Büroojuhi toode. Ametikirjelduse büroo juhataja. Kontorijuhi omadused

Lugemine 10 min. Vaatamisi 122 Avaldatud 11.11.2018

Iga suurettevõte vajab spetsialiste, kes võtavad enda kanda sisemise juhtimise funktsioonid. Sellised töötajad tegelevad esmaste dokumentide koostamisega ja lahendavad olulisi organisatsioonilisi küsimusi. Reeglina usaldatakse see ülesanne büroojuhile, kes täidab mitte ainult oma ametikohustusi, vaid ka sekretäri ülesandeid. Oluline on märkida, et seda töötajat saab juhtida ainult ettevõtte tegevjuht. Selle ametikoha täitja võtab sellele ametikohale vastu kandidaate. Käesolevas artiklis teeme ettepaneku kaaluda küsimust, kuidas koostatakse sekretäri ülesannetega büroojuhi ametijuhend.

Büroojuht on "kõigi ametite jakk", ilma milleta on tänapäevase ettevõtte tööd raske ette kujutada

Kontorijuht: elukutse olemus

Büroojuhi ametikoht sisaldab ettevõtte juhtkonna "parema käe" ja peaadministraatori funktsioone. Sellel ametikohal töötav isik kuulub juhtkonda ja on kohustatud tagama ettevõtte tõrgeteta toimimise. Isikud, kes soovivad seda ametikohta saada, peavad suhtuma oma tööülesannetesse vastutustundlikult, keskendudes ettevõtte põhifunktsioonidele. Nagu eespool mainitud, on büroojuht omamoodi peadirektori asetäitja, kes tegeleb kõigi organisatsiooniliste küsimustega. See tähendab, et ettevõtte vabale töökohale kandideerija registreerimiseks peab ettevõtte juhtkond koostama vastava akti. Ainult peadirektoril on õigus sellele ametikohale uus töötaja vastu võtta.

Sellele ametikohale pääseb vaid kutsekeskharidusega spetsialist. Paljud ettevõtted soovivad aga sellel ametikohal näha spetsialiste, kellel pole mitte ainult kõrgharidust, vaid ka erialast kogemust antud valdkonnas. Büroojuht on lüli tavatöötajate ja ettevõtte juhtkonna vahel. Tema kohustuste hulka kuulub ettevõtte sisetegevuse täielik kontroll ja erinevate ürituste korraldamine.

Mis vahe on büroojuhil ja sekretäril

Eelnevast võib järeldada, et büroojuhi ametikoht on täiesti sarnane sekretäri ametikohaga. See arvamus on aga ekslik, kuna esimene postitus sisaldab palju rohkem erinevaid funktsioone. Ekspertide hinnangul peaksid sellel ametikohal töötavad töötajad lahendama palju suurema hulga organisatsioonilisi küsimusi kui tavaline sekretär. Oluline on tähele panna, et büroojuhi ametijuhendite sisu oleneb ettevõtte suunast. See tähendab, et mõnes valdkonnas on see ametikoht täiesti erinev sekretäri ametikohast.

Paljud eksperdid märgivad, et kontorijuhid on karjääriredelil kõrgemal astmel. Seda seisukohta toetavad laiemad ametialased kohustused. Samuti on neil töötajatel sekretäriga võrreldes suurem sissetulek. Korraliku tasuga kaasnevad sellele ametikohale kandideerijatele ranged nõuded. Suurtes ettevõtetes, kuhu kuulub mitu erinevat osakonda, on büroojuhi ülesanne koordineerida sekretäride tööd. Väikestes ettevõtetes, kus personaliteenus puudub, valib büroojuht olemasolevatele vabadele ametikohtadele kandidaadid või viib läbi konkursil kandideerijate valiku. Sageli usaldatakse sellele töötajale uustulnukate koolitamise kohustus.

Elukutse tunnused

Eelnevast võib järeldada, et kõnealusel kutsealal on ainulaadne eripära. Allpool teeme ettepaneku arutada selle eriala põhijooni.

Büroojuhi ametijuhend nõuab tõsist tutvumist, sest büroojuhi tööülesannete hulka kuuluvad sekretäri, varustusjuhi, administraatori ülesanded, sageli tegeleb ta personalidokumentide haldamise ja esmase raamatupidamisega.

Büroojuhi töökoht

Suurte organisatsioonide töötajatel on võrreldes väikeettevõtete töötajatega oluliselt rohkem organisatsioonilisi ülesandeid. See tähendab, et igal suurettevõttel peaks olema kontorijuhi koht. . Selle ametikoha täitja vastutab kogu büroo tegevuse koordineerimise eest. Selle väite põhjal võime järeldada, et seda eriala esindavad spetsialistid on tööturul väga nõutud.

Suurettevõtete personali kuuluvad mitmed kontorijuhid, kellest igaüks juhib konkreetse osakonna või filiaali tööd. Spetsialistide kirjaoskusest sõltub ettevõtte funktsionaalsus ja kõigi büroo tegevusega seotud küsimuste lahendamise kiirus.

keskmine palk

Nagu eespool märkisime, on seda kutsetegevuse valdkonda esindavate spetsialistide järele suur nõudlus. Asjatundjate hinnangul on selles vallas konkurents kõrge. Statistika järgi on konkursi tase võrdne kuue soovijaga ühele vabale kohale. Nii suurt konkurentsi seletatakse kõrgete palkadega.

Selle valdkonna uustulnukate palk on üle kahekümne tuhande rubla. Selle summaga saavad arvestada ainult pealinna elanikud. Teistes piirkondades varieeruvad palgad kaheksa kuni viisteist tuhat rubla. Töökogemuse ja staažiga spetsialistid võivad loota suuremale sissetulekule. Moskvas teenivad kogenud juhid vähemalt kolmkümmend tuhat rubla. Teistes Venemaa linnades varieerub sellel ametikohal töötavate töötajate sissetulek viisteist kuni kakskümmend viis tuhat rubla.
Kõrgharidusega töötajate tööd hinnatakse palju kõrgemalt. Paljud ettevõtted pakuvad vaba ametikoha taotlejatele palka rohkem kui kuuskümmend tuhat rubla.

Vajalikud isikuomadused

Arvestades büroojuhi põhifunktsioone ja tasustamisega seotud küsimust, tuleb edasi liikuda selle ametikoha saamiseks vajalike isikuomaduste jutu juurde. Etteruttavalt tuleb märkida, et iga ärimees seab personalile oma nõuded.. Siiski on olemas üldine nimekiri isikuomadustest, mis aitavad teil soovitud positsiooni saada.

Nende omaduste hulka kuuluvad suhtlemisoskus, organiseeritus ja visadus. Dokumentidega töötamine eeldab oskust keskenduda pisiasjadele ja kõrget vastutustundlikkust. Kontoritöötajate töö kontrolli all hoidmiseks ei piisa stressikindlusest. Lisaks sellele kvaliteedile on vaja arenenud eruditsiooni, meelekindlust ja enesedistsipliini. Büroojuht peab olema loova mõtlemisega ja täitma õigeaegselt kõik juhtkonna korraldused. Meeskonnas juhi kohale asumiseks saab ainult alluvatega kompetentselt suhelda, näidates üles head tahet.

Kõigi ülaltoodud omaduste olemasolu suurendab oluliselt võimalust saada hästitasustatud töökoht.

Ametijuhend viitab dokumentide liigile, mille kasutamine ei ole kohustuslik, kuid on laialt levinud.

Olulised professionaalsed oskused

Oluline on märkida, et kõigist ülaltoodud isikuomadustest ei piisa töökoha tagamiseks. Paljud tööandjad pööravad kõrgendatud tähelepanu kandideerijate kutseoskuste kättesaadavusele. Isik, kes soovib kõnealusele ametikohale asuda, peab teadma raamatupidamise ja kontoritöö põhitõdesid. See töötaja peab sõlmima lepingud potentsiaalsete vastaspooltega ja säilitama esmaseid dokumente. Kontoriprogrammide tundmine on tööle kandideerija üks vaieldamatuid eeliseid. Lisaks peavad sul olema kontoritehnikaga töötamise oskused.

Spetsialist, kes soovib saada büroojuhi ametikohale, peab lisaks ärietiketi reeglitele teadma ka kõiki kehtivaid sanitaarnorme, töökaitse- ja tuleohutuseeskirju. Kontori "elu" juhtimiseks on vaja järgmisi professionaalseid oskusi:

1. Võistlusürituste läbiviimise reeglite tundmine, et valida tühjale töökohale soovijatelt kõigi avalduste seast välja parim taotleja.
2. Teadmised psühholoogia põhireeglitest, mille eesmärk on tõhus suhtlemine tööjõuga.
3. Oskus kasutada erinevaid motiveerivaid tehnikaid, et tõsta töötajate tootlikkust.
4. Võimalus töötada välja ja ellu viia äri optimeerimise plaane.

Lisaks kõigele eelnevale peab see töötaja suutma iseseisvalt lahendada olulisi organisatsioonilisi küsimusi ja vastutama oma tegude eest.

Büroojuht: töökohustused

Büroojuhi töökohustused võivad varieeruda olenevalt valdkonnast, kus ettevõte tegutseb. Siiski on mitmeid üldisi kohustusi, mida need töötajad peavad täitma. Büroojuhi ülesannete komplekt sisaldab reeglina kõigi kontoritöötajate täisväärtuslikuks tööks vajalike tarbekaupade ostmist. Koos sellega peab töötaja teostama kontrolli kõigi kontori käsutuses olevate seadmete töökorrasoleku üle. Arvutite ja muude seadmete rikke korral peab töötaja õigeaegselt ühendust võtma tehnilise teenindusega.

Lisaks büroo töö kontrollimisele on juhil vaja juhtida töövoogu. Kõik saabuvad dokumendid töötleb reeglina spetsialist ja suunab need ümber struktuuriosakondadesse. Paljud selle valdkonna eksperdid soovitavad algajatel ettevõtte e-posti mitu korda päevas kontrollida. Kirjavahetusega töötades tuleks valida kirjad ja sissetulevad dokumendid, mis võivad ettevõtte juhtkonnale huvi pakkuda. Lisaks kirjavahetusega töötamisele peab juht vastama sissetulevatele kõnedele ja võtma vastu ettevõtte külastajaid. Selliste funktsioonide täitmisel on väga oluline järgida ettevõtte eetikat ja järgida ärisuhtluse reegleid.

Eelpool juba märkisime, et büroojuht on üks ettevõtte juhtkonna asetäitjatest. Selle töötaja tööülesannete hulka kuulub erinevate sündmuste ettevalmistamine. Lihtsamalt öeldes peab juht koostama mitte ainult kõik vajalikud kirjatarbed ja jaotusmaterjalid, vaid väljastama ka kirjalikke teateid koos koosoleku või koosoleku kutsega. Nimetatud tegevustega seotud protokollide ja muude dokumentide koostamine on antud vastaval ametikohal töötavatele töötajatele.

Ametijuhend võimaldab teil tutvustada töötajat tema pädevusse kuuluvate funktsioonide loetelu, samuti tema õiguste ja kohustustega

Lisaks esmaste dokumentide koostamisele ja töövoo täielikule koordineerimisele peab juht tagama, et ülejäänud ettevõtte töötajad järgiksid administratsiooni korraldusi. Reeglina on paljudele juhtidele antud õigus iseseisvalt otsida võimalusi kõigi kontoriküsimuste ja ülesannete lahendamiseks. Spetsialisti üheks oluliseks funktsiooniks on kontrollida kõigi kontoris töötavate töötajate tööd. Töödistsipliini rikkumise fakti ilmnemisel peab spetsialist koostama märgukirja, mis edastatakse juhtkonnale. Kontoritöötajate töö kontrollimiseks koostatakse erinevad raamatupidamisdokumendid, kalkulatsioonid ja väljavõtted. Väikestes ettevõtetes peavad juhid kontoritöötajate tööaja arvestust. Selle info põhjal koostatakse arvutused töötajate palga suuruse kohta.

Ärikirjavahetus on juhi üks olulisi kohustusi. Selle protsessi käigus tuleb järgida kõiki ärietiketi reegleid. Juhtival ametikohal olev töötaja on kohustatud tegelema meeskonnasiseselt tekkivate konfliktide ja vaidlustega. Ettevõtte juhtkond peab olema kursis kontorisisese olukorraga. Seetõttu on väga oluline, et töötaja esitaks korrektselt kogu teabe ettevõtte haldusbüroo töö kohta.

Kõigest eelnevast lähtudes võime järeldada, et büroojuht on kohustatud kontrollima kõiki ettevõttesiseseid protsesse, distsipliini ja ettevõtte siseharta reeglite järgimist. Töötaja peab oma ülesannete täitmisel järgima kehtivaid seadusi ja määrusi. Töötaja puudumisel tema töökohal määratakse kõik ülaltoodud funktsioonid tema asetäitjale. Isiku kandidatuur asetäitja ametikohale tuleb kooskõlastada juhtkonnaga ja kinnitada vastava korraldusega.

Kehtestatud vastutus

Kõike eelnevat arvestades võime teha loogilise järelduse, et büroojuhi ametikohal töötav isik peab juhinduma tööseadustikus fikseeritud reeglitest. Samas on väga oluline arvestada ettevõttesiseselt kehtivate kohalike õigusaktidega. Nende reeglite rikkumine võib kaasa tuua karistuse märkuse või noomituse vormis. Põhiseaduses ja teistes õigusaktides sätestatud korra rikkumine võib kaasa tuua haldus-, tsiviil- või kriminaalkaristuse. Selline vastutus on ette nähtud töötajatele, kes avaldavad konfidentsiaalset teavet või tekitavad muul viisil ettevõttele olulist kahju. Tööandjal on õigus iseseisvalt valida distsiplinaarkaristus nende töötajate suhtes, kes rikkusid:

1. Distsipliini ja töönormide sisereeglid.
2. Töökaitse, ohutuse ja tuleohutuse eeskirjad.
3. Ärietikett.
4. Kasutas valeandmeid isikliku kasu saamiseks.

Tööülesannete loetelu peaks olema võrdväärne töötaja tööajaga, seda ei tohi üle koormata ega liiga vabaks jätta

Järeldused (+ video)

Selle artikli raames uurisime CV-ks büroojuhi tööülesandeid. Töötajad, kes vastavad kõigile sellele ametikohale kandideerimise kriteeriumidele, võivad saada maineka ja kõrgelt tasustatud töö. Oma töökohustuste täitmisel peab juht tingimata järgima ametijuhendis sätestatud reegleid. Selle dokumendi hoolikas uurimine minimeerib vigade tegemise riski, mis võivad kaasa tuua negatiivseid tagajärgi kogu kontorile.

Kokkupuutel

Mille poolest erineb büroojuht sekretärist ja millised juhifunktsioonid tal on, kajastub ametijuhendis. Mida selle koostamisel sageli unustatakse, räägime artiklis.

Artiklist saate teada:

Kas on vaja välja töötada büroojuhi ametijuhend

Kuna ametijuhendid ei kuulu seadusega nõutavate dokumentide hulka, ei pea kõik tööandjad nende väljatöötamist vajalikuks. Nad selgitavad seda asjaoluga, et töötaja tööfunktsiooni saab üksikasjalikult täpsustada ja .

Ärge jätke vahele: tööministeeriumi ja Rostrudi juhtivate spetsialistide kuu põhiartikkel

Täielik teatmeteos kõigi tegevusvaldkondade ametijuhenditest.

Kuid nagu praktika näitab, on just seaduse nõuete kohaselt koostatud ja kinnitatud ametijuhend regulatiivne dokument, millega saate:

• koostama konkreetsel ametikohal töötavatele töötajatele konkreetse tööülesannete loetelu;
• määrab kindlaks iga ametikoha õigused ja vastutuse kehtestatud töökohustuste täitmata jätmise eest;
• jaotada töötajate koormus ühtlaselt ja välistada funktsioonide dubleerimine;
• kehtestada kriteeriumid ja nõuded, mille alusel on võimalik hinnata iga töötaja tööalast aktiivsust;
• teha kindlaks, mil määral töötaja vastab talle pakutavale ametikohale ja kui ta ei tule oma tööülesannetega toime, viia üle teisele ametikohale või .

Juhul, kui töötaja funktsionaalsus on töölepingus kirjeldatud, on selle muutmiseks vaja töötaja nõusolekut ja täiendava kokkuleppe sõlmimist. Samuti tuleb töötajaga sõlmida täiendav kokkulepe, kui ametijuhend on vormistatud töölepingu lisana.

Märge! Tööandja huvides büroojuhi punkt vormistati iseseisva määrusena, milles saab teha jooksvaid muudatusi, mis ei vaja töötajaga kokkuleppimist.

Tänu ametijuhendile, mille koostamisel tuleb arvestada mitte ainult ametikoha, vaid ka konkreetse töökoha eripära, saab töötaja selgelt aru:

• millised teadmised ja oskused peaksid tal olema, et vastata sellele ametikohale;
• mis täpselt tema töökohustuste hulka kuulub;
• millistest seadustest ja muudest normatiivaktidest peaks ta oma tegevuses juhinduma;
• millised õigused tal oma ametikohal on ja kuidas ta saab neid kasutada;
• millist vastutust ta kannab ametijuhendi nõuete eiramise eest.

Millistes jaotistes on kontorijuhi ametijuhend

Parema tajumise huvides peab iga ametijuhendi tekst olema üles ehitatud. Tavaliselt koosneb see dokument järgmistest osadest:

1. Üldsätted;
2. Kvalifikatsiooninõuded;
3. Töökohustused;
4. Töötaja õigused;
5. Vastutus.

Samal ajal võib ametikoha kvalifikatsiooninõuete loetelu olla üks punktidest jaotises „Üldsätted“ või eraldatud eraldi jaotiseks, see pole oluline.

Jaotises "Üldsätted" on soovitatav loetleda need määrused, mida büroojuhi ametikohal töötav töötaja peaks järgima, et määrata kindlaks tema ametisse nimetamise kord.

Kvalifikatsiooninõuete seadmisel saab aluseks võtta ühtse kvalifikatsioonikataloogi ja « Organisatsiooni juhtimise organisatsioonilise ja dokumentaalse toe spetsialist. Lisaks üldistele kogemus- ja kvalifikatsiooninõuetele vajab büroojuht eelkõige:

• teadmised kontoritöö põhitõdedest, õigusteadusest, psühholoogiast;
• oskus töötada konfidentsiaalse teabega ja seda säilitada;
• juhtimisoskused;
• läbirääkimisoskused;
• võime töötada multitegumtöökeskkonnas;
• stressitaluvus ja konfliktolukordade lahendamise oskus;
• organisatoorsed oskused, volituste delegeerimise oskus.

Aga muidugi põhiosa büroojuht on tema töökohustuste kirjeldus.

Büroojuhi kohustused

Kontorijuhi töökohustused võivad erineda sõltuvalt konkreetse organisatsiooni vajadustest. Büroojuht väikefirmas täidab suure tõenäosusega nii enda ülesandeid büroo igapäevatöö juhtimisel kui ka sekretäri- ja. Suures ettevõttes saab büroojuht tegeleda vaid büroo administratiivse toega, sekretäritööd teevad aga üksikud töötajad.

Seega ametijuhendi väljatöötamisel Kõigepealt peaksite otsustama, millised ülesanded on teie ettevõttes büroojuhi määramisel olulised.

Traditsiooniliselt täidab büroojuht järgmisi ülesandeid:

• tagab kontori lahtioleku ja sulgemise kindlaksmääratud aegadel,
• jagab telefonikõnesid
• korraldab külastajate vastuvõtmist kontoris,
• valmistab ette kontoriüritusi (koosolekud, istungid, konverentsid),
• koordineerib büroo ja selle töötajate tööd,
• tagab halduspersonali operatiivjuhtimise,
• juhib jooksvat äritegevust,
• koostab juhataja nimel kirju, korraldusi, protokollib koosolekuid,
• jälgib büroo materiaalset toetamist: kontrollib kontoritarvete ja kulumaterjalide saadavust, seadmete töökorda, tellib vett jne.

Vaatamata büroojuhi ametikoha puudumisele saab sealt soovi korral laenata konkreetseid tööülesandeid ja toiminguid.

Tuletame meelde, et kõnealusel ametikohal ei ole kutsestandardi rakendamine ja ametikohtade nimetuste sellega vastavusse viimine kohustuslik. Seetõttu võivad büroojuhi tööülesannete hulka vajadusel kuuluda erinevaid ülesandeid kuni funktsioonidele omistatuteni. .

Laadige alla seotud dokumendid

Büroojuhi ametijuhend

Büroojuhi ametijuhend koosneb osadest, mis tavaliselt sisalduvad sellises dokumendis:

• üldsätted, mis kajastavad:
• ametisse nimetamise kord,
• büroojuhi alluvus;
• kvalifikatsiooninõuded (haridustase, kogemus tööd),
• dokumentide loetelu, mille tundmine on ametikoha täitmiseks vajalik;
• töökohustused, mis hõlmavad:
• töötaja tööülesannete loetelu,
• nende elluviimiseks vajalikud teadmised, oskused ja vilumused;
• büroojuhataja õigused;
• töötaja vastutus.

Kui see on organisatsioonis aktsepteeritud, võib ametijuhendisse lisada ka muid jaotisi: ametikohtade suhtlus, suhtlus struktuuriüksustega, ametijuhendi läbivaatamise kord ja muud.

töötajale lisatööd usaldades või talle sekretäri ülesandeid viisil andes (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 60.2).

Pange tähele, et teise võimaluse valimisel peab töötaja kehtestama lisatasu. Selle suurus määratakse kokkuleppel töötajaga (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 151).

Selle võimaluse eeliseks on aga võimalus antud tellimus igal ajal tühistada, millest on vaja töötajat vaid 3 tööpäeva ette teavitada. See võib olla arenevale ettevõttele mugavam, sest hiljem võidakse otsustada palgata sekretäri kohale üksiktöötaja.

Võimalik korraldada ka sisemist osalise tööajaga tööd. Selleks on eraldi .

Iga suurettevõte vajab spetsialisti, kes suudab tagada kontori toimimise. See töötaja on büroojuht. Kes see on, millised kohustused on talle usaldatud ja millised õigused tal on, arutatakse allpool.

Kes on büroojuht

Büroojuht (büroo peaadministraator, referent, juhiabi) on ettevõtte töötaja, kes tagab büroo tõrgeteta toimimise ja toimimise. See elukutse nõuab äärmist organiseeritust, keskendumist ja vastutustunnet.

Büroojuht allub otse ettevõtte/firma/ettevõtte peadirektorile. Sellest lähtuvalt toimub tema töölevõtmine ja vallandamine ainult peadirektori korraldusel.

Sellele ametikohale määratakse spetsialist, kes on omandanud vähemalt täieliku keskhariduse. Soovitav oleks aga kõrgharidus ja töökogemus.

Büroojuht on ühendavaks komponendiks ametiasutuste suhtluses kontoris töötavate töötajatega. Juhtkonna nõudmisel koostab ta aruande büroo asjade seisu ja organisatsiooni / ettevõtte / ettevõtte sisemise toimimise ja mitte ainult.

Erialade "Büroojuht" ja "Sekretär" eristamine

Mõned tajuvad elukutseid "Büroojuht" ja "" omavahel asendatavatena. See aga ei vasta tõele. Büroojuhi ametikoht on laiahaardelisem ja multifunktsionaalsem kui sekretäri ametikoht, kuna see näeb ette laiemat valikut ülesandeid organisatsiooni efektiivsuse tagamiseks, samas kui olenevalt tööandja tegevusalast võivad büroojuhi töökohustused varieeruda. oluliselt, erinevalt sekretärist.

Tegelikult on büroojuht karjääriredelil kõrgem pulk. See toob kaasa suurema vastutusala, kõrgema palga ja kõrgemad nõuded palgatud töötaja kandidatuurile.

Erinevates ettevõtetes, korporatsioonides, suurosalustes vastutab sekretäride töö jälgimise ja selle koordineerimise eest just büroojuht.

Mõnes organisatsioonis, mis ei näe ette personalispetsialisti ametikohta, tegeleb büroojuht ka personali värbamisega, teabe postitamisega konkreetsele ametikohale konkursi alguse kohta, tulevase töötaja CV ülevaatamise ja uurimisega ning isegi uute töötajate koolitamine.

Büroojuhi töökoht ja keskmine palk

Mida suurem on ettevõte, seda laiem ja mitmekesisem on kontoritöö, millega töötajad igapäevaselt kokku puutuvad. Seetõttu ei saa ükski ettevõte, korporatsioon, firma, ettevõte, organisatsioon, osalus hakkama ilma büroojuhita, kes on kõigi kontoritegevuste koordinaator. Sellega seoses on kontorijuht väga populaarne ja oluline elukutse kõigi kontoriprotsesside edukaks toimimiseks ja optimeerimiseks mis tahes äriobjekti kontoris.

Väga suurtes ettevõtetes võib olla mitte üks, vaid mitu büroojuhti, kellest igaüks määratakse vastavasse osakonda või allüksusesse.

Vaatamata küllaltki suurele nõudlusele on ka konkurents büroojuhi kohale üsna kõrge. Venemaal on see umbes 6 inimest ühe koha kohta.

Algaja büroojuhi palk on:

• Moskvas - 15-22 tuhat rubla;
• Peterburis - 11-16 tuhat rubla;
• Jekaterinburgis - 8-13 tuhat rubla;
• Novosibirskis - 7-12 tuhat rubla.

Keskastme spetsialistid, kes on juba omandanud töökogemuse ja näidanud oma organisatsioonilisi oskusi, saavad taotleda palka Moskvas kuni 30 tuhat rubla, Neeva linnas kuni 23 tuhat rubla, Jekaterinburgis kuni 20 tuhat rubla, Novosibirskis - kuni 18 tuhat rubla.

Kõrgelt kvalifitseeritud spetsialistide palgad on veelgi kõrgemad. Niisiis, Moskvas võib see ulatuda 60 tuhande rublani, Peterburis - 45 tuhande rublani, Jekaterinburgis - 35 tuhande rublani, Novosibirskis - 30 tuhande rublani.

Isikuomadused, mida büroojuht nõuab tööle asumiseks

Igal juhil on oma ettevõtte tulevasele töötajale oma nõudmised. Siiski on olemas üldistatud loetelu omadustest, mille omanikele büroojuhi ametikohale palkamisel vaieldamatult eelistatakse. Siin on vaid väike nimekiri neist:

Büroojuhina töötamiseks vajalikud erialased teadmised

Oma töö professionaalseks tegemiseks peavad büroojuhil olema järgmised vajalikud teadmised:

• Teadma lepingute sõlmimise ja lõpetamise korda;
• Teadma kontoridokumentatsiooni põhitõdesid;
• Teadma raamatupidamise põhitõdesid, kõiki peamisi kontoris töötamiseks vajalikke arvutiprogramme (MS Office tarkvara: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Databases), samuti e-posti ja faksiga töötamise põhimõtteid;
• Ole enesekindel personaalarvuti ja interneti kasutaja;
• omad kiiret tippimise oskust;
• Asjakohane on kasutada äriprotokolli ja etiketi norme;
• Järgige töökaitsestandardeid, tuleohutuseeskirju, sanitaarnorme;
• Omama teadmisi värbamisest ja personalijuhtimisest;
• Kasutada personaliga töötamisel psühholoogia ja kutse-eetika aluseid;
• Teadma kontoritehnika kasutamise ja toimimise reegleid;
• Rakendada kontoritöötajatega suheldes motiveerivaid võtteid;
• Omab ettekujutust planeerimismeetoditest kontoritegevuse arendamises;
• Suuda kriitilistes olukordades teha kiireid otsuseid ja olla võimeline kandma täit vastutust tehtud otsuste tulemuste eest

Büroojuhi töökohustused

Büroojuhi põhiülesannete hulka kuuluvad:

• Ostke kõik vajalikud kirjatarbed, seadmed ja kõik kulumaterjalid kontori normaalseks toimimiseks;
• Jälgige kõigi kontoriseadmete, sealhulgas arvutite, printerite, fakside ja muude kontoriseadmete hooldatavust ja jõudlust. Rikete korral helistage kaptenile tekkinud rikete kõrvaldamiseks;
• Registreerida süstemaatiliselt büroosse saabuvat kirjavahetust, edastada see struktuuriüksustele edasiseks töötlemiseks ja vastuste koostamiseks;
• Kontrollige kontori e-posti vähemalt kaks korda päevas;
• Valmistage juhataja töökoht ette enne tööpäeva algust. Varustage teda kõigi vajalike kirjatarvete ja töökorras kontoriseadmetega;
• Sorteerida ja jagada dokumente vastavatele osakondadele;
• Sissetulevate kõnede jälgimine ja salvestamine;
• Korraldada külastajate, klientide ja koostööpartnerite vastuvõtt. Järgima ettevõtte suhtluspoliitikat külastajate, klientide ja partneritega;
• Valmistage ette koosolekuid, koosolekuid ja ärikohtumisi. Pakkuge kõik vajalikud jaotusmaterjalid ja kirjatarbed läbirääkimisteks, koosolekuteks, koosolekuteks, esitlusteks ja muudeks ettevõtte üritusteks. Pidage sündmuste üle arvestust, jälgige läbirääkimiste käigu dokumentaalset jäädvustamist, analüüsige koosolekute ja koosolekute tulemusi;
• Täitma selgelt ja õigeaegselt kõrgema juhtkonna korraldusi;
• Täitma ametijuhendis sätestatut;
• Jälgida ettevõtte aruandlusdokumentatsiooni, valmistada ette dokumentatsiooni üleandmine arhiivi, jälgida kontori töövoogu;
• Probleemide kõrvaldamiseks ja ettevõtte jooksvate probleemide lahendamiseks vajalike materjalide väljatöötamine;
• Valmista büroo ette enne tööpäeva algust;
• Kontrollige sanitaarstandardite põhinäitajaid (valgustus, ruumi ventilatsioon, kontoris hoitud temperatuur);
• Jälgima sekretäride, autojuhtide, koristajate, kullerite ja kõigi talle vahetult alluvate töötajate tööd;
• Koostada kalkulatsioonid ja pidada arvestust kõigi kontoritöötajate sujuvaks tööks vajalike kulude üle, varustada neid kirjatarvete ja kulumaterjalidega;
• Pidage arvestust kontoritöötajate töötundide kohta, et need andmed edastada raamatupidamisele nende töötasu arvutamiseks;
• , pidada andmebaasi töötajate poolt töödistsipliini ja kehtestatud riietumisstiili rikkumiste kohta;
• Pidage ärilist kirjavahetust ettevõtte klientide ja partneritega, arvestades kõiki äriprotokolli ja etiketi norme;
• Aidake kõrvaldada kontoritöötajate seas tekkivaid konflikte, vaenulikkust, probleeme ja vastuolusid;
• Koordineerida tööpäeva lõppu kontoris, jälgida kogu kontoritehnika, valgustussüsteemide, kliimaseadmete väljalülitamist;
• Võtta vastu dokumente, taotlusi ja pöördumisi nende hilisemaks läbivaatamiseks ja ettevõtte/ettevõtte/ettevõtte/ettevõtte/organisatsiooni juhi poolt allkirjastamiseks;
• Teatage juhile kogu saadud oluline teave;
• Esitage kõrgema juhtkonna korraldusi ja jagage need kohe töötajatele ülevaatamiseks.

Muuhulgas on büroojuht kohustatud järgima oma ettevõtte sisemisi tööeeskirju, selle põhikirja ja eeskirju. Oma volituste teostamisel peab büroojuht järgima Vene Föderatsiooni seadusi, samuti siseriiklikke tsiviil- ja tööseadusi.

Büroojuhi äraoleku ajal on kõik tema ametiülesanded antud teisele volitatud isikule, eelnevalt kokku lepitud ja kinnitatud peadirektori korraldusega.

Büroojuhi õigused

Lisaks tööülesannetele on büroojuhil ka õigused, mille hulgas on:

Büroojuhi vastutus

Büroojuht vastutab järgmistel juhtudel:

• Vene Föderatsiooni tööseadusandluses ja ettevõtte sisemistes normatiivaktides sätestatud kohustuste ebaõige täitmine;
• Vene Föderatsiooni põhiseaduse sätete, samuti Vene Föderatsiooni haldus-, tsiviil- ja kriminaalõiguse normide eiramine;
• Ettevõttele materiaalse kahju tekitamine vastavalt Vene Föderatsiooni kehtivatele töö-, tsiviil- ja haldusseadustele;
• Ettevõtte materiaalsete ressursside ja vara omavoliline kasutamine, mis on vastuolus majandusüksuse ja selle juhtimise huvidega;
• Ettevõtte töötajate ja kõrgema juhtkonna isikuandmete ja konfidentsiaalse teabe kuritarvitamine, ettevõtte huvide ja ärisaladuste avaldamine;
• Äriprotokolli ja etiketi reeglite jäme rikkumine;
• Ettevõttesisese töö põhikirja ja eeskirjade rikkumine;
• Tuleohutuseeskirjade rikkumine;
• Ohutuseeskirjade eiramine;
• Valeandmete esitamine isikliku kasu saamiseks.

Iga büroopind, millel on juht ja vähemalt paar töötajat, eeldab mingi organiseeriva jõu olemasolu, mis tagab kontori tõrgeteta toimimise ja normaalse toimimise. Selline tugevus on büroojuhi olemasolu kollektiivis.

Mida see seisukoht endaga kaasa toob

See ametikoht hõlmab kõigi teiste töötajate, sealhulgas juhi töö korraldamist, aga ka ettevõtte nimel välismaailmaga suhtlemist ärikirjavahetuse, telefonivestluste ja külastajate vastuvõtmise kaudu.

Väikestes organisatsioonides on büroojuht sageli ühendab funktsioone raamatupidaja ja personaliametnik. Suurtes ettevõtetes võivad talle alluda sekretariaat, autojuhid ja administratiivpersonal.

Selline küllus kohustusi moodustab sellele ametikohale potentsiaalse kandidaadi teatud vajalike isikuomaduste kogumi. Peamised neist on suhtlemisoskus, vastutustundlikkus, töökus, tulemuslikkus, organiseerimisoskus ja täpsus.

Nõuded sellele spetsialistile

Nad nõuavad ka teatud spetsiifilised oskused, mis tulenevad kohustuste loetelust: kindel personaalarvuti valdamine ja töö kontoritehnikaga, pädev suulise kõne ja ärikirjavahetuse oskus, teadmised kontoritööst. Vajadusel saab nõuete loetellu lisada võõrkeelte, raamatupidamise, tööseadusandluse jms oskuse.

Kui te pole veel organisatsiooni registreerinud, siis lihtsaim seda saab teha veebiteenuste abil, mis aitavad teil kõik vajalikud dokumendid tasuta genereerida: Kui teil on juba organisatsioon ja te mõtlete, kuidas raamatupidamist ja aruandlust hõlbustada ja automatiseerida, siis tulevad appi järgmised veebiteenused, mis asendab teie tehases täielikult raamatupidaja ning säästab palju raha ja aega. Kõik aruandlused genereeritakse automaatselt, allkirjastatakse elektroonilise allkirjaga ja saadetakse automaatselt veebis. See sobib ideaalselt üksikettevõtjale või LLC-le lihtsustatud maksusüsteemis, UTII, PSN, TS, OSNO.
Kõik toimub mõne klikiga, ilma järjekordade ja stressita. Proovige seda ja olete üllatunud kui lihtne see läks!

Töökohustused

Määratud ülesannete loetelu võib olla väga-väga ulatuslik ja sõltub alati konkreetse organisatsiooni nõuetest.

Kindralilt kohustuste loetelu saame eristada neid, mis on peaaegu alati ametijuhendis sisalduvad:

• Sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse töötlemine, ärikirjade pidamine, sissetulevate dokumentide sihtotstarbeline ümberjagamine organisatsioonisiseselt;
• Paberimajandus, dokumendivoo kontroll, lepingute ja lepingute tingimuste jälgimine;
• Telefonivestluste pidamine, sissetulevate kõnede vastuvõtmine;
• Külastajate vastuvõtt - kliendid, töövõtjad, partnerid, reguleerivad asutused;
• Büroo varustamine vajalike tarvikutega: kirjatarbed, mööbel, kontoritehnika. See hõlmab ka esilekerkivate probleemide ja rikete jälgimist, õigeaegset helistamist vastavatele meistridele;
• Büroo töögraafiku koostamine, juhataja töögraafiku koostamine ja pidamine;
• Töötajate ärireiside korraldamine, transporditavate kaupade logistika;
• Ürituste korraldamine - koosolekud, konverentsid, firmapeod;
• Kliendibaasi säilitamine;
• Koosolekute ja koosolekute protokollimine.

Büroojuhi ülesandeks võib muuhulgas olla ka platsi korrashoid, reklaami korraldamine, suveniiride ja trükitoodete tellimine, ettevõtte infomaterjalide levitamine jms.

Seda ametit kirjeldatakse järgmises videos:

Mida CV-sse lisada

Sellel viisil, CV kirjutamisel büroojuhi vaba ametikoha jaoks on vaja näidata ülaltoodud isikuomaduste ja erioskuste olemasolu, samuti lähtuda vaba ametikoha kirjelduses märgitud tööandja konkreetsetest nõudmistest, kuna need võivad standardiga võrreldes oluliselt erineda nõuetele.

Enamik vabu töökohti on saadaval ainult kõrghariduse diplomiga, kuigi konkreetne eriala pole tavaliselt oluline, haridus võib olla majanduslik, juriidiline, keeleline, filoloogiline, psühholoogiline või muu töösuuna seisukohalt oluline. Lisaks märgib tööandja sageli CV läbivaatamiseks vastuvõtmise eelduseks taotleja foto olemasolu. See on tingitud asjaolust, et kontorijuhist saab ettevõtte nägu ja enamik tööandjaid ei ole ükskõikne selle suhtes, kuidas see välja näeb.

Kontorijuhi omadused

Kinnisvarabüroo

Kuna töö kinnisvarabüroos on suuresti seotud kasvav kliendibaas, samuti tehingute õigusraamistiku põhjalik uurimine, büroojuhi töö on otseselt nende tunnustega seotud.

Vajalik võib olla reklaamteabe paigutamine, suveniiride tellimine, praegustele või potentsiaalsetele klientidele helistamine, kinnisvara registreerimise toimingute järjestuse selgitamine, sh riigiasutustes, pankades ja notarites.

Ehitusfirmad

ehitustöö, tähendab suurt ehitusmaterjalide hankimine, nende transpordi logistika, rasketehnika, lisatöötajate palkamine ajutisele või hooajatööle sh välisriikide kodanikele. Teatud osa nendest ülesannetest, olenevalt ettevõtte suurusest, võib määrata ka büroojuhile.

Kindlustusfirmad

Täiendavad eripärad Kindlustusfirmad sageli lisandub büroojuhi tööülesannetele töötajate tootlikkuse, kliendibaasi arvestamine, kommertspakkumiste ja arveldusdokumentide saatmine, kindlustuslepingute koostamine, trüki- ja reklaamtoodete tellimine.

Ühel või teisel viisil, kuid kontorijuhilt peaaegu igas organisatsiooni valdkonnas kohustatud töötama oma klientidega. See võib olla lihtsalt külastajate vastuvõtmine ja õige spetsialisti juurde suunamine ning iseseisev töö kliendiga oma pädevuse piires ja uute klientide meelitamine ning vajadusel aktiivne müük. Kõigil neil juhtudel on sellel ametikohal töötamiseks lihtsalt vajalik inimestega suhtlemise kogemus, võitmisoskus, aga ka veenmisoskus.

Lisaks tuleb märkida, et mõista selgelt erinevusi ametikohtadel ja büroojuhil, kuna nagu kõigest eelnevast järeldub, võib büroojuhi tööülesannete hulka kuuluda sageli ka sekretäritöö, kuid üldiselt on see palju laiem ning nende ametikohtade kombineerimine toimub vaid juhtudel, kui organisatsioon on piisavalt väike ja tööülesannete maht ei taga kahe sarnase funktsiooniga staabiüksuse töökoormust.

Vaadake järgmist videot koolituste ja sellel erialal omandatud oskuste kohta:

Kontori juhataja- "kõigi ametite jack", ilma milleta on tänapäevase ettevõtte tööd raske ette kujutada. Büroojuhi ametijuhend nõuab tõsist tutvumist, sest büroojuhi tööülesannete hulka kuuluvad sekretäri, varustusjuhi, administraatori ülesanded, sageli tegeleb ta personalidokumentide haldamise ja esmase raamatupidamisega. Kuidas mitte jätta märkamata büroojuhi töö võtmepunkte ja olulisi nüansse? Pakume teile näidisbüroojuhi ametijuhendit kõige tüüpilisemate ülesannete ja volitustega.

Büroojuhi ametijuhend

KINNITA
tegevdirektor
Perekonnanimi I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Üldsätted

1.1. Büroojuht kuulub spetsialistide kategooriasse.
1.2. Büroojuhataja nimetatakse ametikohale ja vabastatakse sellelt ettevõtte peadirektori korraldusega.
1.3. Büroojuht annab aru otse tegevjuhile.
1.4. Büroojuht annab aru autojuhile, kullerile ja koristajale.
1.5. Büroojuhi äraoleku ajal lähevad tema õigused ja kohustused üle teisele ametnikule, mis tehakse teatavaks organisatsiooni korralduses.
1.6. Büroojuhi ametikohale määratakse isik, kes vastab järgmistele nõuetele: haridus - kõrgem, mittetäielik kõrg- või keskeri eriala, sarnase töö kogemus aastast, teadmised kontoritehnikast (faks, koopiamasin, skanner, printer), Microsoft Kontoriprogrammid (Word, Excel), kontoritöö.
1.7. Büroojuht juhindub oma tegevuses:
- Vene Föderatsiooni seadusandlikud aktid;
- ettevõtte põhikiri, töösisekorraeeskirjad, muud ettevõtte õigusaktid;
- juhtkonna korraldused ja käskkirjad;
- see ametijuhend.

2. Büroojuhi tööülesanded

Kontorijuhil on järgmised kohustused:
2.1. Vastab telefonikõnedele, jäädvustab ja edastab ettevõtte tegevjuhile ja töötajatele varalist teavet.
2.2. Tagab ettevõtte dokumendivoo: sissetulev ja väljaminev kirjavahetus, registreerimine, arvestus, säilitamine, dokumentide arhiveerimine.
2.3. Peadirektori ülesandel teeb ta paljundus- ja paljundustöid.
2.4. Peadirektori ülesandel koostab kirjade, taotluste ja muude ettevõtte tegevusega seotud dokumentide kavandid.
2.5. Peadirektori ülesandel trükib ta ametlikke materjale ja peab andmebaasi.
2.6. Valmistab ette peadirektori koosolekud ja koosolekud (logistika, osalejate teavitamine koosoleku toimumise aja ja koha kohta, päevakord).
2.7. Korraldab töötajate töölähetusi: tellib lennu- ja raudteepileteid, broneerib hotelle.
2.8. Korraldab büroo varustamist kirjatarvete, tarbekaupade ja muude büroo tööks vajalike inventari esemetega. Korraldab nende vastuvõtmist, arvestust, ladustamist ja väljastamist.
2.9. Jälgib kontoritehnika, side nõuetekohast seisukorda; kontoriseadmete ja muude seadmete talitlushäirete tuvastamisel kutsub ta remonditöödeks ja muudeks hooldustöödeks spetsialistid.
2.9. Koordineerib ja kontrollib autojuhi tööd: (auto avalduste vastuvõtt ja ametisõidukite kasutamise graafiku koostamine); kuller (taotluste vastuvõtmine ja ajakava koostamine); koristajad.

3. Büroojuhi õigused

Büroojuhil on õigus:
3.1. Saada teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet, ulatuses, mis on vajalik määratud ülesannete lahendamiseks.
3.2. Juhtimistegevuse dokumentide kinnitamine oma pädevuse piires.
3.3. Anda juhtkonnale ettepanekuid nende ja ettevõtte töö parandamiseks.
3.4. Nõuda juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametiülesannete täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevusest tulenevate dokumentide ohutuse tagamiseks.
3.5. Tehke otsuseid oma pädevuse piires.
3.6. Kohaldada soodustusi ja määrata karistusi büroojuhile alluvatele töötajatele pärast kokkuleppel peadirektoriga.

4. Büroojuhi vastutus

Büroojuht vastutab:
4.1. Oma kohustuste mittetäitmise ja/või mitteõigeaegse, hooletu täitmise eest.
4.2. Kehtivate juhiste, korralduste ja ärisaladuse ja konfidentsiaalse teabe säilitamise korralduste eiramise eest.
4.3. Töösisekorraeeskirjade, töödistsipliini, ohutus- ja tuleohutuseeskirjade rikkumise eest.