele, erinevate kommunikatsioonide loomisele. Planeerimisel võetakse enamasti arvesse tööaega, kuigi loomulikult on vaja omandatud aja säästliku kasutamise oskusi rakendada kõikidele ajaliikidele.

Aja juhtimise funktsioonid

Iga juhtkond täidab põhifunktsiooni - ressursside ratsionaalset kasutamist. Ajajuhtimise funktsioonid on selle taastumatu ressursi planeerimine, jaotamine ja kulutamine. Ajaplaneerimine on vajalik selleks, et võimalikult efektiivselt kasutada olemasolevat aega, mis mõjutab otseselt inimese või töötaja tootlikkust. Ajajuhtimise põhifunktsioonid on ajakasutuse planeerimine, ajakasutusprotsesside organiseerimine, põhimõtete järgimise jälgimine ja ajakulu kajastamine.

Ajahalduse kasutamise eelised

Ajajuhtimisel on mitmeid positiivseid eeliseid. Mis tahes tegevuses edu saavutamiseks peate õppima, kuidas oma aega õigesti veeta. Ajajuhtimise tehnoloogiaid omandanud inimene saab järgmisi eeliseid:

• saavutab eesmärgid kiiremini ja sagedamini;
• ta loob oma elu olud ja suudab neid kontrollida;
• suudab saavutada mis tahes eesmärki ja edu mis tahes tegevuses;
• kogeb vähem närvilisi tundeid, kuna tema elus pole kohta askeldamisel ja kiirustamisel;
• on piisavalt aega eneseharimiseks ja vaimseks arenguks;
• omab tegevuskava igaks päevaks, muutub distsiplineeritumaks ja kogutumaks;
• puhkab rohkem ja tunneb end seetõttu jõulise ja tervena, on rohkem võimalusi suhelda sõprade ja perega, tegeleda hobidega;
• tööl tõhusam;
• lõpuks on inimene enesekindlam ja õnnelikum.

Ajajuhtimise protsessi struktuur

Ajahaldussüsteem sisaldab mitmeid põhiprotsesse:

• analüüs - selleks, et kuhugi liikuda, pead teadma, mida sa tahad ja millised vahendid sul on;
• strateegiline planeerimine;
• eesmärkide sõnastamine;
• taktikaline ja operatiivplaneerimine;
• eesmärgi saavutamine;
• ressursikulu ja eesmärkide saavutamise kontroll.

Ajajuhtimise struktuuri määramiseks on ka teisi lähenemisviise; see määratleb 4 teadmiste, oskuste ja harjumuste arendamise valdkonda, sealhulgas:

• eesmärkide seadmine, eesmärkide seadmise tehnika valdamine;
• prioriteetide seadmise oskus;
• planeerimisvahendite kasutamise ja nende kompetentse rakendamise oskus;
• oskuste arendamine, kinnistamine ja rakendamine ratsionaalne kasutamine aega.

Ajajuhtimise tüübid

Nagu iga juhtimine, saab ka põhilise ajajuhtimise jagada strateegiliseks ja operatiivplaneerimiseks. Selle ressursi haldamise võib aja järgi jagada ka tüüpideks: pikaajaline ja lühiajaline, mis tegelikult dubleerib esimest klassifikatsiooni.

Strateegiline planeerimine on seotud pikaajaliste globaalsete eesmärkide saavutamisega, samas kui aeg jaotub aasta või enama peale. See on seotud prognoosimisega ja põhineb olukorra sügaval analüüsil.

Praegune ajajuhtimine on seotud eesmärkide saavutamisega lühikese aja jooksul: kuust kuueni. See on strateegilisse plaani sisse ehitatud, kuid hõlmab ainult selle vahetut osa.

Tööajajaotus on seotud nädala- ja päevaplaanide koostamisega. Ressursside taktikaline jaotus on seotud tegeliku, hetkeolukorraga, millesse olud võivad teha korrektiive.

Aja juhtimise üldpõhimõtted

Ajajuhtimise protsessid põhinevad peamistel põhimõtetel, sealhulgas:

• Õige positsioneerimine eesmärgid. Sellest sõltub selle saavutatavus ja motivatsioon seda saavutada. Eesmärgi seadmise tehnikaid on erinevaid, kõige kuulsam ja tõhusam on SMART mudel.
• Motivatsioon. Aja kokkuhoid peab olema teadlik ja seotud mõne olulise vajaduse rahuldamisega, muidu ei saa ajajuhtimisest edu oodata.
• Salvestamine. Aja juhtimine on vajalik ajasurve eemaldamiseks või vähendamiseks ja tootlikkuse suurendamiseks samadel ajaperioodidel.

Aja juhtimise meetodid

Tänapäeval tuntakse erinevaid aja jaotamise ja kasutamise strateegiaid ja tehnikaid. Kõige kuulsamad ajajuhtimise meetodid on järgmised:

Eisenhoweri maatriks. See meetod seisneb maatriksi täitmises nelja tunnuse järgi: oluline-mitte oluline, kiireloomuline-mitte kiireloomuline. Kõiki kavandatud perioodi ülesandeid hinnatakse sellel skaalal ja järjestatakse elluviimiseks. Kiireloomulised ja olulised ülesanded saavad esimesena tehtud, vähem kiireloomulised ja olulised ülesanded lükatakse teisele prioriteedile, peaasi, et nende täitmist ei viivitaks, et need esimesse kategooriasse ei liiguks. Kiireloomulised ja vähemtähtsad ülesanded tuleks võimalusel delegeerida alluvatele, mittekiireloomulised ja ebaolulised ülesanded ei tohiks kuhjuda, seega tuleks need delegeerida või üldse tegemata jätta ja plaanidest välja jätta.

B. Franklini püramiid. See põhjalik mudel nõuab esimesel korral palju ettevalmistust ja seejärel on seda lihtne kasutada. Püramiidi aluseks on inimese globaalsed eesmärgid ja eluväärtused. Teine tase - pikaajalisi eesmärke 10-20 aastaks. Kolmas on strateegiline plaan, otsused globaalsete eesmärkide saavutamise viiside kohta. Järgmine on plaan järgmine aasta, siis lühiajaline plaan. Üleval on päevaplaan. Sellist püramiidi tuleb perioodiliselt üle vaadata ja ajakohastada.

Ajaplaneerimise tehnikaid on teisigi, kuid need kõik põhinevad oskusel lahutada oluline ebaolulisest, õigete ja saavutatavate eesmärkide seadmise oskusel ning motivatsioonil aega säästa.

Tööaja juhtimine: põhilised võtted ja reeglid

Tööaja ratsionaalne jaotus on oma efektiivsust tõsta püüdvate inimeste jaoks kõige olulisem ülesanne. Ajaplaneerimise meetodid ja juhtimine on suunatud tööaja nappuse kaotamisele. Seetõttu on äärmiselt oluline planeerida oma tööpäev järgmistest põhimõtetest lähtuvalt:

• on vaja tagada erinevatele toimingutele kulunud aja fikseerimise võimalus;
• plaani koostamisel peate pühendama 60% ajast planeeritud tööle, 20% ettenägematutele asjadele, 20% spontaansetele ülesannetele;
• on vaja tuvastada "aja vajukid" ja need võimalikult palju kõrvaldada;
• pead järjestama tööülesanded kiireloomulisuse ja tähtsuse järgi;
• Aja planeerimine peab olema süstemaatiline, järjepidev ja mõistlik.

Organisatsioonis aja juhtimiseks kasutatakse sageli ABC-meetodit, mis võimaldab klassifitseerida ettevõtte ressursse tähtsuse järgi. See on üles ehitatud kolmele põhimõttele:

• tähtsamaid ülesandeid täidab juht, ta kulutab neile 15% oma ajast;
• keskmise tähtsusega ülesanded delegeeritakse juhtidele, neile eraldatakse 20% tööajast;
• vähemtähtsad ülesanded delegeeritakse esinejatele, kes veedavad 65% oma ajast.

Aja juhtimine organisatsioonis

Ajaplaneerimine ettevõttes on viis säästa kuni 30% spetsialisti tööajast. Seetõttu on vaja sellele asjakohast tähelepanu pöörata. Aja juhtimine organisatsioonis langeb juhtide õlgadele, kes koostavad esinejatele operatiiv- ja keskmise tähtajaga tööplaane. Tänapäeval on neid üsna vähe arvutiprogrammid, mis võimaldavad planeerida töötajate tööaega, samuti jälgida ülesannete täitmist ja ajakulu. Näiteks Toggl, Bitrix “Meeskond” ja “Projekt”. Ajajuhtimise korraldamiseks on kolm peamist strateegiat:

• Kiirendus. Tüüpilistele, eriti korduvatele toimingutele kuluvat aega on vaja minimeerida.
• Kogunemine. Igas tootmisetapis on vaja kindlaks määrata reservid ja prioriteedid ning luua ajareserv ettenägematute ülesannete täitmiseks.
• Tellimine. Ajakasutuse planeerimiseks ja jälgimiseks on vaja rakendada tõhusaid süsteeme.

Vaba aja juhtimine

Iga inimene tunneb alati vaba aja puudust ja seda tuleb planeerida sama hoolikalt kui tööaega. Selleks peate õppima töö ja puhkusest rangelt eraldama, et teil oleks aega jõudlust taastada. Puhkuse ajal peate täielikult lõõgastumiseks piirduma kõnede ja tööteemaliste sõnumitega. Peate õppima majapidamistöid korraldama maksimaalse aja kokkuhoiuga. Peate arendama kõige olulisemate ülesannete väljaselgitamise oskust, et teil oleks piisavalt aega mitte ainult lõõgastumiseks, vaid ka enesearendamiseks. Samuti peaksite õppima loobuma väikestest rutiinsetest ülesannetest, mida keegi ei vaja, jättes maksimaalselt aega prioriteetsete eesmärkide saavutamiseks.