Produkt kierownika biura. Kierownik biura opisu stanowiska. Funkcje kierownika biura

Czytanie 10 min. Wyświetlenia 122 Opublikowano 11.11.2018

Każda duża firma potrzebuje specjalistów, którzy przejmą funkcje zarządzania wewnętrznego. Tacy pracownicy zajmują się przygotowywaniem podstawowych dokumentów i rozwiązywaniem ważnych problemów organizacyjnych. Z reguły zadanie to przypisuje się kierownikowi biura, który wypełnia nie tylko swoje obowiązki zawodowe, ale także obowiązki sekretarki. Należy zauważyć, że tylko dyrektor generalny firmy może zarządzać tym pracownikiem. Osoba zajmująca to stanowisko jest odpowiedzialna za przyjmowanie kandydatów na to stanowisko. W tym artykule proponujemy zastanowić się, w jaki sposób sporządzany jest opis stanowiska kierownika biura z funkcją sekretarki.

Kierownik biura to „dźwigacz wszystkich zawodów”, bez którego trudno wyobrazić sobie pracę nowoczesnej firmy

Kierownik biura: istota zawodu

Stanowisko kierownika biura obejmuje funkcje „prawej ręki” kierownictwa firmy oraz głównego administratora. Osoba zajmująca to stanowisko należy do kierownictwa i jest zobowiązana do zapewnienia sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Osoby chcące objąć to stanowisko muszą odpowiedzialnie podchodzić do swoich obowiązków zawodowych, koncentrując się na głównych funkcjach firmy. Jak wspomniano powyżej, kierownik biura jest rodzajem zastępcy dyrektora generalnego, który zajmuje się wszystkimi sprawami organizacyjnymi. Oznacza to, że aby zatrudnić w firmie kandydata na wolne stanowisko, kierownictwo firmy musi przygotować odpowiednią ustawę. Tylko prezes ma prawo przyjąć nowego pracownika na to stanowisko.

Stanowisko to może otrzymać wyłącznie specjalista z wykształceniem średnim zawodowym. Jednak wiele firm chce widzieć na tym stanowisku specjalistów, którzy mają nie tylko wyższe wykształcenie, ale także doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie. Kierownik biura jest łącznikiem pomiędzy zwykłymi pracownikami a kierownictwem firmy. Do jego obowiązków należy pełna kontrola wewnętrznych działań firmy oraz organizacja różnego rodzaju wydarzeń.

Jaka jest różnica między kierownikiem biura a sekretarką?

Z powyższego można wywnioskować, że stanowisko kierownika biura jest całkowicie podobne do stanowiska sekretarki. Jest to jednak opinia błędna, ponieważ pierwszy post zawiera o wiele więcej różnych funkcji. Zdaniem ekspertów pracownicy zajmujący to stanowisko powinni rozwiązać znacznie większą liczbę spraw organizacyjnych niż zwykła sekretarka. Należy zauważyć, że treść opisów stanowisk kierownika biura zależy od kierunku, w jakim kieruje się firma. Oznacza to, że w niektórych obszarach stanowisko to jest zupełnie inne niż stanowisko sekretarza.

Wielu ekspertów zauważa, że ​​kierownicy biur zajmują wyższy szczebel na drabinie kariery. Pogląd ten jest poparty szerszym zakresem zobowiązań zawodowych. Również ci pracownicy mają wyższe zarobki w porównaniu z sekretarką. Godnej płacy towarzyszą rygorystyczne wymagania stawiane kandydatom na to stanowisko. W dużych firmach, obejmujących kilka różnych działów, obowiązkiem kierownika biura jest koordynacja pracy sekretarek. W małych firmach, w których nie ma obsługi kadrowej, kierownik biura dokonuje selekcji kandydatów na istniejące wakaty lub przeprowadza konkurencyjną selekcję kandydatów. Często temu pracownikowi powierza się obowiązek szkolenia nowoprzybyłych.

Cechy zawodu

Z powyższego możemy wywnioskować, że zawód, o którym mowa, ma wyjątkową specyfikę. Poniżej proponujemy omówienie głównych cech tej specjalności.

Opis stanowiska kierownika biura wymaga poważnego przestudiowania, ponieważ obowiązki kierownika biura obejmują funkcje sekretarki, kierownika zaopatrzenia, administratora, często zajmuje się zarządzaniem ewidencją kadrową i podstawową księgowością

Miejsce pracy kierownika biura

Pracownicy dużych organizacji mają znacznie więcej zadań organizacyjnych niż pracownicy małych firm. Oznacza to, że każde duże przedsiębiorstwo powinno mieć stanowisko kierownika biura. . Osoba piastująca to stanowisko odpowiada za koordynację działań całego urzędu. Na podstawie tego stwierdzenia możemy stwierdzić, że specjaliści reprezentujący ten zawód są bardzo poszukiwani na rynku pracy.

Personel dużych holdingów składa się z kilku kierowników biur, z których każdy nadzoruje pracę określonego działu lub oddziału. Funkcjonalność firmy i szybkość rozwiązywania wszelkich spraw związanych z działalnością biura zależą od umiejętności specjalistów.

Średnia wypłata

Jak zauważyliśmy powyżej, istnieje duże zapotrzebowanie na specjalistów reprezentujących ten obszar działalności zawodowej. Zdaniem ekspertów konkurencja w tej dziedzinie jest duża. Według statystyk poziom konkurencji wynosi sześciu kandydatów na jedno wolne stanowisko. Tak wysoką konkurencję tłumaczy się wysokimi zarobkami.

Wynagrodzenie nowicjuszy w tej dziedzinie wynosi ponad dwadzieścia tysięcy rubli. Na tę kwotę mogą liczyć tylko mieszkańcy stolicy. W innych regionach płace wahają się od ośmiu do piętnastu tysięcy rubli. Na wyższe zarobki mogą liczyć specjaliści z doświadczeniem zawodowym i stażem pracy. W Moskwie doświadczeni menedżerowie zarabiają co najmniej trzydzieści tysięcy rubli. W innych miastach Rosji zarobki pracowników na tym stanowisku wahają się od piętnastu do dwudziestu pięciu tysięcy rubli.
Dużo wyżej ceniona jest praca pracowników z wyższym wykształceniem. Wiele firm oferuje kandydatom na wolne stanowisko wynagrodzenie w wysokości ponad sześćdziesięciu tysięcy rubli.

Niezbędne cechy osobiste

Po rozważeniu kluczowych funkcji kierownika biura oraz kwestii związanej z wynagrodzeniem należy przejść do omówienia cech osobowych niezbędnych do objęcia tego stanowiska. Należy z góry zauważyć, że każdy przedsiębiorca określa własne wymagania dotyczące personelu.. Istnieje jednak ogólna lista cech osobistych, które pomogą ci uzyskać pożądaną pozycję.

Te cechy obejmują komunikację, organizację i wytrwałość. Praca z dokumentami wymaga umiejętności skupienia się na drobiazgach i dużej odpowiedzialności. Aby kontrolować pracę pracowników biurowych, nie wystarczy mieć odporność na stres. Oprócz tej jakości wymagana będzie rozwinięta erudycja, opanowanie i samodyscyplina. Kierownik biura musi mieć kreatywne myślenie i terminowo wypełniać wszystkie polecenia kierownictwa. Aby zająć miejsce lidera w zespole, można tylko kompetentnie komunikować się z podwładnymi, wykazując dobrą wolę.

Obecność wszystkich powyższych cech znacznie zwiększa szanse na uzyskanie dobrze płatnej pracy.

Opis stanowiska odnosi się do rodzaju dokumentów, które nie są obowiązkowe do użytku, ale są szeroko rozpowszechnione.

Ważne umiejętności zawodowe

Należy zauważyć, że wszystkie powyższe cechy osobiste nie wystarczają do zagwarantowania pracy. Wielu pracodawców zwraca większą uwagę na dostępność umiejętności zawodowych kandydatów. Osoba chcąca objąć przedmiotowe stanowisko musi znać podstawowe zasady księgowości i pracy biurowej. Pracownik ten będzie musiał zawierać umowy z potencjalnymi kontrahentami i prowadzić pierwotną dokumentację. Znajomość programów biurowych to jedna z niewątpliwych zalet kandydata do pracy. Dodatkowo musisz posiadać umiejętności pracy ze sprzętem biurowym.

Specjalista chcący objąć stanowisko kierownika biura musi znać nie tylko zasady etykiety biznesowej, ale także wszelkie obowiązujące normy sanitarne, przepisy BHP i przeciwpożarowe. Do zarządzania „życiem” urzędu wymagane będą następujące umiejętności zawodowe:

1. Znajomość zasad przeprowadzania konkursów w celu wyłonienia najlepszego kandydata spośród wszystkich zgłoszeń osób, które chcą zająć puste miejsce pracy.
2. Znajomość podstawowych zasad psychologii mających na celu efektywną interakcję z pracownikami.
3. Umiejętność stosowania różnych technik motywacyjnych w celu zwiększenia produktywności pracowników.
4. Umiejętność opracowywania i wdrażania planów optymalizacji biznesu.

Oprócz wszystkich powyższych, pracownik ten musi być w stanie samodzielnie rozwiązywać ważne kwestie organizacyjne i odpowiadać za własne działania.

Kierownik biura: obowiązki służbowe

Obowiązki kierownika biura mogą się różnić w zależności od obszaru, w którym działa firma. Istnieje jednak szereg ogólnych obowiązków, które muszą spełnić ci pracownicy. Z reguły zestaw funkcji kierownika biura obejmuje zakup wszystkich materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do pełnoprawnej pracy pracowników biurowych. Wraz z tym pracownik musi sprawować kontrolę nad sprawnością całego sprzętu, jakim dysponuje biuro. W przypadku awarii komputerów i innych urządzeń pracownik jest zobowiązany do niezwłocznego kontaktu z serwisem technicznym.

Oprócz kontrolowania pracy biura kierownik musi zarządzać przepływem pracy. Z reguły wszystkie przychodzące dokumenty są przetwarzane przez specjalistę i kierowane do działów strukturalnych. Wielu ekspertów w tej dziedzinie zaleca początkującym sprawdzanie poczty firmowej kilka razy dziennie. Pracując z korespondencją należy wybierać pisma i dokumenty przychodzące, które mogą zainteresować kierownictwo firmy. Oprócz pracy z korespondencją menedżer musi odbierać połączenia przychodzące i przyjmować gości w firmie. Pełniąc takie funkcje, bardzo ważne jest przestrzeganie etyki korporacyjnej i przestrzeganie zasad komunikacji biznesowej.

Jak już wspomnieliśmy powyżej, kierownik biura jest jednym z zastępców kierownictwa firmy. Do obowiązków tego pracownika należą prace przygotowawcze do różnych wydarzeń. Mówiąc prościej, kierownik musi przygotować nie tylko wszystkie niezbędne artykuły papiernicze i ulotki, ale także wydać pisemne zawiadomienia z zaproszeniem na spotkanie lub spotkanie. Sporządzanie protokołów i innych dokumentów związanych z powyższymi czynnościami powierza się pracownikom zajmującym dane stanowisko.

Opis stanowiska pozwala zapoznać pracownika z listą funkcji, które mieszczą się w jego kompetencjach, a także z jego prawami i obowiązkami

Oprócz przygotowania podstawowych dokumentów i pełnej koordynacji przepływu pracy, kierownik musi zadbać o to, aby pozostali pracownicy firmy wykonywali polecenia administracji. Z reguły wielu menedżerów ma prawo do samodzielnego poszukiwania sposobów rozwiązania wszystkich problemów i zadań biurowych. Jedną z ważnych funkcji specjalisty jest kontrola pracy wszystkich pracowników pracujących w biurze. W przypadku ujawnienia faktu naruszenia dyscypliny pracy specjalista musi sporządzić memorandum, które zostanie przekazane kierownictwu. W celu kontroli pracy pracowników biurowych sporządzane są różne dokumenty księgowe, kosztorysy i zestawienia. W małych firmach menedżerowie prowadzą ewidencję czasu przepracowanego przez pracowników biurowych. Na podstawie tych informacji sporządzane są kalkulacje wysokości wynagrodzenia pracowników.

Korespondencja biznesowa jest jednym z ważnych obowiązków menedżera. Podczas tego procesu należy przestrzegać wszystkich zasad etykiety biznesowej. Pracownik zajmujący stanowisko kierownicze jest zobowiązany do radzenia sobie z konfliktami i sporami, które pojawiają się w zespole. Kierownictwo firmy musi być świadome sytuacji wewnątrz biura. Dlatego bardzo ważne jest, aby pracownik prawidłowo udzielił wszystkich informacji o pracy biura administracji firmy.

Na podstawie powyższego można stwierdzić, że kierownik biura jest zobowiązany do kontrolowania wszystkich procesów wewnętrznych, dyscypliny i przestrzegania zasad wewnętrznego statutu firmy. Wykonując swoje funkcje, pracownik musi przestrzegać obowiązujących przepisów i regulacji. W przypadku nieobecności pracownika w jego miejscu pracy wszystkie powyższe funkcje przypisuje się jego zastępcy. Kandydatura osoby na stanowisko zastępcy musi być uzgodniona z kierownictwem i zatwierdzona odpowiednim zarządzeniem.

Nałożona odpowiedzialność

Biorąc to wszystko pod uwagę, można wyciągnąć logiczny wniosek, że osoba zajmująca stanowisko kierownika biura musi kierować się zasadami ustalonymi w Kodeksie pracy. Jednocześnie bardzo ważne jest uwzględnienie lokalnych aktów prawnych obowiązujących w przedsiębiorstwie. Naruszenie tych zasad może skutkować karami w postaci uwagi lub nagany. Naruszenie nakazu konstytucyjnego i innych aktów prawnych może skutkować sankcjami administracyjnymi, cywilnymi lub karnymi. Taka odpowiedzialność dotyczy pracowników, którzy ujawniają poufne informacje lub w inny sposób wyrządzają firmie szkody materialne. Pracodawca ma prawo do samodzielnego wyboru środka dyscyplinarnego w stosunku do pracowników, którzy naruszyli:

1. Wewnętrzne zasady dyscypliny i normy pracy.
2. Zasady ochrony pracy, bezpieczeństwa i ochrony przeciwpożarowej.
3. Etykieta biznesowa.
4. Wykorzystywał fałszywe informacje dla osobistych korzyści.

Lista obowiązków powinna odpowiadać czasowi pracy pracownika, nie powinna być przeładowana ani pozostawiona zbyt luźna

Wnioski (+ wideo)

W ramach tego artykułu przyjrzeliśmy się obowiązkom kierownika biura w zakresie CV. Pracownicy, którzy spełniają wszystkie kryteria kandydatów na to stanowisko, mogą liczyć na prestiżową i wysoko płatną pracę. Podczas wykonywania swoich obowiązków pracowniczych kierownik musi koniecznie przestrzegać zasad określonych w opisie stanowiska. Dokładne przestudiowanie tego dokumentu zminimalizuje ryzyko popełnienia błędów, które mogą prowadzić do negatywnych konsekwencji dla całego biura.

W kontakcie z

To, czym kierownik biura różni się od sekretarki i jakie pełni funkcje kierownicze, znajduje odzwierciedlenie w opisie stanowiska. O czym często zapomina się przy kompilacji, powiemy w artykule.

Z artykułu dowiesz się:

Czy konieczne jest opracowanie opisu stanowiska dla kierownika biura?

Ponieważ opisy stanowisk nie należą do dokumentów wymaganych przez prawo, nie wszyscy pracodawcy uważają za konieczne ich opracowanie. Tłumaczą to faktem, że funkcję pracy pracownika można szczegółowo określić i .

Nie przegap: główny artykuł miesiąca od czołowych specjalistów Ministerstwa Pracy i Rostrud

Kompletna księga informacyjna opisów stanowisk pracy dla wszystkich sektorów działalności.

Ale, jak pokazuje praktyka, to opis stanowiska, sporządzony i zatwierdzony zgodnie z wymogami prawa, jest dokumentem regulacyjnym, za pomocą którego można:

• ustalić szczegółowy wykaz obowiązków dla pracowników zajmujących określone stanowisko;
• określić prawa dla każdego ze stanowisk i odpowiedzialność za niewypełnienie ustalonych obowiązków pracowniczych;
• równomiernie rozkładaj obciążenie na pracowników i eliminuj powielanie funkcji;
• ustalić kryteria i wymagania, według których można ocenić aktywność zawodową każdego pracownika;
• ustalić, w jakim stopniu pracownik odpowiada zajmowanemu stanowisku, a jeśli nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, przenieść się na inne stanowisko lub .

W przypadku, gdy funkcjonalność pracownika jest opisana w umowie o pracę, wszelkie jej zmiany będą wymagały zgody pracownika i zawarcia dodatkowej umowy. Niezbędne będzie również podpisanie dodatkowej umowy z pracownikiem, jeżeli opis stanowiska zostanie sporządzony jako załącznik do umowy o pracę.

Notatka! Dla dobra pracodawcy, kierownika biura został sformalizowany jako samodzielny regulamin, w którym można dokonywać bieżących zmian, które nie wymagają uzgodnienia z pracownikiem.

Dzięki opisowi stanowiska pracy, który musi być sporządzony z uwzględnieniem specyfiki nie tylko stanowiska, ale także konkretnego miejsca pracy, pracownik wyraźnie zrozumie:

• jaką wiedzę i umiejętności powinien posiadać, aby odpowiadać zajmowanemu stanowisku;
• co dokładnie obejmuje jego obowiązki zawodowe;
• jakimi prawami i innymi aktami normatywnymi powinna się kierować w swojej działalności;
• jakie ma prawa na swoim stanowisku i jak może z nich korzystać;
• jaką odpowiedzialność ponosi za niezgodność z wymaganiami opisu stanowiska.

Jakie sekcje zawierają opis stanowiska kierownika biura?

Dla lepszej percepcji tekst każdego opisu stanowiska musi być uporządkowany. Zazwyczaj ten dokument składa się z następujących sekcji:

1. Postanowienia ogólne;
2. Wymagane kompetencje;
3. Odpowiedzialność zawodowa;
4. Prawa pracownicze;
5. Odpowiedzialność.

Jednocześnie lista wymagań kwalifikacyjnych na stanowisko może być jedną z pozycji w dziale „Postanowienia ogólne” lub może być wydzielona do osobnej sekcji, nie ma to znaczenia.

W sekcji „Postanowienia ogólne” warto wymienić te przepisy, których powinien przestrzegać pracownik na stanowisku kierownika biura, aby ustalić tryb jego powołania.

Przy ustalaniu wymagań kwalifikacyjnych możesz użyć ujednoliconego katalogu kwalifikacji jako podstawy i « Specjalista w zakresie wsparcia organizacyjnego i dokumentacyjnego zarządzania organizacją. Oprócz ogólnych wymagań dotyczących doświadczenia i kwalifikacji, w szczególności kierownik biura będzie potrzebował:

• znajomość podstaw pracy biurowej, orzecznictwa, psychologii;
• umiejętność pracy z informacjami poufnymi i ich przechowywania;
• umiejętności kierownicze;
• umiejętności negocjacyjne;
• umiejętność pracy w środowisku wielozadaniowym;
• odporność na stres i umiejętność rozwiązywania sytuacji konfliktowych;
• umiejętności organizacyjne, umiejętność delegowania władzy.

Ale oczywiście główna część kierownik biura to opis jego obowiązków zawodowych.

Obowiązki kierownika biura

Obowiązki kierownika biura mogą się różnić w zależności od potrzeb konkretnej organizacji. Kierownik biura w małej firmie najprawdopodobniej będzie wykonywał zarówno własne zadania związane z zarządzaniem bieżącą pracą biura, jak i obowiązki sekretarki. W dużej firmie kierownik biura może zajmować się jedynie obsługą administracyjną biura, natomiast prace sekretarskie będą wykonywać poszczególni pracownicy.

Dlatego przy opracowywaniu opisu stanowiska Przede wszystkim powinieneś zdecydować, jakie zadania są istotne dla przydzielenia kierownika biura w Twojej firmie.

Tradycyjnie kierownik biura pełni następujące funkcje:

• zapewnia otwarcie i zamknięcie biura w ustalonych godzinach,
• rozsyła rozmowy telefoniczne
• organizuje przyjmowanie gości w biurze,
• zapewnia przygotowanie wydarzeń biurowych (spotkań, sesji, konferencji),
• koordynuje pracę urzędu i jego pracowników,
• zapewnia zarządzanie operacyjne personelem administracyjnym,
• sprawuje nadzór nad bieżącą działalnością,
• w imieniu szefa sporządza pisma, rozkazy, sporządza protokoły ze spotkań,
• monitoruje wsparcie materialne biura: kontroluje dostępność materiałów biurowych i eksploatacyjnych, stan pracy sprzętu, zamawia wodę itp.

Pomimo braku stanowiska kierownika biura, w razie potrzeby można z niego zapożyczyć określone funkcje i czynności związane z pracą.

Przypomnijmy, że w przypadku danego stanowiska zastosowanie standardu zawodowego i dostosowanie do niego nazw stanowisk nie jest obowiązkowe. Dlatego obowiązki kierownika biura, jeśli to konieczne, mogą obejmować różne obowiązki, aż do tych przypisanych do funkcji .

Pobierz powiązane dokumenty

Opis stanowiska kierownika biura

Na opis stanowiska kierownika biura składają się sekcje zwykle zawarte w takim dokumencie:

• przepisy ogólne, które odzwierciedlają:
• procedura mianowania,
• podporządkowanie kierownika biura;
• wymagania kwalifikacyjne (poziom wykształcenia, doświadczenie) praca),
• wykaz dokumentów, których znajomość jest niezbędna do obsadzenia stanowiska;
• obowiązki zawodowe, które obejmują:
• wykaz obowiązków służbowych pracownika,
• wiedza, umiejętności i zdolności niezbędne do ich realizacji;
• uprawnienia kierownika biura;
• odpowiedzialność pracownika.

Jeśli jest to zaakceptowane w organizacji, w opisie stanowiska można uwzględnić inne sekcje: komunikacja stanowiskowa, interakcja z działami strukturalnymi, procedura zmiany opisu stanowiska i inne.

poprzez powierzenie pracownikowi dodatkowej pracy lub przypisanie mu funkcji sekretarza w sposób (art. 60 ust. 2 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Należy pamiętać, że przy wyborze drugiej opcji pracownik będzie musiał ustalić dopłatę. Jego wielkość określa umowa z pracownikiem (art. 151 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Zaletą tej opcji jest jednak możliwość anulowania tego zamówienia w dowolnym momencie, o czym wystarczy powiadomić pracownika z wyprzedzeniem 3 dni roboczych. Dla rozwijającej się firmy może to być wygodniejsze, gdyż później może zapaść decyzja o zatrudnieniu indywidualnego pracownika na stanowisko sekretarza.

Możliwe jest również zaaranżowanie pracy w niepełnym wymiarze godzin. Do tego jest osobny .

Każda duża firma potrzebuje specjalisty, który jest w stanie zapewnić działanie biura. Ten pracownik jest kierownikiem biura. Kim jest, jakie są jej powierzone obowiązki i jakie ma uprawnienia, omówiono poniżej.

Kim jest kierownik biura

Kierownik biura (główny administrator biura, referent, zastępca kierownika) to pracownik firmy, który zapewnia sprawne funkcjonowanie i funkcjonowanie biura. Ten zawód wymaga niezwykłej organizacji, koncentracji i odpowiedzialności.

Kierownik biura podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu przedsiębiorstwa/firmy/firmy. Na tej podstawie zatrudnianie i zwalnianie z niego odbywa się wyłącznie na polecenie dyrektora generalnego.

Na to stanowisko mianowany jest specjalista, który uzyskał co najmniej pełne wykształcenie średnie. Jednak wyższe wykształcenie i doświadczenie zawodowe byłyby bardziej pożądane.

Kierownik biura jest elementem łączącym w interakcji władz z personelem pracującym w biurze. Na zlecenie kierownictwa przygotowuje raport o stanie rzeczy w urzędzie oraz wewnętrznym funkcjonowaniu organizacji/firmy/korporacji i nie tylko.

Zróżnicowanie specjalności „Kierownik biurowy” i „Sekretarka”

Niektórzy postrzegają zawody „Kierownik biurowy” i „” jako wymienne. To jednak nieprawda. Stanowisko kierownika biura jest bardziej kompleksowe i wielofunkcyjne niż stanowisko sekretarki, ponieważ przewiduje szerszy zakres zadań wykonywanych w celu zapewnienia efektywności organizacji, natomiast w zależności od dziedziny działalności pracodawcy zakres obowiązków kierownika biura może być różny znacząco, w przeciwieństwie do sekretarki.

W rzeczywistości kierownik biura to wyższy szczebel na drabinie kariery. Prowadzi to do większego zakresu odpowiedzialności, wyższych wynagrodzeń i zwiększonych wymagań dotyczących kandydatury zatrudnionego pracownika.

W różnych firmach, korporacjach, dużych holdingach to kierownik biura jest odpowiedzialny za monitorowanie pracy sekretarek i jej koordynację.

W niektórych organizacjach, które nie przewidują stanowiska specjalisty ds. personalnych, kierownik biura zajmuje się również rekrutacją personelu, zamieszczaniem informacji o rozpoczęciu konkursu na dane stanowisko, przeglądaniem i analizowaniem CV przyszłego pracownika, a nawet szkolenie nowego personelu.

Miejsce pracy i średnie wynagrodzenie kierownika biura

Im większa firma, tym szerszy i bardziej zróżnicowany zakres zadań biurowych, z którymi pracownicy muszą się na co dzień mierzyć. Dlatego żadne firmy, korporacje, firmy, przedsiębiorstwa, organizacje, holdingi nie mogą się obejść bez kierownika biura, który jest koordynatorem wszystkich czynności biurowych. W związku z tym, office manager jest bardzo popularnym i znaczącym zawodem dla pomyślnego funkcjonowania i optymalizacji wszystkich procesów biurowych w biurze dowolnego obiektu biznesowego.

Bardzo duże firmy mogą mieć wśród swoich pracowników nie jednego, ale kilku kierowników biur, z których każdy będzie przypisany do odpowiedniego działu lub oddziału.

Mimo dość dużego popytu, konkurencja na stanowisko kierownika biura jest również dość duża. W Rosji jest to około 6 osób na miejsce.

Wynagrodzenie początkującego kierownika biura wynosi:

• w Moskwie - 15-22 tysięcy rubli;
• w Petersburgu - 11-16 tysięcy rubli;
• w Jekaterynburgu - 8-13 tysięcy rubli;
• w Nowosybirsku - 7-12 tysięcy rubli.

Specjaliści średniego szczebla, którzy zdobyli już doświadczenie zawodowe i wykazali się umiejętnościami organizacyjnymi, mogą ubiegać się o pensje w Moskwie do 30 tysięcy rubli, w mieście nad Newą - do 23 tysięcy rubli, w Jekaterynburgu - do 20 tysięcy rubli, w Nowosybirsku - do 18 tysięcy rubli.

Płace wysoko wykwalifikowanych specjalistów są jeszcze wyższe. Tak więc w Moskwie może osiągnąć 60 tysięcy rubli, w Petersburgu - 45 tysięcy rubli, w Jekaterynburgu - 35 tysięcy rubli, w Nowosybirsku - 30 tysięcy rubli.

Cechy osobiste wymagane przez kierownika biura do zatrudnienia

Każdy menedżer ma swoje wymagania wobec przyszłego pracownika swojej firmy. Istnieje jednak uogólniona lista cech, których właściciele będą mieli niezaprzeczalny priorytet przy zatrudnianiu na stanowisko kierownika biura. Oto tylko mała ich lista:

Wymagana wiedza zawodowa do pracy na stanowisku kierownika biura

Aby profesjonalnie wykonywać swoją pracę, kierownik biura musi posiadać następującą niezbędną wiedzę:

• znać procedurę zawierania i rozwiązywania umów;
• znać podstawy dokumentacji biurowej;
• Znajomość podstaw księgowości, wszystkich głównych programów komputerowych potrzebnych do pracy w biurze (oprogramowanie MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Bazy danych), a także zasad pracy z e-mailem i faksem;
• Bądź pewnym siebie użytkownikiem komputera osobistego i Internetu;
• Posiadać umiejętności szybkiego pisania na klawiaturze;
• Właściwe jest stosowanie norm protokołu biznesowego i etykiety;
• Przestrzegaj norm ochrony pracy, zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego, norm sanitarnych;
• Posiada wiedzę z zakresu rekrutacji i zarządzania personelem;
• Korzystaj z podstaw psychologii i etyki zawodowej podczas pracy z personelem;
• Znajomość zasad użytkowania i eksploatacji sprzętu biurowego;
• Stosuj techniki motywujące podczas interakcji z personelem biurowym;
• Masz pomysł na metody planowania w rozwoju działalności biurowej;
• Umieć podejmować szybkie decyzje w sytuacjach krytycznych i być w stanie ponosić pełną odpowiedzialność za skutki podjętych decyzji

Obowiązki kierownika biura

Do głównych obowiązków kierownika biura należą:

• Zakup wszystkie niezbędne artykuły papiernicze, sprzęt i wszystkie materiały eksploatacyjne do normalnego funkcjonowania biura;
• Monitoruj sprawność serwisową i wydajność całego sprzętu biurowego, w tym komputerów, drukarek, faksów i innego sprzętu biurowego. W przypadku awarii wezwij kapitana, aby wyeliminował powstałe awarie;
• Na bieżąco rejestruj korespondencję przychodzącą do urzędu, przekazuj do działów strukturalnych w celu dalszego przetwarzania i przygotowania odpowiedzi;
• Sprawdzaj pocztę biurową co najmniej dwa razy dziennie;
• Przygotuj miejsce pracy szefa przed rozpoczęciem dnia pracy. Zapewnij mu wszystkie niezbędne artykuły papiernicze i sprawny sprzęt biurowy;
• Sortowanie i dystrybucja dokumentacji do odpowiednich działów;
• Śledź i nagrywaj połączenia przychodzące;
• Zorganizuj przyjęcie gości, klientów i partnerów. Przestrzegać polityki komunikacji firmy z odwiedzającymi, klientami i partnerami;
• Przygotuj spotkania, spotkania i spotkania biznesowe. Zapewnij wszystkie niezbędne materiały informacyjne i artykuły papiernicze na negocjacje, spotkania, spotkania, prezentacje i inne wydarzenia firmy. Prowadź ewidencję zdarzeń, monitoruj dokumentację przebiegu negocjacji, analizuj wyniki spotkań i spotkań;
• Jasne i terminowe wykonywanie poleceń kierownictwa wyższego szczebla;
• Przestrzegać postanowień opisu stanowiska;
• Monitoruj dokumentację sprawozdawczą firmy, przygotuj transfer dokumentacji do archiwum, monitoruj pracę biura;
• Opracowanie materiałów niezbędnych do eliminacji problemów i rozwiązywania bieżących problemów firmy;
• Przygotuj biuro przed rozpoczęciem dnia pracy;
• Kontroluj główne wskaźniki standardów sanitarnych (oświetlenie, wentylacja pomieszczenia, temperatura utrzymywana w biurze);
• Monitoruj pracę sekretarek, kierowców, sprzątaczy, kurierów oraz wszystkich członków personelu bezpośrednio mu podległych;
• Przepisuj kosztorysy i prowadź ewidencję wszystkich niezbędnych kosztów dla sprawnego działania pracowników biurowych, dostarczaj im artykuły papiernicze i materiały eksploatacyjne;
• Prowadzić ewidencję przepracowanych godzin przez pracowników biurowych w celu przekazania tych danych do działu księgowości w celu naliczenia ich wynagrodzeń;
• prowadzić bazę danych o naruszeniach dyscypliny pracy i ustalonego ubioru przez pracowników;
• Prowadzić korespondencję biznesową z klientami i partnerami firmy, z uwzględnieniem wszelkich norm protokołu biznesowego i etykiety;
• Pomoc w eliminowaniu wszelkiego rodzaju konfliktów, wrogości, problemów i sprzeczności pojawiających się wśród pracowników biurowych;
• Koordynuj koniec dnia pracy w biurze, monitoruj wyłączanie wszystkich urządzeń biurowych, systemów oświetleniowych, klimatyzatorów;
• Przyjmowanie dokumentów, wniosków i odwołań do ich późniejszego rozpatrzenia i podpisania przez szefa firmy/przedsiębiorstwa/korporacji/holdingu/organizacji;
• Przekaż kierownikowi wszystkie otrzymane ważne informacje;
• Wydawaj zamówienia od kierownictwa wyższego szczebla i natychmiast przekazuj je pracownikom do przeglądu.

Między innymi kierownik biura jest zobowiązany do przestrzegania wewnętrznych przepisów pracy swojej firmy, jej statutu i regulaminów. Wykonując swoje uprawnienia, kierownik biura musi przestrzegać ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej oraz krajowego prawa cywilnego i prawa pracy.

W czasie nieobecności kierownika biura wszystkie jego obowiązki służbowe przechodzą na inną upoważnioną osobę, wcześniej uzgodnioną i zatwierdzoną na polecenie dyrektora generalnego.

Prawa kierownika biura

Oprócz obowiązków kierownik biura ma również uprawnienia, do których należą:

Odpowiedzialność kierownika biura

Kierownik biura jest odpowiedzialny w następujących okolicznościach:

• Niewłaściwe wykonywanie obowiązków wynikających z prawa pracy Federacji Rosyjskiej oraz wewnętrznych aktów prawnych spółki;
• Ignorowanie postanowień Konstytucji Federacji Rosyjskiej oraz norm ustawodawstwa administracyjnego, cywilnego i karnego Federacji Rosyjskiej;
• Wyrządzenie szkody materialnej spółce zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, cywilnymi i administracyjnymi Federacji Rosyjskiej;
• Nieuprawnione korzystanie z zasobów materialnych i majątku przedsiębiorstwa, sprzeczne z interesami podmiotu gospodarczego i jego kierownictwa;
• Nadużywanie danych osobowych i informacji poufnych dotyczących pracowników i wyższego kierownictwa firmy, ujawnianie interesów i tajemnic handlowych korporacji;
• Rażące naruszenie zasad protokołu biznesowego i etykiety;
• Naruszenie norm wewnętrznej Karty pracy i regulaminu firmy;
• Naruszenie zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego;
• Nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa;
• Podawanie fałszywych informacji dla osobistych korzyści.

Każda przestrzeń biurowa, która ma kierownika i co najmniej kilku pracowników, implikuje obecność jakiejś siły organizacyjnej, która zapewnia sprawne działanie biura i jego normalne funkcjonowanie. Taką siłą jest obecność kierownika biura wśród personelu.

Co oznacza ta pozycja?

Stanowisko to obejmuje organizowanie pracy wszystkich pozostałych pracowników, w tym kierownika, a także interakcję ze światem zewnętrznym w imieniu firmy poprzez korespondencję biznesową, rozmowy telefoniczne i przyjmowanie gości.

W małych organizacjach kierownik biura jest często łączy cechy księgowy i oficer personalny. W dużych firmach może mu podlegać sekretariat, kierowcy i personel administracyjny.

Taka obfitość obowiązki tworzy pewien zestaw niezbędnych cech osobistych potencjalnego kandydata na to stanowisko. Najważniejsze z nich to umiejętności komunikacyjne, odpowiedzialność, pracowitość, efektywność, umiejętności organizacyjne i punktualność.

Wymagania dla tego specjalisty

Wymagają również pewnych szczególne umiejętności, które wynikają z listy obowiązków: pewne posiadanie komputera osobistego i praca ze sprzętem biurowym, kompetentna mowa ustna i umiejętność prowadzenia korespondencji biznesowej, znajomość pracy biurowej. W razie potrzeby do listy wymagań można dodać znajomość języków obcych, rachunkowości, prawa pracy itp.

Jeśli nie zarejestrowałeś jeszcze organizacji, to Najłatwiejszym można to zrobić za pomocą usług online, które pomogą Ci wygenerować wszystkie niezbędne dokumenty za darmo: Jeśli masz już organizację i zastanawiasz się, jak ułatwić i zautomatyzować księgowość i raportowanie, na ratunek przychodzą następujące usługi online, które całkowicie zastąpi księgowego w Twoim zakładzie i zaoszczędzi dużo pieniędzy i czasu. Wszystkie raporty są generowane automatycznie, podpisywane podpisem elektronicznym i wysyłane automatycznie online. Jest idealny dla indywidualnego przedsiębiorcy lub LLC w uproszczonym systemie podatkowym, UTII, PSN, TS, OSNO.
Wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć, bez kolejek i stresu. Wypróbuj, a będziesz zaskoczony jak łatwo to się stało!

Odpowiedzialność zawodowa

Lista przypisanych obowiązków może być bardzo, bardzo obszerna i zawsze zależy od wymagań konkretnej organizacji.

Od generała lista obowiązków możemy wyróżnić te, które prawie zawsze znajdują się w opisie stanowiska:

• Przetwarzanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, prowadzenie korespondencji biznesowej, redystrybucja w ramach organizacji dokumentów przychodzących zgodnie z ich przeznaczeniem;
• Praca biurowa, kontrola obiegu dokumentów, śledzenie warunków umów i porozumień;
• Prowadzenie rozmów telefonicznych, odbieranie połączeń przychodzących;
• Przyjmowanie gości - klientów, kontrahentów, partnerów, organów regulacyjnych;
• Zaopatrzenie biura w niezbędne artykuły: artykuły papiernicze, meble, sprzęt biurowy. Obejmuje to również śledzenie pojawiających się problemów i awarii, wzywanie na czas odpowiednich mistrzów;
• Sporządzanie harmonogramu pracy urzędu, sporządzanie i prowadzenie harmonogramu pracy kierownika;
• Organizacja podróży służbowych dla pracowników, logistyka przewożonych towarów;
• Organizacja imprez - spotkań, konferencji, imprez firmowych;
• Utrzymanie bazy klientów;
• Protokoły ze spotkań i spotkań.

Kierownik biura może również odpowiadać między innymi za utrzymanie strony, organizację reklam, zamawianie pamiątek i produktów poligraficznych, dystrybucję materiałów informacyjnych o firmie itp.

Ten zawód jest opisany w poniższym filmie:

Co zawrzeć w CV

Zatem, podczas pisania CV w przypadku wakatu kierownika biura należy wskazać obecność powyższych cech osobistych i specjalnych umiejętności, a także oprzeć się na specyficznych wymaganiach pracodawcy wskazanych w opisie wakatu, ponieważ mogą się one znacznie różnić w porównaniu ze standardem wymagania.

Większość wakatów jest dostępna tylko z dyplomem ukończenia studiów wyższych, chociaż konkretna specjalność zwykle nie jest ważna, wykształcenie może być ekonomiczne, prawnicze, językowe, filologiczne, psychologiczne lub inne istotne dla kierunku pracy. Ponadto pracodawca często wskazuje obecność zdjęcia wnioskodawcy jako warunek wstępny przyjęcia CV do rozpatrzenia. Wynika to z tego, że kierownik biura stanie się twarzą firmy, a większości pracodawców nie jest obojętne, jak to będzie wyglądać.

Funkcje kierownika biura

Agencja Nieruchomości

Ponieważ praca w agencji nieruchomości jest w dużej mierze związana z rosnąca baza klientów, a także dogłębne badanie ram prawnych transakcji, praca kierownika biura jest bezpośrednio związana z tymi cechami.

Konieczne może być umieszczenie informacji reklamowych, zamówienie pamiątek, telefonowanie do obecnych lub potencjalnych klientów, wyjaśnienie kolejności czynności związanych z rejestracją nieruchomości, m.in. w agencjach rządowych, bankach, notariuszach.

Firmy budowlane

Roboty budowlane, implikuje duży zakup materiałów budowlanych, logistyka ich transportu, ciężki sprzęt, zatrudnianie dodatkowych pracowników do pracy tymczasowej lub sezonowej, w tym cudzoziemców. Pewną część tych obowiązków, w zależności od wielkości firmy, można również przypisać kierownikowi biura.

Firmy ubezpieczeniowe

Dodatkowe szczegóły firmy ubezpieczeniowe często dołącza do obowiązków kierownika biura rozliczanie produktywności pracowników, bazy klientów, przesyłanie ofert handlowych i dokumentów rozliczeniowych, przygotowywanie umów ubezpieczenia, zamawianie produktów poligraficznych i promocyjnych.

Tak czy inaczej, ale w prawie każdym obszarze organizacji od kierownika biura zobowiązana do pracy z klientami. Może to być po prostu przyjmowanie odwiedzających i kierowanie ich do odpowiedniego specjalisty oraz samodzielna praca z klientem w ramach jego uprawnień, a także przyciąganie nowych klientów i aktywna sprzedaż, jeśli to konieczne. We wszystkich tych przypadkach doświadczenie obcowania z ludźmi, umiejętność przekonywania, a także umiejętność przekonywania są po prostu niezbędne do pracy na tym stanowisku.

Dodatkowo należy zauważyć, że jasno zrozumieć różnice na stanowiskach i kierownika biura, gdyż jak wynika z powyższego, do obowiązków kierownika biura często można zaliczyć także pracę sekretarską, ale generalnie jest to znacznie szersze, a połączenie tych stanowisk występuje tylko w przypadkach, gdy organizacja jest wystarczająco mały , a zakres obowiązków nie zapewnia obciążenia pracą dwóch jednostek o podobnych funkcjach.

Zobacz poniższy film o szkoleniach i umiejętnościach nabytych w tym zawodzie:

Kierownik biura- „gniazdo wszystkich zawodów”, bez którego trudno wyobrazić sobie pracę nowoczesnej firmy. Opis stanowiska kierownika biura wymaga poważnego przestudiowania, ponieważ obowiązki kierownika biura obejmują funkcje sekretarki, kierownika zaopatrzenia, administratora, często zajmuje się zarządzaniem ewidencją kadrową i podstawową księgowością. Jak nie pominąć kluczowych punktów i ważnych niuansów pracy kierownika biura? Oferujemy Państwu przykładowy opis stanowiska kierownika biura z najbardziej typowymi obowiązkami i uprawnieniami.

Opis stanowiska kierownika biura

ZATWIERDZIĆ
CEO
Nazwisko I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Kierownik biura należy do kategorii specjalistów.
1.2. Kierownik biura jest powoływany na stanowisko i odwoływany z niego zarządzeniem dyrektora generalnego spółki.
1.3. Kierownik biura podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu.
1.4. Kierownik biura zgłasza się do kierowcy, kuriera i sprzątacza.
1.5. Podczas nieobecności kierownika biura jego prawa i obowiązki przechodzą na innego urzędnika, o czym informuje w zamówieniu dla organizacji.
1.6. Na stanowisko kierownika biura powoływana jest osoba, która spełnia następujące wymagania: wykształcenie - wyższe, niepełne wyższe lub średnie specjalistyczne, doświadczenie w podobnej pracy od roku, znajomość sprzętu biurowego (faks, kopiarka, skaner, drukarka), Microsoft Programy biurowe (Word, Excel), praca biurowa.
1.7. Kierownik biura w swoich działaniach kieruje się:
- akty ustawodawcze Federacji Rosyjskiej;
- statut spółki, wewnętrzny regulamin pracy, inne akty prawne spółki;
- rozkazy i dyrektywy kierownictwa;
- ten opis stanowiska.

2. Obowiązki kierownika biura

Kierownik biura ma następujące obowiązki:
2.1. Odbiera telefony, przechwytuje i przekazuje zastrzeżone informacje do prezesa i pracowników firmy.
2.2. Zapewnia obieg dokumentów firmy: korespondencja przychodząca i wychodząca, ewidencja, księgowość, przechowywanie, archiwizacja dokumentów.
2.3. W imieniu Dyrektora Generalnego wykonuje prace kopiujące i powielające.
2.4. W imieniu Dyrektora Generalnego przygotowuje projekty pism, wniosków i innych dokumentów związanych z działalnością firmy.
2.5. W imieniu Dyrektora Generalnego drukuje materiały urzędowe oraz prowadzi bazę danych.
2.6. Przygotowuje spotkania i spotkania prowadzone przez Dyrektora Generalnego (logistyka, powiadamianie uczestników o czasie i miejscu spotkania, program).
2.7. Organizuje wyjazdy służbowe dla pracowników: zamawia bilety lotnicze i kolejowe, rezerwuje hotele.
2.8. Organizuje zaopatrzenie biura w artykuły papiernicze, materiały eksploatacyjne i inne elementy inwentarza niezbędne do pracy biura. Organizuje ich akceptację, księgowanie, przechowywanie i wydawanie.
2.9. Monitoruje prawidłowy stan sprzętu biurowego, komunikacji; identyfikując awarie sprzętu biurowego i innego sprzętu, wzywa specjalistów do prac naprawczych i innych rodzajów konserwacji.
2.9. Koordynuje i kontroluje pracę kierowcy: (przyjmowanie wniosków o samochód i opracowywanie harmonogramu użytkowania pojazdów służbowych); kurier (przyjmowanie zgłoszeń i opracowanie harmonogramu); środki czyszczące.

3. Prawa kierownika biura

Kierownik biura ma prawo:
3.1. Otrzymuj informacje, w tym informacje poufne, w zakresie niezbędnym do rozwiązania powierzonych zadań.
3.2. Zatwierdzanie dokumentów działalności zarządu w ramach swoich kompetencji.
3.3. Przekaż kierownictwu sugestie dotyczące usprawnienia ich pracy i pracy firmy.
3.4. Wymagaj od kierownictwa stworzenia normalnych warunków do wykonywania obowiązków służbowych oraz bezpieczeństwa wszystkich dokumentów wynikających z działalności firmy.
3.5. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.
3.6. Stosuj zachęty i nakładaj kary na pracowników podległych kierownikowi biura, po uzgodnieniu z dyrektorem generalnym.

4. Odpowiedzialność kierownika biura

Kierownik biura odpowiada za:
4.1. Za niewykonanie i/lub nieterminowe, niedbałe wykonanie swoich obowiązków.
4.2. Za nieprzestrzeganie aktualnych instrukcji, nakazów i nakazów zachowania tajemnic handlowych i informacji poufnych.
4.3. Za naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, dyscypliny pracy, bezpieczeństwa i zasad przeciwpożarowych.